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第1篇

電子文檔在歸檔前可以進(jìn)行隨意的修改、復(fù)制、刪除等操作，可以進(jìn)行多次復(fù)制，沒有次數(shù)的限制，在操作上比紙介文檔簡單、容易——只需要在計(jì)算機(jī)上通過相應(yīng)的軟件來對文件內(nèi)容進(jìn)行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實(shí)性和原始性不會(huì)發(fā)生改變。電子文檔還可以對檔案上的小瑕疵進(jìn)行修復(fù)，例如檔案因?yàn)闀r(shí)間的久遠(yuǎn)，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過軟件進(jìn)行修復(fù)，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經(jīng)過修復(fù)后，保存就不再受到時(shí)間的限制了。

而紙介文檔的生成需要通過人手書寫記錄內(nèi)容，比較耗時(shí)，不利于操作，當(dāng)在抄寫時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤需要修改或者需要增加內(nèi)容時(shí)，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會(huì)出現(xiàn)修改痕跡，對有價(jià)值的文檔轉(zhuǎn)化成檔案后會(huì)影響文檔的整潔。同時(shí)，紙介文檔保管時(shí)間長，會(huì)出現(xiàn)紙張發(fā)黃、破損、字跡模糊等問題，需要對檔案進(jìn)行修復(fù)或修補(bǔ)，既費(fèi)時(shí)也不利于檔案保存和利用。

二、電子文檔的儲(chǔ)存

電子文檔形成后可以存放在多種存儲(chǔ)介質(zhì)，例如磁盤、光盤、移動(dòng)設(shè)備等，而且必須在計(jì)算機(jī)上讀取、處理。電子文檔存儲(chǔ)在特定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，就可以在不同的時(shí)間、地點(diǎn)通過特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時(shí)間、空間的限制，但卻離不開計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，只能在計(jì)算機(jī)上通過相應(yīng)的軟件來進(jìn)行讀寫。

但是電子文檔在儲(chǔ)存方面也存在一個(gè)比較大的劣勢，即在操作過程中，一旦管理員操作不當(dāng)或違規(guī)進(jìn)行操作，文件可能會(huì)因此出現(xiàn)損壞，甚至?xí)G失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫房里保管，需要采取各種專門的技術(shù)措施去保護(hù)檔案，如復(fù)制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時(shí)間到檔案館去查閱，比較耗時(shí)，不利于檔案的利用。

三、電子文檔的安全與保密

在電子文檔案管理的過程中，單位和檔案員要加強(qiáng)對存儲(chǔ)介質(zhì)的嚴(yán)格管理。由于電子文檔可以存儲(chǔ)于多種存儲(chǔ)介質(zhì)，如光盤和移動(dòng)硬盤等可以存儲(chǔ)大容量的電子文件；這些存儲(chǔ)介質(zhì)都不受時(shí)間和空間的限制，可以在不同的計(jì)算機(jī)上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時(shí)，由于這些介質(zhì)攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。

所以，我們需要不定時(shí)對信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保檔案信息系統(tǒng)的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專人負(fù)責(zé)，實(shí)行專人專機(jī)使用，確保電子文檔的安全與保密；對于保存在電腦里的文檔，也要不定時(shí)進(jìn)行備份或者拷貝到特定的存儲(chǔ)介質(zhì)，如移動(dòng)硬盤、光盤，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專門的密閉空間，安全性相對比電子文檔好。

第2篇

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息生產(chǎn)、傳播和儲(chǔ)存的形式發(fā)生極大的改變，以數(shù)字形式存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案已成為會(huì)計(jì)檔案工作中越來越重要的檔案形式。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)流程的一個(gè)十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財(cái)務(wù)方面的歷史材料等信息。但在會(huì)計(jì)檔案管理長期保存工作中仍然存在一些問題。因此，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，以促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作，使之更好地為單位的財(cái)務(wù)工作服務(wù)。

1 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重要性

經(jīng)濟(jì)運(yùn)作是單位存在的生命之源，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量直接影響著單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況。對于電子會(huì)計(jì)檔案來說，其是單位在長期運(yùn)營過程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，代表了本單位財(cái)務(wù)情況，對后續(xù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開和管理均具有重要指導(dǎo)意義。電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施，可以提高信息處理的速率和質(zhì)量，為各部門下一階段的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，同時(shí)新型技術(shù)的應(yīng)用，還可以有效解決勞動(dòng)力，控制成本投入，提高會(huì)計(jì)信息的綜合利用效果。但是電子會(huì)計(jì)檔案管理、應(yīng)用以及保存等工作的實(shí)現(xiàn)，均需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會(huì)受到外部因素影響而出現(xiàn)問題，造成檔案信息損毀或者失真。基于單位運(yùn)營需求，必須要加強(qiáng)對電子會(huì)計(jì)檔案長期保存的重視，采取措施來避免保存過程中受到的損傷。

2 電子會(huì)計(jì)檔案信息的特點(diǎn)

2.1 信息保存期延長

新法規(guī)中規(guī)定會(huì)計(jì)檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對會(huì)計(jì)檔案移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)年限進(jìn)行了適當(dāng)延長。在此背景下，怎樣才能實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長期保存，已經(jīng)成為行業(yè)研究要點(diǎn)。在應(yīng)用各項(xiàng)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，還要注意在后期階段，是否存在系統(tǒng)以及平臺(tái)來有效讀取原有數(shù)據(jù)檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發(fā)揮其所具有的指導(dǎo)信息。

2.2 信息保存要求高

現(xiàn)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對檔案信息管理工作的實(shí)施也具有一定推動(dòng)作用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。在此背景下，不存在紙質(zhì)檔案對應(yīng)的原生電子會(huì)計(jì)檔案持續(xù)出現(xiàn)和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規(guī)定單位生成以及外部接收的電子會(huì)計(jì)檔案信息，可以利用電子形式進(jìn)行保存，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)軟件技術(shù)作為支持。但是在此過程中，一旦原生電子會(huì)計(jì)檔案保存存在缺陷，勢必也會(huì)對電子會(huì)計(jì)檔案信息的長期保存產(chǎn)生不良影響。

2.3 信息內(nèi)容復(fù)雜性

想要實(shí)現(xiàn)對電子會(huì)計(jì)檔案信息的長期保存，需要對其具有的特點(diǎn)進(jìn)行分析，因?yàn)槠鋾?huì)涉及到多方主體，需要科學(xué)性高的組織者對各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時(shí)還要求具有較高專業(yè)技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會(huì)計(jì)檔案保存載體特點(diǎn)，還需要已經(jīng)相對成熟的系統(tǒng)和軟硬件作為基礎(chǔ)，單位需要與專業(yè)系統(tǒng)、軟件開發(fā)商保持有效聯(lián)系。假如在此過程中存在任何問題，均會(huì)加大會(huì)計(jì)檔案信息保存風(fēng)險(xiǎn)性，導(dǎo)致其在長期保存過程中受到破壞，造成信息失真。

3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理中存在的問題

3.1 配件支持問題

因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案信息的長期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現(xiàn)狀來看，很多單位此方面建設(shè)不到位。現(xiàn)用檔案信息保存和利用載體的服務(wù)器、硬件外圍設(shè)備以及終端均需要進(jìn)行更換和升級(jí)，以及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也需要進(jìn)行更新。

3.2 管理工作問題

雖然對電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重視不斷提高，但是因?yàn)榧夹g(shù)水平限制，目前管理工作在實(shí)際開展中還存在較大缺陷。很多具有會(huì)計(jì)等財(cái)經(jīng)專業(yè)學(xué)歷的財(cái)務(wù)人員，并沒有檔案學(xué)專業(yè)背景，對檔案管理工作內(nèi)容以及要求了解不全面。同時(shí)，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案長期保存中出現(xiàn)丟失、泄密、無法讀取等問題，無法作為指導(dǎo)文件應(yīng)用。

3.3 專業(yè)技術(shù)問題

電子會(huì)計(jì)檔案信息的長期保存，關(guān)鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會(huì)被篡改、竊取，保證在后期應(yīng)用中可以順利讀取。但是現(xiàn)在參與財(cái)務(wù)管理工作的人員，并不具備專業(yè)信息背景，無法高效應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，在對財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及保存系統(tǒng)進(jìn)行操作時(shí)，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿藶槭д`加大保存風(fēng)險(xiǎn)。

3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理優(yōu)化措施

3.1 提高人員綜合素質(zhì)

所有保存管理工作的實(shí)施，均需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，這樣單位就需要安排專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)精神較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對保存工作的影響。對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其在掌握財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)的同時(shí)，提高信息安全意識(shí)，自主學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)，提高自身信息處理能力，可以根據(jù)實(shí)際工作要求熟練操作不同電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。同時(shí)，還應(yīng)提高對電子信息檔案長期保存工作的重視，應(yīng)用措施來提高檔案保存安全性，并可以根據(jù)實(shí)際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開提供信息支持。

3.2 完善各項(xiàng)規(guī)章制度

要針對電子會(huì)計(jì)檔案長期保存工作要求，制定完善管理制度，對管理工作的張開提供保障。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作相比，電子會(huì)計(jì)工作中電子憑證長期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對管理行為進(jìn)行約束，明確管理人員職責(zé)，保證各項(xiàng)管理措施的有效落實(shí)。并通過獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)，來提高工作人員主觀能動(dòng)性，互動(dòng)按照要求開展管理作業(yè)。

3.3 優(yōu)化專業(yè)技術(shù)系統(tǒng)

要建立功能完善的系統(tǒng)，并保證各項(xiàng)配套軟硬件的落實(shí)，定期對操作系統(tǒng)進(jìn)行更新。物理方面要做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防火、防水、防盜、防震，安排人員對辦公區(qū)域進(jìn)行不定期巡查，避免外力對系統(tǒng)產(chǎn)生影響。提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)以及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)運(yùn)行安全性，可以準(zhǔn)確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)財(cái)薄等會(huì)計(jì)資料。另外，還要基于電子檔案信息長期管理要求，設(shè)置經(jīng)辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應(yīng)用完整性。

第3篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)快速推進(jìn)，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨(dú)特的優(yōu)勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點(diǎn)

所謂電子檔案是指人們利用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲(chǔ)存資料，實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點(diǎn)：

1、電子檔案管理的優(yōu)勢

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序，同時(shí)完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動(dòng)量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢；其次，電子檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運(yùn)用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進(jìn)行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲(chǔ)存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動(dòng)硬盤等載體，儲(chǔ)存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲(chǔ)存時(shí)間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲(chǔ)等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件更新或計(jì)算機(jī)的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時(shí)進(jìn)行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯(cuò)影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點(diǎn)，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過程中積累的真實(shí)資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會(huì)價(jià)值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對象，然而普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計(jì)算機(jī)程序來完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時(shí)性，可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)修改、補(bǔ)充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對計(jì)算機(jī)的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實(shí)體分類轉(zhuǎn)化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計(jì)，減少了實(shí)體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變

檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實(shí)，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序上進(jìn)行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個(gè)文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實(shí)性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個(gè)新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的檢測

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，所以，要保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全檢測，培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測員，做到定期對檔案管理程序進(jìn)行檢測、更新與維修，對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測與維護(hù)，對那些重要檔案要定期進(jìn)行復(fù)制、更新、備份、保密儲(chǔ)存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護(hù)

高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時(shí)進(jìn)行接收、整理、儲(chǔ)存等工作，運(yùn)用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強(qiáng)高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識(shí)更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時(shí)，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、小結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢，正確認(rèn)識(shí)并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

第4篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；對策

方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在事業(yè)單位的檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。但是，目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態(tài)，缺少制度規(guī)范，存在一些不足。本文從電子檔案的優(yōu)勢、不足、對策三個(gè)方面進(jìn)行了闡述，以加快事業(yè)單位電子檔案管理制度化、規(guī)范化進(jìn)程。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案能有效降低辦公成本

傳統(tǒng)的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項(xiàng)工作都需要手動(dòng)完成，需要大量時(shí)間。而使用電子檔案，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和熟悉計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺(tái)就可以快速完成，實(shí)現(xiàn)無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。

2.電子檔案管理能進(jìn)一步提高工作效率

電子建檔與傳統(tǒng)的手動(dòng)建檔相比，用計(jì)算機(jī)工作代替了人力勞動(dòng)，直接減少了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，能節(jié)省大量時(shí)間。電子檔案管理，把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補(bǔ)充的遺漏的檔案，或者刪除重復(fù)的檔案時(shí)，傳統(tǒng)的立卷方法只能一個(gè)一個(gè)查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。

3.電子檔案保密程度更高

傳統(tǒng)的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內(nèi)容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會(huì)看到，大大提高了保密程度。

4.電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價(jià)值

傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個(gè)查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時(shí)，更需要時(shí)間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時(shí)受檔案管理人員立卷習(xí)慣等因素的影響，傳統(tǒng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習(xí)慣從網(wǎng)絡(luò)上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時(shí)間，提高了檔案利用率。

二、電子檔案管理中遇到的問題

1.安全性問題

計(jì)算機(jī)給人們帶來方便、快捷的同時(shí)，其安全性不容忽視。機(jī)房、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)，對移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備重視程度不夠，都會(huì)直接影響電子檔案的安全。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。

2.檔案管理人員認(rèn)識(shí)問題

目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質(zhì)立卷的傳統(tǒng)模式中解脫出來，只是安于現(xiàn)狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創(chuàng)新，導(dǎo)致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)不足，特別是仍在使用紙質(zhì)檔案的事業(yè)單位，檔案管理人員的時(shí)間、精力都用在手動(dòng)建檔上，研究檔案管理發(fā)展、開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的投入嚴(yán)重不足。

3.電子檔案管理制度不健全

目前，已經(jīng)使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔時(shí)間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級(jí)、技術(shù)指導(dǎo)、存儲(chǔ)格式、密碼設(shè)置、監(jiān)控系統(tǒng)等都缺少制度規(guī)范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態(tài)。

三、電子檔案管理的對策及建議

1.完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施，確保電子檔案安全

高質(zhì)量的硬件設(shè)備、穩(wěn)定安全的軟件和系統(tǒng)、相對獨(dú)立的電子檔案管理區(qū)域，是電子檔案能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備的安全保護(hù)，實(shí)行專機(jī)專人用，對計(jì)算機(jī)的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行定期的更新和維護(hù)，以保障計(jì)算機(jī)設(shè)備的正常運(yùn)行。設(shè)置專門的電子檔案管理工作區(qū)域，安裝電子監(jiān)控、防盜門窗等設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備安全。

2.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員，作為重點(diǎn)培養(yǎng)對象，通過自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)分享等形式，對電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識(shí)等進(jìn)行全面的學(xué)習(xí)，通過分析貼近工作實(shí)際的生動(dòng)形象的典型案例，讓檔案管理人員切實(shí)感受到電子檔案的優(yōu)勢，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實(shí)際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)崗位職責(zé)、硬件設(shè)備、軟件升級(jí)、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

結(jié)語：電子檔案管理的優(yōu)勢明顯，也順應(yīng)了時(shí)展的需要。但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調(diào)研，積極探索，提高業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)操作技能，還需逐步完善硬件設(shè)施設(shè)備，建立健全規(guī)章制度，推動(dòng)事業(yè)單位電子檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳秀娟，淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理，管理視察，2013年第19期。

[2]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施，商情，2013年第24期

第5篇

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。

1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。

2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級(jí)別。檔案分類按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。

二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究

傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲(chǔ)存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強(qiáng)對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。

（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；

（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；

（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。

（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號(hào)，并對檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

（二）電子檔案管理的利與弊

1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

2.電子檔案管理的弊端。

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護(hù)。

（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

三、結(jié)語

相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會(huì)相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

第6篇

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的優(yōu)勢

（一）滿足社會(huì)的閱覽需求。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以滿足社會(huì)的預(yù)覽需求。我國各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體都有專用的檔案，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要對檔案進(jìn)行收集、分類和具體分析。隨著現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷拓展，電子檔案出現(xiàn)，可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字模式轉(zhuǎn)換。各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體對檔案類型有不同的傾向性，有的偏好于紙質(zhì)檔案，沒有采用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，成立電子檔案系統(tǒng)；有的偏好于電子檔案，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理部門。從這個(gè)角度來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以滿足社會(huì)多元化的檔案預(yù)覽需求。

（二）發(fā)揮二者的獨(dú)特優(yōu)勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以發(fā)揮二者的獨(dú)特優(yōu)勢。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有如下幾個(gè)明顯優(yōu)勢：第一，電子檔案的操作相對簡單。第二，電子檔案的儲(chǔ)存量更大。第三，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。當(dāng)然，電子檔案也存在較大的局限性：第一，電子檔案的數(shù)據(jù)管理難度較大。第二，電子檔案的真實(shí)性有待考量。由于電子檔案具有明顯的缺陷，紙質(zhì)檔案必不可少。從歷史發(fā)展來看，我國的司法機(jī)構(gòu)一直沿用紙質(zhì)檔案，其權(quán)威性得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可，與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的安全性可以得到保障，因此必須在檔案管理中發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的策略

（一）健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。我國在2003年7月國家?n案局6號(hào)令頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定了電子檔案管理的基本條例，隨著電子檔案使用范圍的進(jìn)一步擴(kuò)展，檔案部門應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該對電子檔案的制定和編寫進(jìn)行規(guī)定，并按照電子數(shù)據(jù)的不同，形成不同的存儲(chǔ)格式。第二，應(yīng)該做到電子檔案的歸檔工作，并設(shè)置專門的電子檔案管理部門。第三，應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期維護(hù)和審核，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)字跡裉色、水分浸入等問題。第四，應(yīng)該對紙質(zhì)檔案進(jìn)行修繕，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中整理。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案和紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上存在相似之處，因此應(yīng)該實(shí)現(xiàn)兩種檔案資源的共享，提高檔案內(nèi)容的價(jià)值。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該控制電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔日期，盡量統(tǒng)一安排歸檔。第二，應(yīng)該引進(jìn)現(xiàn)代化的紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描儀，把紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)據(jù)內(nèi)容，形成電子檔案。第三，應(yīng)該采用人工抄寫的辦法，把電子檔案的內(nèi)容記錄下來。

（三）形成檔案管理體系。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該形成檔案管理體系。原有的檔案管理體系以紙質(zhì)檔案作為重點(diǎn)，為了提高檔案管理的水平，需要形成新的檔案管理體系。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對檔案信息的重視，賦予檔案部門更多的職權(quán)。第二，應(yīng)該加大檔案部門的人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)具備專業(yè)信息技能的人才，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。第三，應(yīng)該保障檔案管理的外部環(huán)境，不斷充實(shí)館藏內(nèi)容。第四，應(yīng)該對電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行分層管理，并實(shí)現(xiàn)管理的交叉。

（四）保障檔案信息安全。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該保障檔案信息安全。無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，其安全性都會(huì)受到威脅，為了對檔案信息進(jìn)行保密，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的保管。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該擴(kuò)展紙質(zhì)檔案的管理空間，隨著事業(yè)單位發(fā)展年限的延長，紙質(zhì)檔案的數(shù)量會(huì)不斷增加，因此要擴(kuò)充管理空間，擴(kuò)大檔案管理的專門庫房的規(guī)模。第二，應(yīng)該做好檔案管理庫房的防火防盜工作，并形成網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測系統(tǒng)，對庫房管理進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督。第三，應(yīng)該引進(jìn)保險(xiǎn)柜等加固設(shè)備，對重要檔案進(jìn)行安全防護(hù)。

第7篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院電子檔案管理 實(shí)踐

醫(yī)院在工作中通過對護(hù)理、醫(yī)療、教學(xué)、管理活動(dòng)的總結(jié)建立檔案，對具有價(jià)值的文字、研究、圖標(biāo)與音像等進(jìn)行記錄與保留，對于醫(yī)院以后的研究與調(diào)查提供資料與指導(dǎo)作用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的不斷進(jìn)步，高新技術(shù)與計(jì)算機(jī)在醫(yī)院檔案管理中得到了廣泛的推廣與使用，其在提供很大便利的同時(shí)也帶來了比較多的問題。本文根據(jù)醫(yī)院電子檔案優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院在管理工作中使用電子檔案應(yīng)該注意的問題，論述在醫(yī)院檔案管理中電子檔案的重要性。

1.醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，國內(nèi)醫(yī)院電子檔案管理得到了迅速的發(fā)展，醫(yī)院加大資金投入用于檔案的管理，充分的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，綜合檔案信息資源的管理取得了較大成就。然而科室管理還存在著一些問題，這些問題影響了醫(yī)院技術(shù)的提高與發(fā)展。

1.1檔案管理人員水平與素質(zhì)缺乏

檔案管理并不只是單純的看管，一些醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)由于存在認(rèn)知的錯(cuò)誤，對檔案管理的重要性不能充分的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員的選用上大多不是專業(yè)人員，這些人員由于對檔案管理知識(shí)的缺乏，在管理時(shí)存在著嚴(yán)重的失誤，分類不嚴(yán)密，管理不科學(xué)等問題廣泛存在，醫(yī)護(hù)人員需要檔案進(jìn)行研究時(shí)，不能有效及時(shí)的提供，耽擱科研工作的進(jìn)行。現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，許多醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化管理，原有的管理人員在計(jì)算機(jī)操作水平上知識(shí)欠缺，不利于推動(dòng)醫(yī)院電子檔案管理的數(shù)字化，影響了醫(yī)院推動(dòng)信心化、數(shù)字化管理的進(jìn)程。

1.2協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的空缺

現(xiàn)代醫(yī)院各部門的檔案管理相互分離，國內(nèi)雖然醫(yī)院眾多，然而各醫(yī)院之間的資源相對獨(dú)立使用，資源獲得上來源較少，各醫(yī)院缺乏交流導(dǎo)致醫(yī)院資源的浪費(fèi)，而國內(nèi)目前尚未出現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)的機(jī)構(gòu)來引導(dǎo)醫(yī)院之間實(shí)現(xiàn)資源共享，這導(dǎo)致醫(yī)院之間交流較少，不利于我國醫(yī)療科研結(jié)果的創(chuàng)新與發(fā)展。

1.3檔案管理水平較低，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

許多醫(yī)院的檔案管理硬件設(shè)施并不完善，規(guī)模較小的醫(yī)院沒有足夠的資金支持，而一些大醫(yī)院雖然硬件較先進(jìn)，但是并不能滿足醫(yī)院眾多檔案管理的需要，且醫(yī)院不愿意投入更多的資金與人力進(jìn)行檔案的管理，這就造成了檔案系統(tǒng)管理的不完善，人力與硬件的缺乏導(dǎo)致在數(shù)據(jù)輸入時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)，且資源共享不能有效的實(shí)現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化較低是醫(yī)院采用網(wǎng)絡(luò)對電子檔案進(jìn)行管理時(shí)存在的突出問題。

2.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先電子檔案主要采取磁盤以及光盤等能夠被計(jì)算機(jī)讀取的介質(zhì)為載體，當(dāng)前計(jì)算機(jī)已經(jīng)能夠達(dá)到每秒數(shù)億次的運(yùn)算速度，從而有效的縮短了檔案檢索時(shí)間，同時(shí)方便了工作人員查閱檔案。

其次由于電子文本自身也屬于網(wǎng)絡(luò)資源一種方式，因此其也能夠采用電子網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行有效傳輸。同時(shí)其還擁有傳統(tǒng)的傳輸方式所無法超越的優(yōu)勢，具有比較快的傳播速度，能夠滿足當(dāng)前人們高傳播速度的要求，帶來比較大的經(jīng)濟(jì)效益。

最后電子檔案通過電子文本的方式來儲(chǔ)存，可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸，一些相關(guān)的部門能夠依據(jù)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議來科學(xué)有效的檢索電子檔案，從而發(fā)揮電子檔案的優(yōu)越性。

3.解決電子檔案管理問題的對策

3.1加強(qiáng)檔案管理教育，增強(qiáng)管理人員的意識(shí)

檔案管理雖然在醫(yī)院發(fā)展中起著巨大的推進(jìn)作用，然而醫(yī)院管理人員意識(shí)較淡薄，忽視了檔案管理的重要性，不利于檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展。檔案管理者在管理中思想陳舊、單一，檔案只是用來收藏而不能得到有效的利用，且檔案管理人員的水品不足，導(dǎo)致電子檔案管理存在著嚴(yán)重的問題，針對這一現(xiàn)象，可以對管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，針對現(xiàn)代社會(huì)對檔案管理的要求，引進(jìn)專業(yè)而又復(fù)合型人才，保證醫(yī)院電子檔案的科學(xué)發(fā)展。醫(yī)院要將電子檔案管理工作作為重要工作內(nèi)容，對電子檔案管理的職能進(jìn)行充分的完善，注重收集與使用。

3.2建立良好的規(guī)章制度

由于檔案工作屬于一項(xiàng)比較嚴(yán)肅的工作，尤其醫(yī)院檔案關(guān)系到人的生命安全，其權(quán)威性是確保檔案價(jià)值的主要前提與基礎(chǔ)。針對這種情況，需要醫(yī)院構(gòu)建相關(guān)的制度，從而有效規(guī)范檔案部門的相關(guān)作業(yè)流程，來保證電子檔案真實(shí)性。

4.結(jié)束語

醫(yī)院電子檔案管理對于醫(yī)院的科研、提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，改善護(hù)患關(guān)系有著重要的作用，因此，醫(yī)院在日常工作中要引起足夠的重視，提高醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，加強(qiáng)科室管理，實(shí)現(xiàn)二者的共同發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳曉琪.醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化建設(shè)[J].江蘇衛(wèi)生事 業(yè)管理，2002，13（6）：44-45

第8篇

1 電子檔案管理的作用

電子檔案可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)用戶對于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動(dòng)，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費(fèi)人力物力財(cái)力多，保密性較差，傳遞慢，存儲(chǔ)時(shí)間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實(shí)性高，保存時(shí)間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴(kuò)展智能化

往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因?yàn)樽罱K用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會(huì)產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財(cái)力與時(shí)間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個(gè)成本的很大比例，而當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會(huì)有更多的資源去實(shí)現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會(huì)。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。

2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢

2.1 真實(shí)性

相對于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是因?yàn)槠鋬r(jià)值審定十分嚴(yán)格，一旦其價(jià)值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會(huì)存在問題。電子檔案主要通過多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。

2.2 操作性

傳統(tǒng)檔案相對于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿桑ぷ鼾嫶蠖臅r(shí)。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時(shí)，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢

3.1 鑒別整理

傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價(jià)值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價(jià)值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價(jià)值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會(huì)比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價(jià)值會(huì)從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價(jià)值判斷時(shí)還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會(huì)比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。

3.2 存貯

傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動(dòng)形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲(chǔ)存載體都具有容納信息量大、所需存儲(chǔ)空間小、記錄速度快、存儲(chǔ)密度大的特點(diǎn)。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會(huì)留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲(chǔ)存在儲(chǔ)存介質(zhì)中，或運(yùn)用數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)、查找、調(diào)用與管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲(chǔ)的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲(chǔ)位置，保證電子檔案的安全性。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲(chǔ)存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)可靠性實(shí)施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問，運(yùn)用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫的建立，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫找尋檔案，但是對于大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計(jì)算機(jī)技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個(gè)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼分類并貼上條形碼，從而對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的信息，這樣也方便對紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理，降低差錯(cuò)率。

第9篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式

一、新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時(shí)代信息管理的主要模式。

二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢

計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢極大。

（一）檔案的共享與辦公自動(dòng)化

在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，增加了工作效率。

（二）更快的檢索檔案

電子信息化最大的優(yōu)勢，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（三）時(shí)效性和管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。

（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力

檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。

（五）優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介

傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個(gè)問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲(chǔ)體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。

三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

（一）收集信息

借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動(dòng)檔案庫。

（二）整理信息

在收集電子檔案的時(shí)候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號(hào)，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。

（三）系統(tǒng)維護(hù)

在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）對檔案信息系統(tǒng)的保密

保密工作，一部分是因?yàn)殡[私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。

（五）增加利用環(huán)節(jié)效率

利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。總而言之，在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時(shí)也對傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時(shí)代下的必然趨勢。而順應(yīng)趨勢，建立新的順應(yīng)時(shí)代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻(xiàn)社會(huì)的職責(zé)及必然要求。