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（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：現代化信息技術的發展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規范化整理的關鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號，實行新型的整理模式[1].本文針對當前階段高校檔案管理工作中存在的主要問題，提出新背景下優化檔案管理模式的具體措施.
關鍵詞 ：新背景；網絡應用；高校檔案；規范整理；思考
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0173-02
高校檔案的整理工作不僅是一項公益性的信息服務工作，更是為了實現其真正的社會價值，檔案的社會價值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規范化的動力[2].在網絡信息化的時代背景下，高校的教育工作也進入了一個新的發展階段，檔案管理也要主動適應新背景下的發展要求，提高檔案管理的規范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進行.
1 高校檔案規范整理概述
檔案是指機關、組織或者個人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負責，并直接對檔案信息進行管理和提供參考服務，是國家檔案管理的重要組成部分[3].
高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學等信息進行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項工作提供可靠的參考和服務，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價值.現代化信息技術的發展推動了教育體制改革不斷向前發展，網絡信息技術成為高校運行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規范化的方向發展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.
高校的檔案整理工作要迎合社會的發展趨勢，與網絡信息技術融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網絡管理的應用使新背景下的高校檔案整理工作發生了質的變化，但是由于規范化管理的程度不高，在實際的檔案管理工作中還存在一些問題.
2 當前階段高校檔案整理工作中存在的問題
2.1 檔案管理觀念落后
高校師生信息資源的現代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進行形式上的創新，更要注重對實質內容的改變[4].有些學校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進步的重要意義，認為檔案整理工作只是一項沒有實質要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養成良好的使用檔案的習慣.有些學校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務優化目標，一些檔案管理工作人員文化素質不高，導致檔案整理工作的創新力度不夠，跟不上時代的發展腳步.
2.2 工作效率低下
檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質檔案的校對和整理都需要耗費大量的人力和物力，導致整理過程中容易出現遺漏和錯誤，工作效率不高.一些學校認為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導致整理工作出現錯誤的頻率增加，整理效率不高.
2.3 現代化裝備設施條件差
投入資金不足導致現代化的信息設備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發展.有些學校雖然配備了現代化的計算機設備來輔助檔案管理工作，但是設備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進行[5].現行的檔案管理軟件和實際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內容不全面，分類標準不明確，導致軟件系統不能很好的適應檔案管理工作.
2.4 資源無法共享
學校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實現信息之間的共享.部門之間對檔案信息進行分別統計、管理，有些檔案信息也因為部門之間缺乏溝通而被反復收集，浪費了多余的人力物力.
2.5 高校信息合并帶來的新問題
近年來政府為了擴大高校規模，整合教育資源，往往將幾所學校進行合并，這也給學校的檔案整理工作增加了難度.學校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學校之間檔案整理的標準也不盡相同，導致重新統一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動也導致檔案的交接困難，無法及時補錄檔案信息.
3 有關檔案管理工作規范的頒布施行
國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規則》（以下簡稱“《規則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進行詳細具體的規定，在全國范圍內全面推行文件管理的規范化、標準化和科學化，實現檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》進行整理和立卷，但是在全國范圍內施行的《規則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因為高校檔案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關的法律法規有效的開展檔案整理工作[6].
4 信息化背景下高校檔案整理網絡應用的必然趨勢
高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進行合理的保存，更是對檔案資料進行開發利用促使其創造更多的社會價值，檔案信息的社會價值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學校已經進入了一個以信息技術應用為中心的全新發展階段，在信息化以及網絡化的時代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應新的發展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運行僅僅依靠現有的人力物力還遠遠不夠，需要與網絡信息技術融合，才能促進整體效率的提高.
4.1 當前階段高校檔案整理工作網絡應用的現狀
當期階段我國高校檔案管理工作的網絡化應用與世界上許多先進的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統的手工處理方式，即使有些院校已經開發了一套檔案信息管理系統，但是系統本身存在的缺陷與使用上的不合理也導致了檔案管理系統成為一種擺設[7].檔案整理人員的網絡應用意識不高，雖然能夠利用計算機打印出規范整潔的目錄，但是檔案管理的網絡化程度仍然很低.
4.2 實際工作中應用網絡信息技術進行檔案整理的不足
有些高校的檔案管理系統只適合單機操作，數據系統設計的也較為簡單，只是簡單的實現了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發其他實質性的應用，輔助立卷的出現雖然擴充了信息技術的應用范圍，但是仍然沒有實現信息之間的共享，單機網絡環境下的檔案管理軟件已經與網絡時代的信息共享嚴重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.
高校檔案類型不只是包括紙質的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術的復雜性限制了其在信息管理中的廣泛應用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個統一的數據庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.
5 提高高校檔案規范化整理水平的具體措施
5.1 實現檔案信息的數字化管理
檔案信息的數字化管理是提高檔案規范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復雜性與精確性使傳統的人工管理方式無法適應大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統的思維模式，采用更加科學的方法實現檔案信息的數字化管理.檔案信息的數字化管理與技術的實現是一項非常龐大的系統工程，不僅需要大量的技術資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經濟效益的檔案信息進行數字化處理，對那些基本沒有利用價值的檔案進行暫時保存，提高檔案信息數字化管理的效率[8].
5.2 高校檔案管理模式的優化
當前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進行統一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優點，具體表現在可以精簡機構和管理人員，實現各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據本身的檔案整理現狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實現信息資源的互補和共享，才能實現各類檔案信息的保管和有效利用.
6 結語
當前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據自身的工作實際，逐漸適應新背景下的網絡應用發展趨勢，結合國家檔案局和教育部頒布的有關規定，采取更加合理、科學的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費，保證自身的檔案整理水平向著科學化、規范化的方向發展.
參考文獻：
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〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校檔案館的功能定位與發展趨勢[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2011（02）:40-41.
〔5〕龐莉,趙豪邁.電子文件背景下高校檔案集中管理模式初探[J].蘭臺世界,2011（06）:15-16.
〔6〕翁東東,畢堯翔.基于云計算的高校檔案管理系統研究[J].電子世界,2014（13）:22+24.
關鍵詞：房屋檔案；收集整理；規范化
中圖分類號：G710 文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-10-0202-02
房屋權屬檔案，是指房產行政管理部門在房屋各類權屬登記、調查、測繪等房屋權屬管理工作中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的歷史記錄，是城市房屋權屬登記管理工作的重要依據，在房屋權屬管理工作中發揮著無可替代的作用，形成了獨特的價值。
權屬檔案的收集與整理，指按照國家的法律規定，遵循文件材料形成的自然規律，依據歸檔立卷的規范標準，把房屋權屬登記形成的各種資料，以及司法、政府行政職能部門等對相關權屬的執行文書及文件等各種載體文件材料，有計劃地收集起來，經過分類整理，并按一定的歸檔制度、程序、規范形成檔案卷宗，集中保管到檔案室。通過對權屬檔案的收集與整理，能夠完整地反映城市房屋權屬的現狀及其變遷歷史，是房屋權屬檔案管理的基礎性工作。
一、房屋權屬檔案收集工作的要求
1.收集房屋權屬檔案要完整。房屋權屬檔案完整包括一是種類齊全，要能全面、真實地反映房地產本來面貌，反映房屋權屬的歸屬、沿革、變動等各種載體；二是材料完整，收集的各類房產檔案材料要系列化，能完整地反映房屋權屬情況。
2.收集房屋權屬檔案要準確。房屋權屬檔案記錄的內容要與實況相符，記錄的權利人姓名、權利種類、范圍、房地面積等要準確，不能有誤差。
3.收集產權檔案要規范。一是檔案內容規范，收集的產權檔案達到“十清”，即產權人清、產權來源清、產權性質清、建成年份清、結構層次清、房屋建筑面積清、占地面積清、四鄰界址清、房屋用途清、產籍圖號清。二是文件材料規范，收集的產權檔案要有利于永久保存，有利于裝訂保管。收集的產權檔案一般應為原件。按規定可收復印、復制件的還應由收件人進行核對，并注明核對人及核對日期。復印、復制件必須清晰和規范，原則上采用16K紙復印。三是檔案收集規范，立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為房產檔案保存的各種介質文件材料，及時移交房地產檔案室歸檔。
二、房屋權屬檔案收集的內容
（一）房屋權屬登記的文件材料
1.房屋產權來源的有關證明文件：房屋買賣合同書、房屋轉移（交換、析產、拆遷補償安置）協議、出售公有住房合同、房產轉移的批文、約定、法院判決（調解、裁定）書及協助執行通知書、房產繼承（贈與、遺贈）公證書、仲裁文書、購房發票、付款憑證、完稅證明、土地使用證或用地證明文件、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、綜合驗收證明、房屋所有權證及公有權證、初始登記證、預告登記證明等。
2.房屋權利人身份證明：身份證、軍（士）官證、護照、戶籍證明、單位的營業執照或組織機構代碼證、結婚證、戶口簿、夫妻關系證明、離婚證、離婚調解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明；工齡、職級或職稱證明、授權委托書、委托公證書等。
3.房產測繪報告書：計算書、勘測表、分間平面圖、產權證附圖、定點圖、墻界表等。
4.房屋產權登記中形成的文件：登記申請表、房屋權屬登記審核表、房屋登記收件收據、房改售房估價表、聯系單等。
5.登記機構認為需要的其他有關證明、報告、說明、批文、文件、決議、章程等材料。
（二）房屋抵押登記的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的證明、房屋權利人身份證明、抵押登記申請書、審批表、收件收據、登記機構認為需要的其他有關證明材料等。
（三）反映房屋權屬狀況的卡片：房屋棟卡、產權索引卡、地名索引卡等。
（四）反映房屋狀況的薄冊：發證記錄薄、產權清冊等。
（五）反映房屋權屬狀況的信息資料：攝影照片、錄像磁帶、計算機存儲的光、磁盤等。
（六）其它房屋權屬資料：法律文書、代管文件、歷史形成的各種房屋權屬證明等。
（七）登記機構認為需要的其他有關介質材料等。
三、房屋權屬檔案的整理
（一）組卷要求
1.按照一證一卷的原則進行組卷和立檔，非特定情況不并檔，每套房屋的產權登記要建立關聯索引。
2.房屋他項權利登記形成的有關資料，單獨立卷、建檔，并與產權登記形成的檔案從信息上建立關聯及數據索引。
3.房屋拆遷注銷登記實行收回房屋權屬證書與注銷資料單獨立卷，并做好查詢索引。
（二）檔案卷排序
對卷內文件排序的目的是要保持卷內文件之間的有機聯系，給每份文件材料以固定的位置，使卷內文件系統化、層次化，以利于查找。一般遵循以房屋權屬變化、權屬文件形成的時間先后及權屬文件的主次關系為序的原則。
1.產權檔案的排序：a、房屋權屬登記審核表。b、房屋所有權登記申請書。c、房屋登記收件收據。d、合同或協議書：包括購房合同、房屋轉讓協議、房屋交換協議、出售公有住房合同等。e、估價表。f、測繪成果：包括計算書、勘丈表、分間平面圖、產權證附圖、定點圖等。g、委托書：包括授權委托書、公證的委托書等。h、法律文書：包括協助執行通知書、裁定書、調解書、判決書等。i、公證文書：包括贈與、（接受）遺贈、（放棄）繼承、拍賣等公證書。j、申請書或承諾書：包括個人或單位出具的所有申請書和承諾書。k、證明：包括個人或單位出具的所有證明、墻身歸屬證明、出售公有住房證明和清冊。l、約定。m、報告或說明：包括房屋安全鑒定報告、門牌號與合同不一致的說明等。n、聯系單。o、董事會決議和章程。p、發票；包括發票、付款憑證、收據、完稅證明等。q、建設規劃證書：包括規劃許可證、竣工驗收合格證、建筑執照、立項批文等。r、身份證明：包括個人的身份證、軍官證、護照、戶籍證明，單位的營業執照或組織機構代碼證；結婚證、戶口簿、夫妻關系證明、離婚證、離婚調解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明：工齡、職級、職稱證明。s、土地使用證：包括土地使用證或用地證明文件。t、房產登記證書：包括房屋所有證、共有權證、初始登記證、預告登記證明等。u、上述未列書證。
2.抵押檔案的排序：a、他項權利登記審核表。b、他項權利登記申請表。c、房屋登記收件收據。d、合同或協議書。e、抵押物清單。f、委托書。g、承諾書。h、聯系單。i、公證文書。j、證明。k、批復。l、評估報告。m、董事會決議和章程。n、建設規劃證書。o、身份證明。p、土地使用證。q、上述未列書證。
（三）編號規定
檔案編號采用流水號（00000001—N）。該號主要表示了檔案在盒中存放的順序，即盒內順序排放。
按照檔案的類型編排檔案屬性號。其編號為：類號+庫號+列號+組號+層號+盒號，共8位，編號具體規則如下：
1.類號：采用1位數字，該號主要用于區分登記種類，“C”表示轉移、變更登記等產生的房產檔案，“D”表示他項權利登記產生的抵押檔案。另外，根據需要增加檔案上架種類。
2.庫號：采用1位數字。將各庫房統一編號。
3.列號：采用2位數字（01—88）。
4.組號：采用1位數字（1—8組），每列共8組。
5.層號采用1位數字（1—4）。每組固定為4層。
6.盒號：采用2位數字（01—20）。每層規定擺放20盒檔案。
（四）整理檔案的規定和流程
1.資料整理
a、資料核對：與資料交接清單核對資料份數、證號是否相符，與收件收據核對資料件數是否相符。
b、資料剪貼：按照16K紙張的尺寸，裁剪或粘貼資料，去除金屬物。
c、排序編頁：根據檔案卷排序的要求對資料排序，在檔案資料正面右上角用鉛筆編寫頁碼。
d、檔案移交：將整理完后的檔案分類移交到檔案編號。
2.檔案編號
a、編檔案號：按照檔案號編號規定，在系統中進行編號。
b、打印目錄：按照檔案的分類打印卷內目錄，對每盒的所有卷打印盒內目錄。
c、制作卷盒：制作檔案盒，打印盒封面及盒背脊標簽并將標簽粘貼于檔案盒上。
關鍵詞：檔案征集；規范化；管理
作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學本科，副研究館員，檔案管理
隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發重要，我們要不斷發展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業的發展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區，都已經逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業作出應有的貢獻，豐富檔案館內的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發展檔案事業的重點任務。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現出一個國家發展的狀況，還能預示今后國家的進一步發展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎上，對檔案的規劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應該建立專門的業務檔案，以便做到有據可依，也便于對檔案進行查找。
三、檔案征集工作流程規范化管理探討
檔案的征集工作每一個環節、每一個步驟都要設立相應的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據。只有進行規范化的管理，才能將我國的檔案事業發展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發展，下面我們對其中的幾個環節進行一定的分析。
1、“檔案的征集規劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規劃為向導而開展工作的。對檔案征集進行規劃其中包含了較多的內容，以征集原則為基礎，涵蓋了各個方面的內容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經費的方面進行考慮，進行經費的預算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內容。要在檔案館的收藏范圍內進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內，其空間也不能夠滿足相應的要求，所以我們應該從實際出發，充分考慮到檔案館內所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。
2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當單件或批量征集金額超過規定金額，或對征集對象的真偽或者價值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩妥。
3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規范的目的，在控制流程的基礎上，需要制定系列配套的制度和相應的文本。
四、規范檔案征集人員行為
1、現有的行政規章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規定“：檔案館征集檔案，應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件。檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館。檔案館應當將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
2、征集工作是一項政策性、技術性都很強的工作，檔案館可以在行政規章的基礎上，依據《檔案工作者職業道德準則》和《國際博物館協會職業道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴格執行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務工作領域相同的私人收藏活動；五是嚴格執行保密制度。
3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規章的出臺，對加強、規范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規雖然對檔案征集有所規定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規范檔案征集工作，有必要在上述法規規章的基礎上進一步認真梳理檔案征集工作流程，制定工作規范。
五、結語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業進一步發展的重點環節之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規范的進行，促進檔案征集工作的發展。
參考文獻：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
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自改革開放以來，我黨立足于全心全意為人民服務，并加大了服務型政府建設，對行政各項工作進行了調整和優化。辦公室作為行政工作的基本部門，主要負責檔案管理、信息上傳下達等工作，工作內容較多，且占據十分重要的地位。但是當前檔案管理工作由于各部門之間缺少溝通和交流，出現了各自為政的現象，無法將資料有機整合到一起，在一定程度上增加了檔案工作開展難度，且效率較低，缺乏規范性，不利于行政辦公室各項工作的開展。因此加強對辦公室檔案管理規范化對策的研究具有積極的借鑒意義，能夠幫助我們正視該項工作的同時，還能夠注重細節工作，提高管理規范化水平。
二、檔案管理概念
所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動的總和。就本質來看，檔案管理工作是一項管理性、服務性及政治性工作，在整個管理過程中，它不生產物質財富，主要負責各個部門歷史文件管理工作。同時檔案管理并非獨立性工作，滲透至社會管理系統中的各個環節，為社會實踐工作提供服務和支持，這也是區別于其他工作的主要特點。目前，我國檔案管理工作尚處于發展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關注，并加大研究力度，從根本上實現檔案管理制度化、規劃化發展目標。
三、檔案管理規范化的重要意義
加強對檔案的規范化管理是一項具有現代意義的工作，特別是在信息時代下，檔案中蘊含著的大量資料信息，也是以往工作的總結，能夠為行政辦公室未來工作提供更多依據和支持。具體來說，規范化管理的意義表現在以下幾個方面：
第一，順應時展趨勢。新經濟環境下，市場經濟、新理念等外部環境發生了根本性變化。而萬物發展規律證明了應時而謀、因勢而動、順勢而為，才是持續、穩定發展的基本規律，只有順應時展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強的參考意義，落實好該項工作，是行政工作順應時代的具體表現。
第二，提高服務中心管理水平的具體表現。檔案管理是行政辦公室的主要內容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關的資料等進行整理、歸檔，并幫助行政工作發現其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調整和優化，不斷提高行政服務質量。同時，檔案管理作為行政文化建設的基本內容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進作用，最為關鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進行績效考核，實現對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實行政現代化管理目標。
第三，有利于行政事業持續發展。管理工作貫穿于行政服務工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經驗等資料進行回顧和整理，能夠總結其中的經驗。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發展過程都并非一帆風順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進行反思，并結合外部發展趨勢，制定科學的發展規劃，從而促進服務中心持續發展，為社會主義社會建設奠定堅實的基礎，取得公眾們的信任和認可，并與我黨共同創建美好的未來。
四、提高規范化水平的措施
現階段，規范化管理是行政服務中心新時期發展的必然要求，其不僅體現在制度、管理等方面，還表現在管理方式及人員培訓等更為具體的方面。因此筆者結合多年工作經驗，建議該項工作可以從下列方面人手：
（1）重視規劃管理，完善管理制度
目前，我國正處于市場經濟轉型階段，人民群眾對于行政服務質量提出了更高的要求，而作為影響質量的主要因素，檔案管理工作規范化水平成為實現上述目標的重中之重，只有真正落實了規劃化管理目標，才能夠為檔案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領導作為―個部門的組織者和引導者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個行政服務中心的積極作用的發揮，并經常過問該項工作實施現狀，適當增加人力、資金等方面的投入，為該項工作的有序開展保駕護航。同時在部門內部應積極宣傳該項工作，并成立專門的管理部門，由領導負責，領導檔案人員全面開展檔案規劃化管理工作，立足于當前工作現狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。
制度具有根本、長期等特點，是檔案規范化管理的關鍵。因此在檔案規劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規范行為。在實踐中，要立足于部門發展新目標、新形勢，將制度完善工作列入到重點工作列表當中，對現有檔案制度中存在的不足和缺陷進行完善，及時取消不合理內容，并在此基礎上提出相應的內容，形成系統化制度體系。不僅如此，還應重視對制度的執行，定期對檔案人員進行培訓，構建相應的激勵機制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發揮主觀能動性，實現對檔案管理的規劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。
（2）強化管理體系，保證信息真實性
筆者認為針對檔案規范化管理工作，我們在開展工作中，應進一步完善檔案管理體系，實現對檔案工作的統一管理，形成合力，重視對該項工作的協同體系建設，將各個部門整合到一起，共同構建聯席會議制度，將該項工作拓展至領域、部門及環節全過程，特別是要重視人員能力建設。21世紀，知識更新速度遠遠超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術，才能夠更好地擔任這份工作，繼而實現對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點，需要我們對管理人員進行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質能夠與時展趨勢相契合。
新時期下的檔案管理人員要轉變工作風格，由原來的等、靠、要被動狀態轉變為主動與其他部門保持非常密切的聯系，能夠在第一實踐收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實、可靠性。不同于傳統時代，如果一味堅持傳統方式無法全面反映行政事業發展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發揮。因此檔案人員應立足于社會發展現狀，擴大檔案資料收集范圍，無論是業務、還是職工都應成為其中的一部分，促使檔案規范化工作能夠改進行政工作，從而為進一步挖掘行政工作資源創建良好的平臺。
（3）構建網絡體系，規范檔案利用
現階段，信息技術與我國行政工作的深度結合，電子政務應運而生。在此基礎上，行政工作信息化、現代化建設已然成為現實。目前，筆者所在行政服務中心基本實現了網絡服務系統，為檔案管理工作提供了技術保障。同時在計算機飛速發展趨勢下，檔案網絡化將會得到了進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術，邀請專業技術人員，結合服務中心的工作特點，構建針對性的網絡服務體系，提高檔案管理規范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規劃化管理進程，我們要明確認識到培養技術人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術操作等專業知識，在系統出現問題時，能夠及時解決問題，確保系統始終處于健康運行狀態當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關系，構建網絡化管理體系，實現信息共享及傳達，以此來適應服務型政府發展需求。
檔案管理工作的終極目標是發揮其保存及應用價值，為社會實踐提供借鑒和參考。只有開發和利用檔案的應用價值，才能夠為行政工作水平的提升做出更多貢獻。因此在行政服務中心內部，我們應在現有檔案基礎之上舉辦檔案展覽等活動，充分發揮檔案資源的社會宣傳功能，將靜態的檔案轉變為動態的資源，以此來引導職工能夠樹立正確檔案規范化理念。不但如此，還應創新檔案利用方式，進一步拓展檔案的服務范圍，深化其服務功能，逐步朝著電子化、網絡化等方向發展，形成一體化檔案信息體系，從而激活檔案的社會效益。
關鍵詞:文化執法;檔案管理;規范化
在信息時代的今天，檔案管理工作為了滿足新時代背景下的要求，不得不向信息化方向轉變。而文化市場行政活動的記錄與憑證就是檔案信息，因此如何規范管理行政執法檔案是我國政府部門需要重點探討的問題。因此，本文淺談了規范文化行政執法檔案管理的對策。
一、檔案管理工作需要從“全”字入手
(一)建檔要全面
文化市場管理檔案工作牽涉到行業內廣大用戶，需要構建健全的綜合管理建檔。行業內有典型行業經營群體和代表性經營業戶都需要進行建檔。這樣，一個區域中的文化市場檔案管理工作才能夠有效的構建起來。
(二)收全放寬
檔案材料不但是收進與發出的紅頭文件，而且也是一系列記錄數據的材料。在文件材料歸檔擬定過程中，應結合實際情況，擴大歸檔范圍。唯有這樣做，才可以將文化市場綜合執法的整個過程反映出來。
(三)類別要全面
一個地區的文化市場管理檔案要包括很多種，如:影響檔案、文書檔案、技術檔案、專業型檔案等。在檔案載體上，既需要有傳統紙質型的，也有現代錄像、照片、視頻等類型的。
二、加大力度建設信息安全人才隊伍
文化執法檔案信息管理工作必須要由專業的人負責，因此確保檔案信息整體安全和有效，應強化建設信息安全人才隊伍。首先，要吸納大量的綜合型檔案管理人才，進而從整體上提高檔案信息管理人員的素質素養。其次，要強化檔案管理人員安全意識和思想道德素質，進而使檔案管理人員可以積極的、主動的進行檔案信息管理工作。三是，制定完善的激勵機制，進而加強檔案管理人員管理檔案的水平，并積極的學習各項新技術，從而為檔案信息的安全管理奠定堅實基礎。
三、檔案管理要搞活“用”字
(一)因人利用
結合檔案建檔管理需求，將各個年份的文化市場經營門戶種類、經營狀況和行業分布等數據信息，統一的規劃入檔，便于有關工作人員的有效使用。
(二)嚴加管理和使用
建立文化市場行政處罰案卷，應結合具體法律條例規定，反復檢驗，最好咨詢相關法制部門，在他們的建議和指導下，真正做到依法建檔。若是特殊類型的檔案，嚴加使用，更不允許建檔。
(三)用多種形式傳遞檔案信息
將文化市場業戶經營信息、行政處罰信息和文化市場信息等以多種形式傳遞給廣大社會公眾，形成依法治理、依法行政的格局，規范行政執法檔案的管理，從多方面上加強行政檔案的管理。
四、檔案管理要注重“改”
(一)上下兩級共同發力
由政府直接牽頭，縣鄉財政預算中列入檔案管理經費，并配置專門的檔案管理人員，對文化市場檔案集中管理，由專門的人員負責規劃、監督文化市場檔案工作。
(二)穩定檔案干部人員
文化市場檔案干部需要結合我國頒布的有關于檔案管理法律條例，并盡可能提高檔案管理人員的薪資待遇，并拓寬檔案管理人員的晉升渠道，由于工作實際需要確實要提拔檔案干部，應征得上一級檔案行政管理部門的同意后，并適當的補充檔案管理干部。
(三)改進檔案工作方式
轉變以前單一的重指導輕服務的做法，向著強化法治推行監督檢查和做好有效轉化服務形式工作，向著分析問題與解決問題，加強水平，促進檔案管理現代化建設方向轉變。并且，應及時轉變工作作風，深入進行調查分析，對檔案中出現的各種問題及時解決，并深入探索管理文化市場檔案的新方法。
五、建立健全的檔案信息法制管理加大力度
對檔案信息管理進行法制建設，為強化檔案信息安全管理做好各方面工作。由于只有在行政執法的狀況下，才能減少檔案管理中存在的安全隱患。一是，政府應出臺與檔案信息安全管理相關的法律條例，進而強化建設檔案信息管理法制水平。二是，檔案信息安全是一個較為復雜的問題，因此還應該在制度與組織上采用一系列的措施。因此，既需要建立健全的管理制度，也需要制定出應急處理檔案信息安全保障機制，進而盡量減少威脅檔案信息安全的一系列行為，最大程度上做好預防檔案新威脅工作。
六、檔案管理可以從“收”字著手
(一)大力宣傳與推廣
要在強化推廣與宣傳與檔案管理有關的法律法規定下，達到提高全民檔案管理意識的目的，明確檔案管理工作與文化市場管理工作二者的關系。要加大力度宣傳利用檔案創造的社會與經濟效益事例，引起社會公眾的廣泛注重，激發個人或者部門對管理檔案的欲望和熱情。在普及檔案知識教育下，消除傳統檔案管理的不足，真正提高檔案管理質量。可以說無論對于任何工作的開展，宣傳這一環節工作尤為重要，想要切實的提高文化行政執法檔案管理水平，勢必要加大力度宣傳與檔案管理有關的理論知識，使更多的檔案管理人員真正意識到檔案管理的重要性，由此在自身工作中可以負責任的、認真的進行每項工作，最大限度上提高自身的工作能力。
(二)建立完善的檔案管理制度
文化市場綜合執法應結合單位具體狀況構建完善的檔案管理制度，最好建立形式多樣的檔案歸檔制度，將歸檔的文件材料面放寬些，規定更加具體些，以達到促進文化市場發展的目的。對于典型的經營群體檔案信息、培訓記錄、綜合性材料等等都應保存好，分類進行歸檔，便于后續的使用。同時，還需要構建完善的獎懲制度，在工作中表現優異的檔案管理人員應給予獎勵，獎勵形式包括物質獎勵和精神獎勵，以物質獎勵為主，進而提高管理人員工作的積極性。反之，對于表現差的職工應給予懲罰，情況嚴重者應給予開除處分，從而給其他工作人員一個警示的作用。
(三)經常檢查和指導
縣級檔案行政管理部門應該定期或者不定期到文化市場行政執法大隊對檔案建設管理工作進行監督與指導，主管局也要經常去監督與指導文化市場檔案工作，第一時間內發現問題，并采用相應的對策妥善解決問題。同時文化市場行政執法機構中還需要做到明確權責，唯有明確權責，才能扭轉權責不清這一局面，才能在出現問題后找到相應的負責人，從整體上加強檔案管理質量。
七、確保檔案信息管理系統的安全性
為了保證文化執法檔案信息的安全有效，應確保檔案信息管理系統的有效性與安全性。一方面，應定期或者不定期掃描網絡設備，應充分利用黑客掃描工具，保證檔案網絡信息的有效與安全。而還需要記錄下這些掃描的信息，進而便于管理人員監督與檢查。另外，在客戶端與局域網服務器中安裝上查殺病毒的軟件，進而保證系統的安全。同時，使用多種網絡安全產品來管理系統，進而從根本上消除網絡給信息管理系統帶來的威脅。
八、做好建設檔案信息基礎設備工作
想要確保文化執法檔案信息的有效與安全，必須要對檔案信息管理基礎設施進行大力建設。首先，在選擇計算機硬件與軟件設備中，以高質量為標準，購買和安裝硬件設備質量高的產品。而因為文化執法檔案信息中有很多數據，因此要結合檔案信息的特征來相應具體的存儲介質，并備份數據信息。其次，要做好管理和維護檔案信息傳輸設備工作。為了可以更加高效的進行這項工作，應安排專人維護與管理這項設備，并且負責管理設備所處于的環境，進而保證設備可以安全有效的運作。
總而言之，想要提高文化市場行政執法檔案管理質量，就必須要對檔案信息中的安全問題妥善解決，進而為保障檔案信息管理工作順利進行。想要解決這一問題，既需要建設好檔案信息管理基礎設備設施，也需要加大力度建設信息安全人才隊伍，并健全與檔案信息管理有關的法律規定。唯有做好各方面的措施，才能從根本上規范行政執法檔案的管理。
［參考文獻］
［1］宋啟紅．檔案行政執法工作中存在的問題及對策［J］．黑龍江檔案，2015(03)．
【摘要】幼兒園檔案是反映幼兒園因地制宜實施素質教育，是進行幼兒保教、探索幼教規律的必要條件和可靠依據，教育檔案管理的目的在于規范幼兒園的教育管理工作，提高保教質量。本文客觀分析了我區農村“雙語”幼兒園檔案管理存在的問題及原因，提出要實現以檔案管理促進辦園整體水平的提高，應抓住的幾個重要環節：①樹立規范的幼兒園檔案管理意識。②及時收集，確保資料的真實完整，切忌為應付檢查弄虛假材料或抄襲。③掌握一定的檔案整理和歸檔的方法。
【關鍵詞】“雙語”幼兒園，檔案管理
2011年和2012年連續兩年，我曾受邀參加了縣學前教育辦公室對我縣農村“雙語”幼兒園辦園水平的評估檢查。我區農村“雙語”幼兒園從2010年始如雨后春筍迅速涌現，到2012年，我縣已建立了農村“雙語”幼兒園88所。截止測查時園齡最長的園所一年多，最短的僅僅幾個月。我們除察看實際的辦園條件、教育環境及觀看現場教學活動外，檔案檢查是另一項重要的內容。但幾乎所有的農村“雙語”幼兒園都存在著檔案缺失、條理不清、混亂存放等情況。我想這種情況不僅在我縣農村“雙語”幼兒園，可能在我州甚至我區農村“雙語”幼兒園也是普遍存在的。
“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。”幼兒園檔案反映幼兒園貫徹黨的教育方針，因地制宜實施素質教育，促進幼兒體、智、德、美全面發展的真實記錄，是進行幼兒保教、探索幼教規律的必要條件和可靠依據，是幼教工作者辛勤勞動和智慧的結晶。幼兒園檔案管理工作是幼兒管理工作中的一項基礎工作，它的科學化、制度化、規范化，可以有效地發揮檔案的利用價值和作用，更好地為幼兒園各項工作服務。目前農村“雙語”幼兒園師資力量和管理水平都很薄弱，我認為，可以規范檔案管理為抓手，推動農村幼兒園明了工作任務，穩步發展。因此根據自己的所見所聞，提出自己的一點看法，以供鏡鑒。
在檢查中，發現當前農村“雙語”幼兒園檔案管理亂象如下：
（1）檔案內容太少。有的幼兒園幾乎沒有檔案。有的園所檔案里僅有教職工名單簡歷、班級幼兒名單以及幼兒園工作行事歷。
（2）檔案內容蕪雜。園長及兼職檔案員不知道幼兒園應建立哪些檔案，檔案里應收集哪些材料。雖然檢查前給參加評估的園所發了通知，并給出了一份評估標準及評估方法的詳盡材料，但多數幼兒園仍不得要領，許多資料散堆在一起，不能分門別類歸檔。把上級文件、工作計劃、教學計劃、規章制度等混亂地放在一個檔案盒里，也不裝訂。有的幼兒園甚至沒用檔案盒，歸檔材料只是捆扎在一起堆放。
（3）檔案整理粗糙。字體不一（手寫體與打印字體都有），紙張不同，檔案沒有封面，無標注日期。
（4）缺乏專人負責，統一管理。國家對每所農村“雙語”幼兒園配一名管理人員和五名教師，每個教師帶一個班。有的鄉政府為解決園所人手嚴重不足的實際困難，配備了1-2名保育員。但還做不到設專職的檔案人員。有的園長把所有檔案工作攬于一身，但由于事務繁忙，力不從心，無法建立完整規范的檔案。
如此亂象，究其原因，我認為有如下幾點：
一是園領導是非專業出身，人員配置不夠。我區農村“雙語”幼兒園是國家為我區培養少數民族“雙語”兼通人才，開發大西北，富民強邊的一項重要的教育扶持項目。由于這個項目的推進迅猛，而我區又缺乏相應的幼兒教育管理及教學人才儲備，就招收了很多非專業教師和管理人員。如我縣為完成開園任務，就從各中、小學推薦的懂“雙語”、有一定工作經驗的教師中選拔了一批聘為園長。雖然她們在原先的工作崗位上個個都比較優秀，但中小學教育畢竟不同于幼兒教育，隔行如隔山，她們中大多數人在相當長的時期內無法適應新的工作。新建的幼兒園就如一張白紙，工作千頭萬緒，幼兒園日常實際工作已讓她們疲于應付，訴諸于文字的檔案工作更是沒時間、沒精力，也欠能力去做。這是造成多數農村幼兒園檔案不全、不規范的重要原因之一。而這種狀況也極大地阻礙了她們進行教育反思與專業的進步成長。
二是規范檔案管理的意識淡薄。沒有配置必要的檔案保管設備，未安排專、兼職檔案員。建議在目前人員編制不足的情況下，園長可根據本園教師特點，給每個教師分配一些必要的檔案工作，使其成為兼職的檔案人員。材料的收集要分工負責、落實到人，及時移交、及時入檔，統一管理。園領導要重視檔案工作的日常指導與檢查。應督促兼職的檔案分管人平時勤于整理記錄，避免檢查時慌了手腳，從網上或其它園所胡亂抄材料甚至不加修改應付塞責。園領導對此項工作的要求不能僅停留在“資料有人保管，所需材料有人提供”的層面上，不能滿足于“資料收放整齊、不丟不損”的檔案管理狀況。
三是檔案管理制度不健全。有定期歸檔制度，即學年末上交一次歸檔材料，而鮮有隨時歸檔制度。對歸檔材料，在歸檔范圍及內容上，重視收集反映幼兒園整體的資料，而忽視班組及教師個人資料的收集。這導致教師個人教學反思、教養筆記、幼兒觀察記錄等材料由于未歸檔而散在教師手中，不能發揮應有的作用。
四是檔案收集范圍不清，檔案管理方法欠缺。特別是教育教學檔案內容較完整的少，無論是幼兒園整體教育資料還是班組或教師個人資料，結果性材料多，過程性材料少，極大地降低了教學、教研資料的查考、借鑒等使用價值；資料形式以書面文字居多，圖片、音像等形式較少；此外，由于方法欠缺，檔案管理中還存在檔案整理無序、分類不明確的問題。如日常工作計劃與各種會議記錄、政治、業務學習記錄、工會活動計劃等混雜其中。
幼兒園檔案管理是幼兒園工作的重要內容之一，但要真正實現以檔案管理促進教育教學在內的辦園整體水平的提高，應該抓住以下幾個重要環節。
1.樹立規范的幼兒園檔案管理意識
要認識到建立健全檔案的必要性和價值。幼兒園檔案是在幼兒園管理和教育教研中形成的記錄和反映教育過程、教育成果、教育水平的重要史料和證據。幼兒園中很多工作具有常規性和重復性。作為工作或活動記錄的檔案，具有一定的查考、利用、保存價值。如我園每年開展大型的常規教育活動――親子運動會，每次活動前，我們會參照歷年運動會檔案，仔細選擇經過檢驗認為較為合適的運動項目；活動中我們對比賽過程進行拍攝拍照；活動后總結反思：哪些項目既有利于發展孩子的運動體能和技能，簡單有趣又安全，且有利于裁判認定、家長輕松把握的就予以保留。在開展運動會活動中產生的所有材料，運動項目的研討、比賽中的照片、總結等等匯集起來就是這個活動的專題檔案。
2.及時收集，確保資料的真實完整，切忌為應付檢查弄虛假材料或抄襲
檔案工作的基礎是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，最重要的是要注意保存原始的、真實的第一手資料，所以資料收集都是從平時的積累開始，從點點滴滴的工作做起的。首先，在全園教職工中宣傳檔案的作用，使大家了解和認識到保留檔案的重要性。其次，制定各類檔案交存的負責制度，要求各相關責任人將平時的原始資料都要保存好，活動結束或每學期末，必須及時將資料上報檔案室存檔統一管理，從而確保檔案收集的完整性。
3.掌握一定的檔案整理和歸檔的方法
現在農村“雙語”幼兒園還不具備設置專職檔案管理人員的條件，我們可聘請檔案局的專業人員對所有的教師進行基本的檔案制作整理、裝訂等方面的專業培訓，還可以向正規示范園所求助，請她們就幼兒園檔案整理歸類給予專門的培訓和指導，掌握主要的檔案立卷歸檔的基本功：①案卷的外觀要美。厚薄適當，裝訂齊整，背脊檔案名的書寫簡明、醒目。②卷內文件材料分班裝訂，盡量減少卷內文件材料之間的磨損。③為便于查閱、復印，案卷裝訂時，采用活頁拉桿夾。④檔案包裝材料應盡可能一致。⑤分類歸檔。為便于查閱，可根據檔案的性質和內容采取不同的分類方法。如按時間分類或按專題分類。
4.建立健全檔案管理制度
明確歸檔范圍與時間。在園務管理、教育教學及教研活動中，凡是具有查考、利用、保存價值的文字和聲像等各種形式和載體的文件材料都屬于歸檔范圍。可分別采取隨時歸檔與定期歸檔的方法。全園各班級開展的教育活動記錄，如每年的“三八”主題教育活動、故事大王比賽、國慶節慶祝活動、畢業典禮、運動會、教師技能技巧比賽、玩教具的制作比賽、教師工作能力考核等都是我園的常規活動，在籌備計劃之前，我們都要翻閱檔案記錄，從往年的計劃、總結中取往年之長，同時又避免往年活動的不足，精心策劃，精心設計。活動的安排，的海報、家長簽到表、發言記錄、活動總結等文字資料和所拍照片、錄像等圖片資料及聲像資料，要在活動結束后馬上整理，隨時歸檔。而每學期的教養筆記、當班記錄、周教育計劃、區域活動計劃及自主性幼兒記錄（如自然角植物生長記錄表）等資料在學期結束時上交，歸檔時間按學年度整理，實行定時歸檔。將同專題、同項目、同內容的文件材料編排在一起。同時還要明確歸檔的文件材料要求：凡歸檔或上報材料應做到書寫材料優良、字跡工整、圖形清晰并要注明題目、時間，以有利于長期保存和利用；打印材料用紙應可能統一紙張，同時要保存在U盤上。
建立借閱制度并認真執行。配備借閱登記本，凡是借閱者應按要求填好借閱登記表，要求借閱者不得在所閱材料內圈畫、拆頁、畫線；并規定歸還日期，逾期不還要及時催要，以防長時間后因遺忘而丟失。
5.幼兒園檔案管理內容可參照教育行政及教育主管部門制定的評估標準，結合本園實際，對全園檔案進行有特點的建檔分類
可參考下列分類：
上級文件類――（不言自明，不必細說）。
園務管理類――園務產生的會議記錄、決定等文書檔案。
保教檔案類（保教檔案是幼兒園最主要也是子類較多的檔案）――有全園保教計劃、各年級組教育計劃、園本教研計劃及教研記錄、教學反思、教師培養計劃、師徒結對協議、保育管理、大型教育活動的計劃實施及總結等。
家長工作類――家長委員名單、家長會記錄、家長問卷、家庭教育講座、家訪記錄等材料。
幼兒衛生保健類――幼兒體檢表、計劃免疫記錄本、學期體檢單、消毒、衛生檢查記錄、每周食譜、幼兒膳食營養測算等材料。
后勤工作類――安全、財產、財務管理、幼兒園基本建設、食品安全、食品采購等。
聲像檔案類――各類活動的圖片、照片及音像資料。
關鍵詞：市政管線；工程檔案；質量；執法；制度
Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.
Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system
中圖分類號：G271文獻標識碼： A文章編號：2095-2104（2012）
一直以來，由于市政管線工程檔案業務難度較大，加上市政管線工程一般不需要辦理房地產確權證明，所以工程檔案歸檔過程中存在問題多，困擾多。我市城建檔案館自從成立市政管線科以來，千方百計加大力氣做了大量的有針對性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管線工程檔案（尤其是利用率高的工程準備階段文件、勘察文件、測量數據、竣工圖等）的歸檔率以及歸檔質量大大提高；并且隨著地下管線工程檔案專項工作的開展，地下管線數據的移交工作也在逐步推進中。但是，與成熟的房屋工程檔案歸檔工作相比擬，依然存在著不盡人意的以下幾方面問題：
一、市政工程報建手續不完善的現象相對常見，檔案資料遭遇先天不足的問題。
市政工程基本都是政府投資工程，有的由于急于上馬，常常未完成正常報建程序就開工建設（大多數工程直至竣工階段用地手續依然未辦理完畢）；有的是邊開工邊報建；有的甚至是先開工后報建（比如由于臺風刮壞海堤而產生的修堤應急工程）。部分代建單位懷有僥幸心理，直到工程完工也并未去補全報建手續，檔案資料遭遇先天不足的問題；而市政工程都是關系民生，完工之后不管檔案資料齊全與否，工程都將投入使用，檔案資料欠賬就常常不了了之。
二、部分建設單位對檔案工作重視程度不夠，未能履行其組織、監督、檢查、收集、匯總以及移交檔案等職能。
部分建設單位對檔案工作重視程度不足，無視《珠海市地下管線管理條例》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等相關法律法規的要求，一是在基建過程中，未履行其組織、監督、檢查以及匯總勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、收集以及立卷歸檔工作的職責；二是在工程檔案預驗收和歸檔階段，亦未組織勘察、設計、監理、施工等單位收集以及向城建檔案館移交檔案；三是甚至當施工單位到城建檔案館辦理工程檔案預驗收和歸檔時，還不積極、不配合城建檔案館，找種種理由或者想各種辦法，推諉移交本由該司負責移交的工程準備階段文件以及竣工驗收文件，影響工程檔案預驗收順利進行，導致檔案資料歸檔不完整。
三、部分管線建設（或產權）單位無視相關法律法規要求，拒絕向城建檔案館移交管線資料。
附屬于道路建設的管線工程，如給水、排水、電纜溝、交通視頻監控工程，往往能按照有關要求，與道路一起辦理工程檔案預驗收以及檔案移交工作，在城建檔案館歸檔質量良好。單獨報建的管線工程，主要是電力、通訊、燃氣、有線電視等工程，建設（或產權）單位一直以來，不但未履行其作為建設單位組織、監督、檢查、匯總以及移交工程有關各方檔案資料的職能，而且本該屬于該司向城建檔案館移交的資料，他們卻一直以各種理由拖延移交，盡管該檔案資料（含測量數據）齊全。而對于這種不移交檔案的明顯違法行為，地方執法力度又不足；盡管珠海于2008年又出臺了地方性法規《珠海市地下管線管理條例》，這種事實依然沒有改變，地下管線檔案數據的存檔依然是老大難問題，導致挖斷管線事情常有發生，社會經濟損失不斷。
四、檔案資料員更換頻繁，熟手資料員流失情況嚴重。
經筆者多年工作發現，市政管線工程相關單位，尤其是施工單位，普遍缺乏固定的檔案資料員。每逢工程開工之初，隨便指派一名工作人員或者在外面找人兼職擔任檔案資料員，這樣的人大多未經過檔案專業培訓，他們不光缺乏必要的檔案理論知識，也不具備一定的檔案專業水平；同時，他們由于身兼多項工作或者純屬兼職，所以缺乏足夠的時間在工地從事資料收集工作；再遇上施工項目漏測漏驗的情況，檔案資料員閉門造車編寫檔案資料數據的情況普遍存在；而數據資料的蓋章審查不嚴格情況普遍，造假的數據資料往往可以蒙混過關，造成了檔案與施工過程不同步，檔案不真實，不準確、質量不高的現象。
每當新檔案資料員完成一到兩個工程項目，剛剛對檔案工作有一定的認識，往往又被安排去做其他工作，新資料員重新上崗，重新開始學習檔案知識，就這樣周而復始，沒法保證檔案資料的質量與穩定。
綜上所述，盡管城建檔案館做了大量的工作，檔案歸檔率以及歸檔質量情況得到根本好轉，但是依然有完善與提高的空間，只有開動腦筋，積極行動，聯合有關部門，以法律為依據，從機制上、從流程上、從加大違法成本上著手，就能解決目前工作中存在的主要問題，讓歸檔檔案更完整、更高質量。具體如下：
一、嚴格報建手續管理制度，將完善報建手續與工程結算緊密相連。
針對報建手續不完善的問題，一是有關行政管理部門必須嚴格按照國家法律法規有關規定，加強監管，工程務必滿足相關條件才能進行項目報批。二是將完善報建手續與工程結算緊密相連，市財政部門在結算前要核對工程報建手續是否完善（可由城建檔案館出具檔案存檔的證明文件），發現有報建未完善的，應停止進行該工程的結算工作，直至建設單位補辦相關報建手續后才恢復受理該工程結算工作。
二、做好做大宣傳工作、提高檔案工作意識。
城建檔案館必須進一步提高工作人員的檔案理論知識以及檔案工作水平，熟悉有關國家、地方性法律法規及檔案專業規范的要求。走向街頭，走進相關單位，定期舉辦大型宣傳活動，定期舉辦座談會、咨詢會，大力宣傳國家、地方性法律法規及檔案專業規范，轉變工作對象的思想觀念，為工作順利開展打基礎。日常工作中，遇到不履行職責、不理解檔案工作、不愿意移交檔案的情況，必須以相關法律法規為依據，曉之以情、動之以理，從大局、長遠以及辦事對象的角度耐心地進行說服，敦促、提醒該單位轉變思想，嚴格按照有關要求辦事。
三、嚴格執行處罰措施，加大違法成本，讓違法單位付出違法代價。
《中華人民共和國城鄉規劃法》、《珠海市地下管線管理條例》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線檔案管理辦法》等法律法規對建設單位在工程檔案竣工驗收后向城建檔案館或者有關部門移交檔案都有明確的規定；對于未移交檔案的行為，也明確了相應的處罰措施。雖然有那么多法律法規保駕護航，但是在我市，多年來，未移交檔案的違法行為并未得到應有的追究與懲罰，管線建設（或管理單位）的違法行為不必付出成本與代價，這不光褻瀆了法律的尊嚴，而且助長了這種違法行為的長期發生，最終導致了城建檔案館檔案存檔數據不完整，給政府決策以及社會發展帶來諸多不便。
事實上上，若能做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，這種不移交檔案的行為就一定能得到有效地遏止。比如我們的臨近城市――中山市，為了收集地下管線測量數據，即使該市未出臺地下管線法律法規，僅憑借《城市地下管線工程檔案管理辦法》，該市規劃局與城市管理行政執法局聯合發文，對于不辦理規劃報建、逾期不進行竣工測量、不辦理規劃驗收、不按規定報送工程檔案的行為，由市城建檔案館將違章建設單位名單同時報送市規劃局和市城管執法局，該市規劃局馬上暫停受理該單位所有建設工程（含管線工程）的報建審批業務，待其按照要求補辦工程報建、竣工測量、規劃驗收、工程檔案歸檔等所有事項后才恢復受理其建設工程案件；另一方面，市城管執法局則按照有關規定對上述違法行為進行處罰，取得顯著的成效。
珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，讓違法的建設單位付出違法成本，為其違法行為付出代價。
四、必須實行工程檔案資料員上崗證制度、備案制度、相對固定的制度。
一、工作目標
2021年2月28日前，全鎮完成精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、數字化處理及移交工作，建立精準扶貧檔案管理機制，實現精準扶貧檔案規范化管理，全面真實記錄脫貧攻堅工作歷程、成果體現。
二、工作內容及標準
（一）工作內容
脫貧攻堅以來，在開展各項工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。鎮、村在對精準扶貧檔案進行規范化管理基礎上，同步進行數字化處理，實行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進館檔案紙質檔案和數字化處理的電子檔案同時移交）。
（二）基本原則
規范管理、分級負責、刪繁去重。
（三）工作標準
1.整理標準
（1）文書檔案統一按照《歸檔文件整理規則》（DA/TA22-2015）進行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。
（2）項目檔案按《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發項目檔案管理細則》進行整理，國家重大建設項目檔案應符合《建設項目檔案規范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設項目按照相關行業規定進行整理。項目規模較小的，可以簡化整理，根據具體情況只能一卷或數卷。
（3）資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。
（4）照片檔案按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）進行整理。
（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78-2019）進行整理。
（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《數字檔案室建設指南》進行整理。
2.數字化標準
精準扶貧檔案數字化標準嚴格按照《紙質檔案數字化規范》（DAT31-2017)執行，實現目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行關聯，并完全匹配，方便查閱利用。
3.檔案裝具
按需到區檔案館統一領取符合規范的檔案裝具。
三、工作步驟
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮精準扶貧檔案建設工作方案》并送區脫貧辦備案。
（二）規范整理。2021年2月28日前，鎮、村完成2014—2020年精準扶貧檔案收集和規范整理工作，并同步完成精準扶貧檔案的數字化處理工作。
（三）分級驗收。一是鄉鎮初驗，在2021年3月10日前完成27個行政村精準扶貧紙質檔案和數字檔案驗收工作，并向區脫貧辦報告完成情況；二是區級抽驗，由區脫貧辦牽頭，組織區檔案局、區檔案館、區扶貧開發局在2021年3月31日前完成紙質檔案和數字檔案驗收工作；三是根據抽驗情況開展整改提升。
（四）歸檔裝訂。精準扶貧檔案歸檔裝訂待數字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。
（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關規定，將精準扶貧檔案移交至區檔案館。
四、工作要求
（一）高度重視，明確職責。主要領導親自部署，分管領導具體抓，掛片領導督促落實，確保歸檔工作專人專責。貧困村第一書記為第一責任人，駐村工作隊全程參與，及時查漏補缺。
關鍵詞：檔案管理；規范化；模型
一、公文制發是推進檔案工作規范化的基礎
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。
二、以我為主的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化的重要環節
實現檔案工作規范化的根本目標就是實現檔案保管利用價值的最大化和完整化。檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化標準化，乃至現代化的一個重要原則。[1]它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。
三、高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證
案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
四、檔案結構模型
1檔案的結構
事物都是以特定的結構形式存在的，每一種事物結構具有結構特性。對于檔案結構的認識，檔案學教材已有所涉獵，主要從檔案的實體構成和檔案的構成要素兩條途徑進行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構成檔案的兩個基本要素”屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區別，強調檔案的實體結構，可以為文件的整理和檔案館(室)藏提供理論依據。后者是對檔案或文件自身構成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實體的館藏意義，但這一認識對檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據，特別是電子文件的出現，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元劃分，為電子文件的整理提供了強有力的理論武器。我國檔案學者何嘉蓀教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對檔案整理理論的探討。[2]由此可見，F隨著檔案實踐的不斷發展和人們對檔案實踐認識的深化而變化，使之具有新的內涵。文件和檔案的整理是檔案實踐的核心內容，貫穿于文件運動的全過程(單份文件卷類全宗館藏)，它使散亂的文件具備了有機的結構特征。所以公式中的F不是檔案的結構自身，但它是搭建檔案結構的基本原則和方法。
2檔案的結構數學模型
檔案的結構是比較復雜的問題，隨著檔案實踐的發展日趨復雜電子文件的出現，使得檔案信息與載體合二為一，又可一分為二，我們可將其歸納為A=F(C+I)，F是一種法則，文件實體和文件信息的有機組合經過F法則變換成為“典型的、科學意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內在聯系、搭建檔案文件的有機結構為目的。A=F(C+I)中的C+I對于新的檔案實踐，尤其是電子文件、檔案實踐，具有非常重要的意義。在傳統的以紙質檔案為主導的檔案實踐活動中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對于它的載體。這一時期，實際上C+I可以用一個字母表示。但自上個世紀80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對傳統的文件的結構和整理理論提出挑戰。《中國檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實體的分類，《中國檔案分類法》實質上是對檔案信息的組織方法，而不是對檔案室和檔案館實體檔案的分類方法。由此人們第一次認識到，檔案實體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。[3]正是由于這一原因，在上個世紀80年代中后期的檔案管理學教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實體整理和信息整理稱之為“實體控制”和“智能控制”。
A=F(C+I)的異化及其意義。它概括了一般檔案室和檔案館的紙質檔案的結構關系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現以下幾種
