時間：2023-07-02 09:37:44
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一、引言
在科技這一因素的進步與發展之下，社會已經進入信息化時代，在諸多領域的建設中已經離不開計算機的應用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領域中，這一形式的出現也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質為主，盡管紙質檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據的地位越來越重要，可以說電子檔案已經成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應用在人們的生產與生活領域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結合紙質檔案加以調節，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質檔案與電子檔案之間各有各的優勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質檔案將長期并存，并且互動發展。
二、紙質檔案與電子檔案之間的比較
電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現來體會這兩種方式的各自的特性。
1.歸檔的方式不同。紙質檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內容、時間、形式等方面進行分類，在轉交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網站中，從網絡中移交、歸檔。
2.鑒別方法不同。紙質檔案的價值鑒定往往需要經過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內容不穩定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術。
3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內，而且還要裝置除塵、防紫外線等設施。
三、紙質檔案與電子檔案之間并存管理方法
電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數據容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質檔案的形式的話，會給相關人員造成一定的負擔。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：
1.實現雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質和電子的形式出現，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據梁總檔案實際的不同而做出相應不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規章制度，同時也能規范電子檔案與紙質檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質檔案管理的好辦法。
2.優勢互補管理。信息時代下的紙質檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發揮自己的長處，避免自己的短處，實現更好的管理。由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發展要求的。而需要注意的一點就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現優勢互補的管理。
四、結語
信息化時代下的檔案管理，紙質檔案與電子檔案之間要各自發揮自己的優勢，取長補短，實現共同發展。
參考文獻：
[1]陳志亮.電子檔案與紙質檔案并存是必然的.南平師專學報，2004.
[2]常秀英.對電子檔案紙質檔案長期并存的思考，太原城市職業技術學院學報，2004.
隨著電子信息技術的不斷發展，檔案管理工作也在進行相應的改變，電子檔案逐漸替代過去的檔案管理模式，檔案的安全性、實用性都大大提高。本文主要針對電力系統的電子檔案管理工作進行分析，探究其中的問題，以及未來發展的方向，希望能夠為檔案管理工作帶來一些幫助。
關鍵詞：
電力系統；電子檔案；管理現狀；發展方向
正文：
電子檔案與傳統的檔案管理模式相比，其安全性更高，可異地備份電子檔案，查閱過程更加方便，而且檔案的內容更加多樣，存儲環節占用的空間更小，基本不增加庫存，可快速方便提供利用，更方便出差人員使用，為此，許多單位開始使用電子檔案開展工作。目前，電力系統也在使用電子檔案，其中的問題也比較明顯，筆者結合自身工作經驗，闡述當前現狀，以及檔案發展方向，希望能夠為電子檔案發展帶來幫助。
一、當前電力系統電子檔案管理工作的現狀
（一）管理責任分工不明，檔案管理漏洞較多
檔案管理工作是一項非常細致、要求較高的工作，需要企業為此成立專門的部門，并配備能力較強的工作人員，開發數字檔案館系統，統籌數字檔案館建設，但是，目前，由于發展水平的限制，電力系統在電子檔案管理方面還存在許多問題，首先是責任分工不明確，歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，這樣勢必會影響工作的質量，同時，電子檔案是一種新生事物，許多工作人員對其了解較少，工作中遇到許多問題無法解決，造成管理工作較為混亂。
（二）人員業務能力較低
電子檔案管理工作需要使用到各種電子設備，如計算機、掃描儀、存儲設備、網絡設備等，這些設備的技術水平較高，需要工作人員對其有深入的了解，同時要有足夠的能力進行使用，如果工作人員的能力不強，則無法高效率地使用這些設備，進而影響檔案管理的質量。目前，在電力系統中，許多先進的設備得不到應用，一直處在荒廢的狀態，這是因為工作人員沒有能力使用這些設備，而且企業領導層也對此不夠重視，沒有安排能力較強的人員從事這項工作，也沒有安排現有人員進行培訓，導致人員的整體實力較低，人員業務能力滯后，會影響檔案管理工作的開展。
（三）缺乏科學的建檔規范和標準
電子檔案是一種新生事物，在使用過程中會遇到較多的問題，這就需要企業制定完善標準和規范，對工作進行詳細的管理和約束，進而使得檔案管理工作走向正規。目前，電力系統檔案管理工作缺乏科學數字檔案館的管理標準，甚至一些基礎性的工作也無法有效展開，直接導致電子檔案管理效率降低。
二、電力系統電子檔案管理工作改進策略
（一）建立完善的管理部門，提高分工水平
電力系統的企業管理者要充分認識到電子檔案管理工作的重要性，要建立完善的檔案管理制度，由于電子檔案是一種新生事物，其中出現的問題會比較多，只有成立專門的部門，才能有效地應對各種問題的出現，才能將檔案管理工作落到實處。為此，筆者為電力系統提出以下幾個措施，首先要明確各個人員的操作權限（信息管理、使用權限），保證電子檔案的安全性（信息加密）；其次要強化負責制度（檢查是否按權使用），要建立嚴格的上下級管理機制，每個人員、每項工作都需要在管理過程中進行；第三，要對人員進行合理分工，提高員工的工作效率（授權簡潔）；第四，要強化檔案管理部門與其他相關部門的關系，獲得足夠的工作支持；第五積極做到設計辦公協同平臺信息與數字檔案館對接，直接數字歸檔；第六，要定期向企業領導層匯報工作，及時獲取領導層意見，進而提高管理的科學性。
（二）增強檔案管理人員的業務能力
檔案管理人員的業務能力會直接影響工作的效率，為此，要特別重視工作人員的能力培養，要使得檔案管理人員的整體實力得到提升。首先，電力系統要建立完善的電子檔案管理制度，通過制度的約束作用，讓員工養成正確的工作觀念和習慣，同時，通過制度的幫助，要理順各個員工的工作關系，讓員工的工作效率得到提升；其次，要調整企業檔案管理工作的發展理念，要通過先進的觀念，提高檔案管理工作的整體水平，員工在此過程中，要不斷提高自身的綜合能力，保障檔案管理不出現紕漏。第三，要對工作人員的保密意識、安全意識進行強化，使得員工的工作能力得到提升，在工作過程中，要對員工的工作情況進行監督，使其能夠養成正確的觀念，確保電子檔案信息的安全性。電力企業要定期對員工進行培訓，使其能夠得到水平提升，企業要在員工招聘環節進行重視，對員工的綜合素質進行考察，從而讓員工能夠為企業提供更多的幫助。
（三）增加對電子檔案管理的工作投入
電力系統在電子檔案管理工作中應當增加資金方面的投入，讓檔案管理工作獲得足夠的支持，例如打印機、高速掃描儀、光盤刻錄機都是必須要具備的設備，同時，還要重視軟件的升級工作，保證系統的安全性和效率性。在電子檔案工作中，安全問題時最重要的環節，需要相關人員增加安全方面的投入，例如購買安全等級更高的防火墻軟件，加強網絡設備自查自檢能力等，通過資金方面的保障，讓檔案管理工作得到進一步提升。
（四）制定完善的工作標準和規范
電力系統應當重視工作制度建設工作，要對工作中的各種注意事項進行明確，要了解當前電子檔案管理工作中常見的問題，要提高檔案的安全性、保密性，要重視員工的分工工作，因此，要對員工的工作情況進行明確，使得各個員工的工作責任更加明確，要注重不同部門之間的交流工作，使其能夠獲得更多的幫助，制度的約束作用和管理作用是最為明顯和有效的，因此，電力企業應當重視制度建設工作，要站在檔案管理工作的立場，提出更加及時、準確、全面的制度建議，讓管理層了解真實情況，具體部門要嚴格按照制度辦事，并積極為制度建設工作建言獻策，從而讓制度的先進水平得到提升，電力系統內部各企業之間要建立統一的檔案管理權限制度，要通過合理的制度，提升檔案的利用價值。總之，在現代社會中，電子檔案管理工作是未來檔案工作發展的主要方向，電力企業非常需要檔案管理工作，因此要重視電子檔案的改革工作，提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中，要明確部門分工，要建立完善的責任制度，還要選拔和培養優秀的員工，為管理工作提供更加堅實的人才基礎，還要追加檔案管理投入，使得管理工作能夠順利進行，希望電力企業能夠高度重視電子檔案管理工作，從根本上提升管理水平，從而為企業發展提供更強的動力。
參考文獻：
[1]孟凡蕾.強化檔案意識,提升檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2011,31.
[2]武云娜.論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].科技情報開發與經濟,2011,15.
系統建設的質量治理框架
檔案機構開展信息化工作的質量目標是高效率、低成本地建設一個能夠支持現代檔案管理業務開展的應用系統。而電子檔案管理系統建設能否按照預期計劃高質量建成，與參建人員綜合能力、基礎設施環境、現行法規制度，以及建設過程的規范性和科學性有很大關系，所以從系統建設之初就要明確影響質量的關鍵要素和質量控制框架。電子檔案管理系統建設過程中所依賴的法規政策標準、系統建設需求、建設過程監管、軟硬件設施支撐環境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統建設質量的關鍵要素，如圖所示。從圖中可見，電子檔案管理系統建設質量不僅要從最終輸出的檔案管理系統角度進行衡量，還需要追溯到建設過程中支撐、控制、輸入和監管等環節的質量。這是因為電子檔案管理系統建設并非一次性的成品輸出，而是一個滾動建設和持續完善的過程。此外，多個立檔單位與檔案保管單位之間的業務協同和數據共享等特點，決定了電子檔案管理系統建設的復雜性和特殊性。由此，需要從系統建設的支撐環境、需求輸入、制度控制、過程監督、功能實現、系統運行和建設成效等方面進行全過程管理，最終形成一個滿足檔案機構實際需求的高質量電子檔案管理系統。1.環境建設質量治理軟硬件基礎設施及其網絡環境、建設項目資金等，是電子檔案管理系統建設的基礎支撐和電子檔案管理系統賴以生存的生態環境，決定了電子檔案管理系統建設成果能否得以使用。網絡與軟硬件設施，及其運行管理機制，直接影響了電子檔案管理系統的功能使用、數據訪問和業務開展。當前，網絡技術、中間件、存儲設施、服務器等基礎設施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎設施的更新換代需要保障檔案系統的功能穩定、安全可用和業務的連續性，環境基礎設施的質量治理能力亟待改進。2.需求分析質量治理檔案機構及其人員是電子檔案管理系統建設的主體，決定了系統建設的方向和目標。檔案部門人員根據實際業務需要，提出信息化環境下開展檔案服務工作的目標，最終形成系統建設需求，而需求的準確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統的設計和實施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關重要。通常，需求分析由檔案管理業務人員和系統建設的專業技術人員協同完成，而雙方在系統建設過程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統建設的重難點，由此各方人員在分析系統需求時，不僅應充分理解現有業務活動流程、范圍和要求，還應具有前瞻性思維，以發展的眼光來開展需求調研和分析設計，確保系統建設需求能夠在較長的一段時期內保持有效。3.制度嵌入質量治理法規政策遵從性是電子檔案管理系統建設區別于其他類型信息系統建設的重要特點之一。檔案管理機構在開展各類活動時，需要在外部制度的基礎上，提煉出本單位應遵循的條款和工作實施的具體要求。而后在電子檔案管理系統建設過程中，將具體化的制度要求嵌入到系統中，盡可能實現系統自動化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執行各項法規、政策、規范和標準。這就要求電子檔案管理系統建設的相關人員熟悉并深刻理解各個層級制度中約定的各項要求，研究其應用場景及其間的關聯關系，制定切合本部門業務活動的各項制度。同時還應借助監管手段和各種技術方法加強制度執行的質量，督促和檢查制度執行過程中的漏洞與風險，并持續改進。4.過程監管質量治理電子檔案管理系統建設是一項復雜的信息化系統工程，對其建設過程的監督和管理是保障質量的重要措施。檔案信息化建設工作通常會采取政府招投標和政府采購等方式來選擇供應商，并委托第三方機構（承建方）來完成電子檔案管理系統建設的具體任務。承建方負責方案設計、系統開發、環境部署與集成調試；建設方負責全局規劃、整體設計、資金籌措、明確需求等重要工作。對于電子檔案管理系統建設的可行性研究、方案論證、系統設計、設備采購、軟件開發、數據處理和系統測試等各個階段，承建方和建設方均應采取過程質量控制方法，檢驗各自承擔的任務，同時監督對方的工作。必要時還可引入第三方監理公司來協助建設方對電子檔案管理系統建設的進度、成本、目標、任務、范圍，以及合規性和有效性等進行檢查。由此監理方的質量檢查、風險控制、發現問題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統建設質量的重要因素。5.功能實現質量治理電子檔案管理系統建設的一個重要的顯性成果就是將檔案業務融入信息系統的電子檔案應用軟件系統，作為檔案部門及其人員開展業務活動的網絡化工作平臺，其功能的完整性、流程的合理性、數據的規范性是助力檔案人員開展各項業務工作的重要保障。與一般的應用軟件系統相比，電子檔案管理系統的質量除了實現基礎的系統管理功能以外，還具有檔案業務的法規、政策和相關標準強執行性等特點，需要有標準符合性的質量檢查。因此，電子檔案管理系統的設計與開發需要深入了解檔案業務事項、辦理流程及其政策、規范要求，才能保證系統功能完整、流程合理且數據規范。6.運行維護質量治理以往的煙囪式、自給自足的建設模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統基礎設施部署的共性特點。許多省級綜合檔案館統一建成了區域性的數字檔案館基礎設施運行服務平臺，采取了海量存儲、云計算的虛擬服務模式。云計算的IT集約化服務模式在統一規劃、資源租賃、平臺支撐和應用共享等方面具有較高的統籌性、規范性和專業性，但對各檔案管理機構而言幾乎是個“黑盒子”，即檔案人員只需規范地按照操作規程使用，無需關注其背后復雜的技術方案和實現原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業務、提升檔案信息服務；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術知識，對外包服務的監管和控制將成為提升電子檔案管理系統質量的一項重要任務。7.應用成效質量治理按時完成建設工作，并順利通過項目驗收、保障檔案人員能夠基于應用系統開展檔案工作，是電子檔案管理系統建設的標志性成果。系統建設不僅要保障建設方獲得一個高質量的電子檔案管理系統，而且還需要承建方能夠在建設成本范圍內取得良好的信譽，積累經驗和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統建設質量，需要從建設工作成效多方面進行檢查評估。近年來，“以評促建，以建促用”的電子檔案管理系統治理理念和方法已經在我國各級各類檔案管理機構得到很好的推廣和應用，使建設方、承建方、監理方均能各盡其責、獲得最大的收益和顧客滿意度。
結語
【論文摘 要】目前,計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失,而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷,避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機自身也存在著一些缺陷,導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施,力求使風險降到最低。基于此,本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業的辦公帶來了巨大的變革,使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看,電子信息檔案并不全是優化,它也有自己的不足,比如與傳統的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致企業的數據被盜,所以,企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防,在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式,也是最經濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理,來保證內部信息的安全可靠,主要措施有:
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施,而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術,新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼,這是現代操作系統最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設置后,要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控,而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內,企業尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內,那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險,那么不管是什么情況,企業都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中,還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略,所謂轉移策略實質上是一種風險的分散,即把風險轉到其他的地方,以此來把已經存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進,創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外,還可以與網絡供應商互相協調,讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后,企業最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內,還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上,探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是:發生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業管理者要樹立風險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點,如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制,這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于,許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環節的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風險能夠及時發現,并把其扼殺在萌芽狀態,對于已經發生的風險要積極采取措施,力求使風險造成的損失最小。
簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風險的警覺度,把預防風險看做所有工作的重中之重,積極制定風險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37
[3]鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29
【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1．積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3．及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
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二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲．論電子文件的風險管理[J]．檔案學通訊．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37
[3]鄒生．開放網絡環境下的信息安全問題[J]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。
計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。
為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。
為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
【關鍵詞】 企業;檔案管理;電子化;問題;方法
一、企業檔案管理電子化的現狀以及存在的問題
1.大多數企業雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。
2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態,檔案管理電子化處于有名無實狀態。
3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數量的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。
4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統的計算機知識,操作技術不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統不能很好結合,影響了企業檔案電子化管理的進程。
二、出現以上問題的原因
1.宣傳力度不夠。企業對檔案管理電子化的發展趨勢沒有迫切的認識。不少企業領導和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業檔案管理仍停留在管好紙質檔案上面,不想推進檔案電子化管理。
2.缺乏電子化的硬件設備。長期以來,企業的電子設備大都配備在辦公、生產、技術部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統,即使有關部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現電子化管理。
3.國家對企業檔案電子化缺少有效的政策和指導。如企業在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產成本政策;國家檔案建立合同網絡,聯網利用;鼓勵企業檔案電子化利用;開發適合企業檔案管理電子化的軟件等。
4.要普及提高認識,加強檔案管理人員業務知識培訓,提升檔案管理人員電子化管理水平。
三、企業檔案電子化管理的作用
1.有利于企業檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復制,有利于長久存檔。
2.有利于企業對檔案的利用和技術開發。企業檔案實現電子化后,對需查閱檔案的管理、技術人員實行分級授權,在網上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術人員到檔案庫房查閱、摘抄、復制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術開發工作。
3.便于各相關部門的技術交流。過去,各相關部門間的數據交流,技術人員要帶上大包小包的技術資料,攜帶難度較大。實現檔案電子化后,技術人員只需帶上事先下載好的數據資料,用什么資料就從電腦里調取什么資料。
四、如何促進企業檔案電子化管理
1.企業領導、檔案管理人員要重視電子化管理。
2.配備知識化的檔案管理人員。企業要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數碼知識、網絡知識的年輕人員。有了具備現代化、知識化、高素質的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。
3.配備必要的電子、數碼設備硬件。企業要投入資金為檔案管理配備計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件,建立檔案電子化的載體和數據庫,實施內部局域網絡,結合內部的系統資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案創造有利的硬件條件。
關鍵詞：電子檔案袋；機房管理員；專業化發展
中圖分類號：TP308文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2011)13-3204-02
E-portfolio and Specialization Development of College Computer Room Administrator
ZHENG Qiao1, DU Yi-ning2
(1.Modern Education Technology Center, Zhejiang Ocean University, Zhoushan 316000, China; 2. Computer Center, Zhejiang Ocean University, Zhoushan 316000, China)
Abstract: E-portfolio records computer room administrator's professional growth path after practicing visually, efficiently and multidirectionally. It describes computer room administrator’s professional development in their career. It beneficial to computer room administrator for accumulates specialized knowledge and makes the team improve their professional quality.
Key words: E-portfolio; computer room administrator; specialization development
高等教育事業蒸蒸日上，辦學層次不斷提高。新專業如雨后春筍不斷涌現，且大多與計算機密切相關，或者完全、不完全地依賴于計算機。因此，高校計算機中心的壓力日益增大，機房的重要性越來越凸顯出來，成為教師教學與學生學習的重要陣地。而高校對計算機機房管理人員的要求越來越高，如何適應越來越繁重的壓力，承擔越來越專業化的工作，重新審視自己的專業定位，成為高校機算機機房管理人員專業發展的核心問題。
1 機房管理人員是專業技術人員
1.1 高校機房管理人員定位
以浙江海洋學院為例，學校崗位分為專業技術崗位、管理崗位、工勤技能崗位三種類別。專業技術崗位分為教師崗位，包括專職科學研究崗位、專職輔導員崗位，為專業技術崗位的主體崗位；其他專業技術崗位包括工程實驗、圖書資料、編輯出版、會計統計、醫療衛生等專業技術崗位。計算機中心的機房管理人員，屬于專業技術崗位，是高校專業技術人員中不可或缺的組成部分，在高校教育的實踐教學領域，擔當服務育人的重要職能，負有管理、輔助及指導等重要責任。
1.2 機房管理人員的專業發展
機房管理人員的專業化發展，是指其在工作中不斷提升自身的專業水平，并得到持續穩定地發展和提高，達到專業成熟的過程。[1]作為實驗技術人員的機房管理員，有其特殊性，一方面，大部分人員承擔了一些公選課的教學任務，另一方面，承擔了機房管理、設備維修等管理及服務類工作，因而，高校機房管理人員的專業發展不僅表現為知識的積累、技能的純熟，而且還包括與教育教學及管理等相關知識、技能和能力等綜合素質的提升。
2 機房管理員電子檔案袋概述
2.1 電子檔案袋定義
檔案袋（Portfolio）是指在某個過程中為達到某個目的收集的資料的有組織呈現。[2]對學生來說，可以是其學習某課程時，所有作業、試卷和各種學習心得的匯集；對于教師來說，可以是其教學過程中相關教學資料、教學成果的匯集；對專業技術人員來說，可以是其在工作過程中解決的各種事件、遇到的各種難題的匯集。通過這些材料，可以幫助個人了解自身的情況和定位，及時修正工作和學習方式，展示展示個人的經驗成長，及時發現自身成長進步過程中的弱點或不足，達到自我反省自我修正自我發展的最終目的。
電子檔案袋（E- Portfolio），從簡單意義上來說，即現代信息技術環境下，檔案袋的電子化、網絡化。國際上以研究電子檔案袋著稱的英國Helen C. Barrett博士給出了電子檔案袋的定義：運用信息技術，檔案開發者以各種模式（視音頻、圖片文本等）來收集和組織內容和素材。美國加州柏克萊大學的研究者們將電子檔案袋定義為高度個性化、可定制的、基于Web的信息管理系統，能夠展現個人的成長過程，對個人的事業規劃、個人履歷形成、工作和學習評價與鑒定等有支持作用。
2.2 電子檔案袋特點[3]
1）電子檔案袋能夠展現個人工作、學習、個性和協作能力等方面隨時間推移的成長變化情況，具有過程性的特點和優勢。
2）電子檔案袋的多媒體特征，使得資料的收集、整理、管理和查詢等過程變得十分方便和快捷。
3）網絡為電子檔案袋提供了無限的空間，可以讓個人全方位地展現個人信息、資料和作品，記錄個人成長的過程，體現出其個性化特征，操作性強。
4）電子檔案袋具有檔案袋最原始的屬性――反思工具，個人可以對自己一段時期內的學習、生活和工作進行整理和反思，以促進下一步的發展。
5）電子檔案袋發展至今，強大的網絡交互性，可以與他人共享，相互留言，促進了人與人之間的交流與相互學習。
2.3 機房管理員專業成長檔案袋的內容
當前，專業成長檔案袋的研究，只集中于學生成長檔案袋和教師專業成長檔案袋。機房管理員和教師一樣，屬于專業技術人員，因此，筆者聯系工作實際，結合教師專業成長檔案袋的文獻研究，總結出機房管理員的專業成長檔案袋，應該包括如下內容。
1）個人資料：包括了管理員個人的基本信息、個人每一年度的工作計劃和工作總結。
2）教學工作信息：假如機房管理員同時承擔了專業課、選修課或者公選課的教學任務，那么，教學工作信息也是檔案袋中必需的內容。包括對所教學科的總體教學設計和階段性教學設計，詳細地記錄課堂教學活動的實施計劃、擬采用的教學方法、策略和技巧、教學活動和教學任務設計，教學管理方法，以及對學生的指導情況等等。
3）管理工作信息：包括各計算機房電腦的維護情況、更新情況，及相關管理工作中出現的問題及解決記錄等。
4）學習信息：包括專業培訓記錄、業務培訓記錄、學習進修信息等等。
5）評價：包括了學生的評價、教師的評價、同事同行的評價、學校的評價等。這里所說的教師評價，即任課教師對機房管理工作、對機房使用環境、對計算機性能等的評價。
6）教學反思：包括了機房管理員對自己所從事的教學活動和管理工作及學習活動的反思，對學生評價、教師評價、同事評價、學校評價等的反思，對自己所參加的學習培訓進行反思，以及對工作學習中出現的問題的反思等等。
3 機房管理員專業成長檔案袋的意義
機房管理員專業成長檔案袋是描述機房管理員工作生涯中專業發展的有效工具，有利于機房管理員專業知識的積累，專業能力的拓展和深化，有利于整個機房管理隊伍專業素質的提高。
3.1 從日常教學工作來說
機房管理員專業成長檔案袋集中了機房管理員日常教學工作中的各種教學計劃、教學資料，及教學視音頻，學生的作品，學生和教師的反饋意見等，生動、直接、形象地記錄了整個教學的過程。通過定期查詢和反思，可以讓及時發現教學中存在的問題，調整教學方法和策略，在教學中做到精益求精。
3.2 從日常管理工作來說
機房管理員專業成長檔案袋記錄了機房管理員日常管理工作的軌跡。如哪個機房哪臺計算機的維修情況、更新情況；哪臺計算機出現了以前沒有遇到過的問題，但是得到了解決，以及解決的方法；哪個機房新增了計算機，配置如何，性能如何，學生和教師的反映如何，等等。長此以往，這些記錄，將成為一本珍貴的工作指南、經驗寶典。
3.3 從日常學習生活中來說
機房管理員專業成長檔案袋作為一種反思工具，它集中了機房管理員日常學習生活、科研工作中的各種學習資料、培訓心得等，管理員個人對一段時間內的學習和培訓心得進行整理與反思，從而確定下一個階段的學習目標和努力方向，規劃下一個學習方案，然后在以后的過程中不斷反思，不斷進步，促進機房管理員專業化發展。
機房管理是一個技術性很強的工作。[4]對于高校的機房來說，由于學校經費等問題，計算機不可能每年更新，因而部分計算機的配置過于落后，無法適應不斷更新的新軟件、新技術，即使勉強裝上，在使用過程中也易出現問題。同時，公共機房的病毒問題也是無孔不入，有時甚至導致整個機房的計算機都無法正常運行。所以，管理員要有豐富的專業知識才能勝任此項工作。管理員不但要對機房內設備的技術性能了如指掌，還要對各種維修技能融會貫通，做到適時而用，從而減少故障，提高設備使用壽命，同時，還要不斷更新自己的專業知識結構，經常從各種媒體實時地跟蹤電腦軟硬件的升級換代情況，向周圍同行同事學習，不斷提升自身的業務水平。電子檔案袋的出現，使得各種資料信息電子化，不僅呈現方式多樣化，可以以文本、圖像、聲音等多媒體方式收集與呈現，而且查詢非常方便，同時，電子檔案袋作為個性化的網絡空間，可以讓機房管理員在同行之間進行切磋、交流和相互學習，可以虛心聽取教師及同行意見和建議，可以充分展示個人的信息、教學資料、管理工作經驗、科研成果等，形式多樣，是機房管理員的專業化發展的重要工具、途徑和依據。
4 結束語
機房管理員專業成長檔案袋，目前的研究甚少，可以說沒有，但是，它具有很大的研究和應用價值。首先，它是促進機房管理員進行專業學習、促進技術成熟的工具；其次，它也是一種與同行、與其他學科教師進行溝通、交流與切磋的工具，同時，它也是機房管理員工作評價中的一個最重要最直觀最真實的依據。機房管理員專業成長檔案袋記錄了機房管理員從業后專業成長的軌跡，是自我反省自我升華的重要途徑，同時便于管理者及時了解機房管理員專業化發展的動態，以提供更好的培訓或深造機會，促進整個機房管理員隊伍的專業化發展。
參考文獻：
[1] 李艷華.新形勢下高校實驗技術人員的專業發展[J].高校實驗室工作研究.2008(4):104-121.
[2] 張玉榮.電子檔案袋在中職學校教師發展性評價中的應用研究[D].北京:首都師范大學,2007.
【摘要】
在信息化迅速發展的當今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應用，檔案管理的對象也由最初的傳統紙質版資料和文獻變得越來越電子化和現代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統管理方式，由于長期的管理制度不完善導致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應現代化檔案形式的管理需求。
【關鍵詞】
現代化檔案；管理水平；管理方法
為針對現代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現代化的含義
我國的檔案發展形式在世界信息化發展的步伐上，不斷更新檔案形式，發展成越來越多樣化和現代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術的不斷發展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統的紙質格式不斷向電子化、多媒體化的方向發展，而對這些現代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統的針對紙質文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統性和多樣性有效整合，只有針對現代化檔案的形式特點和性質，利用科學檔案管理理論，成立針對現代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發展水平。
2 進程中存在的問題
2.1檔案標準化程度低
隨著國家經濟的不斷發展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統的檔案管理方式，必定無法完成現代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業人才
檔案管理是一項需要重點研究、系統分析的極富專業性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設置具有很大的非專業性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領導支持和資金支持才能夠實現，只有足夠的專業檔案管理資源才能保證管理工作在技術上和專業程度上能夠適應現代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現狀，除了工作人員數量不足，管理水平不專業之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統的檔案管理體制，還需要從加強領導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。
3 提高檔案管理現代化水平
傳統的檔案管理模式專業水平低，沒有足夠的技術和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統管理方法和管理現狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業化和現代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態度，將專業人員和資金投入結合，使檔案管理在現代化發展方面有足夠的物資保證。
4 結束語
經過對傳統的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統文獻資料科學管理相結合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。
參考文獻：
［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現代化水平的措施［J］.現代婦女：理論前沿，2014（1）：206
［2］薛紅艷.如何提高檔案管理現代化水平［J］.黑龍江科技信息，2013（9）：121
