時間：2023-07-23 09:17:17
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案與合同管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
DCN數據傳輸網的建設與作用
DCN（Data Communication Network，數據通信網絡）的建設對于信息化的推進起著至關重要的作用。實際上DCN數據傳輸網就是為信息化搭建一個平臺，一種環境、高速公路，讓各個管理系統都能在這個平臺上運行，它打破了各專業各自為政、信息自封、資源不能共享的局面，為同一個單位、同一個行業或特定的環境實現信息交流資源共享。
建設DCN數據傳輸網就是為了實現信息化、網絡化使資源共享最大化。當DCN建成后，在同一個單位內，各個專業管理系統的信息也就可以相互交流，實現資源共享。DCN網的建設為解決檔案管理接收各個專業管理的電子信息奠定了基礎條件，檔案管理系統就有可能與各個專業搭建渠道，實現電子檔案的接收，歸檔和利用等項具體工作了。
專業管理系統與檔案管理系統應用與存儲分析
專業管理系統在項目建設的設計中，對業務的分析、流程的分析，每個環節都會考慮得十分細致。如OA系統對收文處理的環節、發文處理的環節以及文書處理的每一個環節流程都會細致考慮。合同管理系統從合同項目的提出、多層次的審批、審核商務報告，技術報告，每一步、每一環節都考慮得十分細致。在專業管理系統中環節考慮得細，是因為從事專業的人對業務熟悉，業務分析得細，IT人員在此基礎上按分析做出了管理系統。
每一個專業都十分重視辦事的過程和最終的結果，結果就是工作集中表現，這是十分正確的。正如一個擬寫請示的人，希望看到批復，進行科研盼望的是成果一樣，這無可厚非，十分正常。但是通常在專業管理設計中往往忽略了管理系統最終形成的數據如何存放。這個問題在開始的一段時間還不明顯，總是等數據量到了膨脹時，問題才被重視起來。
檔案管理系統對辦理完畢需要歸檔的電子文件進行存儲、保管和提供利用，與其他專業管理系統有著明顯的不同特點。它是對歸檔的數據進行處理、保存和提供利用，它不產生數據，是對數據的利用。在文件的接收、處理管理過程中，主要由檔案管理部門執行。從流程環節來看豎線性流程長，橫向性流程短，在數據的處理環節來說較為穩定，復雜程度不及一些專業管理系統。
無論是人工管理檔案還是系統管理檔案，檔案工作的核心一是保管二是利用。保存好數據才可能利用數據，檔案數據是檔案工作賴以存在的根本。在檔案管理系統的設計中業務分析是不能缺少的環節，隨著檔案工作改革的深入，重利用破煩瑣新型思維的確定，為檔案管理系統的設計和運用簡化了人工干預的程度，最大限度依賴于系統的運行，檔案工作流程化、數據處理規范化使得檔案管理流程較為規范。
在不同的檔案管理系統中在對檔案管理流程方面各具特色，一般來說都能實現檔案管理的作用，但是在對各個專業管理系統數據的接收、轉化，乃至數據遷移上卻有著較大的差別。有的檔案管理系統本身就依附于某一管理系統，只是這個系統的一個模塊，從功能上、存儲能力上是無法滿足對其他專業系統的數據進行全方位的接收。有的檔案管理系統顯然是一個完整的系統，但是它沒有處在數據傳輸網絡中，不具備與其他專業系統的溝通和往來，只有處于信息傳輸網絡又是一個專門完整的檔案管理系統，才能與各專業管理系統進行溝通，接收數據進行交流對接能力，有足夠的存儲能量和能實現脫機存儲能力的檔案管理系統，才具備承擔網絡管理中檔案管理的功能。
檔案管理系統與各專業管理系統的相互關系
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這個傳統的規則也體現了文件的形成和歸檔檔案管理間的關系。檔案管理系統是對各專業系統形成的具有保存價值的文件進行鑒定、加工、整理、保存提供利用工作，各專業管理系統是檔案數據形成的源泉，檔案管理系統是歸檔數據進行接收儲存、整合、備查的終端，形成了一個形成――保存――利用的循環關系。
當專業管理系統的數據傳入檔案管理系統后，無論檔案管理系統是否對數據進行整合，都不影響查詢利用，當檔案管理系統做了數據整合歸檔后，在文件查詢的信息中會增加文件實體的存放位置標準。當文件數據做了歸檔，完成邏輯歸檔和實體歸檔保存后，即會通知專業管理系統，專業管理系統即可對系統數據進行清理，刪除專業管理系統中已經向檔案管理系統做了移交的數據，減少專業管理系統的數據壓力。移交可以做批量移交，也可做隨時移交，檔案管理系統隨時都可進行文件數據的接收和文件數據的查詢工作。
檔案管理的主題是在文件數據接收之后開展的各項具體工作，但是有關文件的相關基礎數據應在各專業系統（例如：文件的頁數、文件主辦部門、文件保管期限、文件編碼等信息）文件的形成或承辦過程中標注出來，使檔案管理的基礎數據在文件辦理過程中形成，檔案管理要素前移，為后期的管理準備完整的數據。移交后的檔案數據經過檔案管理系統整合后進行有效保存，一套做隨機保存，另外一套做脫機保存，兩套數據保持一致。這樣整個網絡的數據就處于完全可靠的保管中，不會形成數據丟失無法彌補的情況，檔案管理系統實際上也就成為整個網絡的數據存儲中心。
建立網絡檔案管理系統是實現網絡系統正常運行的重要保證
網絡平臺提供了各種專業管理系統運行的條件，運行的專業管理系統自然會產生大量的數據，需要加工、保存、備查。專業管理系統一是不能長期保存批量數據，二是不能保存其他管理系統的數據。檔案管理系統需要具備數據處理功能，提供利用功能和具備數據儲存的能力。建立這樣的檔案管理系統，對整個網絡建設是十分必要完全可行的。
1.建立網絡檔案管理系統有利于各專業管理系統的正常運行，檔案管理系統接收各專業管理系統的數據后，專業管理系統數據壓力減輕，有利于系統的正常運行。
2.檔案管理系統接收網絡內專業系統的歸檔數據有利于數據的完整齊全。
3.建立檔案管理系統減輕專業系統的壓力，檔案的提供利用，檔案的安全保存有了可靠的保證。
4.建立網絡檔案管理系統有利于檔案工作的健康發展，有利于網絡建設的節省和正規發展，避免重復建設，重復投資。
關鍵詞：面向服務架構；Web service；企業服務總線
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2011)15-3582-03
It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management
WANG Xiu xia, QIAN Bo
(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)
Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.
Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus
隨著市場競爭的日益加劇，企業越來越重視信息系統的建設及應用，通過信息系統以支持或改進企業業務流程，提升企業總體競爭實力和工作效率。但隨著信息系統的逐步增多，信息孤島現象普遍存在，以前建立的信息系統大部分是解決一個具體業務部門的工作職能和效率的問題。而現在更多的需要信息系統之間具備良好的數據交換接口，以實現信息資源和數據共享，更好地為企業跨部門、跨業務提供服務。針對企業信息整合需求特點，為了實現高效的業務數據整合，實現異構業務集成的技術成為集成的首選，這樣既可以增強企業面向市場的適應性，還大大提高了企業各遺留系統的高重用性，從而為企業的發展帶來更高的效益。
SOA(Service Oriented Architecture, 面向服務的架構)，是一種業務驅動的IT架構方式，支持企業將業務整合為一系列相互銜接的服務或重復性業務任務，從而使企業能夠高效重復地利用現有IT技術[1]。SOA技術標準有服務組件架構(SCA，Service Component Architecture)、服務數據對象(SDO，Service Data Object)和業務流程執行語言(BPEL，Business Process Execution Language)，這三個技術分別解決了服務構建、數據模型和流程編排領域的問題，被稱為“SOA鐵三角”[2-3]。
面向服務架構(Service―Oriented Architecture，SOA)對各系統平臺規范性無相關要求和標準，它本身在遵循統一標準和規范的基礎上開發服務，依據需求將企業應用分解和封裝成服務，通過企業服務總線(Enterprise Service Bus，ESB)對服務進行集中管理，使這些服務能在總線上安全的進行交互通信，從而使整個系統更易維護和擴展。中國石油檔案管理系統的建設階段正處在一個組織結構不斷變革的階段，組織的不確定性導致業務需求的不確定性，對辦公管理系統的靈活性提出了更高的要求。同時，辦公管理業務自身業務零散、橫向協作和縱向擴展等特點，要求系統架構松散但可集成。以上的環境因素和內在因素都決定了松耦合、易集成的SOA是最適合集團公司辦公管理系統的架構。
1 建設思路
基于SOA的中國石油檔案管理系統數據整合的建設，在充分調研現狀，全面了解需求的基礎上，進行整體規劃，解決數據整合問題。并在解決信息孤島與孤立應用的集成與整合的基礎上，重點考慮新應用的規范接入；通過建立一個統一的應用系統框架與基礎支撐平臺，為應用提供明確的數據接口、應用接口、用戶接口規范與服務，實現對原有應用的集成與新應用的建設。此外，應用檔案管理的“知識中心”、和“憑證中心”的理念于系統的設計之中；應用成熟的方案、先進的技術和產品來搭建系統；優化文檔信息管理工作流程和管理策略；貫徹真正的“文檔一體化”的管理理念和實施方式；采用相關的行業技術、業務標準和規范來設計和開發系統，使系統具有堅實的理論基礎；這些都為構建“珍存企業記憶，提升公司價值，構建知識平臺，實現信息共享”的檔案管理系統提供可靠的保障。
2 總體設計與實現
2.1 集成需求
從檔案管理的業務角度來看，檔案記錄著企業的生產、銷售和研發各環節業務數據，業務數據的收集、保管、利用，成為企業發展新的經濟增長點和優勢。中國石油面對激烈的市場競爭環境，引入先進的管理理念和信息技術來改造傳統產業，啟動了ERP、MES等信息系統。但是各個系統是相對獨立的，數據無法共享，造成了很多不必要的重復工作，使信息化的優勢沒有得到充分顯示，同時也不利于檔案數據的收集、保管及利用。企業為提高工作效率和檔案利用率，免除不必要的業務流程，使各業務之間的數據信息能夠集成共享,中國石油需利用松耦合、易集成的SOA平臺，以實現檔案管理系統數據的保管和應用，提升企業核心競爭力及綜合價值。
2.2 系統架構
SOA是一種服務導向的組件模型。服務是指軟件中的一些處理過程或是包裝成獨立業務模塊的程序邏輯單元，可以通過標準協議來訪問和調用，且接口公開。基于SOA的業務分析由三個部分組織，分別是服務請求者（Service costomer）、服務注冊中心(Service UDDI)以及服務提供者(Service provide)。服務請求者從注冊中心查詢需要的服務，并通過傳輸機制綁定服務，然后通過接口契約規定的格式來執行服務。服務注冊中心包含可用服務的網絡可尋址目錄，它是接受并存儲服務描述的實體，供服務消費者查詢服務用，服務提供者將服務的描述信息到服務注冊中心。服務提供者是一個可以通過網絡尋址的實體，它接受和執行消息者的請求。把自己的服務注冊到服務注冊中心，以便服務消費者能夠發現和訪問該服務。
根據中國石油檔案管理系統的建設目標和原則，使用SOA的技術架構，把相關應用系統、模塊功能等進行統一的服務包裝和整合。基于本架構，可以把檔案管理系統整體邏輯架構圖從縱向分為四個層次，分別是：基礎設施層、應用系統層、企業服務層（SOA部署）以及檔案管理系統層，如圖1所示。
1）基礎設施層：它是信息系統建設和應用的基礎條件，主要包括存儲設備、應用服務器、掃描儀以及計算機等資源設備。
2）應用系統層：它是支持數字檔案管理系統的應用系統，主要包括MES系統、ERP系統、OA系統、電子公文系統、網上報銷系統、A3管道生產系統以及合同管理系統等。
3）企業服務層（SOA部署）：SOA集成平臺主要由服務請求者、服務注冊中心以及服務提供者三個部分構成。SOA將不同系統中的應用功能通過服務之間定義良好的接口和規范契約聯系起來，用WSDL描述服務并在UDDI中WSDL文檔，UDDI中按照用戶需求從中查詢數據，當服務消費者發現提供服務的WSDL文檔，通過訪問服務注冊中心表來實現，并通過SOAP協議來與要訪問的服務通信。
4）檔案管理系統層：檔案管理系統的應用緊緊圍繞檔案的生命周期管理，主要解決檔案的自動收集、科學保管和知識利用三方面主要功能。檔案管理系統需要提供標準、統一的歸檔接口，支持常見的接口技術，如Web Service、文件交換、數據庫訪問等，接口既能對電子文件實體進行歸檔，也可以對元數據進行歸檔，歸檔接口的實現應基于SOA的理念，在統一的數據總線上實現，要避免系統間直連的方式，通過數據總線，實現系統間的松耦合。
2.3 主要實現技術
系統的分析設計采用面向對象的方法，開發模式采用循環迭代模型的開發方式。在軟件實現階段，采用面向對象的程序設計方法，將軟件開發過程分為問題的定義及規劃、需求分析、軟件設計、程序編碼以及軟件測試五個階段，每個階段又具體為一個個的循環迭代的過程。為了提高系統開發開發效率和規范性，采用統一建模語言UML和成熟的面向對象的CASE工具。
2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平臺企業版）
J2EE為我們提供了一個建立在開放和標準的技術之上、非常靈活的端到端的多層體系架構，從而滿足企業各種不同應用需求。J2EE是一個開放、基于標準的開發和部署的平臺，用于構建N層的、基于WEB的、以服務端為核心的、模塊化的企業應用。J2EE應用的組件如企業JavaBcan、JSP和Servlet運行于J2EE容器中，通過連接器訪問企業信息系統，如MES系統、ERP系統以及其他應用系統。J2EE應用可以集成一系列的客戶端，包括獨立運行的臺式客戶端、無線客戶端以及Web瀏覽器的客戶端等。J2EE為開發企業應用提供了高可靠性能和可伸縮性的運行支持環境。在設計J2EE應用時，首先需要選擇的是J2EE客戶端類型，應根據用戶的使用模式和應用環境特點來選擇合適的客戶端類型和通信協議，如Java Web Start客戶端適合于復雜的圖形用戶界面，如大量的數據錄入、數據統計等應用，能滿足高效地用戶交互需求，根據具體應用環境的不同，可選擇HTTP、RMI或JNLP等通信協議。
采用J2EE開發平臺是不錯的選擇，它是目前為應用提供分布式的、高可靠性的先進解決方案。在中國石油檔案管理系統這樣的大型建設項目中，選擇J2EE也就意味著選擇了一個開放、自由、大型的技術應用平臺。
2.3.2 采用Web Service技術，允許異構的客戶端調用以使用它提供的服務
Web Service是一種新的web應用程序分支，他們是自包含、自描述、模塊化的應用，可以、定位、通過web調用。使用一種共通的通信標準可以使不同的客戶端實現與各種不同技術編寫的Web Service互通，它可以使用標準的互聯網協議，像超文本傳輸協議(HTTP)和XML，將所有功能綱領性地體現在互聯網和企業內部網上。目前，最常用的是簡單對象訪問協議SOAP，SOAP是XML規范的一個應用，它非常依賴XML標準來進行定義和編寫函數，并以XML標準封裝調用遠程服務的格式，有別于其它分布式對象模型調用特定的調用格式。由于SOAP以XML封裝調用格式，因此它可以使用任何的實體傳輸層來傳送，例如TCP、HTTP等。通過這樣一個架構，Web Service實現動態的應用集成，使檔案管理系統實現信息共享、資源共享。
2.3.3 采用XML實現數據導入導出
XML是一種元標記語言,它是Internet環境中跨平臺的，依賴于內容的技術，是當前處理結構化文檔信息的有力工具。XML的簡單使其易于在任何應用程序中讀寫數據，并成為唯一的數據交換公共語言，雖然不同的應用軟件也支持其它的數據交換格式，但它們都支持XML，這就意味著程序可以更容易的與Windows、Linux以及其他平臺下產生的信息結合，然后可以很容易加載XML數據到程序中并分析它，并以XML格式輸出結果。采用企業服務總線或中間件產品在異構服務與傳統端點之間連接、調解和管理交互，并將企業服務總線的集成功能與單一產品中的操作服務管理結合起來。基于SOA基礎服務，可以快速配置服務間的交互，而無需過多的重復開發工作，可以降低變更的部署和操作成本，并為新計劃釋放IT資源，使用戶可以遠離復雜的、緊耦合的、脆弱的點對點集成實現，加速跨異構基礎架構的服務重用和部署。
2.4 集成效果
綜上所述，筆者主要結合企業數據整合現狀，介紹了數據整合總體思路和目標，數據集成架構以及實現的主要技術。通過SOA數據集成平臺，實現了企業業務和數據的有效整合，提高了從生產、銷售等業務領域電子歸檔效率，實現了檔案管理的“知識中心”和“憑證中心”建設目標。具體有以下優點：
1) 充分利用現有的資源，消除了信息孤島。基于SOA的協同軟件提供了應用集成功能，能將諸如MES系統、ERP系統等已存在的異構系統的數據進行有效集成和應用。
2) 更易于集成和管理復雜性。可以方便地實現企業之間的互連互通，使管理和集成更易操作。
3) 更快地整合和實現。可以快速地開發新的業務服務，縮短開發時間，使企業迅速地對外界變化做出響應。
4) 降低成本和增加重用。協同軟件就是一個全新的應用領域，管理信息由完全結構化的數據，拓展到非結構化信息的應用領域。
5) 提供良好地運行監控功能。支持SOA的技術和原理使得對業務流程的監控更加輕松。這種監控類型支持來自日常運行的反饋。
參考文獻：
[1] Minguez J,Jakob M,Heinkel U,et al.ASOA-based Approach for the Integration of a Data Propagation system[C].IEEE International Conference on Information Reuseand Integration,2009．
[2] SOA in Manufacturing Guidebook[Z].MESA International,IBM Corp and Capgemini,2008.
關鍵詞：學生檔案管理；數據庫設計；需求分析；客戶端/服務器模式
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)35-2486-04
The Design and Implementation of Hotan Teachers College Students' Records Management System
ADIL Gulam
(Department of Physics, Xinjiang's Hotan Teachers College, Hotan 848000, China)
Abstract: A new method of student's scores management system forHotan Teachers College is introduced in this paper. combining the design and implementation of student's scores management system ,we have made research on the distributional application system. many universities have been trying to develop an opened and distributed student's scores management system on their campus networks. In this paper, the optimum solutions on scores management system according to the characteristics of Xinjiang special regions are discussed by considering the relations between the network architecture and score management systems.
Key words: scores management system; database design; needs analysis; client/server model
1 引言
學生檔案管理系統是教育單位不可缺少的部分。一個功能齊全、簡單易用的學生檔案管理系統不但能有效地減輕學校各類工作人員的工作負擔，其內容對于學校的決策者和管理者來說也至關重要。所以學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案、統計和查詢數據，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低，保密性差，人工大量浪費；另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對查找、更新和維護都帶來了不少困難。隨著科學技術的不斷提高和計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們所深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。
基于校園網的學生檔案管理系統完成后可以降低工作量，提高辦公效率，學生管理人員、教師和學生都不受時間和地點的限制查詢學生資料，而目前使分散的學生管理得到集中管理，這對減輕管理工作負擔，提高管理水平，實現學生管理的現代化、系統化、規范化具有重要意義。本文結合和田師范專科學校學生檔案管理工作的實際情況，在需求分析、系統分析的基礎上，對和田師專學生管理系統做出總體設計、詳細設計和程序設計，并進行系統測試。
2 需求分析
這個階段的任務是確定“為了解決這個問題，目標系統必須做什么”，主要是確定目標系統必須具備哪些功能。對于需求分析不僅是軟件定義時期的最后一個階段，而且是軟件開發期的第一個階段，也是關系到軟件開發成敗的關鍵步驟。只有通過需求分析才能把軟件功能和性能的總體概念描述為具體的軟件需求規格說明，從而奠定軟件開發的基礎。在本階段所研究的對象是軟件項目的用戶要求，且必須全面理解用戶的各項要求，但又不能全盤接受所有的要求。為了達到這一目的，必須對其中模糊的要求進行澄清，然后才能決定是否可以采納。而且準確地表達被接受的用戶要求，也是需求分析的另一個重要方面，只有經過確切描述的軟件需求才能成為軟件設計的基礎。
2.1 學生檔案管理系統的功能
學生檔案管理系統旨在提供一貫可以操作的，方便管理，提高工作效率，易于修改的輔助管理系統。考慮到我校校園網落的實際情況，本系統采用Visual Basic+SQL Server 2000 結構。
考慮到系統所要實現的功能以及系統的安全性，在用戶進入系統之前進行合法用戶檢測。所以系統中應該有一個用戶名和密碼檢測的模塊，當然與此相對應，還必須有操作員管理模塊，它必須能夠進行操作員的增加、刪除和修改，并且能夠進行授予相應的操作權限。系統中必須有一個默認的管理用戶，它在應用系統剛安裝好就能夠使用該用戶進入，該用戶能夠建立其他用戶。同時還必須有密碼修改的模塊。普通用戶能夠修改自己的密碼，但系統管理員用戶能夠修改所有的資料。
大中專學校的學生檔案管理內容十分豐富，工作繁多，所以本例規定開發的學生檔案管理系統只處理每學年的招生信息導入、新生學籍注冊、學生檔案管理和其它管理。
在招生信息導入管理方面提供的服務功能如下：
1) 導入新生的民族、籍貫、專業代碼；
2) 錄入院系信息和生成班級信息；
3) 導入招生數據和新生圖片；
4) 統計和清除新生數據；
5) 修改密碼。
在新生學籍注冊管理方面應提供的服務功能如下：
1) 新生入校學籍注冊；
2) 新生專業調整；
3) 新生統計與報表生成以及報表打印；
4) 修改密碼。
在學生檔案管理方面應提供的服務功能如下：
1) 錄入學生每學期的情況；
2) 生成學生鑒定表；
3) 生成回執單；
4) 檔案查詢及打印；
5) 修改密碼。
學生檔案管理系統的直接用戶有學生、教師和教學管理員。管理員有權操縱數據庫的數據，進行添加、更新、刪除等操作。學生和教師一般只查詢信息。本校的各部門，教研室、學生幾乎有PC機，學校全部計算機已經連網。
2.2 學生管理主要工作流程分析
學生管理的各項工作之間有嚴格的順序性，這就要求在開發時對學生管理的業務流程有明確的了解。學生管理工作中的運行管理是核心工作，就對運行工作中涉及的業務流程進行分析。具體的業務流程圖如圖3、圖4所示。
3系統設計
3.1 設計思路
基于C/S的學生檔案管理系統的設計是一個不斷改進和反饋的過程。圖8是進行基于C/S的學生檔案管理系統的設計思路圖。
1) 系統界定
首先必需對系統進行界定，即劃分系統的范圍，分析系統與其他系統之間的關系、系統與環境的關系。如圖5，這個過程產生對系統的一個清晰的描述，確定研究的問題。
2) 系統規劃、分析和方案設計
針對一個已經界定清楚的系統，下面的工作便是進行系統的規劃和分析及設計方案。在這個過程中，首先對系統進行規劃，進行了子系統的劃分和系統的實施計劃的設計，同時對系統進行分析，這些分析包括系統的特性和結構的分析、需求分析、系統的可行性分析等內容，系統規劃和分析經常交織在一起。另外，在這個階段還完成系統方案的設計和選擇工作。
3) 系統概要設計
系統概要設計主要是對系統業務進行流程分析，完成系統的特性設計以及系統的功能劃分和初步設計，并對系統具體結構和技術方案進行設計。
4) 系統詳細設計
系統詳細設計包括數據流的設計、數據庫的設計、系統模塊的詳細設計、界面設計、程序流程的設計等內容。
5) 代碼開發
代碼開發是按照詳細設計的要求進行代碼的編寫工作。
6) 系統測試
系統測試是在系統投入使用前，對系統的需求分析、設計規格說明和編碼的復審。
7) 系統修改、運行和維護
維護系統的運行，保證系統有效、可靠的運轉。
8) 系統評價和總結
對系統的完成和運行情況進行評價，總結系統開發過程中的得失，有些好的體會、思想和資源可以積累下來，并且這個過程還可以對系統的改進和再設計進行分析。實際上，以上這些過程并不要求嚴格按順序的，前后過程之間存在反饋，這些過程之間并不一定存在明顯的界限。
3.2系統功能模塊設計
對上述各項功能進行集中、分塊，按照結構化程序設計的要求，學生檔案管理系統需要完成的主要功能有以下幾大模塊：
1) 招生信息導入
新生數據和圖片導入、新生數據統計，輸入院系和班級信息，導入民族、專業、籍貫信息，查詢新生信息以及密碼管理等功能。
2) 新生學籍注冊
學籍注冊，分班，自動生成學號，圖片下載，手工輸入，調動學籍、學籍統計和查詢，打印個人信息表和統計表、密碼管理等功能。
3) 學生檔案管理
學生檔案查詢、統計、生成花名冊、打印個人信息表、打印學生證、打印花名冊、打印統計表、回執單以及自定義表格打印
3.3 數據庫設計
進行數據庫的概念設計，首先必須選擇適當的數據模型。用于概念設計的數據模型既要有足夠的表達能力，可以表示各種類型的數據及其之間的聯系和語義，又要簡明易懂，能夠為非專業人員所接受。可供選擇的數據模型不少，比如各種語義數據模型、面向對象數據模型等，目前應用最廣泛的是E-R數據模型（Entity-Relationship data Model）。必須根據需求分析，確定E-R模型中的實體、聯系和屬性。
首先要確定學生檔案管理的實體，從前面章節的分析中可以看出，所有的活動都是以學生基本信息（Student）展開的，初步確定有以下實體：用戶（UserID）實體、專業代碼實體、地區代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體，其中專業代碼實體、地區代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體、完全依賴于設備實體的存在而存在，所以屬于弱實體的范疇。
其次要確定學生管理中各實體的鍵、屬性、屬性的數據類型及取值范圍。在確定實體的主鍵時，要確保這個主鍵可以唯一的標識這個實體。在概念模型的設計中，經常會遇到這種情況，最簡單的解決方法就是對實體集合中每個實體有一個互不相同的學號，選擇這個學號作為實體集合的關鍵字。因此在學生基本信息實體中增加了學生學號這個屬性，這種增加學號屬性也是設計中常用的一種確定實體鍵的方式。在確定實體的屬性及其數據類型時，要考慮到系統的可擴展性以及特殊情況。在確定屬性代碼的時候，要避免同一概念數據模型中出現相同的屬性編碼，同時還要使人一目了然。在這里給出各實體的屬性和主鍵，以下劃線標識出主鍵。
學生基本信息實體：考號、學號、院系代碼、專業代碼、現在專業、班級編號、現在班級、姓名、性別、出生年月、政治面貌編號、婚姻狀況、家庭出身、戶口性質、畢業中學、考生設備名稱特長、家庭地址、聯系電話、郵編、入學日期、高考成績、Picture.
專業代碼實體：專業代碼、專業代號、錄取專業、院系。
地區代碼實體：區號、籍貫。
民族代碼實體：民族代碼、民族。
院系代碼實體：院系代碼、院系、院系主任。
班級實體：班級編號、院系、錄取專業、班級、班主任。
用戶實體：用戶名、密碼、權限。
第三要確定實體之間的聯系。實體與實體之間的聯系除了一對一、一對多之外，還存在有多對多的形式。可以將聯合理解為構建于M:N聯系實體之間的一個橋梁，通過它將這個M:N聯系轉化為兩個1:N聯系。完成了學生檔案管理模塊的概念數據模型之后，可以用相同的步驟來完成系統中其他模塊的概念模型的設計，在這里就不一一贅述。
4 系統實現
系統的實現選用Microsoft Visual Basic 作為前臺開發工具。Visual Basic 是一套完整的開發工具，提供了企業級模板。系統采用多層結構設計，可以生成具有高度可伸縮性和靈活性的應用程序。使用Visual Basic架構開發，生成可編程Exe窗體，Visual Basic界面與代碼相分離。
4.1用戶注冊與登錄模塊的實現
每個模塊的登陸界面以及密碼算法是統一的，但是所運行的模塊不同，所訪問的數據庫不同，因此登陸用戶身份以及密碼不同，如圖7。
4.2 招生信息導入模塊的實現
界面實際上是系統與用戶之間的接口，也是控制和選擇信息輸入輸出的主要途徑。界面設計規定界面的布局、風格、色彩等約定，界面設計應該堅持友好、簡單、實用、易于操作等的原則。
這個模塊的主要功能是，把招生的信息導入到招生數據庫中，以便于學生學籍注冊時使用。
4.3 學籍注冊模塊的實現
這個模塊的主要功能是，新生到校報名時，根據考號調用相關信息，并分班，同時自動生成學號后，保存到學生檔案數據庫中，以便于學生檔案管理時使用。
圖9 學籍注冊模塊的實現
4.4 學生檔案管理模塊的實現
這個模塊的主要功能是，輸入學生每學期獎懲情況、政治思想狀況、以及修改、查詢學生相關信息。打印院系學生花名冊、個人信息表、回執單等，如圖10。
5 結束語
本論文結合和田師專學生檔案管理系統的設計與實現，研究了基于C/S的分布式應用系統原理、設計和實現的問題。首先，論文概述了和田師范專科學校學生檔案管理系統的應用背景，對學生檔案管理系統進行了需求分析。在此基礎上提出了基于C/S的分布式應用系統的解決方案。接著，論文對學生檔案管理系統的解決方案─基于C/S的分布式應用系統的結構和原理進行了深入研究，并從系統的角度對基于 C/S 的分布式系統的特性進行了分析。在論文中，結合筆者實際研究過程中的經驗，對基于 C/S 的分布式應用系統的設計方法進行了研究，提出了基于校園網的一些安全和復合密碼算法思想，并給出了基于 C/S 的分布式應用系統的設計流程。最后，論文對學生檔案管理系統進行了詳細設計和實現，重點分析了學生檔案管理系統的技術方案設計和應用平臺選擇、系統設計以及系統的實現。
參考文獻：
[1] 王行言,俞盤祥.計算機信息管理系統[M].北京:高等教育出版社,2000:58-153.
[2] 鄧亞平.計算機網絡安全[M].北京:人民郵電出版社,2004:284-287.
【關鍵詞】辦公系統；智能檔案管理；資源整合
隨著事業單位辦公自動化的形成，工作人員能夠利用信息技術和互聯網技術實現信息的共享和工作的協同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數據分析等改變了事業單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯誤率高的現象，提升了事業單位辦公的效率，實現了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業單位信息技術的普及而得到優化，在數字檔案管理的基礎上提升了檔案管理系統，加大了檔案管理平臺建設，實現了檔案管理的智能化。雖然事業單位辦公系統與檔案管理的信息建設都取得了進步，然而二者之間并沒有實現真正的信息整合，造成了工作的重復和資源的浪費，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合既有實施的可行性，也有應用的必要性。
一、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合概述
事業單位辦公系統與智能檔案管理工作的整合是基于大數據環境下，事業單位內部成熟的信息管理系統，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統實現無縫化聯接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優勢，也實現了商業單位內部的資源優化組合，強化了事業單位資源的配置優化和增值。
事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的內容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術標準的整合、系統運用的整合、實體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進行檔案信息的共享和分配；技術標準的整合是對智能檔案管理系統中信息的計算方法、數據結構、數據庫類型和文檔格式；系統的整合是針對辦公系統和智能檔案管理系統之間的兼容問題；實體整合是指在信息整合的背景下，實體檔案的存放位置、存放狀態和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應的信息技術知識，又要保證其擁有檔案管理知識。
事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的目標是在保證“統一領導”和“分級管理”的形式下，優化單位內部的資源結構，完善辦公系統與檔案系統的功能，保證人才的供應，實現資源的充分利用。由于目前事業單位多數檔案管理信息與辦公系統沒有實現融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現象。在互聯網時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強事業單位信息的交流，消除辦公系統與智能檔案管理的隔閡是提升事業單位工作效率，使其更好地為人民服務的基礎。
二、事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的原則
（一）規范性原則。事業單位OA辦公系統的信息儲存格式、數據結構類型、信息加工算法、數據庫等與智能檔案管理系統有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉換和交流。因此事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須以規范化為前提，二者只有實行統一的格式標準，實行統一的數據算法，配置統一的數據庫，在格式、操作和程序方面實行統一的規范，不同的部門之間采取的操作規范相同，才能實現信息的交流。
（二）信息安全性原則。無論是辦公系統還是智能檔案管理系統，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進行正確的整理與歸類，區別其保密分級。只能在保密級別范圍內實現信息的流轉，嚴格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。
（三）操作簡便性原則。事業單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統已經應用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是為了實現資源的共享，以達到增強事業單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應用程序上與之前的系統一致或者區別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發揮整合的作用。
三、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合所需要解決的問題
（一）標準化建設問題。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合需要有共同的標準前提。雖然我國出臺了《中國檔案機讀目錄格式》《電子文件名詞術語》等相關標準為事業單位信息交流提供了依據，然而其中的相關標準多為推薦標準，事業單位不同的部門之間可根據自身的情況對其采用也可進行修改，也有許多人員對標準并不知情，其標準的約束力較弱。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標準化建設問題。
（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關注的重點。電子檔案的安全問題不僅需要設置系統的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。
四、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合實施
（一）基礎設施的整合。事業單位中辦公自動化系統已經普及，智能檔案管理系統的建設實現了基礎設施的升級。在兩者的整合中，服務器、計算機設備、掃描設備等屬于管理的基礎設施，基礎設施的整合是二者整合的前提。二者在基礎設施方面的差異通過技術升級、設備升級的方式進行統一。提供基礎設施的升級、更新，為信息交流平臺的建設提供了基礎，也為信息安全加大了保障。
（二）人才的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術性要求。在互聯網發展的背景下，只有擁有計算機技術、辦公知識和檔案管理專業知識和法律知識，才能勝任事業單位的辦公工作。因此，事業單位必須加強對工作人員的培訓力度，通過外出學習、同業交流和參加培訓班等形式，不斷提升自我的素質能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質提升，信息之間的溝通才能實現無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。
（三）系統的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業單位應積極與專業的軟件開發公司聯合研制符合自身需求的整合系統，通過技術升級、技術補充等形式實現資源的有序整合。
（四）制度的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進行整合。通常情況下事業單位辦公系統的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據事業單位內部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規范、標準、操作流程和監督工作，充分保障檔案信息的安全。
【參考文獻】
[1]陳永生，侯衡，K煥寧，楊茜茜.電子政務系統中的檔案管理：整合共享[J]. 檔案學研究，2015（06）：19-26.
關鍵詞：互聯網+；檔案管理；數據庫
基金項目：本文為承德市科學技術研究與發展計劃項目“京津冀一體化環境下基于‘互聯網+’的檔案管理數據庫平臺建設與服務研究”（編號：201606A133）的研究成果之一。
2014年總理在政府工作報告中提出，要加強環渤海及京津冀地區的經濟協作，認為實現京津冀協同發展是一個重大的國家戰略，堅持優勢互補、扎實推進及互贏互利，加速科學持續的協同發展道路。基于此，就要求三地檔案管理工作能夠全面創新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設備不到位、數據庫建設落后、服務水平較低等一系列的問題，實現檔案管理工作的信息化、現代化及網絡化，從而提高檔案管理工作效率。
1 基于互聯網+環境分析檔案管理系統的構建理念
1、系統結構
檔案管理系統的結構應該以創建檔案管理系統的原則開展，選擇數據庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等全面的進行考慮。檔案管理中的數據連接能夠通過簡單動態網頁實現用戶訪問，也為后臺管理人員提供了簡便的控制腳本。檔案數據的存儲中可以創建多種數據庫實現數據的不同形式儲存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠為不同的用戶提供不同的格式需求。系統在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保證數據的安全性。
2、安全功能
基于互聯網+背景下，檔案管理系統總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創建檔案管理數據庫的時候要尤其注意系統的安全問題，其主要包括數據管理及操作過程兩方面。在進行設計的時候，要進行多重保護，首先可以設置登錄密碼，用戶登錄的時候可以進行雙碼驗證，有效的防治他人通過用戶授權密碼進入到數據庫中。另外，為了避免數據庫遭到計算機病毒的破壞，或者由于操作誤差出現問題時，可以將數據信息提前備份，防止數據的丟失。 [1]
2 基于互聯網+環境分析檔案管理系統的技術開發
本文中的檔案管理系統是為了實現京津冀一體化發展戰略背景的發展理念，并且能夠滿足現社會不斷發展的需求，實現京津冀三地檔案管理工作的信息化、現代化及網絡化，并且還能夠全面優化檔案管理工作、提高服務時效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數據庫建設問題及軟件/硬件設備不到位等。檔案管理系統要根據實際用戶的需求定制數據結構，包括編目格式、打印報表等等，并且根據國家檔案的分類結合用戶的實際需求對檔案記性分類管理。
1、選擇數據庫
檔案管理系統中的數據庫要使用大型數據庫管理數據，因為大型數據庫能夠支持大量數據的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統數據庫中存在的問題，提高數據庫的使用效率。
2、圖像數據及多媒體存儲
基于互聯網+背景下的檔案管理系統不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數據的存儲管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠將圖像數據進行壓縮并存儲，支持各種多媒體設備、不同格式電子文件信息的存儲。
3、檔案管理系統功能
以檔案管理流程為基礎，全面符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統用戶界面清晰且直觀。用戶可以對記錄、數據文件、字段進行分層管理，并且設置權限，使系統中數據具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強大的數據加工能力，并且報表的輸出靈活。能夠隨時的查看數據日志，并且反應系統的情況，統計系統的日、月、年訪問量，對于每位用戶的訪問及使用都具有詳細的記錄。[2]
3 選擇檔案管理系統體系結構
軟件體系結構指的是描述某一個特定應用領域中系統組織的使用模式，在互聯網+背景下，一般使用的軟件體系結構為兩種，其一，瀏覽器/服務器模式（B/S）；其二，客戶/服務器模式（C/S）。
瀏覽器/服務器模式使用的結構為應用服務器、客戶機及數據庫服務器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應用服務器之間的交互。應用服務器的主要目的就是接受客戶機應用程序的請求，之后將客戶機發送的請求轉變為數據請求，然后和數據庫服務器進行相互交互，并且將兩者交互的結果傳遞為客戶機應用程序。數據庫服務器軟件以應用服務器請求為命令，以此進行數據的操作，之后將操作的結果傳送到應用服務器中。
瀏覽器/服務器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統的維護機率。因為客戶機和數據庫系統不是直接交互的，那么就有效減少了服務器的SQL請求，具有較強的性能。另外，此結構還有效提高了系統的安全性能、執行效率，提高了系統的延伸性。
客戶/服務器模式的主要特點就是基于非客戶機結構中的兩層結構應用軟件。客戶端是通過數據庫及應用程序組合而成，服務器中的軟件為數據庫系統，系統的開發簡單快捷。
但是，兩者都是有缺點的，客戶/服務器的缺點就是用戶安裝軟件較為復雜，并且數據庫系統不能有效的滿足多個終端同時聯機的要求，其一般使用在局域網中； 瀏覽器/服務器模式的缺點是具有較弱的批量處理、修改、備份數據能力。
由于兩者模式的使用都具有優點和缺點，那么就要結合檔案管理系統的功能需求，將兩者體系結構相互結合，使其在檔案管理系統中發揮自身的優點。[3]
4 結束語
基于互聯網+的檔案管理系統開發是一項系統性的功能，在構建過程中涉及到了數據安全、網絡技術及數據庫技術等多個方面。另外，在系統構建及開發的過程中，還要以檔案管理相關的業務流程為基礎，并且滿足相關法律規定的要求。上述檔案管理系統實現了檔案管理的網絡化、安全化及信息化，并且完善了傳統檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發揮自身的功能。
參考文獻
[1]曹玉林， 武君勝. 基于網絡的檔案管理信息系統的設計與研究[J]. 計算機工程與設計， 2009， 30（6）：1532-1535.
[2]吳悅. 網絡環境下檔案管理系統信息安全策略[J]. 福建電腦， 2011， 27（12）：61-62.
[3]梁敏. 基于網絡平臺的考生檔案管理系統設計與實F[D]. 電子科技大學， 2011.
作者簡介
湯桂清（1971―），男，河北省灤平縣，本科，檔案師，承德廣通信息網絡有限公司灤平分公司，研究方向：檔案管理。
各區（縣）勞動和社會保障局、各職業介紹服務中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經研究，在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現將有關問題通知如下：
一、辦理在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員按提前退休工種退休的有關工作，按照我局《關于嚴格按照國家規定辦理企業職工退休有關問題的通知》（京勞社養發〔1999〕63號）的有關規定執行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業介紹服務中心或街道（鎮）勞動科按規定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。
關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。
在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。
通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
關鍵詞：建設工程；勘察設計；合同管理
合同管理是保障建設工程勘察設計有序進行的依據，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設工程行業中，也在合同管理方面提出了新的規章、規范，充分發揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應用存在直接的聯系，建設工程勘察設計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應用。
一、建設工程勘察設計的合同管理措施
建設工程中，為了規范勘察設計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設計合同管理辦法》，要求建設工程嚴格按照管理辦法控制勘察設計。建設工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設工程中，勘察設計合同管理的措施。
1、細化合同管理的辦法
合同管理措施中，需根據建設工程勘察設計的實際情況，細化合同管理的辦法，嚴格劃分勘察設計中的技術責任，利用合同的方式規定相關的權益，同時確保權益的合法性[1]。首先建設工程在勘察設計中，依照規定內容，要求雙方簽訂合同，合同內的條例對工程中的新建、改建等都存在規范性；然后按照建設工程市場的實況，規定合同管理，以免合同中出現違規的內容，確保合同管理的細節部分；最后依照合同中的條例，細化雙方的責任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進行約束，主要是針對可能發生的糾紛，提前進行規范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設工程勘察設計的實踐需求。
2、強化合同管理監督職能
監督職能是合同管理中的有效措施，發揮合同在建設工程勘察設計中的作用。由于建設工程現場的環境、地質不同，所以不同建設工程內，勘察設計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監督職能的方法，有利于輔助合同內容，為建設工程勘察設計提供指導策略，促使勘察設計能夠與周圍的自然環境、地質環境保持和諧性[2]。
3、深化合同管理的法規控制
法規控制是勘察設計合同管理中的一項方法，因為建設工程勘察設計中，雙方簽訂合同后，合同已經具有法律效應，采用法規控制的方法管理合同，可以充分發揮行政部門的責任，維護勘察設計現場的秩序。建設勘察設計中出現違法行為時，行政部門可以要求司法機關依照合同進行審判，如果當事人對處罰有異議，也可實行復議或訴訟，表明法規控制管理方法的公平、公正，也能體現出合同的執行權力。目前，各地區建設工程勘察設計中的合同管理，非常重視法規控制的應用，以此來規范合同的管理方法，提高合同管理在建設工程勘察設計中的規范性水平。
二、建設工程勘察設計合同的檔案管理方法
建設工程勘察設計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務的特性，而公款支付、經濟處理等事務，都是由勘察設計合同進行調解的，為了提高建設工程勘察設計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務合同管理措施的應用。
1、收集合同檔案的資料
檔案資料收集，是合同管理的基礎部分，全面收集合同中的資料、內容，考慮到經營業務的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應該保障勘察設計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預防合同丟失或缺陷[3]。建設工程勘察設計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規劃檔案中的材料內容，隨時做好接收資料的準備。
建設工程勘察設計單位，遵循資料收集的相關要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設工程勘察設計中的合同管理，進行收集的材料有：（1）勘察中標時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經相關部門簽字認可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。
2、歸檔合同管理的資料
合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設工程勘察設計的合同管理中，不僅要管理合同的相關事宜，還要對文件資料進行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內容的主要依據。因為勘察設計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經辦部門，沒有實現系統性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現合同管理的系統化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進行收集，以免合同資料管理時出現缺陷。
合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進行歸檔管理，要求經辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。
三、建設工程勘察設計合同管理的實踐分析
建設工程勘察設計合同管理的實踐，規范了合同管理的行為，一方面維護合同本身的價值，另一方面規劃合同管理的手段。
1、委托方的合同管理
合同中規定，建設工程勘察設計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負責工作資料的真實性。合同管理時，根據委托的內容，執行相關的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術的規劃，并且附圖，提供勘察設計中的技術資料。
2、承包方的合同管理
承包方的資質、能力要符合委托方的要求，由建設工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關系。委托方的合同管理中，應該遵循合同的現行標準，承擔相應的設計工作，如承包方違反合同而造成經濟所示，按照合同中的違約規定進行賠償。
3、合同文件的編制管理
建設工程勘察設計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負責承包方實際工作中的增加費用，嚴謹管理由合同變更引起的費用或責任問題。
4、勘察合同的監督管理
監督管理實踐中，落實勘察設計合同中的內容，監督合同管理的執行力，保障雙方的權益，體現合同管理的實踐職責，完善合同管理中的實踐活動，保障建設工程勘察設計的優質行為。
結束語：
合同管理對建設工程勘察設計具有基礎維護作用，輔助解決勘察設計中的合同糾紛，提供相關的依據。合同管理的工作內容，符合勘察設計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結合條例應用，強化合同管理的工作內容，發揮合同管理的作用，體現合同管理措施應用的積極性。
參考文獻：
[1]楊翠萍.建設單位對建設工程合同管理的研究[D].武漢工程大學，2014.
Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.
關鍵詞：工程 合同 檔案
Key words: project contract archives
任何一項工程都要有業主委托設計、監理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯系和相互制約的機制，從而實現工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協調有序地運行。
一、對工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設單位、發包人完成某項工程項目勘察、設計、建筑、安裝工作、建設單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內容包括投標、中標書、信件以及數據、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數據交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設計、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務
在工程建設的市場經濟條件下，我們要培養工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發展。首先，在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強工程合同檔案管理質量
工程合同管理對材料的收集是管理的基礎工作，對此，工程施工技術人員、監理人員要加強對檔案管理人員的聯系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續性與完整性。收集的材料除了要完整，還應該確保其正確。因而工程監理還應該檢查合同內容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業檔案部門留存的建設工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機制
21世紀是法制的社會，在工程建設過程中我們應該簽訂合同，明確了發包人和承包人在工程中的權利和義務，因而企業要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關鍵問題是如何依法履行。我們應該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規定合同雙方應認真履行各自的權利和義務，任何一方無權隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規定，都必須承擔相應的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學地規范檔案法規，更進一步地加強檔案法規建設。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業各層次關系明確，在企業《工程技術資料管理辦法》中應明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產生激勵作用，確保建設工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應學會用現代的科學理論完善工程合同檔案管理，進行動態性、實時性的管理，及時全面地總結經驗教訓，并要做好必要的保密工作，維護企業自身的合法權益。
3.3建立健全合同管理網絡體系
建筑安裝施工企業具有跨地區跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統一領導，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、完整的、穩固的合同管理網絡體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網絡體系就要求合同管理員經常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經營部門，然后由公司交企業檔案部門留存。因為完整的企業建設工程施工合同管理網絡是信息暢通的渠道，輔以計算機的應用則更快捷、容量大。第三，企業檔案部門收到工程合同后應該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發現有缺的要及時進行追回。接著企業檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。
三、結束語
工程建設是社會經濟發展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質量，以更好的為工程各方創造利益，為社會發展服務。
參考文獻：
[1] 劉曉明.合同檔案的特點及其管理[J]. 科技情報開發與經濟.2006年04期
