時間：2023-08-01 17:05:54
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文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據，而且還可以對各項工作起到較好的指導性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決，確保文書檔案管理水平的提升。
一、目前人才交流中心檔案管理工作的現狀及問題
鑒于就業單位日漸重視人才的社會性、實用性、操作能力、實踐能力等因素，以及虛假檔案材料的出現，社會各界甚至包括檔案人本人對檔案的重視度均在日趨下降，為了更好的促進人才資源的整合，有必要對現在人才交流中心上存在的問題進行研究和分析，主要表現為以下幾個基本問題。
1、棄檔現象嚴重加重檔案管理人員工作負擔。人才交流中心進行人事業務主要面向以下人群：（1）社會的流動人員；（2）因私出國人員；（3）需要在規定范圍內申報或者組織評審專業技術職務資格認定人員；需要辦理轉正定級和工齡核定的人員；（4）需要辦理接收手續的大中專畢業生；（5）其他人員。面對如此龐大的幾大類人群，歸檔工作無疑需要極大耐心，但是各類人群都有將自己檔案放置在人才交流中心置之不理的情況。流動人員棄檔主要帶來的壓力有兩方面：一方面，檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對大批量的無人問津的遺棄檔案，在流動人員人動或需辦理就業手續、從業手續時，該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料，在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下，對沉睡幾年的檔案進行查找、歸檔，在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力；另一方面，棄檔對于人才交流中心的秩序管理也會造成壓力。人才交流中心可以安排不同級別、專業、方向的人才選擇與洽談招聘會，為促進流動人員就業和企業招聘員工提供平臺。然即使面對棄檔人員，檔案管理人員也不得不對其信息進行統計、歸類和保管，并按照其自身條件適時地向其通知招聘事宜，對其檔案進行管理，這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力，降低了工作效率，浪費了社會的公共資源。
2、檔案管理的網絡化和信息化水平較低造成大量重復勞動。計算機的廣泛運用已經極大的促進了各行各業的發展，尤其是在檔案管理、數據統計、資源整合、智能校對等方面的作用不可小覷。當然，國家亦在一定上注意到檔案市場管理中一些問題，開始先后制定政策規范檔案管理工作，以促進檔案管理工作的信息化和網絡化。
3、高質量專業檔案管理人員供應不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成，都需要一個強有力的合作團隊，人才交流中心的檔案管理工作尤為突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人員數量多、檔案涉及事項范圍廣、檔案不可修復等特點，故需要專門檔案管理知識的人才對檔案進行分門別類進行系統歸檔和資料編撰。
二、人才交流中心檔案管理工作的新思路
1、社會和個人強化檔案意識，正視檔案的重要性。首先，應保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關個人工作變動，面對嚴峻的就業形勢，一些在校學生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學生就業率也會適當擴大優秀學生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應應聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學校均應當堅持實事求是，提升檔案的可靠性；其次，加強檔案的重要性教育。只要將檔案轉入當地的縣級以上人才交流中心進行人事托管，在未找到合適的工作時間內，也可以計算工齡、如期轉正、工資提升、職務升遷、辦理社會保險，防止造成將來這些方面的損失；最后，及時辦理檔案的轉接手續。在找到合適的單位就業或者考取公務員以后，應當及時辦理檔案轉接手續，防止檔案拖沓，影響辦事效率。
2、人才交流中心中介單位加大工作人員培訓力度，提升人員素質。首先，各人才交流中心建立工作人員的定期培訓計劃。檔案管理人T應當堅持與時俱進的思想，保持高度的學習熱情去了解掌握現行的科學管理手段，可以鼓勵一部分人學習先進技術，回到本單位向其他員工介紹科學的管理手段，也可以運用微博、騰訊、微信等各種現代化手段借鑒其他同類單位的科學經驗；其次，建立檔案管理的考評獎懲制度，提升檔案管理人員的業務水平和服務熱情。人才交流中心可以將其工作人員的檔案管理服務水平、服務態度、就業信息交流模式、管理效率、錯誤率等作為檔案管理人員晉升職務和領取年終獎金的參考依據，以此促進人員素質的提升；再次，敢于吸引專業化人才，打破就業封閉。人才交流中心也應當積極引進外來人才，廣泛招募懂技術、懂管理、有熱情的應屆畢業生或者其他二次就業人員。
3、政府增加財政投入，全面實現管理的網絡化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在進行科學的進行財政預算時，適當增加在檔案管理方面的支出，鼓勵研究開發全國聯網的檔案查詢計算機軟件系統，形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制，實現公安系統、檔案管理系統、學校系統、工作系統、社保系統有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數據庫，做好檔案管理的安全工作，在加強聯合的同時，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施；另一方面，加強各階段檔案的銜接制度，人才交流中心應做好人才檔案移交的中間人。人才交流中心檔案銜接對于檔案人本人工作經驗的積累、工齡的計算、工資薪金水平的核定、社會保險的取得具有重要的認定意義等，故在各人才交流中心應對檔案本人材料進行認管、信息收集、材料審核時應當提高信息化水平，科學編排檔案管理手冊，防止檔案張冠李戴。
現有的檔案管理方式主要有兩種：一種是自主管理，即為用人單位進行單獨的人事檔案管理。另一種是社會化檔案管理，及用人單位委托人才機構進行管理。但是隨著社會的不斷發展，企業單獨進行管理的方式就愈加的顯示出不足，相反的社會化管理人才檔案的方式便成了主流趨勢。所以，社會化管理人才檔案的方式就要不斷地被完善，使得檔案更加合理的被管理。檔案社會化管理使得人才檔案更加的集中，更適于簡單有效管理，要不斷地優化人才檔案社會管理模式，使得人才服務于社會的發展更加的便捷。本文將對人才檔案社會管理模式進行敘述，分析目前檔案管理的發展情況以及相關的管理措施方法。
關鍵詞：檔案管理；社會化；發展
一、人才交流中心檔案社會化管理發展趨勢
隨著國家的不斷推進發展，社會人才流動的情況也就變得更加復雜。為了改變人才流動性更加的便捷，就要不斷優化發展相應的人才檔案管理。經過相當一段時期的發展優化，現有的人才檔案管理形式也形成一定的模式，不再像之前的雜亂化。在國家的干涉管理下。相關的人才檔案管理條例不斷出現，使得管理成效有較大的提升，通過與相關單位的協調，人事部門的介入管理，使人才檔案被統一進行管理，并相應的劃分出不同的管理區塊。這種新的變革使得人才檔案管理更加有序，使檔案保護更安全，讓檔案的服務更加高效便捷，專門人員對于人事檔案進行管控，會將檔案的價值發揮到最大。經濟的發展使得人才流動性加大，相應的檔案管理能夠以優化的相應程序管理，會更加的促進人員更合理的流動，使得人員檔案管理社會化管理更加鮮明，所以，人才檔案管理的趨勢大體上來說就是社會化的進程。現今，隨著社會發展信息化的完善。信息時代的產物無一不在便捷人們的生活，相應的信息化手段在人才檔案社會化管理方面也存在相當大的建樹，信息化使得人才檔案管理社會化富有系統性，相應管理信息化的軟件系統的出現，促進了管理工作的合理性發展，社會化人才檔案管理經過相應軟件系統優化后，更加簡單高效，無論是相應的檢索還是輔助管理，都為社會化檔案管理提供了巨大的幫助，提高了檔案的利用率，更好的被社會發展所利用，促進了人員的合理流動，為社會不斷積極發展提供了源源不斷的動力。
二、人才交流中心檔案社會化的必要性
社會快速的發展需要各個方面綜合性得到簡單有效的管理，檔案的管理相對來說，是冗雜的，所以，理應交由相關機構進行單獨合理的管理。人才交流中心檔案社會化管理也就應運而生，社會化管理檔案模式是符合社會發展出現的，自然也就有著其獨特的存在方法。社會化檔案管理的優勢也隨著社會不斷發展所漸漸展示出來，首先，單獨進行管理時，有專門的檔案管理人員對檔案進行專門負責，對檔案管理起到一定程度的督促監督作用，使得檔案管理更有針對性，在專業人員心中，檔案也有著相應的重要程度，他們重視對檔案的合理化管理，從而檔案被更加安全的得到保護，檔案也相應的被保存得更加完整完善。其次，社會化檔案管理專門人員的保護使得檔案在具體的調用中，更加人性化，專業管理人員的應用，自然在檔案管理體系上會做得更加完善，專業管理人員能夠真正有效的發現管理中所存在的問題，并及時的加以更正，可以從檔案管理最根本的層面杜絕檔案管理的不足。專業社會化檔案管理機構的介入，可以使檔案管理行之有效更加具有全面性，很好的保障了流動人才的各項權益，真正將社會發展的進程加快。具有完整體系的社會化檔案管理，相關專業人員會為檔案專業管理提供更多便捷途徑，例如專業信息檢索工具的研發投入，設備的優化更新，這些都會促使檔案管理變得便捷高效，這些新式工具的出現減少了檔案管理的繁瑣，系統的完善對于檔案管理的進程具有推動作用，對于檔案管理資源來說也是最大程度避免了管理資源的浪費能夠將所有管理資源集中利用，簡單高效的進行檔案管理，同時也是對社會資源的有效集中利用，避免了多方面的浪費。所以，總的來說人才檔案社會化管理是現代社會管理資源最合理的運用方法，社會化管理的存在，在檔案管理層次很有必要，社會化檔案管理的優勢是眾人有所共睹的。
三、高效進行人才交流中心檔案管理的具體措施
（一）高效利用人才管理職能，保障社會化管理的進行
社會化人才檔案管理需要有專門的人才進行管理維護，所以，應該引進培訓相關管理人員，使其具有一定的能力進行檔案管理。促使他能夠更好的進行檔案與企業之間的協調，有效解決企業對于人才檔案的查找，真正的達到社會人才資源的合理化分配，解決企業與人才之間的鏈接斷檔，充分調用管理人員的職能，維護保障社會人才檔案管理工作。
（二）順應社會發展將社會檔案管理機制充分調用，充分發揮檔案管理的價值
人才交流中心社會化管理機構不單單只是服務于單一的檔案管理工作，作為連接社會企業與人才之間的一座橋梁。要充分發揮管理檔案機構的中心樞紐的價值，只要具備一定的相關職能，就能夠搭建適當的平臺，給企業調用人才打開大門，同時也為社會人才提供更多可供選擇的機會，實現人才資源合理流動，為社會發展提供動力。
（三）完善相關管理機制，拓展新型管理體制，加速新服務運用
在不斷的管理發展中，根據不同時期的管理方式進行合理的管理改變，以適應新時期的檔案管理需求。改變現有管理方式，漸漸開始新型社會管理中心轉型，改變原有的以管理檔案為主要方式的體系，加速管理體制轉變，將死板的管理體制內容轉化為更加積極主動的服務，以管理人才檔案為核心，轉向服務于企業和人才的新理念，以服務企業提供給人才更多的機會為目標。主動地進行企業人才推薦，與人才向企業的推送。提升現有人才檔案的利用效率，增大服務價值，讓人才檔案不在被動化的流轉，變為主動的檔案推薦，依據企業所要求的人才策略，逐一的對現有社會人才檔案管理方法進行優化整改，提高檔案管理利用效率。其次，以市場經濟發展為創新變革動力，建立符合社會經濟市場發展的新型管理體制，更好地對人才檔案進行管理，管理機構應該使用市場化管理機制，調用管理人員的能動性，提高檔案管理服務，從而使得檔案管理機構更加有效地運轉。最終實現，合理高效的進行檔案管理，為人力資源的合理投送提供堅實的基礎服務，推動社會發展。
四、社會化檔案管理建議
首先，社會化檔案管理相關機構要有自己的原則性。檔案管理必須要有硬性的條件要求，真正的發揮社會化管理人力資源檔案的價值。檔案的管理要實施特有的條例，如收發積極性，及時性，保護檔案完整等。為了達成相關的要求，相關管理機構要制定相應的管理制度，完善相關的管理體系，為檔案的隔離安全管理提供保障條件，其次，要加強檔案管理機構內部的交流積極性。及時發現具體管理中發生的問題，通過交流積極轉變，為積極高效的管理檔案作為助推力。解決實施中的檔案管理矛盾，明確各個管理人員之間的責任，充分調用管理實施的積極性，為社會化檔案管理的實施產生幫助。最后，就是要求管理部分認真負責的進行規范管理。相關機構應該發揮信息時代的價值，將信息科技利用到檔案的規范管理制度中，由于n案管理過程中信息化的不全面，帶給檔案管理工作一些比較繁瑣的困難，所以相關管理機構應該積極對現有的管理方法進行升級改造，讓檔案管理真正順應時展潮流，為人才交流提供真正的便捷。
五、結語
綜上所述，檔案作為現代事業單位與人才之間的橋梁，社會化管理檔案的方式是更加高效便捷的，所以，對于社會化管理檔案的方式應該加以推動普及完善，建立相關的管理機構并完善相關管理制度體系，加速社會化檔案管理信息化進程，這些都會對社會化檔案管理方式產生促進作用，同時也為社會的良好發展提供可靠的保障。
參考文獻：
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人才交流服務中心的主要工作職責是為人才服務，通過強化人才之間、人才與企業社會之間的交流聯系，達到完善人才市場的目的，這對整個社會穩定發展有著極其重要的意義。一方面，社會各個行業的正常運轉與人才的供給有著密切聯系，行業需要招徠人才，人才需要找到適合他的企業和崗位，人才交流服務中心在這兩個環節中起著較為重要的作用。二是，我國作為一個人口大國，人才數目巨大，對于人才的管理顯得極為重要，人才交流服務中心的宗旨在于提供一個交流的平臺，從而能夠更好地為人才服務，促進人才管理的有效實施。檔案管理工作是人才交流服務中心工作職責的重要組成部分：一方面，對于檔案進行相關的管理，是人才交流服務中心的職責所在；另一方面，對于人才檔案進行相應的管理，是時展下的結果。
開展檔案管理工作是人才交流服務中心工作的主要內容，對促進人才市場的完善有著極大的作用，該項工作的開展顯得極為必要，具有極其重要的意義，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案在企業選拔人才的過程中具有重要意義。檔案是人才工作經歷、學習經歷、工作表現及成長表現等各方面的書面說明，是促進企業真實有效地了解人才的重要資料，在具體的生產活動中，出于對利益的考慮，企業希望以最少的成本找到最適合崗位需求的人才，人才檔案是人才選拔過程中的重要參考資料，具有較高的真實性，對于幫助企業選拔人才有著極大的作用。第二，檔案對于促進人才的成長和發展有著極大的好處。人才檔案中主要記錄人才過去發生的一些經歷，從過去的經歷中可以對人才的行業發展方向進行分析，并作出相應規劃，由于人才檔案的真實性，這份參考資料對于幫助企業或人才本身制定相應的職業成長計劃有著極其重要的作用。
二、強化檔案管理工作有效性的相關策略
（一）針對檔案丟失的問題，應強化管理人員的職責意識。人才交流服務中心面對的服務對象，大多為應屆畢業生，從每年的統計數據看來，我國每年大學畢業生逐步增加，人才數量大幅上漲，在這樣一種狀況下，人才檔案數量急劇增加，人才交流服務中心的管理人員的工作量隨之大幅上漲。工作量增加的同時，檔案管理人員的數目并沒有發生太大的變化，在一定程度上，加大了檔案管理人員的工作難度。檔案丟失問題的存在，主要基于以下兩個原因：第一，人才數量增加的背后，造成工作量加大，無形中增加了檔案管理的難度，檔案管理人員極易出現失誤，從而導致檔案丟失。第二，人才檔案的主要對象為畢業生，他們往往忽視人才檔案的重要性，極易由于本身的原因，造成人才檔案的丟失，另外，隨著時代的發展，人才的流動性也不斷加大，在檔案交替的過程中，極易產生檔案丟失的問題。針對檔案丟失這一問題分析，我們發現其根本原因主要在于檔案管理人員缺乏足夠的職責意識，人才自身缺乏對檔案的重視這兩個方面，因此，為強化檔案管理工作的有效性，促進檔案管理工作高效有序開展，人才交流服務中心應建立相應的獎懲制度及開展相應的培訓活動，從而達到強化管理人員職責意識的目的。
（二）針對檔案管理工作的繁瑣性，應提升管理人員的工作效率。隨著人才?盜康募本繚齔ひ約叭瞬帕鞫?性的不斷加大，檔案管理工作難度不斷加大。檔案管理工作的開展，其本身就具備一定的繁瑣性，工作內容涉及范圍廣，同時又需要極為細致的觀察力和注意力，避免出現泄漏檔案、檔案缺失、檔案惡意篡改等問題。為促進檔案管理工作高效有序進行，針對檔案管理工作本身具備的繁瑣性，相關部門應積極采取相應措施，不斷提升管理人員的工作效率，必要時增加檔案管理工作的人力資源，從而保障檔案管理工作的有效運轉。管理人員工作效率的提升，主要措施包括以下幾個方面：第一，信息技術不斷發展的今天，相關部門可以聘請專門信息技術人才，簽署保密協議，幫助完善人才交流服務中心的信息管理系統，促進檔案管理信息化的有效實施。第二，建立健全相應的規章制度，明確職責至具體的個人，針對違法違紀行為作出相應處罰，針對表現優異的工作人員給予相關鼓勵，加強檔案管理團隊之間的交流溝通，提升團隊凝聚力，在檔案管理工作中充分發揮團隊力量，從而達到提升工作效率這一目的。管理人員的工作效率對檔案管理工作的開展，對于整個行業的發展，有著極其重要的作用，相關部門應給予其足夠的重視，借助外部及內部力量，共同促進目標的實現。
做好大中專畢業生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業生檔案資源的利用效率，意義重大。本文結合筆者多年的工作經驗，深入探討了做好大中專學生檔案管理工作的措施，其中包括：加強日常檔案管理工作；多樣化措施助力檔案服務創新發展；創建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務；加強大中專學生檔案管理信息化建設等，具有一定的參考價值。
關鍵詞：
大中專院校;學生;檔案管理
一、前言
大中專學生檔案是廣大學生在大中專院校階段各種社會實踐、學習、政治表現、日常生活的真實歷史記錄，既是個人經歷的全部記錄，又是人才信息的重要載體，還是用人單位對新員工進行入職審查、政治思想審核、工齡審核的主要依據。做好大中專畢業生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業生檔案資源的利用效率，意義重大。本文就做好大中專學生檔案管理工作提出一些自己的思考。
二、加強日常檔案管理工作
1.及時整理檢查，促進管理規范
由人才交流中心專職檔案管理人員負責督促各大中專院校將畢業生檔案文件資料進行統一收集、分類整理、一一登記、分類歸檔；嚴格執行檔案查閱、復印以及借閱制度，規范檔案使用流程，確保現存檔案不丟失、不損壞。
2.加強組織領導，強化責任意識
人才交流中心領導班子務必要對大中專學生檔案管理工作予以足夠的重視，要將其作為主要工作之一來開展，并且還要為大中專學生檔案管理工作的完整性、真實性、執行情況擔負領導責任。人才交流中心領導班子應該要定期組織檔案管理人員來開展工作匯報，對大中專學生檔案管理工作中所存在的問題和難點予以協調解決、統籌處理。人才交流中心所開展的一切與大中專學生檔案管理有關的重大事項之前，要應該要對檔案人員的意見予以充分聽取，在人才交流中心領導班子集體研究決定通過之后，才可具體予以實施，并形成文字紀要。
3.健全各項管理制度
人才交流中心應該結合自身實際情況來健全大中專學生檔案整理、歸檔、保管、銷毀、統計、利用、交接、離崗清點等制度，并上墻公布，使大中專學生檔案管理有章可循，有規可依。并且還要建立起嚴格的大中專學生檔案資料查（借）閱制度，做到檔案借閱有登記，送還有注銷，用完的檔案及時入庫。嚴格落實《大中專學生檔案數字化信息安全管理制度》，加強對檔案的管理，嚴格審核檔案掃描內容，一律采用局域網傳輸檔案，不得攜帶使用磁盤、U盤、光盤、移動硬盤等存儲介質。
4.加強檔案利用
人才交流中心可建立大中專學生檔案利用效果登記簿，定期編印檔案利用效果實例匯編，將大中專學生檔案資料的登記和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保護到位，降低交易成本，維護公共安全。
三、多樣化措施助力檔案服務創新發展
隨著人才交流中心改革進程的逐步深入，人才交流中心所面臨的工作任務明顯加大，大中專學生檔案服務創新迫在眉睫，人才交流中心應該積極引進高層次的檔案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的優秀專業檔案管理人員為大中專學生檔案工作服務，改善大中專學生檔案管理人員結構性短缺問題。與此同時，政府專業的檔案管理部門應該要主動深入到人才交流中心，采取多樣化檔案服務培訓助力大中專學生檔案管理工作能夠取得創新發展。例如成都市檔案局近日開展了各區縣人才交流中心大中專學生檔案服務創新應用培訓會，來自成都市80名人才交流中心專兼職檔案管理人員參加了培訓。培訓會上，成都市檔案局專業技術人員結合《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的制作及報送工作，利用實際案例講解了大中專學生檔案歸檔范圍和檔案保管期限分類，現場宣講了新頒布的《檔案管理辦法》和重大事件檔案著錄規則，并針對與檔案管理人員關注的國家基本專業檔案類別及管理要求進行了詳細解讀。
四、創建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務
為了提供更加方便、快捷的信息服務，適應移動服務的迅猛發展，人才交流中心應該對檔案服務平臺的使用方式進行了調整與升級，申請微信公眾服務號，開發“大中專學生檔案快車”之類的移動APP。微信公眾服務號主要從資源檢索、特色服務以及中心動態等幾個方面為用戶提供檔案信息資源的檢索、信息推送、專題跟蹤、決策參考等信息服務，活動通知、在線咨詢以及中心工作簡報等，通過微信公眾服務號加大對平臺的宣傳與推廣。“大中專學生檔案快車”之類的移動APP是以移動無線通訊網絡為支撐，以集成管理系統平臺和基于元數據的信息資源整合為基礎，以適應移動終端一站式信息搜索應用為核心，以云共享服務為保障，通過手機、iPad等手持移動終端設備，幫助用戶建立隨時隨地獲得全面信息服務的檔案信息移動服務平臺。
五、加強大中專學生檔案管理信息化建設
1.加大投入，夯實基礎
人才交流中心應該綜合統籌原有的學生檔案資源，進一步增加對學生檔案信息化基礎設施建設的投入。人才交流中心可在原有的基礎上投入專項資金來改變數字檔案信息的儲存模式，強化全文掃描的軟硬件建設，購買數字檔案管理所需的計算機、打印機、復印機、照相機、掃描儀等管理設備，努力改善全系統的信息化條件，促進學生檔案信息化工作的發展。例如，四川某市人才交流中心投入專項資金用于大中專學生檔案管理信息化建設，2016年完成館藏紙質檔案全文數字化8537卷、51788件、303935張。達到館藏檔案的30%。與目錄掛接共3198卷、15306件、95337張、合成PDF格式15306個。達到館藏檔案的20%。完成機檢目錄52493條。實現了館藏全部學生檔案目錄數字化檢索及查詢，全部完成館藏照片檔案數字化，并實現了3636張照片與目錄掛接。
2.加強領導，提高認識
為進一步加強大中專學生檔案管理信息化建設的領導，人才交流中心可專門成立大中專學生檔案信息化建設領導小組，將大中專學生檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質量。同時積極與當地檔案局及相關部門溝通，加強協作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設總體規劃之中，統籌、協調、規劃大中專學生檔案信息化建設工作。與此同時，大中專學生檔案信息化建設領導小組務必要將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關人員的崗位職責。將數字化檔案信息化作為一項重要的日常工作來抓，從電子文件產生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真，確保數字化檔案的完整性和準確度。此外，人才交流中心內部也應該多次舉辦檔案管理員信息化專題培訓，經常開展業務交流，就大中專學生檔案管理規范化工作標準進行學習討論和詳細解讀。總之，大中專學生檔案管理工作要不斷創新，緊跟時展，不斷夯實人才交流中心檔案基礎業務工作，推動檔案工作整體水平的持續提升，努力提供高質量、便捷的檔案服務，為提高人才交流中心的工作效率做出應有的貢獻。
參考文獻
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一、加強對高校畢業生的檔案管理
隨著畢業生的增加，存放于人才中心高校畢業生檔案逐年增加。畢業生檔案是記載個人學生時代學習經歷、學習成績、政治思想、品德作風及個人特長等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據，是畢業生綜合素質的集中反映。因此，要高度重視對高校畢業生檔案管理。
檔案對于學生來說是非常重要的，特別是對于大學生來說，如果畢業后沒有好好地管理自己的檔案將可能會丟失自己的干部身份，在校的時候，我們的檔案是屬于學籍檔案，如果在超過規定的時間沒有轉走學校內的檔案，那么我們的檔案將會打回戶籍所在的勞動局，一旦檔案打回戶籍所在的勞動局，那么我們將丟失了自己的干部身份，也就是說我們以后只能是工人身份，在社保各個方面，工人的待遇是比干部身份的差的。所以，為了避免我們丟失干部身份，我們在畢業的時候就可以將自己的檔案寄存在人才交流中心，從而確保自己的干部身份。
人才交流中心應適合新形勢的需要，通過各種途徑提高畢業生對檔案的認識。通過各種媒體向畢業生們宣傳檔案收集、轉遞、管理等檔案知識。讓畢業生們充分識到檔案不是可有可無的，它對今后就業、養老保險轉移、職稱評定、戶口等方面都有著舉足輕重的影響。
二、加快人才市場體系建設
重視人才市場體系建設，逐步建立起功能完善，機制健全，法規配套，指導及時，服務周到的人才市場體系。要強化信息交流服務功能，發揮人才市場在高校畢業生就業中的基礎性作用，開拓就業信息渠道，擴大信息量和規模，努力提高服務的覆蓋面，滿足高校畢業生和用人單位的需求。要積極推進資源共享，進一步加強人事部門、用人單位與高校畢業生之間的聯系，建立固定渠道，增進三方了解，加強彼此合作，實現畢業生就業市場、人才市場、勞動力市場相互貫通。要建立電子信息管理檔案，進一步完善高校畢業生電子信息管理檔案，及時掌握高校畢業生的基本情況，積極主動為大中專畢業生就業提供和創造機會。一是通過加強與高校、用人單位之間的聯系，比如可以在學校開展招聘會，人才交流中心通過自己所掌握到的招聘信息，邀請一些企業來高校開展招聘會；二是通過召開人才交流洽談會形式促進就業。加快畢業生就業市場的信息網絡建設，為畢業生了解市場需求，實現網上求職，提供更加方便快捷的服務。
三、加強畢業生就業前培訓
對未能實現就業的畢業生有針對性的免費進行更新知識、職業技能、創業等就業前培訓，增強自身競爭和自主創業能力，增加就業機率。針對部分學生的職業技能不強的實際，增加職業技能培訓，例如一些辦公軟件的實際操作。如果學生的職業資格證還沒考到，也可以參加人才交流中所開辦的培訓課堂，從而更好地考取資格證書。
檔案袋不能拆開，因為個人或無檔案管理權限單位嚴禁私自拆封、涂改檔案。
私自拆封，檔案材料作廢，需退回保管其檔案的原畢業院校或有檔案管理權限的原管理單位重新審查、密封，再將檔案移交到人才交流中心。人才交流中心將根據畢業生檔案管理的有關規定，提供相應的檔案管理和人事服務。
（來源：文章屋網 ）
個人檔案應該存放在就業單位、戶籍所在地的人才交流中心管理、學校。人才交流中心接收畢業生個人檔案需要持有學校和教育部門發放的報到證到當地的人才交流中心報到并存放個人檔案。
人事檔案作為記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。檔案管理費首先是用于檔案封裝保存的裝訂、檔案盒等文具費約30元，其次是人員經費、場地費、日常運營這三大支出。如果在機關或國企，一般不用自行承擔管理費用。
（來源：文章屋網 ）
【關鍵詞】 聘用制；人事檔案；檔案管理；現狀；對策
1 聘用人員人事檔案管理現狀
1.1 管理的體制相對落后，對聘用人員人事檔案重視程度不夠：努力提升各方面的醫療技術水平，為廣大患者提供優質、精湛的醫療服務是醫院的中心工作。所以大部分管理者都非常重視醫務人員技術水平的提升，對其他方面卻相對輕視，包括人事檔案管理，這就導致醫院人事檔案管理工作停滯不前，始終處于采集、整理及保存等這些基礎層面上，無法真正發揮人事檔案的積極作用[1]。與此同時，許多醫院在聘用制人員的人事檔案管理方面也存有誤解，認為外聘人員只是醫院的臨時工，具有很大的流動性，檔案可有可無，單位只管用人即可。由于思想認識上的誤區，再加上管理欠缺，導致醫院聘用人員的檔案資料缺失和不規范現象較為嚴重。
1.2 各方對聘用制人員人事檔案的重要性認識不夠：很多畢業生畢業后只顧著找工作，很少人知道人事檔案的作用，于是大部分畢業生不理不顧其人事檔案的去向。為了省卻到人才交流中心辦理麻煩的人事手續和繳交高額的人事費，很多畢業生畢業后一走了之，甚至學校將其檔案轉回生源地的人才交流中心，畢業生也不去辦理相關的手續；更甚者，有些學校竟然畢業時就把檔案交由學生個人帶走，根本不指導學生該如何正確處理，造成有的學生自攜檔案，有些還私自拆閱自己的檔案；有些單位招聘聘用制員工，也只是管“用人”，至于其人事關系在哪里，人事檔案在哪里，一概不管，反正是合同管理。
1.3 存在多方面的材料收集問題：通過對醫院外聘人員的檔案資料進行調閱后發現，他們的原始檔案資料不完整甚至遺失，這樣在確定這些人的工作時間及工作經歷時存在一定的困難，也就給人事審核及工資審批帶來了麻煩。在醫院人事檔案管理中，檔案資料缺失現象普遍存在。從檔案材料收集來看，大部分人事檔案資料中很少有真正反映個人特點的，且對檔案資料描述缺乏科學性[2]。因為用人單位和檔案管理單位是兩個獨立的單位，用人單位如果不及時的對這些外聘人員的檔案資料歸集到其檔案所在的人才交流中心，對于反映個人信息的資料，收集往往都是不完善的，因而也就無法對個人情況進行客觀公正完整地評價。
1.4 檔案管理的基礎設施相對落后：在醫療設備及器械等方面，醫院投入了大量的資金，而在人事檔案管理方面，投資數額卻相去甚遠。
2 提高醫院人事檔案管理水平的對策
2.1 健全檔案管理制度，實施科學規范的檔案管理：檔案管理作為人事管理不可或缺的重要組成部分，必須建立健全規章制度，對其加強規范化管理，從而確保檔案管理工作順利開展。對于外聘人員的人事檔案管理，檔案管理人員既要認真遵守醫院的各項規章制度，還要與人事管理工作的實際情況相結合，對本部門的工作制度進行規范和細化，制定出完善的外聘人員檔案資料收集、檢查核對及保密保管等制度。目前，醫院外聘人員的人事檔案是由市人才交流中心保管，而這些人員的個人業務檔案則由用人單位保管，這就要求用人單位要及時的把外聘人員的業務檔案存歸集到人才交流中心，這樣，不但可以確保人事檔案的完整性，也能給員工檔案資料的完整管理和查閱帶來方便。
2.2 各方均要提高對人事檔案重要性的意識：首先各地的人才交流中心相應部門要規范檔案管理的制度建設，完善檔案機要轉遞程序的管理，注重各個環節的管理制度建設；另一方面，用人單位也要充分認識到員工個人人事檔案是雙方勞動關系中不可缺少的組成部分。因此，在進行聘用前必須嚴格查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予錄用，既避免將來可能出現的勞資糾紛，也提醒應聘者必須重視個人檔案。再者，學校更要切實擔負起學生的教育和指導的職責，幫助學生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現象發生。
2.3 科學、規范地進行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作：在進行檔案資料收集過程中，檔案管理人員必須嚴格遵守相關制度和標準，嚴把檔案資料質量關，確保收集的資料真實、可靠、有效。在進行個人檔案資料收集時，必須全面、詳實地對其不同時期的工作經歷進行真實的記錄。另外，對于不同崗位人員的檔案管理，要有針對性地采用與之相匹配的檔案管理模式。
2.4 引進新型網絡設備，實行科學的信息化管理：當今社會是網絡信息化社會，計算機、互聯網已成為人們生活工作不可或缺的組成部分。利用計算機網絡系統對檔案資料進行收集、整理及保管等工作，能夠大量節約人力、物力和財力，從而能大幅度地提升醫院檔案管理部門的工作效率。同時，利用計算機網絡構建完善的人事檔案管理系統，能夠對數量巨大的檔案信息資料進行統計、分析及預測，從而及時準確地為醫院提供符合其招聘要求的專業人才及其詳細資料[3]。
3 結論
對于醫院來說，人事檔案管理工作是基礎性工作。對醫院聘用人員實施科學有效的人事檔案管理是醫院選人、用人的主要參考依據，它有助于醫院人力資源的合理調配，也有助于醫院制定出行之有效的人才發展規劃。與此同時，科學有效的人事檔案管理也有利于醫院樹立良好的社會形象，使醫院在獲得經濟效益的同時贏得更多的社會效益。
參考文獻
[1]張衛，宋慧哂.醫院人事檔案管理的現狀淺析及對策[J]. 中外醫學研究，2011，9（20）：150-151.
各縣市區人事（勞動和社會保障）局、市直各有關單位：
人事是指政府人事行政部門批準或授權的人事工作機構接受用人單位或個人委托，有關的人事業務。人事制度是社會主義市場經濟條件下產生的一種新的人事管理方式，是與市場經濟相配套的人事管理體制的重要組成部分，我市自頒布市政府*號文件《*市人民政府關于轉發〈*市企事業單位實行人事制度的暫行辦法〉的通知》和衡政函*號文件《*市人民政府關于轉發市人事局、市經貿委在改制企業實行人事意見的通知》以來，人事工作在我市取得了長足發展，對加快人才高地建設，規范引進人才秩序，促進我市搞活人才流動機制等起到了積極的推動作用。為了進一步做好人事工作，現在根據以上兩個文件精神及《*省人事暫行辦法》，結合我市實際，提出以下意見：
一、進一步拓寬人事工作范圍，加強企事業單位人事檔案管理，充分發揮市場機制在人才資源配置上的基礎作用，今后對以下企事業單位人員實行人事：
（一）實行聘用制的事業單位一律實行人事，沒有實行聘用制的事業單位新進人員也要實行人事。
（二）未改制、正在改制的企業接收的大中專畢業生要實行人事。
（三）已經改制的企業、集體企業和民營企業、私營企業、三資企業等非公有制企業都要實行全員人事。
二、人事辦理辦法
事業單位辦理人事應向當地政府人事部門所屬的人才交流機構提供法人證書復印件、員工聘用合同，委托人員的人事檔案及人員的花名冊，經審查后，填寫市人才中心統一印制的《*市單位委托人事登記表》一式兩份，然后雙方簽定《代管流動人員檔案合同書》一式三份。
各類企業新接收的大中專畢業生辦理人事，應向縣級以上政府人事部門所屬的人才交流中心提供本人身份證復印件、本人人事檔案、工作聘用合同書或接收證明信等，經審核后，雙方簽訂《代管流動人員檔案合同書》，把檔案存放于人才中心。然后持一份《代管流動人員檔案合同書》及報到證、戶口遷移證等到畢業生分配部門辦理就業手續，沒有簽訂代管合同的，畢業生分配部門不予辦理就業手續。
企業集體參加人事的，須辦理開戶手續，具體步驟由單位提出申請，填寫市人才交流中心統一印制的《*市單位委托人事登記表》一式兩份，并提供營業執照副本和法人身份證原件、復印件。經審核后雙方簽定《人事合同》。
三、服務內容
包括人事檔案的保管、辦理轉正定級，調整檔案工資，申報專業技術職稱、核定工齡、認證身份、考研、出國（境）政審，接轉黨團關系、大中專畢業生落戶等。同時為用人單位提供人才招聘引進、聘用合同鑒證、人才素質測評、崗位技能培訓、人事爭議仲裁等服務。
四、相關規定
（一）人事人員與用人單位解除或終止聘用（勞動）合同后，由單位委托的人事關系自行終止，其本人應在解除或終止合同15日內憑用人單位開具的證明到市人才中心辦理變更人事關系或調轉手續。
（二）應當辦理人事手續的人員，其人事檔案統一由縣級以上政府人事部門所屬的人才交流中心代管。凡由其他單位或個人保管的，其擅自在人事檔案中所作的記載一律不予承認；職稱部門不受理其申報、評審、晉升專業技術職務任職資格；人事檔案中未按規定保管期間的工齡不予認可。
