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關鍵詞:采購;物流管理;成本控制
現代企業的采購物流管理是為確保企業在生產過程中可以正常運行的一種行為，是企業采購活動整體為對象而發生的協調、組織、計劃與管理控制行為［1］，企業的采購物流管理是企業在實現生產和物資供應協調方面的重要保證，直接關系到企業的經濟效益和正常運營，因此本文將對企業采購物流管理及成本的控制方法做以下探討。
1采購物流與采購物流管理
在企業生產行為活動中，物流活動是采購物流、銷售物流、生產物流、回收物流的總稱，采購物流包括企業從供應商那里購買物資到實現生產活動的過程。以生產企業、流通企業和供應商的角度來看，采購物流都是企業物流的重要起點，是企業物流管理的主要環節，總之采購是企業經濟利潤的關鍵，是產品質量、品牌質量和生產環節的重要保障［2］。因此，企業采購物流的良性循環必須引起管理者的足夠重視，科學系統地制訂采購物流管理的規章制度［3］，全面合理地考慮各個環節的運行成本，進而有效地控制企業的一切成本開銷。采購管理最終是以確保企業生產物資供應為目標的，所以采購管理應該具備:(1)確保物資質量的前提下，價格降低，選擇價格低廉、質量穩定、信譽良好的供應商合作。(2)良好的采購管理是降低成本有效方法，采購物流管理的有效進行是對整個物流費用能否降低，物流經營效率能否提高，乃至整個企業的經營成本能否合理配置有著非常重要的影響。現將采購管理基本內容制圖如圖1。
2采購物流管理分析
根據艾文，王冠博［4］研究分析，我國現階段物資采購總成本占企業總的售額的60%以上，由此可知我國目前企業中采購物流成本的控制是一項非常棘手的問題，已經成為企業運營總成本中所占比重最大的一部分，直接影響了企業正常運營中經濟利潤的控制，對企業適應市場競爭能力方面有著極大的影響，綜合國內外成功的采購物流管理經驗來看，采購物流管理分為制造行業企業內部業務整合、企業社區建立和從供貨物資到銷售終端所有環節協同的三個階段。目前，我國采購物流管理仍處于初始階段，本土企業在國際競爭中整體能力不夠，部分企業雖然很注重產品質量和品牌質量但是采購物流管理方面流程和機制都不健全，我國企業在采購物流管理過程中還存在著很多問題，如采購人員責任不明確、專業素質較低、缺乏考評制度、企業與供應商之間關系不穩定等，這些因素造成了企業采購物流成本加大、物資浪費現象嚴重和企業經營壓力加大等現象。
3采購物流成本控制措施
3．1規范采購物流管理方法
采購物流應該向著專業化、智能化、責任明確化和中心集成化方向發展，將企業采購能力集中化，使其在采購過程中占據主動地位，實現成本的有效控制，采購物流的職能可以使企業對內行政職能發生改變，企業相關管理者應對其詳細了解并明確制定出管理辦法，給企業的發展以正確的導向，采購物流的專業化和智能化是對從事采購的相關人員提出的要求，采購人員不經要具備專業知識和技能還應該對現代企業智能化管理有一定的掌握，不僅熟練應用計劃指標的預算法、定額法等專業方法還要熟練使用計算機、英語、法律常識等專業知識。
3．2制訂采購物流績效評估辦法
在采購物流成本控制的過程中，制訂行之有效的績效評估辦法是十分必要的，績效評估辦法可以有效提升成本控制水平，結合本年度企業人事考核管理辦法來對企業采購物流人員實行績效評估辦法，是采購物流管理人員從根本上提高對成本控制的重視程度，明確成本控制的側重點，很多企業的績效評估都取得了良好的效果，采購物流人員在物資的管理與儲存、采購預算、采購計劃制定和采購合同保管方面均有很大程度上的提高。
3．3維護企業與供應商的關系
企業與供應商之間的關系是企業能否生存下去的重要因素，在選擇供應商時應該考慮有良好信譽、同行口碑較好的供應商，原材料的質量決定了企業產品的質量，供應商能否提供持續穩定的原材料非常重要［5］。另外，供應商所在地是否可以最大限度的節約運輸成本也是企業應該考慮的問題。企業應該選擇3－4家長期穩定的供應商，定期對其原料來源、原料質量進行實地考察，以保證企業生產持續有效的進行。總之，通過以上三方面的分析，我國目前階段企業在自身發展過程中已經越來越重視對采購物流成本的控制，已經意識到了采購物流成本的控制可以直接的轉化為企業的經濟利潤，為保證企業能夠正常運行并且在同行業中利于不敗之地，采購物流成本控制就必須要徹底、全面、認真地貫徹下去。
參考文獻:
［1］王江喜，陶京．采購物流管理及成本控制［J］．環球市場信息導報，2015(11):275．
［2］林默默，陳曦．藥企采購物流管理現存問題與發展對策研究［D］．北京:對外經濟貿易大學，2015(20):234～236．
［3］付麗娟，許艷．采購物流管理及成本控制方法探討［J］．工程技術:文摘版，2016(8):237．
［4］艾文，王冠博．采購物流管理與企業成本控制［J］．商品與質量，2016(31):345～347．
隨著城市化進程的加快，我國餐飲業發展迅速，餐飲行業的市場競爭已經進入了白熱化階段。面對愈演愈烈的市場競爭，很多餐飲企業都面臨著巨大的壓力，需要將有限的資源高效地利用，使其效益最大化，達到既控制成本又獲取更高利潤的效果。成本是餐飲企業管理中最重要，難度最大的問題。餐飲企業大部分的支出用于物資的采購，根據中國烹飪協會公布的相關數據，2010 年我國餐飲百強中，原材料占全部成 本費用中的比例約為50%，人工費用為20%，租金費用為15%，其他為水電燃料、廣告宣傳等費用。因此要做好成本控制管理工作，首先就是要從物資采購方面著手，建立清晰明確的采購流程，這也是為成本控制打下基礎。筆者所在的公司為母公司在北京地區的各寫字樓提供餐飲服務，不考慮使用自有房屋的租金的話，原材料采購成本所占比重更大，對成本的影響更為直接和重要。
1 餐飲企業采購流程設計
1.1 市場調研
餐飲企業的物資采購涉及多方面的問題，主要包括物資產品的種類、質量、價格、信譽、售后服務等因素，餐飲企業要設立專門的采購部門，并派遣專職的市場調研人員對要采購物資的市場狀況進行全面、系統的調研：第一，對要采購的物資根據物資的基本性質、庫存情況以及采購需求來劃分種類，以對市場中的物資產品按照不同類別進行調研。第二，了解過去企業物資采購的價格信息，以此為參照走到市場當中調研實際的物資價格，并對不同供應商的報價信息進行匯總和對比，以此作為采購定價的參考依據。第三，整理現有的供應商資料，走到市場中間廣泛調研供應商的資料，尤其是對產品的質量和價格，盡可能多方面地了解供應商的信息并進行對比分析。
1.2 供應商管理
為了保證企業所采購的物資具有良好的安全性、可靠性而且價格方面有優勢，就要選擇好的供應商，這就需要對供應商的資質進行全方面的審核，并對供應商進行規范有效的管理。可在物資分類的基礎上對供應商的等級進行分類，將供應資質、食品質量、價格等因素作為對供應商選擇的參考依據，擇優選擇。盡可能地選擇大企業作為供應商，減少中間環節，從源頭上控制質量。
1.3 制訂采購計劃
為了使物資采購更具有目的性，更有計劃地進行，防止盲目采購帶來的成本浪費，就要預先制訂出合理的采購計劃。首先在物料需求方面制訂計劃，在企業各部門的配合下，對餐飲用料情況進行了解，依據實際用料需求和庫存情況制訂出用料計劃，既保證滿足企業經營的需要，又最大限度地減少過度采購造成的物料浪費。其次指定采購計劃。根據物料需求計劃，加上參考過去的采購記錄，進一步確定物料供應商以及采購方式，報告給財務及上級部門審批。
1.4 采購活動的實施
采購前的所有計劃都是為采購活動的具體實施做準備的，在采購過程中，不同種類的物資采購要有不同的采購方式。對于鮮蔬食品的采購，要保證其新鮮性和及時性，采購人員要根據采購計劃對費用額度進行合理的預算，由財務部門審核后預支貨款，以采取現金采購的方式來購買生鮮物資。與供應商協商價格達成交易后即時支付貨款并開具發票。對于糧油、副食品等大牌采購的物資，往往采取批量訂購的方式，采購人員選擇好供應商后發出訂單，供應商在約定期限內交貨，庫管人員核對訂單，點清數量。
1.5 驗收入庫
采購人員與庫管員配合接收貨物，清點數量，檢查質量。如其中存在問題，與供應商協商進行妥善的處理。貨物質量檢驗合格入庫，對各項單據進行核對，確定無誤后進行采購結算。
2 餐飲企業成本控制與管理
2.1 嚴格控制采購定價，確保物美價廉
對于餐飲企業采購部門來說，要根據企業經營的特點和采購需求，制訂科學合理的采購計劃。對于每天應用率高的原料可根據當日的經營狀況和庫存情況來制定次日的采購量。減少盲目采購，對于采購計劃外的大件物資，必須報給企業高級管理層來進行審批。建立周期性詢價報價制度并嚴格貫徹執行，定價周期的長短依據企業經營情況和廚房原料需求而定，對于價格相對穩定的物資，可適當延長定價周期。餐飲采購部實行周期性市場詢價制度，便于及時了解市場價格的變化，從而對采購計劃進行恰當的調整。定價方案的制訂要具有可行性并嚴格執行，餐飲企業不同的部門，如采購部、財務部、收貨部、餐飲部等多個部門可定期派出專職人員一同走進市場進行市場價格調查。各部門之間要明確職責，共同負有成本控制的責任。部門之間要做好協調配合工作，共同對原材料的價格進行比對，根據綜合情況來制定合理的定價。采購部門在進行原料采購的過程中，要貨比三家，全面了解產品的市場價格，爭取以最低的價格成本采購到更優質的原材料。此外，也可以采用通過綜合選定一兩家供應商簽訂長期合作協議，形成利益共同體，爭取最大的價格折扣，同時根據市場行情定期對價格進行調整。
2.2 加強入庫驗收，保證采購物資質量
首先，要制定明確的物資驗收標準。對于餐飲企業來說，行政總廚要根據本餐飲企業的菜肴情況，制定符合要求并且適應市場的原材料標準。對于入庫的材料，要派遣專門的驗收人員對貨品進行嚴格的質量把關，核對好數量、質量和訂單報價，對于超量的、質量不合格的物資要進行退回處理，既保證數量又保證質量。其次，明確職責，將驗收工作責任落實到個人，由專門的驗收人員來負責物資的驗收并承擔責任。驗收人員要對原材料質量熟練掌握，具有良好的鑒別能力，定期到市場中走訪，了解市場信息。如產品發生質量問題，相關人員及第一責任人要承擔責任。最后，每日采購人員都要填寫采購報表，驗收人員填寫驗收報表，對原材料的采購和入庫情況進行準確的記錄，并對供應商的服務和信譽進行評價，上交上級管理部門。
2.3 嚴格控制原料使用，杜絕浪費情況
原料在粗加工過程中的成本控制主要是原料的凈料率的控制，要對凈料率準確地把握。切配對原料成本控制具有重要意義。在切配的過程中，要根據原材料的實際情況，遵循“整料整用，大料大用，小料小用，下腳料綜合利用”的基本原則，從多方面控制食品加工的成本。對于餐飲廚房的廚師來說，要努力提供烹飪技能，做好菜品的設計，投料要合理，盡可能地減少輔料的浪費，減少廢品，從而達到控制烹飪成本的目的。
關鍵詞：采購物流管理；成本控制；方法
采購物流管理即企業為保證正常運行中所需的物資供應，以企業采購活動整體為對象而發生的計劃、組織、協調、智慧、控制等行為，可見采購物流管理在企業物資供應和生產實現協調的重要保證，直接關系到企業運行所獲取的經濟效益，所以對采購物流管理及其成本控制方法展開研究具有重要的現實意義。
一、采購物流管理分析
據資料顯示，現階段物資采購總成本通常占我國企業銷售成本的70%以上，可見現階段采購物流成本控制已經成為我國企業成本控制的重要部分，直接關系到企業正常運行過程中的銷售利潤，對企業適應市場競爭的能力等方面也具有重要的影響，結合發達國家在采購物流管理方面的成功經驗可以發現，采購物流管理可以分為制造行業企業內部業務整合、企業社區的建立和從生產原材料到客戶的所有業務流程協同三個階段，而我國現在采購物流管理處于第一階段，使我國企業在國際競爭中的整體能力受到嚴重的制約，部分企業雖然在自主品牌、產品質量等方面占有一定的優勢，但受采購物流管理流程、采購機制等因素的限制，整體發展狀況仍不理想，可見，企業重視采購物流管理已經成為現代企業實現持續發展的必然選擇。但現階段我國企業在采購物流管理的過程中仍存在諸多問題，如采購隊伍的整體素質有待加強、缺少全面有效的采購績效評估制度、采購過程中建立供求關系的供應商不穩定等，使我國企業采購物流成本不斷加大，企業經營壓力也隨之增加，嚴重削弱了企業應對市場風險的能力，所以現階段進行采購物流的成本控制已經成為企業發展急需解決的問題。
二、采購物流成本控制方法分析
（一）推動采購物流管理向職能化、專業化、中心化方向發展
采購物流中心化即將企業內部采購能力集中化，使企業在采購物流過程中處于主動地位，以此實現成本的縮減；而采購物流職能化即扭轉采購的對內行政職能，要通過管理戰略的明確和管理隊伍的專業化建設，使采購物流管理得到全面落實，將采購物流成本控制落實到具體的職能范圍內；采購物流專業化，即要求從事采購物流管理的人員不僅要具有采購方面的專業知識和技能，如企業采購物流管理人員在成本控制的過程中應靈活的應用計劃指標分解法、預算法、定額法等，而且對相關專業也要產生較全面的認識，并靈活的應用，如法律、計算機、會計、英語等專業，以此提升企業在大范圍的市場競爭中的優勢地位，成本控制的實現要以采購物流規范化管理為前提，所以當采購物流深化發展的同時，成本控制水平必然會隨之得到優化和提升。
（二）落實采購績效評估
在采購物流成本控制的過程中，通過有計劃地對采購部門績效進行有效的評估，對提升成本控制的水平具有積極的作用，例如結合企業的年度人事考核機制對采購管理人員進行績效評估，使采購物流管理人員認識到采購物流成本控制的重要性，并認識到成本控制過程中的側重點，實踐證明在采購物流成本控制方面落實績效評估，可以使管理人員有意識地針對采購過程中各環節加大成本控制的力度，如采購預算、采購合同管理、采購洽商、存儲管理、運輸管理等環節，通過直接和間接兩種有效手段實現采購物流成本控制的總體目標[2]。
（三）注重采購物流涉及供應商關系的管理
現階段企業采購物流管理過程中對供應商的選擇主要考慮其是否與本公司在歷史中產生過較理想的合作關系；供應的產品質量、服務質量是否滿足自身需求；供應商所在地理位置是否可以最大程度的縮減運輸成本，是否可以滿足按時送貨的需要，以及供應商自身的商譽、市場競爭力等，在綜合評價供應商的基礎上，企業要實現采購物流管理成本控制的目標，需要針對不同的供應商建立針對性的資料檔案數據庫，并進行分類管理，結合各供應商的發展狀況進行動態的分級，在供應商管理的過程中應積極尋求與滿足企業發展要求的供應商建立合作伙伴關系的機會，以此保證企業發展過程中對采購方案的調整、市場價格波動等不會對企業的正常經營構成較大的影響，實現采購物流成本的有效控制。
（四）落實以人為本的控制理念
在采購物流成本管理的過程中如果單純地追求從采購物流方面進行成本的控制，很可能對采購物流的實現水平構成消極的影響，這要求企業在成本控制的過程中認識到采購物流管理水平的高度很大程度上取決于管理人員的專業技能和管理方法，高超的技能和優質的管理方法，可調動參與采購物流環節的人員進行成本控制的積極性，有意識地避免采購物流成本的浪費，例如在采購產品裝載的過程中，選用更加科學的裝載方式，有意識地優化運輸過程中的車載溫度，縮減采購產品的腐敗率等。只有全面地落實采購物流人性化管理，才能有效地縮減采購物流成本浪費的空間，推動企業采購物流管理水平的持續升高
三、結論
通過上述分析可以發現，現階段企業在發展的過程中已經認識到采購物流管理在縮減企業經營風險，保證企業正常運行等方面的重要意義，并在實踐中有意識地進行成本控制，但現階段其在成本控制的過程中仍存在諸多問題需要針對性的完善和優化。
作者:曹健錕 單位:中國人民軍事經濟學院
參考文獻：
[1]梁嬋卓.淺談我國中小型企業物流管理成本現狀及其控制方法[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2013,07：6-7．
一、會計信息化時代高校績效財務會計目標的界定
一直以來，關于高校財務管理目標的研究一直沒有定論。在現有財務管理的目標研究中，現代企業財務管理理論的發展將企業財務管理的目標逐步趨向于“企業價值最大化”，將企業資金使用的效用化即資本提供人所獲得投入資本回報的最大化作為可衡量的目標。而高校由于“所有者缺位”這一本質區別于企業的特性使得對于高校財務目標的確立長期處于模糊缺位的狀態，僅將“不以盈利為目標，精確預算，收支相抵”作為高校財務工作的基本準則。但隨著高校教育改革的不斷深入，高校辦學自的進一步擴大，高校得到了快速發展，高校辦學模式逐步呈現出靈活性、多樣化的特征，教育經費投入不足與辦學規模不斷擴大之間的矛盾日益凸顯，高校在滿足社會效益的同時，經濟效益也成為制約其生存和發展的關鍵性指標，高校的財務管理目標由“預算―支出”向“預算―支出―業績考核”的組織價值最大化轉化為大勢所趨。
從理論探究的角度，高校的財務管理范疇內的組織價值最大化將主要體現在高校全面預算管理體系下，各項資金的預算、下撥、執行和監督過程中，目標的量化由“決策有用”逐步取代單一的“財務信息匯報”功能，更多地體現出資源配置的功能。通過資金的有效配置帶動學校有限的教育資源的高效配置，進一步實現高校各個利益相關者的利益最大化。同時，由于高校是“非贏利單位”，高校財務“績效”主要體現在經費預算是否準確合理，能否體現出高校戰略發展的方向，是否依據做出有效決策等。基于以上分析，高校績效預算的會計目標應當是準確預算、適當控制，將考核納入到預算管理體系中，真正實現“預算支出，計劃支出、計劃考核”績效財務管理體系。
二、會計信息化下高校財務績效管理的業務模型
根據會計信息化下高校績效財務管理的目標，高校財務應當以預算管理為核心。我國高校目前的預算體制是統一領導、集中管理或分集管理。無論是集中管理還是分級管理，大都未將各級管理的非財務業績考核指標納入到財務管理指標中去，還單純停留在利用財務數字考核財務數字的業務模式中。如上級財務主管部門僅將高校財務的預決算指標的一致性，控制各種經費（如專項經費、公用經費）的預算內外資金的支出比例作為高校財務工作的考核指標，預決算指標數字越趨同，各項經費的使用總額在要求范圍之內，則完成了工作要求。高校財務工作的目標更多的停留在數字上，沒有實際的非財務指標做支撐，這必然使得考核虛設，導致找票報賬套取現金，有預算之名卻無預算之實的不良現象屢屢出現。
為了契合會計信息化下新的財務目標，真正實現高校財務的決策有用化和組織效用最大化。由于涉及非財務的考核指標，這就需要在校內各個部門間形成即時信息互動，將原有的預算管理體系進行績效性擴展，全面采用會計信息化工具。
由圖1所示，高校財務的績效管理模型將績效考核模塊納入整個財務管理體系中，突出了財務指標和非財務指標的綜合考核的作用，將資金使用的績效性提到了重要的位置，同時進一步擴大了各二級單位在資金使用上的全局觀念，可以提升二級單位的工作能效性，對資金的使用效率進行控制。在下個年度開始前，高校內的各二級單位將未來學科建設、人才引進、開展各項活動需要的資金使用預算和執行計劃交財務處匯總，人員經費由人事部門核定后統交學校最高決策機構進行總盤決策后編制學校總體的預算方案，按照經費的使用性質依次分為人員經費、公用經費、學生經費和專項經費，并按照各經費的使用方案分次分別劃撥入主管經費使用的各二級單位項目，預算年度開始后，各二級單位按照批復計劃進行使用，使用情況將進行月度或季度匯總分析，分析數據進入績效考核模塊，按照不同單位的績效實施情況，進行預算調整，年終總結后作為下一年度的預算編制的參考，提交學校最高決策部門，還可作為年終考核的財務依據。這一績效流程模型的存在依據為信息化的系統架構，實現不同項目間、不同資金性質間的適時控制，如圖2所示。
學校最高決策部門確定總的預算劃撥方案后，按照高校的經費管理辦法和部門設置的管理權限分配至不同部門的不同項目中，由學校所有單位根據開展活動的性質和要求在不同的項目中進行支出，支出資金的性質比例與預算的實施計劃相契合，支出結果進入考核體系至年末與各二級單位的非財務指標結合后作為綜合考核指標，綜合考核結果作為下年度預算分配的基礎，實現財務績效化的目標。上述各個模塊間通過系統勾稽關系結合在一起，并通過信息化的工具實現適時的監控，各模塊數據隨績效的考核變化適時變化。
三、會計信息化下高校財務績效管理的信息化實施流程
會計信息化背景下的高校財務績效管理流程應按照全面預算管理“預算編制、預算下達、預算執行、預算調整與反饋及預算考核”為實施流程。具體如圖3所示。
由圖3可知，在年度預算開始之前，二級單位根據下年度的各項工作的安排向財務部門提交各項預算，由財務部門匯總后交學校最高決策機構根據學校整體的發展戰略進行的調整和決策后交財務部門按照人員經費、公用經費、學校經費和專項經費類別編制校級預算并依次劃撥。劃撥的方法可采取一次性劃撥也可財務分次劃撥的方法，劃撥后進入核算模塊，各經費使用單位根據預算計劃進行經費的使用，財務部門根據各單位的預算計劃進行預算控制，必要時進行預算調整，年終時將各單位資金執行情況的報告結合各單位的非財務指標提交學校最高決策機構，進行綜合績效考核作為下年度預算各部門預算審議的基礎資料，依次循環。其信息化的實現模塊如圖4所示。
由圖4可知，高校財務績效管理平臺仍將遵循“收支相抵”的預算管理辦法和管理模式，財務管理平臺包括收入管理模塊、計劃管理模塊、部門預算模塊、校內預算模塊、校內核算模塊，部門決算與校內考核模塊七個部分。各個模塊都集成了錄入、審核、報表輸出等基本功能。具體來說，
收入管理模塊由收入中心進行錄入、審核并提交報表；計劃管理模塊由各二級單位輸入下一年度的執行計劃，由人事部門導入在職和離退休人員信息，由國資處輸入資產信息。計劃管理模塊由財務部門預算管理中心進行匯總審核，并賦予修改權限，待將匯總表格交由校級決策部門決策后進行調整和修改。
收入管理模塊和計劃管理模塊的報表輸出功能為預算中心編制省級部門預算提供了基礎數據，結合往年不同經費類別使用的具體情況，進入部門預算模塊進行部門預算數據的編制和錄入，并可進行報表輸出。由于省級部門預算編制系統由省級部門選擇，此模塊為高校備份模塊，為省級預算年中調整做信息化輔助工作。
部門預算確定以后，根據部門預算的收支情況，由財務部門的預算中心進行校內預算的編制和錄入工作。校內預算模塊涵蓋了計劃管理模塊，可以直接通過計劃管理模塊生成數據，不同實施計劃不同類別經費的總額直接進入賬務系統項目下的子科目中，預算中心可根據輸出報表進行相應賬務處理即預算劃撥。
預算劃撥工作結束以后，隨著高校各項事務的開展，校內二級單位可在計劃指引下通過報賬核算模塊進行資金的開支，若出現未預計資金使用情況，可向預算中心提出申請，經校決策部門決策后由預算中心在校內預算模塊內進行調整后支出。每月或每季度軋賬后預算中心可通過模塊進行報表的輸出，即為預算執行情況的分析進入考核模塊控制，控制的方式主要有分期劃撥、調增調減經費等。
年終，經費核算模塊可直接生成報表，根據報表內容預算中心編制決算報表上報，各單位各項目的使用情況將作為財務考核指標進入綜合績效考核體系，由校決策部門對二級單位進行考核，考核結果作為下一年度的經費控制的依據。
四、結論
綜上所述，要滿足會計信息化背景下對高校財務績效管理的要求，就要從高校績效財務管理目標重塑入手，重建高校財務業務模塊，通過立足于數據交換、數據挖掘和子系統重疊的會計信息化工具高校財務信息化管理平臺重塑高校財務管理的流程和機制，進一步將學校內的各個部門有機的結合在一起，做到數出有因，數出一門，大幅提升高校財務管理水平，為學校的健康有序發展提供保障。
為解決目前采購存在的問題，實現高質量、低成本的采購，本文在深入分析原有采購管理模式的基礎上，對采購管理方式進行了全面優化，增加了采購計劃功能，梳理了采購申請審批流程，并通過我所實驗室管理系統開發平臺，以JAVA為開發語言，對設計并優化的功能全部進行代碼實現，實踐證明優化后的采購流程提高了我所采購效率，滿足了實際應用需求。
［關鍵詞］
采購管理；流程優化；實驗室管理系統
1研究問題的提出
當前企業信息化程度日益提高，我所內部已經運行實驗室管理系統，該系統的設備采購模塊集成了采購申請的審批、詢價比價單審批、合同的審批、付款的審批。但是采購計劃的填報與、供應商管理等功能未實現集成，信息化建設還需要加強。另一方面，計量課題的研究周期越來越短，往常5年的研究周期，現如今一個課題項目從立項到驗收，通常為2～3年的時間，因此采購周期也進行了縮短。同樣，航天產品研發速度越來越快，以往十幾年研發一型產品，現在研發周期也大大縮短。由于研制周期的降低，有時甚至要求采購周期縮短為原來周期的十分之一。我所采購流程中的采購申請審批環節通常審批時間較長，效率較低，無法滿足采購周期急劇縮短的現狀。
2存在的主要問題
2．1采購作業信息化覆蓋面不全
隨著對采購管理要求的提高，采購作業規范性要求也越來越高。原有的采購模塊沒有采購計劃填報和詢價比價單功能，實際工作中的采購計劃填報和比價詢價審批環節仍然通過紙質或電子表格形式進行處理，這就存在管控不規范、可能出現采購填報信息不準確、審批過程緩慢、有效信息無法保存和重復利用等問題。
2．2采購審批時間過長
我所采購流程中的采購申請審批環節通常審批時間較長，而且不區分是計劃內采購還是計劃外采購。該采購審批是對申請部門提交的采購信息進行初審，主要考查的是采購需求是否已經列入了年度采購計劃，采購信息的內容是否符合計劃要求，比如采購需求是否是在項目中列支的，預算是否在項目的規定經費中，填報的型號是否符合項目要求，采購人員進行初步詢價和采購需求的核對。
3設備采購管理流程的優化措施
針對采購管理中存在的兩個主要問題，對其產生的成因進行分析，我們給出了以下解決方案，促進采購管理水平不斷提升。
3．1加強采購全過程的信息化和規范化
3．1．1采購全過程信息化和規范化設計
原有的采購模塊沒有采購計劃管理功能，這就存在管控不規范、可能出現采購填報信息不準確、審批過程緩慢的問題，針對這些問題，我們在實驗室管理平臺上新增了采購計劃填報、采購計劃功能。
3．1．2采購模塊信息化和規范化設計效果
首先，在實驗室管理系統的采購流程中增加采購計劃填報和采購計劃表單。將采購計劃的填報實現網上填報，流程審批結束后由采購管理員進行初步匯總。最終確定年度的采購計劃。有助于企業內控及資產的合理利用，降低成本。采購計劃的填報在準確性、統一性、及時性都有很大的提高，增加了歸口部門的職責，對采購計劃的填報進行了初審，大大提高了采購計劃的準時性及準確性，為后續采購工作的開展打下了堅實的基礎。其次，增加了計劃內采購備選庫對后續的采購申請流程優化提供了數據來源基礎，不需要重復錄入。
3．2優化采購申請流程
3．2．1采購申請流程設計
采購申請中約80％以上的申請是計劃內采購，其他是計劃外采購。因此我們把原采購流程區分為計劃內和計劃外兩種類型。對于計劃內采購流程步驟重新設計，精簡冗雜的審批過程，縮短審批時間，同時計劃外采購審批流程不變。由程序根據申請人選擇的計劃類型來判斷后續流程步驟。
3．2．2優化后的采購申請流程的效果
通過此流程的優化，可減少審批的環節，避免了領導因工作忙碌或不在，而導致無法及時審批通過的情況發生，以及重復審批的過程，使采購申請平均審批周期縮短30％以上，大幅加快了審批速度。另外，對可以并行審批的部門實現會簽，節省審批時間，縮短了串行審批的時間，縮短采購管理周期，提高采購效率。
4結語
本文在深入分析原有采購流程的基礎上，增加了采購計劃填報、采購計劃、計劃內采購備選庫，同時優化了原有采購申請流程，把采購申請流程區分為計劃內采購和計劃外采購，并精簡了計劃內采購流程。實踐證明優化后的采購管理方式使我所的采購業務工作流程更加科學、更加規范，并且大大縮短了審批時間，提高了我所采購效率和規范化，滿足了實際應用需求。
作者：郭根 琚小琳 單位：北京無線電計量測試技術研究所
主要參考文獻
［1］中央企業管理提升活動領導小組．企業采購管理輔導手冊［M］．北京：北京教育出版社，2012．
［2］徐杰，鞠頌東．采購管理［M］．北京：機械工業出版社，2009．
(1)持續改善原則
用戶需求、市場環境是不斷變化的，采購管理要營造一種持續改進、不斷完善的氛圍去順應這種變化。通過跟蹤業務先進的理論和實踐，評估自身的實際運營成效，制定改善計劃，并組織實施。
(2)最小成本獲得高質量原則
最小成本獲得高質量原則是采購管理優化中應用最為廣泛和有效的一種優化原則。最小成本獲得高質量原則是以標準成本為基礎，將實際工作中產生的成本與標準成本進行比較，找到引起成本差異的最終原因和責任，并采取相應措施，實現對采購管理成本的有效控制。最小成本獲得高質量原則的運用，需要采購中心嚴把成本關，將成本控制最少來獲得期望的高質量物資及服務等。
二、高校采購管理優化
（一）策略優化
在采購管理的優化中，主要將物資劃分以下幾種來進行，根據不能的物資劃分，采取不同的優化策略。采購物資主要可以劃分為以下幾種：重要物資、瓶頸物資、普通物資、一般物資。
（二）流程優化
綜合運用現代物流優化方法及整體優化的理念，在傳統的采購流程基礎上進行整體優化，建立相對合理化的采購方案。通過優化后的采購流程，雖然采購環節略有增加，暫不能解決現存在的全部問題，但在制度上、管理上可以填補很多不足之處，在管理上可以實現信息公開化，促使采購中心信息獲取更加及時準確，管理更加方便，功能更全面。
（三）供應系統流程優化
針對采購管理的現狀及現階段存在的問題，結合現代物流的思想，這里引進類超市化的供應模式，其主要思想是將需求物資分類別，分部門，按照需求程度來進行超市化的布置，建立物資需求超市。
首先，將采購好的物資整合、歸類。將戰略性物資、瓶頸物資、重要物資及一般物資分類別存儲，在不同類別的物資劃分中，在具體的將每種物資標號，并記錄庫存信息，以此來方便工作人員的揀選工作。
再次，需求部門可以直接到物資超市來獲取物資，如果是小量、單一物資可以直接揀選；如果是需求量大的物資，物資超市可以在預訂的時間內送達到指定的地點。物資超市的工作人員都要在計算機系統中做好記錄，記錄每次揀選信息及其需求部門等信息，同時更新庫存數據。
最后，物資及時獲取、更新物資需求信息及庫存信息，保障校內工作的順利進行，做好師生的服務工作。
三、結論
由于我國高校采購管理改革起步較晚，我國高校物流采購管理建設從整體上來說還落后于國外高校的平均水平，特別是當前高校社會化舉步維艱和現代物流概念還未能具體引入到高校工作實際中。綜合運用現代物流理論知識及整體優化方法的基礎上，對采購管理進行全面的優化。主要針對現階段采購管理現狀出發，引入信息化優化理念，在原有的采購及供應流程的基礎上提出優化方案，
(1)信息化方面：采購管理信息獲取更加準確、及時，信息處理能力有很大的改善。
(2)采購工作方面：采購信息更加具體，引入信息技術，采購工作更加準確、可靠；類超市化供應模式的有效運用方便需求部門及時獲取物資信息；
(3)制度建設方面：建立采購管理基本工作手冊，定期的對采購管理測評，學校管理層以監管者身份出現，制訂規章制度時更具合理性與公正性。
關鍵詞：招標采購 B/S 管理系統 信息化
隨著高等教育事業的不斷發展、國家投入經費大幅增加，辦學條件不斷完善，高等學校在教學、科研及學科建設等領域對各種儀器設備的需求越來越大，加之高等學校對儀器設備的需求面寬、差異大、采購特點鮮明以及有越來越多的國內外設備廠商參與到高校儀器設備采購的競爭中[1]，使得高校的招標采購工作任務不斷加重、工作環境日趨復雜，高校對招標采購的管理工作也急需完善。傳統的人工紙質化數據處理方式難以適應采購過程，給采購管理工作帶來困難，嚴重影響了招標采購的工作效率[2]。
在信息化建設日益發達的現代社會中，信息化管理已成為管理工作的重要組成部分，它能夠在極短的時間內以最低廉的費用和最準確的結果處理和傳遞大量復雜的信息[3]，信息技術的發展為管理工作帶來了極大方便。以往基于C/S架構的管理系統通常用于局域網，適用面窄，程序需要安裝才可使用，并且維護成本高，每次升級，所有客戶端的程序都需要改變。筆者基于B/S模式，將招標采購管理工作與信息化建設相結合，開發出一套滿足用戶需求的招標采購管理系統。系統解決了C/S架構帶來的弊端，并且讓用戶可以隨時隨地通過管理系統查詢采購工作情況，統計各類數據，實現信息共享。這樣不但能夠充分提高工作效率、調動工作積極性，也可方便領導通過管理系統隨時查看各類采購信息數據、掌握采購工作進度。
1 高校招標采購管理工作難點及問題
近年來隨著我國教育事業的高速發展，高校招標采購管理工作任務也不斷加重，工作中存在的問題隨之顯現出來。但是高校作為非盈利單位，其招標采購工作存在的問題具有一定的特殊性。譬如：
1.1 資金來源渠道多
高校的資金來源除政府財政撥款和事業性收費外，還包括其他資金渠道，如縱向、橫向科研經費，211經費，修購款，捐贈款等[4]。多渠道的經費來源，加重了經費使用情況的統計工作，若使用紙質形式進行統計，缺乏實時統計的動態工作效果，不能及時準確地掌握經費的使用情況，不利于對設備采購經費的充分利用。
1.2 招標采購工作周期長，工作計劃性需要加強[5]
招標采購的過程需要先提交采購申請再執行，工作周期較長，個別用戶為減少采購流程，采取先采購后提交計劃的做法，這種不經批準自行采購的行為，不僅不利于對采購工作的監督，且容易導致設備的重復購置或超預算等現象，影響了學校采購工作的計劃性。
1.3 招標采購檔案管理繁雜
招標檔案包括：招標提請文件、招標申請、招標文件、投標文件、評標紀實、中標公告、合同文本及其他相關文件。管理并妥善保存這些數目種類繁雜的文件，具有特殊性和復雜性，是一項細致的工作，需要花費大量的人力。
2 針對招標采購管理工作需求完成系統設計
傳統管理模式的招標采購工作流程、數據處理方式均為紙質化處理，工作進度慢且沒有條理性，不易于領導進行監督和指導。
針對招標采購工作的特點和難點，招標采購管理系統的建設目標為：
2.1 方便不同資金來源統計，掌握資金使用情況
系統根據采購資金的來源，對各環節資金使用情況，如：中標價格，節約金額等，進行分類統計。既方便了資金統計工作，用戶又可準確掌握不同種類的經費使用情況，并根據實際情況制定采購計劃，實現設備采購資金的充分利用。
2.2 提高計劃申請速度，節約采購時間，加強采購工作的計劃性
招標采購系統可設置計劃管理區，按照招標采購工作要求規范審核并完成招標采購工作，可提高申請審批速度，縮短采購周期。用戶可在計劃管理區快速查詢已提交的采購計劃，查看已經申購的設備，避免出現設備的重復采購，加強采購工作的計劃性。
2.3 嚴格按照流程設計招標采購執行功能區，實現無紙化辦公，降低招標采購檔案的管理難度
招標采購工作需嚴格按照規定流程在管理系統中逐步完成，其中包括招投標、簽訂合同、付款驗收等。工作人員在簽訂合同后，可以上傳招投標文件、合同、發票等需要存檔的相關文件，將紙質文檔轉換成電子文檔。招標采購管理系統可準確記錄下招標采購的操作過程，每一筆業務的相關數據，文檔可以有序保存，供用戶業務需要使用，實現無紙化辦公，方便了招標采購的檔案管理工作。
3 系統體系結構及功能結構
3.1 系統體系結構及開發工具
招標采購管理系統采用B/S（瀏覽器/服務器）結構。服務器主要任務是承擔網絡監聽和實現客戶端鏈接、數據庫管理、數據存取和數據傳輸功能。瀏覽器作為客戶端面向用戶，承擔著招標采購管理系統的管理和服務。開發工具是Microsoft Visual Studio 2008。
3.2 系統工作環境及支撐軟件
3.2.1 服務器端的工作環境要求及支撐軟件
操作系統：Windows Server 2008高級服務器版
數據庫管理系統：SQL Server 2005企業版
3.2.2 客戶端的工作環境要求及支撐軟件
操作系統：Windows 98或更高
開發環境與語言：基于.NET開發框架和C#程序設計語言
瀏覽器要求：用戶可以通過IE或者兼容IE的瀏覽器直接訪問
3.3 系統功能及結構
招標采購工作的具體流程可概括為：一般用戶根據實際工作需要向學校相關管理部門提交設備購置計劃表，管理部門對計劃單進行審核，并依據學校制定的設備招標采購工作制度，完成設備招標采購工作。其中，可把招標采購流程細化，首先將設備分為自制設備、一般設備、免稅設備3類，根據設備類型，學校制定相應的采購管理辦法；參照采購管理辦法，實施具體采購方案。工作流程如圖1所示：
圖1 采購工作流程圖
根據招標采購工作流程，設計招標采購管理系統的功能結構（如圖2所示）。
圖2 系統功能結構圖
3.3.1 瀏覽器客戶端
系統采用B/S結構，瀏覽器通過Web Server同數據庫進行數據交互，用戶查詢、錄入、修改等對數據進行的操作，均通過瀏覽器傳輸到服務器端。
3.3.2 一般用戶
用戶可通過瀏覽器訪問招標采購管理系統，查閱招投標公示及網站公布的相關規章制度；可在瀏覽器申請頁面上直接填寫設備購置申請表，方便快捷；首頁設置了用戶登錄模塊，根據用戶名和密碼決定用戶權限，根據實際招標采購工作流程，系統將后臺管理功能區設計劃分成如圖2所示的不同的管理功能區。
3.3.3 管理用戶
管理用戶可分為超級管理員、一級管理員、二級管理員。超級管理員為系統維護人員，具有最大管理權限；一級管理員為招標采購工作執行人員，負責完成具體招標采購工作；二級管理員為提交計劃的一般用戶，提出具體的采購計劃。超級管理員根據一級管理員所負責的招標采購工作內容，將后臺系統維護區、前臺管理區、計劃管理區、執行管理區、報表統計區等功能模塊分配給相應管理人員，實現動態分配管理權限；而對二級管理員僅提供查閱已提交購置計劃單的情況，以便提高購置設備的計劃性。一級管理用戶在執行管理區完成采購流程，但是招標采購管理系統要根據自制設備、一般設備、免稅設備等不同類型的設備采購方式制定不同的系統功能區。如圖3所示。
圖3
4 系統功能實現及優缺點
4.1 根據系統的功能結構，編寫程序，實現其功能
系統程序結構框架如圖4所示：
圖4 系統程序結構
4.2 管理系統優勢
招標采購管理系統主要分為前臺呈現部分、后臺管理部分。一般用戶可通過瀏覽器直接訪問前臺，根據需求填寫并提交購置申請。后臺管理實行動態權限分布模式，將不同的管理權限分配給相應的采購管理負責人，每個管理人員只能瀏覽、操作自己職責范圍內的管理模塊，可獨立完成其本職工作；采購工作流程中的每個環節是不可逆的，各采購環節負責人將采購信息提交保存到下一環節，只能由下一個管理負責人進行采購項目的跟進，體現了采購工作的進度及連續不可逆性。另外，為方便掌握招標采購工作的進度及完成情況，了解多渠道資金的使用情況，系統實現了信息數據實時統計功能，并在每個工作環節設置了查詢功能，方便用戶及時查詢、了解情況。
招標采購管理系統在記錄不同工作過程信息的同時還可提供數據查詢及統計功能，及時查詢招標采購計劃、招標工作進度、采購設備狀態以及查看招標采購合同信息，這樣可以提高招標采購工作的計劃性，增加招標采購工作的透明度，為監督工作提供方便快捷的信息資源[6]。
4.3 應重視的問題
信息化管理在招標采購工作中的應用也存在一定的問題。招標采購工作人員要接受信息化管理工作的培訓，對信息化管理有一定的認識并且接受其管理模
式，愿意主動分析新的管理方法與手段，提高自身的業務素質[7]。
信息化管理對基本硬件設備有一定的要求，要保證數據的安全性[8，9]，應采用備份機，及時備份數據，形成安全可靠的系統數據管理模式。
5 結束語
根據招標采購管理工作的特點，設計招標采購管理系統是一項開拓創新的工作，我們在摸索中前進。在信息化高速發展的今天，將招標采購管理工作與信息化建設相結合，得到越來越多用戶的認可，促使招標采購管理工作更加成熟，同時體現了招標采購管理工作的發展與進步。
參考文獻
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摘要：采購管理是連鎖企業經營管理中的核心環節，貫穿了連鎖企業經營的全過程，現階段，我國連鎖企業在采購管理中還存在諸多問題，制約了我國連鎖企業的進一步發展，本文對連鎖企業采購管理中出現的問題進行了理論分析，并有針對性地提出了相關對策，為我國連鎖企業采購管理提供理論參考。
關鍵詞：連鎖；采購；管理；問題；對策
連鎖商業自上世紀80年代引入我國，在短短的二三十年時間，呈現出強大的生命力和良好的發展態勢，但是隨著連鎖業內競爭的激烈，各種問題也不斷涌現，采購管理中的問題尤為突出，采購管理水平不高，成本居高不下已成為普遍現象，直接影響了連鎖企業集中化采購優勢的發揮，嚴重制約了連鎖企業的進一步發展壯大，提高采購管理水平已成為現階段我國連鎖企業迫切需要解決的問題。
一、我國連鎖企業采購管理中存在的主要問題
（一）采購管理理念落后
我國連鎖商業的起步較晚，無論在理論還是實踐方面與西方發達資本主義國家連鎖企業還存在相當大的差距。從客觀上來講，國內連鎖企業受資金、政策環境等因素影響，規模普遍偏小，管理的現代化、規范化程度不高。從主觀方面而言，我國連鎖企業采購管理的理念落后，主要表現為：采購管理的學術研究價值還沒有得到人們的足夠重視，相關的基礎理論研究缺乏，不能為連鎖企業的采購實踐提供必需的理論指導，對供應商的地位及認識上還存在誤區，目前，國內許多連鎖企業仍將供應商視為企業的競爭者，連鎖企業與供應商在采購價格的博弈中常常處于對立的狀態之中，侵害供應商利益的行為多有發生，甚至直接導致供應商與連鎖企業關系的惡化，也損害了企業自身利益，而大型外資連鎖企業則非常注重對供應商的篩選，視供應商為長久的合作伙伴，引導供應商參與到企業商品銷售管理過程中來，從而達到“互利互惠、合作雙贏”的目的。
（二）供應商管理不到位
供應商管理是供應鏈采購管理中一個很重要的問題，它在實現連鎖企業標準化采購中起重要作用。現階段我國連鎖企業對供應商的管理上存在諸多問題：企業未能通過網絡等渠道有針對性地進行供應商選擇，導致供應商資質及產品質量等一系列問題的出現，并使自身在日后的合作中遭受損失；與供應商的聯系不緊密，連鎖企業與供應商的溝通僅限于價格談判及貨物催交付，沒有與供應商之間建立相互信任，合作雙贏的良好關系；缺乏對供應商的考核、評價、激勵，例如，很多連鎖企業沒有全面的供應商評價指標，即使采用招標制，評估標準也局限于價格，在采購過程中，連鎖企業對供應商的合作狀況沒有記錄和評估，對于供應商的不良行為未有相關的處理制度，對信譽好的供應商未建立相關的激勵機制等，因而，國內連鎖企業無法調動供應商的積極性，也加大了連鎖企業采購過程中的風險。
（三）信息化程度不高
現代網絡信息技術的應用與普及對企業管理水平的提升起到非常關鍵的作用，然而，連鎖企業總部與門店職能的分工，在一定程度上實現了企業管理的現代化、專業化，但是也增加了企業內部信息溝通的難度，我國連鎖企業受資金及技術等因素的制約，信息化程度普遍不高，一方面，企業內部信息平臺建設落后，總部與門店及門店之間的信息溝通不暢通、不及時，門店銷售情況難以及時反饋到總部的采購部門，往往造成產品品類、數量、質量等方面采購的不準確性，總部的采購不能真實地反映消費者需求，門店之間內部需求調濟也不能及時有效進行，直接影響企業庫存的合理化及資金的周轉。另一方面，企業與外部的信息化平臺建設滯后，企業無法及時獲得產品及市場信息，在新產品的引進及優質供應商選擇上顯得十分被動，同時，企業與供應商之間沒有建立信息溝通平臺，也無法實現與供應商之間進行快速進貨、補貨、退貨等采購流程操作，信息化程度不高已嚴重影響了我國連鎖企業采購管理水平的提高。
（四）流程管理不規范
采購流程是一個龐大的系統，一般包括：收集信息，詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、請購、訂購、協調與溝通、催交、進貨檢收、整理付款等環節，每一個流程對企業來說都是非常重要，但是，采購流程管理也是連鎖企業采購管理中最薄弱的一環，只有對采購各流程進行有效監控，才能實現采購的低成本運作。然而，連鎖企業采購的大規模、集中化特點增加了采購環節的不可控性，也加大了采購流程管理的難度，目前，我國連鎖企業采購流程監管理不力的現象普遍存在：一些企業沒有制定采購各環節詳細的操作手冊及操作規范，加大了人為操作失誤的可能，對采購人員的行為也缺乏全面的考核與監督，一些采購管理人員在在采購的過程中往往經不住外界的誘惑，與供應商進行暗箱操作，弄虛作假、收受回扣等，極大損害了企業的利益。
二、提高我國連鎖企業采購管理水平的對策
（一）樹立現代連鎖企業采購管理理念
企業采購管理理念決定了其采購的形式與方法，積極轉變自身經營管理理念是連鎖企業提升采購管理水平的前提和基礎。連鎖企業應積極轉變觀念，從主觀認識上重視采購管理，在此基礎上不斷提高采購執行能力，根據自身企業的特點和優點盡快建立起一支專業、高效的采購團隊，通過對采購人員的崗位技能培訓，學習國外連鎖企業采購的先進理念及技術，促使采購人員不斷提高專業化水平，注重建立由采購部門牽引、以組織需求為導向、各級管理者全部人員參與的采購管理組織體系，處理好采購管理部與總部各職能部門及與門店之間的關系，同時，充分認識到供應商管理在采購管理當中的作用，建立與供應商之間的良好合作氛圍，加強信息溝通，吸引供應商參與到連鎖企業庫存控制、質量跟蹤管理中來。
（二）加強對供應商的管理
連鎖企業因多門店統一采購，商品的采購需求量較大，要在保證商品“量”的基礎上保障商品的“質”，供應商的管理顯得更為重要。一方面，企業應根據自身需要及產品特點來選擇合適的供應商，在選擇供應商時應對其相關經營情況進行詳細地調查了解，包括經營資質、產品渠道、品類、質量等，建立相關的供應商管理檔案，進行分類管理，定期收集、更新供應商的資料；另一方面，要加強對供應商的考核與評價，如供應商在供貨過程中存在數量、質量、交貨時間等方面的違約、欺詐行為，連鎖企業應進行記錄，及時處理，嚴重者終止其業務往來，并追究其法律責任，根據供應商的合作行為記錄及產品銷售情況等，對其進行綜合考核與評價，促使供應商不斷規范企業行為；再者，引入合理的供應商激勵機制，促使供應商不斷提升自身專業化水平，對于信譽良好的優質供應商，連鎖企業可以在平等互利的基礎上與其建立長期穩定的合作關系，如簽訂長期的、有信任保證的訂貨合同，給予供應商價格折扣和柔性合同，減少產品檢查環節等，從而減少企業購過程中的風險，降低采購成本。
（三）提高采購管理信息化水平
連鎖企業要實現采購的規模化與專業化，必須充分采用現代信息技術進行采購。通過內部信息化平臺，加強連鎖企業總部與門店之間及企業內部各門店之間的信息溝通，采購部門可以通過內部信息平臺及時了解門店的銷售及庫存情況，及時調整理采購計劃，減少不合理采購所造成的損耗；連鎖企業應利用互聯網，積極搭建企業外部電子商務平臺，這也是現代連鎖企業采購發展的必然趨勢，通過電子商務平臺，連鎖企業可以采購信息，也能了解商品供給信息，包括產品供給的數量、質量、價格等相關信息，通過網上洽談、比價、網上競價實現網上訂貨，并網上支付貨款，最后通過網上的物流過程進行貨物的配送，完成整個交易過程，不僅提高了采購的速度和效率，也使得采購的流程更加規范透明，有利于采購過程的監管；加強與供應商之間信息平臺的建設，通過企業間的信息平臺及時傳遞產品采購信息，實現采購的快速、高效運作，達到雙贏的目的。
（四）規范采購管理流程
目前，隨著經濟的不斷進步和信息技術的發展，國內外買方市場已經形成，連鎖企業采購部門對采購業務的各環節的內部控制就顯得尤為重要。連鎖企業要從自身的特點出發，建立嚴格的采購管理制度和采購信息庫，采用一套科學、系統、有效的物流采購管理操作平臺去指導、改善和實施物流采購運作，形成企業獨有的物流采購優勢：對于采購鏈上的各個環節，進行嚴格規范和約束，制定相關操作流程及標準；明確各部門的責、權、利，使采購人員在采購過程中做到有章可循；加強對請購、審批、簽約、執行、檢驗等多種環節方面的管理；制定好采購計劃，嚴格按照采購計劃實施采購；加強對供應商的考核、分析和評價；建立供應商管理檔案，定期收集相關的資料信息；建立規范的商品進貨、驗收、入庫、退貨、補貨等操作規程；加強對企業采購人員采購行為的考核，把采購業績作為考核部門人員的重要指標，減少暗箱操作，杜絕采購中的腐敗現象的產生。（作者單位：長沙理工大學；湖南化工職業技術學院）
參考文獻：
[1]司銀霞.采購與供應管理實務[M]北京：人民郵電出版社，2011，（10）.
關鍵詞：用友；ERP-U8；購銷業務；流程圖
中圖分類號：F234 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）013-0000-02
用友ERP-U8軟件能將財務鏈和供應鏈系統有機結合進行購銷業務進行核算及處理，但由于相關核算及處理涉及操作子系統及操作步驟較多，對初學者來說，想快速掌握是有不少難度的。使用圖表會有助于操作者認識財務鏈與供應鏈系統子系統的操作交互性，增加對購銷業務處理流程的宏觀認識。但是，目前許多關于用友ERP-U8購銷業務的圖表往往綜合性強、復雜度高且拓展性低，對于想實現快速理解和記憶的目標，并不具備優勢。因此，筆者嘗試整合實際工作崗位和用友ERP-U8軟件財務鏈與供應鏈購銷存系統，構建簡明易懂并具備拓展性的購銷業務流程圖，以幫助初學者迅速掌握在用友U8供應鏈中購銷業務處理的操作。
一、購銷業務簡明流程圖的構建基礎
購銷業務流程及供應鏈子系統關系圖是購銷業務簡明流程圖的構建基礎，簡單清晰地反映了采購、銷售業務流程及涉及的操作子系統。如圖1所示。
從圖1可以看出，ERP-U8購銷業務處理流程具有對稱性特征。該特征表現為購銷業務處理操作涉及“兩條流向，四個系統”。
“兩條流向”指的是采購、銷售業務處理過程包含資金流和實物流處理。其中資金流即購銷的貨款資金流轉，表現為從采購、銷售管理至應付、應收款管理系統；實物流即存貨實物的流轉，表現為從采購、銷售管理經庫存管理、再到存貨核算系統。
“四個系統”指的是購銷業務處理流程基本上各自關聯到采購（銷售）管理、庫存管理、存貨管理及應付（收）款管理四個子系統，然后憑證傳遞至總賬系統。在實際工作中，四個子系統由對應的業務部門或崗位具有相應權責的人員進行操作。
二、購銷業務簡明流程圖的構建
1.普通采購業務簡明流程圖
（1）圖示說明
下面根據ERP-U8采購業務處理流程特征、財務鏈及應鏈系統與業務部門或崗位對應關系和業務主要步驟構建普通采購簡明流程圖，如圖2所示。
該圖使用橫虛線間隔出四個子系統，也代表相應的業務部門或崗位。圖中的矩形框表示采購業務需要操作的主要步驟，矩形框置于哪個子系統范圍，表明該步驟由相應的部門或崗位人員在此子系統進行操作。圖中的數字體現普通采購業務主要步驟的順序。
（2）業務流程步驟
從圖2看出，普通采購業務流程主要有六個主要步驟，具體
如下：
步驟①――在“采購管理”下填制采購訂單。采購人員與供應商簽訂合同或下訂單后，在“采購管理”子系統下填制采購訂單。操作路徑為：供應鏈-采購管理-采購訂貨-采購訂單。
步驟②――在“采購管理”下生成到貨單以及采購發票。采購部收到采購的物資及采購發票，在“采購管理”子系統下參照訂單生成到貨單以及采購發票，發生的現付處理在采購發票里操作。填制到貨單的操作路徑為：供應鏈-采購管理-采購到貨-到貨單；填制采購發票的操作路徑為：供應鏈-采購管理-采購發票-專業采購發票/普通采購發票/運費發票。
步驟③――在“庫存管理”下生成采購入庫單。倉儲部門人員對采購的物資進行驗收入庫后，在 “庫存管理”子系統填寫采購入庫單。操作路徑為：供應鏈-庫存管理-入庫業務-采購入庫單。
步驟④――在“采購管理”下進行采購結算。采購結算是為了核算采購入庫成本，根據采購入庫單上的數量和采購發票上的金額計算出外購存貨的入庫成本單價，并回填至采購入庫單里。采購結算在 “采購管理”子系統里進行。操作路徑為：供應鏈-采購管理--采購結算- 自動結算/手工結算。運費分攤應采用手工結算。
步驟⑤――在“應付款管理”下確認應付賬款、付款及采購制單處理。財務部門在應付款管理系統中審核采購結算后的采購發票，生成應付賬款。出納人員支付貨款后（且沒有進行現付處理）在應付款管理系統中錄入付款單。付款單經審核及核銷后，會計人員進行制單處理。確認應付賬款操作路徑為：財務鏈-應付款管理-應付款單據處理-應付款單據審核；付款處理操作路徑為：財務鏈-應付款管理-付款單據處理-付款單據錄入-付款單據審核；核銷處理操作路徑為：財務鏈-應付款管理-核銷處理-手工核銷/自動核銷；采購制單處理操作路徑：財務鏈-應付款管理-制單處理。
步驟⑥――在“存貨核算”下存貨入庫成本記賬及入庫制單處理。財務部根據已進行采購結算的采購入庫單進行記賬，然后進行采購入庫制單處理，操作在ERP-U8中的“存貨核算”子系統里進行。入庫成本記賬操作路徑為：供應鏈-存貨核算-業務核算-正常單據記賬（過濾選單-記賬）；入庫制單處理操作路徑為：供應鏈-存貨核算-財務核算-制單處理。
2.普通銷售業務流程圖的構建
銷售業務與采購業務的ERP-U8處理流程具有對稱性，因此可以參照采購業務的流程圖設計普通銷售簡明流程圖，如圖3所示。
比照圖2和圖3看出，銷售業務與采購業務的處理流程相似，但銷售業務無結算處理。購銷業務處理流程具體見表1。
三、基于購銷業務簡明流程圖的拓展應用
上述簡明流程圖不僅使ERP-U8操作者容易掌握和記憶普通購銷業務處理，還可以拓展應用到其他購銷業務處理。
1.單到回沖的暫估業務處理
暫估業務指的是貨到票未到采購業務，即外購存貨到貨，但發票未到的情形。暫估業務在ERP-U8下操作步驟比較多，在上述普通采購業務流程圖基礎上進行拓展就比較容易理解。
下面根據普通采購簡明流程圖認識暫估處理。暫估業務初始處理上由于發票未到，與發票相關步驟暫不處理，只處理與實物有關業務，如圖4步驟①至④所示。收到采購發票后，進行暫估業務后續資金流處理，補充采購業務中與采購發票有關操作，如圖4步驟⑤至⑦所示；最后通過“存貨核算”子系統進行后續實物流調整處理，如圖4步驟⑧至⑨所示。
暫估業務由于采購發票延遲到位，從而其處理比普通采購業務更為復雜，但是從上述圖示可以看出，暫估業務處理流程與普通采購業務基本相同，順序略有不同，所以利用普通采購簡明流程圖掌握單到回沖暫估業務處理可以事半功倍。
2.銷售退貨業務處理
銷售退貨業務與銷售業務的處理流程基本一致，只是具體單據是使用銷售業務的反向單據或紅字單據。因此，比照銷售業務流程圖容易描畫出相應銷售退貨業務流程圖，如圖5所示。
四、結束語
購銷業務處理是企業重要而繁復的工作，利用信息化軟件能更有效地進行管理，因此掌握好相關操作是企業供應鏈與財務崗位工作人員應備素質。
參考文獻：
