時間：2023-08-10 17:00:56
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闡述高職教師心理檔案建設的意義，并從高職教師心理檔案建設的原則、程序、基本保障及責權問題等方面進行相關研究。
【關鍵詞】
心理檔案；高職教師；建設
教師作為高職院校生存與發展的人力資源保障，對提高教學質量、提升學生綜合素質起到了重要作用。要想使高職教師潛力得以充分發揮，高職院校作為管理方，就必須詳細掌握高職教師各方面情況和動態作為有效的管理依據，為高職教師建立檔案就是其中一種非常有效的方法和手段。當下高職教師檔案的主要類型為人事檔案和教學檔案，包括人口統計學內容和學習、工作情況，基本上未涉及心理方面的信息，由此可以看出高職教師檔案尚未健全，還有很大的可供發展的空間，而心理檔案無疑就是一個很好的建設方向。
一、高職教師心理檔案建設的意義
建設高職教師心理檔案，具有以下意義：一是有利于提升高職院校的管理水平，能夠填補現行高職教師檔案內容上的缺失，能夠幫助學校迅速掌握高職教師的心理特征、發展狀況以及發展規律，為學校對教師的管理提供心理方面的依據，如從各個教師心理檔案數據中可以歸納出整個教師隊伍的心理狀況、工作影響因素等，有針對性地實施管理。二是有利于提升高職教師的心理素質。高職教師經由查閱心理檔案，能夠更為準確地掌握自己的心理狀態和行為方式等，進而做到正確自知、適當調節等，最終實現自身心理素質的提升。
二、高職心理健康檔案建設應遵循的原則
為確保高職教師心理檔案的建設質量，確保檔案信息的全面性、真實性和價值性，應遵循以下原則：一是自愿性原則。在搜集心理資料前應獲得高職教師的允許，要尊重教師的自，不能強制性向教師索取相關信息資料，否則容易獲取到虛假或錯誤資料。二是客觀性原則。在建檔過程中，必須以事實為依據，檔案內容必須真實、客觀地反映高職教師的個性心理特點和心理健康狀況，不可以主觀想象，也不可以隨便補充或刪除檔案記錄。三是發展性原則。高職教師心理檔案具備動態發展特征，高職教師心理會受到各種環境因素的影響而產生改變，必須及時把最新的檔案信息補充進檔，以確保高職心理檔案的真實可靠。四是系統性原則。教師心理會受到不同因素不同程度的影響，在建檔過程中要從系統角度來搜集、整理、補充檔案信息，保障其完整性和有序性。五是保密性原則。要尊重高職教師的個人隱私權，對高職教師心理檔案實施可靠的保密措施，嚴格落實保密制度。
三、高職教師心理檔案建設的程序
高職教師心理檔案的建立是一個系統過程，按照先后順序，需經過如下三個階段：一是心理檔案內容的確定。主要包含人口學資料（教師個人基本狀況）和心理學資料（心理健康狀況），表1所列舉的是高職教師心理檔案的建設內容，在建立心理檔案過程中，可以結合學校實際情況靈活選擇其中的內容。二是資料收集。“人口學資料”除“身體狀況”內容由醫療相關部門提供外，其他內容由高職教師個人填表、人事職能部門和教學職能部門審核確定獲得。而“心理學資料”的獲取，從以下方面入手：“心理自我認知”部分和“心理健康教育”部分由高職教師個人提供，“心理測評”部分由心理職能部門組織高職教師進行心理測試獲得，“心理咨詢記錄”部分由心理職能部門提供。可采用觀察法、問卷法、心理測驗法、談話法等各種方法搜集檔案資料，保障資料獲取渠道廣泛，信息客觀真實，這是建檔的關鍵。三是整理與建檔。首先應用相關統計軟件對調查數據、測試數據進行統計；其次聘請心理專家根據心理測試和調查結果，綜合高職教師其他方面的相關情況，對發現的問題提出具備操作性的改進措施，以面對面、網絡、電話等形式有針對性地對教師進行心理疏導，并及時將疏導情況記錄歸檔；最后是確定檔案存儲載體，如文本、音頻或者視頻的形式等，進而完成建檔程序。高職教師心理檔案根據學校實際情況確定存放部門，一般可放在檔案職能部門或心理職能部門，由專人負責管理。
四、高職教師心理檔案建設的基本保障
一是思想保障。首先要轉變高職院校滯后的檔案觀念，重新認識高職教師檔案的角色和功能，樹立高職教師心理檔案建設理念，充實高職教師檔案內涵。只有思想上重視了才會有后續的行動執行，比如在劃撥資金、人員配置等方面予以大力支持。其次要轉變高職教師的觀念，宣傳高職教師心理檔案建設的無害性、保密性，提升高職教師的心理認同感和支持力度。二是組織保障。要真正落實高職教師心理檔案建設工作，就必須有健全完善的組織予以保障。其主要操作體系是“檔案職能部門—人事職能部門和教學職能部門—心理職能部門、系部”三個層次：檔案職能部門負責宏觀調控、政策支持和業務指導；人事職能部門、教學職能部門負責整體安排和措施落實；心理職能部門、系部負責具體執行。除此之外，還需要相配套的輔助部門予以保障，如資金保障（財務職能部門負責）、技術保障（網絡管理職能部門負責）等，促進高職教師心理檔案建設工作的有序進行。三是制度保障。要結合高職教師心理檔案建設情況來建立健全檔案制度，并予以落實。比如實行心理健康檢查制度，定期開展檢查，把整理好的檢查結果及時補充到高職教師心理檔案中去；實行崗位責任制，對高職教師心理檔案的搜集、整理、建檔等流程以制度形式予以明確，做到崗位職責明確，并一一落實到人；實行保密制度，加強對檔案人員和使用檔案者的保密宣傳教育，對在職權內可以查閱到的檔案內容根據要求做好保密工作。四是技術保障。傳統的手工管理檔案模式已日趨滯后，要跟上時代采取新的技術手段來開展高職教師心理檔案的建設工作，可以通過開發或購買心理檔案管理系統來實現，計算機網絡技術的應用，更有利于檔案存儲、檢索和查詢，有利于學校檔案管理實現科學化、技術化、規范化。
五、高職教師心理檔案建設過程中要著重解決的責權問題
高職教師心理檔案工作作為一項系統工程，從檔案資料的收集、整理、歸檔到檔案信息的查詢、更新這一系列的工作流程，與多個職能部門有關，涉及多項檔案內容，因此一定要處理好檔案管理中的建檔和查檔的責權分配問題。一是建檔的責任分配。高職教師心理檔案的建檔工作，需要學校多個職能部門的配合，前文提及高職教師心理檔案的剛性基本信息可以由教師個人填寫、人事職能部門、教務職能部門審核通過后把信息反饋到心理職能部門，彈性基本信息則主要由系部、人事職能部門、教務職能部門以及心理職能部門提供和調整。高職教師心理信息主要由心理職能部門借助專業途徑獲取，而其他常態信息則要通過高職教師的自我評價、各職能部門的客觀評價等獲取，最終反饋到心理職能部門。每一次對檔案信息的調整，在實質上都相當于一次重新建檔，在較大程度上依靠心理職能部門完成。因此，在建檔責任分配方面，以心理職能部門為主，其他職能部門為輔。二是查檔的權限分配。在查檔的權限分配方面，對高職教師而言擁有全部知情權和查閱權，當高職教師有查閱需求時，檔案職能部門應予以滿足；對除高職教師之外的其他職能部門或個人，檔案職能部門應實行半開放管理，比如高職教師的部分公開化信息，相關職能部門可以查閱，如涉及高職教師評優，有關職能部門有權借閱高職教師的人口學方面的檔案，而與高職教師有關的心理測試結果等檔案信息，要經過嚴格審批手續才可以查閱，并盡量落實高職教師的知情權。
綜上所述，目前高職教師心理檔案還未完全引起高職院校的重視，針對此所開展的研究非常有限，得出的研究成果很少。鑒于高職院校人力資源人性化管理的加強，對高職教師心理健康的關注也開始有所提高，高職教師心理檔案應該作為一種特色檔案納入高職院校檔案管理體系，加強對高職教師心理檔案建設的研究，以促進高職教師個人心理素養的提升，促進高職院校教育事業的健康、有序發展。
【參考文獻】
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關鍵詞：教師專業化；檔案制度；內驅力
在如何加快教師的專業化發展和如何提高專業指導作用等問題越來越受到關注的背景下，教師成長檔案以其詳實、生動的信息優勢架起了指導者與被指導者之間、教師同伴之間溝通的橋梁。
一、創新教師成長檔案管理，激發教師發展內驅力
我們為了使每位教師了解自己專業成長的歷程，增強教師自我反思、主動發展的意識和能力，改變以往計劃與實際工作脫離，只關注幾個骨干教師發展的普遍現象，實施全新的成長擋案管理模式，以加快每一位教師的專業成長。
1.起步階段
首先，園領導通過與每位教師面對面細致地分析與交流，對每位教師各自的特點有了詳細的了解；其次幼兒園通過自主申報與園方推薦相結合的方式，確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業發展體系。
2.實踐措施
每學年初，每位教師根據各自選定的發展體系，結合幼兒園常規工作與特色工作內容，制訂每學年的短期發展計劃。計劃內容包括目標、措施、預期成果三方面。在園領導有針對性的引導下，每位教師根據計劃扎實地實施，并及時做好相關資料積累。
二、明確成長檔案目標，促進個性與特色協調發展
在確立了勝任型、特長型、骨干型三個板塊的教師專業發展體系后，每位教師制訂的每學年個人發展計劃更符合自身的發展特點了，目標具體細致，措施扎實有效，成果追求不功利。每位教師把“走好每步，積累點滴”深入心中。
三、交流分享成長檔案，滿足教師發展新需求
1.進一步滿足教師個人的專業期待
在教師成長檔案中，匯集的是教師自己的一系列作品樣本，它提供了教師進步的信息，展示了教師的成就。教師在回顧自己的工作歷程、展示成就和體驗成功的同時，就會產生自豪感和自信心，明確自己今后努力的方向，激發內在的潛能，從而促進自己的專業成長。
2.進一步拓展教師多元的學習信息
每個年齡段的教師都有各自的優勢：老教師的敬業與奉獻；中年教師的干練與經驗；年輕教師的創新與無畏……這些都可以通過教師參閱和了解同事的成長檔案后而感受到，并在感受的同時激發互相學習的愿望。
3.進一步提升教師的反思能力
教師經常整理和檢視自己的成長檔案，能促使自己不斷思考自己的進步過程和方法。教師自我反思能力的提高，將有利于教師在預料自己教學行為后果的基礎上作出明智的決策和及時的調整，有利于克服困擾教師教育理論與實踐脫節的問題，從而促進自己的專業成長。如，“學習與反思”版面，對于特長型與骨干型教師來說，指向的是活動觀摩記錄與反思、聆聽講座與隨想等內容。
綜上所述，教師成長檔案就是教師專業成長的記錄，它記錄著教師在專業成長過程中的收獲與困惑、感悟與感動、技能與情感、自我評價與他人評價。一個教師成長檔案就是一段教師成長歷程的縮影。教師成長檔案就是教師“工作和思想的博物館”，展示著他們的成果、經歷和夢想。實踐證明，科學管理教師成長檔案是促進教師隊伍快速發展的有效途徑，從而達到提高保教質量，加快幼兒園發展的目的。
關鍵詞：基層黨校；教務檔案管理；教學
中圖分類號：G632 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2015）08-160-02
教學是學校的中心工作，學校必須以教學為主，這是任何學校教學必須遵循的基本規律。因此，要實現基層黨校可持續發展的目標，比較重要的一個環節，就是加強教務檔案的管理并不斷提高管理水平。
一、教務檔案管理的內涵
教務檔案管理，簡言之就是搜集、整理和分析研究有關教學與教學管理方面的資料和數據，使之分類、歸檔、立卷，并進行檢查和監督的一種有效活動。
二、基層黨校教務檔案管理的地位和作用
教務檔案是黨校和教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等原始記錄。它主要來源于兩個方面：一是學校的各個管理部門；二是教師在教學實踐中的成績統計和經驗總結。它是黨校教學最原始、最準確的記錄，具有很高的實用價值。
1、為學校領導決策提供依據
當校領導處理問題、制訂規劃、研究教改方案時，就要結合本校實際情況參考以往的經驗、教訓等資料作出正確的判斷。
2、為查考有關個人情況提供憑證
教務檔案記錄著教學的全過程，是歷史的見證，它可以為查考教師工作情況，證實學生學歷等提供可靠的憑證。是反映整個師資隊伍能力和水平以及教師個人晉職、晉級、評定職稱的重要依據。
3、為提高教學質量提供參考
教務檔案中包含著歷任教師對教學內容的研究、教學方法的探討和改進以及教學經驗等，它是后任教師教學的好幫手。有利于學習和借鑒他人的成功經驗，提高授課質量。
4、為教學研究提供素材
教務檔案記錄和反映了學校的歷史面貌和教學情況，是研究黨校教育規律和學校各學科科研活動的第一手材料，也是編寫校史的必要素材。
三、基層黨校教務檔案管理的內容
學校的層次不同、性質不同、教學目標不同，其教務檔案管理的內容也有很大的不同。就基層黨校教務檔案管理來說，主要內容包括以下三個方面：
1、學員學籍管理
主要有學員的簡歷、培訓和學習期限及各科考試成績、考勤和結業、肄業、畢業、退學等證書的處理等。
2、教師業務檔案管理
包括教師來校前的基本情況，來校后的教學時間、效果、科研成績、進修和晉升及教師整體結構的分析和預測等。
3、文件和資料的歸檔立案管理
可分為三個層次。第一是上級黨組部門有關辦學的指導性文件、法令、決定和本校制定的教學計劃、課程設置、教改為案、經驗總結多；第二是黨校辦學的歷史資料；第三是國內外黨校、干校的交流資料。
四、基層黨校教務檔案管理的問題
近年來，為了適應基層黨校教育改革的需要，不少黨校在教務檔案管理的制度建設方面雖然作了不少工作，積累了一些有益的經驗，但還存在以下問題。
1、管理方法的單一和落后
當前國內外學校在教務檔案管理現代化方而進行了大量理論研究和探索，并在實踐中借助計算機建立檔案數據庫參與管理，取得了非常顯著的成果。而一些基層黨校教務檔案管理主要依靠的還是簡單的手工操作，以至使整個管理方法缺乏高度科學性和明顯創造意識。
2、管理制度缺乏黨校自身的特色
黨校教育正規化以來，各項規章制度相應建立。但在很大程度上沿革了大專院校的管理內容，不能完全適應黨校的實際情況，從而影響了制度本身的貫徹、執行。
3、管理機制缺乏穩定、協調的結合點
即各個教研部門間在橫向聯系上沒有很好地有機聯系，一些急待處理的問題、反饋的信息和資料常常總而不決，從而耽誤了教務檔案管理工作的時間性和有效性。
五、規范基層黨校教務檔案管理的策略
為有效地解決基層黨校教務檔案管理中存在的實際問題，要認真做好以下幾方面的工作：
1、設立專門機構
基層黨校應設綜合檔案室，由專人負責檔案的收集、整理和管理工作。原則上隸屬校辦公室管理，這是學校檔案齊全收集、科學分類、統一管理的組織保證。
2、建立立卷歸檔制度
首先，要制定和明確歸檔范圍，以便各處室明確哪些文件、材料應當歸檔。其次，要確定歸檔時間。教學檔案要按其業務工作情況，可一學年一歸，也可以一學期一歸。再次，要明確歸檔要求。要把檔案材料收集、移交是否齊全、案卷質量是否符合要求作為部門和檔案業務人員工作制度，通過制度來約束各個部門和教師，由他們來協助檔案部門做好教學材料的收集工作。
3、增強檔案意識
檔案收集是否完整，決定著存檔和利用工作的價值。有些同志在實際工作中對檔案工作不太重視，甚至不予支持和配合。有的認為這些教學材料是自己從事教學工作辛勤勞動的成果，理應歸自己，也有的只圖工作方便不愿意交出來，甚至有別同志在傳閱、經手教學材料時對有些有利用價值的材料隱藏起來。因此，要調動各部門積極配合檔案管理部門搞好檔案管理工作。
4、推進現代化管理
教務檔案的主要形式表現為一系列的文字和數據資料，如何準確及時地將眾多龐雜的資料在取舍的基礎上歸檔、分類、立卷，這是我們目前亟待解決的問題，也是我們面臨臨的新課題。由于現階段學校教務管理人員計算機應用水平不高，仍習慣沿用傳統模式，這對推進檔案管理現代化的進程造成很大的影響。因此要真正運用現代化辦公手段，實現教務檔案網絡化管理，從而逐步提高教務檔案管理的現代化水平。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理；創新；信息化；重要性；措施
隨著高速、大容量檔案影像管理系統的廣泛應用，檔案管理的專業化、信息化建設迫在眉睫，為了能夠對檔案進行長期的管理與保存，并能夠在需要的時候及時進行查詢，實現檔案管理的信息化建設還能夠有效的節省檔案存放空間，提升檔案管理的工作效率，檔案管理工作應當及時創新管理理念，制定明確的新時期檔案管理發展目標，在充分運用網絡信息技術、遠程通信及數字化技術的基礎上，實現檔案管理的信息化，提升檔案管理工作質量，因此，本文對檔案管理理念創新視角下的檔案管理信息化建設具有重要的現實意義。
一、檔案管理信息化建設的重要性
隨著信息化時代的發展與進步，檔案管理中涉及的信息量在逐漸的增加，信息種類也逐漸向多樣化發展，傳統的檔案管理方式與當今快速發展的科技信息技術已經不相適應，不能滿足當今時代對檔案管理的更高要求，所以，實現檔案管理信息化是符合當今時展要求的，是檔案管理發展的必然方向，筆者認為當今檔案管理信息化建設的重要性主要表現在以下四點：
首先，檔案管理信息化能夠有效改善檔案管理效率，它在充分運用當今先進的計算機網絡技術的基礎上，更方便的對檔案資料進行收集、分類、統計與保存，同時還能夠實現快速的調閱，既為檔案管理人員減輕了工作負擔，又提升了檔案管理的工作效率。
其次，檔案管理信息化是實現資源更廣泛的共享的一個重要途徑，它改變了傳統的案卷式管理方式，而是轉變為電子文件的管理方式，將檔案信息與原始檔案資料相分離，通過計算機網絡，建立起檔案信息與其他信息系統之間的互聯，并以此為基礎實現檔案資源共享，有效的提升了檔案資料的利用率。
再次，使檔案保存方式多樣化。在電子信息技術不斷更新與進步的今天，對各種電子文件進行存儲、讀取的設備也越來越多，為檔案人員進行檔案管理提供了多種方式，使檔案管理更加便捷與快速，而且在電子設備的輔助下，無形之中增加了檔案資料的保存時間，有效的避免了傳統的檔案管理中由于長期使用導致的資料破損、丟失等情況，保證了檔案資料的完整性、全面性與持久性。
最后，加快了信息傳遞的速度。在傳統的檔案資料管理中，由于受到傳輸方式及傳遞距離等方面的影響，面臨著傳遞過程的安全問題與傳遞速度問題，但是，在實現了檔案管理信息化之后，便可以快速的實現遠距離的安全傳輸。
二、基于檔案管理理念創新的檔案管理信息化實現路徑
（一）最好檔案管理基礎工作，創建信息化實施條件
檔案管理的信息化需要得到良好的信息化條件的支持，因此，我們應當首先做好相關的基礎性工作，筆者認為具體應當包括以下四方面的內容。
首先，管理制度是保障管理能夠順利進行的重要條件與基礎，所以，我們首先應當建立完善的檔案管理制度，在制度不斷完善的基礎上，加強管理方法的創新，在保障檔案管理工作能夠正常進行的基礎上，實現管理程序的最簡化，但是并不是沒有原則的簡化，還要嚴格控制檔案信息的質量。
其次，要加強檔案管理重點環節的建設。既要對檔案管理的硬件環境進行完善與加強，加大力度更新與增加新的檔案管理所需設施，確保檔案室實際建設于相關標準相一致，又有重點加強審核審批檔案的管理工作。
再次，要大力加強檔案管理隊伍建設，通過多種形式的培訓教育等提升管理人員的綜合素質與能力水平，例如，通過開展專題講座等來逐步轉變檔案管理人員檔案管理的信息化思想，并提升檔案管理工作的整體水平。
最后，加強檔案管理的信息化意識，首先進行檔案管理的各級領導要高度關注檔案管理信息化工作，只有領導重視，才能保證員工在領導的支持下樹立強烈的檔案管理信息化意識，在領導的支持與鼓勵下，從根本上轉變對檔案管理信息化意識，積極主動的掌握各種信息化技術。
（二）增強信息安全意識，強化檔案管理信息化安全
檔案安全管理師有效進行檔案管理的關鍵，隨著網絡技術的不斷進步，網絡時代背景下的檔案管理信息化，更好提升安全管理意識，做好安全管理工作，切實落實各項安全管理的措施，避免網絡病毒等各種因素造成的網絡資源破壞，計算機網絡的開放性、交互性特點本身就決定了檔案管理信息化中的安全威脅的存在，再加上，有些單位忽略了通過安裝病毒軟件等措施，防止網絡病毒的侵襲，最終形成檔案管理安全隱患。所以，檔案管理的信息化建設過程中，切忌盲目的使用網絡技術，要有規劃的下載安裝360、百度等殺毒軟件，及時更新計算機病毒庫，有效的防止黑客及病毒對檔案信息的攻擊，與此同時，檔案部門還要及時對檔案數據進行備份，加強身份驗證、專機專用等安全管理措施，使檔案信息管理人員具備較強的安全管理意識。
（三）優化檔案管理流程，提高檔案管理效率
檔案管理人員要樹立一種開拓進取，勇于創新的精神，在逐漸實現與完善檔案管理信息化建設的道路中，主動探索與創新，尋找新的方法與思路，從檔案的收集與鑒定、保存與利用等多方面進行創新，不斷優化檔案管理流程。首先，在檔案的收集與鑒定環節，要努力完善電子文檔歸檔制度，最大限度的實現電子文件歸檔的完整，使其發揮最大價值，嚴格遵守各項標準化歸檔操作規范，不斷完善自身歸檔工作；其次，在保存檔案的過程中，不僅要通過電子檔案進行保存，還要充分利用傳統的紙質保存方式加以輔助，此外，還要注意檔案的定期備份，避免由于檔案資料的丟失造成的各種嚴重后果；最后，在檔案的實際利用環節，需要加強其服務方式的創新，采用分級與分類的方式對各種檔案進行有計劃的、有規劃的管理，同時也為使用者提供了多種方式的檢索服務，對于檔案利用效率的提升具有重要意義。
（四）加強檔案管理方式與技術的創新，滿足檔案信息化需求
隨著信息化社會的深入發展，檔案管理工作人員也應當與時俱進，積極學習各種先進的管理理念，加強檔案管理方式與技術的創新，從而更好的適應檔案信息化發展。首先，檔案管理相關人員應當既要保障館藏質量，又要保障館藏內容的豐富多樣性，對檔案信息進行系統化、規范化的整理與優化；其次，在提升相關人員綜合素質的基礎上，對其加強信息技術方面的教育與培訓，使其不僅具備檔案管理所需的相關理論知識，還要對檔案著錄、編研、檢索、標引、復制等技能熟練掌握，具備檔案信息分析、服務與應用等多種能力，從而滿足檔案管理信息化的實際需求。
三、結論
檔案實際上是一種十分重要的信息資源，在這其中包含了各種珍貴的經驗，傳統的檔案管理方式與當今高速發展的信息化水平已經不相適應，因此，我們應當僅僅抓住時代給予檔案管理工作的重要機遇，轉變傳統的管理理念，在管理技術、管理方式等諸多方面不斷創新，努力推進檔案管理信息化建設，實現檔案價值與作用的最大化。
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關鍵詞:信息化；管理；教師；人事檔案
一、信息化技術
科學技術隨著時間的推進不斷發展，信息化技術隨之發展應用，對于現代化辦公來說，信息化技術的應用有著難以忽視的重大影響。信息化技術以現代通信、網絡、數據庫技術作為基礎，為使用者提供與生活、學習、辦公等行為相結合的技術，實施該技術后，能極大的提高效率，為推動社會進步發展奠定良好基礎。
二、教師人事檔案
教師是教育界的基礎，而教育為人類的發展與進步提供了難以想象的巨大推動力，教師的人事檔案對于管理教育業界的資源管理有著極為重要的影響。教師是社會角色同時也是承擔者，有著傳授知識與經驗的責任，同時也需要以身作則言傳身教為人類社會的發展陪各行各業的人才。而教師的人事檔案的建立即保證了教學資源的合理化利用，也為教師本身資料的完整保存提供了良好環境，因此無論是相關人事管理部門還是教師個人都對教室人事檔案都有著一定程度上的重視。
三、教師人事檔案管理中的不足
目前，教師人事管理部門所保管的檔案多為紙質，其在管理過程中多出現一些難以避免的狀況。
1、管理人員從業素質不足
人事檔案不僅記錄了不同人的不同經歷，同時客觀的記錄了一個人的家庭環境、社會閱歷等真實情況，對于人力資源的選用有著極為重要的意義。但在多數情況下，管理人員對于教師的人事檔案認識不足，多以為保管過程中只需保證其不被遺失，故其保密性難以保證，而管理人員待遇低下、工作環境差嚴重打擊了從業人員的積極性，使檔案管理這一工作難以受到重視。
2、檔案機密性不足
教師人事檔案在管理過程中，保密性并不高，但據國家相關規定任何人對于個人的檔案資料不得私自調用。人事檔案的保密便于統一管理的同時也為安全事故的發生減少了隱患，但由于管理者對于管理檔案重要程度的認識不足，故其對檔案處理的隨意性造成檔案保密性大大降低。
3、檔案真實性較低
教師人事檔案作為教育資源合理應用的直接依據，其重要性不言而喻，但在當下，很多檔案的真實性難以保證。人事檔案目前的管理方案其人為修改的可能性較高，尤其是領導層對整個組織人事檔案有著極大的處置權，故而其真實性受到了巨大影響。
4、檔案資料不足
多數檔案管理人員對于管理過程中資料內容的全面性、齊全性不夠關注，因此教師人事檔案多存在不足。這是由于管理過程中，工作人員沒有積極收集各方面資料，檔案資料局限性過大，這為教育業對教師的管理、任命造成了極大困難。
5、管理制度落后
隨著社會不斷發展進步，各種制度改革也隨之進行，教師任命調用也隨之頻繁，但其中需要辦理的手續卻仍未能隨之簡化，甚至嚴重落后于其他行業。很多檔案由于管理制度不足而難以及時修改，對于教師的任命調用造成了嚴重阻礙，為很多單位的人才選用造成極大困難。
四、信息化技術管理教師人事檔案措施
1、信息化管理制度的建立
信息化技術在教室人事檔案管理方面的應用，首先需要從領導層面開始增強對其的重視程度；其次是大力投入人力物力建立健全信息化管理體制；最后對現有檔案實施信息化管理，從而建立完整的信息化教師檔案管理體制。
2、管理人員素質的提升
信息化技術在教師人事檔案管理過程中，管理人員的素質對其影響巨大，因此，對于從業人員的素質需要進行重點提升。首先是對于信息化技術，需要從業人員做到熟練使用其進行工作；其次工作人員需要重視教師人事檔案管理，對檔案的機密性、真實性、完整性都需要承擔責任；最后是從業人員需要對信息化技術管理教師人事檔案的過程中存在的問題及時發現及時上報，為教師人事檔案管理制度的完善做出貢獻。
3、人事檔案資料的完善
信息化技術在教師人事檔案管理方面所起到的作用為現代信息管理提供了極大的推進力。在管理過程中，需要信息化技術與時展掛鉤的同時，也需要與其他機構的檔案管理掛鉤，如各種證書、資格認證機構的檔案管理機構，這些機構為教師資質的認證提供了最直接真實的信息，能為教師人事檔案管理人員提供了最為真實可靠的資料的獲取渠道，也為任命教師提供最基礎性的資料。信息化技術的應用為教師人事檔案管理提供了良好的技術基礎，方便了資料的獲取，保證了資料的真實性、完整性、保密性，為教育界乃至社會的發展進步做出了巨大貢獻。
五、結語
信息化技術管理教師人事檔案對于人類社會具有重大意義，因此，這一過程需要得到更多的重視，并且隨著科學技術發展不斷完善，以便更好的為社會服務。
參考文獻
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[2]張彬.人事檔案管理的困境與出路[J].…吉首大學學報(社會科學版).…2011(05)…
教育考試檔案管理是學校教育考試管理中的一個非常重要的組成部分，考試質量的提高和教育質量的提升與其有著緊密的聯系。教育考試與其他社會考試還有一定的區別，因為教育考試主要指的是學生的中考、高考還有教師招考等考試，這些考試關系著考生的命運和前途，因此做好教育考試的檔案管理工作十分重要。
檔案是教育考試組織管理中的憑證，其具有十分重要的價值。作為考生來說，考試檔案是考生參加考試的憑證，對考生以后一些實際問題的解決起到關鍵性作用。其次，教育考試檔案是對管理機構進行責任認定及查考的憑據。檔案記錄著整個考試的過程，從考生報名的原始資料開始一直到考試過程中的聲音、圖像、文字等資料。尤其是在信息化程度不斷提高的今天，教育考試檔案管理十分重要，教育考試檔案管理工作是相關工作人員必須引起重視的工作，采用科學、信息化的管理方式進行檔案管理工作，只有這樣，教育考試檔案才能發揮出自身的價值。
2 教育考試檔案管理現狀及存在問題
二十一世紀是信息時代，尤其是隨著計算機技術和大數據技術的不斷發展，教育考試檔案管理工作迎來前所未有機遇和挑戰。由于信息化的進步和發展，教育考試檔案管理水平相較以往有了很大的進步，主要體現在以下幾個方面：
（1）除了以往的紙質材料檔案，現在又增加了對數字化檔案的收集、保管和利用。對于一些沒必要長期保護或者保存價值不高的檔案，一般采用電子檔案進行保存，這樣既能夠節省檔案存儲空間，也能滿足后期查閱的需求。
（2）目前對于教育考試檔案的管理基本已經實現計算機管理，建立起基本的檔案管理系統。當需要查閱相關的教育考試檔案時，通過關鍵詞搜索便能快速定位到檔案的位置，這些優勢都是傳統教育考試檔案管理中所不具備的。
（3）近些年來，教育考試檔案的利用率不斷增加，對檔案信息資源的開發和利用也在不斷的積極開展中，這樣才能充分發揮出教育考試檔案的價值。例如對教育考試檔案進行簡單的統計工作，能夠發現教育考試管理過程中的一些新問題，針對出現的問題制定相應的解決方案，可以在一定程度上促進教育考試事業的發展。
信息化背景下，教育考試檔案管理較之以往有了明顯的進步，對教育考試事業的發展起著重要的推動作用。但不可否認的是，目前的教育考試檔案管理仍然存在一些問題，這些問題阻礙著教育考試管理的進一步發展，主要表現在以下幾個方面：
第一，管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進行封存，資料收集完不完整、準確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了教育考試工作的有效管理。其次，由于教育考試檔案的管理職責劃分不清，導致很多電子檔案分散在不同部門和個人手中，當部門的人事關系發生變化或者管理不善等情況發生時，一些文件資料往往無從獲取，這將為教育考試管理工作帶來很大的困擾，教育考試檔案的管理制度需要進一步完善。
第二，教育考試檔案管理工作人員素質不高。很多從事檔案管理工作的人員并沒有接受過專業的檔案管理培訓，或者只是在入職之前進行了簡單的崗位培訓，對于如何提升檔案管理水平認識不足，也無法通過教育考試檔案管理工作促進教育考試的管理水平。另外，檔案的信息化建設和管理對管理人員的計算機水平有較高的要求，但是很多管理人員計算機技術多數僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。
第三，在檔案建設與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。重視信息統計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。由此導致檔案管理長期停滯不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入遠遠不足，相關軟硬件設施建設不到位，沒有引入檔案管理軟件或者信息化管理系統長期不更新。檔案網絡共享機制還需進一步加強，許多部門都有對教育考試檔案的利用需求，由于檔案資源沒有實現信息共享，相關部門的查閱效率和辦事效率較低，費時費力。
3 信息化背景下的教育考試檔案管理對策
信息化背景下，教育考試檔案的管理工作應當順應時代潮流，采用更加先進的管理辦法和管理理念對教育考試檔案進行管理，以更好地促進教育考試事業的發展。
3.1 加強管理人員隊伍建設
教育考試檔案管理人員負責具體管理工作的開展，作為各項改革和具體措施的實行者，直接影響到教育考試檔案管理工作水平。因此應該建立起一支具備扎實專業知識和較強處理問題能力的管理隊伍，在組建過程除了吸納檔案管理人員，更應該注重對計算機系統、行為心理學等專業背景的人才的引進。因為信息化時代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識，還需要懂得一些計算機技術，這樣才能更好地為教育考試事業服務，做好信息化時代下的教育考試檔案管理工作。除了吸納優秀人才，還需要對現有的人才隊伍進行培訓，逐步提高管理人員的業務水平和業務能力，從而提高教育考試檔案管理水平。
3.2 構建考試檔案管理平臺
在教育考試檔案的管理工作中，對檔案信息平臺的功能進行系統地設計和規劃十分有必要。例如，在一些高校的教務處中每一位同學都有自己的考試成績信息，考試檔案信息平臺能夠與教務處通過內部關聯而獲取這些信息，實現資源的共享。這樣一來，無論是教師、學生還是工作人員都能夠獲取到自己所需要的信息。因此，在信息平臺的建設過程中分類索引的建設是十分重要的，使不同身份的人員都能夠憑此完成身份的識別，對信息進行管理。另外，信息的查詢權限也應當設置好，保證信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻煩。要不斷加大對教育考試檔案管理系統的優化，根據時代的發展和實際的需要進行一些新業務的增加和?f業務的刪減，使教育考試檔案管理平臺能夠提供更加快速、準確、便利的服務。
3.3 加強教育考試檔案信息化制度建設
通過加強教育考試的信息化建設進一步完善教育考試檔案的管理制度。學校應當積極地完善教育考試檔案的管理制度，尤其是隨著時代的發展，電子檔案的出現需要我們制定新的管理制度對檔案進行管理。對檔案的管理范圍和職責進行明確的制定和劃分，建立一套科學的、體現時代特點的現代化教育考試檔案管理制度。信息化制度的建設，首先要提高需要提高相關人員對檔案的認識，使工作人員和考生認識到檔案的重要性，調動起全員的積極性進行檔案管理信息化建設。其次，信息化建設需要投入大量的資金進行硬件的購置、系統和軟件的研發。最后，大力提高信息化檔案的利用率。在統計學有關原理的指導下開展工作，在信息收集和統計過程中應對按照檔案性質進行分類，便于在后期進行數據比對，加強數據的分析，為學校決策提供依據。
3.4 實現信息化檔案?W絡共享
學校中與學生教育和管理的部門有很多，每一個部門都有對教育考試檔案的利用需求。舉例來說，學生的作弊檔案是很多學院和部門需要查閱使用的，如果每個需要使用的部門都專門去檔案管理部門進行查閱，那么勢必會導致工作效率低下。針對這種現象，教育考試檔案管理部門可以將相關的教育考試檔案數據進行上傳，利用學校的校園網絡，開放教育考試檔案網絡共享系統，定期或者長期開放部分教育考試檔案數據供各部門查閱。這樣有教育考試檔案信息需求的部門可以直接利用網絡共享系統及時進行信息的獲取，節約大量的時間，大大提高了辦事效率。
關鍵詞：教育考試；檔案管理；信息化建設
教育考試檔案形成于教育考試各個工作過程，屬于帶有真實性、完整性、客觀性的歷史記錄，包含考生信息、簡報、機構信息等各種文件資料。推動教育考試檔案管理的信息化建設，能夠使檔案管理工作高效開展，為教育部門考試管理和高校招生提供支持。因此，還應結合教育考試檔案管理需求提出合理的信息化建設途徑，從而推動教育考試事業的發展。
一、教育考試檔案管理現狀分析
伴隨著信息技術的快速發展，教育管理工作開始向著信息化的方向發展。而在教育考試檔案管理方面，同樣應當引入信息技術對管理工作進行創新，在推動檔案數字化建設的同時，確保檔案資源得到充分利用。但就目前來看，許多教育檔案依然以紙質資料形式進行保存，不僅占用了較多的空間，也給師生查閱資料帶來了困難。按照傳統管理模式，檔案經過初步收集、整理后將被封存，在后期使用時無法確保資料一定完整、準確，使得檔案未能得到真正有效管理。作為管理人員，也只負責自己工作范圍的檔案資料管理，以至于檔案資料調取可能需要經多人查找，甚至難以找到負責人。受檔案存儲形式和以往管理思維的限制，教育考試檔案在收集后大多未能得到利用，造成了嚴重的資源浪費。而相關部門在信息化建設過程中，也未能對考試檔案給與足夠重視，未能結合考試檔案信息化管理需求引進相應的軟硬件設施。此外，檔案管理人員普遍缺乏信息素養，難以利用信息技術進行考試檔案管理，也給考試檔案管理信息化建設帶來了阻礙。
二、教育考試檔案管理信息化建設意義
1.提高檔案管理效率
過去在教育考試檔案管理方面，依靠人為手工操作進行大量檔案資料收集、整理等操作，將產生較大工作量，耗費大量人力、物力，容易發生人為誤差，導致檔案管理效率偏低。而推動檔案管理信息化建設，在檔案資料收集、整理、統計等方面，可以依靠數據庫、互聯網等技術提供強有力的技術支持，促使檔案管理效率得到提高。相較于傳統工作模式，信息化操作能夠簡化管理流程，保證工作準確性，因此教育考試開始由紙質報名轉變為計算機報名，最終發展為集報名、繳費、考務管理和成績下發為一體的管理模式，為檔案管理的信息化建設奠定了基礎。通過對紙質檔案進行數字化處理，將全部信息轉化為數字信息，能夠使信息的真實性、有效性得到保證，避免重復勞動發生，促使資料歸檔效率得到提高。
2.提供優質信息服務
采取傳統檔案管理模式，教育考試檔案分散在各市區相關部門，難以得到有效集中，使得檔案內容更新慢，給信息準確查詢和使用管理帶來了困難。而在信息化建設過程中，采用電子檔案形式進行檔案信息存儲，建設數字化檔案管理系統可以滿足信息查詢和使用管理需求，能夠提供優質信息服務。在教育招生方面，通過實現檔案信息化管理，能夠為遠程網上錄取工作開展提供信息服務，促使高校考試科目改革等相關政策內容得到及時傳遞，幫助相關部門與高校建立高效溝通途徑。保證信息時效性，能夠使部門與高校做好對接工作，促使考生錄取工作有序開展，滿足高校迅速錄取人才的需求，也為地區招生管理提供強有力的信息支撐，在節約人力、物力的同時，促進考生錄取工作得以公平、公正開展。
3.充分發揮檔案價值
受紙質檔案特性的限制，過去教育考試檔案管理將重點放在檔案資料收集、管理等方面，對檔案資料的開發和利用程度不高。對于多數檔案管理人員來講，普遍存在“重收集、輕利用”的理念，造成檔案價值難以得到有效發揮。而實現檔案管理信息化建設，可以快速、便捷的完成檔案收集、整理等工作，使檔案管理人員擁有更多精力進行檔案資料利用和價值挖掘。作為最原始的信息資源，教育考試檔案可以用于考試科研、教育部門學習政策制定、高校課程設計等各方面。但采取傳統方式將面臨檔案資料查閱困難等問題，導致各項工作開展需要花費大量時間進行資料查找。而通過信息化建設增強檔案開放性，利用數據分析和挖掘等技術進行有價值信息的挖掘，能夠為各項工作開展提供支持，繼而使檔案價值得到實現。
三、教育考試檔案管理信息化建設途徑
1.完善信息化建設制度
在檔案管理信息化建設方面，涉及到檔案收集、保存等多個環節。在數字化轉化過程中，如果未能加強管理容易導致信息出現失真、丟失等問題。針對這一問題，還要對信息化建設制度進行完善，在加強檔案收集、保存等各項工作劃分的基礎上，明確各項工作管理制度。首先在檔案收集方面，需要明確檔案管理范圍，做好管理職責劃分，保證人員能夠及時進行考試檔案信息的收集、錄入，保證作業符合規范。建立責任追究制度，發現信息丟失、錯漏等問題對管理人員進行追責，能夠督促人員嚴格按照規范作業。在檔案轉化方面，需要制定軟硬件設施建設標準，明確信息轉化流程，為人員進行檔案信息化處理提供指導，促使生成的電子檔案質量合格。在檔案保存管理方面，由于教育考試檔案信息屬于考生隱私，因此在信息化管理方面需要加強信息安全管理，避免檔案出現丟失、損壞或信息泄漏等問題。建立保密制度，做好教育考試檔案分類，設立相應的保密等級，可以進一步明確相關部門和人員的檔案調閱權限，能夠避免信息遭到隨意泄漏。針對檔案信息化管理設施，還應建立定期檢修、養護制度，保證系統能夠得到定期升級，為檔案資料管理工作開展提供保障。通過建立與檔案信息化管理配套的管理制度，能夠保證各項工作得以科學開展，繼而為檔案信息管理提供制度保障。
2.建立信息化管理平臺
對教育考試檔案進行信息化管理，需要依靠基礎設施支持。在實踐工作中，還要建立信息化管理平臺，完成相應軟硬件設施的科學配置，促使檔案得到高效管理。結合這一目標，需要結合教育考試檔案信息化管理需求和未來發展趨勢進行軟硬件設施采購，將落后的管理設施和軟件淘汰，推動信息化管理基礎設施的更新。為對大量檔案數據進行存儲和利用，還要完成檔案信息數據庫的建設。具體來講，可以選用MicrosoftVisualFoxPro等數據庫應用軟件，對身份證號、準考證號、考試科目、考試成績等數據字段進行設計，完成數據分類存儲的同時，使數據保持關聯，為數據調取提供支持。考慮到信息的安全管理需求，還要完成安全審計系統、防篡改系統等各種系統設備的部署，促使平臺安全防護能力得到提高。在平臺建設過程中，可以在檔案管理中引入辦公自動化等技術，使檔案數字化轉化進程得到加快。利用系統對檔案字段、屬性進行動態管理，能夠使平臺自動進行相關數據的調取和更新。完成平臺搜索引擎設計，能夠使平臺保持較高查詢效率，為后臺維護和更新提供便利。考慮到教育考試檔案資料將得到不斷積累，為保證數據得到高效存儲和調取，還要利用云端進行數據存儲，利用分布式計算機加強檔案數據的分析和處理，促使平臺維持高效運轉，促使檔案管理工作得以順利開展。
3.實現檔案信息化查閱
在檔案管理信息化建設中，還應更新管理理念，從檔案資源共享角度建設完善信息化管理體系，以便使相關管理工作有目的、有計劃的開展。為加強檔案資料的利用，還要實現檔案信息化查閱管理。在信息化建設中，需要推行權限分級管理，對教育考試機構、高校和相關部門的檔案更新和查詢權限進行設定，保證人員及時完成檔案資料上傳，經過網上審查和批準后使信息錄入到系統中，確保查閱的數據信息具有完整性和可靠性。在相關部門檔案調閱權限得到明確的情況下，平臺數據可以向有權限部門開放，促使檔案資源在一定范圍內得到共享。根據權限對平臺數據進行調閱時，系統將對瀏覽用戶進行層次分析，在保證檔案資料開放和實現數據共享的同時，利用特定算法對重要檔案信息進行加密。只有人員擁有密碼，才能對重要信息進行查閱，因此能夠避免重要信息泄露。此外，人員可以運用平臺提供的大數據技術完成檔案資料分析和處理，如對考生水平、文化程度、成績等數據進行統計，掌握本屆考生的考試情況，為相關工作開展提供依據。將檔案信息資源開發和共享當成是信息化建設目標，在加強權限管理基礎上完成標準查詢端口的配制，能夠為各部門接入信息查詢平臺提供便利，使檔案共享流程得到簡化，促使檔案資源共享和整合水平得到不斷提升，繼而為檔案價值挖掘奠定扎實基礎。
4.培養信息化管理團隊
信息化建設工作的開展需要由專業團隊完成，才能保證教育考試檔案管理的信息化水平得到持續提升。結合信息化建設要求，需要聘請同時具備檔案管理技能和信息素養的人員，負責對信息化建設工作進行科學規劃，保證相關工作有序開展。在對教育考試檔案管理隊伍進行充實的同時，需要建立科學的人才培養體系，系統開展信息技術培訓工作，要求人員掌握互聯網、計算機等技術，能夠利用信息技術展開相關工作，推動檔案管理方式方法創新。在培訓工作中，還要將檔案資源利用和共享當成是培訓重點，促使人員明確重點工作方向，能夠運用學習到的知識探索檔案資源開發應用問題。日常還應加強人員職業教育，提高人員責任心，使人員積極投身到檔案管理信息化建設工作中，促使團隊整體素質水平得到提升。為保證考試檔案安全，還要加強人員安全意識培養，確保人員從計算機、網絡等層面掌握系統可能發生的安全隱患，能夠通過做好備份和設置防火墻等操作加強風險防控，以免檔案信息遭到破壞或出現丟失問題。此外，為保證培訓效果，需要加強人員考核管理，督促人員加強先進技術學習，適應時展需要，具備開展檔案信息化建設工作的能力。憑借專業團隊，檔案信息化建設工作能夠得到持續有效推進。
四、教育考試檔案管理信息化建設實踐
1.明確檔案信息化建設需求
在教育考試檔案管理信息化建設方面，需要結合管理工作需求合理開展信息化建設工作。以學生作弊檔案管理為例，在學校學風建設工作中，需要做到嚴肅考紀，對考試程序進行規范。采取信息化手段加強學生考試作弊檔案收集、整理和分析，能夠為考試管理提供依據，推動工作的規范化發展，為學校良好考風建設提供信息數據支撐。按照學校考試管理規定，針對考試中出現違紀、作弊行為的學生，需要給與警告、取消學位、開除學籍等不同處分，而考試檔案則是學校做出處分的依據。實際在考試檔案管理方面，需要保證資料為原始真實資料，在從考試現場收集的同時，保證資料完整性，包含試卷、復習資料、載有考試信息字條、監考教師簽字、手機信息、學生簽字等。在按照學校考試管理規定作出處分后，需要對這些資料進行歸檔，并對相關管理規范、處分文件等進行整理、歸檔。在信息化建設過程中，還要建立電子檔案，完成索引目錄的編制，為相關信息查詢提供便利，促使考試檔案管理工作得以高效開展。
2.加強檔案資料電子化處理
結合上述需求，實踐操作中還要做好檔案資料電子化處理。具體來講，就是在以紙質形式完成考試檔案保存的同時，能夠對檔案資料進行數字化轉化。在對學生考試作弊記錄進行管理時，紙質載體屬于原始憑證，在考試結束后將會得到收集，并提交至學校教務部門進行確認。經過會議評審后，以公文形式傳遞至學生管理處，生成相應處分文件。對相關檔案資料進行收集后，為方便查詢，需要統一錄入到考試檔案管理系統中，按照系統格式進行考試信息逐條添加，完成檔案資料的數字化轉化。在此期間，要求人員做到嚴肅對待，能夠準確、認真完成信息錄入，做到詳細注明考試情形、違紀信息，如考試科目、時間、作弊學號等等。考慮到考試檔案的特殊性，還要嚴格劃分人員責任，保證人員具備較強的法律、保密和政治素養，嚴格按照各項管理規定開展進行電子檔案建設，能夠使考試檔案管理工作經得起經驗。
3.完成檔案管理數據庫建設
完成考試檔案信息錄入后，需要建設檔案管理數據庫對歷年檔案資料進行保存，為資料共享操作提供便利。實際在數據庫建設中，在確保檔案資料完整的同時，還應使檔案信息能夠快速累積、添加，為管理人員操作提供便利。利用數據庫軟件對數據字段名稱進行編輯，可以取名稱首字母縮寫作為字段名。在教務處、系部、團委等多個與學生管理有關的部門之間，在設定查詢和操作權限的基礎上，可以對數據庫資料進行共享。在對學生考試檔案信息進行使用時，可以直接登錄數據庫進行信息調閱，無需分頭到考試檔案管理部門查詢信息，因此能夠使學校的辦事效率得到提高。
一、高校中教學檔案管理的狀態
（一）高校對教學檔案管理沒有形成足夠的重視
在當前的高校管理中，評價教師工作優良的標準就是教學以及科研，教師自然就會將教學以及科研作為重點進行研究，在此種模式下，教學的目標也就局限在教與學之間，老師與學生也就成為了教學重點關注的對象，對檔案管理沒有形成足夠的認識以及重視。
教學檔案管理工作，較為枯燥乏味，但是其卻有著不可忽視的作用，但是在大多數高校中，還沒有對其的重要程度形成足夠的認識，對于工作也有著較低的標準，導致工作人員的執行力不強。檔案管理工作最為重要的就是管理的時效性，若不能及時有效的完成學生檔案的歸檔，而造成積壓或者丟失，就會嚴重影響檔案的完整性以及安全性，造成了較大的負面影響。由此證明，若想有效的完善檔案的管理工作，就應該對其加強重視程度以及管理意識。
（二）缺少較為規范的信息化管理模式
在較多的高校檔案管理中，仍未形成規范的管理模式，與此同時，尚未完善的信息化技術對管理工作的整體水平還會造成一定影響，沒有形成統一的系統平臺，就無法有效的實現共享信息資源。此外，還會有一定的安全隱患存在于高校的教學檔案中，在信息化技術的應用中，忽視了網絡黑客以及病毒的侵襲，對教學檔案管理工作帶來了一定難度。所以，在以后的教學檔案管理中，應加強網絡安全預防，避免出現不良因素影響信息化的發展進程。
（三）檔案管理人員的技術水平較低
現階段的高校檔案管理中，需要由較高學歷以及素質的人員進行管理，才能夠保證教學檔案工作信息化的順利進行，但多數高校仍未實現有效管理，缺乏相關的專業知識，對工作流程不夠熟悉，制約了教學檔案信息化的進程。
二、教學檔案管理中應用信息化的重要性
教師課堂上所使用的教學教案、日歷，加之教學中應用的教學方法和成果都可以稱之為教學檔案信息。在高校的檔案管理中應用信息化技術，能夠促進教學改革，改善教學質量，并在一定程度上使教學水平得以提升。應用信息化技術，節省了教學花費的時間，使教師能夠將時間以及精力放在教學和科研中，使教學活動能夠向更好的方向發展，并增加了教學檔案的利用率，使學生對于檔案的需要得以滿足，同時也是高校檔案管理發展的趨勢所在。
三、高校檔案信息化管理的措施
（一）加快數字化信息系統的建立
檔案管理發展的必然形式就是檔案管理數字化，其就是應用寬帶技術，將教學檔案的資源以及信息向數字化轉變，并作為其主要的管理體系。建立統一的數據庫管理系統，便于使用者查閱，使檔案管理的效率得以提高。
（二）信息技術的主要運用形式
第一，應用網絡技術以及管理軟件，將部分的教學以及科研信息公開化，加強使用者的溝通，使其的應用效率得到全面提升，實現更加快捷的查看。此外，還能夠將存儲失誤率有效降低，使檔案管理更加規范、高效以及精準。第二，利用信息技術培訓的手段，將最新的信息化管理手段向管理人員傳授，使其的綜合管理能力得到提升，以便更好的服務于信息化檔案管理工作。
（三）建立并健全安全保障體系
信息化對檔案管理帶來的影響是雙面的，其在促進檔案管理的同時，還增添了許多不安全因素，所以，如何加強檔案管理信息的保密性工作就成為了重點。在實際應用中，應加強防范意識，做好重要檔案的備份以保障檔案信息的完整性以及安全性。
一、信息化檔案管理存在的問題
（一）檔案管理人員素質有待提升。人們普遍認為檔案管理工作只是簡單的抄寫以及裝訂工作，不需要檔案管理人員有過高的專業技術知識，因此這些因素都導致檔案管理人員的素質水平有待提升，部分檔案管理人員沒有具體的工作目標，因此，在信息化迅速發展的今天，要想促進檔案管理的信息化發展，必須提升檔案管理人員的專業素質，才能提升檔案管理的信息化發展水平。（二）檔案信息利用率過低。由于受傳統檔案管理觀念的影響，部分檔案管理人員在工作的過程中只是默默無聞地整理檔案，工作的主動性比較差，因此，造成檔案信息的利用率過低。雖然目前檔案管理部門的主要工作是負責接待需要查閱資料的人員，但是檔案管理部門提供的檔案信息沒有經過二次整理，檔案的信息管理手段主要是以人工查閱為主，很少利用計算機作為檔案管理工作的主要手段。（三）檔案管理缺乏資金支持。由于現階段對檔案信息化管理不夠重視，使得檔案管理的信息化無法得到充足的資金支持，檔案管理的硬件設施嚴重不足并且十分落后，無法適應現代化信息發展的需要。從信息化視角的角度出發，齊全的設備以及硬件和軟件設施是檔案管理信息化建設的基礎之一，因此，必須加大對檔案管理的資金支持。（四）檔案管理網絡安全問題比較突出。由于受計算機以及互聯網技術的影響，對于檔案管理的信息化建設來說，網絡安全問題亟待人們的關注以及解決。由于信息化技術的發展，檔案管理的形式以及載體也在呈現多樣化發展，使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷，但是開放的網絡環境容易帶來很多網絡信息安全問題，使得檔案管理資料的安全性不能得到很好的保證。
二、促進檔案管理信息化建設的手段
（一）加強對檔案管理人才的培養。專業的檔案管理人才是檔案管理工作的必備要素之一，只有不斷提升檔案管理人員自身的工作能力以及工作水平，才能逐漸使檔案管理工作走上正軌。因此，必須加強對檔案管理工作人員的培訓與培養，建立起檔案管理信息化建設的觀念，使其不斷掌握計算機操作以及數據錄入等基本的信息化計算機操作技術，另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不斷強化檔案管理人員的數據庫知識以及網絡管理技術，并且在未來的培訓工作中，要不斷對其進行專業技能的培養，用專業的技術知識與技能來使得檔案管理的信息化管理目標能夠逐漸落到實處。（二）完善檔案管理工作，提升檔案信息利用率。為了促進檔案管理工作的有序進行，必須建立科學資源數據庫，并且逐漸形成數據規模，最終使得檔案管理的信息檢索功能實用化，通過用先進的數據庫技術以及互聯網技術來使得檔案管理的服務水平以及服務能力能夠有質的提高與飛躍。并且在檔案管理的網絡技術以及信息開發方面逐漸向高水平靠攏，提高網絡通信的標準以及計算機軟件系統的標準，逐漸提升檔案管理的信息利用率以及利用水平。（三）加大對檔案管理工作的投入。在樹立起檔案管理信息化建設的目標之后，首要工作就是要加大對檔案管理工作的投入，已有的檔案管理資金投入標準以及水平只能滿足檔案管理部門基本的正常運行，但是對于信息化技術迅速發展的今天，這種標準是遠遠不夠的，因此，為了使得檔案管理工作能夠滿足人們的需求，必須加大資金投入，提升檔案管理軟件以及硬件的標準。（四）加強對檔案管理網絡安全問題的管理。為了建立安全的檔案管理系統，確保檔案管理信息的安全，必須加強檔案管理網絡安全問題的管理，建立以及完善檔案管理互聯網監控機制，一旦出現任何網絡安全問題，能夠及時得到解決。由于部門檔案信息的保密性，可能會隨時面臨黑客或者不法分子的網絡攻擊，這些因素會嚴重影響檔案管理信息的安全以及保密性，因此，要從軟件以及硬件設施上保障檔案管理的網絡安全。
三、結語
