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第1篇

[關(guān)鍵詞]高級中學(xué)；課題；檔案管理

前言

高級中學(xué)科研課題的檔案管理是學(xué)?？蒲姓n題研究的重要組成部分，也是一所學(xué)校對檔案工作重視與否的一個重要考查指標(biāo)。它如實(shí)詳細(xì)地記載了學(xué)校內(nèi)科研課題開展的全部過程，包括從課題的構(gòu)思策劃、立項申報、過程研究到最后的結(jié)題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗收時的重要依據(jù)，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時也是課題研究的基礎(chǔ)和依據(jù)，是實(shí)踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實(shí)、可靠程度直接關(guān)系到課題研究的結(jié)論和成果的質(zhì)量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強(qiáng)與課題組的溝通聯(lián)系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協(xié)助、專題負(fù)責(zé)

高級中學(xué)的學(xué)科較多，各課題組所研究的內(nèi)容也非常豐富，如何加強(qiáng)與各課題組的溝通聯(lián)系，及時有效地將課題資料進(jìn)行收集與整理是我們要認(rèn)真考慮的問題。我們在實(shí)際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項到實(shí)際研究和結(jié)題都有專人進(jìn)行跟蹤和協(xié)助，每一個課題都指定到專題專人負(fù)責(zé)，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數(shù)，文字、音像有記錄”，在整個課題研究過程中，及時地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實(shí)性是全面性。

在學(xué)校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實(shí)性決定了課題研究成果的最終質(zhì)量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實(shí)資料、歷史資料和文獻(xiàn)資料。

課題的大量事實(shí)資料是通過在實(shí)際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個案調(diào)查、觀察記錄、研究課實(shí)錄、學(xué)生心理測評資料、調(diào)查問卷、訪談記錄、考察資料，各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)等都屬于事實(shí)資料。另外，如果對學(xué)生或被調(diào)查者進(jìn)行了問卷調(diào)查，就需要對問卷進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的統(tǒng)計和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會出現(xiàn)一些影像和圖片、聲音資料，我們統(tǒng)稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強(qiáng)調(diào)的是：收集事實(shí)資料必須做到原始、全面、完整和真實(shí)。而文獻(xiàn)資料則是課題研究的理論依據(jù)，它重點(diǎn)收集與課題研究相關(guān)的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學(xué)理論專著、報刊文章和會議資料等。文獻(xiàn)資料可以是原件，摘錄，節(jié)選，網(wǎng)絡(luò)下載、裁剪或文獻(xiàn)索引等。歷史資料則是指曾經(jīng)在國內(nèi)外教育史上發(fā)生過的與課題研究相關(guān)的材料，如對同類問題的觀點(diǎn)、認(rèn)識、經(jīng)驗、做法、教訓(xùn)等。

我們要對收集到的資料，進(jìn)行認(rèn)真整理，在大量的原始資料中篩選出真實(shí)、典型、有用的資料，為課題研究得出科學(xué)結(jié)論打下良好基礎(chǔ)。

2.要細(xì)化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細(xì)化課題研究的建檔范圍

對課題研究建檔的細(xì)化可以提高課題檔案管理的質(zhì)量，加強(qiáng)和促進(jìn)課題組對課題的研究工作。細(xì)化后的課題檔案應(yīng)至少包括以下六個方面：

①立項選題階段（表1）、②實(shí)踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結(jié)鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎材料（表6）。

2.2細(xì)化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點(diǎn)，應(yīng)該形成獨(dú)立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨(dú)立建檔，實(shí)施“一題一檔”制。學(xué)科的不同決定了課題研究的范圍和特點(diǎn)不同，而學(xué)校課題的建檔應(yīng)與學(xué)校其它教育教學(xué)工作檔案區(qū)分開，實(shí)行獨(dú)立建檔，這是構(gòu)建完整的教育課題檔案體系的基礎(chǔ)。

②分期建檔，體現(xiàn)課題研究軌跡。我們根據(jù)課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現(xiàn)出課題研究的整個軌跡。

前期檔案就是課題研究的準(zhǔn)備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報立項材料、開題論證材料、課題實(shí)施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實(shí)材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實(shí)驗記錄、實(shí)驗數(shù)據(jù)資料、教案、教學(xué)計劃、撰寫的論文、課堂實(shí)錄、中期報告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結(jié)題驗收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結(jié)、結(jié)題驗收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統(tǒng)化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應(yīng)分主卷和副卷進(jìn)行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結(jié)材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實(shí)驗資料，是形成主卷中結(jié)論、文件的原始依據(jù)，是主卷的佐證材料。如：作業(yè)、會議記錄、調(diào)查問卷、訪談紀(jì)實(shí)、備課筆記、實(shí)驗課錄像、學(xué)生試卷、考查記錄、文獻(xiàn)論文等等。

3.加強(qiáng)課題檔案管理工作、提高檔案對課題研究的促進(jìn)作用

3.1課題檔案由課題負(fù)責(zé)人建立，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理和保管

定期進(jìn)行檢查，確保材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，凡歸檔的文字材料，要求格式統(tǒng)一，工整清晰、規(guī)范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質(zhì)材料和電子文檔。歸檔工作要及時，一般一個階段結(jié)束后就要進(jìn)行歸檔，待課題研究全部結(jié)束時，再一并綜合調(diào)整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

3.2挖掘課題檔案潛能，提升課題檔案價值

第2篇

根據(jù)工作需要，現(xiàn)擬面向社會公開招聘書記員、檔案管理員、駕駛員，由派遣機(jī)構(gòu)以勞務(wù)用工方式派遣至貴州省高級人民法院工作，派遣人員不具備國家公務(wù)員身份，不具備執(zhí)法資格，屬于輔崗位。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，按照公開、公平、公正的原則，特制定本招聘簡章。本次面向社會公開招聘派遣至貴州省高級人民法院工作人員共計16人(含貴陽鐵路運(yùn)輸法院2人)。

一、招聘名額:

1、書記員9名，其中貴陽鐵路運(yùn)輸法院2人;

2、檔案管理員1名;

3、駕駛員5名;

4、洗車工1名。

二、招聘對象及條件：

1、書記員：具有大專及以上學(xué)歷，年齡在26周歲以下，具有一定的邏輯思維能力、文字表達(dá)能力和較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，能夠熟練操作計算機(jī)進(jìn)行中文錄入、編輯等工作,中文錄入速度要求每分鐘60字、正確率95%以上。同等條件下法學(xué)(法律)專業(yè)優(yōu)先錄用。

2、檔案管理員：具有大專及以上學(xué)歷，年齡在26周歲以下，工作認(rèn)真細(xì)致，熟悉檔案工作者優(yōu)先。

3、駕駛員：熟悉汽車駕駛，駕齡3年以上，身體健康，年齡在45周歲以下，A1駕照2名、A2或B1駕照3人。

4、洗車工：身體健康，踏實(shí)肯干，吃苦耐勞，年齡在45周歲以下。

5、具有中華人民共和國國籍，戶籍不限。

6、守國家法律法規(guī)，品行優(yōu)良。

7、身體健康、品貌端正，無口吃、無色盲、色弱、無肢體殘疾、無聽覺障礙、身高要求男168厘米以上、女158厘米以上。

8、無違法犯罪記錄。

三、報名方式：報名時間2018年2月26日上午9:00至3月9日下午4:00，報名采取網(wǎng)上報名的方式進(jìn)行，網(wǎng)上報名請登錄貴陽人力資源網(wǎng)gyrc.cn，報名時須上傳本人近期免冠證件照。

四、資格審核:凡在網(wǎng)上進(jìn)行報名人員在3月12日上午9:00至下午4:00到貴陽市解放路117號(貴陽市考試指導(dǎo)中心2樓)貴州林城人才派遣有限責(zé)任公司進(jìn)行資格審核。報名人員須帶本人學(xué)歷證書(畢業(yè)生就業(yè)推薦書)、身份證原件及復(fù)印件等相關(guān)證件，報考駕駛員的考生還須帶機(jī)動車駕駛證原件及復(fù)印件到現(xiàn)場進(jìn)行資格審核。

考生應(yīng)對提交的信息和材料負(fù)責(zé)，如個人填寫錯誤或填報信息失真，不符合應(yīng)聘條件和崗位要求的，或與其他用人單位已簽訂勞動合同，未經(jīng)用人單位同意，隱瞞真實(shí)情況，擅自報考的，造成的一切后果由本人負(fù)責(zé)。

五、考試內(nèi)容：

派遣制書記員職位考試包括中文錄入測試、筆試和面試，成績分別占總成績的30%、30%、40%。

檔案管理員職位考試包括筆試和面試，成績分別占總成績的50%。

駕駛員職位考試包括駕駛技能考核和面試，成績分別占總成績的50%。

洗車工職位考試為面試。

中文錄入測試、筆試、面試的標(biāo)準(zhǔn)和時間、地點(diǎn)及相關(guān)要求另行通知，詳見貴陽人力資源網(wǎng)gyrc.cn。

六、準(zhǔn)考證領(lǐng)取時間及考試時間、地點(diǎn)：

網(wǎng)上打印準(zhǔn)考證及中文錄入測試、筆試和面試時間、地點(diǎn)另行通知，通知將在貴陽人力資源網(wǎng)gyrc.cn。

七、面試：書記員職位考生按照中文錄入測試及筆試總成績，檔案管理員職位考生按照筆試成績，按聘用人數(shù)由高分到低分1：3確定面試人員。駕駛員職位考生按照駕駛技能考核成績，按聘用人數(shù)由高分到低分1：3確定面試人員。洗車工直接進(jìn)入面試。

八、體檢：參加招聘體檢的考生按照擬聘用人數(shù)1∶1的比例，根據(jù)總成績從高分到低分確定。體檢標(biāo)準(zhǔn)參照《貴州省公務(wù)員錄用體檢通用標(biāo)準(zhǔn)(試行)》。參加體檢的考生，體檢費(fèi)用由考生自理。

九、考核：

體檢合格人員，按總成績從高分到低分順序，按招聘職位人數(shù)1:1比例確定考核對象。考核內(nèi)容主要包括“德、能、勤、績、廉”五個方面，注重工作實(shí)績，以現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和學(xué)籍檔案為主要內(nèi)容。考核做到全面、客觀、公正。在考核中發(fā)現(xiàn)有下列情況之一者，取消考生的聘用資格:

(一)被司法機(jī)關(guān)確定為犯罪嫌疑人的，存在違法犯罪前科的，因政治、經(jīng)濟(jì)問題被追究黨紀(jì)政紀(jì)責(zé)任的，具有該三種情形之一者;

(二)組織紀(jì)律渙散、嚴(yán)重違犯勞動紀(jì)律者;

(三)不符合報考崗位的資格條件;

(四)經(jīng)招聘單位和用人單位研究確定不能聘用的其他情況。

體檢、考核出現(xiàn)不合格情況是否遞補(bǔ)，由招聘單位和用人單位研究決定。

十、聘用及待遇：

辦理聘用手續(xù)：經(jīng)中文錄入測試、筆試、面試、體檢、考核、政審合格的人員，確定為聘用人選。被聘用人員與派遣機(jī)構(gòu)簽訂《勞動合同書》，由派遣機(jī)構(gòu)派遣至貴州省高級人民法院工作。

本次經(jīng)招考聘用人員將按照《勞動法》及《勞動合同法》的規(guī)定，聘用人員實(shí)行試用期制度，試用期二個月。試用期滿，經(jīng)考評合格后正式聘用，聘用單位為聘用人員繳納有關(guān)社會保險并發(fā)放勞動報酬。書記員、檔案管理員工資標(biāo)準(zhǔn)：基本工資(1650元)+績效工資(0-1000元)+工齡工資+值班費(fèi)(0-320元);駕駛員工資標(biāo)準(zhǔn)：基本工資(1530元)+績效獎金(按公里數(shù)核算)+工齡工資+值班費(fèi);洗車工工資標(biāo)準(zhǔn)：基本工資(1300元)+績效獎金(0-1000元)+工齡工資。試用期間，基本工資按80%發(fā)放。以上工資待遇均含社保及住房公積金個人承擔(dān)部分。

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第3篇

1 現(xiàn)狀分析

1.1 部門間信息系統(tǒng)無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不互通

當(dāng)前多數(shù)高職院校的各個業(yè)務(wù)部門的信息資源管理基本是從自身需求出發(fā)，沒有全局統(tǒng)籌與規(guī)劃，信息共享無法實(shí)現(xiàn)。另一方面，各部門之間的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的數(shù)字格式、 結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現(xiàn)。各部門信息系統(tǒng)管理各自為政， 導(dǎo)致了檔案信息重復(fù)開發(fā)、建設(shè)，人力、物力、財力的浪費(fèi)無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導(dǎo)致信息無法共享。

1.2 檔案管理人員水平參差不齊

檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項業(yè)務(wù)，主管人員要求具備高級及以上專業(yè)技術(shù)任職資格條件，在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案學(xué)術(shù)科學(xué)研究上具有一定權(quán)威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負(fù)責(zé)人大多來自學(xué)校的其他部門，不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實(shí)習(xí)人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業(yè)的知識和水平，會使檔案管理工作任務(wù)的完成造成障礙。

1.3 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需進(jìn)一步加快

信息時代，數(shù)字化技術(shù)由于其經(jīng)濟(jì)、方便等特點(diǎn)將紙質(zhì)的文本文件取代已成為趨勢，數(shù)字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學(xué)生的學(xué)籍資料還是以紙質(zhì)文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費(fèi)很長時間，造成工作效率底下。

1.4 檔案意識不強(qiáng)，普及度不高

很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強(qiáng)，在獲得獎勵和成果時沒有承擔(dān)起很好的保管責(zé)任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補(bǔ)開證明，費(fèi)時費(fèi)力，甚至耽誤前途。

2 高職院校檔案管理工作的若干建議

2.1 健全檔案管理機(jī)制

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應(yīng)當(dāng)作為與圖書館同級別的獨(dú)立機(jī)構(gòu)而設(shè)立，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，引進(jìn)專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，這樣學(xué)校的檔案管理才能為其服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強(qiáng)檔案在校園內(nèi)和校園外的影響力。作為學(xué)校來說，檔案管理工作要做到對過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。

2.2 重視檔案管理人員培訓(xùn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案工作的數(shù)字化，將文檔數(shù)字化整理和歸類。學(xué)校應(yīng)出臺措施，將校內(nèi)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，讓各類檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點(diǎn)的管理軟件進(jìn)行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。另外，對現(xiàn)有的紙質(zhì)文件應(yīng)通過掃描等數(shù)字化手段盡快進(jìn)行歸檔和整理，滿足師生調(diào)閱和查詢的需要。

2.3 加強(qiáng)檔案意識的普及和宣傳力度

檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識，提供檔案的管理和查詢服務(wù)，提升工作態(tài)度和服務(wù)成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識，增強(qiáng)師生對檔案和檔案管理重要性的認(rèn)識，讓全體教職工和學(xué)生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價值。

第4篇

［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 學(xué)籍檔案管理

近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因為學(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務(wù)

隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時俱進(jìn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項涉及學(xué)生個人、高校、社會機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級、考評、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 李玉萍． 高校學(xué)籍檔案管理的問題與對策分析［J］． 齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2008，29（17）．

［2］ 黃錦旺． 談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問題及對策［J］． 廣西大學(xué)學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版，2008（z2）．

［3］ 陶改蘭． 淺談技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理［J］． 數(shù)字與縮微影像，2008（1）．

第5篇

關(guān)鍵詞：高職院校；《高等學(xué)校檔案管理辦法》；對策

為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展的一項重要舉措，是指導(dǎo)新時期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，對于加快推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)管理制度建設(shè)，深化高校檔案工作管理內(nèi)涵建設(shè)，提高檔案服務(wù)高等教育與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力和水平，具有十分重要的意義。

一、高職院校在實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》過程中存在的問題

根據(jù)《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施高等學(xué)校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實(shí)施《辦法》的。雖然同為高等學(xué)校，但與普通高校相比，高職院校在學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)方向、辦學(xué)性質(zhì)和學(xué)校規(guī)模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實(shí)施《辦法》過程中，高職院校應(yīng)當(dāng)從自身的實(shí)際出發(fā)，有效地將《辦法》的精神和要求落到實(shí)處。通過幾年的實(shí)踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實(shí)施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。

（一）檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題

關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、性質(zhì)及其職責(zé)，《辦法》都作了具體的規(guī)定。其中對于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置規(guī)定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。從目前高職院校的實(shí)際情況來看，大多數(shù)院校都基本具備上述三項條件，理應(yīng)按照《辦法》的規(guī)定設(shè)立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院一樣，均是由中專學(xué)校升格成為高等學(xué)校的，所以在規(guī)格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學(xué)機(jī)構(gòu)、行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上都與普通高校都有所差別。尤其在設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)上，往往沒有得到應(yīng)有的重視，限制了檔案工作人員工作創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案工作由于其工作性質(zhì)的緣故，在短期內(nèi)工作的好壞對學(xué)校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實(shí)《辦法》中關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題上沒能很好的得到解決。

（二）檔案人員的配備問題

關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配備及應(yīng)具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數(shù)等，《辦法》也作了具體的規(guī)定。其中對檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的條件也有具體要求，應(yīng)當(dāng)具備熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；年富力強(qiáng)，身體健康等條件。這為高等學(xué)校檔案干部隊伍建設(shè)提供了強(qiáng)有力的依據(jù)，非常有利于高等學(xué)校檔案干部隊伍的建設(shè)。

檔案管理人員專業(yè)水平的高低，直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。高職院校檔案工作者中大多畢業(yè)于非檔案專業(yè)，有些人根本沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實(shí)踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員擔(dān)任檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學(xué)、管理人員數(shù)量規(guī)模和結(jié)構(gòu)層次都相對局限，具備高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員本來就有限，所以要求檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人也具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

（三）歸檔門類的確定問題

《辦法》對高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍作了明確規(guī)定，包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學(xué)校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養(yǎng)能獨(dú)立處理工藝技術(shù)中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業(yè)技術(shù)理論視野的應(yīng)用型高級技能人才，它的主要任務(wù)是對學(xué)生進(jìn)行技能教育，很少承擔(dān)科研任務(wù)、開展產(chǎn)學(xué)研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實(shí)際出發(fā)，更為科學(xué)合理地確定歸檔門類。

同時《辦法》還指出高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進(jìn)行歸檔相關(guān)文件材料時，沒有形成切實(shí)有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄等工作還沒有形成制度性管理。

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（四）檔案學(xué)術(shù)研究缺失問題

《辦法》進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的學(xué)術(shù)性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，同時指出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學(xué)術(shù)研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數(shù)高職院校只是簡單的把相關(guān)檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進(jìn)行研究，沒有進(jìn)行相應(yīng)的編研以及出版相應(yīng)的檔案史料。在沒有系統(tǒng)的對檔案工作進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)上，對于在《辦法》中提及的開設(shè)有關(guān)的檔案管理的選修課更是難以實(shí)施。

二、解決《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施過程中存在問題的路徑分析

（一）成立綜合檔案室來為學(xué)院保存和利用檔案提供服務(wù)

高職院校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校行政管理機(jī)構(gòu)的組成部分之一，理所當(dāng)然在規(guī)格上也比一般的普通高校的檔案機(jī)構(gòu)要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學(xué)院并沒有設(shè)置檔案館，而是設(shè)置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同時明確規(guī)定，綜合檔案室作為學(xué)院保存和提供利用檔案的專門機(jī)構(gòu)，全面履行《辦法》規(guī)定的高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)履行的九個方面管理職責(zé)。從運(yùn)行狀況和實(shí)際效果來看，采用綜合檔案室這一機(jī)構(gòu)形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。

因此，各高職院校結(jié)合自身情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。

（二）選配高素質(zhì)的檔案管理人員，增強(qiáng)檔案開發(fā)技術(shù)力量

穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。只有選配高素質(zhì)的檔案管理人員，才能增強(qiáng)檔案開發(fā)的技術(shù)力量。

筆者所在學(xué)院現(xiàn)共有教學(xué)、管理人員560余人，其中具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的不足80人，僅占總數(shù)的1.4%，而且他們都在教學(xué)第一線。隨著招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，他們都擔(dān)負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)。因此要從教學(xué)第一線抽調(diào)本來有限的高級人才到檔案機(jī)構(gòu)工作，顯然有些不太現(xiàn)實(shí)。為此南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院堅持從實(shí)際出發(fā)，選用一名具有館員任職經(jīng)歷的同志擔(dān)任綜合檔案室負(fù)責(zé)人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養(yǎng)和較高的檔案管理業(yè)務(wù)水平，完全適應(yīng)工作需要，勝任綜合檔案室負(fù)責(zé)人這一職位。同時學(xué)院各系部均明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質(zhì)，又考慮其業(yè)務(wù)水平。學(xué)院鼓勵專兼職檔案人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各種培訓(xùn)注重針對性和實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。不斷提高學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)和穩(wěn)定檔案管理人員隊伍。

（三）準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔分類，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化

由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規(guī)律性、周期性等特點(diǎn)。因此應(yīng)針對其各種特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

筆者所在學(xué)院在確定歸檔門類時，對《辦法》規(guī)定的相關(guān)門類作了一些調(diào)整，省略了產(chǎn)品生產(chǎn)類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學(xué)類。同時突出記錄學(xué)院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學(xué)生類、體現(xiàn)學(xué)院學(xué)生培養(yǎng)水平的教學(xué)類，使得學(xué)院文件材料的歸檔范圍科學(xué)合理，更加符合高職院校的實(shí)際。

（四）加強(qiáng)檔案工作學(xué)術(shù)研究，推進(jìn)檔案管理工作的蓬勃發(fā)展

檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進(jìn)行一定量的學(xué)術(shù)研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學(xué)有效的管理與利用。

筆者所在學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。學(xué)院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動，提升其業(yè)務(wù)水平以及加深對檔案管理工作的認(rèn)識。學(xué)院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學(xué)水平和檔案管理人員的自身素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮高職院校的研究平臺，加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)術(shù)研究，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的蓬勃發(fā)展。

三、小結(jié)

在貫徹實(shí)施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)的原則，采取切實(shí)可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。由于實(shí)踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續(xù)深化對貫徹實(shí)施《辦法》的認(rèn)識，逐步解決出現(xiàn)的新情況、新問題，把規(guī)范的精神和要求與學(xué)院的實(shí)際緊密結(jié)合起來，更好地推動學(xué)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，為創(chuàng)建全國示范高職院校作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]張明香.檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2009，(8).

第6篇

【關(guān)鍵詞】基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化

1.檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎(chǔ)工作存在的不足。

總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

2.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

2.3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實(shí)行檔案計算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

2.4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

2.5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點(diǎn)和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點(diǎn)、時間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

3.2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

第7篇

關(guān)鍵詞 高職院校；學(xué)籍檔案；管理創(chuàng)新俗話說，教育使國家發(fā)展的根本，是民族進(jìn)步的源泉。近年來，隨著社會各方面的發(fā)展進(jìn)步，我國對教育事業(yè)的工作重視程度越來越高，尤其是對于擔(dān)負(fù)著我國技能型、應(yīng)用型等具有專業(yè)操作技能的高級人才的培養(yǎng)的高職院校的建設(shè)工作，國家投入了極大的關(guān)注。學(xué)生的學(xué)籍管理工作是教學(xué)秩序穩(wěn)定進(jìn)行的有效保障，對于確保辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、優(yōu)化高職教學(xué)環(huán)境，以及提高教學(xué)質(zhì)量等方面都具有非常積極的影響意義。

一、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案在學(xué)校管理中的作用

學(xué)籍檔案是由學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、參加社會實(shí)踐、畢業(yè)等方面的動態(tài)構(gòu)成的，全面記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的實(shí)際情況。它是學(xué)校對學(xué)生活動情況的掌握途徑，同時也是學(xué)校為實(shí)現(xiàn)合格人才培養(yǎng)目標(biāo)，對學(xué)生進(jìn)行規(guī)范化管理的主要依據(jù)。學(xué)籍檔案作為學(xué)校管理的重要組成部分，對高職院校提高管理水平和管理質(zhì)量，加強(qiáng)完善學(xué)籍管理工作有至關(guān)重要的作用。另外學(xué)籍檔案還是社會用人單位對學(xué)生的能力、性格、優(yōu)缺點(diǎn)等進(jìn)行全面評價的重要依據(jù)。完備的學(xué)籍檔案對高職院校的畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)有很好的輔助作用。

二、現(xiàn)階段高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的問題

縱觀各大高職院校中的學(xué)籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態(tài)，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)階層對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作不夠重視。學(xué)生的學(xué)籍檔案在管理中和使用的時候具有潛在性和滯后性，再加上對它的投入往往不能夠達(dá)到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。

其次，高職院校學(xué)籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業(yè)素質(zhì)較低。目前高職院校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個統(tǒng)一的、詳細(xì)的規(guī)章制度，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個院校基本上還是沿用老模式，老方法進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理。另外，管理的不嚴(yán)格導(dǎo)致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規(guī)范。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，但是大多數(shù)檔案管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對網(wǎng)絡(luò)管理手段不熟悉，這些因素都對高職院校的學(xué)生檔案管理工作帶來了不便。

再次，學(xué)籍檔案管理人員的隊伍不穩(wěn)定。大多數(shù)高職院校由于對學(xué)籍檔案管理員的培訓(xùn)和管理不重視，往往會導(dǎo)致管理人員的頻繁調(diào)動，再加上在管理的過程中又缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理職責(zé)不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象最終使學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性都受到了極大的影響。

最后，學(xué)籍檔案的開發(fā)利用還不夠充分。

三、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的一些可行性措施

1.加強(qiáng)完善學(xué)籍檔案管理制度的完善，對學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

高職院校學(xué)籍檔案管理是一項復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，各大院校要采取科學(xué)、合理的措施完善學(xué)籍檔案管理有關(guān)的各項規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化。使學(xué)籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學(xué)籍檔案管理制度還要與高職院校的實(shí)際情況有效的結(jié)合起來，改革以教務(wù)部門管理為主的管理模式，使其實(shí)現(xiàn)以各個教學(xué)系為主實(shí)行管理過程。

2.加強(qiáng)宣傳力度，從學(xué)生、學(xué)校、管理人員等全方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的真實(shí)反映，同時也是教學(xué)水平的真實(shí)體現(xiàn)，對學(xué)校教學(xué)工作中有非常重要的作用。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)籍檔案管理工作，有效的利用學(xué)籍檔案對學(xué)校的管理狀況進(jìn)行分析和改善。同時還要加強(qiáng)對學(xué)生有關(guān)學(xué)籍檔案的重要性教育，使他們在進(jìn)行檔案填寫的時候能夠更加的慎重、認(rèn)真，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

3.加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)工作，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理工作不僅是一項具有技術(shù)性特點(diǎn)的工作，同時也是一項服務(wù)性的工作，是學(xué)校對學(xué)生切身利益進(jìn)行保護(hù)的體現(xiàn)。檔案管理隊伍在學(xué)生的檔案管理中起到關(guān)鍵作用。高職院校要通過對檔案管理人員進(jìn)行宣傳和教育，使他們能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識，在學(xué)籍資料的整理中能夠認(rèn)真、及時的對資料進(jìn)行收集、歸檔和保管等工作，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和完整性。另外，還要對他們進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練的操作電子信息系統(tǒng)，對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行更好的管理。

4.采用電子信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理

高職院校在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新的時候尤其要注重將電子信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理工作中，采用先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立學(xué)籍檔案管理平臺，并且通過教務(wù)管理等部門對學(xué)籍檔案的查詢和記錄進(jìn)行授權(quán)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強(qiáng)學(xué)籍檔案的利用率。學(xué)籍檔案從形成到使用要經(jīng)過很多個環(huán)節(jié)的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對檔案備份、密碼設(shè)置、身份驗證等方面進(jìn)行有效的設(shè)置，以保證檔案的真實(shí)性和原始性。

四、結(jié)語

總的來說，高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項需要得到高度重視的工作，隨著社會的發(fā)展，電子信息技術(shù)滲透到各個領(lǐng)域，學(xué)生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強(qiáng)對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生以及檔案管理人員的教育工作，加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識，不僅能夠有效的促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高，還對學(xué)生未來的就業(yè)提供了良好的保障。

參考文獻(xiàn)：

第8篇

關(guān)鍵詞：高職院校；《高等學(xué)校檔案管理辦法》；對策

        為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展的一項重要舉措，是指導(dǎo)新時期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，對于加快推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)管理制度建設(shè)，深化高校檔案工作管理內(nèi)涵建設(shè)，提高檔案服務(wù)高等教育與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力和水平，具有十分重要的意義。

        一、高職院校在實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》過程中存在的問題

        根據(jù)《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施高等學(xué)校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實(shí)施《辦法》的。雖然同為高等學(xué)校，但與普通高校相比，高職院校在學(xué)校的歷史沿革、辦學(xué)方向、辦學(xué)性質(zhì)和學(xué)校規(guī)模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實(shí)施《辦法》過程中，高職院校應(yīng)當(dāng)從自身的實(shí)際出發(fā)，有效地將《辦法》的精神和要求落到實(shí)處。通過幾年的實(shí)踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實(shí)施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。

        （一）檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題

        關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、性質(zhì)及其職責(zé)，《辦法》都作了具體的規(guī)定。其中對于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置規(guī)定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。從目前高職院校的實(shí)際情況來看，大多數(shù)院校都基本具備上述三項條件，理應(yīng)按照《辦法》的規(guī)定設(shè)立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院一樣，均是由中專學(xué)校升格成為高等學(xué)校的，所以在規(guī)格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學(xué)機(jī)構(gòu)、行政管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上都與普通高校都有所差別。尤其在設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)上，往往沒有得到應(yīng)有的重視，限制了檔案工作人員工作創(chuàng)造性的發(fā)揮。檔案工作由于其工作性質(zhì)的緣故，在短期內(nèi)工作的好壞對學(xué)校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實(shí)《辦法》中關(guān)于檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置問題上沒能很好的得到解決。

        （二）檔案人員的配備問題

        關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配備及應(yīng)具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數(shù)等，《辦法》也作了具體的規(guī)定。其中對檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的條件也有具體要求，應(yīng)當(dāng)具備熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；年富力強(qiáng)，身體健康等條件。這為高等學(xué)校檔案干部隊伍建設(shè)提供了強(qiáng)有力的依據(jù)，非常有利于高等學(xué)校檔案干部隊伍的建設(shè)。

        檔案管理人員專業(yè)水平的高低，直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。高職院校檔案工作者中大多畢業(yè)于非檔案專業(yè)，有些人根本沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實(shí)踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

        對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員擔(dān)任檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學(xué)、管理人員數(shù)量規(guī)模和結(jié)構(gòu)層次都相對局限，具備高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員本來就有限，所以要求檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人也具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。

        （三）歸檔門類的確定問題

        《辦法》對高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍作了明確規(guī)定，包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學(xué)校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養(yǎng)能獨(dú)立處理工藝技術(shù)中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業(yè)技術(shù)理論視野的應(yīng)用型高級技能人才，它的主要任務(wù)是對學(xué)生進(jìn)行技能教育，很少承擔(dān)科研任務(wù)、開展產(chǎn)學(xué)研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實(shí)際出發(fā)，更為科學(xué)合理地確定歸檔門類。

        同時《辦法》還指出高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進(jìn)行歸檔相關(guān)文件材料時，沒有形成切實(shí)有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄等工作還沒有形成制度性管理。

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        （四）檔案學(xué)術(shù)研究缺失問題

        《辦法》進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案工作的學(xué)術(shù)性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，同時指出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學(xué)術(shù)研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數(shù)高職院校只是簡單的把相關(guān)檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進(jìn)行研究，沒有進(jìn)行相應(yīng)的編研以及出版相應(yīng)的檔案史料。在沒有系統(tǒng)的對檔案工作進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)上，對于在《辦法》中提及的開設(shè)有關(guān)的檔案管理的選修課更是難以實(shí)施。

        二、解決《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施過程中存在問題的路徑分析

        （一）成立綜合檔案室來為學(xué)院保存和利用檔案提供服務(wù)

        高職院校檔案機(jī)構(gòu)作為學(xué)校行政管理機(jī)構(gòu)的組成部分之一，理所當(dāng)然在規(guī)格上也比一般的普通高校的檔案機(jī)構(gòu)要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學(xué)院并沒有設(shè)置檔案館，而是設(shè)置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同時明確規(guī)定，綜合檔案室作為學(xué)院保存和提供利用檔案的專門機(jī)構(gòu)，全面履行《辦法》規(guī)定的高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)履行的九個方面管理職責(zé)。從運(yùn)行狀況和實(shí)際效果來看，采用綜合檔案室這一機(jī)構(gòu)形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。

        因此，各高職院校結(jié)合自身情況設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。

        （二）選配高素質(zhì)的檔案管理人員,增強(qiáng)檔案開發(fā)技術(shù)力量

        穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。只有選配高素質(zhì)的檔案管理人員，才能增強(qiáng)檔案開發(fā)的技術(shù)力量。

        筆者所在學(xué)院現(xiàn)共有教學(xué)、管理人員560余人，其中具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的不足80人，僅占總數(shù)的1.4%，而且他們都在教學(xué)第一線。隨著招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，他們都擔(dān)負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)。因此要從教學(xué)第一線抽調(diào)本來有限的高級人才到檔案機(jī)構(gòu)工作，顯然有些不太現(xiàn)實(shí)。為此南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院堅持從實(shí)際出發(fā)，選用一名具有館員任職經(jīng)歷的同志擔(dān)任綜合檔案室負(fù)責(zé)人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養(yǎng)和較高的檔案管理業(yè)務(wù)水平，完全適應(yīng)工作需要，勝任綜合檔案室負(fù)責(zé)人這一職位。同時學(xué)院各系部均明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質(zhì)，又考慮其業(yè)務(wù)水平。學(xué)院鼓勵專兼職檔案人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各種培訓(xùn)注重針對性和實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。不斷提高學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)和穩(wěn)定檔案管理人員隊伍。

        （三）準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔分類，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化

        由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規(guī)律性、周期性等特點(diǎn)。因此應(yīng)針對其各種特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。

        筆者所在學(xué)院在確定歸檔門類時，對《辦法》規(guī)定的相關(guān)門類作了一些調(diào)整，省略了產(chǎn)品生產(chǎn)類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學(xué)類。同時突出記錄學(xué)院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學(xué)生類、體現(xiàn)學(xué)院學(xué)生培養(yǎng)水平的教學(xué)類，使得學(xué)院文件材料的歸檔范圍科學(xué)合理，更加符合高職院校的實(shí)際。

        （四）加強(qiáng)檔案工作學(xué)術(shù)研究，推進(jìn)檔案管理工作的蓬勃發(fā)展

        檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進(jìn)行一定量的學(xué)術(shù)研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學(xué)有效的管理與利用。

        筆者所在學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。學(xué)院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動，提升其業(yè)務(wù)水平以及加深對檔案管理工作的認(rèn)識。學(xué)院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學(xué)水平和檔案管理人員的自身素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮高職院校的研究平臺，加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)術(shù)研究，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的蓬勃發(fā)展。

        三、小結(jié)

        在貫徹實(shí)施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)的原則，采取切實(shí)可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，發(fā)揮檔案工作在高校中的作用。由于實(shí)踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續(xù)深化對貫徹實(shí)施《辦法》的認(rèn)識，逐步解決出現(xiàn)的新情況、新問題，把規(guī)范的精神和要求與學(xué)院的實(shí)際緊密結(jié)合起來，更好地推動學(xué)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，為創(chuàng)建全國示范高職院校作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號,2008年9月1日實(shí)行.

[2]張明香.檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題及對策[j].辦公室業(yè)務(wù),2009,(8).

第9篇

隨著信息化時代的到來，檔案管理也進(jìn)入信息化時期，信息化在檔案管理中的應(yīng)運(yùn)越來越廣泛，在檔案信息化管理的過程中，如何有效利用信檔案管理資源，實(shí)行個性化的檔案服務(wù)工作，是目前高職院校檔案管理重要課題。然而，我國高職院校的檔案管理隊伍人員缺乏有效的管理手段，管理隊伍缺培訓(xùn)制度與激勵機(jī)制與高職院校管理進(jìn)行有效的融合，規(guī)范檔案管理，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)研究工作，是目前高職院校檔案管理工作之重點(diǎn)。

二、檔案管理隊伍存在的問題

檔案管理就是對個人的經(jīng)歷，在社會活動中各個方面的表現(xiàn)，以個體為單位按檔案制度進(jìn)行整理與保管，以便查詢使用的信息載體。是各組織了解使用的參考依據(jù)，加強(qiáng)對檔案的管理，發(fā)揮應(yīng)有的職能，需要高職院校對人事檔案管理隊伍進(jìn)行制度化建設(shè)，保障教職員工的合法利益，進(jìn)行人事制度調(diào)整等各個方面起到至關(guān)重要的作用，然而在現(xiàn)行的檔案管理隊伍中還存在諸多問題＼[1＼]，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.人員結(jié)構(gòu)問題。由于我國高職院校建校歷史不長，對于檔案管理還初在初級階段，組成結(jié)構(gòu)存年齡偏小，職稱太低，專業(yè)知識不強(qiáng)，學(xué)歷不高等許多不合理象。主要體現(xiàn)在檔案管理團(tuán)隊未形成，管理層次不清新，缺少領(lǐng)導(dǎo)管理人才，檔案管理專業(yè)人員配比嚴(yán)重不足，并且人員流動性大，隊伍缺乏穩(wěn)定性。

2.高職院校管理與檔案管理缺乏相融性。檔案管理是服務(wù)于組織機(jī)構(gòu)，是對高職院校管理工作進(jìn)行有效的記錄，檔案管理的好壞是學(xué)校今后發(fā)展規(guī)劃的參考依據(jù)，兩者密不可分。當(dāng)前高職院校的檔案管理工作是為收集信息而注重檔案管理，在對高職院校管理的同時忽略對檔案的管理，未能將院校管理與檔案管理進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，為了應(yīng)付檔案管理而進(jìn)行隊伍的臨時組建，無法將檔案工作進(jìn)行系統(tǒng)化，檔案管理不具有適用性，不能服務(wù)于院校管理。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏培訓(xùn)機(jī)制與激勵機(jī)制。檔案管理工作在高職院校管理中視為非技術(shù)工種，專職的檔案員在高職院校中沒有引起足夠的重視，通常擔(dān)當(dāng)一個文件整理員的角色，劃為后勤管理類工作者＼[2＼]。由于得不到重視，使得檔案管理員的沒有工作激情，思想長期被壓抑，工作單調(diào)而乏味，不能參與享受職稱評定，優(yōu)秀評選，培訓(xùn)，學(xué)習(xí)交流，績效考核等許多的學(xué)校政策，導(dǎo)致檔案管理人員流動性大，管理隊伍不具有穩(wěn)性。

三、建設(shè)高職院校檔案管理隊伍的幾點(diǎn)建議

高職院校檔案管理工作必須與時俱進(jìn)，堅持創(chuàng)新的管理方式，才能具有持久的生命力，在檔案隊伍建設(shè)的過程中，努力探索，創(chuàng)新管理理念，改革管理模式，才能體現(xiàn)檔案管理的重要性與適用性，如何加強(qiáng)高校檔案隊伍建設(shè)提出以下幾點(diǎn)可行性建議：

1.改革創(chuàng)新是建設(shè)高職院校檔案管理隊伍的新思路。要重視檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作視為學(xué)校重點(diǎn)管理工作之一，堅持專兼結(jié)合的方針，即在檔案管理隊伍中配備一些兼職人員，以專職工作為重心，實(shí)現(xiàn)檔案管理與院校管理的高度協(xié)調(diào)與統(tǒng)一。由于高檔案管理具有兩面性，既要遵守學(xué)校教育管理規(guī)定，同時又要符合檔案管理之規(guī)定與檔案管理操作規(guī)范＼[3＼]。因此高職院校檔案管理隊全應(yīng)配備專業(yè)的檔案專職人員與高素質(zhì)的管理人員，高技術(shù)的檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)管檔案管理過程的技術(shù)指導(dǎo)，同時還要負(fù)責(zé)培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理員，具有綜合素質(zhì)的檔案技術(shù)人才既是管理者又是導(dǎo)師，負(fù)責(zé)組織人員，技術(shù)指導(dǎo)，專業(yè)培訓(xùn)起好帶頭作用；兼職的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的管理與收集，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化管理手段，改革傳統(tǒng)檔案管理模式需要專業(yè)檔案管理員提供現(xiàn)代化的技術(shù)支持。高職院校的職能是培養(yǎng)專業(yè)高技能人才，檔案管理的工作重心就是記錄記載人才培養(yǎng)的過程，因此檔案管理隊伍的管理必須與高職院校的管理完美結(jié)合，需要復(fù)合型的檔案管理專業(yè)人才為領(lǐng)頭軍，配備檔案管理崗位需要的各種專兼職人才，形成一支具有綜合實(shí)力的高級檔案管理隊伍。

項桂芳，計娜：加強(qiáng)高職院校檔案管理隊伍建設(shè)的幾點(diǎn)思考十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報2013年第4期第26卷第4期2.建立健全激勵機(jī)制。充分調(diào)動檔案管理人員積極性與創(chuàng)造性，需要有效的激勵政策與體制。首先，激勵機(jī)制的創(chuàng)建要根據(jù)員工的生活需要，心理需要，分析員工心理狀態(tài)，實(shí)行激勵機(jī)制；其次，根據(jù)實(shí)際的工作狀況建立激勵機(jī)制，讓檔案管理工作者參與到學(xué)?？冃Э己?，職稱評定等各個環(huán)節(jié)之中，運(yùn)用物質(zhì)與精神激勵相結(jié)合的方法，充分的激發(fā)員工的主動性與使命感，讓員工感到成就感與不可或缺性。改革檔案人事管理制度，實(shí)施聘用制，使管理團(tuán)隊向職業(yè)化，專業(yè)化的方向發(fā)展＼[4＼]。增加檔案管理的硬件設(shè)施，改變檔案工作條件，加大資金投入，同時大力宣傳檔案管理重要性，營造管理文化氛圍，采取不同的方法轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想，激發(fā)工作熱情。

3.加強(qiáng)檔案人員管理培訓(xùn)工作，打造專業(yè)的管理團(tuán)隊。培養(yǎng)檔案管理人員有服務(wù)意識，奉獻(xiàn)意識，敬業(yè)精神，專業(yè)的檔案管理知識，高度的組織協(xié)調(diào)能力，應(yīng)辨能力。檔案管理培訓(xùn)工作要從以下幾個方面入手：

首先，改變思想。通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變思想，調(diào)整心態(tài)，樹立一切以學(xué)校發(fā)展為宗旨的思想；以服務(wù)為光榮的檔案管理理念，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任心；以良好的心態(tài)，奉獻(xiàn)的精神投入到檔案管理事業(yè)之中。

其次，加強(qiáng)綜合素質(zhì)培養(yǎng)。通過專業(yè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理員有組織能力，協(xié)調(diào)能力＼[5＼]，語言表達(dá)能力以及書寫能力。

最后，加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)，通過對檔案管理學(xué)，檔案管理技術(shù)，檔案管理法規(guī)等各個專業(yè)的知識的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理者的管理意識，創(chuàng)新意識，打造一支具有技術(shù)過硬的高素質(zhì)管理隊伍。

4.加強(qiáng)高職院校檔案管理手段，創(chuàng)新檔案管理模式。檔案管理工作隨著科學(xué)信息的發(fā)展在不斷的改變，改變傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理模式，創(chuàng)新科學(xué)管理方法，做到集中與分散相結(jié)合，柔性與剛性相結(jié)合，傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的三結(jié)合管理模式對高職院校檔案進(jìn)行管理，有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與現(xiàn)代化目標(biāo)＼[6＼]。

四、結(jié)束語

總之，做好高職院校人事檔案管理工作，必須加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，把檔案管理隊伍建設(shè)做為高職院校行政工作之重點(diǎn)。首先從現(xiàn)今隊伍建設(shè)現(xiàn)狀中分析發(fā)現(xiàn)，主要存在人員結(jié)構(gòu)、高職院校管理與檔案管理缺乏相融性、檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏培訓(xùn)機(jī)制與激勵機(jī)制等問題，因此必須要結(jié)合高職院校實(shí)況采取改革創(chuàng)新管理隊伍思路、建立健全激勵機(jī)制、加強(qiáng)檔案人員管理培訓(xùn)工作等各種措施，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)于院校管理，打造專業(yè)的高素質(zhì)的管理隊伍，為高職院校的戰(zhàn)略規(guī)劃打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，推動我國高職院校的發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

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