時間：2023-10-10 15:58:06
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇公司的檔案管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
關鍵詞：科技檔案；歸檔；整理；組卷；電子圖紙
隨著同煤集團的擴容及企業的做大做強，以及基本建設規模的不斷擴大，對同煤的科技檔案管理提出了前所未有的挑戰。如何對科技檔案進行有效管理，是檔案工作的重要研究內容，科技檔案工作的根本目的，就是以各種方式、方法、開展和推進科技檔案的利用工作，使科技檔案在企業建設中產生更好的經濟效益和社會效益。實現科技檔案價值，使科技檔案更好地滿足社會需要。
1 領導十分重視檔案管理工作，認真抓好機構建設
有獨立的檔案處，同煤的各二級單位也分別設立檔案科，建成了，由集團公司分管領導領導的，以檔案處為中心，各二級單位的檔案科為主的檔案管理體系。檔案處承擔全局檔案工作的規劃、組織、協調、管理、指導。使檔案管理工作向科學化.標準化.規范化和管理現代化的方向發展。為保證檔案管理工作資金的需求各二級單位把檔案工作列入了年度財務計劃，納入了發展的總體規劃，這樣一來既保證了檔案管理工作的發展，又為做好檔案收集整理工作打下堅實的基礎。為確保檔案管理的質量，更好地為生產經營和設備管理各項工作服務，制定了有關檔案管理制度，抓好檔案材料的收集.整理.歸檔等環節的工作。
2 科技檔案的管理
1科技文件材料的歸檔：要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產生的科技文件材料，由哪個部門負責歸檔。做到每一項生產、建設、科研、管理等工作活動完成后都有完整、準確、系統的科技文件材料，并按制度歸檔保存。
2科技檔案的整理：對歸檔的科技檔案要進行分類、編目、登記工作。整理程序，1、分類2、組卷3、卷內文件排列4、擬寫案卷標題5、復查定卷6、編頁號7、填寫卷內文件目錄8、填寫卷內備考表9、填寫案卷封面10、案卷裝訂11、案卷排列與檔號編制12、填寫卷盒、裝盒排架13、編制檢索工具
2.1科技檔案的分類，（一）基建檔案（二）設備檔案（三）科研檔案分類（四）產品檔案
2.2組卷，就是把一組有聯系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達一個相對獨立的概念，以便于保管、保密和利用。組卷的要求1、一卷就是一組有密切聯系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達一個相對獨立的概念，不要一個概念（案卷標題）多個卷，卷與卷之間應當從題名到內容都是全異的關系。3、卷厚適度。一般不超過40mm。4、案卷內不應有重份文件。5、價值（保管期限）大體相同。
組卷方法.基建檔案：以單項工程即某一建筑物為單位組卷.（1）大中型建設項目a、文字表格類：按問題（專業）組卷。如：立項審批、征地拆遷、勘察設計、招投標、原材料試驗、化驗單、工程質檢、隱蔽工程記錄等。b、竣工圖類：按專業組卷。即建筑、結構、水、電、氣、暖等專業。（2）小型建設項目a、按階段組卷：即按準備（開工前階段）、監理、施工、竣工驗收這幾個階段組卷。b、直接按單項工程組卷：即1個工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙在后。
設備檔案：（1）大型設備按結構組卷：即按設備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）普通設備儀器按單臺組卷：即1臺1卷。（3）小型設備儀器可酌情合并組卷：即2―3臺組1卷。
科研檔案：（1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問題組卷：準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段。b、小型：按單獨課題項目直接組卷。（2）科研論文：按年度或部門組卷，即1個年度的論文組1卷或1年中1個部門的論文組1卷。
產品檔案：（1）大型產品：按結構組卷，即組件、部件、零件或按立項、設計、試制、生產、銷售、創優等工作程序。（2）小型產品：按系列或單個產品組卷，即1個系列產品或1個產品組1卷。
2.3復查定卷就是對所組成的案卷，進行一次全面的審查，對不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質量。復查內容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內文件是否齊全完整（3）卷內文件排列是否系統科學（4）案卷題名是否恰當。
2.4編制卷內文件頁號：除空白頁（卷內文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號。印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時也可不重新編號。用鉛筆編寫阿拉伯數字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文檔相反。
2.5填寫卷內文件目錄
2.6填寫卷內備考表
2.7案卷裝訂：拆掉金屬物，用棉線三孔一線（8字裝訂法），圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風琴式；b、卷內的圖紙左側要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時注意正面朝內，圖簽外露，以保護圖紙受磨損并便于查看利用。
2.8加蓋歸檔章：卷內的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋檔號章，
2.9對破損、小于A4規格的文字材料要修復與托裱，裝訂線外有字跡的要加邊。
2.10編制檢案工具。
3 科技檔案的數字化加工
包括圖像掃描；掃描件整理；數據壓縮，從掃描的文件中識別出相應的著錄信息；批量掛接，使文件名與條目的字段相關聯，自動掛接到條目下；光盤制作，將完整的檢索程序、數據庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上，使光盤能脫機瀏覽。把這些紙質文檔通過數字化加工后后，掃成可檢索的圖像文件，采用文檔管理系統進行管理，極方便查詢和利用，
4 科技檔案保管
選擇正確的保管方法，創造良好的保管環境。要最大限度地延長科技檔案的壽命，必須注意檔案保管室的管理條件，為科技檔案創造適宜的保管環境。檔案庫房管理，要做到七防；防塵、防潮、防火、防盜、防蟲、防高溫、防光 ，并且堅固安全。遠離易燃易爆物和污染源；庫房門窗要密閉、堅固，應與辦公室、閱覽室、曬圖室分開；應具備安置空調、去濕機等有關設備的條件。除此外庫房管理還包括檔案的入庫管理、出庫管理、檔案歸還和檔案庫房的溫濕度度等。負責對檔案資料的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿；對檔案資料室內溫濕度按照要求進行調控，并及時對檔案資料進行除塵.消毒，定期清理庫房衛生，并進行安全檢查，不出現任何事故。
5 科技檔案的利用
利用服務是衡量企業科技檔案工作的最高標準，檔案的開發利用也是做好企業科技檔案工作的最終目的。在加強科技檔案工作的各項基礎管理的同時，應把主要精力放在科技檔案的服務利用上。
1、積極主動參與企業的生產經營和管理，把企業各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業各項工作的動態，及時提供和介紹企業各相關工作所需的檔案資料，使檔案的技術和管理功能在各項生產經營、科技研究等活動中實現，提高經濟效益。
2、應用先進技術手段提高科技檔案利用服務質量。使用計算機全面輔助科技檔案管理，應用激光掃描、縮微技術將重要科技檔案存入計算機，利用計算機信息管理網絡傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達到方便、快捷、準確。
3、確通過電子圖紙數據庫查詢所需的備件圖。這是保證電子圖紙數據中電子圖紙與實物一致的必要的強制性規定。 圖、實不一致，為技術人員進行技術改造提供了良好的外部環境。為此，我們編制了備件圖管理規范，規范了電子圖紙的管理流程，為備件采購部門推動電子商務進程奠定了基礎，加快了其備件采購的無紙化進程，其要求是：―以前，每個企業都對紙質圖紙的動態管理非常頭痛，可以說無法做到，尤其是實行兩級管理的企業。我們通過研究和實踐，不僅做到了紙質圖紙的動態管理，而且做到了紙質圖紙相應的電子圖紙的動態管理。辦法的關鍵是由檔案部門實行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時輔之以系統的管理，完全實現了紙質圖紙與電子圖紙以及與實物管理的高度統一，這一成果為企業解決了圖紙管理最大的難題保對電子圖紙有效地進行動態管理。
4、認真做好查（借）閱登記工作，按要求按項目一一填寫清楚，便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。
【關鍵詞】高校資產公司；檔案管理；思考
改革開放以來，我國高校科技企業取得了飛躍發展，形成了獨具中國特色的高校科技產業，成為國家創新體系的有機組成部分。組建高校資產公司，這是按照黨的十六屆三中全會關于建立和完善社會主義市場經濟體制的要求，按照教育部關于高校盡快建立以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開、管理規范的新型高校企業管理體制和運行機制的要求，在新的歷史條件下提出的新任務。作為高校科技產業檔案工作者，我們應當抓住這個新的契機，在一個新的起點上共同努力團結一致，開創高校科技產業檔案建設的新局面。僅此本文擬對高校資產公司檔案管理作如下探討。
一、契機
2005年7月，全國高校科技產業工作會議召開以來，按照《教育部關于積極發展、規范管理高校科技產業的指導意見》第六條規定“高校要依法組建國有獨資性質的資產經營有限公司或從現有校辦企業中選擇一個產權清晰、管理規范的獨資企業（以下統稱高校資產公司），將學校所有經營性資產劃轉到高校資產公司，由其代表學校持有對企業投資所形成的股權。高校以投入到高校資產公司的財產承擔有限責任。”即明確指出學校（國家）是高校資產公司的唯一出資人，股東僅學校（國家）一人的國有獨資性質。目標是規范高校產業管理與經營工作。在高校與校辦企業之間建立一道“防火墻”，避免因校辦企業經營問題沖擊高校正常的教學與科研秩序，規避高校的風險。
隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，高校必須建立新興高校科技產業理念，以科學發展觀為指導，以大學教育與社會發展的矛盾和需要為切入點，以適應、服務和推動社會發展目標為導向，以尊重大學教育外部關系規律為前提，以實現高校產業功能任務為價值取向。因此，高校校辦企業必須適應社會發展，一方面，遵循市場經濟規律，高校校辦企業由是學校教學的一個環節，有很強的教學性與計劃性的非獨立法人的學校附屬單位，轉變為獨立享有民事權利、承擔民事責任，依法自主經營、獨立核算、依法納稅、自負盈虧的法人實體，通過向客戶提品和服務獲取利潤。即校辦企業使理論研究轉向了生產力的再現，對推動國家高新技術產業發展、提升傳統產業結構升級換代、增加國家稅收、促進社會就業等方面做出了重要的貢獻；另一方面，還要為高校教學，培養高素質的人才服務。即對提高高校科研實力、促進高校科技成果轉化、培養創新型人才、彌補高校辦學經費等做出了很大的貢獻。
隨著高校資產公司的組建，使高校科技產業體制個運行機制發生了根本性的變化，規范了高校投資和經營活動。高校所有投資和經營活動統一由高校資產公司代表學校，以出資人身份進行。高校資產公司普遍建立產權清晰、權責分明、校企分開、管理科學的現代企業制度，依法行使高校企業股東的權利，并履行相應的義務，加強對所投資企業的監管，以促進科技成果轉化和產業化、實現國有經營性資產保值增值為主要任務。
由此可見，上述兩個根本性轉變，將高校資產公司全面推向市場。這對高校科技產業檔案工作而言，是一個與時俱進，不斷提高檔案服務質量及現代化企業檔案管理水平，充分滿足高校資產公司各方面需求，真正實現檔案開發、開放與利用價值的關鍵的發展契機。
二、創新
（一）機構創新——檔案管理由不完全獨立性轉向獨立性
眾所周知，檔案工作既是高校資產公司經營與管理的重要組成部分，也是提高高校資產公司經營與管理水平、工作效率與工作質量的必要條件。
高校資產公司組建前，科技產業系統是作為學校的一級機構或部門，則科技產業檔案管理必然受制于學校檔案館（室）。這不僅體現在組織架構上，更體現在業務職能上。學校檔案館（室）通過下發文件、指導培訓、檢查評比、經驗推廣等有組織、有計劃、有步驟地的活動，強有力地推動著高校科技產業檔案工作的開展。這就必然導致高校科技產業檔案的管理觀念、管理體制、管理模式以及資源建設諸方面，難以實現與現代企業相適應的、個性化的的檔案工作運行機制的變革與創新。當然，高校科技科技產業檔案也就很難達到的完整性、系統性，更不用說全方位性了。由于高校科技產業檔案管理的不完全獨立性，必然決定了在其工作發展過程中沒有應有的自。
高校資產公司的組建，是建立在以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開（學校出資人與高校資產公司經營者之間相互制衡關系），以法人治理為核心的現代企業制度的基礎上。作為企業法人，高校資產公司“應當具備依法成立、有必要的財產或者經費、能夠獨立承擔民事責任、有自己的名稱和組織機構以及場所四個條件。”（《中華人民共和國公司法》P4）依法獨立享有決定企業組織機構的權利。高校科技產業體制的創新，使高校資產公司擁有檔案終極所有權。檔案管理同其他管理一樣，檔案權屬決定了檔案的管理思想與管理方式。即誰擁有檔案的所有權，則誰就擁有檔案管理的控制權與自。因此，高校資產公司的組建，可以促進高校科技產業檔案管理深層次的變革，改變原有高校科技產業檔案所固有不相適應的行政管性理模式，轉向適應市場經濟、適合本企業特點的經營性管理模式。所以，高校資產公司在組建過程中應當充分根據企業自身的特點開展其檔案管理機構調整與創新，將新制訂的高校科技產業檔案規章制度及時提交董事會審議通過，并納入公司章程中，以適應高校資產公司在激烈的競爭市場條件下，在高校科技產業體制和運行機制轉型的過渡時期，在獲取最大經濟效益與社會效益的統一的過程中對信息的需求，確保高校科技產業檔案工作協調持續發展。
（二）管理創新——檔案管理由行政管理性轉向市場經營
性
利用價值是檔案工作出發點與根本目的。隨著現代企業制度的建立和市場經濟的發展，高校資產公司作為市場的主體，以實現一定的經濟目的。其檔案工作亦必須圍繞公司的經濟目的創造一個良好的管理與經營環境，為其科技企業的成長與發展保駕護航，為社會提供最好的服務。
高校資產公司組建前，在管理體制上，大多數高校科技產業仍是學校的一級機構或部門，或是一套班子兩塊牌子，且以行政管理為主，經營與管理權基本在學校，或是學校直接干預。一方面，高校科技產業部門或機構因為沒有屬于自己的資產，自然而然也就缺少承擔經營風險和資產增殖的責任。另一方面，學校從來不是也不可能是一個完全等同于其他資產主體，以追逐利潤為唯一的純粹市場主體。即學校在追求經濟目標外，更關心其政治目標與教育目標。所以，學校的政治性身份必然決定在其經營與管理中具有政治性目標，追求經濟效益并非首要價值目標。毫無疑問，高校科技產業有著三重目標：一個是政治目標；一個是經濟目標，還有一個是學校自身的教育目標。
高校資產公司的組建，其作為市場的主體，以實現一定的經濟目的，因此，必須遵循社會主義市場經濟的客觀規律。幸運的是，高校資產公司的組建者從一開始便牢牢地抓住了那只神秘的被經濟學家稱為看不見的手——市場規律，運籌帷幄。本著“資產管住、經營放開、促進發展、加大回報”的原則，建立的是以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開、管理規范的新型的高校企業管理體制和運行機制，在市場環境中求生存、求發展，推動公司的經營由學校事業計劃型向市場經濟自給型，將公司的一切活動都以“利益最大化”原則發展壯大進行。這不僅是市場經濟規律和市場規律的要求，也是今后高校資產公司的發展方向。
（三）檔案管理由兼職性轉向專業化
檔案工作的任務既是是一項艱巨的光榮的復雜細致的平凡清苦的事務性與基礎性工作，也是一項政治性、政策性很強的工作，還是一項技術性和專業性較強的工作，具有自身嚴格的操作規范和流程，對人員的業務素質提出了較高要求。從法律的視角看，契約是商品經濟的產物，是商品交換的法律表現形式。隨著我國法律制度的健全，企業在生產經營管理活動中，契約關系是市場經濟社會里最基本的法律關系，契約管理的具體內容及合同關系自始至終是一種法律關系。所以，在市場經濟條件下，高校資產公司檔案管理必須從過去重點為政治服務、領導服務、人事服務轉向為生產、經營、管理、法律等活動服務。
關鍵詞 檔案管理 理念 建設 能力
“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達到國家A級標準，是公司檔案發展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業“十三五”發展規劃，納入各經營單位第一責任人的績效考核當中，列入公司年度工作計劃并進行了布置。可見，檔案工作服務于公司經營管理的重要作用越來越明顯。如何適應公司規模發展的需要，找準檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。
一、檔案工作要堅持四種理念
隨著公司經營規模的快速發展，加強企業基礎管理和制度化建設已成為“十三五”發展規劃的目標和工作重點。檔案工作必須與時俱進，堅持科學的理念，努力把握工作的主動權。
一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設的理念。檔案資源建設是檔案工作基礎中的基礎，是一切檔案利用、服務、開發及數字化工作的前提，是企業信息資源的重要組成部分。當前，檔案工作應遵循公司各類檔案資料形成的基本規律，結合公司經營管理的實際需要積極向前推進。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業需要利用的檔案、凡是對公司經營發展有利的資料，都納入檔案資源建設管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。
二是堅持科技促進的理念。當今時代，信息先導，傳統工作經過信息化的重塑已經展示出更大的活力，檔案資源建設與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達的應用空間。要通過進一步推動檔案存儲數字化、管理自動化及利用網絡化等科技手段，將傳統的檔案信息轉化成電子信息，才能進一步推動公司檔案工作的開展。
三是強化服務公司經營管理的理念。要從踐行科學發展的高度出發，主動增強服務意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發揮檔案工作優勢，為完成公司的中心任務提供檔案支撐，在服務企業大局中發揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務功能，使檔案成為公司經營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業需求提供更多的“增值服務”。
四是加強著眼于未來的理念。當前檔案工作處于建立完善階段，許多發展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發展不夠完美，因此創新檔案工作要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在做好現實工作的基礎上力求完美發展和新的突破。
二、檔案工作要推進“三化”建設
遵循檔案形成規律，發揮檔案的證據和憑證作用，積極開展檔案管理規范化、數字化、分類化工作，主動服務公司經營發展，提高服務效率和服務水平。
一是要加強規范化管理。隨著公司檔案資源建設步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續開展，按照標準、規范整理公司各類檔案，是提高公司基礎管理的需要，是貫徹執行國家、股份公司檔案規范性文件的需要，也是優化檔案工作目標考核，促進檔案工作健康開展的需要。要在結合公司主營業務和企業管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規章制度和管理辦法，嚴格按照標準收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質量，促進公司檔案工作健康、持續開展。
二是推進檔案數字化工作。數字化檔案較傳統的紙質檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學、利用便捷等優勢。要在公司機關室藏檔案已全部實現目錄檢索、部分文書檔案全數字化的前提下，根據公司信息化建設的總體安排，按照逐步推進的原則，盡快在“十二五”期間達到文書檔案和聲像檔案的全數字化、部分重要基建檔案全文數字化。
三是提高檔案細致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發、安全質量、物資設備、法律成果、人力資源、社會榮譽等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎管理能力。
三、檔案管理人員隊伍要加強三個建設
一是完善職能，形成專兼結合的檔案管理人員網絡。對機關和所屬各項目，應按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機構，明確相應的專兼職檔案人員崗位職責，負責定期或即時向檔案機構移交聲像材料。檔案機構要定期到各有關業務部門和各項目進行檢查指導，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機構，保證檔案管理工作的順利開展。
二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩定。專業檔案人員是開展檔案工作的根本，穩定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應結合本項目經營管理需要，配齊配強專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。
三是開展業務培訓，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業務學習和培訓，是提高管理水平的基本環節。要組織在崗的專兼職人員學習檔案的基本知識、基礎理論，組織學習檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質量。
四、檔案人員要提高四種能力
檔案工作是為時歷史、為企業文明傳薪火的崇高事業。專（兼）職檔案人員除應具備基本的職業道德之外，應努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業素養。
一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質表現為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。
二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責。對本單位、部門的各類檔案進行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養成細致的工作習慣，對于經本人鑒別、收集、借閱的檔案，應當做到心中有數，增強安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。
三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術和文化等潛在的價值開發、利用出來，才能切實增強服務企業的效能，才能實現檔案的增值作用。
四是提高溝通協調能力。檔案工作具有工作環境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應主動走出來，通過與系統內檔案工作搞得好的單位交流，學習人家的先進經驗；通過參加檔案業務培訓，增強與系統外專業人員的聯系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協調能力，從而走出封閉的工作環境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務于公司的中心工作。
（作者單位為中鐵建大橋局集團電氣化工程有限公司）
一、公司檔案信息化管理的意義
企業檔案信息化管理是企業基礎管理工作的一個重要組成部分，不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據，更是一種十分重要的信息資源，是關系企業經濟和發展的重要戰略資源。完整的檔案是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業生產、經營中必不可少的一項有效手段。
首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。
二、檔案管理信息化的基本內容
所謂檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，用計算機對檔案信息進行收集、篩選和相應的加工，使之轉化為數字化形式的二次文獻信息供人們參考和利用的過程。
公司在生產運營的過程中每年都會產生大量的檔案資料，內容涉及文書、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實地記錄了單位的發展歷史，利用計算機將這些信息轉化為數字化信息分類、存儲在計算機中，以方便公司進行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實行檔案信息化管理，必將更好服務于企業的規劃與發展。
三、當前檔案管理信息化建設存在的問題及解決方案
（一）當前檔案管理信息化建設存在的問題。1.企業對檔案管理信息化的意識比較淡薄。企業檔案管理信息化是一項復雜的系統工程，投資比較高。有些企業會錯誤地認為檔案不能直接為企業產生經濟效益，他們將資金投入到設備改造、工程建設和產品銷售上，但對于為企業發展服務的檔案事業卻疏于管理和建設，對檔案信息數字化所需的設備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業檔案管理人員水平有限。很多企業的現代管理理念不強。它們不注重檔案管理人員的業務培訓，導致了檔案管理人員的經驗不夠、服務意識不強，使他們的檔案管理水平、業務能力難以適應新時期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務以滿足利用需求時，非法用戶的進入人事檔案信息管理系統和傳輸過程中的信息被竊聽是常見的安全問題。
（二）加強企業檔案管理信息化建設的措施。1.轉變企業領導的思想觀念。企業領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。為促進企業檔案信息化建設，作為企業的領導者，應把企業檔案信息化的概念和愿望變為實踐和現實，意識到企業檔案管理信息化將來的影響和效益，正視其復雜性和艱巨性，并關心和支持這一事業，積極倡導和鼓勵、支持有所作為的理念和行動，在資金、設備、人才等方面予以適當的投入，并把檔案信息化管理納入本企業工作計劃和考核范圍。2.增強檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。努力建設一批德才兼備、精干、高效、勇于開拓創新的檔案人才隊伍，是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。3.建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴格的權限管理制度，嚴格執行上網利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發生。
關鍵詞：自來水公司；檔案管理
一、自來水公司檔案管理存在的問題
1.檔案資料內容不全甚至弄虛作假。現有的檔案資料多數來源于基層部門，很多基層操作者為了圖方便，在工作中不按照公司要求填寫工作記錄，形成原始檔案基礎數據缺失。例如，施工階段的工程監理資料包括項目合同、設計文件、監理規劃及實施細則、技術交底與會審紀要、施工組織計劃表、工程開工（復工）審報表及工程暫停令、設備核驗資料、工程進度計劃、施工階段質量評估等專題報告、工作總結等方面的資料，由于相關責任人責任意識淡薄和檔案管理意識淡薄，不能及時的填寫和收集檔案，造成很多工作雖然完成，但是沒有參考依據，一旦當事人離開后新的工作人員接手還要重頭開始，給工作造成極大不便，甚至有部分人員在檔案中勾勾抹抹，亂涂亂改，編造數據，掩蓋質量問題，嚴重的甚至給公司造成巨額損失。
2.檔案管理信息化程度低。自來水公司業務繁雜，事無巨細，管理著全市范圍內縱橫交錯的地下管網和大量設備，關系著著千家萬戶的用水需求，檔案管理必須要以為用戶服務為宗旨，提高管理效率和服務水平。傳統的檔案管理，是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣，檔案管理部門很難對其進行歸納總結和加工，提取重要要素，很多檔案資源被束之高閣，沒有得到充分利用。有些自來水公司有大量的紙質檔案，有些資料具有較高的使用價值，如給水管道施工圖、竣工圖等，受當時技術條件限制，圖紙資料大部份由手工繪制，隨著時間的推移，紙質資料正在慢慢老化，保管越來越難，保管成本越來越高，同時隨著地形變化，其使用效率越來越低。如供水企業管網資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時間，其修訂往往要數年時間，更新較慢，而現在城市發展日新月異，待管網圖檔修訂后，實際管網已發生了變化，造成管線資料現勢性較差，因而管網圖檔的修訂往往跟不上生產的需要。這就要求自來水公司必須以整體信息化為出發點，提高檔案管理水平。
3.檔案管理多個歸口缺少統一管理平臺。現有的自來水公司檔案多分散管理，會議等資料多集中在行政部門，工程文件多集中在施工部門，這些部門信息的處理和流轉只局限于本部門和本地區，不能在整個公司進行很好的共享，信息孤島現象嚴重。公司要將重要數據進行集中管理，統一規劃，構建生產調度、管網運行、營業收費、用戶服務等專業應用系統，形成自來水綜合管理信息平臺。
二、加強自來水公司檔案管理的措施
1.加強對自來水公司檔案管理的重視程度。自來水公司領導和員工要高度重視檔案管理工作，制定檔案管理責任制，明確實施步驟、工作任務、責任分工、同時要加大檔案管理的投入，實現軟件、硬件雙重保障。在軟件方面，運用電子文檔管理系統軟件，完善目錄檢索體系，建立總目錄、全引目錄、案卷目錄、分類目錄和卷內目錄，確保檔案借閱的快速、準確。在硬件方面，公司按照標準管理要求，對現有檔案管理設備進行清理，配置掃描儀、防磁柜、電腦等檔案管理設備，還對檔案庫房管理實施防火、防水、防潮措施，強化了檔案室硬件建設。保管紙質檔案時采用新型材料，包括新型千部檔案夾、千部檔案盒、人事檔案盒、科技檔案盒、檔案袋、照片檔案、光盤檔案、期刊夾和各種PP料檔案盒、文件夾及塑料證件等，所有產品均采用國產無酸紙和進口紙等優質材料，使檔案能在長期保存中，不變質、不褪色、具有防蟲、防霉等特點。
2.加強檔案信息化管理。檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發展并指導著具體工作。自來水公司檔案管理系統設計思路較先進，功能基本齊全，性能穩定，界面友好，操作方便，經過對科技檔案整理入庫的實踐，實現了檔案資料管理無紙化、網絡化辦公的目的，提高了檔案管理工作效率。例如，公司可以為每臺供水機電設備建立一份電子檔案，將其運行狀況、技術參數、換油保養情況等常規資料登記后輸入電腦，以電子檔案的形式方便資料查閱和長久保存，讓設備的“健康狀況”一目了然，為檢修、技改提供有效依據。
3.提高檔案管理的使用效率管好基建檔案發揮職能作用。城市自來水廠和供水管網是供水企業基建科技檔案的主體，對指導和管理供水生產具有特殊的重要意義。隨著城市的不斷發展，面積的擴大，人口的增長，相應的城市供水規模也在不斷擴大，檔案管理工作也發揮了極其重要的作用。某些典型工程積累了完整全面的檔案資料，在城市供水規模擴大再生產中發揮了積極的作用。這些可靠的技術參數在工程中得到擴展性應用.縮短了工期，提高了工效，充分體現了公司歸檔資料的價值。這些都得益于多年來檔案工作的不斷積累和扎實的基礎以及檔案管理人員的辛勤付出。
4.加強自來水公司的檔案安全管理。提高檔案網絡管理的安全性，網絡與應用系統建設中產生的規劃，實施方案，網絡結構拓撲圖，設備配置清單，軟件需求設計書，流程圖，源程序，數據庫配置與權限設置，用戶登錄名冊與權限設置等文檔必須按內部文件資料進行歸檔，公司的業務如果對外實行外包，項目承建單位應按安全協議規定.系統驗收后移交清理.不得對第三方泄露，為提高檔案信息系統總數據庫的安全，檔案數字化成果必須先通過技術檢驗，確定無病毒與數據的真實有效性后.才能進入檔案信息系統接收模塊的數據處理.合格數據才能并入檔案信息系統總庫，由專人負責檔案信息數據庫的管理工作，建立數據庫日常維護管理與安全檢查備份制度，采取數據庫加密，存取控制，備份恢復與數據庫審計日志等相應的安全保護措施.嚴禁非數據庫管理員繞過應用系統直接進入數據庫操作.
5.加強對檔案數據的整理和挖掘程。現有的檔案管理側重點在數據收集整理，對于數據的歸納和分析有限，這在一定程度上影響了信息的使用，對于檔案管理人員而言，由于受專業的限制，多數只能收集整理數據，而檔案管理工作是一項專業性很強的工作。公司有必要對檔案從業人員提供業務培訓，理順檔案管理工作流程，確保檔案管理人員進行檔案整理時能夠科學分類和保管。
三、結語
綜上所述，自來水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分，隨著現代社會人民生活質量的提高，居民對用水的需求也不斷提高，因此，自來水公司應重視檔案管理工作，采用現代電子信息管理手段，提高檔案利用率，增強檔案應用價值。
參考文獻：
[l]栗繼軍城市排水動態數據采集與信息管理系統[J].中國給水排水，2013，（12）.
[2]羅超理李萬紅，管理信息系統原理與應用[J].清華大學出版社2012，（05）.
一、問題：企業檔案工作面臨的挑戰
當前，我國企業檔案工作面臨的挑戰主要表現在以下幾個方面：
?穴一）檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識
現在，仍有大部分企業員工，甚至不少企業中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄”，“檔案就是保密材料”，“檔案只要被保管好、不丟失就行了”，“檔案就是寫在紙上的書面材料”的層面上，而沒有充分意識到作為企業重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有服務于企業現實的重要價值。除了紙質檔案之外，電子檔案是企業檔案的新成員，數字化平臺是企業檔案信息管理和服務的新舞臺。
（二）企業實施組織結構扁平化，檔案機構何去何從
當前，許多企業實行組織結構扁平化，精簡機構，削減管理層次，從而提高企業運轉效率。企業推行組織結構扁平化后，企業檔案機構如果發揮不了應有的作用，沒有獨特的價值，就會成為被精簡的對象。甚至一些企業干脆撤銷了專門的檔案機構。檔案機構在企業組織體系中的地位下降，制約了企業檔案工作的發展，也影響了檔案工作人員的工作熱情。在新形勢下，如何明確檔案機構在企業中的定位和角色，成為我們必須思考的問題。
（三）企業信息化建設進程加快，“實體檔案保管”模式難以為繼
現在，絕大多數企業都認識到了信息化的意義和價值，并且不斷通過建立辦公自動化（OA）、管理信息系統（MIS）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、企業資源計劃（ERP）等應用系統加快企業信息化進程。企業在各項活動過程越來越多地形成數字化的信息，傳統的企業檔案“實體保管模式”難以為繼。而在很多企業中，由于沒有實施管理或管理不當，導致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業“記憶”面臨丟失的危險。
（四）企業檔案信息資源分散，無法提供系統服務
隨著企業規模不斷擴大或企業合并，涌現了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公司的下屬機構或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構移交檔案。特別是一些企業的分公司，由于產權關系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構移交檔案。
自20世紀80年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質性進展。即便一些企業將圖書情報機構和檔案機構合并，成立信息中心，但也只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統的、綜合的、集成的信息服務。
二、思路：以知識管理思想指導企業檔案工作改革
對于傳統的企業檔案工作進行細枝末節的改進，已經于事無補，只有對其進行根本性的變革，才能適應形勢發展的要求。任何改革實踐都需要一種先進的理論作為指導。在知識經濟時代，指導企業檔案工作改革的理論應該是知識管理思想。
知識管理是指為了提高企業競爭力而對企業內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用；并且通過促進知識共享，鼓勵知識創新，實現知識增值。它是利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創新能力。
知識管理的內容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側重于企業知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個知識管理提供資源平臺。知識技術管理側重于現代信息技術，如數據倉庫技術、知識挖掘技術等的應用，為整個知識管理提供技術支撐。知識員工管理，側重于激發知識型員工的工作積極性、主動性和創造性，鼓勵他們向企業貢獻個人的隱性知識，提高他們的知識創新能力，為整個知識管理提供人員保障。其中知識資源管理是知識管理的基礎工作。知識管理一般從知識資源管理起步。
⒈ 企業檔案是企業重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內容
根據1996年聯合國經濟合作與發展組織?穴OECD?雪的《以知識為基礎的經濟》報告，知識包括四大類：“知道是什么”的事實知識（know－what）；“知道為什么”的原理知識（know－why）；“知道怎樣做”的技能知識（know－how）；“知道是誰”的人際知識（know－who）。在此基礎上，我們可以進一步將知識分為“顯性知識”（Explicit Knowledge）和“隱性知識”（Tacit Knowledge）。顯性知識是指“知道是什么”和“知道為什么”的知識，也即是記錄于在一定物質載體上的知識。隱性知識是指“知道怎樣做”和“知道是誰”的知識，是存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅、靈感等尚未公開的秘密知識，或者是只可意會難于表達的知識。例如，我國一些企業進口零部件，并利用外國企業同樣的儀器設備和操作方法來組裝產品，產品質量卻明顯不如外國企業的原裝產品，這就說明我國企業工人沒有掌握外國企業工人的隱性知識（操作技巧、訣竅等）。
企業的文件、檔案作為企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業最主要的顯性知識。正如IBM Lotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中所說的：“文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。” 美國Delphi咨詢集團的一項調查表明，在組織所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。
企業的顯性知識實際上主要包括兩個方面：一是在企業內部產生的文件、檔案，二是從企業外部收集而來的圖書、情報。圖書、情報是公開的，可以為所有企業利用，而文件、檔案是本企業自身產生的，是企業所特有的，其他企業無法獲取。因而文件、檔案構成企業具有競爭價值的核心顯性知識。企業的隱性知識存在于員工個人的大腦之中，只有固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能被有效地管理。可見，某種意義上，企業檔案是企業最重要的知識資源。
既然企業文件、檔案是企業最重要的知識資源，那么，企業檔案管理實質上是一種重要的企業知識資源管理活動，企業檔案管理應該成為整個企業知識資源管理重要的有機組成部分。
⒉ 檔案管理應以知識資源管理為發展方向，知識資源管理應以檔案管理為核心內容
一方面，檔案管理是知識資源管理的重要內容，使得檔案管理以知識資源管理為發展方向成為可能；另一方面，知識管理是21世紀的企業管理模式，作為企業重要管理工作之一的檔案管理，以知識資源管理為發展方向是其必然的選擇。
知識資源管理是一項長期的、艱巨的系統工程，必須從易到難、有步驟地開展。當前，許多企業的檔案管理已經具有良好基礎，特別是一些企業已經開始檔案數字化建設。因此，知識資源管理可以從檔案管理入手來逐步開展。企業檔案是企業最重要的知識資源，檔案管理是企業知識資源管理的重要內容，因此，知識資源管理也應以檔案管理為核心內容。
綜上所述，企業檔案工作改革的方向就是實行知識資源管理。
三、對策：構建知識資源管理平臺
實行知識資源管理的基礎和前提是構建一個“知識資源管理平臺”。
（一）知識資源管理平臺的功能
“知識資源管理平臺”是企業知識資源管理的基礎平臺。它是企業整個信息流、知識流的載體和媒介，是企業知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務系統。借助于這個平臺，使企業任何部門和員工，可以在任何時間和地點，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實現企業知識的價值，從而提高企業的生產效率、經營管理水平和創新能力。
（二）知識資源管理平臺的結構
“知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統”、“知識資源服務系統”三個部分組成：
⒈知識資源庫。“知識資源庫”是集中存儲企業各種信息、知識的數據庫。數據來源于三個方面：
―――企業內部的顯性知識，主要是企業各部門形成的各種文件、檔案；
―――企業外部的顯性知識，主要是企業各部門購買、收集而來的各種圖書、情報、資料；
―――企業內部的隱性知識，主要是企業員工個人的工作經驗、技巧、訣竅等，以及企業的精神文化，這些隱性知識需要借助于一定的制度和技術，固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能進入“知識資源庫”，被有效管理。
⒉知識資源整合系統。“知識資源整合系統”的功能是：
―――及時、全面收集企業內外的各種信息、知識；
―――對其進行科學加工處理，轉化為統一格式的數據，使之有序化、系統化；
―――將加工整理后的企業知識資源存入知識資源庫。
⒊知識資源服務系統。“知識資源服務系統”的功能是：為企業各部門利用“知識資源庫”中各種的信息、知識，提供一個便捷的數據出口、檢索途徑和服務窗口，同時也接受知識資源服務的反饋信息。
（三）管理機構
⒈機構設置。“知識資源管理平臺”的建設、運行與維護，需要有專門的機構來負責。根據企業類型、規模、內部管理體制的不同，可以選擇不同的機構設置：一是企業檔案館（室）；二是企業圖書、情報、檔案一體化機構，如檔案信息中心、情報信息中心或信息中心等；三是設置新的管理機構，這個機構可取名為“知識資源管理中心”。該機構可以在企業原有的檔案機構基礎上改建而成。在建設之初，根據企業原檔案機構在企業組織體系的位置，“知識資源管理中心”既可成為企業下設的單獨的二級機構，以充分發揮其積極性，也可以掛靠總經理辦公室下，以充分利用辦公室作為一個綜合性、協調性部門的優勢。在知識資源管理實施一段時間之后，“知識資源管理中心”以獨立為二級機構為宜。
⒉ 基本職能。該管理機構的基本職能是：
―――知識資源整體規劃，即根據企業對信息、知識的利用需求，對企業知識資源管理進行整體規劃；
―――知識資源建設，即全面收集企業內外的各種信息、知識，對其進行加工、組織、整合，以規范的形式存入企業知識資源庫。
―――知識服務，即基于知識資源庫，通過知識資源服務系統，提供增值信息、知識服務。
（四）構建知識資源管理平臺的條件
更新觀念。構建知識資源管理平臺，是企業知識管理的重要內容。知識管理是適應知識經濟時代的一種管理思想、理念和方法，對于我國大多數企業特別是國有企業來說是全新的。因此，要成功地構建企業知識資源管理平臺，就必須更新現有的企業管理理念，應使企業管理層到一般員工都要樹立知識管理、知識資源管理理念。
[關鍵詞]知識管理 檔案 信息資源
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0266-01
一、提供檔案信息與“知識產品”服務
檔案信息服務是指為利用者提供檔案信息服務所進行的各項業務活動，促進檔案信息流通。地鐵公司檔案部門最大化的開發檔案價值為公司的經濟發展提供服務，把隱藏于實體中的檔案信息轉化為“知識產品”提供對內服務。而在知識管理的背景條件下，檔案信息服務將不拘泥于傳統的、單一的方式，將所有創新并趨于多元化的發展。由傳統的被動提供服務向主動提供“知識產品”服務模式轉化。利用專業知識和技能在轉化服務過程中提供更多的潛在信息。另外，服務內容由單一向多元化發展，形成數字化檔案信息，通過網絡和數字載體，提供多元化的檔案內容的服務。
二、進行檔案信息資源的開發
檔案信息資源開發活動是為了獲取檔案信息資源的價值，提升檔案信息資源的價值。地鐵公司檔案信息資源的開發是為了公司重要經營活動服務，促進地鐵公司整體發展。地鐵公司檔案部門是不直接參與公司的生產經營活動，但是在促進公司生產發展中的作用與實踐價值是有目共睹的，有其重要的作用。地鐵公司檔案信息資源開發，就是“公司檔案部門及其合作伙伴，為保證公司內部或社會的利用需求，而通過編目、編研和提供利用等形式，將其有關檔案信息挖掘出來，以充分實現公司檔案價值的過程。”地鐵公司檔案信息資源開發的主體主要就是通過公司檔案管理部門與其他部門之間合作、溝通，做好開發利用工作。地鐵公司檔案信息資源開發可以實現地鐵公司檔案信息資源的價值作用。檔案信息資源作為一種信息資源，與其他物質資源相比，有一種特別的價值，即有用性。它需要與其它資源相結合才能發揮其重要的作用，而這種價值可以放大檔案資源本身的價值。在開發利用檔案信息資源給用戶利用的過程中，檔案信息資源本身的價值也得到提升。檔案信息資源的開發，為地鐵公司經營決策提供科學依據，經營決策的過程中，可以利用檔案資源，并運用科學系統的交流，可以提高正確決策的科學化和準確度。總之，對地鐵公司檔案信息資源進行開發利用，可以最大化的利用檔案信息為地鐵公司經營決策服務，提升地鐵公司檔案管理的整體水平，進而提升地鐵公司的整體競爭優勢。
三、構建地鐵公司知識庫
地鐵公司知識庫即包括公司人力資源的現狀、每個崗位需要的掌握的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、報告等眾多方面，且擁有動態的結構。在建立地鐵公司知識庫以后，應當采取措施將日常文檔的電子化作為公司制度固定下來，使各部門業務中新產生的知識在知識庫中得到積累。地鐵公司與外部機構合作或交易而產生及獲得的數據庫也鏈接到知識庫中。這樣的知識庫與以往的數據庫不同之處在于，它不僅包含了專業知識和業務數據，也成為管理流程的一部分而容納了管理過程文檔，由于鼓勵個人隱性知識的分享而容納了有針對性的技巧建議，知識庫的層次更豐富。地鐵公司知識庫的建立是實現知識共享與創新的要求，也是為地鐵公司提供科學決策和高效管理的需要，也為地鐵公司給各個部門同時提供知識服務提供了信息資源庫。地鐵公司知識庫是地鐵公司各類信息的有序整合的整體，包括與公司生產經營活動有關的信息知識，是把信息組合起來的有序集合，是人們獲取信息的有效渠道之一，在地鐵公司的日常活動中起著非常重要的作用。
四、公司知識管理的關鍵是對地鐵公司檔案信息的知識的收集與管理
以知識管理為導向進行創新拓展，實現從公司知識管理環境下的公司檔案收集與管理的過程，這是地鐵公司知識管理的發展的關鍵所在。公司知識管理過程中的檔案信息資源收集與整理，即公司檔案部門及有關部門對知識信息進行的收集與管理的環節。地鐵公司檔案信息管理過程中的以知識管理為手段進行管理手段與模式的創新發展，是地鐵公司從實現知識管理環境下的公司檔案收集與管理的過程，這也是公司知識管理的發展的關鍵所在。地鐵公司檔案管理的對象是對公司內部的顯性知識記錄的載體一文件、檔案進行管理。公司知識管理強調信息、知識資源的集成與整合，共享共建信息資源化平臺對地鐵公司業務管理活動服務。地鐵公司檔案信息管理過程中的以知識管理為手段進行管理手段與模式的創新發展，實現公司檔案信息知識的收集與管理，要求公司檔案工作人員重新審視傳統的文件歸檔和檔案收集的范圍，拓寬檔案收集整理的范圍，把隱含信息資源作為歸檔范圍進行有效地管理。地鐵公司知識管理要求整合公司生產經營過程中產生的全部信息、知識資源，以便于信息、知識共享與開發利用。通常意義而言，隱性知識比顯性知識價值重要，包含的信息量大，對公司經濟發展能提供更有效地幫助。但是隱性知識的隱蔽性、不穩定性使它難以被公司獲取、傳播與利用。隱性知識管理強調是隱性知識顯性化的過程，即將隱性知識“編碼化”或“固化”于文件資料之中，使之轉化成為可供使用的顯性知識，通過文件的傳遞與利用實現顯性知識的傳播與利用，實現隱性知識的價值。以知識管理為發展方向檔案管理，是檔案管理發展的必然趨勢。從地鐵公司檔案信息知識的收集與管理創新拓展成為知識積累，固化隱性知識；擴大文件歸檔范圍，控制內源顯性知識；收集外部信息，獲取外源顯性知識。現在越來越多的學者清楚地認識到，知識管理是檔案管理未來發展的必然方向，應該“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”。
結論
把知識管理這一系統的管理與方法應用到地鐵公司檔案工作中，能夠有效地開發利用檔案信息資源，達到檔案信息資源的共享和提供利用服務。探討分析知識管理在地鐵公司檔案工作中的應用，對公司組織能力的提升起到重要的作用。
參考文獻
[1] 徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案，2008，1.
[2] 齊虹，石慧敏.知識服務及其在檔案管理中的實現[J].北京檔案，2012（8）：20-22.
[3] 馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學通訊，2011（6）：47.
[4] 張中和.市場經濟與計劃經濟條件下的公司檔案比較研究[J].陜西檔案，2009 （5）.
[5] 劉國能.公司檔案工作的發展狀況和趨勢[J].檔案學通訊，2009 （5）.
一、報社檔案管理工作中的突出問題
報社檔案管理工作的內容從方方面面記錄了本單位及本地歷史，特別是報紙業務檔案，囊括了本地歷史、政治、經濟、科技、文化、社會發展等，反映著人民生活及當地發展面貌，具有較高的研究與參考價值，是國家檔案的一部分[1]，對國家、社會、本單位都具有十分重要的保存價值。在實際工作中，報社檔案管理工作也突顯出一些問題。
1、欠缺科學化管理的意識
隨著競爭越來越激烈，報社對增加經濟收入、擴大社會宣傳等方面投入較多精力，在檔案管理工作上往往重視度不高，對于檔案的保存與整理要求較低，缺乏科學的方法。在整理過程中，檔案的價值容易被忽略，留存史料備查的重要性被淡化。特別體現在繁多資料所形成的材料上，歸檔整理不規范；電子檔案與紙質檔案不配套，科學化管理的意識薄弱，操作方法落后。若是在保存階段沒有進行科學化的處理，日后會造成報紙檔案因保存時間長久而引起的紙張腐蝕、損毀；歸檔不科學會導致查找時花費大量人力、物力，影響工作效率。從日后使用的層面上看，不加以科學方法歸檔將大大削弱報社檔案的價值和開發利用效果。
2、欠缺信息化管理的硬件投入
如今科學技術迅猛發展，作為報社工作中具有重要意義的檔案管理工作更應與時俱進。然而，現實情況中許多新聞單位在檔案管理的投入上，無論是硬件還是軟件，都呈現出比較缺失的局面。如檔案管理設施及場地的條件較差、硬件水平落后、檔案信息化管理系統還沒有引用到工作中等問題。網絡與信息技術手段應用的好壞，已在一定程度上影響了檔案的保存、開發和利用。遠遠落后的技術手段將使檔案材料的社會價值黯淡無光。若是保守地一味采用傳統的方式進行管理，而不重視信息化的技術手段，在新形勢下，將非常限制報社檔案管理工作的開展，并會直接影響到整個單位的發展與進步。
3、欠缺檔案管理的專業人才
在報社檔案管理工作日趨完善和發展的道路上，檔案管理人員綜合素養的欠缺是影響檔案規范化管理的重要因素。在許多新聞單位，檔案的整理和保存工作并非是長期固定的專職人員進行操作[2]。由于單位關注點主要都放在新聞采編一線的工作上，對編輯、記者的培養投入力度較大，忽視了對檔案管理專業人員的培養和重視，甚至有些檔案人員會身兼數職，直接導致了檔案人員業務不夠精通，工作質量低、效率低，材料收集不全、歸檔不規范、業務水平不高等問題。若檔案管理人員受不到報社的重視，自身也不鉆研業務，不精益求精地對待檔案管理工作，這將使檔案管理工作難以規范化的開展，終會給報社發展帶來無法彌補的損失。
二、促進報社檔案管理的對策
1、加強檔案編研整理，提高報社檔案管理的科學性
報社應該加強檔案編研整理，更加科學規范地管理檔案。首先，檔案工作人員要多方宣傳報社檔案工作的重要性，引起領導層面及部門科室對檔案工作的高度重視，提升科學管理意識，自覺主動參與到檔案收集和管理工作中，協助提供寶貴資料，注重對平時工作信息的收集，以豐富報社檔案內容。健全報社檔案管理的規章制度，做到管理有序，有章可循。其次，面對新形勢下檔案內容繁多，涉及方方面面資源，檔案工作人員應合理科學歸檔，認真進行篩查和歸類，準確把握檔案保管期限，嚴格按程序做好檔案工作。要保證報社檔案管理的全面性，既要做到完整保存，又要突出重點，建設多層次有效的檔案體系，以方便日后對檔案的管理與利用。
2、加強檔案硬件投入，促進報社檔案管理的信息化建設
報社應順應時展，加大對檔案硬件設備的投入力度，為實現信息化檔案管理而努力。結合網絡與信息技術，構建報社檔案信息平臺，建立一個良性發展的檔案信息管理系統。報社檔案信息平臺不僅可以方便報社自身對檔案工作的管理和利用，同時可以面向社會，使檔案的開發利用最大化。讓科學的技術手段幫助報社更好的開展檔案的保存、開發、利用等工作。隨著社會的發展進步，從報社的長遠發展考慮，加強檔案信息化的基礎設施建設，促進報社檔案管理的有效進行，提供豐富、快捷、便利的信息服務，可使報社實現可持續發展，也會給報社帶來一定的社會和經濟效益。
3、加強人才隊伍培養，完善報社檔案管理的規范性
在人才隊伍建設方面，報社應重視檔案管理人員的培養工作，使其擁有較高的業務能力和專業素養。檔案管理人員應具備相關的專業知識，熟悉業務的各個環節和步驟，精準地掌握報社檔案管理的方法與技術，科學管理檔案。同時，報社檔案管理人員應具有強烈的責任感，由于繁多的檔案內容決定了管理工作的繁瑣，檔案管理人員必須嚴謹認真，不出現丟失或遺漏現象。在當今科學技術不斷進步的新形勢下，檔案管理人員需要與時俱進，具備創新精神，探索出適合自己工作業務的新辦法、好辦法。新的信息化技術手段的到來，促使報社檔案管理工作的技術和方法不斷變化。擁有創新精神才能適應檔案工作的不斷變化和發展，才能開拓解決新問題的途徑與方法。
【關鍵詞】加強；公路；工程檔案；管理；思考
一、公路工程檔案管理的重要性
公路工程施工量的不斷擴大使得公路工程相關的管理技術、施工技術、機械設備等方面的水平都得到顯著提升，這對于全面提升公路工程的總體質量，不斷完善公路工程的監管體系有著重大的意義。公路工程檔案所記錄的主要是與公路工程建設有關的計算、聲像、圖紙、圖表、文字等相關內容，這些內容不僅有公路工程開展前期的勘測繪測文件、監理文件、設計文件，還有竣工驗收文件和施工技術文件等。這些以不同形式記錄下來的公路工程文獻，將會由公路工程檔案管理人員進行統一的整理、核對、分類、歸檔。公路工程檔案不僅具有指導公路工程建設規劃和工程決策的重要作用，還能有效地公路工程監督提供相關的參考案例和科學依據。公路工程檔案當中可能涉及到工程建設單位的核心資料，采用先進的管理技術和計算機系統、工程檔案管理軟件等對這些資料進行優化整理，最后實行統一的電子化管理。不僅能有效地提升公路工程檔案的管理效率和利用效率，同時還能為企業的發展和領導階層的決策提供科學、準確、有效、可行的指導，對于工程建設單位的穩定、快速、可持續發展具有重要意義。
二、現階段公路工程檔案管理存在的問題
（一）檔案管理觀念較為薄弱。隨著我國社會主義現代化進程的不斷發展，檔案管理科學化已經成為我國信息化建設前進不可或缺的一部分。現如今，檔案管理在各個領域的地位越來越高，重要性也越來越顯著。而在實際的公路工程施工過程當中，大部分的工程單位主要側重于在工程當中投入大量的資金和人力資源，強調加強施工中的每一個環節，然而對于公路工程檔案工作并不重視。有的單位甚至認為工程檔案并不能為單位提供直接、有效的經濟效益，在公路工程的建設過程當中是可有可無的。從而忽視對公路工程檔案管理工作的安排，對管理人員素質和管理水平要求并不高，有的單位甚至不設立公路工程檔案管理部門。有的公路工程建設單位設立了檔案管理部門，但由于缺乏重視和投入力度的不足，使得公路工程檔案管理部門形同虛設。
（二）檔案管理方式較為落后。信息技術自發展以來逐步深入到人們的工作生活當中，從而衍生的各種各樣的信息，這信息包含了有利用價值和無利用價值的內容，都會對人們的工作和生活產生重大影響。在實際的公路工程當中，由于管理人員管理水平較低，單位投入的經費較少等各種影響因素，使得檔案管理部門的管理設備和管理設施相對落后。部分公路工程檔案管理還沿襲傳統的檔案管理方式，沒有使用具有科技化的儀器和設備來輔助完成檔案管理工作，這使得檔案管理工作的效率大幅度降低，同時也增加了檔案管理工作人員的工作量。
（三）管理人員素質普遍較低。公路工程檔案涉及的內容相對較多，只有擁有一定程度的專業知識、管理經驗、管理技能才能有效地完成公路工程檔案管理工作。公路工程檔案管理工作人員對管理工作的認識不全面，工作上敷衍了事的現象較為嚴重。自身管理水平的不足使得公路工程檔案的整體使用效率大幅度降低，還有可能導致公路工程檔案混亂的問題，嚴重的影響了公路工程檔案的管理效率和檔案的后期使用效率。然而，公路工程檔案管理人員普遍的整體素質不高，有的單位的檔案管理人員直接從單位的其他部門選出，這部分員工缺乏專門的檔案管理知識，沒有檔案管理經驗。這很容易導致檔案管理工作的混亂。特別是在面對較為困難的檔案問題時，不是出現較大的失誤就是束手無策。
三、有效加強公路工程檔案管理的針對措施
（一）引導管理人員轉變管理觀念。思想決定意識，意識決定行為，良好的檔案管理理念是做好檔案管理工作的必要條件。想要使工程檔案管理工作能夠順利、有效地進行，首先要轉變公路工程單位和檔案管理人員對公路工程檔案管理的認識，只有在正確的管理觀念的引導之下，公路工程檔案管理工作才能順利而有效地展開。因此，公路工程單位應加強對檔案管理重要性的宣傳，通過各種有效的形式在單位內部普及檔案管理知識，不斷地優化、深化單位內部工作人員和管理人員的檔案管理意識，引導工作人員樹立正確的檔案管理觀念。公路工程單位還可以根據宣傳的需求和單位內部的情況，通過增加檔案管理經費的手段來吸引內部工作人員的注意力，以資金帶動管理人員和其他部門的人員深刻了解領導對工程檔案管理的重視。公路工程單位還要強化內部其他部門工作人員的檔案管理意識，動員其他部門的工作人員更好地配合檔案管理部門的工作人員進行檔案管理工作。
（二）建立健全工程檔案管理系統。信息化的深入發展為公路工程檔案的管理提供了更加高效、準確的設備基礎，同時也有效提升了公路工程檔案管理的科技化水平。公路工程單位可以設立專門的檔案管理部門，然后聘請具有較高素質和專業化管理水平的人員來指導檔案的管理工作。在對公路工程檔案進行管理的過程當中，涉及到管理問題還需要建立檔案管理臺帳，對于檔案的分類管理也應該按照相關規定嚴格來進行，并定期清查有無過期的公路工程檔案。公路工程檔案管理工作人員還可以加強對計算機軟件的開發，然后根據單位內部的實際需求建立與公路工程相關的電子數據信息庫，設立權限的方式為公路工程單位內部的相關工作人員提供相關的工作工程檔案參考資料的查閱。將公路工程檔案資源共享，從而最大限度地發揮公路工程檔案的作用，并不斷優化、更新公路工程單位內部的電子檔案信息資源庫，以達到建立完善的電子檔案資源體系的最終目的。
（三）對管理人員進行專業化培訓。檔案管理人員負責檔案管理工作，其素質高低直接影響了檔案管理工作的質量。隨著科技的進步，檔案管理過程中涉及的、與科技相關的事物越來越多，設備的更新、載體的多樣化等無一不對檔案管理人員素質提出高要求。加強對公路工程檔案的管理，不僅要提升相關管理人員的管理水平和自身素質，同時還要對公路工程檔案的完整性、有效性、真實性等進行核對，以確保公路工程檔案能夠有效發揮其自身對公路工程的導向、監管、記錄的作用。公路工程單位可以設立專項資金用于為檔案管理人員安排具有專業化水平的培訓，并聘請專人教授公路工程檔案管理人員一定的電子計算機操作技巧，為檔案管理人員提供交流學習的機會。通過多方面的培訓，能有效地提升公路工程檔案管理工作人員的計算機做圖能力和做表能力，然后能夠熟練地運用相關的儀器和設備來輔助完成檔案管理工作。
四、結束語
對于公路工程的建設而言，加強工程檔案的管理不僅是一項立足于當下的工程情況的必要工作，同時也是具有長遠發展性目光的重要決策。公路工程的管理模式和管理方法，都是隨著社會和科技的發展而做出一系列改變的。在信息技術高速發展的當下，有效地利用信息化的手段管理公路工程檔案不僅有利于全面提升公路工程檔案的管理效率，同時也是保證公路工程質量得以穩定提升的重要環節之一。通過全面的提升檔案管理人員的自身素質和檔案管理水平，以確保工程檔案管理工作能為工程創造更多的經濟效益，為公路工程的發展乃至公路行業的發展提供有較高價值的參考。
【參考文獻】
[1]周穗軍.如何加強公路建設項目檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2016（08）：27-28.
