時間：2023-08-15 17:11:42
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現代化檔案管理最主要的就是單位下發文件以后，通過網絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲?；鶎訂挝滑F在主要的文件使用格式就是Word系統進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統上進行掛接，轉換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。
即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。
二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點
現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。
例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。
三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響
逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業業，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統的升級接受度要慢一些。
新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們去一份一份的收集原稿，就有點困難了。大學的檔案管理專業畢業生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現代化檔案管理的步伐。
四、總結
文書是檔案的前身，檔案由文書轉化而來。一個單位或部門檔案管理的水平高低取決于本單位文書處理工作水平的高低。筆者從事檔案管理工作多年，現就文書與檔案管理工作談談自己的觀點。
一、正確認識文書處理與檔案管理的關系
文書處理與檔案管理是文檔工作中緊密聯系的兩個階段。正確認識和處理好兩者關系，使之有機結合，對于做好文檔工作及其重要。
（一）文書與檔案管理工作職責與任務不同
文書處理工作的主要職責是文件材料的制作、傳遞、使用、督辦、保存等。而檔案管理工作的主要職責是收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、統計、利用和銷毀等。
（二）文書與檔案管理相輔相成
文書處理與檔案管理雖屬于文檔工作中不同的工作和階段，但兩者卻相輔相成、互為聯系。檔案工作是在文書工作的基礎上，對有保存價值的各類文件載體進行歸檔、保管、利用，是文書處理工作的延伸。而通過歸檔工作可以發現平時文書處理中忽視的一些問題，如：文件材料是否完整、齊全、規范，系統，是否屬于歸檔范圍之內的，是否為同一年度的等，這些對各部門做好文書處理工作將會起到一定的促進作用。
（三）做好文書工作，是提高檔案工作質量的前提
收集工作是檔案工作的起點，一般由部門文秘人員承擔。要做好檔案工作就必須首先做好文件材料的收集工作，文書工作做好了，就能為檔案工作提供良好的條件和基礎。因此，做好文書工作，是提高?n案工作質量的前提。
二、文書與檔案管理工作容易忽視的問題
（一）文件材料收集歸檔不完整齊全
歸檔材料不完整齊全。一是有些歸檔文件材料只有定稿，沒有修改稿。造成定稿缺乏相應的依據，而這個依據就是領導修改的痕跡，是最有保存價值的東西。這樣以來發文原始稿件的保存就出現了漏存的現象。有些歸檔文件只有文頭，沒有附件，而這些附件往往是文件的核心所在，造成歸檔文件不完整，沒有查考的價值。二是由于文書人員工作的疏忽，造成文件重號、漏號等現象，給文件歸檔帶來了一些麻煩和困擾。三是由于部分人員缺乏檔案意識，為了完成任務而歸檔，僅僅只把手頭一些普發性的文件整理上交，而把一些有價值的檔案遺漏，如：部門領導的重要講話、參加會議帶回來的一些重要的文件資料，導致有的材料經久遺失，使文件材料無法實現集中統一管理。
（二）文秘與檔案工作人員缺乏溝通，使檔案收集渠道還不夠暢通
文書工作與檔案管理分屬不同的主管部門管理，由于文秘人員在平時的工作中常常忙于本部門事務性工作，與檔案館（室）工作人員交集較少，很難做到相互溝通、步調一致，造成檔案收集渠道不夠暢通，以致運行過程中經常出現脫節現象，使檔案材料得不到很好的收集。
（三）文秘人員歸檔意識淡薄
文書工作具有很高的時效性和很強的靈活性，職能部門工作人員往往面臨工作頭緒繁雜、任務重、壓力大，且多數文秘人員常常是身兼數職。一方面是要把主要精力投入到完成本部門的主要工作任務上，沒有把文件材料歸檔工作擺上議事日程中。另一方面是缺乏專業的檔案管理知識的指導和培訓，沒有獨立完成立卷歸檔的能力，甚至認為把文件放在自己手邊使用起來更便捷，往往造成檔案延誤、遺漏或“玉”“石”不分，統統上交的現象。
三、加強文書處理與檔案管理工作的措施
（一）把好文書工作的審核關，保證歸檔文件的質量
把好文書工作的審核關，是辦公室工作的一項重要內容，也是保證文件質量的重要一環。2012年4月，中辦和國辦聯合頒發了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發[2012]14號），許多部門都認真執行，并按文件要求堅持公文的審核制度，即：職能部門擬寫的文件，先由部門負責人核稿簽字后交辦公室審核，再送主管領導審核會簽后交主管校領導簽發，然后由辦公室登記文號，打印。審核人員負責把好文件的政策關、格式關、文字關，杜絕不規范、不符合歸檔要求的文件流入檔案，保證了歸檔文件的質量。
（二）強化文檔人員的檔案意識，保證歸檔文件的完整
文秘人員主要負責部門的文書處理工作，如文件的核發、會議記錄的整理、各種信息的處理等文件材料的形成工作，文秘人員起著至關重要的作用。如文件編號不準確，會議記錄不標議題，出席人員只記姓等，所有這些不規范，不僅影響今后的文書歸檔工作、歸檔文件質量，還大大影響歸檔工作效率。因此，作為文秘工作者，應該充分認識到檔案管理不只是檔案館（室）的事，而是文書工作的一部分，主動把文件歸檔工作納入到自己的工作范疇之內，積極支持并做好檔案工作。
檔案管理人員主要負責檔案的日常管理工作，除此之外，還包括檔案庫房的溫濕度、燈光、除塵等各種管理、檔案管理系統的安全與維護、檔案數據的各種備份等，不僅僅要有較強的檔案意識，還需要具備一定的檔案專業知識，熟練的檔案管理工作的技能，才可能對兼職檔案員的歸檔工作進行正確的指導，只有這樣，文件材料的收集才會齊全、完整、系統。所以，檔案工作的質量和管理水平的高低與文秘人員和檔案人員的檔案意識有著直接的關系。
（三）加強對文書部門歸檔工作的監督與指導
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的共性
電子檔案管理與傳統檔案管理的共性表現在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；二是電子檔案的存在與傳統檔案不可分離，傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現直接獲取。
（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結束語
【關鍵詞】計劃生育檔案管理創新；內容；重要性；存在問題；有效方法
創新是社會進步和國家發展的源泉，對于我國國民經濟的提高和社會各行各業的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創新，進而取得更優異的發展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創新，依據時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發展需要。
1計劃生育檔案管理創新的重要性及創新內容
計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創新工作宣傳和數字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規范化、系統化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規范化、科學化的計生檔案數字化管理系統，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統，只有這樣才能加強檔案管理的規范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創新工作離不開優秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業務素質和信息技術專業技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數字化設備的各種軟硬件水平，創建起一個科學先進的計生檔案數字化管理系統，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續開展保駕護航[1]。
2計劃生育檔案管理數字化建設過程中存在的問題
計劃生育檔案數字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發展趨勢的結果，也是現代計算機技術和互聯網技術在計劃生育工作中大規模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現階段在計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設定統一的計劃生育檔案管理機構
現階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經過嚴格的計生檔案管理業務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規定和業務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度
當前我國并沒有制定統一的計劃生育檔案管理標準，多數計生檔案管理機構都是自行發展，缺少規范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。
2.3檔案管理數字化建設資金不足
由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。
2.4數據庫建設較為落后
各級計生檔案管理部門的數據庫建設嚴重落后，這也是現階段導致我國計劃生育檔案數字化建設發展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據時展創建起了不同規模的計劃生育信息檔案數據庫，然而因為這些數據庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。
3加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法
3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質
因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備
在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。
3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作
計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展[5]。
3.4加強情報監控
加強計劃生育檔案的情報監控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展[6]。
4結語
綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創新發展和數字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創新和數字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。
參考文獻
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關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
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關鍵詞：信息化；電子文檔；醫院檔案；影響；對策
自我國進入二十一世紀以來，我國電子信息技術發展迅猛。在醫院的信息化建設中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規范化、虛擬化方向改進完善，現已成為檔案管理和信息化建設工作中不可或缺的環節。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫院的使用現狀及影響進行具體分析，然后提出相應的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點
電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯網、局域網等進行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統的紙質檔案，其所具有的優點有以下幾個方面：檢索便捷，可網絡傳輸；流通方面，能最大限度的實現資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現損毀的現象；占地面積小，節能環保。
二、電子文件對醫院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務方式等等。
（一）對管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達到熟練應用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現對電子文件的永久使用與保存。
（二）對存儲環境的影響
電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質存放與保存便對環境有一定的要求，首先要控制環境的溫濕度，其次是存放環境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現電子文件的有效管理與保存，需要根據電子文件的性質及先關要求來采取相應的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統的紙質文件更難；其次，紙質檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個良好的發展環境，同時也解決了紙質檔案管理中的各種不便。
（四）對服務方式的影響
電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務提供了巨大的便利，在電子信息技術的支持下，相比于傳統的檢索服務，電子檔案的建立給檢索服務帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務對象一定的適應期，同時也要在服務模式上做出一定的改變。
對安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質的保障帶來巨大影響，這也是當下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網絡傳輸系統都是由局域網或互聯網所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。
三、對策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫院進行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進行研究是非常有必要的。
（一）檔案學理論研究角度
筆者根據多年從事相關工作的經驗，在檔案學理論研究角度中，總結了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學科的領域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫院辦公自動化、數字檔案庫和信息化建設的關鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強人才培養，提高檔案管理人員的業務素質
首先，在醫院檔案的信息化建設中，首先需要加強團隊建設。檔案管理工作需要檔案業務能力強且掌握一定的計算機技術和信息化技術的管理人才，但在調查中發現，很多檔案管理的綜合素質水平普遍偏低，且專業知識結構與業務能力還有待加強，這與信息化建設要求和標準存在一定的落差。為了更好的建設信息化檔案，各大醫院應該注重檔案管理人員的培訓，同時積極開展相應的競賽與培訓活動，從而更好的幫助團隊提升專業素質能力，打造一支精良的信息化管理團隊。
2.加強檔案管理規范化建設，努力提高服務質量
就目前醫院的檔案管理現狀來說，改進并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規范化、科學化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環節中，針對其中的薄弱環節，優化流程結構，制定完善的機制，加強員工專業素養與服務意識的培訓，這樣不能有效的提升服務質量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強檔案信息化應用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式
針對當下醫院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應用與研究，結合自身實際情況，構建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發達地區組織機構答案管理模式的優點，然后在根據自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結語
檔案管理工作的優化，首先要從管理團隊的建設中出發，其次是管理模式與管理流程的改進與優化。其次，也要注重科學理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫院的檔案管理模式與流程適應時代的腳步。
參考文獻
[1] 何麗.電子文件對醫院檔案管理工作的影響探析[J].辦公室業務，2015（23）：54.
一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環保利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
四、結論
城建檔案管理工作的優劣情況與城市建設的規劃發展有直接聯系，為提高城市建設的高質量服務，必須加快城建檔案管理工作。城市化進程直接影響了城建檔案管理工作的進度，管理者必須認識到這一社會發展形勢，拋棄傳統的城建檔案管理束縛，創新城建檔案工作理念，促進城建檔案管理水平的發展與進步。
1.創新管理工作理念，提高城建檔案管理發展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設的記錄者，城市建設技術作為創新信息技術的基礎，為城建檔案館提供社會功能的服務。因此，必須對檔案管理工作做出準確定位，把城建檔案管理的創新置于我國的發展規劃中，并為其制定合理的指導方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進而完善城建檔案管理的機制的相關措施，另外，還要加強城建檔案管理創新意識，在管理機構和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當扶持，進而促進城建檔案管理的發展。而且，通過創新的管理理念和服務宗旨，對城建檔案管理工作與社會發展情況相結合。然后，創新城建檔案的工作機構。想要創新城建檔案的工作機構，必須加強檔案的收集與整理。當今這個信息時代，傳統的城建檔案館已經不足以帶來強大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進城建檔案的信息資源擴大發展。而且，還要推進城建檔案管理工作的數字化進程，建立健全相關發展機制，促進數字化發展，工作重心轉移到數字化上去，比如建立網上服務中心和查詢系統，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類整理工作，加快檔案的數字化管理，及時收集各類信息并進行整理，做好信息檢索并合理利用相關信息。適時更新檔案信息，對檔案信息進行采集、整理與加工，對檔案內容的規范有一定保障，給城市建設提供一些高效、優質的服務。
2.改革檔案管理服務，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發展，檔案館也成為一種局域網，相關部門通過建設網站對檔案網頁進行建設，將檔案資源管理和實施單位結合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務。當前的城建檔案管理現狀，大量檔案館在因特網開展了網頁服務，服務模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網站服務，加快信息資源的建設力度，尤其是重要文件的資源建設，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創新，加快城建檔案管理的數字化進程，并朝著服務化的方向發展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構點。在館內查閱資料顯得落后而復雜，館內檔案的數量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應該盡量減少翻閱次數，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統的檔案館已經根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創新檔案管理工作，將檔案館內的資料上傳至網絡，通過現代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務。尤其是近期我國社會發展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關的服務系統，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優質服務。
3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設與項目建設。第一，要注重城建檔案的管理建設，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎，從根本抓起，積極做好監督工作，全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創新管理建設。第二，培養建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持，還需要高素質人才的配合。城市發展與人才培養是分不開的，城建檔案也需要人才培養和支持。所以，必須具有打破傳統觀念的信心，改革創新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創新團隊的管理意識，進而促進管理服務水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業知識，還應該掌握現代的信息技術，強化為人民的觀念，將服務程度與現代化建設相適應，進一步實現人才隊伍的高素質建設，促進現代社會和諧發展。
二、創新城建檔案管理工作的重要內容
城市建設的迅速發展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網絡技術的廣泛運用，涌現了一批電子文件和數字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統的管理模式與創新手段中實現。因此，創新城建檔案的管理與服務，應該建設現代化系統，可從以下幾個方面入手：
1.促進城建檔案管理的信息化基礎設施建設。將城建檔案館進行數字化建設，需要從庫房、館藏、檢索工具、規章制度、干部隊伍建設和服務職能方面加強建設工作。而且，還應該把城建檔案的現代化硬件與軟件設施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統建設。特別是推動網絡管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。
2.強化城建檔案的數字化資源。城建檔案的數字化資源是城建檔案建設信息化資源的重要部分，相關部門正在努力建設城建檔案信息化。當前，網絡的發展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現城建檔案的信息化儲存。
3.強化城建檔案的網絡建設，努力實現城建檔案數據庫建設，推進網絡信息資源，通過數字城建檔案館來加強數據庫建設。按照軟件系統將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統計，實現計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發展，進而覆蓋館內的應用系統。強化文件的數據庫建設應該先要制定目錄，并開展數字化建設，提高城建檔案的創新質量，促進信息數據庫的高效、高標準發展，擴大檔案館的信息數字化。因此，穩抓城建檔案部門的信息化建設，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應，徹底開發城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創城建檔案管理工作的新現象。
三、結束語
關鍵詞：醫院檔案信息化建設 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。
1 醫院檔案信息化建設的重要性
醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫院檔案信息化建設的優越性
2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。
2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。
3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。
3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。
3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。
4 小結
醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。
參考文獻
[1] 厲紅霞，張景華.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫藥，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2012，13（03）：43-44
