時間：2023-08-15 17:11:40
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【關鍵詞】檔案；管理；方法
（一）檔案管理意識薄弱。機關事業單位中的工作人員大多重視本單位的專業業務的開展和綜合業務水平的提高，對檔案管理工作缺乏重視，檔案管理制度陳舊、管理人員缺乏專業性、管理方法落后，對檔案管理工作缺乏足夠的監督，對工作中存在的問題缺乏重視。管理人員很難意識到檔案管理工作的重要性，很難以積極的態度投入到檔案管理工作中，工作過程中會產生低下效率。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。
（二）機關事業單位中缺乏完善的檔案管理制度開展。機關事業單位的管理制度中，大多是關于人事和業務相關的，其中很少有檔案管理相關的規定，甚至有的機關事業單位管理制度中沒有檔案管理的相關規定。機關事業單位工作的開展依據主要是相關的規章制度，規章制度的缺乏使工作難以及時、有效、全面地開展。檔案管理工作相關制度的缺乏，使檔案管理工作開展時缺乏依據和參考，檔案管理人員無法展開工作。
（三）缺乏專業人才。由于機關事業單位人員對檔案管理工作重視不夠，導致機關事業單位中沒有足夠的專業檔案管理人員，很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業知識，因此，很多機關事業單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂的非專業狀態，甚至處于癱瘓狀態，使檔案管理成為機關事業單位管理工作中的短板。
（四）檔案管理方法落后。由于機關事業單位的檔案管理工作相關制度的缺失和相關專業人員的缺乏，檔案管理工作缺乏足夠的方法，僅能參考其他工作的工作程序和工作方法開展檔案管理工作，檔案管理方法落后并且不專業，檔案管理工作的效率極低，阻礙了需要利用檔案的相關工作的順利進行。
二、提高機關事業單位中檔案管理工作效率的有效方法
（一）提高工作的重視程度。機關事業單位的領導和檔案管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性是機關事業單位的檔案管理工作順利開展的重要、首要問題。因此，提高機關事業單位中檔案管理工作效率首先要解決的問題就是機關事業單位的領導和檔案管理人員對檔案管理工作重視不足的問題。目前，機關事業單位實行考核制度，提高機關事業單位相關人員對檔案管理工作重視程度的最有效的方法就是將檔案管理工作的效率列入機關事業單位考核范圍之內，并且進行定期考核。
（二）完善檔案管理工作的相關規定。制度的缺乏使工作人員開展相關工作時缺乏依據，因此，提高機關事業單位中檔案管理工作的工作效率需要不斷完善相關的管理制度和規定。檔案管理工作相關制度缺失的單位，應該參考相關的制度規定，盡快制定檔案管理工作規定，并在工作過程中不斷完善。
（三）選取專業的人員。檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的專業性與否直接影響到檔案管理工作的效率。目前，很多高校中設有檔案管理專業，因此，機關事業單位應該選取檔案管理的專業人員作為本單位的檔案管理人員。對于本單位的非專業的檔案管理人員，應進行定期和不定期的專業知識和專業技能培訓，不斷提高檔案管理人員的專業素質和專業水平，使檔案管理工作呈現專業性。
（四）采用先進的管理方法。隨著各界人士對檔案管理工作的重視，對檔案管理方法的研究也不斷增多，不斷創造出更加適合檔案管理工作中實際需要的管理方法。隨著信息科技的發展，產生了更多檔案管理的工具，檔案管理工作更加便捷、高效。因此，機關事業單位提高檔案管理工作效率需要根據本單位檔案管理工作的實際需要選擇適合的管理工具和管理方法，并培訓相關的專業人員，使機關事業單位的檔案管理工作不斷專業化，不斷提高檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]賈峰.事業單位人事檔案管理存在的問題與解決途徑[J].活力，2013（1）.
關鍵詞：油田消防 檔案管理 思考
一、拓寬思維視野，確立新的檔案觀
檔案管理工作者，首先必須以新的思維和視野，充分認識到檔案作為重要的信息資源，是信息集合的重要組成部分，在領導決策過程和社會實踐中，起著不可缺少、無以替代的參考作用；檔案作為重要的文化資源，在企業消防的政治文化建設中發揮著重要作用；檔案作為重要的謀略資源，對指導當前油田企業消防隊伍建設和抓好火災預防及滅火工作有著重要的借鑒參考作用，做好油田企業消防檔案工作即是對歷史負責的表現，也是油田企業消防現實工作的客觀需要。其次要自覺地把檔案工作作為一項關聯中心、服務主線、不可缺少的基礎性、戰略性工程，在時代的巨變中，牢牢把握檔案事業發展先機，為油田企業消防檔案建設贏得戰略主動。
二、緊扣關鍵環節，確立新的發展觀
為適應發展，油田消防檔案管理工作者必須與時俱進，努力實現油田消防檔案管理及檔案室建設的跨越式發展和可持續發展。首先要利用后發優勢，走跨越式發展的道路，廣泛借鑒兄弟行業和單位的有益經驗，打破傳統思維定式謀發展，摒棄循規蹈矩做法促發展，緊扣主要矛盾，抓住關鍵環節，集中有限的人力物力打攻堅戰，力爭油田消防檔案管理和檔案室建設步入一個新的發展平臺。其次要充分利用油田企業消防管理信息化、自動化建設這一重要契機，緊緊抓住消防檔案信息化建設這個“龍頭”，以檔案信息化建設促活其它建設、帶動整體躍升。此外要加強基礎建設，走可持續發展的道路。扎扎實實地抓好信息資源、科學保護、開發利用和網絡平臺等基礎性建設，一步一個腳印地推進各項工作協調發展。
三、緊貼中心任務，確立新的服務觀
開發油田消防檔案信息資源，切實轉變和變革檔案信息服務方式，積極主動、卓有成效地開展消防檔案服務利用工作，使之更好地為企業工作服務，已成為油田消防檔案部門的重要任務。在油田改革重組發展中，加快推進油田消防管理現代化，給消防檔案利用服務提供了廣闊的發展空間，因此油田各級消防檔案管理人員要解放思想，轉變觀念，開拓創新，爭做“學習型、創新型、服務型油田消防檔案干部”，不斷創新服務機制，拓展服務空間，提高服務質量，大力推進以消防檔案為中心的工作服務。具體是念好三字經：一是努力“靠”，要增強服務的主動性，力爭做到消防檔案為企業中心工作服務，具體到油田消防的各部門、各崗位、各項工作，做到油田工作哪里需要，檔案服務就提供到哪里，油田中心任務準備展開在哪里，檔案服務就延伸到哪里。二要積極“沉”，努力增強服務的針對性，檔案管理人員要積極參與到本企業、本單位的重大活動、重大事件中去，加強對本企業、本單位的重大活動、重大工程的專題文件資料的匯編工作，最大限度地開發、挖掘庫存檔案資源，進一步加大編研的深度和廣度，不斷提高為消防預防、綜合治理和企業中心工作服務的水平。三要充分“活”，努力增強服務的實效性，要運用聲像、電子、網絡等多種先進技術手段和專刊、報告、史志等多種有效服務形式，使油田消防檔案工作貼近中心、貼近現實、貼近職工群眾，及時為企業各級領導及基層油田消防管理人員提供方便快捷、豐富多彩的檔案信息保障。
四、優化工作機制，確立新的管理觀
不斷提高油田消防檔案管理的質量和效益，加大油田消防檔案的科技含量。要認真貫徹科技是第一發展力的重要思想，進一步加大管理工作的力度，實現三個轉變：一是由經驗管理向科學管理轉變。深入探索高科技條件下檔案管理的特點和規律，實現管理的標準化、程序化、科學化。二是由以手工管理為主向以自動化管理為主轉變。要著眼于信息化的飛速發展，積極采用現代化的管理手段，實現由手工開發、手工操作向電子信息化管理的轉變，全面推進油田消防檔案管理現代化進程；要雙管齊下，從行為習慣和技術手段兩方面入手，加強管理自動化建設。三是由部分管理向系統管理轉變。加強對人員、技術設備、工作流程，以及時間和空間的全息管理，強化集成意識、一體意識，優化人力、物力、財力資源配置，理順關系，健全機制，營造氛圍，不斷提高檔案管理工作的質量和效益，推進檔案管理的現代化進程。
五、采取綜合措施，確立新的人才觀
油田消防檔案的發展、利用，人才是最關鍵。人才是“第一資源”，也是興企興檔案管理之本，因此要抓緊培養和造就一大批高素質復合型檔案人才。我們既要有了解油田消防檔案卷藏、精于管理的“專門人才”，又要有了解檔案業務、精于網絡技術的“技術精英”；既要有了解檔案發展、精于理論研究的“理論人才”，又要有了解油田消防資料歷史、精于謀略運籌的“決策精英”，以更大的勇氣、花更多的精力，毫不懈怠地抓好檔案人才隊伍建設。一要合理培訓人才，應從本部門、本單位的實際情況與條件出發，有計劃地培訓、選拔人才，既要重視高級人才的培養，也要重視中、低層次人才的培養，不能有所偏愛，也不能浪費人力、物力、資金，搞一窩蜂式的進修、培訓，要重視應用型、復合式人才的培養；二要用好現有人才，既注意用人所長、人盡其才，又注意有計劃地換崗交流，通過實際工作摔打，盤活現有人才資源，提高人才使用效率；三要引進急需人才，要制訂優惠的政策，吸引經濟學、管理學、計算機科學、法學、心理學等領域的高級人才，尤其是復合型人才和較強管理能里的人才，不斷優化隊伍結構，帶動整體素質提高；四要穩定優秀人才，要努力改革原有的管理體制，建立以人為本的思想，引入科學的競爭激勵機制，建立專業等級評定機制，不斷改進工作、學習和生活條件，積極營造吸引人才、凝聚人才、激勵人才的良好氛圍，使人才進得來留得住用得上，充分展現他們的知識和才華，為全面開創油田消防檔案建設新局面奠定堅實的人才基礎。參考文獻：
[1]王焱.現代檔案管理工作創新的意義及途徑[J].黑龍江科技信息，2011（22）.
一、檔案庫房管理的現代化建設重要性
檔案庫房現代化建設是要將單位員工與單位各種資料轉化為電子文檔進行有效地管理與應用，建立完備的檔案資料數據庫，同時，建立具有現代化管理手段的檔案儲存和保護的庫房。隨著新興技術在各個領域快速發展與進步，檔案管理中也逐漸運用到現代化技術，并逐漸不斷推廣。檔案庫房的現代化管理要求利用計算機處理來做好檔案的保管工作，利用現代化設備來保護各種檔案資料，通過計算機網絡和系統方便檔案利用者查閱各種信息資源。檔案庫房管理的現代化不但能夠提高檔案庫房管理的安全性能，還能節約人力物力，提高檔案管理工作的效率，延長實體檔案的生命。
二、檔案庫房管理現代化建設的策略
（一）提高檔案管理建設目標，完善庫房管理制度。檔案庫房現代化建設，要目標明確，科學規劃，有序推進。規劃要結合單位實際情況，制定檔案庫房管理現代化的近期目標與長遠規劃，注重檔案管理工作現代化的實用性與靈活性，推動檔案庫房管理工作的可持續發展。此外，檔案管理現代化建設要“以人為本”，做好檔案管理工作的現代化就必須不斷提高檔案人員的職業技能，加強檔案人員培訓，讓其了解和知曉現代檔案庫房管理的最新模式。
完善檔案管理相關制度，是提高檔案庫房管理水平和確保檔案資料安全的必要保證。通過制度的完善和制定，明確庫房保管檔案的范圍，制定庫房建設的技術標準，強化檔案資料進出庫房登記管理制度，最大程度保證實體檔案的安全，電子檔案數據的安全。
（二）運用現代化手段武裝實體檔案庫房。檔案庫房要具備防火、防火、防光等十防要求，在硬件上讓檔案庫房具有這樣防護條件的同時，還要利用現代化的手段讓庫房具有現代化意義的十防要求。一是選用電動化檔案裝具，電動密集架。隨著庫存檔案數量的增加，保存檔案的密集架的數量也會越來越來多，越來越重，為減輕庫房管理人員工作量，方便借閱，建議安裝電動密集架，并與電子標簽系統配合，實現電腦系統查找到檔案同時可自動打開檔案所在密集架的位置。二是恒溫恒濕消毒一體的設備保證庫房的溫度濕度，在檔案庫房里安裝攝像頭、溫度傳感器以及濕度傳感器等設備，這樣設備通過網絡實時傳輸到值班室的監控屏幕上，檔案庫房管理人員可以隨時監控到庫房中的情況。同時利用數據處理系統處理各種傳感器傳輸回來的數據，并在數據處理程序中設定相關溫度、濕度等預警值，超出預警值就發出信號提醒檔案管理人員，這樣工作人員就能及時采取措施，實現檔案庫房的自動化管理。三是選擇合適的消防設備。隨著消防技術的進步，檔案庫房里的消防設備也越來越現代化、自動化。滅火介質也在不斷變化，從當初的氣態二氧化碳，到七氟炳烷，再到目前正在大力推廣的霧化水，具體介質的選擇也要根據庫房實際情況而定。四是運用監控門禁設備做好防盜工作。利用門禁系統實現電子指紋開關門及遠程開關門，通過授權只有相應權限的人員才可以進出庫房，同時安裝相應的監控設備，實時監控庫房情況，記錄相關人員的進出情況。
（三）建設并行的現代化電子資料庫。為方便工作人員和檔案利用者檢索需要的資料，促進信息資料的有效利用，建設一個和實體檔案庫房并存的現代化電子資料庫必不可少。通過對實體檔案的電子化、信息化，將實體檔案資料電子數據錄入專用管理系統，儲存持有的檔案硬盤矩陣中，相關人員可以通過檔案軟件登錄網頁界面查詢當前檔案庫房中資料的情況，包括是否在庫房中以及何時歸還等；而檔案庫房管理人員可以及時查閱某種資料被何人借走以及當事人借閱記錄等，這樣通過設置查看權限保護個人隱私等。建立完備的檔案資料數據庫，這樣有利于檔案管理工作的順利進行，并且相比依靠紙質文檔保存資料更有利于進行資料檢索，而且節約時間與資金。
一年來，各單位對安全工作都非常重視，從加強領導，到隊伍建設；從健全制度，到落實責任；從安全檢查，到隱患整改；從安全投入，到安全教育；從檔案建設，到完善工作機制，安全工作得到了全面加強。在人員密集場所多、經營易燃易爆商品多、設施老化隱患多、安全生產責任大、任務重的情況下，各單位按照提出的“安全之時抓安全，穩定之時抓穩定”的安全理念，堅持技防不足人防補，物防不足管理補，加強制度建設，實行24小時值班，定期進行檢查，重視宣傳教育，付出了大量的心血和艱苦的努力，克服了許多困難，鞏固和保持了省社直屬單位安全生產形勢的大局穩定，確保了直屬單位沒有發生一起重大安全責任事故，為供銷社改革發展創造了良好的安全環境。在安全檔案建設上，從去年開展第一次安全檔案評比以來，各單位對安全檔案工作給予了高度重視，檔案建設取得了明顯的成效。一是安全檔案從無到有，各單位已普遍建立起了安全管理檔案；二是檔案內容日益豐富，基本包括了按照有關規定應納入檔案管理的所有內容；三是檔案建設水平逐步提高，初步走上了制度化、規范化、標準化軌道。但是，安全檔案建設還存在一些問題：一是還有少數單位沒有建立起安全檔案；二是部分單位的安全檔案內容簡單，涵蓋不全。三是檔案建設的標準化程度有待進一步提高。
二、要高度重視安全檔案管理工作
安全檔案管理工作是安全工作的重要內容，是業務建設的重要組成部分，各單位要深刻認識安全檔案建設的重要性、必要性，對此項工作要加強領導，高度重視，切忌漠不關心，敷衍應付。它的重要性、必要性表現在以下三個方面：一是國家法律的規定。關于安全檔案建設工作，《安全生產法》、《消防法》、《機關團體企業事業單位消防安全管理規定》中都有明確要求，不是可做可不做的工作，而是必須做又必須做好的工作，否則，就是違反了法律法規，各單位要把此項工作提高到法律的高度來認識。二是安全管理的基礎性工作。安全工作牽涉面廣，責任重大。從一定意義上說，安全檔案就是從事安全工作人員的“生命線”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文書、檢查記錄、消防設施記錄、照片等資料,這些“原始檔案”構成了安全工作的基礎信息，是執行政策、了解事實、掌握情況、明確責任的重要依據。確保這些原始資料完整、齊全地歸檔保管，是做好安全工作的重要基礎性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全檔案記載著單位的概況和有關消防資料，記載著安全管理的工作情況，便于及時為領導提供決策信息，有助于全面掌握單位消防工作情況，有利于改變企業安全管理"無據可查"的混亂現象，有利于全面提高安全管理水平。
20*年省社直屬單位的安全檔案建設工作，總的要求是普及、提高，規范、完善。目前還沒有建立安全檔案的單位要按照要求，全部建立起安全檔案，并參加檢查評比；已建立安全檔案的單位，要按照有關法律法規規定的安全檔案項目和內容，對照檢查，充實完善，做到完整齊全；各直屬單位都要按照檔案規范化管理的要求，認真梳理，科學分類，全面提高標準化建設水平。
三、要認真做好春節期間的安全工作
一是搞好節前安全檢查。各單位要重點對人員密集場所、各類物資倉庫、物業出租、承包經營場地等重點場所、重點部位進行一次全面的安全檢查。查消防，重點是查消防設施、隱患整改、安全人員值班等，防止發生火災事故；查治安，重點是倉庫、財務及機要、檔案等重要部門的防范措施，防止發生被盜事故；查車輛，重點是加強車輛管理、司機安全教育，嚴格要求，防止發生交通事故；查衛生，重點是學校食堂、賓館、飯店，防止發生食物中毒。二是狠抓整改措施的落實。各單位要將隱患整改放在突出位置，堅持邊檢查邊整改，以檢查促整改，狠抓整改措施的落實，徹底消除各類隱患。對省社檢查和自查中發現的隱患，能立即整改的要立即整改，不能當場整改的重大隱患，要明確專人看守，落實有效的防范措施，堅決防止安全事故的發生。三是做好節日值班工作。各單位要嚴格執行領導帶班的值班制度，堅持重點部位24小時值班和定時巡查制度，確保安全生產信息渠道暢通，及時發現和報告各類重大事故和險情。對值班脫崗、漏崗、酒后上崗等行為，發現一起，嚴肅處理一起；對漏報、瞞報或拖延報告的，將給予通報批評，并追究有關人員責任。讓我們共同努力，確保廣大干部職工過一個歡樂、祥和的新春佳節。
一、充分肯定安全工作取得的成績
一年來，各單位對安全工作都非常重視，從加強領導，到隊伍建設；從健全制度，到落實責任；從安全檢查，到隱患整改；從安全投入，到安全教育；從檔案建設，到完善工作機制，安全工作得到了全面加強。在人員密集場所多、經營易燃易爆商品多、設施老化隱患多、安全生產責任大、任務重的情況下，各單位按照提出的“安全之時抓安全，穩定之時抓穩定”的安全理念，堅持技防不足人防補，物防不足管理補，加強制度建設，實行24小時值班，定期進行檢查，重視宣傳教育，付出了大量的心血和艱苦的努力，克服了許多困難，鞏固和保持了省社直屬單位安全生產形勢的大局穩定，確保了直屬單位沒有發生一起重大安全責任事故，為供銷社改革發展創造了良好的安全環境。在安全檔案建設上，從去年開展第一次安全檔案評比以來，各單位對安全檔案工作給予了高度重視，檔案建設取得了明顯的成效。一是安全檔案從無到有，各單位已普遍建立起了安全管理檔案；二是檔案內容日益豐富，基本包括了按照有關規定應納入檔案管理的所有內容；三是檔案建設水平逐步提高，初步走上了制度化、規范化、標準化軌道。但是，安全檔案建設還存在一些問題：一是還有少數單位沒有建立起安全檔案；二是部分單位的安全檔案內容簡單，涵蓋不全。三是檔案建設的標準化程度有待進一步提高。
二、要高度重視安全檔案管理工作
安全檔案管理工作是安全工作的重要內容，是業務建設的重要組成部分，各單位要深刻認識安全檔案建設的重要性、必要性，對此項工作要加強領導，高度重視，切忌漠不關心，敷衍應付。它的重要性、必要性表現在以下三個方面：一是國家法律的規定。關于安全檔案建設工作，《安全生產法》、《消防法》、《機關團體企業事業單位消防安全管理規定》中都有明確要求，不是可做可不做的工作，而是必須做又必須做好的工作，否則，就是違反了法律法規，各單位要把此項工作提高到法律的高度來認識。二是安全管理的基礎性工作。安全工作牽涉面廣，責任重大。從一定意義上說，安全檔案就是從事安全工作人員的“生命線”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文書、檢查記錄、消防設施記錄、照片等資料,這些“原始檔案”構成了安全工作的基礎信息，是執行政策、了解事實、掌握情況、明確責任的重要依據。確保這些原始資料完整、齊全地歸檔保管，是做好安全工作的重要基礎性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全檔案記載著單位的概況和有關消防資料，記載著安全管理的工作情況，便于及時為領導提供決策信息，有助于全面掌握單位消防工作情況，有利于改變企業安全管理"無據可查"的混亂現象，有利于全面提高安全管理水平。:
2007年省社直屬單位的安全檔案建設工作，總的要求是普及、提高，規范、完善。目前還沒有建立安全檔案的單位要按照要求，全部建立起安全檔案，并參加檢查評比；已建立安全檔案的單位，要按照有關法律法規規定的安全檔案項目和內容，對照檢查，充實完善，做到完整齊全；各直屬單位都要按照檔案規范化管理的要求，認真梳理，科學分類，全面提高標準化建設水平。
三、要認真做好春節期間的安全工作
一是搞好節前安全檢查。各單位要重點對人員密集場所、各類物資倉庫、物業出租、承包經營場地等重點場所、重點部位進行一次全面的安全檢查。查消防，重點是查消防設施、隱患整改、安全人員值班等，防止發生火災事故；查治安，重點是倉庫、財務及機要、檔案等重要部門的防范措施，防止發生被盜事故；查車輛，重點是加強車輛管理、司機安全教育，嚴格要求，防止發生交通事故；查衛生，重點是學校食堂、賓館、飯店，防止發生食物中毒。二是狠抓整改措施的落實。各單位要將隱患整改放在突出位置，堅持邊檢查邊整改，以檢查促整改，狠抓整改措施的落實，徹底消除各類隱患。對省社檢查和自查中發現的隱患，能立即整改的要立即整改，不能當場整改的重大隱患，要明確專人看守，落實有效的防范措施，堅決防止安全事故的發生。三是做好節日值班工作。各單位要嚴格執行領導帶班的值班制度，堅持重點部位24小時值班和定時巡查制度，確保安全生產信息渠道暢通，及時發現和報告各類重大事故和險情。對值班脫崗、漏崗、酒后上崗等行為，發現一起，嚴肅處理一起；對漏報、瞞報或拖延報告的，將給予通報批評，并追究有關人員責任。讓我們共同努力，確保廣大干部職工過一個歡樂、祥和的新春佳節。
元壩氣田是西南油氣分公司響應國家“西部大開發”、貫徹落實“中部崛起”的重大舉措。有利于優化能源結構，改善大氣環境，實現社會經濟可持續發展。通過川東北-川西聯絡線進入川氣東送管道，加大國內天然氣供應力度，減少管道氣和進口LNG的壓力。為沿線提供優質原料和燃料，是提高天然氣上下游一體化效益的重要舉措。本項目實施后，可將元壩地區豐富的天然氣資源優勢轉化為經濟優勢，促進西南油氣分公司的跨越式發展。但是，西南油氣分公司在石油工程建設項目檔案規范化管理上才開始起步，正處于摸索期，存在的問題比較多。分析其原因，西南油氣分公司石油工程建設項目檔案管理體制不健全；石油工程建設項目實施周期長、項目跨越種類繁雜、項目涉及部門多，管理頭緒容易混亂，基本上從項目實施的開始就一直處于趕工期搶進度的狀態；受社會環境、工期等客觀因素影響，項目參與者急于運營或終結的心理也很普遍，所有的一切都可能深切影響到項目檔案管理工作的正常開展。隨著元壩氣田產能建設項目的運行，西南油氣分公司擁有的石油工程建設項目數量劇增，但基層單位對石油工程建設項目檔案工作的認識還不夠到位；石油工程建設項目檔案收集、驗收制度還不健全；石油工程建設項目檔案的保管設施、保存方式還不系統不完善；加上石油工程建設項目檔案的管理意識還比較薄弱，導致石油工程建設項目檔案利用意識尚欠缺，造成無專人系統建立、保管石油工程建設項目檔案，無專用石油工程建設項目檔案庫房，石油工程建設項目檔案信息無法實現內部共享等一系列問題產生。
二、現階段搞好石油工程建設項目檔案管理的工作建議
由于石油工程建設項目檔案管理、保管、利用條件與成果地質資料有很大的不同，筆者認為現階段分公司石油工程建設項目檔案管理急需做好以下工作：
1.石油工程建設項目管理者，尤其是領導者的檔案管理意識必須提前建立。從石油工程建設項目開始的設計階段起，項目的總負責人就要積極部署建設項目的檔案管理工作，這是做好石油工程建設項目檔案管理工作最重要的一個環節。
2.檔案管理部門的檔案管理人員要提前介入項目管理中。加強工程建設項目檔案的源頭環節控制，強化檔案服務生產、服務科研的意識。檔案管理部門的檔案管理人員要以主人翁的姿態，履行好自己的管理職責，參與項目的質量控制過程，及時配合協助相關部門解決工程中出現的問題。
3.要統一項目資料歸檔的標準，積極與相關部門協商，嚴格執行國家項目管理標準。
4.在項目設計、采購、施工及運行中，檔案人員要認真學習項目驗收規范和質量檢驗標準，熟悉項目的各個環節。首先，在工程建設項目實施前，資料管理部門開展的歸檔培訓也很有必要，提前強化工程建設項目參與人員對石油工程建設項目檔案歸檔的認識，明確按時按質歸檔是項目工作人員必須履行的義務和法定的職責，同時也為施工單位交付技術文件提供標準化、規范化奠定基礎。其次，邀請檔案管理專家對項目歸檔、工程質量以及重要環節進行剖析，從項目實施起就牢固地樹立“完整、準確、系統”的觀念，以強化項目參與者的文件管理意識和質量意識，在思想上為后期項目歸檔做好思想準備。石油工程建設項目檔案形成、收集保管的質量，往往取決工程建設過程中石油工程建設項目檔案文件的形成、積累的質量。石油工程建設項目檔案及時性、真實性、完整性、系統性都要求從工程項目準備階段的立項文件起，把涉及工程建設用地文件、征地文件、拆遷文件、勘察測繪設計文件、招投標文件、開工審批文件、建設施工監理機構及負責人文件、監理文件、施工文件、土建建筑與結構工程文件、地基處理記錄文件、工程圖紙變更記錄文件、施工材料預制構件質量證明文件及復試試驗報告、施工試驗記錄、隱蔽工程檢查記錄文件、施工記錄文件、工程質量事故處理記錄文件、工程質量檢查記錄文件、電氣-給排水-消防-采暖-通風-空調-燃氣-建筑智能化-電梯工程文件、設備-產品質量檢查-安裝記錄文件、隱蔽工程檢查記錄、施工實驗記錄文件、工程質量事故處理記錄文件、室外安裝文件、室外建筑環境文件、竣工圖、室外專業圖建筑竣工圖、結構竣工圖、裝修工程竣工圖、電氣工程（智能化工程）竣工圖、給排水工程（消防工程）竣工圖、采暖通風空調工程竣工圖、燃氣工程竣工圖、竣工驗收文件、項目聲像檔案等尤其是有完整并經過權威部門簽署的工程竣工相關資料，收集齊全，作為石油工程建設項目檔案管理的依據。
5.勘查、設計、施工、監理等單位簽署確認的工程質量合格文件，是在漫長的項目實施不同階段檔案管理工作重點收集的材料，也必須要管理好它們；項目使用的主要建筑材料、設備進場的資質證明及試驗報告都是工程建設項目檔案的重要依據，在日后的工程項目建設檔案利用中至關重要。
6.施工單位簽署的工程質量保修書和設備經銷商簽署的設備保修文件，也是在工程建設項目竣工時，檔案部門按規定接收并保管的重要文件。以便在項目工程設施使用和維護過程中，及時與施工單位與設備廠家取得聯系并及時得到對應的幫助。當項目運營中產生的諸多索賠、糾紛時，都會反復用到工程建設項目檔案中的這部分重要檔案，所以我們必須高度重視。
三、總結
第一條 為加強企業安保臺帳資料檔案管理，夯實安全管理基礎工作，合理利用安保臺帳資料檔案信息資源，根據《中華人民共和國安全生產法》、國務院《企業事業單位內部治安保衛條例》和《廣東安全生產條例》等法律法規，按照《廣東××安保檔案管理辦法》的要求，結合我市××企業實際，特制定本管理細則。
第二條 安保檔案是指將企業安全保衛、安全生產管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺帳資料收集整理歸檔。內容包括：依據國家安全保衛、安全生產的法律法規，結合企業特點制訂的安全保衛、安全生產規章制度和安全操作規程，安防和消防設施狀況、安全檢查、培訓教育、發破案、事故調查和處理、經警和槍支管理等。
第三條建立健全市、縣（市、區）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內容之一。市、縣（市、區）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（臺帳檔案管理責任人），對本單位安全生產、安全保衛臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規范管理臺帳資料檔案。
第四條安保檔案管理工作實行統一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監督保障部負責對全市××企業安保檔案實施監督考評管理。
第六條市、縣（市、區）局安全管理部門應依據有關規定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛、安全生產先進單位或個人的條件之一。
第七條安保臺帳資料檔案歸檔的范圍：
一、市、縣（市、區）局和市局直屬單位范圍：
（一）安全管理機構，包括：機構設置；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。
（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文書或聲像。
（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度；槍支、設備等安全操作規程。
（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計劃和總結；消防設施（設備）、經警、槍支、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調查和處理等記錄。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度計劃；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業人員培訓、考核、持證上崗記錄等。
（七）工程建設項目中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程項目的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。
（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。
（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防范措施；整改要求、計劃措施；整改結果等記錄。
（十）事故調查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調查報告、處理結案材料和防范措施等。
安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。
（十一）發破案記錄，包括：發案報告、破案經過、處理結果等。
各單位可根據上述范圍結合本單位管理權屬范圍進行安保檔案材料收集歸檔。
二、支局（班組）范圍：
（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設置文件和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。
（二）安全責任制，包括：上級下發的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責文件和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛、安全生產工作的批示、講話的文件材料；上級下發的安全工作總結、工作要點；本單位工作計劃和總結；
（四）安全保衛、安全生產的管理規章制度、檢查規范；各種設備的安全操作規程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發事件的應急處置的救援預案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災、洪澇、地震等突發事件的應急處置預案、辦法。
（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關消防設施（設備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。
（六）安全教育臺帳，包括：上級下發的教育的年度計劃和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。
（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報后自留一份存檔）。
第八條 安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗收安防設施與鑒定、驗收建設工程文件材料的立卷和歸檔同步；發案（事故）情況、調查處理、結案和歸檔同步。
第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應在以下時間內完成：
(一)文書和聲像檔案由經辦部門或者經辦人員在每一項工作任務完成后移交檔案管理人員歸檔；
(二)工程建設項目中安防設施檔案，在工程任務下達后安全主管部門督促承建單位在工程驗收后兩個月內，復印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；
（三）重要的安全工作會議、專業性技術會議和學術會議的文件材料，在會議結束后一個月內整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。
（四）帶有密級的安全管理文件材料，應由經辦人隨時形成隨時歸檔。
（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對責任人的處理結果也一并歸檔。
第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規律，保持材料之間的有機聯系，便于保管和使用。
第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成后組卷歸檔。
第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。
第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中并對以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，并具有一定參考價值的檔案材料，應長期保存。
第十四條 在職務活動中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
第十五條因機構調整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門移交，不得散失。
檔案管理人員調動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續，不得擅自帶走或毀棄。
第十六條 安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用范圍，并經安全部門負責人批準后方可查閱。
第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態。
第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、復制時，須報請單位主管領導批準。
第十九條 安保檔案的保存價值應定期進行鑒定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案，必須經安全部門負責人批準。
第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執行，并經安全部門負責人批準。銷毀檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監督銷毀并在銷毀清冊上簽字。
檔案銷毀后及時調整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應的注明。
庫存檔案未經鑒定并履行批準手續的，嚴禁銷毀。
第二十一條 凡有下列事跡之一的，應給予獎勵。
（一）安保檔案的收集、整理或者開發利用方面做出成績的；
（二）對安保檔案的保護和現代化管理做出成績的；
（三）執行國家檔案法律、法規和企業檔案管理制度表現突出的。
第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規定責令賠償。
（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的安保檔案；
(二) 將職務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；
(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；
（四）涂改、偽造檔案的；
（五）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
關鍵詞：檔案管理；建筑工程；分析
Abstract: the construction project files management work is a part of construction project management, engineering archives management, good or bad, directly affects the quality of construction projects, or even affect the enterprise economic benefits. This paper focuses on the construction of the content files as well as the problems and analysis of the archives management of the specific measures, hoping to file management of construction projects to help.
Keywords: file management; Building engineering; analysis
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
建筑工程一般分為項目規劃、征地拆遷、勘測設計、土木施工、管線施工、設備安裝、內外裝修、竣工驗收等工程項目。這些工程項目的檔案材料就是建筑工程檔案，它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件，需要長期妥善地保存。在工程建設中，檔案管理工作起著非常重要的作用，它是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。應制定一些具體的措施，嚴格落實有關的法律規章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環的軌道。
一、建筑工程檔案的內容
1.1工程準備階段文件
主要包括：立項文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；建設、施工監理機構及負責人；
1.2工程施工階段文件
1.2.1樁基工程資料。主要包括樁基工程施工、技術管理資料；樁基工程質量控制資料；樁基子分部工程質量驗收資料。
1.3土建（建筑與結構）工程資料
1.3.1施工、技術管理資料。工程概況；開、竣工報告。
1.3.2工程質量控制資料。圖紙會審、設計變更、洽商記錄；工程定位測量、放線驗收記錄；原材料出廠合格證及進場檢（試）驗報告（鋼材；水泥；磚；外加劑、粉煤灰、砂、石；防水、隔熱保溫材料；其它建筑材料等）；施工試驗報告及見證檢測報告（配合比通知單；混凝土強度評定及試塊試驗報告、砂漿強度評定及試塊試驗報告；鋼筋連接試驗報告；土壤試驗報告；外墻飾面磚樣板件黏結強度檢測報告）；預制構件、預拌混凝土合格證；隱蔽工程驗收記錄（統表）；現場施工預應力記錄、地基驗槽和地基處理記錄；地基基礎、主體、結構檢驗及抽樣檢測資料；工程質量事故及調查處理資料；新材料廠、新工藝施工記錄。
1.4地建工程安全和功能檢驗資料。屋面淋水、蓄水試驗記錄；地下室防水效果檢查記錄；有防水要求的地面蓄水試驗記錄；建筑物垂直度、標高、全高測量記錄；煙氣（風）道工程檢查驗收記錄；幕墻及外窗氣密性、水密性耐風壓檢測報告；建筑物沉降觀測記錄；節能、保溫檢測報告；室內環境檢測報告。
1.5工程質量驗收記錄。質量驗收總表部分；地基基礎分部分項驗收記錄；主體結構分項驗收記錄；裝飾分部分項驗收記錄；屋面分部分項驗收記錄；建筑給排水及采暖、消防工程資料；建筑電氣工程資料；幕墻與型材工程資料；鋼結構工程資料；通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程資料；室外工程。
2竣工驗收文件
主要包括：工程竣工總結；建設工程抗震設防、消防等驗收意見；竣工驗收報告；工程竣工驗收證明書；工程竣工驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）；工程質量保修書；工程竣工決算及審核結論；聲像電子檔案。
3竣工圖等
3.1綜合竣工圖
3.1.1綜合圖。總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；豎向布置圖；室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖；電氣（包括電力、電訊、電視系統等）綜合圖；設計總說明書。
3.1.2外專業圖（室外給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、電視、建筑小品、消防、照明、水景、道路、綠化）。
3.2專業竣工圖。建筑竣工圖；結構竣工圖；裝修（裝飾）工程竣工圖；電氣工程（智能化工程）竣工圖；給排水工程（消防工程）竣工圖；采暖通風空調工程竣工圖；燃氣工程竣工圖；電梯工程竣工圖；幕墻工程竣工圖；鋼結構工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理存在的問題
建筑工程檔案管理具有單一獨立性、真實性以及實用性的特點，在具體的操作過程中，存在以下問題：
1缺乏專業型檔案管理人員。在許多建筑項目中，對檔案管理的重視不夠，隨便招來一些沒有專業檔案管理背景的人員，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，很多詳細的工作做不到位。
2檔案材料不完整。目前，在建筑檔案管理中，資料的不完全是建筑工程檔案存在的主要問題。相對來說，重視得好的工程項目，歸檔率能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。
三、建筑工程檔案管理的措施
1重視工程檔案管理工作。在建筑工程中，很多管理者把重點放在具體的施工上，對于檔案資料的管理不重視，只有在驗收的時候才應付了事，相關管理部分應該建立相關法律制度，進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作，也能便于在驗收的時候省時省力。
2嚴格把控好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發《建設工程檔案合格證》。
3加強對工程檔案管理人員培訓的力度。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
4及時做好傳遞和變更記錄。在建筑施工過程中，有些施工程序會有變更，這就要求檔案管理人員及時跟進傳遞和變更相關資料，這樣才能保證檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
參考文獻
一、加強檔案安全意識，落實檔案安全責任
我局作為省級檔案管理先進單位，一直以來都高度重視檔案安全管理工作，成立了局長任組長，分管領導任副組長，各責任股室負責人為成員的檔案安全管理領導小組，并及時組織全局干部職工認真學習關于加強檔案工作的有文件精神，使每一位同志從思想上增強安全防患意識。
二、認真開展自查自糾，排除安全隱患
我局嚴格按照“十防”要求進行自查自糾，從排查情況來看，我局檔案安全管理工作大勢穩定：一是建立完善并嚴格執行檔案保管、保密、檢查、立卷歸檔、管理人員崗位責任制等各項檔案管理制度；二是在檔案基礎設施上，我局現有檔案室1間、機要保密室1間，標準檔案柜6個，機要保密檔案柜1個，檔案室和機要保密室內有溫濕度計、除濕機、消防設施、防潮殺蟲藥等基本的設備設施，防火滅火裝置無安全隱患；三是通過經常性對檔案材料進行檢查，按期放置驅蟲藥物，檔案材料沒有生蟲霉變；四是已按照檔案安全管理要求，及時做好檔案信息化的備份工作，并對涉密計算機、移動存儲介質進行全面的清查。
三、存在的問題和不足
一是機要保密檔案沒有安裝防盜門，存在防盜安全隱患；二是對檔案管理的消防安全培訓開展的少，在安全意識方面還要進一步提高。
四、下步工作打算
一是對檔案安防設施進行進一步完善；二是健全檔案安全管理制度，確保檔案安全工作順利開展；三是加大檔案安全管理培訓力度；四是依照檔案法律法規，切實加強對文件材料收集、檢查和管理，保證歸檔文件材料完整、準確，確保檔案的安全和利用，使我局的檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。
