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1醫院檔案管理工作的現狀
1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高
在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.2對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明
到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.3檔案意識不強，檔案利用率較低
對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全
各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。
1.5 檔案管理人員業務水平不高，
檔案知識欠缺在醫院人本文由收集整理才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。
1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高
有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。
2加強醫院檔案管理工作的對策
2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性
大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
2.2檔案只能集中統一管理，不能分散管理
運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。
2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度
促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質
檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。
2.5加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理
加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。
2.6建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供可靠依據
由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理
應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。
關鍵詞：中醫；醫藥檔案；管理；作用；意義
中醫是我國傳統醫學的精華，中醫治療在我國擁有悠久的歷史和廣泛的群眾基礎。醫藥檔案是醫藥事業發展的必要條件和根據。隨著醫療事業的進步和發展，中醫在醫療活動中，擔負著重要的任務。中醫醫藥檔案管理是中醫診療活動中一項基礎性的工作。醫藥檔案是醫院具有真實性和準確性的歷史記載，是醫藥歷史的保存和反映。醫藥檔案是指各級醫藥管理部門、醫藥企事業單位、團體或個人從事藥品、醫療器械、制藥機械、醫藥包裝、衛生材料的生產、經營、科研、教育、設計、情報、外事活動和醫藥黨、政、群管理工作以及其它各項活動直接形成的具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、聲象以及實物等不同形式的歷史記錄。中醫醫藥檔案除了具有醫藥檔案的一般特點外，還具有中醫醫學的特殊性。因此，中醫醫藥檔案管理必須要結合中醫醫學的發展歷史和發展趨勢，以中醫學的特征為醫藥檔案管理的重心，在管理中形成直接的有效的檔案管理模式。
1 中醫醫藥檔案管理的作用
1.1 中醫醫藥檔案管理為中醫診療活動提供信息化服務
中醫是我國醫學活動的主要組成部分。雖然西方醫學的傳入，對我國醫學發展有重要的推動作用，但是，中醫仍然占據我國醫學診療活動的主體。在中醫診療過程中，醫生會根據病患的需要給予相應的處方，在中醫處方中，中藥是主體。我國中藥發展的歷史是非常久遠的，90%的中藥理論都源于古老的醫書。例如《本草綱目》、《傷寒雜病論》、《黃帝內經素問》、《醫林改錯》、《古今圖書集成醫部全錄》、《圣濟總錄》等等上百部醫學著作。這些理論在不同的時代，由不同的醫學泰斗創立，是我國現代中醫學的基礎。中藥的特性、品質、作用在這些著作里都有明確的記載。隨著時代的進步，醫藥信息也發生著明顯的變化，在多方面增加了種類和用途。醫藥檔案管理將這些珍貴的信息進行了整理和分類，把醫藥檔案形成了一個系統化的信息庫，為整個中醫診療服務提供了全面的信息依據。
1.2 中醫醫藥檔案管理對學術研究有參考作用
我國是中醫學起源和發展的國家。中醫學在全球經濟合作的前提下，已經得到世界各國的認同。在很多中醫院都有國外的專家和留學生進行中醫學習。早在1995年，我國的中醫學就得到新加坡醫學界的廣泛重視，新加坡先后選派了多名醫生來我國學習中醫學，并進行學術交流活動。醫藥檔案中記載的中醫醫藥使用過程的數據和資料，對學術研究起到重要的作用。醫學學術研究是嚴格和謹慎的，在具體藥品的性能和使用上，都要有明確的使用效果和優勢。中醫醫藥檔案在這方面有明確的記載，這些記載為醫學學術研究提供了重要的參考，避免了研究時對醫藥問題的懷疑和忽視。加強中醫檔案管理對于醫學學術研究和交流具有重要的作用。
1.3 中醫醫藥檔案管理是中醫文化積累和沉淀的途徑
我國中醫院在各級城市都占據著醫療事業的主體地位。每一個中醫院都以中醫治療的穩定性為優勢。中醫醫院的文化建設是中醫醫自身提升的主要內容。中醫醫院與西醫醫院處于一定意義的對抗局面。要突出中醫醫院的優勢必須要積累中醫醫院的文化底蘊。中醫醫藥檔案管理在醫院文化建設上具有重要作用。中醫醫藥檔案管理注重藥品的制作過程記載，使用情況記錄，正負面的影響作用，這與中醫醫學理念是必然的吻合。中醫醫院要想在激烈的市場競爭中處于優勢地位，必須要建立一種符合人們醫療需要，符合人們心理需要的醫院文化，讓人們對中醫醫學充滿信心。中醫醫藥檔案管理是積累中醫文化的重要途徑。
2 中醫醫藥檔案管理的重要意義
2.1 保障了中醫診療事業發展的豐厚基礎
中醫醫藥檔案管理涵蓋的內容是非常豐富的。中醫醫藥檔案記錄了中醫方法診治病患的總的過程。記錄的內容包含了中醫應用過程、應用理論、應用結果。同時，記錄了不同的病患在不同的階段的病情反映。這些記錄有的用文字表明，有的特殊病例用影像表明。中醫診療活動具有長期性和穩定性。中醫治療活動必須要依靠豐富的醫學常識。隨著自然環境的變化，很多新的病種發生在人類群體中，中醫治療也必然要根據新的病情調整治療方案。在調整的過程中，要追溯歷史和發展具體方法。中國醫藥檔案在診療技術開發上具有指導性作用。醫生可以根據既往的記載找尋病種的規律，從而探求一套新的治療方法。
2.2 建立中醫醫藥使用制度的需要
醫藥檔案管理涉及的部門有醫藥管理部門、醫藥企事業單位、從事藥品制作、研究、設計的部門等多個單位。醫藥檔案必須要保證記錄的準確性、系統的完整性和安全性。醫藥檔案管理由國家檔案行政部門負責，統籌規劃、組織協調。醫院的規章制度建設是一項長期的復雜的工程。對于中醫院來講，醫藥使用制度建設是一個新的課題。因為，中醫醫藥不同于其他醫藥種類，中醫醫藥的使用非常考究。中醫醫藥注重質量、成色、年限等等。在藥品的制作工藝、使用方法、保存方法上具有嚴格的要求。中醫醫院的醫藥使用制度是維護中醫醫藥使用理論的重要保障。醫藥檔案管理的效果決定了醫藥使用制度的程度。中醫醫藥檔案管理是中藥在診療方面的中醫體現，在醫療理念上，醫學方法選擇上，醫療過程上都具有重要的意義。做好醫藥檔案的檢查和監測，是建立醫藥使用規范化、科學化的基礎。
2.3 傳承祖國醫學思想的重要反映
中醫是我國古代文化中一顆璀璨的明珠。我國醫學思想在幾千年中都受中醫思想的領導。在新的時代，中醫治療在救治病患中，起到重要的作用。中醫醫藥檔案管理是保存中醫文明成果的重要舉措，對于提高中醫理論與實踐的結合具有重要的推動作用。中醫醫藥檔案的管理，可以在很大程度上集中反映中醫醫藥對人類健康的促進作用，對人類生命學研究發展的作用。中醫醫藥體現了中華醫學的文化精髓。對醫學思想的發展有重要的指導意義。
總之，醫藥檔案管理是我國醫療衛生事業的基礎性工作。醫藥檔案是否科學規范影響到醫療衛生工作的效果。加強醫藥檔案管理工作，提高醫藥檔案的管理水平，是社會主義醫藥事業的必然要求。中醫作為我國醫學發展的根源，中醫醫藥管理是中醫發展的重點工作。做好中醫醫藥檔案管理工作，就是為我國傳統醫學奠定堅實的基礎，為實現祖國醫藥事業的全面發展提供文化層面的保障。
參考文獻
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[2]張玥，淺析醫院檔案管理工作的重要性[J]，行政事業資產與財務，2011年06期。
高校人事檔案的主要內容記錄了高校教職工工作、生活、所在部門和在校情感經歷，教職工的各項信息都可以在人事檔案中得到體現，不但關系到教職工教學評定、提升職位和人才選拔，而且還從客觀的角度反映了高校整個教學質量的水平和效率。此外，還可以從人事檔案中看到教職工的在校成長經歷，反映教師在整個教學過程中的歷史記錄。因此，高校認真做好人事檔案管理工作是非常有意義的。在管理工作的過程中，應該嚴格執行國家政府部門的相關規定，將人事檔案管理工作納入高校工作的主要內容，增強人事檔案管理人員的領導能力和技能水平，提升人事檔案管理工作在高校內的地位。
二、高校人事檔案管理工作中存在的問題
（一）高校人事檔案管理工作的重要性難以體現出來
長時間以來，高校人事干部都只是注重高校的學習和建設工作，對高校的人事檔案管理工作往往采取忽略的態度，再加上人事檔案管理工作的資金不足，人事檔案工作自然就不全面，工作漏洞頻出。高校管理層對人事檔案管理工作的忽視，從而致使人事檔案管理工作人員缺乏專業的管理技能、高效的工作方式和積極的工作態度，管理工作人員對高校人事檔案的重視度就自然較低。對于要及時歸檔的人事資料，高校基層的檔案員不能在第一時間送遞高校檔案室，對高校人事檔案統一管理工作造成很多不穩定因素。正是這些不穩定因素的存在，從而導致很多人事歸檔工作不能做好做全，甚至是嚴重違反了高校的相關規定，給后續的管理工作埋下不小的隱患。此外，我國多數高校管理層還沒有將人事檔案管理工作納入高校的主要工作范圍內，難以體現出其工作的重要性，讓管理工作常常處于被動狀態，阻礙了高校人事檔案管理工作的發展和建設。
（二）現代化信息技術的融入力度和使用力度不足
據不完全統計調查，我國多數的高校人事檔案管理工作還處于傳統管理的階段，管理方式多以手工管理為主，繁瑣的文件整理程序和低效率的歸檔流程，再加上各類學歷變化、職位晉升、業務進修、評級表彰等人事檔案的更新，現代化信息技術的融入和使用力度的不足，從而致使高校人事檔案管理工作不能跟上高校建設和發展的需求。目前，高校管理層所引進的現代化信息技術和設備，往往只是用于高校科研和教學方面，就算用于檔案部門，人事檔案的信息資源也不能得到充分的共享和分享，無法滿足高校人事檔案信息開發與利用工作的需求。
（三）高校缺乏人事檔案的專業管理人才
專業性強是高效人事檔案管理工作的特點，這就要求管理工作人員具有較強的專業技能和較高的知識水平，同時還應該根據工作實情進行相應的培訓工作，讓工作人員及時掌握最新的管理方式和技術，通過專業的考核來評定工作人員的能力等級。但是，從我國高校人事檔案管理工作的實際情況來看，很多管理工作人員都沒有接受過專業的培訓。這些工作人員的年齡往往很大，平均學歷水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教職工來兼職的，這就導致了管理工作不嚴謹和不穩定。檔案管理人員缺乏專業的知識，工作業務水平不高，致使檔案管理隊伍的職業素質不高，這對高校的人事檔案管理隊伍的建設和發展極為不利。
三、實踐“以人為本”理論，規范高校人事檔案
管理工作（一）充分認識人本性質以人為本，是將人的生存和發展作為最終工作目標，將人的核心價值作為工作的框架，一切以規范化的工作出發。在高校人事檔案管理工作當中融入“以人為本”理念，應該從以下三個方面入手：
1.以每本人事檔案為本。每一本人事檔案都是管理工作的主體要素，記錄了高校教職工在校的各種經歷，是人生階段發展的真實寫照。
2.以管理員工作為本。提升檔案管理員的工作地位，為管理工作人員營造一個良好的工作環境，提升工作人員的技能水平和職業素質，將人事檔案管理工作作為高校各項工作的前提條件，從在校教職工的基本利益出發。
3.以檔案利用原則為本。人事檔案管理工作的最終目的就是服務于高校各項管理工作，為信息查閱者提供相應的信息資料。全面優化高校人事檔案的服務形象，充分體現出人事檔案信息的價值。
（二）“以人為本”是實現高校人事檔案管理工作規范化的基礎
全面貫徹以人為本的科學發展觀，從人事檔案信息開發利用的角度出發，著力創新高校人事檔案管理的工作方式，并最終實現規范化的管理模式，同時這也是高校人事檔案管理工作未來發展的趨勢。從以人為本的理念出發，鼓勵檔案管理人員積極參加相關培訓活動，提升工作的效率和服務的質量，只有通過這種規范化的管理模式，全面推動高校事業的發展，才能讓高校在激烈的人才競爭中站穩腳跟。
四、創新管理體系，提升管理水平
（一）增強管理意識，創新管理模式
強烈的管理意識是做好人事檔案管理工作的前提條件。因此，高校的人事檔案管理工作人員應該增強自己的工作意識，加強自身在工作當中的覺悟。此外，高校人事部門還應該嚴格實行工作崗位選拔機制，將能力好、覺悟高的人放在人事檔案管理崗位上，才能夠從根源降低管理漏洞。同時，還應該在現有管理模式的基礎上，結合管理工作的實際情況，不斷創造出新的管理模式。
（二）培養專業性人才，完善人事檔案管理機制
根據人事檔案管理工作未來發展的趨勢，培養專業性強的管理人員，完善管理機制，是提升高校人事檔案管理工作的主要途徑。為高校人事檔案管理工作培養出一批擅長計算機技術又精通檔案管理業務的復合型人才，能夠從各個角度彌補以前留下的技術性漏洞。
五、結束語
中圖分類號：g47文獻標識碼：a
significance of poor college students' archives administration
——take shihezi university as an example
liu xiaolin, chen feng中國
(school of information science and technology, shihezi university, shihezi, xinjiang 832000)
abstractthis paper takes shihezi university an example to analyse the significance of poor college students' archives administration from aspects of its necessity, collection, management and significance.
key wordscolleges and universities; poor students' achievement; management
1 建立貧困生檔案的必要性
我們通常所說的貧困生是指大學生在經濟上僅靠家庭的資助完不成學業者，經所在地民政部門出具相關的證明，并由學生本人提出申請，最后經過學校考核認證的學生。據調查顯示，目前，石河子大學在校學生中，貧困生的人數約占總人數的25%，特困生人數的比例在15%左右；農、林類專業貧困生人數的比例超過30% ，特困生人數比例超過15%。盡管石河子大學在學費的收費標準上，不同的學院、不同的專業，其收費標準各有所不同，但學生人均學費大都在 3100-3500 元，部分專業如藝術類則高達6000元，再加上住宿費、書本費、生活費等各種日常開銷，這樣一個大學生年平均費用為1萬元左右。這筆教育費用的支出對于一般家庭都已經很難承擔，更不用說貧困家庭了，高校擴招為廣大學子提供了上學的機會，同時高校貧困生的比重也在逐年增加。
貧困問題已經嚴重影響貧困生的生活、學業，并損害著其身心的健康發展。有的貧困生基本生活難以保障，個別貧困生吃飯穿衣問題都甚為嚴重，到了大學，學校首先要幫助學生解決的是吃飯問題。這些學生因為經濟上的負擔重，也導致了其心理上同樣承受著巨大的精神壓力，由此他們比其他人更容易產生自卑、抑郁、焦慮、孤僻等心理問題，因此部分學生便成為“雙困生”。這種困難影響他們的身心健康，甚至可能會對他們的人生觀、價值觀產生嚴重影響，在以后的人生道路上存在隱患。我們要積極建立健全貧困生的檔案，為對貧困生進行關心、愛護、幫助、教育和引導，提供更便捷、更有效、更有針對性的依據。
2 貧困生檔案的收集和管理
2.1 貧困生檔案的收集
對于剛剛被錄取的大學生，在收到通知書的同時還會收到一份家庭情況調查表，用于調查學生的家庭情況，在表的最后必須附加街道和鄉鎮級以上民政部門的蓋章方才有效，如有特殊情況可以附加其他相關的證明材料。對于已經入校的學生，通過學生本人和所在班級收集學生及家庭方面的有關證明材料，如學生每學期的學習成績、是否有掛科情況、每個月生活的平均消費水平、獲得資助情況、其家庭成員和經濟收入以及家庭開支、 是否孤殘、 是否單親、學生所在生源地鄉鎮或街道民政部門的有關證明材料等材料。由學校學工部門和各學院的學生工作辦公室收集學生的心理健康狀況方面的資料，進行心理測試并整理匯總上報送助貸中心和心理咨詢中心。貧困生檔案中入庫學生情況也在隨時間變化要不斷的更新，如因特殊事故導致家庭經濟困難的學生，在出具相關證明材料后可以進入貧困生庫，家庭情況好轉的學生就要退出貧困生庫。所以，在收集材料的方法上要采取來源定向收集和跟蹤收集相結合的辦法。
2.2 貧困生檔案的管理
（1）資格條件復查。貧困生檔案的管理不是固定不變的過程，每學期應該定期對全部家庭經濟困難學生進行一次審查，看看其家庭情況是否有好轉，是否有其他特殊情況等，有條件的話，還要不定期地進行隨機抽選，隨機抽出一定比例的貧困生，再通過信件、 電話、 實地走訪以及網絡調查等方式進行核實。如發現有欺詐行為的，一經核實，立即取消其所取得資助資格，并收回資助資金。若情節比較嚴重，學校應依據有關的管理規定進行嚴肅處理，并在全校范圍進行通報批評。
（2）尊重學生的隱私。貧困大學生是一個比較特殊、敏感的群體，經濟上的壓力，往往會造成心理上的自卑和壓抑，他們通常不愿意讓別人知道自己的真實情況，即使自己再艱難，也不愿意輕易向別人表露，用以獲得資助，同時又非常敏感和多疑。因此，為了給貧困生健康的成長的環境，貧困生檔案的管理就要在一定范圍內就個人隱私等相關方面情況進行保密，盡量不要給貧困生帶來不必要的傷害。
（3）建立心理咨詢機構。不僅要在經濟提供資助，心理上提供關懷的同時，更不能忽視貧困生的人格成長。由于貧困生被貧困所困擾，有的人能經歷住貧困的考驗，在各種磨難中使自己的人格更加成熟，更加有毅力，有的人卻在艱難困苦面前出現了人格的畸變、分裂，這是令我們擔心的。應建立相應心理咨詢室，幫助貧困生建立正確的世界觀、人生觀、價值觀、民族觀、發展觀，借助心理健康教育和咨詢的平臺引導貧困生健康茁壯成長。
轉貼于中國
3 建立貧困生檔案的意義
（1）建立貧困生檔案可以為資助貧困生提供重要的參考價值。貧困生檔案的建立最關鍵的一點就是生活條件是否真正貧困。在貧困生檔案庫里，要有貧困學生個人的家庭收支情況介紹，要有個人申請材料，要有學生所在班級的同學、班委和相關負責老師的貧困等級認定，要有學生生源所在地的鄉鎮或街道民政部門的有關貧困情況的證明材料，有貧困生的資格復查報告。這些材料能夠在某種程度上證實貧困生檔案的真實性和可靠性。以材料為依據，在相當大的情度上能夠使家庭真正困難的學生得到資助。中國
（2）建立貧困生檔案能夠為幫助有心理問題的貧困生提供參考。在貧困生檔案里的心理方面的部分資料，可以使老師在較短的時間內了解學生的心理情況，并根據不同的情況，對不同的學生遇到同樣的問題采取不同的處理方式，這樣會達到事半功倍的效果。能夠更好的幫助品學兼優的貧困生順利完成學業是高校辦學過程中的一項重要任務。通過采用不同的激勵方法使貧困生客觀的認識自我、積極悅納自我、增強自我調節能力，使貧困大學生走上自我發展的良性心理歷程。
（3）建立高水平、高質量的貧困生檔案，對于提高貧困生得就業機會有重要的意義。當前，大學生就業競爭十分激烈，許多用人單位要審閱學生檔案。貧困生檔案的建立，就是通過從學生經濟困難、接受學校和社會幫助、接收愛心人士捐助后，綜合素質全面提升的全過程反映，而學生思想和心理的飛越過程是用人單位最為重視的，因此，一份客觀、公正的高水平、高質量的貧困生檔案，有助于用人單位全面了解學生，對貧困生本人應聘也有很強的推薦作用。
4 結語
建立高校貧困生檔案，可有效地全面了解，準確掌握在校貧困生的學習、生活狀況、激勵他們刻苦學習，提高綜合素質，促使他們在德智體美等方面得到全面的發展，幫助他們順利完成學業。中國
參考文獻
[1]王平.高校貧困生檔案的建立、管理與作用[j].蘭臺世界,2008(1).
關鍵詞：高校；教學檔案管理；管理意義；科學管理
中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-000-01
引言
高校教育改革的深化，包括高校的教學方向、教育模式和教育理念都朝著多元化的方向發展，因此導致教學檔案多樣化，種類也不斷增多。由于n案的內容逐漸復雜，高校為了更好地展開工作，對教學檔案管理提出了更高的要求。當高校在進行教學檔案管理的時候，要按照教學規律展開，在管理檔案的同時，還能夠對教育檔案加以充分利用。
一、高校教學檔案管理的意義
高校教學檔案的形成方式源自于教學實踐活動和科研活動，而檔案則是教學資料的積累方式，也是高校教職員工勞動的結晶。高校教學檔案是基于長期應用的教學規范而逐漸形成的。在高校的教學管理中，教務處發揮著統一領導和教學指導的作用，其所開展的各項教務活動過程中都會有大量的教務管理資料產生[1]。教學單位在完成各項教學任務的過程中，也會產生大量的教學信息而形成檔案資料。高校的教學檔案資料是高校的寶貴資源，特別是其中所涵蓋的教學大綱、教學計劃、教學總結、考試安排、課程安排、學生的學習成績以及各項規章制度等等。高校教學檔案包括了所有的教學工作記錄。
二、高校教學檔案的科學管理
（一）對高校教學檔案實施規范化管理
1.建立高校教學檔案制度
將高校教學檔案制度建立起來，檔案立卷歸檔制度是基礎。學校在教學的過程中，會產生很多的教學資料，包括高校的學科建設、教學大綱、教師的工作量、教學校歷，以及學生的學習成績、考試安排、學生的學籍、教學課程表等等，都要對這些資料進行歸檔處理，并對教師的學術研究成果等等進行收集和歸檔處理。當這些資料處理完畢之后，就要對這些資料按照規范進行裝訂、排列，之后對這些檔案技能編號、編目，最后對這些檔案進行裝盒處理。
2.做好教學檔案保護工作
要做好檔案保護工作。檔案管理人員對各種教學文件進行歸檔的時候，要保證檔案資料完整，對于已經存在破損的文件，就要對這些資料進行修整。如果檔案資料的內容已經出現了字跡不清晰的現象，就要對這些文件進行復制，并做好恢復處理工作。
3.加大教學檔案管理的資金投入
高校的管理工作中，檔案管理是重要的工作內容，需要給予高度重視，并進行規范管理。這就需要高校的管理人員要對教學檔案予以資金投入，引進先進的基礎設施，特別是檔案資料存儲所需要的庫房和柜架等等都要齊全，同時還要配備專業的教學檔案管理人員承擔管理職責。對于檔案管理人員，還要定期地組織培訓，以提高他們的專業水平，進而提高教學檔案管理質量。
（二）將高校教學檔案管理責任制建立起來
對于高校教學檔案管理人員，要將管理責任制建立起來，包括檔案管理人員需要履行的職責、管理權限、所承擔的管理任務等等都要明確到位。教學檔案管理人員要對自己的工作認真履行，并注重尊重職業操作[2]。從職業素質的角度而言，教學檔案管理人員要對所收藏的檔案資料熟悉，對高校展開工作中對檔案資料的需求充分掌握。還要注重開發教學檔案的信息資源，對相關的資源充分利用。
高校教學檔案管理的目的是服務，因此，教學檔案管理人員要做好檔案管理工作，諸如檔案文件的借閱登記、督促檔案歸還等等，以避免檔案資料借出后丟失。
（三）注重培養高校教學檔案管理人員的職業素質
1.注重教學檔案管理人員政治素質的要求
注重培養教學檔案管理人員的政治素質。檔案具有政治性，所以，教學檔案管理人員在工作中，要堅持按照黨的各項方針政策展開工作，堅持四項基本原則，對社會主義制度要堅決擁護。同時，學校的規章制度都要遵守，無論是思想上，還是行動上，都要以正確的態度和行為展開工作。教學檔案管理人員在履行工作職責的時候，要從服從學校各項工作的角度出發，還要適應國家的政策形勢而為學校的教育事業提供服務，以確保學校的各項工作能夠順利展開。
2.注重教學檔案管理人員的職業道德素質的要求
檔案管理具有服務性質，高校教學檔案管理人員的工作就是為高校的教師和學生服務。本著服務的態度開展工作，就會以高度的責任感忠于職守，在工作中認真負責，而且能夠在工作中做到對每一個人都處事公道。只有在教學檔案管理中做到腳踏實地，才能夠做到檔案管理準確無誤[3]。比如，在進行學籍檔案管理工作中，教師要以公平的態度對學生進行考慮，而且還要做到公正，才能夠嚴格考試紀律。當考試成績上報的時候，不會出現失誤。教學檔案管理人員要及時地收集考試信息，并將所有與學籍相關的資料進行統計、分析、分類，并做好歸檔工作。教學檔案管理人員工作中要按照規定執行，才能保證學籍管理材料內容真實，不會出現材料丟失的現象。
三、結語
綜上所述，高校教學檔案管理工作中，面對檔案內容日趨多樣化，就意味著著教學檔案的種類增加，相應地，管理工作的質量要求也會越來越高。這就需要將高校教學檔案管理工作準確把握，并實施科學管理，以提高管理效率。
參考文獻：
[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（12）：150-151.
關鍵詞：基建工程;檔案管理;重要意義
Abstract: With China's economic prosperity and development, and the corresponding development of engineering construction in China is constantly extending scale. As a large project, need to consider to play in practice various elements of contact and alone utility. Which contains the related issues of capital construction archives management, it is essential to guarantee the normal operation of the operation of engineering construction, has the irreplaceable effect, this article as a starting point for the study, analysis of the connotation, construction project archives management in engineering construction process and the role of significance, proposed on the basis of the effective development of capital construction archives management style.
Keywords: construction project; file management; importance
中圖分類號:G271文獻標識碼：A文章編號：
引言
在城市建設、規劃以及管理活動中，需要將發展的歷程記錄下來，作為詳盡的發展資料，對我國社會經濟的發展具有深遠的意義。這就是基建工程檔案的作用體現，是城市歷史的見證者，也是城市發展的原始珍貴資料和未來參考的寶貴資源。可以看作是城市知識財富以及社會的有效資源。其可以是文字形式、圖紙圖標形式以及依托于現代化技術的聲像文件資料等。如果對此進行充分的研究、探討以及開發利用，將會成為城市現代化發展的有力保障，產生不可估量的社會價值以及社會效應，具有深遠的意義。
1 工程檔案是建設工程的有機組成部分
1.1工程前期檔案
一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。
1.2工程施工過程檔案
文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中。應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施中還有監理旁站監督記錄和檢測記錄；出現了問題還有調整指令和變更說明等等。可以說，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現。技術性線條還要先產生，還要更長遠在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術性線條是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。
2 加強基建工程檔案管理的重要意義
2.1改善人民生活，促進經濟發展
經濟發展的重要表征即體現在城市發展和建設領域，其中有一個隱含的因素表現為城市是人們生存的空間，它的改善和進步一方面可以顯著的感受到，同時可以深遠的影響著人們的生活和工作，所以城市發展、建設和規劃是經濟發展的主要構成體。城市的建設內涵豐富，領域眾多，而所有的工程項目建設均是由各個基本工程建設組成，在具體的建設中需要進行文檔材料的收集、記錄和整體，包括工程前期準備，施工的詳細流程以及竣工后的驗收和維護等操作，其也構成基建工程管理工作的主要內容，對后續工程建設具有深遠的指導意義。所以需要考量以下幾個方面：其一是加強管理，規范操作流程，其二是完善現有的保存方式，其三是它的記錄體現著城市發展的進程，其四表現在它是城建和城管的重要參考資料，其五，它是提升城市建設的有效途徑，其六是預防和應對某些不可抗拒災難的指導性資料。
2.2防止和降低自然災害造成的經濟損失
城市發展中一個不可回避的問題體現在城市自然災害的防范以及造成損失之后的恢復性建設。在此環節之中基建工程檔案的作用和價值功不可沒，一方面可以真實的記錄產生的災害，同時也能夠通過客觀的了解尋找到本質的規律以及城市建設過程中存在的不足，包括管理和運作方面的相關事宜考慮，對未來城市發展起到有效的保護作用。從以下三個方面進行探討：首先，基建工程檔案和相應的管理關系密切，其次是基建工程檔案具有指導效用，最后是基建工程檔案的建立對相關領域的學術研究起到積極促進的作用。
3 加強基建工程檔案的管理工作的措施
3.1做好基建工程檔案的服務工作
城市經濟發展包含著城市化建設，建設的很多工程又可以作為發展的有效保障，譬如道路、公共設施的建設等。正是這些方面的綜合性考量才會更有效果的促進城市發展。從工程開展的角度進行分析，城市工程建設是需要通過基建工程的模式達成。從這個角度分析，基建工程建設項目是城市發展的基本構成要素，從微觀的領域分析，對居民生活的影響十分密切，從宏觀層面分析，它是國家經濟發展的細胞，能夠體現出現階段我國城市化建設發展的程度和水平。通過上面的分析得到結論，非常有必要、有針對性的完善現階段我國基建工程檔案的服務水準，進而保障基建工程檔案工作的順利展開。
3.2提高檔案管理水平
城市化發展進程是人類文明的外在延拓，現代化城市發展具有時代特點，需要相關的工作人員不斷加強自身素質。基建工程管理者以及員工要掌握專業基礎知識，掌握先進的經驗和技術，不斷的從觀念上進行轉變和深化。現階段相關工作者需要定期學習、并且在實踐過程中不斷加強員工的內在素質，促成相關工作能夠達到見效快、范圍廣等特點。在此過程之中需要加強職業道德的培養，并且杜絕不良現象的產生，包括嚴格執行工作的要求，客觀上也起到了基建工作的規劃化、標準化的促進效果作為工程建設的組成部分，做好各個環節的溝通以及信息的交流，既達到良好的保障效果，同時為后續的工程項目建設提供優良的基礎。
3.3工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作相結合
工程建設項目最后一個環節體現在工程項目竣工的操作方面，包括工程竣工驗收備案。其基建工程管理的效用充分的發揮出來。也是各級部門管理的重要內容。工程檔案管理以及工程備案是一個進程中兩個環節的體現，可以相互借鑒。從總體的效應分析，在項目竣工環節中不斷完善現有的基建工程管理工作，進而可以起到顯著的監督效果。
4 結語
現代化城市建設是國家經濟發展的重要構成，作為城市建設以及城市規劃的有機組成部分，建設工程項目的質量以及效用發揮著巨大的作用，其中基建工程檔案管理工作是其工作環節中不可忽視的內容。務必要在現有的工作環境下，不斷的深化基建工程管理工作的理念，同時需要加強相關工作者的業務技能，接受先進的基建工程項目管理的模式，貫徹黨和政府的相關規章法律政策，不斷完善現有的機制，使基建工程管理工作成為城市化發展的有力保障。
參考文獻
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業務單位的大難管理一直是薄弱環節，也正因為對檔案管理工作的不重視，導致發生了許多人為的問題，給機關業務工作造成了很多困惑。國家檔案局于2006年12月、2011年11月、2012年12月分別出臺了8號令、9號令、10號令。8號令明確了《機關文件資料檔案范圍和文書檔案保管期限規定》，9號令明確了《各級各類檔案管收集檔案范圍的規定》，10號令明確了《企業文化材料歸檔范圍的規定》。三個號令分別對各級各類檔案管理都做了詳細規定，是促進經濟發展、維護社會穩定的重要組成部分。對實施檔案管理產生了很大影響。這標志著我國檔案管理工作進入了新的發展階段。
近年來尤其是三個號令以后我們人口和婦幼院在院領導的親自帶領下逐步從以前檔案工作的不被重視到現在院領導及全院職工的高度重視體現了檔案工作在業務工作中的重程度。下面就本人結合實際談談我院分別做了以下幾方面工作：
一、在院領導的親自帶領下，全站職工擠時間認真學習國家檔案局出臺的8號令、9號令、10號令。在以往以醫療保健為主的婦幼保健院檔案工作長期不受重視，自國家三個號令之后，院領導開始認識到檔案工作的重要性，自己的工作做起來也順利多了。具體細則到以下內容：
1、加強檔案管理制度化，領導帶頭，分工明確，責任到人
近幾年我院領導非常重視檔案工作，院領導親自帶頭，專門成立了以院領導主持的檔案管理領導組，具體制定了《檔案管理制度》、《檔案室工作人員崗位責任制》、《檔案資料查閱制度》、《歸檔范圍及保管期限表》、《安全與消防制度》等一系列管理制度。責任到人，分工明確。以婦幼保健院副院長兼職檔案室主任，專職檔案員具體負責，各科室相互配合，積極完成各自的工作任務。
2、轉變觀念加強對檔案管理工作從認識到系統學習和對檔案管理人員整體素質的提高
從自身來講，從2000年領導讓我接手檔案管理工作的不情愿到現在對檔案工作的非常敬業，特別是自國家8號令、9號令、10號令之后，院領導更是認識到檔案工作的重要性和必要性。為確保上述三令檔案工作更好的貫徹實施，單位多次派專職檔案管理員外出學習，現場取經，參加省市各級業務學習培訓班，回來后再對各科室兼職人員進行培訓學習，并對工作中表現好的進行表彰和獎勵，極大的調動了職工的工作積極性。
二、認真貫徹執行國家檔案局實施的8號令
1、自8號令施行起，在站領導的親自帶領下分別開展了對本站檔案進行歸檔范圍和保管期限等工作的規范化、科學化管理。
（1）對站內主要檔案重新進行歸類、劃分。例如：設備儀器檔案、個人業務技術檔案、婚前檢查檔案、新生兒出生缺陷檔案、孕產婦系統管理檔案、有關婦女兒童保健的法律法規、上級單位及院內重要會議內容記錄等較以前進行了詳細的劃分。
（2）對全部檔案進行統一整理，保證了案卷的質量、安全性、完整性，對借閱文件，規定不允許與檔案員的監督下進行。對轉出轉入文件進行登記制冊，任何人不得據為己有或拒絕歸檔，切實做到了管理規范化。
2、認真改革體現檔案管理制度化，歸檔文件必須由檔案室管理員統一管理，不歸檔的另行保存。將原來單位劃分為“永久”、“長期”、“短期”，改為現在的“永久”與“定期”，并按年限區分保存分別為10年、30年。
3、以人為本的管理理念：凡是與個人利益有關的檔案，大多數規定為永久性保管。
三、9號令重新規定了各級各類檔案館室，事業單位檔案館室的收集范圍，從宏觀上解決了國家檔案資源的科學布局，合理歸屬，按照統一規劃，分級管理原則，依法開展檔案收集工作，將屬于檔案收集范圍具有長久保存價值的檔案，依法接收保存。使檔案管理工作還需做好以下幾方面：
1、加強管理，建立更加切合實際、科學有效的檔案管理制度。
2、提高專職檔案管理人員與基層檔案管理人員的業務素質水平。首先是加強檔案專業技術人員的技能培訓，不但要提高檔案專業管理人員的基礎理論知識水平，還要加強計算機技術、網絡技術、數字化技術等的技能訓練和培訓。其次是參加各地各種形式的培訓，學習、技術交流等培訓班和研討會。
3、提高檔案網絡信息化水平，便于工作需要時本單位與基層隨時隨地方便快捷查閱。同時加快推進多媒體信息的多樣化。落實國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規范，制定和完善適應當地檔案信息建設的實施辦法。
4、提高檔案案卷的質量，便于工作需要時的長久保護和利用。
5、充分認識檔案工作的重要性，有力的利用好檔案室所有檔案的價值所在。
關鍵詞：檔案管理 調整 意義 現代化 措施
中圖分類號：F 326 文獻標識碼：A
隨著經濟的發展和科學技術的進步，社會的環境也發生了改變。企業和事業單位都需要轉變自身對于檔案管理的工作模式，促使內部檔案管理工作能夠適應時代的發展。如今，檔案管理應該發揮其現代化的意義，促進企事業單位的工作順利發展。傳統的檔案管理還具有一定的優勢，企事業單位需要將傳統管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業單位的經營管理中發揮重要的作用。
一、檔案管理基礎條件
要實現現代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當中，有些還是實現現代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內容如下：
（一）經濟條件
管理現代化的實現首先就需要進行相關設施的建設，這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數字化檔案館，所需要投入的資金更多。
（二）技術條件
實現管理現代化最重要的是先進科學技術的應用，所以也可以說科學技術水平直接影響了檔案管理進行現代化的建設。
（三）社會檔案意識
所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知，也是人們的主觀反映，從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發展所產生的影響。此外，檔案意識還包括社會對其的認識，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發展過程中發揮著重要的作用，需要相關工作人員進行檔案知識的宣傳，以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述，只有為檔案管理現代化發展提供良好的基礎條件，才能夠使其順利的完成，充分發揮其所具有的作用與意義。
二、現代化檔案管理意義
（一）適應社會發展需求
知識經濟與傳統經濟相比較存在很大的不同，主要表現為知識經濟是否獲得良好的發展并不是由資本、資源、技術等因素決定的，而是在于知識的不斷積累與利用。同時，知識經濟的發展是以信息產業為基礎，其主要強調了信息服務的智能化、信息化[2]。所以，知識經濟能夠按照人們的需要提供相應的服務。
鑒于知識經濟本身的特點，社會在信息方面的需求，信息技術快速發展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會能夠要求相關的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制，并為社會提供更優質的服務；其次，相關技術的發展在一定程度上使信息發生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰。檔案部門作為信息部門的一部分，應當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰。其應當采取現代化的管理方式，使檔案信息轉變成數字化信息，使其能夠更好地為知識經濟服務。如果檔案管理工作不能夠適應當今社會的發展，便不能夠充分發揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。
（二）增強可持續發展動力
我國黨和政府在進入21世紀以后，很快就提出了可持續發展戰略，在一定程度上體現了人們生態和環境保護意識。該戰略的提出是在不影響后代的發展的前提下，獲得所需要的物質，其還強調了經濟同環境的協調發展，使人類生存能夠與自然達到和諧發展的目的，并讓現實同未來之間相統一。
檔案管理工作的可持續發展也是可持續發展戰略的延伸。在檔案管理方面落實可持續發展戰略是很有的必要的，主要體現在以下兩個方面：首先，其是人類在發展過程中新的構成部門，人們總體發展情況決定了檔案管理的發展，并利用檔案中的相關信息為人類提供相應的信息服務，為促進人類發展做出一定的貢獻。其次，進行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內部結構過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設備、技術與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現代化發展過程中只是借鑒國外的發展模式和經驗，沒有先進的設備與技術作為支撐，將會使我國檔案事業完全落后于我國社會的發展。
（三）帶動國民經濟發展
我國經濟與社會兩者之間的發展是一個整體，在這個整體當中，雖然每一個環節之間都會互相產生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個統一的整體。檔案管理工作在我國社會與經濟兩者發展過程中具有重要的意義與作用，是其發展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發展也會在一定程度上受到其中各個環節的制約，其也會對我國社會與經濟發展產生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發展的重要保障，也是其同我國社會、經濟和諧發展的重要依據[4]。
自從實施了改革開放政策，我國在現代化建設方面得到快速的發展，使我國經濟得到了崛起，社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業共同發展的，如果不在現代化建設過程中注重自身的建設，那么便會失去發展的動力，遠遠落后于社會的整體發展。因此，應當加強檔案管理工作的現代化建設，為社會提供所需要的相關檔案信息，促進經濟的發展。此外，檔案管理與我國社會的協調發展，充分發揮檔案管理工作的促進作用，以便使社會經濟達到理想水平。
三、優化檔案管理工作的措施
（一）創新檔案管理觀念
為了最大限度地發揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉變自身的傳統思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時，要學習先進的檔案管理理念，重新認識到檔案管理對于企事業單位的意義所在[5]。現代化的企業管理注重科學發展觀，其應該符合國家的戰略要求。檔案管理工作當中也應該將為人民服務作為工作的核心內容，并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創新也需要走為人民服務的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業單位的公開信息，了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術，信息化技術的出現正符合了檔案管理的創新發展。檔案管理應該與信息化技術相結合，以現代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統，并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用，充分發揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。
（二）規范檔案管理工作
目前狀態下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經常會出現工作中的失誤，造成檔案的重復收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠實現其現實意義，檔案管理部門需要規范自身的管理工作，促使檔案管理更加標準。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數量以及質量，并按照規定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應該為卷宗進行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現代化的管理技術，將紙質版的檔案盡量轉化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關鍵字，就能夠找到相關的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規定和要求。我國已經對檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規定中指出，對于該類文件需要立即銷毀，并不準檔案管理人員透漏關于文件的任何信息。
（三）增強檔案管理功能
檔案管理部門的領導者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質，才能夠更好地優化管理人員的結構。檔案管理工作應該設置專門的管理人員，每個人需要負責的檔案功能不同，其所執行的義務也不同。檔案管理人員要學習先進的服務意識，并將為人民服務這一理念貫穿整個工作流程當中，就能夠提升檔案管理的工作質量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業的技能以后，就能夠提升自身的專業素質。對于管理人員素質的培養也是為了轉變其服務意識，樹立起工作的責任心。
如今，檔案管理已經被賦予了非常重要的責任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強對檔案管理體系的建設。檔案管理部門的管理水平提升直接關乎到檔案是否能夠發揮其巨大的效用。總而言之，我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質，促使檔案管理的工作效率和工作質量都能夠穩步提升，使檔案實現其真正的社會價值。
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關鍵詞：檔案管理現代化、數據采集、高水平的咨詢服務
什么是檔案的現代化管理？如何研究開發檔案現代化管理？如何有效的進行數據采集，并提供高水平的咨詢服務，規劃出一個科學全面且切實可行的檔案管理“宏圖”，是當前各級檔案事業負責人所面臨的重要問題。綜合多年來的工作經驗，談談本人的見解。
（一）
檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案的記錄功能對社會的發展具有不可或缺的積極作用。檔案的現代化管理在傳統管理的基礎上建立起來，它以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，使整體動態取得最佳效果。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統檔案管理的主體是紙質檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現代化條件下，其對象更多的是數據化形式的檔案，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統計和提供利用等諸環節，現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。
總的來說，檔案現代化管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統中的變量及相互關系，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環境。
檔案現代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質量，延長檔案的壽命；最大限度地開發檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。要完成檔案現代化管理的最終目標，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質量的基礎上延長檔案壽命；二是利用計算機技術提高檔案管理效率和水平，開發檔案信息資源，為社會各界提供高水平的咨詢服務；三是對檔案數據文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發；不能為社會提供相應的咨詢服務，延長檔案壽命就失去它應有的意義，即提供高水平的咨詢服務要靠高質量的檔案資源為基礎，延長檔案壽命的意義要靠提供高質量的咨詢服務來體現。如果沒有源源不斷的檔案數據采集，在電子時代，檔案就失去了繼續豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質的提高，顯得尤為重要。
（二）
能否有效的進行數據的采集和整理，將直接影響到檔案的現代化管理，并有利于提高咨詢服務的水平。檔案資料的數據采集是檔案信息資源得以充分開發和有效利用的基礎。檔案資料數據的采集是實現檔案資料信息集中和共享的基礎工作,沒有檔案數據的采集,檔案管理的現代化建設就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的數據采集整理工作,檔案管理的現代化建設也得不到必要的保證。
由此可見,檔案數據采集這一環節的工作好壞,對整個檔案現代化管理建設的成敗將產生決定性的影響。因此,只有規范檔案資料數據的采集,擴大數據中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料的收集、報送工作規范化、制度化、有序化,才能合理整合檔案資料的數據資源,有效提高檔案管理和利用的水平。
要實現檔案數據采集與整理的高效化，應從以下幾個方面確定中心檔案數據采集的范圍和數據采集的渠道：
檔案資料數據采集的范圍
檔案資料目錄中心數據采集范圍為:反映該地區各歷史時期政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。
檔案資料數據采集的渠道
檔案目錄信息齊全、數據準確是檔案管理現代化建設的基礎,而高效的數據采集渠道則是檔案資料目錄中心建設的必要條件。檔案數據的采集人員應主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富檔案數據資源的信息含量。在檔案數據采集實施方面,可以采取分階段建設、分批采集數據、采集數據數量逐年增加的具體措施,不斷優化數據采集渠道,使數據采集流程標準化,采集工作持續化、制度化、規范化、現代化。
（三）
現代檔案咨詢服務是隨著檔案中介結構的產生而發展起來的，它要求檔案界人士充分認識到服務是檔案賴以生存和發展的基礎，使檔案人員主動積極地參與到社會生活當中，將檔案融入生活，發揮檔案工作的重要社會功能，高水平的咨詢服務是依托檔案人員有效的數據采集完成的。
一般說來，檔案咨詢服務除了具有獨立自主性，復雜綜合性等咨詢服務的共性外，還具有社會服務性、專業針對性、層次實用性、真實可靠性等特點。我國檔案咨詢服務的社會服務性決定了其必然分為多個種類，我們不妨試從以下幾個角度來分析：（1）按檔案咨詢的形式，可分為口頭咨詢、書面咨詢、網絡咨詢;（2）按咨詢服務的難易性來分，可分為一般性咨詢和專門性咨詢；（3）按內容性質分，可分為事實性咨詢、指導性咨詢、管理性咨詢、專業性咨詢、科研咨詢及委托咨詢。
檔案咨詢服務的形式眾多，由此而來的是近年來我國咨詢服務發展較快，但同時也由于觀念滯后、社會需求不旺盛、自我宣傳力度不夠導致檔案咨詢服務存在諸多問題，比如（1）理論與實際脫節，理論研究沒有促進檔案咨詢服務法規體系的建立完善;(2)公私服務機構間矛盾日益突出；（3）咨詢人員素質普遍過低；（4）規模效應小，主要表現為檔案咨詢服務的業務范圍小、技術含量不高、服務體系不健全、社會影響小等方面。（5）發展不平衡，第一是地區發展不平衡，如東南沿海發展較快，第二是業務領域的發展不平衡。
針對以上不足，要提高我國咨詢服務的總體水平，應從以下幾個方面著手：
從根本上提高檔案工作者的總體素質
檔案資源管理人才是知識型的管理人才，檔案信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當代社會的檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的電子化管理。計算機的產生和普及應用，對人類科學文化的發展必然產生巨大的推動作用，機讀的電子文件在檔案載體形式中所占的比重將會越來越大，雖然不能完全取代紙張載體，但紙質文件載體形式必然會越來越少，電子文件也越來越廣泛地被認識和使用。即為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須要學會利用檔案計算機化管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求檔案工作者必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革。在電子技術逐漸普及的時代，檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護，才能真正解決理論與實際脫節的問題，為社會各界提供高水平的咨詢服務。
加大檔案現代化管理的投入
制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、技術、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化管理的意識。首先，應加大精力和資金的投入，注重地域和業務領域上的不平衡，缺少資金，應想方設法創造條件吸收資金；缺少設備，應千方百計配備先進設備；缺少管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才，以解決規模效應小、人員素質低等問題。其次，各部門領導，尤其是主管檔案工作的領導，要經常了解過問此項工作，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。再次，要有宏觀指導的總體思路，提出切實可行的辦法，解決公私服務機構間的矛盾，實現發展戰略上的創新，提出新的管理內涵和技術手段，這些都對檔案事業的發展具有重要的意義。
由此可見，電子信息化是當代檔案事業發展的重要方向，檔案資源是社會發展和經濟發展的重要保證，檔案資源系統是整個國家文獻信息系統的重要組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案的現代化管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有重要的意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。檔案中蘊藏的豐富信息將在當今時代的各個領域中發揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現代化管理進程，建設一個完善的檔案現代化管理系統。
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