時間：2023-07-07 16:16:49
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計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質教育。
加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。
計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域。
要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。
7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。
摘要檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢，也是時展的具體要求。在我國檔案管理現代化的進程中，檔案管理工作取得了可喜的成績，但仍然存在一定問題亟待解決。本文深入分析了檔案管理的實際工作，探討了加強檔案管理現代化的有關措施。
關鍵詞檔案管理人員建設現代化改革
檔案管理現代化的本質是加快檔案管理工作的改革，使之更加適應現代社會發展的要求，因此要求檔案管理實現觀念、裝備、人員上的現代化。檔案管理部門必須強調現代化檔案管理的意識，不斷探索實現檔案管理的現代化的有關途徑。
一、檔案管理現代化概述
檔案管理現代化是現代管理科學的指導下，運用現代管理方法和手段，對檔案系統進行管理的一種新模式。這種新模式借助現代管理的技術與設備，依靠掌握現代化檔案管理的人員得以實現。傳統的檔案管理方式缺乏完善的管理體系和制度，且大多數管理工作依靠人工完成，因此導致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現代化進程中，要重點解決這些問題，在檔案管理運用信息化、科技化、智能化的管理模式。當前，計算機技術已經進入檔案領域，但是并未發揮出應有的作用，需要進一步強化計算機在檔案管理中的應用。檔案管理現代化不但可以實現無紙化檔案管理，還可以增強儲存信息的數量和準確性。工作人員在查找、篩選檔案時，更加迅速、準確。檔案管理現代化是一種必然的趨勢，各級行政部門和檔案單位必須采取一些有效措施，加快檔案管理現代化的速度，使檔案管理工作與時展接軌。
二、實現檔案管理現代化的有關措施
（一）強化檔案管理的現代化意識
實現檔案管理的現代化，必須樹立現代化管理的思想意識，這樣才能指導檔案管理工作向著現代化發展。當前，很多檔案管理人員思想觀念相對滯后，因此，首先要求管理人員解放思想，轉變傳統的工作理念，樹立創新意識。這要求檔案管理人員要沖破舊思想的束縛，改變原有的工作格局，不斷強化現代化的管理意識。當前檔案事業的現代化建設發展較慢，這與管理者本身忽視檔案管理的重要性不無關系[1]。因此，本單位領導要提高檔案管理的地位，加強相關宣傳使全體管理者從思想上重視檔案管理工作。在宣傳中促進管理人員接受現代化的管理理念，從根本上改變檔案管理現代化建設的現狀。
（二）推行規范化、標準化、信息化的檔案管理
在檔案管理領域的標準化、規范化，需要檔案事業主管機關會同標準化主管機關或部門共同協調完成。制定標準化檔案管理的相關原則、工作模式、評價方法等，是完成檔案管理標準化建設的基礎和保障。相關單位及部門要確定出科學、統一的工作規范、技術規范，同時加強監督作用保證其貫徹落實并執行[2]。
保證檔案管理的規范化、標準化是實現檔案管理現代化的基礎。因此，應該盡快實現檔案管理工作的標準化[3]。首先，要求技術方法的規范和統一；其次，要求設備、設施的規范化。規范化、標準化管理的最終目的是確保檔案保管及利用價值，因此，管理者要實現檔案管理的最大化，同時使檢索利用檔案信息更加便捷。
信息化是知識經濟時代的主要特征，也是加快檔案管理現代化進程的有效途徑。信息管理只有借助信息化存儲和數字化的處理才能真正復合現代社會的要求，因此，必須促進信息化在檔案管理中的應用。檔案工作中要積極計算機技術和信息化管理手段，從而提高檔案整理、編目、檢索等工作的效率。
（三）提高檔案工作隊伍的總體素質
檔案現代化管理的核心內容是計算機技術的應用，這時實現檔案現代化管理的必經之路，因此，必須強化檔案工作人員的計算機操作技術。每一個管理人員必須能熟練掌握現信息技術，運用計算機以及各類現代辦公設備，并能獨立完成電子文件的制作、設備日常維護等工作。相關單位可以通過加強計算機技術培訓的方法，提高管理人員的計算機操作水平。由于檔案管理人員的計算機基礎不同，可以分層次對其進行培訓，如基礎知識培訓、高級理論培訓、檔案專業操作培訓等。通過培訓可以使每一個管理人員都具備較高的業務素質，從而提高整個工作隊伍的現代化管理水平。
同時，還要積極引進高技能專業人才，從而提高工作隊伍的整體實力。相關單位及部門應該制定嚴格的人才選拔制度，選拔適合本崗位的專業人才。同時完善考核制度和獎勵制度，鼓勵檔案管理人員在工作上不斷創新，從而激發整個檔案管理系統的工作活力。
三、結束語
我國檔案管理應以《檔案法》為核心。國家要不斷完善體系內相關法律建設，使檔案管理實現應有的社會職責。檔案管理的現代化需要行政主管部門與各級管理部門的密切配合、通力合作，從而實現推動檔案事業健康發展的目的，進而進一步加快我國檔案管理的現代化進程。
參考文獻：
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隨著社會的發展，人才競爭加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時，信息、網絡技術的出現和應用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰和機遇。在這種情況下，推進檔案管理現代化勢在必行，不可耽誤。
2 檔案管理現代化的含義和意義
2.1 檔案管理現代化的含義
檔案管理現代化，是指以系統論論為指導，充分運用現代管理的方法，以計算機和網絡技術為技術支持手段，實現檔案管理的系統集成、數據的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比如，利用計算機實現對檔案數據的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質檔案，可以用微縮復制的辦法制作電子版本，從而減少了對紙質檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現在檔案管理中，并逐步替代紙質文檔。
檔案管理現代化是計算機技術和網絡技術發展、成熟的必然產物，適應了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網絡或者圖書館系統等實現資源的共享等好處。當然，檔案管理現代化不是一個一勞永逸的狀態，它是動態、變化的，并且要隨著現實的變動而有所調整。總之，檔案管理現代化是計算機技術等先進技術與管理在檔案層面上的融合。
2.2 檔案管理現代化的意義
檔案管理現代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現代化還可以打破原有的管理形式，實現檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現其價值。
3 檔案管理現代化進程中存在的問題
3.1 檔案的標準化程度低下
檔案的標準化建設是實現檔案管理現代化的前提條件，也是其應有之義。我國的檔案的標準化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的標準化文件。但是檔案的紛繁復雜以及各自為政的檔案管理，使得標準化的建設舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現代化的桎梏。
3.2 缺乏高級管理專業人才
根據國家技術職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質、文化素質、精通檔案管理并能在學科內具有很強的規劃能力、協調能力和決策力。形勢的發展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務性的工作運轉中，復合型高素質人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態，不愿意持續學習。同時，本群體的年齡結構偏大、個人素質參差不齊、崗位配置不合理等現象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作開展。
3.3 檔案管理投入不足
在許多領導的眼中，檔案部門對經濟增長和各項業績沒有什么實際的貢獻，因此不愿意加大資金投入。許多基礎單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達到要求的標準條件，建設既不標準，也不規范，檔案室的主要工作就是技術資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術書籍的內部借閱。這極大地限制了檔案管理應有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動化、數字化建?O無從談起，檔案管理現代化成了空中樓閣、水中探月。
4 實現檔案管理現代化的建議與措施
4.1 加強標準化建設
檔案管理標準化工作是檔案管理現代化的一項基礎工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數字化，要求建立統一的技術標準規范各類檔案的數字化。因此，要實現檔案管理的現代化，有賴于首先制定和規范各種類型檔案的標準，形成標準化的體系。各類數字檔案的生成、數據的交換、傳遞和共享都應建立在統一的檔案管理標準和體系標準之上，以避免檔案管理現代化的過程中出現不必要的混亂和無序，造成重復建設。某些部門過于強調部門利益，不重視檔案管理標準化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現代化的開展和要求。因此，本項工作應當統籌協調、合理推進。
4.2 實現管理現代化
現代管理科學是檔案管理現代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理手段，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質量的主動服務，發揮檔案應有的效益。檔案管理人員應有管理現代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經驗式的管理轉變為現代管理，并最終實現檔案管理的現代化。
4.3 加快復合型人才的培養步伐
人才是實現檔案管理現代化的根本。檔案管理現代化難以推進，無法獲得滿意的結果，歸根到底是人的因素。應當加強對檔案管理人員的崗位培訓，提高人員素質，加強人才隊伍建設，讓管理者掌握更多的經濟、信息技術、檔案學等各方面的知識，以便更好地開展工作。對于有條件的單位，應當選拔優秀的檔案管理者到高等院校、專業培訓機構深造，優化知識結構，掌握相應的操作技能，推進檔案管理的現代化。同時，要根據檔案管理現代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現代化的工作中來。要培養檔案管理者的奉獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業的新發展貢獻更多的力量。
4.4 加強管理，增加經費投入
上級領導應當更加重視和關心檔案管理的現代化工作，將其列入年度計劃中，并列支必要的保障經費；經常性地聽取工作匯報，幫助解決檔案管理中的實際疑難問題；鼓勵檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應以建設現代化、標準化的檔案室為抓手，購置和配備各類設備設施，提高檔案管理水平和標準化水平，推進檔案管理現代化。
基于以上對當前檔案管理中存在的問題及其成因分析，筆者認為可從以下幾個方面著手應對：
（一）必須轉變傳統的檔案管理觀念，增強現代化意識
現代化檔案管理必須要求有現代化的管理觀念。檔案管理的主要內容是要有現代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現代化思想意識，就會直接影響管理檔案的現代化進度。沒有現代化檔案管理思想，即便是有先進的檔案管理和保護設施，也不能被稱作現代化的檔案管理。在實現這種現代化管理的進程中，相關檔案工作者一定要樹立科學管理的思想觀念，并建立起與時俱進的檔案管理意識，徹底轉變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統被動式服務的檔案管理轉變成主動式服務管理，由封閉式服務模式轉化成開放式服務模式，更好的使檔案工作適合社會主義現代化經濟的發展。
（二）建設好硬件設施，具備現代化的技術和裝備
在檔案管理中，要充分運用現代科技，及時配備科技現代化所必須的計算機、光盤記錄機和互聯網等辦公設備，開發新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現代化進程。這就要求政府增加財政支持的力度，相關檔案部門也應大大提高工作水平，得到更多的財政支持；與此同時，相關檔案部門應利用自身存有的檔案資源，從各個方面挖掘潛力，開發出種類多樣的檔案信息來適應社會的需求，把檔案的內在價值變成經濟效益。
二、加大開發檔案資源的力度
首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現代化科技手段。基于檔案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現，檔案工作必須應用計算機及多媒體技術，打破傳統的紙質載體的信息儲存方式，對檔案信息進行文圖聲同時儲存，實現現代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統一標準的軟件，軟件要首先具備先進性，與此同時，還要符合我國的國情，使檔案的管理達到現代化水平。其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻。電子文獻具有很多特性，比如信息共享、動態文件特征、載體穩定、不可識別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點，所以應盡快建立電子化信息管理系統，自其產生便對有關業務進行監督，從而來確保擁有持久性的信息。
三、結語
【關鍵詞】檔案；現代化；管理
隨著經濟的發展和社會的進步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，如何實現檔案管理的現代化，為政府排憂解難、完善服務，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合自身多年的檔案管理工作實踐，總結目前檔案管理現代化中存在的問題，并提出相關的解決途徑。
一、檔案管理現代化中存在的問題
（1）檔案管理現代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。（2）缺乏現代化的檔案管理人才。實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段。（3）資金短缺，檔案管理設備和技術相對落后，信息化程度較低。檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，檔案管理信息化程度很低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。（4）基礎工作太差。檔案管理現代化的前提是檔案基礎工作的規范化、標準化。目前機關、企業、事業單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作。（5）檔案標準化、規范化工作有待提高。檔案管理現代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念，通力合作，與時俱進。
二、解決途徑
（1）增強檔案管理現代化意識，加強人才培養。第一，增強現代化意識。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。第二，加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。（2）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。現代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。（3）重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理學。（4）正確處理手工操作與現代化管理的關系。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。我們必須正視這個現實、不能講檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此，我們既要積極引進現代化新技術，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。
參考文獻
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[關鍵詞]檔案管理；現代化；信息化
社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學技術的不斷發展，計算機已滲入社會的各個領域，以完全改變了傳統的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。
一、檔案管理現代化的意義
要想實現檔案管理現代化，首先應明確檔案管理現代化的重要意義，這包含以下兩個方面的基本內容。
1.檔案管理現代化的內涵。對檔案管理現代化的理解，應從思維方式現代化和管理方式現代化兩個方面去把握。所謂思維方式現代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識，按照檔案學發展的客觀規律，應用現代科學技術的原理和方法，對檔案工作進行正確的評估、判斷和決策；所謂管理手段現代化，是指應該利用電子計算機技術、微縮技術及其它先進技術和設備，對檔案工作的各個環節實施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發展的水平，實現“五化”，即思維超前化、技術自動化、組織網絡化、體系多元化、結構綜合化。
2.檔案管理現代化的必要性。首先，實現檔案管理現代化是科技發展的必然要求。計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通訊技術等新科技、新手段在社會生活各個領域越來越廣泛的應用；各種新載體、新介質的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰，檔案工作必須適應時展，適應科技發展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實現檔案管理現代化。
其次，實現檔案管理現代化，是現實的迫切需要。從檔案管理工作的現狀來看，目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴重的問題。據一份抽樣調查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護手段等因素影響，已有相當一部分檔案出現褪變，褪變嚴重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現代化提出了急迫的要求，迫切需要用現代化的管理手段提高管理保護水平。
實現檔案管理現代化，是減少勞動強度，提高管理效率的必由之路。傳統的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實現檔案管理現代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環境中解放出來，且大大地提高了工作效率。
二、檔案管理現代化的主要技術標志――信息化
現代化的技術標志是信息化，信息技術是當代技術的前沿，看一個國家或地區檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數字化、網絡化是實現檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數字檔案館的開發研究和建設，涉及信息技術的方方面面，因此可以說，數字檔案館是檔案信息化管理的集中體現。
以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的完整意義上的數字檔案館，不是封閉的檔案館信息網絡，而是包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數字資源構成的、具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統，是繼數字圖書館之后，在網上扮演重要角色的又一知識網絡，是國家的數字信息基礎工程。
數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行、軟、硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源的建設、人才隊伍的培養等方面的內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等密切相關的系統工程。
三、檔案現代化管理對檔案工作人員的要求
檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的計算機管理。電子計算機以其高速運算能力和極強的數據處理能力，給檔案工作者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，為了讓電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段―檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則，是無法適應計算機時代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現代信息技術，熟練運用電子計算機及各類現代化辦公設備，進行電子文件的制作，使用和維護。
檔案管理的現代化主要指管理現代化，管理現代化即管理人才知識現代化和管理方法的現代化。它不僅包括軟硬件建設的具體內容，還包括與社會發展相匹配的整體規劃。現代化文件管理相比于傳統文件管理具有如下優勢：首先，傳統的文件管理更多地分散在規劃、目標設置和人員配置中。而現代化文件管理加強了各個環節之間的聯系，通過系統協調實現共同目標;其次，檔案現代化代表了數字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過建立數學模型進行定量分析;最后，在現代信息技術的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過強調管理者的主觀能動性，提高應對復雜情況的能力。
二、現代化建設在檔案管理中的應用
1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網絡，具有操作系統的現代管理應用軟件、數據管理系統、信息安全系統等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網絡結構，包括數據輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數據庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數字化轉換，以網絡數據形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數據庫[2]。3.通過建立標準規范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當的安排，因此通過網絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規范的建立是一系列制度規范，包括管理規范，業務規范和技術規范[3]，以確保檔案管理的快速有序發展。因此，又降低了由于系統缺陷導致的管理失敗等風險因素。
三、檔案管理現代化進程中存在的問題
1.檔案管理現代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現代化知識了解甚少，所以文件管理的現代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數據并不完美和準確，最重要的一點是數據資源無法真正共享。這對于實現文件管理的現代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業單位的檔案管理人員對現代管理基礎知識掌握不夠，對現代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區的歷史發展過程，為區域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。
四、促進檔案管理現代化的舉措
1.提升檔案管理的現代化意識。檔案管理的現代化主要體現在數據庫的建設上。組織檔案資源并將其輸入數據庫是一項非常困難的任務，這不僅是因為檔案資源的數量很大和復雜性很高，而且也是沒有科學合理的方法。因此，有必要根據原始文件管理進行層次分類：對于具有單個內容和低使用價值的文件，請提交案例文件，對于相同內容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復雜內容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數據庫構建的速度，并節省大量的財務、人力和物力[4]。2.加大對現代人才的培養和引進力度，提高管理者的素質。建立完善的人才引進機制。在現代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現代科學知識和技術進行檔案管理。加強對現有管理人員的培訓，努力提高整體素質。通過各種培訓方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關的知識，并獲得更多有用的現代管理知識和技能。努力培養具有現代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。
五、實行檔案管理現代化的意義
1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統的文字和圖表轉變為電子數據，實現了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務質量。文件管理的最終目標是為各行各業提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。比如：現代化建設下的文件管理是以數據庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數據，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發。
參考文獻
[1]楊麗娜.建設工程檔案管理與工程質量的關系及管理要點[J].企業改革與管理，2016（21）：20+23.
[2]朱峰.關于檔案管理現代化若干問題研究與思考[J].黑龍江史志，2013（17）.
[3]吳后瓊.實現檔案管理現代化的對策探討[J].學理論，2011（4）.
[4]陳偉艷.檔案管理現代化建設淺析[J].黑龍江檔案，2016（1）.
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
一、檔案信息電子化安全管理的現狀
1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。
2、在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。
二、檔案信息電子化安全管理的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化安全管理的益處
所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5、檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
