時間：2023-07-09 08:55:58
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關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法
2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
參考文獻：
[1]郭美孝：建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.
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關鍵詞： 企業檔案 檔案管理工作 規范化 歸檔率 信息流通使用最大化
作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業檔案是現代企業信息資源的基本形式，現代企業檔案管理的性質其實就是知識管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實體安全的同時，有效開發利用檔案信息資源，充分發揮檔案的歷史查考、管理經驗積累與法律憑證作用，更好地為公司業務開展及客戶提供檔案信息服務。但是怎樣能把檔案管理工作做到規范化、系統化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問題。我對本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進行剖析，與大家共享。
我在檔案統計中發現，檔案保管和收集整理存在諸多問題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時。歸檔范圍里面明確提到的應歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現3年的斷檔，運營管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規范化工作做得不夠。以前已入庫檔案有些未作規范整理；檔案的頻繁翻閱對原件會造成較大破損，借出信息不全面，導致原件歸還時錯位；對檔案庫房也缺乏檔案安全防護措施和實施規范，導致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時間，但是在利用信息這一塊占的時間也與整理占有同樣的比重，因為檔案保管均為紙質的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費了時間，又給檔案的保管帶來了隱患。用百分比來說明：公司的人員一般要用80%時間來收集信息，20%時間用于決策。
為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規范化和歸檔率提升計劃。結合文件規范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經過近一年的持續努力，檔案規范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來，我們的經驗主要有以下幾點。
一、明確目標，堅持信念，突破重點。
原始檔案具有維護企業經濟利益和法律權益，同時檔案是承載企業信息、提供精準經營數據和業務拓展、科技活動的數據依據。所以說檔案管理無小事，任何一點缺失，對某一特定事件來講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進中始終堅守著要把這項重要工作做好的信念。根據現狀設定了非常明確、具體的目標，充分設想到了各種困難，劃定了工作重點，并為此做了精心的任務分解。我們首先解決了其中最為關鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問題，成功地打開了工作的突破口。
二、完善檔案制度。
由于公司負責檔案分級管理的人員并非專業檔案人員，往往對于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結合本公司的業務特點和公司的架構體系重新完善了《檔案管理程序》等多個檔案制度。為了使制度既有指導性和實用性，又符合公司的架構體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構、職位、文件產生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經理和檔案人員溝通確認，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來。事實證明，擬定更全面的《檔案密級分類》《檔案歸檔范圍》和《庫房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫房的隱患降到了最低，同時也讓檔案管理人員在操作時有了準確的依據。
三、建立充分的組織保障。
這樣的檔案庫存量，這樣大的檔案問題，只靠一個檔案部門、一個專業檔案管理員的力量，是無法應對的。為此我們組建了檔案規范化和歸檔率提升的項目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進小組，發動、建立起了一個覆蓋全公司各個檔案使用、搜集部門的項目推進網絡。這為我們下一步推進實施工作奠定了充分的人力基礎。
四、充分理解各部門的難處，在推進過程中，更多采用的是培訓、幫扶的辦法，而不是簡單地跟催。
在檔案管理的整個過程中，最難的是收集。我在收集的過程中，充分了解各部門的收集和整理的難點，按照實際的難度系數來制訂檔案收集整理計劃，遵循計劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學習檔案相關制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進行。同時采取比、學、趕、幫的工作方法，充分調動每個參與者的積極性，讓檔案基礎較弱的同事到檔案室參觀學習，逐一分步講解，對已移交的檔案反復核查指導。短短不到一年的時間，接收檔案500卷（不含財務檔案），整理檔案共334卷。這些成績是檔案室有史以來接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
五、整個檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業務部門帶來增益服務的原則來實施。
結合5S概念，將各部門堆積無序的文件重新整理。對于經常查閱的合同檔案和工程檔案都按規范模式整理，減少了查詢文件的時間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達到了增益的效果，同時也贏得了各部門的重視和大力配合。
六、加強交流與溝通。
千方百計建立交流溝通渠道。例如通過檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對檔案知識、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對檔案工作推進進度及情況進行實時跟蹤公布，進一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識；組織分級檔案管理員去做得好的分級管理部門學習參觀，分享他們的檔案整理經驗，讓大家在相互交流中互幫互學，形成良好的比、學、趕、幫的工作氛圍。
七、建立檔案信息化平臺。
（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環節文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發事故防范、重大災害險情預防上發揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現階段大部分建筑企業對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。
（二）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。
（三）優化管理人員素質
優化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業，為檔案管理服好務。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應按照企業檔案管理者所發的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經常檢查檔案，查看是否有發生錯誤的事，尤其是工程項目的資料，由于工程時間長，若不經常檢查檔案，完工后才發現有很多問題，那時要改則很不容易，一是因為當時經手的人員在完工時基本已經調動工作了，有的甚至已經離職了，二是經過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補資料很有可能是造假的，所以在工程建設過程經常去檢查檔案，發現問題可及時進行改正，這樣既能保證檔案的真實性，又能保證檔案的準確性。
本8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。下面我談談自己的認識、收獲和體會。本文原創網站為中國范例網-
一、規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。
當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為
重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發展具有顧問特色的企業文化、經營管理、業務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標志。
二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發展的要求。
培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。
首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向
檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產品，是知識產品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關部門對上市公司的管理規定， 財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個事業部（定制產品）等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。
四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業學習和培訓。
提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。
檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。
辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
市級各部門認真組織實施，磁性載體檔案管理與保護規范》DA/T15-95市照片檔案收集整理實施細則》渝檔發〔〕36號）等聲像檔案業務標準、規范實施以來。取得了一定成績，但也存在一些問題。如有的單位檔案意識還不夠強，對聲像檔案的收集歸檔重視不夠，聲像檔案收集不夠齊全；有的單位聲像檔案整理不夠規范，聲像檔案所反映的人物、時間、地點、事由等要素揭示不清楚，不便于聲像檔案的利用；有的單位聲像檔案安全保管條件很差，影響到聲像檔案信息的讀取。為進一步加強聲像檔案管理，現提出如下要求。
一、進一步提高對聲像檔案重要性的認識
人類在社會實踐活動中直接形成的歷史記錄，聲像檔案作為一種專門檔案。反映一個單位主要職能活動和基本歷史面貌的重要史料，國家檔案的組成部分。與其他門類檔案相比，聲像檔案具有載體特殊、內容直觀、形象生動等特點。市級各部門要進一步提高對聲像檔案重要性的認識，建立健全聲像檔案收集、整理、保管等工作制度，明確聲像檔案的歸檔責任部門和責任人員，切實加強聲像檔案的管理。
二、加強聲像檔案的收集
任何單位或個人不得拒絕歸檔或據為己有。同時應明確聲像檔案的歸檔范圍，市級各部門應明確由拍攝錄制承辦機構或拍攝錄制人員負責收集、整理并向檔案機構移交聲像檔案。公務活動中形成的聲像檔案。凡是反映本機關主要職能活動、基本歷史面貌和重要工作成果的聲像檔案，均應收集歸檔。當前特別要加強對“唱、讀、講、傳”活動和“五個”建設工作中形成的聲像檔案的收集歸檔工作。收集照片時，對反映同一內容的若干照片，應選擇具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點的照片歸檔，照片、底片、說明應齊全。數碼照相機拍攝形成的數碼照片應保證未經編輯，像素不低于300萬，數碼照片同時要沖洗出紙質照片歸檔。收集錄音錄像檔案時，應簡要說明錄音錄像內容、主題、錄制時間等信息。
三、加強聲像檔案的規范整理
逐張編號、擬寫照片題名并編制目錄，聲像檔案的整理應嚴格執行國家和市的有關業務規范標準。照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細則》要求。使用的裝具（照片冊、底片冊和芯頁）必須符合規范標準，禁止使用普通影集、相冊整理照片檔案。錄音帶錄像帶按照《磁性載體檔案管理與保護規范》要求，錄音帶應簡要說明講話內容、講話人姓名、職務、錄制時期、錄放長度、密級等；錄像帶應簡要說明該錄像的主要內容、制式、規格和錄制日期、放映時間等；錄音帶、錄像帶應分別逐盤（盒）編制目錄。數碼錄音筆、數碼攝像機等數碼設備攝錄形成的錄音錄像檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》GB/T188942002市電子文件歸檔與管理細則》要求整理，錄音文件應統一轉換為WAVMP3格式，一個錄音文件刻制一張光盤，并貼上標簽，標注講話內容、講話人姓名、職務、錄制時間、密級等；錄像文件應轉換為MPEGAVI格式，一個錄像文件刻制一張光盤，并貼上標簽，標注該錄像的主要內容、制式、規格和放映時間等；刻制的光盤應逐盤編制目錄。
關鍵詞：高職 檔案工作 檔案建設 發展目標
一、檔案工作發展現狀
1.基本情況
檔案館負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作，開展檔案的開放和利用。目前，我院檔案館有3名專職檔案員，其中本科學歷1名，研究生學歷1名，在讀博士研究生1名；高級職稱1人，中級職稱2人。館長全面負責檔案館、校史陳列館及全校檔案工作，其余2名工作人員分別負責檔案工作的技術管理、業務指導、資源管理與綜合管理工作。此外，學校兼職檔案員的人數為34名，負責學校各部門檔案的收集、整理、歸檔、移交。
現館藏檔案總數截止2013年12月13日27576卷，底圖17682張。案卷按照高等學校檔案實體分類法分為黨群、行政、學生、教學、科研、基本建設、儀器設備、出版物、外事、財會、人事、照片、特殊載體、文書、示范建設、評估共十六大類。檔案館面積為409.62m2，其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。
2009年，檔案館開始使用高校檔案管理軟件，將檔案管理并入高校檔案館的管理之列，加強檔案工作的規范化、數字化、信息化建設，通過管理手段與模式的轉變，使我院的檔案管理與時俱進。
2.工作思路
提高檔案意識，增強宏觀管理。健全全校檔案工作網絡的二級管理，德陽、青白江校區檔案工作實行綜合管理，堅持集中統一管理原則，統一領導，統一機構，統一制度。堅持檔案規范化管理，重視專兼職檔案員隊伍建設及培訓，提高業務工作水平和檔案知識涵養。不斷更新檔案自動化網絡化管理設備，逐步實現檔案數字化與信息化。不斷改善服務方式與手段，提高檔案信息服務水平和質量。
3.組織管理
四川建院檔案工作由院長領導，主管副院長協助院長負責。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設館長一人。在全校形成了檔案館、學生檔案分室、人事檔案分室、財務檔案分室以及各部門配備的兼職檔案員的檔案工作系統，各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人。檔案館對全校檔案工作進行組織、協調和管理。
4.管理措施
在四川省教育廳、四川省建設廳、四川省檔案局的領導下，以及省檔案局經科處、高校檔案工作協會的指導下，依托學校檔案館為主體、各部門兼職檔案員形成的檔案工作網絡系統，執行我院《檔案管理規章制度》，切實將檔案工作落實到人頭，保障學校檔案的全面性、準確性和持續性；落實檔案管理崗位責任制，制定并執行檔案工作院長、主管副院長、各部門主管領導職責、專職檔案員崗位職責、兼職檔案員崗位職責，并由檔案館進行業務指導、監督和檢查全校檔案工作；以南大之星檔案管理系統為手段，實現檔案的數字化、網絡化管理；有計劃地培養檔案員，提高檔案員的素質，保障檔案信息的挖掘、編研與開發利用。
二、今后工作方向
學院的檔案工作雖然取得了一定的成績，但管理水平還有待進一步提高，在四川省教育廳、四川省檔案局的領導下，在省檔案局經科處、四川省高校檔案工會協會的具體指導下，我院將以此次達標為契機，以評促建，以評促管，以評促改，切實落實改進措施，爭取建成數字化檔案館。
三、發展目標
四川建院檔案館的短期目標是：以2013年達省二級標準為新的起點，堅持以評促建、以評促管、以評促改，切實落實改進措施，爭取三年以后申請檔案工作規范化管理達省一級標準認定。
我院檔案館的發展目標是：不斷提高檔案專兼職管理人員的綜合素質和業務水平，加強檔案管理手段自動化、形成積累程序化、檔案整理規范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數字化、數據錄入標準化、檔案檢索網絡化、利用服務人性化，逐步實現檔案館全面現代化、規范化、智能化、數字化、信息化的科學化管理。
參考文獻
[1]王雅南 高校檔案工作規范化管理途徑探討.教育學文摘[J]，2011，11下，總第44期，7-8。
[2]四川省教育廳 四川省檔案局 四川省高等學校檔案管理辦法實施細則（試行）.川教〔2009〕204號，2009，08，28。
【關鍵詞】檔案管理;全面控制;全員參與
在新的形勢下，如何加強對企業檔案工作的全面控制，增強全員檔案意識，提高檔案工作的規范化、科學化、制度化水平，以更好地發揮檔案在企業內部控制、外部維權等過程中的憑證和信息價值作用，就成了當前企業檔案管理工作中的新問題和新方向。A公司自成立以來，始終把檔案管理作為一項重要工作來抓，2007年9月公司獲評“國家二級企業檔案工作目標管理單位”。特別是2009年《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）以及2011年《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》頒布實施后，A公司與時俱進，推行檔案工作的全面控制和全員參與，積極推進檔案工作規范化測評，并于2014年9月通過廣東省企業檔案工作“二級甲等”測評?，F將A公司推行檔案工作全面控制和全員參與的經驗做法介紹如下。
一、加強領導，健全機構，明確責任，完善體系，并將檔案管理工作納入公司日常管理工作
為加強檔案工作的管理，A公司成立了以總經理為檔案工作領導小組組長的檔案工作機構。明確分管公司綜合行政辦公的副總經理為檔案工作分管領導、綜合事務部經理為檔案室負責人，安排了適應檔案工作需要的專業技術人員為專職檔案員，并充實各部門兼職檔案員。建立了統一領導、分級負責、責任到人、層次分明、運轉高效的檔案管理機構。公司檔案室負責統籌、協調、組織、管理本公司的全部檔案管理工作。各部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，同時，公司將該項工作納入各部門的年終考核。A公司將檔案工作發展納入《公司“十二五”發展規劃》，每年度在公司年度工作報告中對檔案工作情況進行總結，并在公司年度工作計劃中提出具體的目標和要求，與公司中心工作同部署、同推進、同考核。A公司健全、完善的檔案工作管理機構及領導的高度重視對公司檔案管理工作實施全面控制和全員參與起到了保駕護航的推動作用。
二、加強檔案工作制度建設，完善檔案制度體系，確保檔案工作行之有據、有章可循
為了實現檔案工作的全面控制和全員參與，A公司按照國家、省檔案局檔案工作規范的標準和要求，公司對原有的各項業務管理辦法和制度進行了修訂，對原來沒有提出檔案工作要求的予以補充，對原來檔案工作要求不明確的予以修改完善，將檔案工作滲透到公司經營管理的各個領域、各項工作中，在源頭上對檔案工作加以全面控制。
A公司建立了以崗位責任制，檔案收集、整理、移交、借閱、統計、應急預案等為主要內容的檔案工作制度體系，并將檔案工作列入各類業務合同、章程、協議和會議紀要中，促使每位員工在日常工作中時刻注重文件材料的收集和整理。在員工崗位職責中，明確規定了文件材料的形成、收集、整理和歸檔的職責，并將其納入員工年度績效考核中，確保公司檔案工作全員參與，責任落實到位。
三、強化檔案業務指導，推行檔案常態化檢查，嚴把檔案移交驗收關，做好檔案工作的前端、過程和終端控制
為達到檔案完整、齊全、規范的要求，A公司檔案人員從新一年度工作開始就對各部門文件材料的形成、收集、整理工作進行全過程的跟蹤，把工作做在前面。同時按照國家《檔案法》和省檔案局《企業檔案工作規范》的標準和要求，進行不定期的檔案工作檢查，發現問題后及時進行糾正和指導。到下一年度檔案移交時，一律堅持“不規范不接收”的原則，退回直到整理規范后再接收。
針對較難控制的養護工程檔案，由于參建單位多，施工周期長，而且普遍存在參建單位領導檔案意識薄弱、檔案人員缺乏專業技術知識、施工隊伍調動頻繁等原因，造成檔案材料歸檔不完整、不規范，移交不及時等等問題。A公司積極運用各項行政和經濟手段介入檔案管理工作。在項目施工招標時就將檔案工作列入招標文件，把項目文件材料的收集、整理、歸檔作為合同的一項內容，明確檔案歸檔質量和移交時限，如不能按時按質按量移交，則不給予決算等等，實行前端控制。同時A公司檔案人員在工程項目一開始就嚴格把關，及時了解工程進展情況，主動配合各施工單位，深入施工現場調查研究，對養護工程檔案實施全過程的跟蹤，執行檔案常態化檢查，并加強監督指導力度，及時發現問題，并指導其解決問題。最后工程竣工驗收時，嚴格執行檔案有關的法律法規，如發現有歸檔文件材料不符合要求，則不予以驗收，直到達到要求為止。做好檔案工作的前端、過程和終端控制。
四、注重檔案管理隊伍培訓，增強全員檔案意識，提升檔案業務水平
A公司非常重視檔案人員的業務培訓工作，每年都結合工作需要開展對各職能部門檔案人員的業務培訓。通過培訓，提高其檔案意識，使其充分意識到，作為檔案工作人員，應主動學習國家、省局的關于檔案方面的政策、法規，增加法制觀念和依法辦事能力，嚴格執行公司檔案管理職責，積極參與公司檔案管理的各項活動，在實踐中鍛煉和提高自身的業務素質和專業技能。
部門檔案管理辦法及實施細則一第一章 總則
第一條 為進一步提高中醫藥科學技術事業單位(以下簡稱中醫藥科技事業單位)檔案管理水平，根據國家檔案局、國家科委、建設部頒布的《科學技術事業單位檔案管理升級辦法》的規定，結合中醫藥工作的實際情況，制定本實施細則。
第二條 本細則適用于縣團級以上(含縣團級)獨立的中醫藥科技事業單位。
第二章 申報、考核與審批
第三條 中醫藥科技事業單位檔案管理分為：國家一級、國家二級和國家中醫藥管理局局級(以下簡稱局級)。國家一級、二級按國家檔案局制定的(科技事業單位檔案管理國家標準及考核內容》進行考評，局級按《中醫藥科技事業單位檔案管理局級標準及考核內容》進行考評。
第四條 中醫藥科技事業單位檔案目標管理申報工作，采取自愿申報、分級考評、審批的辦法。
第五條 各申報單位在按照不同級別的科技事業檔案管理標準及考核內容進行自檢后，按其隸屬關系向主管部門提出申請報告。
第六條 考評工作程序：
(1)聽取申報單位自檢情況的匯報;
(2)對照申報等級標準，結合實際情況逐項考核評分;
(3)根據考核結果進行綜合評議，提出考評意見作出考評結論;
(4)向申報單位公布考評情況，并宣布考評結果。
第七條 中醫藥科技事業單位局級檔案管理的審批工作按隸屬關系進行，局直屬單位報國家中醫藥管理局審批;地方所屬中醫藥科技事業單位報省、自治區、直轄市檔案行政管理部門或國家中醫藥管理局審批。
第三章 考評組的組織
第八條 根據中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的需要設立考評組。國家中醫藥管理局負責直屬單位的考核評審工作;地方所屬中醫藥科技事業單位的檔案目標管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會同地方中醫藥管理部門組織考核評審。
考評組一般由5-7人組成，考核局級檔案目標管理單位時，至少應有3名局級以上評審員參加。
第九條 局級評審員的條件：
(1)能正確理解并執行國家關于檔案工作和科技事業單位檔案管理工作的方針、政策、法規和標準：
(2)能夠熟練掌握中醫藥科技事業單位檔案目標管理標準，工作認真負責，秉公辦事;
(3)具有初級以上專業技術職務或大專以上學歷并有三年以上檔案業務指導或中醫藥科技管理工作經驗。
第十條 評審員的職責：
(1)接受對中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的業務咨詢;
(2)參加目標評審工作;
(3)及時向檔案行政管理部門反映檔案目標管理工作的情況和問題。
第十一條 國家級評審員由國家中醫藥管理局推薦，國家檔案局審核后聘任。局級評審員由中醫藥科技事業單位推薦，國家中醫藥管理局審核后聘任。
第十二條 局級檔案管理評審員任期三年，到期可以續聘，不再從事檔案目標管理工作的應解聘。
第四章 獎勵、監督與檢查
第十三條 檔案管理等級證書是驗證中醫藥科技事業單位檔案管理水平的標志。獲得檔案管理等級證書的單位按國家檔案局升級辦法的規定執行。
國家中醫藥管理局負責印制局級檔案管理證書，不定期公布局級檔案管理達標單位名單。
第十四條 對檔案目標管理工作做出重要成績，表現突出的檔案管理人員，其事跡可作為評選先進工作者或晉升的考核依據。
第十五條 國家中醫藥管理局會同有關檔案部門，定期或不定期地對已達到檔案目標管理的中醫藥科技事業單位進行復查。發現單位的檔案管理水平低于證書等級時要求單位限期整改，到期不合格者，要上報發證機關予以降級并收回其證書。對檔案目標管理工作中不堅持原則的考評組提出批評，并取消不合格單位的局級檔案管理等級資格。
第五章 附則
第十六條 本實施細則由國家中醫藥管理局負責解釋。
第十七條 本實施細則自公布之日起實行。
部門檔案管理辦法及實施細則二一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4、下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業知識，貫徹執行檔案法檔案法實施辦法，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合規范要求。
3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在1424℃，相對濕度要保持在4560%，防止危害檔案的現象發生。
5、檔案庫房內做到八防即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據保密法的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
部門檔案管理辦法及實施細則三第一條 為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。
第二條 標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。
標準檔案是國家檔案的重要組成部分。
第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。
第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上級下達任務的文件;
(二)標準報批稿;
(三)標準編制說明及其附件;
(四)意見匯總處理表;
(五)標準審查會議紀要或函審結論;
(六)標準報批公文;
(七)標準申報單;
(八)標準本;
(九)標準正式出版本;
(十)標準修改通知單及其附件;
(十一)標準作廢通知單。
下列文件材料需要長期保管：
(一)論證報告;
(二)調研報告;
(三)試驗驗證報告;
(四)標準征求意見稿(最后一稿);
(五)標準送審稿;
(六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);
(七)標樣。
第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。
第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。
國務院行業標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業標準檔案。
省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。
企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。
第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：
(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;
(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;
(三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀;
(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和復制;
(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續;
(六)認真執行檔案管理制度。
第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。
第九條 標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。
第十條 標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、后三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。
第十一條 標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。
標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。
第十二條 標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。
第十三條 標準文件材料的立卷、歸檔，按GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求執行，并應當符合下列要求：
(一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。
(二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。
(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。
(四)標準文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。
第十四條 保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。
第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。
第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。
標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批準，并限期歸還。
第十七條 任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。
第十八條 對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。
對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監銷人員簽字后，將清冊歸檔。
第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。
違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。
在學校班子的領導下，為促進學校檔案室事業的規范化現代化，本著為學校發展服務和為師生服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創建優秀檔案室而努力。
二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規范化為重點，力爭在檔案管理業務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
（一）加強宣傳與學習，將檔案法規范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識；指導處室兼職檔案員的檔案業務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。
（二）積極推進檔案管理規范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統一標準，進行規范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數據庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規范用效。
（三）做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校（原中心小學和成教中心）移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。
3、加強對庫房規范化管理，嚴格實現“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現代化建設。實現檔案管理思想現代化、管理手段現代化、管理人員現代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學校分管檔案工作領導、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領導、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學校的檔案管理工作。
