時間：2023-09-22 15:32:31
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檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二
2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
一、上市公司會計檔案的屬性和特征
會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業性、時序性、平衡性、規范性、責任性、公開性等。其中，專業性主要源于會計專業活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。
1．規范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關法規已經對其會計檔案生成和管理的規范性作出了具體的規定。實行會計電算化以后，監管部門一般采用強化生成和修改權限、限定統一軟件或文件格式、指定權威媒體等方式來規范電算化會計檔案的管理。
2．責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內容方面都必須嚴格符合相關法規和客觀事實，它直接關系到成千上萬投資機構和個人的利益，間接關系到證券市場的穩定乃至整個國家的經濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關管理制度、明確目標責任、完善內控系統等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務部門對會計檔案內容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關違法行為均將受到嚴懲。
3．公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉而公開你的會計檔案，接受公眾(不論是否股東)的監督。一般來說，對于公眾應公開會計報表，而對于審計和監管部門則公開全部會計檔案。
二、我國上市公司會計檔案管理的主要問題
自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數量不多且證券市場管理極不規范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發展，問題的嚴重性越來越凸現出來。近年來，我國上市公司中發生的與會計檔案有關的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。
1．上市公司對會計檔案管理態度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現象形成鮮明對比的是，上市公司在財務造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設備融資租賃合同、材料和產品購銷合同、進出口發票和海關印章等手段，于1997年虛構利潤0．4億港元，1998年虛構利潤0．38億港元，1999年虛構利潤0．13億港元,2000年虛構利潤0．93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。
2．會計檔案的保管期限不當。關于會計檔案保管期限的問題應該區別對待：有的上市公司存在無意或有意(掩蓋違法犯罪事實)提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1．1億元的二號發電機組被公安機關確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發電機組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關于收購該發電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調的是，現有的會計檔案最低保管期限(會計憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效(20年)，而過早地銷毀會導致相關司法取證的困難。
3．會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構的相對獨立性兩部分。它們理應是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內部人及利益關聯者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現象。這種現象發生在會計檔案收集――保管――利用的各個環節上，甚至影響到上市公司的監事會、獨立董事以及公司外的審計機構和監管機構。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構交易對象、偽造銷售合同及出口報關單、虛開增值稅發票、偽造免稅文件和金融票據等手段，虛構巨額利潤達7．45億元。深圳中天勤會計師事務所卻出具了無保留意見的審計報告，關聯利益機構肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。
4．會計檔案信息開發利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，具體體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值，具體包括證據價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創造財富。而對于第二價值來說，證券法規禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現均不佳，主要原因既有管理素質的問題也有道德和法律責任的問題。
三、完善上市公司會計檔案管理的措施和建議
1．更新認識，推進制度建設。加強學習和調研，認識會計檔案對公司、公眾和監管部門的重要作用，嚴格按照法律法規的規定進行會計檔案整理和保管。在公司內部，應設立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當的法律和經濟資質外，還應具有適當的檔案監管素質，再強化監事會的監督職能，以此制衡財務和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經理、董事會秘書也應納入會計檔案責任人的行列。
在公司外部，首先建議改由證監會或證交所委托會計師事務所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務所和上市公司之間的畸形委托關系，保證會計師事務所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監管部門統收統支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應適當增加證監會法律、財會和檔案專業人員數量，強化人員專業素質，并充分發揮各級財政部門和檔案行政部門的監督指導作用。最后，還應該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應以立法形式嚴厲追究責任。
2．保證會計檔案適當的保管期限。《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內和保管清冊的相關欄內列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。
3．加強會計檔案的信息資源開發利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現，除傳統的查閱、展覽、制發副本及證明、目錄信息、咨詢等服務方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態分析、趨勢分析和同業對比等財務分析技術，深入進行數據挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發現一些隱藏較深的問題。根據電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統，不斷提高會計檔案利用的服務效率和質量，并強化相關網絡信息資源的開發利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監管。
參考文獻：
①符少華，淺析新時期的會計檔案管理，《湖北財稅》，2003．12
第一條 設立目的
為規范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經營與發展，根據《中華人民共和國檔案法》相關規定，并結合公司的實際情況，制定本辦法。
第二條 工作原則
公司的檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統一管理本部門內部的所有檔案。
第三條 檔案范圍
1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同載體形成的材料；
2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規章制度；重要的契約書、協議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術資料、招投標文件；財務會計資料；重要勞動人事資料；其它有關各單位歷史的檔案等。
第四條 檔案管理人員
本公司檔案管理采用集中與分散相結合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業務部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。
第五條 具體管理措施
一、歸檔工作
1．歸檔原則_____原始、真實、合符規定。
（1）歸檔資料必須是公司在生產、經營、管理等活動中形成的原始記錄；
（2）資料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統，反映企業各項活動的真實內容和歷史過程；
（3）歸檔資料應按照國家和公司有關規定、標準和要求，進行整理、編目。
2．歸檔時間
（1）科學技術檔案（科研類、產品類、工程類、基本建設類、設備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。
（2）文書檔案（行政管理類、經營管理類、生產技術管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內歸檔。
（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內歸檔。
3．具體內容
（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內目錄打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
（3）根據卷內文件之間的聯系，還要進行系統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。
（4）案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
二、管理工作
1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
2．檔案分類
本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：
（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關系檔案；重要的政府許可證書；有關公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；
（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關檔案，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；
（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；
（4）保存一年檔案，指無關緊要或者臨時檔案。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。
3．管理人員日常工作
（1）公司應配置保存檔案的必要設備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。
（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和復制，確保檔案的安全。
4．檔案的銷毀
對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。
銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。
第六條 檔案的利用
（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；
（2）一般檔案須經______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關的檔案資料；重要資料須經_____審批；密級檔案資料，須經______和______共同審批。
（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關的檔案資料。須經_____審批。
（4）借閱人員需要復印、摘抄，須經_____批準，未經許可，不得擅自復印、摘抄。
XX分公司檔案管理工作在2021年將以“夯實基礎工作，規范檔案管理、提高服務水平”為主導思想，全面強化檔案管理各項工作，使檔案管理進一步科學化、規范化、標準化。為進一步提升檔案管理水平，有效使檔案管理工作順應公司內外形勢要求，特制訂2021年XX公司檔案管理工作計劃。
一、年度目標：
增強檔案管理工作相關人員的責任感，有序推動檔案管理人員素質和業務水平的提升，規范流程，重視保密，不出遺漏，加快編制分類大綱工作和相關配套設施的補充完善工作，要超前主動工作，將創建省檔案室AA級標準工作提上日程，堅持相關標準化工作的開展，全面適應公司在新形勢下的各項工作需要。
二、工作計劃：
（一）細化領導分公司，健全規章制度
調整檔案管理工作領導小組，負責解決檔案工作的人員配備、檔案室等基礎設施建設和經費保障等問題，特別是明確基層一名科級以上領導對口負責檔案工作，進一步明確基層檔案責任人，切實將建設省級檔案室AA級標準相關檔案工作提上日程。
（二）對標省級檔案室AA級管理要求查漏補缺
1、切實將建設省級AA級檔案室標準列入年度主要工作計劃。切實做到“三專”“八防”“十不準”。“三專”：專柜和專室；“八防”指防盜、防火、防潮、防蟲、防暑、防塵、防高溫、防光；“十不準”即不準檔案手續不全者查檔，不準借閱手續不全者借閱，不準翻看與查閱范圍無關的內容，不準私自抄寫檔案內容，不準在明碼電話上傳遞檔案內容，不準與無關人員談論檔案內容，不準公開郵寄檔案或檔案材料，不準涂改檔案材料，不準攜帶檔案進入公共場所，不準把檔案柜鑰匙交給非管檔案人員。
2、對照省AA級檔案室管理標準，進一步完善檔案工作的基礎設施，在上半年努力完成各級短板查找整改工作，要在落實組織領導、人員設置“八防”設施各項配套設備是否符合省級檔案室AA級標準上一一查看，進行整改完善、檔案密集架、除濕機、掃描儀、打印機、復印機、移動硬盤、煙霧報警器等設施要提前申請配備，密集架不能使用的要及時更換。
（三）繼續加強檔案信息化、標準化建設
1、發揮公司內網的作用，以發供電分公司一站式辦公系統為依托，加強公司檔案專欄網頁的建設，豐富網頁內容，逐步實現內部目錄信息檔案資源共享、方便各單位無紙化檢索作用。
2、做好檔案信息系統及檔案數據庫保密、安全、備份工作，確保檔案信息安全、可靠。
3、按照集團公司檔案工作要求，利用好現有檔案軟件，做好電子文件收集、歸檔和管理工作，建立和完善電子公文歸檔工作辦法，探索電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，逐步實現電子公實時歸檔，科學保管和有效利用。
（四）做好年度綜合開發利用提升工作
新形勢下，檔案管理工作已經與傳統的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術的迅猛發展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應新形勢的發展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進一步促進檔案管理工作的新發展。在這種形勢下，檔案管理工作人員如何更好的認識清楚各種信息就成為必須要解決的首先問題。在此意義上，通過合理發揮檔案統計的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認識清楚各種信息，為進一步做好檔案管理工作奠定前期準備工作。一方面，檔案統計發揮自身的科技優勢將復雜的信息通過形象的表格和數字表現出來；面對紛繁復雜的信息，如何能夠盡快到認識到相關的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問題。檔案統計以其巨大的優勢，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統計的運用方法，就可以在檔案統計的幫助下盡快的認識清楚相關信息，這就為檔案管理工作人員進一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統計可以有效的幫助的檔案管理工作人員認識清楚檔案管理中存在的問題；從傳統檔案管理的模式來看，檔案管理工作人員要想進一步優化檔案管理工作，需要經過縝密的調研和思考，特別是要對相關數據的分析和研究才能得出相應的結論。而在檔案統計的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問題等。由此可見，正是由于檔案統計的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題，這對于進一步促進檔案管理工作的新進展發揮著自身的認識優勢。
二、檔案統計是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學技術的迅猛發展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰。面對浩瀚如海、復雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統計運用科學的統計方法將相關信息引入到檔案管理中去；檔案統計是依托計算機等高科技器材成型的統計方法，具有無比強大的技術優勢。當檔案管理需要對各類信息進行分類時，就可以充分運用檔案統計的優勢，把這些信息輸入計算機系統，在計算機系統的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標，就可以在檔案統計的幫助下輕松的完成各種信息的統計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統計節約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學的管理方法，不具備相應的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統計也可以發揮出其自身的優勢。那就是一方面充分依托檔案統計的科技優勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務。比如，資料的發送、回收等。由此可見，科學合理的運用檔案統計，就可以有效的節約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統計是科學規劃檔案管理工作的有效方法
檔案統計在除了是幫助檔案管理工作人員認識基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對規劃檔案管理工作也有著科學的指導作用。從這一意義上來說，充分發揮出檔案統計在規劃檔案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來說，檔案統計在科學規劃檔案管理方面的作用主要體現在以下三個方面。第一，檔案統計有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實際上，只有合理利用了檔案統計，就可以達到這一點。原因在于，檔案統計可以發現檔案管理中存在的問題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規劃，解決存在的問題，而且還可以對相關的信息進行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據檔案統計的結果去做好本職工作。由此可見，只要合理發揮出了檔案統計的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實際工作中做到合理分工。第二，檔案統計有助于促進檔案管理工作人員提高自身素質；檔案統計是高科技的產物，對于檔案管理工作人員來說，為了更好的適應新形勢的要求，更好的提高工作效率，節約工作時間，就不得不去學習檔案統計的相關知識。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質就會因檔案統計的運用得以提升。從這一意義上來看，檔案管理工作對于科學規劃檔案管理工作人員的職業發展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統計有助于幫助檔案管理工作找到合適的發展方向；檔案管理工作是一項職業，對于檔案管理工作本身來說，必須在適應新形勢的環境下才能獲得發展。對于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識才能贏得職業發展的新空間。在此境遇下，檔案統計不僅為檔案管理工作本身帶來了一定發展方向上的指導，而且還為檔案管理工作人員的發展帶來了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統計的作用下，會發現檔案管理工作中存在的問題，因此就會積極的采取相關措施予以解決。實際上，在發現問題、解決問題的過程中，檔案統計卻在為檔案管理工作本身提供了發展方向上的指導，那就是如何避免問題、如何擴展發展空間等。從檔案管理工作的角度來看，在檔案統計的作用下，檔案管理人員不僅會提升自身的素質，而且還會考慮到適應新形勢的要求，從而采取相關措施提升自己各方面的能力，以便更好的實現自身的職業生涯發展規劃。
1.1文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工，公司各類文件資料由辦公室歸口管理。
1. 2公司在工作中形成的具有參考利用價值的各類資料、原始記錄、協議合同、出版物、各種圖表、照片等以及與本公司生產經營活動相關的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主辦人員上報辦公室審核存檔。
2.1為保證文件及時傳閱，收文后立即將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。
3.1文件的傳閱與催辦； 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3．2 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
3．4文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。
3.5 辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
3. 6 按照閱文范圍，一般由有關部門組織學習有關文件，或由辦公室通知閱文。
4． 發文的管理
4．1 發文的規定 ；需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，需要發文時由公司統一發文，辦公室統一承辦，以公司×字×號發文。
4．2 發文的范圍
4．2．1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
4．2．2 公司下發文件主要用于：
① 公布公司規章制度；收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件 上級文件 信封文件 文號 編號文件處理傳閱單主管領導審閱承辦部門閱辦批示擬辦意見 簽名收回保管
② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；
③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項；
④ 公布公司的經營管理。
⑤ 有關獎懲決定和通報；
⑥ 其他有關公司的重大事項。
4．2．3 公司上行文、外發文主要用于：
① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
② 同兄弟單位聯系有關公司經營管理等事宜。
5.收文管理；
5.1收到上級文件需認真填寫收文登記表，清晰填記收件時間、收件人、發文單位、發文文號等內容。
5.2收文后按照要求傳達到相應級別人員，有具體承辦內容的要落實具體單位具體承辦人。
5.3文件傳閱后，原件及時交辦公室整理歸檔。
6文件的立卷與歸檔
6．1 文件的歸檔范圍 ；文件統一由辦公室負責歸檔：
① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；
② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等；
③參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材 料等；
④上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；
⑤ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
6．2 立卷要求
6．2.1 文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
6．2．2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
6．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清單一式兩份。（辦公室一份、檔案室一份）
7． 文件的銷毀
一、集團公司檔案工作的管理體制
檔案的管理模式受制于檔案的管理體制。現代企業制度下集團公司檔案工作指的應該是集團公司檔案系統建設工作和檔案業務管理工作。其管理體制有兩個層面：一是對集團公司檔案工作的宏觀管理體制，一是檔案業務部門的內部微觀管理體制。兩者之間是相互統一的，相輔相成、相互促進的一個問題的兩個層面。探討集團公司檔案工作的管理體制要從上述兩個層面上運作。 集團公司是一個建立健全母子公司產權關系和公司法人治理結構的戰略聯盟組織。有若干個被控股、參股或契約關系的具有層次性穩定的企業組成。目前我國大型集團公司既有國有企業，也有國有控股企業，還有中外合資企業和國有參股的民營企業。各企業間所有制形式、管理形態、經營模式、產業規模也不盡相同，再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，一定無法滿足企業個性化的要求，各子公司不僅難以接受，還有可能出現抵觸情緒，不利于集團公司檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，建立以資產為紐帶的檔案管理模式，對子公司檔案業務部門要放權，給予自主的管理權。放權不是喪權，放權是以集團公司檔案主管部門對國家、社會與集團公司有保存價值的檔案不失控為界。集團公司要強調檔案管理體制的宏觀性，在管理時以引導、服務、咨詢為主，旨在推動各子公司檔案工作依法自主運行。
具體做法：一是推行國家、地方檔案法律法規的執行，建立集團公司內的檔案法規和制度。二是在集團公司內實行統一領導、分級集中、形式多樣的管理模式。“統一領導”指集團公司檔案主管部門對全集團公司檔案工作的宏觀領導。“分級集中”指以法人為單位實行檔案集中統一管理。“形式多樣”指“集中統一”管理的形式要多樣化。由于法人單位的所有制、規模、管理形態及所處地理區域的不同，可以設置自己的檔案編制，建立自己的檔案管理機構，也可以委托集團公司檔案主管部門授權的檔案管理機構實行全宗號檔案集中統一管理。三是成立集團公司檔案工作委員會，由檔案工作委員會向全集團公司提供檔案技術咨詢服務。工作委員會隸屬于集團公司檔案主管部門。
在集團公司檔案主管部門宏觀指導下，建立健全檔案業務部門的微觀體制。過去由于公司所有制形式的單一，各檔案業務部門只是個體大小的差異，沒有質的差別，形成了一種宏觀不宏觀、微觀不微觀的管理模式，各檔案機構很少探討適合自身的檔案管理體制。在市場經濟體制下面對各子公司的企業形態的變化，要引導各檔案部門創新各自檔案工作的體制，以適應企業的需要。檔案微觀管理創新要以滿足企業自身需要和上級主管部門對檔案的要求為限，防止由于檔案工作不會給企業帶來直接、明顯的經濟利益，而意識不到在企業長遠利益中的作用而忽視檔案工作的現象發生。
二、集團公司檔案工作的運行機制
管理體制一旦確定之后，需進一步建立推動管理體制運行的管理機制。集團公司檔案主管部門首先從宏觀層面上建立起相應的運行機制。作為國家、地方檔案法律、法規在集團公司執行的推動者，公司檔案制度、管理措施的制定者，要在公司檔案系統建立法制體系。現代企業制度下靠傳統的文件式、指令式管理方法，無法滿足管理形態多樣化的眾多子公司對檔案管理的要求，只能以法歸檔、以法管檔。在集團公司這種混合性經濟體制、多種所有制子公司并存下，推動公司檔案工作運行的主要手段，是執法建章――執行國家、地方檔案行政法，建立公司系統檔案規章制度。
具體做法：貫章貫法――檔案法規是約束檔案業務部門和檔案業務人員在檔案工作中的自由行為，是強制性的工作標準或工作原則。需要有一個宣傳貫徹的程序，要經過由認識――理解――執行的認知過程。通過貫章貫法使集團公司檔案系統工作在同一個法律、法規和制度的平臺上操作，實現集團公司檔案工作質的統一。 執法檢查――檔案法規強制性的表現之一就是執法檢查。執法檢查要程序化、規范化和體系化。其重點：一是加強對國家、社會和公司有保存價值的檔案的監控，二是各子公司檔案集中統一管理原則的落實，三是對具備委托功能檔案館的控制，確保檔案委托業務良性發展。
指導服務――由于檔案工作最終落腳點在檔案業務的具體工作部門，是各子公司的企業行為。公司檔案主管部門不宜對具體業務插手過深，要通過提供法規服務、標準服務、中介服務、教育服務、技術服務等公共服務，指導各子公司檔案工作。中介服務指公司檔案主管部門在公司內部搭建檔案委托業務平臺，為不便設置檔案管理機構的子公司提供檔案集中統一管理的場所。從宏觀上把公司檔案工作引導到依法自主、科學規范的運行軌道上來。
三、集團公司檔案管理模式
集團公司檔案管理體制和運行機制確定之后，檔案管理模式也基本成型，即集團公司檔案管理系統與集團公司檔案管理業務部門兩個層面相互協調的管理模式。檔案管理系統層面是檔案業務部門管理層面的系統領導者、業務指導者、執行監督者。主要從事集團公司檔案管理的政策研究、發展戰略研究、業務建設研究。不從事檔案具體業務工作，即不從事檔案的實物管理、信息管理和知識管理。檔案系統管理成立檔案工作委員會，由工作委員會具體落實檔案管理職能，工作委員會類似協會性組織，接受集團公司檔案主管部門的領導，但不占主管部門的人員編制，不受機構限制的影響。檔案業務部門指檔案實物管理者，即各級檔案管理機構。各級檔案管理機構是平等的，不受館藏多少與級別高低的影響，各自在集團公司檔案主管部門監督下獨立自主、依法有效地開展適合本企業特點的檔案管理工作。
檔案業務工作部門在檔案工作中要建立集中統一的管理模式即檔案工作部門要對本企業檔案實物實行檔案集中統一管理。隨著企業的發展，新型的企業管理方式出現，傳統的歸檔范圍無法全面涵蓋企業所產生的新型檔案。集中統一管理便于對新型檔案研究、收集、加工整理。同時，也有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強調統一集中管理模式，以利于檔案的收集與利用，有效克服各自為政的混亂歸檔現象。
開辦委托管理業務的檔案業務部門，在“集中統一”管理原則下，要強調全宗名下的“集中統一”，要建立集中統一管理體系并非表面上把一個單位的全部檔案集中在一起，保管在一處庫房里，而是質的統一，要具有委托單位的檔案管理個性，目的在于委托企業檔案的有效利用。
總之，集團公司檔案管理模式是“大放小集”。集團化大公司，不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異，區域分散，采用“大放”的方法，適應公司多元化的經濟結構，抓住靈魂、提綱挈領。“小集”是以子公司為單位實行集中管理，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全，強化檔案管理的責任，便于檔案的收集與利用。
四、集團公司的檔案委托管理
集團公司的“總部+附屬企業”模式，給予了各子公司內部管理體制及運行機制的自主性和靈活性。各子公司會按照自己的需要設置組織機構，將檔案管理工作按照傳統慣例提交集團公司，而集團公司又不可能像過去一樣解決集團內龐大的檔案管理業務。為解決這一矛盾，集團公司可在集團內培育發展一至若干個具有檔案委托管理功能的檔案管理機構，為不具備設立檔案管理機構的子公司提供優質檔案委托管理服務。
檔案委托管理是將企業檔案管理業務工作委托具備相應功能的檔案館管理，受托檔案館從委托企業的歸檔材料收集開始直到調閱利用、鑒定注銷提供全方位全過程的優質服務。受托檔案館成為委托企業的編外檔案管理機構，委托企業是受托檔案館的業主，二者之間是一種商業關系，受合同的制約。它優越于目前通行的檔案寄存模式。檔案寄存模式是企業的歸檔材料經過企業加工為檔案成品后，寄存于其他檔案館。它與委托管理質的差別在于企業要設立專門的檔案業務管理機構，配置專職檔案管理人員。
自來水公司的基建檔案是工程項目建設中重要的檔案資料，大部分以設計圖紙、文字記錄、表格等形式存在，它反映了自來水公司整個基建項目的真實全過程，為公司定位提供依據和條件。隨著我國城鎮化進程的不斷深入，城市地下管網錯綜復雜，如果沒有基建檔案提供重要原始依據，那么給今后項目的改造、擴建、重建埋下了隱患。本文對自來水公司基建檔案管理模式的創新進行了探討。
關鍵詞：
基建檔案；檔案管理；模式創新；自來水企業；體系建設
隨著我國經濟建設的快速發展，基建工程建設項目自來水公司的基建檔案工作日益復雜，檔案管理人員在工作過程中需要注意檔案管理的規范性和條理性。基建檔案是項目建設中產生的重要檔案，大部分以表格、圖紙、文字等形式存在，包括施工圖紙、文字記錄、施工管理文件、工程預算及竣工驗收等技術性文件，并直接在基建項目開發過程中產生的，具有保存價值及利用價值，它反映了基建項目的招投標、施工建設、監理、竣工驗收等全過程。在新形勢下，如何對傳統基建檔案進行管理，以提高對基建檔案重要性的認識，實現基建檔案自身價值，提升公司管理水平，是基建檔案管理人員應當認真思考的問題。
一、開展基建檔案管理體系創新模式建設的必要性
（一）必須與時俱進，減少對項目的滯礙
隨著信息技術的快速發展，現代檔案工作也隨之不斷完善，以紙質為媒介的傳統檔案慢慢淡出人們的視線，檔案信息化越來越普及。電子檔案為檔案的內容提供了更豐富的載體與環境，文字、圖片、音頻等成為檔案信息的組成部分。因此，對這些資料進行有效管理，可以進一步增加對基建檔案的利用價值，讓決策者能夠根據之前的基建檔案對即將要進行的基建項目進行準確的判斷，在最大程度上避免錯誤決策的出現，保證公司經濟效益的穩定性。在新形勢下，傳統的基建檔案管理模式已不適應社會的發展，創新將是基建檔案管理工作未來發展的方向，所以，我們不能故步自封，這樣容易造成基建檔案管理滯礙，不利于基建檔案本身價值的實現。
（二）強化管理制度，促進管理質量
在傳統的基建檔案管理中，由于其制度和模式出現了嚴重問題，影響了項目管理工作的順利進行，造成基建檔案整理時間周期長、利用效率低等情況。在實際工作中，如果堅持延續傳統管理模式進行基建檔案管理工作，其質量無法得到提升。由此可見，對基建檔案管理體系進行模式創新已經刻不容緩，必須依靠嚴格的管理制度和新觀念對傳統的檔案管理體系進行調整，從而推進基建檔案管理工作不斷完善，實現工作質量的穩定上升。
（三）創新管理觀念，促進隊伍建設
目前，很多檔案工作人員缺乏對現代化管理技術方法掌握的能力，導致很多現代化的信息管理系統難以得到應用。主要原因是檔案工作人員在思想上、能力上停滯不前，在實際工作中，也不具備現代化的管理理念。為了讓檔案工作人員素質和能力得到提升，必須加大力度從思想上進行引導，從技能上加以培訓，促進其在新的體系下形成新思想、新觀念，使得自身能力得以提升。
二、自來水公司基建檔案管理創新模式建設的途徑
（一）創新模式引入，重塑管理模式
任何創新的觀念和思想都離不開宣傳，要通過宣傳教育，來傳遞新思想的總體思路和中心價值，讓檔案工作人員在工作過程中具備這些思維。在宣傳教育過程中，首先要轉變基建檔案工作人員的認識與狀態，由于他們長時間被傳統檔案管理模式熏陶導致對工作認識不夠深刻，從而使檔案處于封閉狀態，更別說檔案利用，他們大多僅僅關注檔案的基本著錄，對基建檔案的整理和分類缺乏專業性的認知。因此，在創新體系下，要求檔案工作人員必須改變之前的工作狀態，要做到對圖紙、文字記錄、表格等不同類型方面的收集、整理、分類，這樣才能實現創新體系下對基建檔案管理的條理化。其次，必須重塑基建檔案管理模式，從而增強基建檔案管理過程中的透明化，為基建檔案信息化共享打下基礎。在進行基建檔案信息化時，需要制定嚴格的輪班制度和多重加密分級權限賬號設定，從而保障基建檔案的安全性。
（二）加強制度落實，關注信息收集
由于地下管道鋪設復雜，如果沒有詳細的基建檔案作為開工依據，則無法保證基建項目順利進行。同時，自來水公司的業務關乎廣大百姓日常生活，因此基建項目的開建要嚴格控制在預控范圍之內。制度的落實必須加強對基建檔案管理工作的監督。因此，要建立基建檔案管理工作的監督機制，動員員工積極向監督部門及時反饋相關信息，便于擴大監督管理的范圍，避免出現監督管理的死角。同時，還要重視信息的收集。這里說的信息主要圍繞著創新管理體系而制定的制度展開的，主要指工作上存在的不足、缺失等相關信息，管理人員作為信息收集的對象，采用內部交流論壇、設立意見箱、調查問卷等方式，全面了解基建檔案工作的實際情況，最終達到為自來水公司基建檔案管理工作提供有力依據的目的。
（三）人性化管理，注重服務體系建設
目前，大部分基建檔案工作人員在服務方面意識缺乏嚴重，沒有真正認識到開展檔案服務的重要性。檔案服務體系的建設是基建檔案管理體系創新的重要組成部分。因為基建檔案工作人員若要掌握基建檔案管理工作的特征，就需要針對不同自來水公司基建項目的結構構建不同的服務體系。比如，在日常工作中，可能因為該基建項目檔案信息保密程度不同，需要設置差異性的服務范圍以限制某些基建檔案信息被隨意查詢。所以，基建檔案工作人員必須掌握檔案信息共享的尺度，同時需要關注普通查閱者心理變化，注重對普通查閱者的態度。工作中，我們要將良好的服務體系建設落實到位，對相關人員的服務理念樹立動態化的管理思想，并且對服務模式、范圍等進行及時調整，這樣才可能在最大限度上避免服務工作的停滯，讓自來水公司基建檔案管理工作呈可持續發展模式。
綜上所述，由于自來水公司的特殊性，在對其基建檔案管理體系創新模式建設時，應該與時俱進，將檔案信息化管理、人性化管理、服務體系建設等引入到具體工作中去，以達到創新思想能夠在基建檔案管理工作中不斷地深入，促進創新體系建設的順利開展。
作者：林燕 單位：臺州自來水有限公司
參考文獻：
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