時間：2023-07-17 16:28:31
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一、提升檔案服務意識的重要性
（一）是社會公眾對檔案部門的要求。檔案本身作為一種紀錄歷史的資料，在當前社會不斷進步、經濟飛速發展的背景下越來越受到人們的重視，人們對檔案部門的要求、呼聲也越來越高。對此，檔案部門應積極突破傳統檔案管理理念的束縛，踴躍去探索檔案管理、服務的新思路，充分挖掘自身的潛力，致力于尋找檔案管理與社會發展的最佳結合點。
（二）是檔案工作自身發展的需要。檔案工作本身是為社會提供檔案保管與服務的工作，其基本屬性就是服務性，而服務性本身也是檔案工作能夠生存與發展的重要基礎。要讓檔案工作充分發揮出其自身的價值，檔案部門就必須要將服務放在當前工作的首要位置。檔案工作的開展必須要緊緊圍繞著社會中心工作服務，在檔案工作的全過程都貫穿服務，為此必須要切實做好檔案需求服務，對服務質量進行改善，積極轉變服務形式，創新服務內容，并對管理理念、管理模式、管理手段以及方法進行充分創新，只有這樣才能夠讓檔案的存憑、留史、育人、資政等作用得到充分的發揮。
二、提升檔案服務意識，改善檔案管理質量
（一）樹立起“以人為本，一切為利用者服務”的理念。當前，現代檔案管理工作受到市場的嚴峻考驗，為此，必須要從市場的實際情況出發，對檔案服務的目標與內容進行明確，從利用者的實際需求出發，制定出具有針對性的計劃，更好地為廣大的群體服務。伴隨著各種先進信息技術的運用，電子檔案的使用越來越廣泛，也有越來越多的利用者迫切希望可以利用計算機來對檔案進行快速檢索。有鑒于此，必須要做好充足的準備，盡可能地為利用者提供一個舒適、高科技的環境，以便于利用者能夠快速、安心地獲取自己需要的檔案。?c此同時，檔案工作人員自身還需要積極地改變服務理念，從市場角度、高科技角度出發，為利用者提供更高水平的服務。
（二）不斷拓寬服務方式，充分發揮檔案的社會效益與經濟效益。檔案工作開展的目的就在于讓社會大眾能夠更加方便地獲取各種信息，以便能夠為經濟、文化工作的開展提供參考研究，從這里能夠看出檔案的實際意義就是能夠為其他各個領域提供支持。檔案是一種非常重要的參考憑證，檔案有著相當深刻的時代性，能夠對當時的社會與經濟水平進行充分的體現，通過對各個時期相同類別檔案的比較，能夠從其中發現各種規律，進而為社會與經濟等領域的不斷進步提供重要借鑒。例如生產、科研這方面的檔案，可能對當代經濟的發展有促進的作用，也具有十分強的操作性，但是檔案的經濟效益與此有所不同，檔案所獨具的參考作用使得更多領域能夠從中獲益，從而為其發展起到巨大的推動作用。隨著檔案工作的開展，需要檔案管理工作人員對服務的方式進行不斷改進，通過多元化、精深的服務改善檔案部門的服務水平，為廣大利用者提供良好的服務，充分發揮出檔案的價值。
（三）加強檔案資源的開發，為利用者主動提供服務創造條件。對于檔案部門來講，最大的優勢就是豐富的信息資源，因此檔案部門不能僅僅成為檔案的守護者，同時還必須要成為檔案信息資源的開發者以及傳播者。檔案管理人員通過挖掘信息資源，從而為利用者提供服務，這也是檔案工作人員做好檔案服務的重要前提。檔案信息資源開發的基本手段之一即是檔案的編研工作，根據利用者的需求，為他們提供良好的二次、三次文獻服務，例如編制出專題匯編、專題文摘等等。面對快速發展的信息技術，檔案工作人員需要擁有良好的超前意識、創新意識、信息意識以及市場意識，充分認識到檔案本身不僅可以用來對過去的問題進行分析，同時還能夠為現實工作提供重要的信息支持。以科研類檔案為例，在經濟方面存在潛在的價值，能夠將檔案信息資源轉化為現代化的生產力，對此，就需要檔案工作人員合理開發信息資源，以為經濟建設提供服務。同時還應該充分利用自身館藏優勢，定期舉辦專題展覽以達到宣傳、思想教育的功能，從而將檔案信息資源的作用最大限度地發揮出來。
與此同時，檔案管理工作人員應在提升服務水平、層次上做足準備，積極采用現代化技術去創新、研究相關檔案的收集范圍、整合方式、利用模式等等，尤其是要主動利用所掌握的檔案信息資源來為領導、部門決策提供準確度高的檔案資料、文件匯編作為參考，進一步提高服務的價值。
（一）學校管理層對檔案管理認識不夠
調查發現我國許多學校的檔案管理工作存在諸多問題，管理漏洞百出，一旦需要查找相關檔案時，往往是無從尋找。究其原因，主要原因之一就是學校的管理層對學校檔案管理工作的重要性認識不夠，對學校檔案管理的重視程度不夠。許多學校的管理層片面地認為學校作為教書、育人的場所，只要做好育人和相應的科研工作就足夠了，從而忽視了學校的檔案管理工作，沒有意識到檔案管理對于總結學校的教育經驗，積累和探索學校的教育方法，維護學校的教師和學生的合法權益和人力資源檔案等方面的重要作用[1]。由于學校管理層的不重視，因此導致了學校的檔案管理工作松散，即使學校有負責檔案管理工作的人員，也由于領導不聞不問，加上建設資金投入不足、硬件設施落后、人員培訓力度差、待遇同比教師或其它崗位差，因此工作積極性不高，思想動態不穩定，檔案材料不能及時整理、歸檔，從而導致了檔案管理混亂的局面。
（二）學校檔案管理中服務意識差管理水平落后
學校的檔案管理人員業務水平普遍不高，服務意識較差，不能適應現代學校檔案管理的需要。學校檔案管理工作長期處于手工階段，不能與時俱進，信息化程度低，管理方式和檔案建設手段還比較落后，工作效率低、準確性和完整性差。由于學校檔案管理工作不受重視，人事檔案管理缺乏專業的人才，缺乏培訓學習機制，相互之間對于人事檔案管理的經驗交流少，導致了管理人員業務水平不能適應管理的需要。
（三）學校檔案管理的檔案收集、歸檔意識差
通常學校的大量經費和人力資源都投入到學?；A設施建設、購置教學設備設施與教學之中，往往忽視了對學校檔案管理工作中的基礎設施建設與檔案管理中人力資源的投入。在學校管理中，一些管理人員由于檔案建設制度不健全、檔案管理人員緊張，因此在檔案建設管理時通常將重要的檔案文件放置于個人手中，認為方便查找。這就造成了檔案丟失或檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理。學校檔案管理的收集和檔案歸檔意識較差，一些教職工甚至不愿意將檔案交規學校管理，這既有教職工檔案歸檔意識差的原因，另一方面也因為高校檔案管理水平較差，甚至有檔案丟失的情況出現，因此也導致教職工對于學校的檔案管理信心不足，不愿將檔案交規學校保管。
二、強化學校檔案管理服務意識的對策
（一）加強學校檔案管理的服務意識
觀念是行動的重要引導。要強化學校檔案管理中的服務意識，從而提高學校檔案管理的整體水平，首先應當增強檔案意識，轉變思想，增強檔案管理意識和檔案管理中的服務意識。增強檔案意識是做好學校檔案工作的前提，要強化學校檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強服務，而應當從全員入手，要求學校的各個崗位、各個部門都通力配合，樹立全員檔案意識，協助檔案管理專員做好檔案管理工作。首先檔案管理在機關工作中的重要性，應當得到學校教職工的認同，要徹底擯棄檔案工作可有可無的思想，要將檔案工作當成重要的學校管理任務來執行。其次，學校檔案管理與各個職能部門之間的協作關系應當明確。檔案管理的根本是為了各個部門、各個機關傳遞、儲存信息服務的，是大家儲存信息、利用信息的手段和窗口。檔案管理辦公室應當定期給各個業務部門或教職工培訓檔案歸檔和檔案收集的講座，使大家了解檔案管理員的工作職責，和大家主動提交檔案的意識。
（二）強化學校檔案管理中主動服務意識
當前學校的檔案管理和檔案服務中，主要還是被動服務。檔案工作的服務方式和服務需求使檔案管理常常被動地為教職工等服務，即當教職工有了檔案查詢或檔案借閱等的需要時，才上門找檔案管理人員要求服務。這種被動的檔案服務管理有待進一步深化和改革。要提高學校檔案管理中的服務意識和服務水平，首先應當強化學校檔案管理中主動服務意識。檔案管理人員應當主動服務，積極主動地為檔案使用人員著想，積極創造便利的服務條件，主動提供檔案服務。如主動為需要檔案的教職工或學生提供咨詢服務、答疑服務和查閱服務等。強化主動服務的觀念，需要檔案管理人員進一步提高服務水平，在檔案查找和檔案利用、檔案歸檔、檔案歸還上下功夫，提高檔案查準率和查全率。積極主動地創造檔案服務條件，提高檔案管理水平，主動為學校管理層的決策和學校教學服務以及學生服務，主動提供多種服務，使檔案管理工作轉化成教學資源，從而使檔案管理工作產生良好的社會效益。
（三）強化學校檔案管理中的信息化服務水平
在數字化信息化的發展和廣泛應用的社會背景下，檔案管理工作既面臨機遇也迎來了挑戰，檔案管理數字化已經成為時展的需要和大勢所趨。在學校的檔案管理中建立檔案管理數字化系統也需要各個部門的通力配合，才能建設成高效的檔案管理數字化的系統。檔案管理數字化系統包括檔案數字化采集系統和檔案數字化查閱系統以及檔案日常管理系統，各個系統應當相互協調，相互適應。數字化采集系統不準確、不及時勢必影響檔案數字化查閱系統對信息的準確、快速獲??；同理，日常管理系統跟不上數字化采集系統的需要，不能及時分類管理采集系統收集的檔案也造成檔案數字化查閱系統的使用效率。檔案管理的信息化的根本目的是為了給教職工提供更方便快捷的檔案服務，因此學校檔案管理中不僅要提高信息化建設，更要提高信息化服務水平。
（四）強化學校檔案管理中的服務接待水平
要做好學校檔案管理工作，檔案管理人員首先應當具備愛崗敬業、為師生服務的態度和決心。檔案接待工作是學校檔案管理的主要任務和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應當具備一顆熱愛這個工作崗位的心[4]。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語服務教職工和學生，要耐心細致地解答師生的提問。當前我國許多政府或公共服務部門存在許多“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的不良現象，引起了老百姓的極大不滿和強烈反感。學校的檔案管理部門作為為學校師生服務的部門，應當高度重視檔案管理中的服務接待工作，應當充分發揮檔案接待工作的服務性質，為師生提供優質的服務和禮貌的用語，以及專業的檔案管理服務，使師生能夠在接觸檔案管理時感受到溫暖和便捷。
三、結語
[關鍵詞]服務意識 表現 原因 對策
一、檔案管理工作服務意識不強的表現及原因
因為在價值觀念上出現了“主仆”顛倒的錯位，所以在實際工作中就會服務意識淡薄。一些檔案管理部門不善于站在服務對象的角度作換位思考，在工作中不習慣設身處地為服務對象著想，常常服務“缺位”，導致服務對象意見很大。我國的檔案管理工作在服務方面還存在很多問題，亟待解決。
（一）主動服務意識不強
在目前的檔案管理工作中，工作人員服務意識不強主要表現在有時對需要服務的對象有不重視的現象。尤其是基層檔案管理人員，在處理“管理”和“服務”“公仆”和“主人”的關系時，沒有擺正自己的位置，甚至還有個別職工在工作中存在方法簡單、粗暴，態度尤其蠻橫等問題。工作人員服務意識不強會直接影響檔案管理各部門的總體形象。
（二）服務不及時，辦事效率不高
主要表現為部分工作人員在思想上重視不夠，對服務對象提出的問題處理不及時，辦事效率不高。部分工作人員工作拖拉、推諉、得過且過、敷衍了事的現象層出不窮，由此就出現了工作效率低下、工作不扎實等后果。由于各部門協調不夠、分工不明確，經常會導致服務對象做很多不必要的工作。
（三）服務工作的思路、辦法、措施不多
作為我國當前的檔案管理部門，部分會出現服務思路、辦法、措施匱乏，離國際化標準和服務對象的要求還有很大的差距。在工作中由于行為不規范，存在隨意性，不能嚴格按照程序依法辦事。各個地區應該多交流學習彼此的長處，補齊自身的短板，開拓思路，改變原有的單一、死板的工作模式。
（四）信息化水平不高
我國的檔案管理工作沒有充分地利用網絡信息平臺和其他現代化辦公設施等技術手段，對檔案管理工作仍長期采用傳統的管理方法，不能完全適應目前的工作需要。且工作隨性，導致組織紀律差。經常會出現不遵守上下班紀律等問題。以上問題的原因是多方面造成的，主要與單位的重視程度以及個人的學習教育有關，由于自我放松紀律約束或政治學習，使工作的熱情或主動性大大降低，從而影響了部門的整體形象。
二、強化檔案管理工作服務意識的方法和對策
針對上述問題，我們提出要“牢固樹立服務思想，不斷改善服務態度，努力提高服務質量”，進一步做好服務工作，并初步提出以下整改措施：
（一）進一步牢固樹立服務意識
要在檔案管理各部門開展“服務質量年”學習教育活動，組織部門職工進一步學習檔案管理的有關文件，努力增強每個職工的服務意識、全局意識和責任意識，切實轉變作風，使“服務工作無小事，服務工作無止境”，服務基層“從我做起，從小事做起”真正成為每位職工的自覺行動，樹立良好形象。
（二）切實規范工作程序
要將本部門的主要工作流程和程序固化，特別是在引進先進人才、規范各項工作流程、引進先進技術等方面的工作程序，要讓部門全體職工明確、服務對象周知，使部門職工清清楚楚工作、服務對象明明白白辦事。
（三）切實轉變工作作風，努力提高服務質量
1.熱情接待。對前來辦事的服務對象要做到熱情接待，文明用語，耐心解答，認真及時辦理。
2.認真辦事。對服務對象所辦之事既要注意掌握政策，堅持原則，又要做到認真對待，一絲不茍。能辦的及時辦，暫時不能辦的耐心解答，不能辦的明確說明情況；本部門職責內的絕不推諉，職責以外的要及時引導。
3.改進工作方式。推行“基層辦事優先制”“即時答復制”。公開部門信箱，主動征求服務對象意見。在網絡平臺上公開部門信箱地址，主動征求各方的意見。
4.暢通信息渠道，擴大信息范圍。力爭在網上建立組織檔案管理工作主頁和數據庫，加強信息采集和綜合利用，為檔案管理提供更加快捷、準確的信息資料。
三、結語
強化服務意識，就要樹立“多設路標、不設路障，不是主角、勝似主角”的工作理念。在這種理念的推動下，檔案管理人員要不斷創新體制機制和服務方式。強化自身的服務意識，還要改變過去原有很多不適應的工作狀態和工作方式。針對目前檔案管理隊伍所面臨的知識結構老化、學養素質參差不齊的現狀，單純地寄希望于通過“招收新人”來解決歷史遺留的這些問題，勢必會陷于被動。因此，應該倡導全員學習、強化分層培訓、構建終身教育體系就變得尤為重要，甚至刻不容緩。其次，相關部門要出臺優惠政策，健全檔案管理工作的學習制度，采取強制措施，強化考核達標力度，形成學歷教育、任職崗位培訓、任職基礎教育三級教育體系，激勵全體員工通過不斷的自主學習來更新自己的知識結構，提高自己消化新知識、理解新思想、掌握新技術的能力和水平，以適應不斷發展的新事物、新觀念、新技術的要求。
【參考文獻】
[1]范麗娜.檔案管理人員應具備的素質[J].西安郵電學院學報，2009（02）.
關鍵詞:法律；病歷檔案；管理；依法
長期以來，病歷的管理與利用多停留在經驗和習慣要求的層面上，其實病歷作為醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和，它除了要受相關醫療衛生技術規范的約束，還應該受到《中華人民共和國檔案法》及相關法規的調整， 所以病歷檔案的管理與利用，它必須依法管理。
1病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業特殊性[1]：一是病歷檔案的完整性與連續性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數據及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產生和形成很快、數量大，是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。依據病歷檔案，醫師可迅速正確診斷與治療患者，醫院亦可據之申請醫保給付、理清法律責任等。
2病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內容，即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理[2]。
2.1病歷形成過程中的依法管理
病歷是病人接受醫務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發生、發展和轉歸等診療過程的原始記錄，能為醫療教學、科研和醫療管理提供重要的信息資料，在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發生醫療糾紛時，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據，特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據的若干規定》中明確規定醫療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后，病歷更是醫院或醫務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。
2.2病歷形成后的依法管理
病歷是醫務人員對病人診治過程的書面記載，因此，病歷書寫的主體必須是有關法規規定的人員。顯然這里的醫務人員指的是取得醫師執業證書并對病人實施診治的人員，不是病人的經治醫師或未參加病人檢查、治療的醫務人員不得書寫病歷。病歷的內容應該符合客觀、真實、準確的要求，在臨床醫療中許多醫務人員也為病人書寫了病歷，但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷，如醫師“敷衍了事，未仔細詢問病史，憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立，故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等，這樣的病歷無論是作為醫療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據其價值和作用都大打折扣。衛生部在《病歷書寫基本規范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確?！辈v記錄的客觀、真實準確，表面上是對病歷內容的要求，實質上是對醫務人員的執業要求。這體現在《執業醫師法》第二十三條、第三十七條的規定中:醫師“不得隱匿、偽造醫學文書及有關資料”，否則要承擔相應的法律責任。
2.2病歷形成后的依法管理
病歷的書寫應按規定時限完成并符合相關衛生法規、規章的要求醫師每天要診治許多病人，如若不是每次診治后及時記錄，則有可能造成記憶的遺漏或混淆，萬一有醫療糾紛發生或訴訟發生再去補寫，其真實性和可信度必將受到懷疑，因此，病歷及時完成是保證病歷公證性的前提?！恫v書寫基本規范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規定，如規定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內完成;24小時內出、入院記錄應當于患者出院后24小時內完成;24小時內入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內完成”等等，這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外，《病歷書寫基本規范》還具體規定了以下幾個方面的內容:①病歷的涂改、修改的規定:“書寫過程中出現錯字時，應當用雙線劃在錯字上，不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫務人員有審查修改下級醫務人員書寫的病歷的責任。修改時，應當注明修改日期，修改人員簽名，并保持原記錄清楚、可辨，醫囑不得涂改，需要取消時，應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名，這些規定，解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統一、不規范的作法，明確了什么是病歷的的合法涂改，為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現在病歷中有關知情同意的規定:“特殊檢查治療等醫療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時，應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時，應當由其近親屬簽字，沒有近親屬的，由其關系人簽字;為搶救患者，在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下，可由醫療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫療措施不宜向患者說明情況的，應當將有關情況通知患者近親屬，由患者近親屬簽署同意書，并及時記錄。”這方面的規定與我國的相關法律法規相銜接、相一致[3]。
3法律知識缺乏造成醫患糾紛[3]
我國正逐步進入法制社會，依法行醫是每個醫務人員應該自覺遵守的準則。每個醫務人員應該認真學習《執業醫師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等，針對醫務人員所立的各項法律、法規。用各種法律條例規范自己的職業行為與道德規范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫院不受損失[4]。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責，對醫生本人負責，更應對醫院負責。以便為交警，司法部門調查立案提供可靠的證據，并為當事的雙方爭得法律上的主動。
參考文獻
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關鍵詞：學校 檔案管理 服務意識 強化方法 決策
學校的檔案包含了本校師生和其他工作人員的基本信息、社會實踐、教學成果等一系列資料，對學校師生以后的就業和晉升有著重要的作用，因此，學校的相關人員必須對學校檔案管理給予足夠的重視?，F階段，我國居民對于知識的重視程度不斷加深，學校的學生日益增多，學科資料、學生信息、檔案資料等也越來越多，這給學校的資料管理人員造成了極大的困難。針對這些問題，進行研究分析。借此平臺，與各位相關研究人員切磋討論。
一、學校檔案管理的作用
1.記錄學校發展史
一般來說，人的記憶是有限的，所以有時候需要利用文字來記錄過去時間內發生的事情。學校檔案的功能就在于此。學校的檔案應記載著自學校建立以來所發生的各個重大事項，包括教學、科研、學生檔案、教師履歷等等，是整個學校運行過程中不可缺少的一部分。學校檔案一般以文字或者電子圖像的形式，記載了學校發生的重要事件，蘊含了大量可靠的信息。伴隨著時間的流逝，許多事情只能通過學校的檔案來查詢獲得。
2.為決策提供依據
學校檔案記錄了學校的發展歷程，匯集了學校的知識成果、教育經驗等，可以為學校的各種決策提供依據，具有極大的價值。主要體現在以下兩個方面：第一，教學管理作為學校工作的核心，引起了學校相關部門的強烈重視。在對本校的教師進行教學質量評估的過程中，需要對參與教學評估的教師的、研究發明、就業情況等一系列教育成果進行調查對比，而這些程序的進行主要是依據學校的現存檔案來實現的。第二，學校的領導決定了學校的運營軌跡，但是大多數學校領導層的任期都具有一定的時間限制，他們只是學校某一時間段的參與者，對于學校的具體狀況并不十分清楚。為了保證工作的順利展開，學校的領導階級必須通過查閱學校檔案來了解學校的發展與前景。并在此基礎上，做出正確的決策，促進學校的發展。
二、現階段我國學校檔案管理中存在的問題
受過去舊式思想觀念的影響，現階段我國大多數學校并不能真正的意識到檔案管理的重要性。因此，在平時的工作中，并沒有許多學校對檔案管理給予應有的重視，導致很多麻煩的產生。例如：在現實的學校管理中，許多工作人員由于缺乏對學校檔案管理的足夠重視，所上交的材料不及時或者材料內容不健全，導致學校的年立檔歸卷無法按時完成，給以后學校工作的展開帶來了極大的不便。
2.學校檔案管理中硬件設施較差
目前，我國學校的檔案管理人員仍處于舊式的檔案管理服務意識中，不能適應新時期的學校檔案服務管理。過去，學校的檔案管理工作長期處于手工操作進行歸檔的階段，方式比較落后，管理效率較差。隨著科技的發展，計算機技術不斷進步，舊式的管理方式早已不能滿足日益發展的社會的需要，必須對其進行技術的革新。為更好地保管檔案，學校應配備較為先進的計算機設備與相關軟件，對學生檔案實行集中管理。對于紙質的檔案，也應注重防潮、防蛀、防火等，使學校的檔案可以長期保存。
3.缺乏專業的檔案管理人員
由于缺乏對學校檔案的認知度，一些學校并沒有按照相關規定設置專門管理學校檔案的職位，而是讓學校的教師或者學生來兼職，致使學校的檔案管理工作出現了大量的問題。一方面，這些兼職人員并不是檔案管理專業出身，對于檔案管理流程并不十分了解，缺乏對于檔案管理的專業素養。有的兼職人員甚至沒有經過一些適當的培訓，使學校的檔案管理工作存在著較大的不確定性。另一方面，這些檔案管理人員平時還忙于其他的工作，并沒有多余的時間來進行學校檔案管理工作方面的培訓，更沒有多余的時間與精力來管理學校的檔案。
三、如何更好的強化學校檔案管理中的服務意識
思想是一切行動的前提和基礎，只有從根本上轉變觀念，才能最終體現在行動上。因此，要想強化學校檔案管理的服務意識，就必須首先從思想上轉變觀念，增強學校對于檔案管理的重視程度。這不僅僅要求檔案的管理人員重視檔案的管理，同時也要求學校其他人員對于檔案管理給予充分的配合。更重要的是，學校相關領導應準確認識到檔案管理對于學校發展的重要性，通過自己的實際行動，為全體師生樹立一個良好的榜樣。同時，學校應對檔案管理的重要性進行宣傳講解，讓全體師生了解到學校的檔案管理與他們自身的利益息息相關。由于檔案管理的目的是為學校的各個部門、機構提供有用的信息，所以，學校各個職能部門之間的默契配合也是對學校檔案進行有效管理的重要條件。針對這種情況，學校應定期對各個部門進行檔案管理的培訓，使大家明確了解自己的職責，增加各個部門之間的默契度，提高學校的工作效率。
2.強化學校檔案管理的信息化服務水平
隨著我國經濟的不斷發展，越來越多的人認識到了知識的重要性，紛紛選擇走進學校充實自己。為給越來越多的學生提供更好的學習環境，我國大多數學校選擇擴充自己的學校規模。學生數量不斷增多，學校規模不斷擴大，導致學校的檔案越來越厚，給學校的檔案管理人員帶來了一定程度的困難。很明顯，舊式的檔案管理模式已不再適應日益發展的社會的需要。近幾年來，計算機技術快速發展，給我國學校檔案管理工作帶來了極大的方便。檔案管理數字化主要包括檔案數字化信息采集、檔案數字化查閱系統與檔案日常管理系統三個方面。這三個系統之間相互影響，相互聯系。如果其中一個系統出現差錯，勢必會影響其他兩個系統的正常運行。例如：檔案數字化信息采集系統出現錯誤，信息采集的不準確、不及時，勢必會影響檔案數字化信息查閱系統對于所收集信息的快速反應。檔案日常管理系統也由于檔案數字化信息采集系統所采集信息的失誤，不能及時有效地對所采集的信息進行歸類整理。這嚴重違背了學校進行檔案管理的初衷，降低學校的工作效率。
3.提高檔案管理人員的專業素養
學校的檔案管理工作瑣碎，涉及面廣，牽扯人員眾多，任務量重?，F階段，我國大多數學校并沒有配備專門的管理人才對于學校的檔案進行管理，不能滿足學校對于檔案管理的要求。針對這一現象，學校應聘請專業的檔案管理人員對學校檔案實行嚴格的監管，并定期對學校檔案管理人員進行專業的檔案管理培訓，不斷加強學校檔案管理人員的專業素養，提高檔案管理人員的業務能力，為學校全體師生提供更好的服務，進而提高整個學校工作效率。值得注意的是，在對檔案管理人員進行業務培訓時，不僅要加強對檔案管理人員專業理論知識和先進技術實際操作能力的培訓，還應注重對于檔案管理人員的思想教育，增強檔案管理人員的職業道德。此外，為提高學校的檔案管理效率，學校還可以建立激勵制度，對于表現突出的檔案管理人員進行適當的獎勵。
總體來說，隨著人們對于知識的重視程度不斷加強，越來越多的人選擇再一次走進校園，充實自己。學校為適應現階段的發展需求，不斷擴大學校的規模。不斷增加的學生數量，不斷發展的學校進程，導致學校的檔案資料越來越厚重。這給我國學校的檔案管理工作造成了極大的困難，必須采取一系列積極有效的措施去解決這些問題，提高學校的辦公效率，給全校師生提供方便。目前，我國學校的檔案管理工作中存在著包括學校對檔案管理重視度欠缺、學校檔案管理中硬件設施較差、缺乏專業的檔案管理人員等幾個方面的問題。針對這些問題，通過一系列的研究分析，對如何才能更好的強化學校檔案管理工作中的服務意識進行了大量的討論，提出應在增強學校對于檔案管理的重視程度的基礎上，利用計算機技術，強化學校檔案管理的信息化服務水平。同時，應對檔案管理人員進行定期的培訓，使其緊跟時代的發展潮流，提高檔案管理人員的專業素養，更好地為全校師生服務。
參考文獻
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一、我國醫院綜合檔案管理存在的問題
（一）管理制度不完善
受到市場經濟不斷發展的影響，目前我國大多數醫院在日常管理中過多的關注發展經營戰略，忽視了內部管理，導致綜合檔案管理工作被耽誤，管理制度落后，部分醫院的管理方式、管理手段甚至停留在幾十年前。此外，隨著我國醫療衛生事業的變革，傳統綜合檔案管理制度開始逐漸不能適應時展的需要，導致管理過程中問題頻發，就實際綜合檔案管理情況來看，大多數醫院未能建立起符合時展的管理制度，在具體管理工作中沒有制定科學的規章制度，各項工作的開展無規范性可言，檔案資料丟失現象嚴重。
（二）管理設備落后
面對飛速發展的計算機技術，醫院綜合檔案管理工作面臨著管理信息化的挑戰，而實現信息化管理的前提在于配套的計算機綜合檔案管理設備。然而，就目前我國大多數醫院的檔案管理設備來看，設備落后、陳舊的現象普遍存在，嚴重阻礙了現代化檔案管理的進一步發展，也嚴重制約了檔案管理的信息化[1]。此外，醫院綜合檔案管理室空間過小也是存在的普遍問題，空間狹小、設備落后，二者綜合作用下導致醫信息檢索效率十分低下，占用了人力、物力的同時還嚴重浪費時間、降低了醫院工作效率，影響醫院其他工作的順利開展。
（三）檔案利用率低
檔案即是信息更是資源，對于檔案的管理不應當僅局限于資料的保管，更應該充分挖掘其潛在價值。調查數據顯示，現階段我國大多數醫院的檔案管理工作尚處于初級保管階段，未能對檔案資料進行有效利用，造成了嚴重的資源浪費；此外，相關工作人員對于檔案管理工作的重視度不高，文件亂丟亂放的現象廣泛存在，資料丟失情況嚴重。
（四）檔案管理人員素質不高
就醫院綜合檔案管理工作招聘現狀來看，目前我國大多數醫院對于檔案管理人員職位的定義多為“不重要”的部門，因此常將表現不那么優異的人員安排在崗位之上。通常情況下，這部分人大多學歷偏低、素質不高、專業技能低下、知識結構不合理，沒有足夠的檔案意識且對檔案的重要性了解不夠，導致其在實際工作過程中極易出現工作態度散漫、工作積極性不高的情況，造成檔案管理工作質量嚴重降低[2]。
二、創新意識在醫院綜合檔案管理中的應用
（一）創新管理意識
21世紀作為信息化時代，醫院綜合檔案管理信息化是醫院檔案管理工作未來發展的必然趨勢，創新管理意識和管理機制有利于促進醫院綜合檔案管理信息化工作的進一步開展，促使醫院檔案管理規范化和制度化、提高檔案工作效率。具體來說，首先，醫院應將綜合檔案管理工作放到戰略高度進行規劃，不僅要具體劃分各管理人員職責范圍，同時還要健全完各項規章制度，利用計算機網絡技術和計算機網絡系統進行檔案的管理，全面提高管理效率好管理質量。其次，醫院在設定醫院綜合檔案管理目標時，既要考慮到目標的近期實現，同時也要確保目標符合醫院的長期整體發展需要，做到科學規劃、循序漸進、分步實施。最后，優化檔案服務模式，實現有用信息共享，提高檔案利用率，通過網上平臺、網絡渠道向社會及時宣傳利好政策，同時做到病歷檔案的公開透明化，保證患者的知情權，減少因信息不對等、信息不透明引發的醫患糾紛，促進醫患關系和諧發展；此外，利用網絡技術幫助患者熟悉糾正流程，提高臨床服務的及時性和準確性，實現資源的最大化配置和利用。
（二）創新管理理念
對醫院綜合檔案管理人員進行知識宣教，轉變工作人員傳統被動的管理觀念，要求其用創新意識完成各項管理工作，筆者建議如下：第一、通過講座、討論、發放宣傳手冊的方式幫助管理人員樹立正確、科學的價值觀，使管理人員意識到檔案管理工作的重要性；第二、將創新意識作為考核工作人員的一項標準，對于創新意識突出且工作中有積極表現的工作人員給予及時的獎勵和鼓勵，以增強管理人員競爭意識、提高管理人員的創新意識和工作積極性[3]；第三，順應時展潮流，利用現代科技力量對醫院綜合檔案實施動態化管理，提升工作效率，實現醫院的長久、穩定發展。
（三）引進高素質管理人才
加強對醫院檔案管理部門招聘的重視程度，嚴格招聘標準、提高薪資標準，確保所引進的檔案管理人員具備熟練的計算機操作能力和設備管理能力，同時有創新意識和工作熱情；此外，加強對于內部綜合檔案管理人員的培訓，不斷提高人員業務素質，確保醫院的各項檔案管理工作能夠順利進行。
論文摘要:企業檔案信息化是適應企業檔案管理發展的必然要求，是一個綜合性很強的系統工程。不僅需要企業領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，努力探索檔案收集整理利用的客觀規律。充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進。
1.企業要從戰略發展的高度考慮檔案信息化向題
從歷史經驗來看，檔案絕不單單是企業運行情況相關資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應成為企業運行管理中很重要的一個環節。大多數企業領導已經充分認識到，開發利用檔案信息資源是進行科學決策和管理的根本需要，但各企業實際情況不同，如何建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統，不同企業應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業各部門對檔案利用需求，不但需要企業高層領導的高度重視并積極協調，更需要企業領導具備戰略的眼光和務實的作風，將檔案信息化建設納入企業信息化總體規劃之中，將檔案建設納人企業內部各部門的崗位職責范圍之內，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。
2.企業檔案信息化管理的主要內容
企業檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發展并指導著具體工作。其主要內容包括:
(1)檔案資源技術信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發利用，實現檔案資源的社會共享。其主要內容包括:一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
(2)檔案管理方法科學化。檔案借巡匡作方法科學化，就是根據信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學和社會科學的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學化還包括正確恰當地運用經濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學化是旁彬勢下管理現代化的核心。
(3)管理人員素質酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。
(4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現，檔案利用從用戶對象上正在發生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現跨地域、跨行業的局面，突破時空界限，真正實現資源共享。
3．抓住機遇，全面推進企業檔案信息化建設
企業檔案信息化建設正面臨著難得的發展機遇，而且現代信息化技術的發展也提供了十分優越的客觀條件，因此，必須統籌謀劃，精心實施，在秉承傳統工作的基礎上，做好以下幾點:
(1)建立健全制度，規范檔案管理。企業檔案部門要把握信息化帶來的企業管理的新思維、新模式，樹立創新意識，運用先進的技術手段，實現企業檔案制度創新。建立健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下扎實有序發展，完善企業檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業可持續發展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業文件材料的歸檔制度;建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。 轉貼于
(2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業發展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有直接關系的文件。
要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料(數據、文字、圖表等)，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。
(3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環境。社會的發展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業利學發展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業人員歷經時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。
要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業務能力強，熱愛檔案事業，具有一定企業管理業務水平的人員充實到檔案隊伍中來。
(4)加強理論知識學習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動配合企業計算機人員，建立和完善企業檔案自動化系統。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。
(5)積極推進，盡快實現檔案管理數字化。檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規范的企業中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據企業館藏特點，結合行業通用標準，及時編制出索引工具，以實現檔案的自動化檢索功能。
檔案是歷史的原始記錄，是人類社會的真實記憶。歷史的延續和社會的發展都在檔案中留下最可靠的印記和鄉彭變。時間越久遠，檔案的歷史價值就越發突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統檔案數字化過程的加速，也是劉這些傳統的有效保留和傳承。
關鍵詞：廣播電視系統；檔案管理；創新意識；問題；提高途徑
廣播電視系統是非常重要的傳統宣傳媒體，工作范圍非常廣泛。檔案管理工作主要是記錄人們學習、工作中的一些信息，廣播電視系統檔案管理工作主要是負責記錄廣播電視系統發生的一些事情，對于電臺管理人員作為正確無誤的決策具有重要的參考作用，由此可見廣播電視系統檔案管理工作的重要性。但是當前，廣播電視系統檔案管理工作仍然存在很多問題，并沒有發揮其應有的作用，因此非常有必要進行創新和改革。下面是筆者對提高廣播電視系統檔案管理工作。
1.目前廣播電視系統檔案管理工作中出現的主要問題
1.1 缺乏檔案意識
現代社會到處都布滿了計算機網絡，隨著計算機網絡的廣泛應用，廣播電視涉及到的領域也大大拓寬，增加了很多載體，廣播電視系統工作的過程中產生的信息量也越來越多。然而，因為各種因素的影響，很多廣播電視系統工作者的檔案意識發生了很大改變，并未充分認識到檔案的保存價值、利用價值，這樣非常不利于檔案管理工作的順利開展。
1.2 檔案管理工作落后
當前，廣播電視臺并未制定科學、完善的管理制度，很多工作者并沒有意識到檔案信息的潛在價值，認為只需要好好保管檔案就可以了，開發利用程度較低。有的廣播電視臺工作中仍然采用的是傳統的手工操作方式，一些開發的檔案資料很可能是一些過時、落后的資料。尤其是新聞部門工作者，一般都只是注重當時攝錄、采編一些記載有歷史事件的照片及攝像資料，平時并沒有好好保管以及利用。
2.提高廣播電視檔案管理工作創新意識的措施
2.1 轉變傳統的檔案管理觀念
相對于企事業單位或者其他機關單位而言，廣播電視系統檔案門類更多，集合了文件資料、聲像、各種圖表、照片以及音相等于一體，信息資源較多，而且具有獨特的開發利用價值。廣播電視系統檔案管理工作者一定要深入認識檔案管理工作，轉變傳統的管理理念，建立檔案是生產力的先進思想觀念，充分重視檔案的保存價值以及開發價值。同時應該宣傳檔案管理工作，使廣播電視臺其他工作人員掌握更多關于檔案管理的相關法律法規知識，提高他們的檔案管理意識，自覺、主動參與到檔案管理工作中。
2.2 不斷完善檔案管理工作制度
檔案管理工作對于廣播電視宣傳工作的發展具有極其重要的意義。為了提高廣播電視系統檔案管理工作效果，首先，必須做好檔案管理工作的組織領導，將檔案管理工作職責具體分配給分管領導，而且明確專職、兼職檔案管理人員，制定科學的責任制度，確保檔案管理工作的順利開展。同時，應該加大對于檔案管理工作的投入，盡可能完善綜合檔案室所需的設施、設備，為順利開展檔案管理工作提供充足的物質基礎保障。其次，非常有必要打造一支綜合素質較高的檔案管理工作人員隊伍，盡可能優先選擇一些具有較強責任心、事業心，專業素質較高的年輕干部，而且實際工作中也應該定期組織員工進行專業知識培訓以及業務培訓，如果有條件的話，也可以組織優秀的檔案管理工作人員到外地進行參觀、交流學習，拓寬他們的視野，轉變檔案管理人員的檔案管理工作理念，及時更新他們的檔案知識結構，提高他們的業務技能。另外，應該根據廣播電視臺的實際情況不斷完善檔案管理工作相關的管理規章制度，包括檔案資料利用制度、檔案工作制度、檔案資料借閱制度、檔案資料保管制度、檔案資料收集制度等。
2.3 不斷創新檔案管理方法，將檔案信息的利用價值充分發揮出來
廣播電視系統的檔案信息資料數量以及內容相對于其他行業以及部門而言高出很多，廣播電視系統的工作性質直接決定了其檔案信息內容具有多樣性、廣泛性的特點，因此檔案管理工作中，不僅應該認真貫徹落實國家出臺的檔案管理法律法規制度，同時應該根據本單位實際的檔案管理工作現狀及未來發展狀況不斷創新檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案開發利用等一系列工作，激發出檔案管理工作的活力，提高檔案管理水平。為此應該從以下幾方面著手：①廣泛、全面收集。想要做好檔案管理工作，首先一定要收集全面、廣泛的檔案信息資料，收集雖然是檔案管理的基礎工作，但是涉及到的范圍較廣，工作難度較大，因此收集整理檔案資料的過程中，應該結合廣播電視系統自身的特點采用有機結合平時收集、隨時收集、階段性收集、特殊收集等多種收集方式，盡可能避免出現丟失文件資料的情況，保證檔案管理資料的完整性、全面性。②加強檔案管理。廣播電視行業主要包括新聞宣傳、電影、廣播電視技術轉播等幾大模塊，各模塊之間應該是緊密聯系的關系，但是實際工作中卻是各自為政，管理比較隨意，為此，檔案管理工作過程中，應該堅持“統分結合、條塊為主”的工作原則建立一套自上而下、分工合作的檔案管理系統，集合檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案安全管理、檔案開發利用等多個功能。③提高檔案的開發利用率。廣播電視系統的檔案資料比較豐富，而且門類比較繁多，但是開發利用程度低，為此應該在遵守檔案管理法律法規的基礎上建立一套資源共享、開放性的檔案利用系統。
3.結束語
綜上所述，當前廣播電視系統的檔案管理工作現狀并不是非常理想，廣播電視臺應該高度重視檔案管理工作，進一步認識檔案管理，根據廣播電視系統的實際特點建立完善的檔案管理制度，不斷創新檔案管理方法，有效提高檔案管理工作水平。
參考文獻
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【關鍵詞】基教檔案管理 數字化 大數據 信息化時代
隨著當今社會科學技術的日新月異，信息化時代的大數據應用層出不窮，它也為基教檔案管理提供了豐富的手段，學校的教學、管理等大量地被電子化、數字化，這給基教檔案管理既帶來了機遇，也相應提出了新的挑戰。一方面，它為基教檔案管理提供了一個很好的轉變契機;另一方面，傳統的基教檔案管理也已很難適應大數據時代信息化帶來的沖擊，從而促使基教檔案管理從單純關注檔案實體逐步轉移到關注數字化檔案管理下所有存儲的信息和數據，管理模式也會隨之產生很多新的改變和創新。可以預見的是，大數據時代下的信息化應用會為基教檔案管理開啟新的活力，提高基教檔案管理的服務意識就是其中之一。因為數字化管理正日趨成為基教檔案管理的最終手段，也是對傳統的基教檔案管理模式的新的延伸和發展。
一、傳統模式下的基教檔案管理局限性
傳統模式下的基教檔案管理存在著很大的局限性，它一般是應用手工收集材料并保存材料，管理人員把要存檔的材料（文件、書報、物品等）分門別類歸集一起，然后存放到檔案室中。這種檔案管理方式一直沿襲至今。傳統模式的檔案管理側重點是在收集、保存、編冊、編纂目錄，并要求存檔材料必須完整，對借閱者來說也相對復雜，不能使更多人同時使用，利用率受到很大局限。
由此可以看出傳統模式下的基教檔案管理存在著不小的局限性：
（一）管理檔案人員工作量繁重
基教單位擔負著培養一批又一批未來的希望之星的重任，檔案材料的進出頻繁且來源多樣，有新的教改政策，人員的職稱評定、流動，教學資料的備案等，整理收集消耗了大量的人力、物力，有時為了達到材料的完整性，還要加派人力去催辦、審查、核對才可進行存檔前的編目編冊，管理檔案人員工作量繁重，根本無暇進行服務上的創新。
（二）存檔物占據了極大的空間，有的已快到達極限
有些基教單位的檔案材料經過幾十年的日積月累，數量巨大，存儲的空間已達到了極限。如此不堪重負也令管理者束手無策，傳統檔案管理模式很早就遇到了瓶頸，進行變革已刻不容緩。
（三）檔案應用困難
過去傳統的借閱檔案者必須先填寫一份申請表，批復后借閱者必須到檔案管理現場等待管理檔案人員從大堆的文件材料中找出借閱者要的材料，費時費力。雖然當時也有一些目錄檢索等工具可以使用，但還是要花費借閱者和管理人員大量的時間，如碰到所借閱的材料先期已借出，就無法滿足后來者的借閱要求，更不要說在家里、外地查閱檔案了，阻礙了基教單位與共建單位的信息互訪、交流。
（四）檔案存檔安全性較差
由于傳統檔案來源大多為實物，多數為紙質的文件、記錄等，極易被蟲蛀、回潮發霉、鼠咬，也難防火情、水災、偷盜。如果被損壞的是獨此一物則損失慘重甚至滅絕。所以改變傳統的存檔方式迫在眉睫。
二、信息化時代大數據利用使基教檔案得到了重生
信息化時代大數據利用到基教檔案管理中已成為一種趨勢，現代化的信息技術對事物進行了數據化模式的處理，通過大數據對積累的數據進行組織評價、傳遞和應用、創新，產生了極大的價值。作為智慧城市一體化之一的基教檔案管理信息集成服務，它是智慧城市建設和發展的重要的一部分。政府通過它獲取大量的信息資源進行決策。信息資源的建設是智慧城市建設中重要的內容和基礎、各地各類檔案館（室）是海量信息的“集聚地”，加強檔案資源的數字化、信息化和網絡化建設，實現檔案信息資源的共享和集成服務，是檔案工作融入智慧城市建設的重要舉措。由此，利用信息化時代大數據讓基教檔案管理得到了重生，也讓過去根本無暇顧及創新服務的管理者騰出手來利用大數據的海量信息處理結果應用到服務的創新上。
（一）信息化、數字化的基教檔案管理需要知識管理
大數據時代的基教檔案者必須具有一定的知識積累，其職能的根本轉變在于能夠從海量的數據中提煉出有價值的信息讓有關科室、責任人進行及時的借閱、參考，從而最快速度地實行決策。
（二）信息化、數字化的應用是對基教檔案管理新的改革
信息化、數字化的應用，把原來紙質的、實物的材料都以數字化的模式呈現，它使使用者更快地應用這些數據進行必要地改進，極大地服務了基教一線的人員工作。例如：過去考評某一階段基教單位內德育工作開展有無提高，往往只能通過座談會等會議記錄后比對基教檔案管理內原有的德育評價存檔材料而評判;現在應用大數據先行輸入歷年內德育評判結果，再輸入當下的數據后，就可以一目了然地評判此階段基教德育教改成果。
圖1
（三）數據化基教檔案管理技術支持
圖2
數據化基教檔案管理模式，是一個有限開放的信息化平臺，為基教教育各個方面提供各自所需的信息、數據，所以要確保大數據的傳輸、歸納、收集，就必須確保內部信息交流網絡系統平臺的安全，通過安全的內部平臺系統讓資源達到共享。例如某基教特級老師的專題公開課：
A）在沒有數字化前的2次，借閱資料的人數是上升的，但隨后下降，主要原因是借閱不便。
B）到了后期，大數據數字化檔案平臺開放后查閱人數又有了新的變化，急劇升高，原因是借閱方便，網絡化了。
三、信息化時代下基教檔案管理的服務功能被重新挖掘
信息化時代利用大數據，極大地提高了基教檔案的管理的服務功能，并且被不斷重新挖掘，在不斷強化基教檔案管理信息化的同時，也極大地提高了它的智能化程度?；ヂ摼W平臺的應用實現了基教檔案的實時共享，提供及時、優質、高效的檔案材料給予基教工作，取得了豐碩的成果。剖析取得這些成果的原因，不難看到信息化時代下的大數據應用對基教檔案的管理進行了大變革，重新挖掘了基教檔案管理的服務功能。大數據下的基教檔案信息集成雖然是建立在網絡和信息技術基礎之上的，但它是一個系統化工程，它為查找檔案的人員提供了以下便利：
（一）集成檢索服務
基教檔案材料經過檔案檢索系統的集成，使原來數量龐大、內容多樣的檔案信息資源經集成檢索系統集中、獲取、整合、材料處理后，形成統一的檢索結果，并按用戶需要的方式呈現出來。
由于大數據下的基數檔案集成檢索服務提供了直觀的比對，從而使基教教育工作者在新一屆的學生中可以有的放矢地在二元一次方程課題上加大教改的力度，從而提高教改質量。
（二）“一站式”集成服務也必將更多地應用在基教檔案管理中
基教檔案管理不僅僅只有集成檢索服務功能，它在不斷發展的大數據時代，必將向更深層次的“一站式”集成服務發展?！耙徽臼健奔煞帐窃跀底只?、網絡化和虛擬環境的技術基礎上，將相關檔案信息從不同信息源排列出來，并經過有效組織和整理有機地連接成一個整體，同時借助于網絡技術和應用者的支持，從而使利用者“一步到位”得到整合好的、滿足不同層次和范圍的檔案利用需求。
利用“一站式”集成服務功能，以上述圖的基教教案為例。同一年級（初二年級）學生考同一張試卷，不同學校的考試合格率也可以直觀地顯示在查閱者面前，比對的結果一目了然，從而使教授者從主觀到客觀上都有了一個新的認識，為今后的教改工作樹立了堅實的信念。
四、采用大數據應用的基教檔案管理工作安全服務
大數據應用的基教檔案管理工作也勢必要考慮到信息服務的安全性，在建設基教檔案信息集成服務平臺時，就要某些條例進行控制，根據基教檔案的類型以及查閱者的類型賦予其可以查閱檔案文件相關條例的權限，盡最大可能在保證基教檔案信息安全的前提下，充分滿足不同級別查閱者的需求。在特定的條件下加載安全控制功能等手段，既要服務好查閱基教檔案的客戶，又要維護好大數據應用下的基教檔案庫安全。
總之，基教檔案管理在信息化時代下應用大數據是必然趨勢，它從單純的檔案管理逐步走向知識管理，大數據下的基教檔案管理煥發出新的能量，正服務于我們早日實現中國夢的基教教育事業中。它通過“應用”使基教檔案有了能力，再通過“創新”使基教檔案從而為基教檔案工作打開了一扇明亮的窗。
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