時間：2023-12-29 10:41:34
引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇企業(yè)信用檔案管理范例。如需獲取更多原創(chuàng)內(nèi)容，可隨時聯(lián)系我們的客服老師。
關(guān)鍵詞：工商企業(yè)；信用檔案管理；建設(shè)
在市場經(jīng)濟的發(fā)展浪潮中，信用是一切經(jīng)濟活動的前提和基礎(chǔ)，而工商企業(yè)是市場經(jīng)濟下各種活動中最重要、最活躍的主體，企業(yè)在市場活動中形成的信用檔案，對我國的社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展以及各項經(jīng)濟制度的完善起著至關(guān)重要的作用。工商企業(yè)建立信用檔案是企業(yè)加強管理的需要，是維護合法權(quán)益的需要，是參與市場競爭的需要。把工商企業(yè)形成的對國家和社會具有保存利用價值和應(yīng)當(dāng)保密的檔案完整地保留下來，是工商企業(yè)應(yīng)依法履行的義務(wù)。
工商企業(yè)信用檔案是指和企業(yè)及其法人的基本情況、企業(yè)的信用狀況相關(guān)的文件材料的總和，集中體現(xiàn)出企業(yè)在市場行為過程中的可信度、公信度和誠實信用的綜合競爭力，是證實企業(yè)是否誠實守信、遵紀(jì)守法或有無違法違約、欺詐、拖欠及逃避債務(wù)等行為的重要憑證和依據(jù)。工商企業(yè)信用檔案是企業(yè)信用最直接的證明，有了它不但可以依法規(guī)范企業(yè)的行為，也可以使信用企業(yè)贏得其應(yīng)有的經(jīng)濟利潤。如果企業(yè)搶先一步，早日建立企業(yè)信用檔案，就有可能在激烈的市場競爭中勝出一籌，占得先機。因此，工商企業(yè)建立檔案，特別是建立信用檔案是檔案工作的一個新領(lǐng)域，也是一個社會系統(tǒng)工程，加強工商企業(yè)信用檔案的創(chuàng)建工作，對建設(shè)社會誠信環(huán)境、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、促進企業(yè)健康有序發(fā)展都具有積極的意義。
1 工商企業(yè)建立信用檔案的必要性
1.1 工商企業(yè)信用檔案的建立有利于企業(yè)信用體系的建設(shè)和完善。建立健全企業(yè)信用體系，關(guān)系到社會主義市場經(jīng)濟體系的完善，關(guān)系到經(jīng)濟社會的健康持續(xù)發(fā)展。企業(yè)信用體系的建設(shè)，在很大程度上依賴于企業(yè)信用檔案的建立與完善。完整、齊全、真實的企業(yè)經(jīng)濟行為材料，是判斷和評價企業(yè)信用狀況的第一手材料。企業(yè)信用評價、信用監(jiān)督、信用約束、信用擔(dān)保等配套體系的建立，都要依賴于企業(yè)信用檔案。
1.2 工商企業(yè)信用檔案的建立有助于組織了解企業(yè)的有關(guān)情況，幫助企業(yè)獲得更多的發(fā)展機會。對與企業(yè)有來往的組織或個人而言，建立企業(yè)信用檔案有利于組織或個人了解企業(yè)的有關(guān)情況。通過企業(yè)信用檔案，了解企業(yè)的經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績、歷史、誠信狀況等，有助于消除市場上信息不對等的狀況，保護組織或個人的合法權(quán)益。與一些組織或個人合作過程中，相互之間如果沒有誠信基礎(chǔ)，合作就很難進行下去。因此，企業(yè)信用檔案在信用大環(huán)境下對企業(yè)來說至關(guān)重要，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，企業(yè)信用檔案準(zhǔn)確記載企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品狀況，為企業(yè)贏得市場商機；第二，企業(yè)信用檔案的建立是提升企業(yè)形象和產(chǎn)品品牌形象的需要；第三，企業(yè)信用檔案是提升企業(yè)經(jīng)營者社會形象，擴大企業(yè)知名度的需要；第四，企業(yè)信用檔案有利于提高企業(yè)經(jīng)營管理水平、企業(yè)整體素質(zhì)和綜合競爭能力，對促進企業(yè)健康發(fā)展能起到非常重要的作用。[1]
1.3 工商企業(yè)信用檔案的建立，有利于上級主管部門對工商企業(yè)的規(guī)范化管理。企業(yè)信用檔案可以幫助企業(yè)主管部門對市場主體進行監(jiān)督管理，褒獎遵守誠信的企業(yè)，處罰不守誠信的企業(yè)，從而規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營行為。工商部門的企業(yè)信用檔案在其利用過程中，因與其他檔案性質(zhì)不同，展現(xiàn)出了一些特性，主要包括以下幾方面：
1.3.1 針對性強。從企業(yè)信用檔案利用過程中所服務(wù)的對象來看，工商部門企業(yè)信用檔案具有較強的針對性。由名稱可以看出，工商部門企業(yè)信用檔案的性質(zhì)就是為了反映企業(yè)的信用狀況，工商部門的職能一方面決定了它管轄和治理的范圍限于在市場中進行經(jīng)營活動的企業(yè)和個體戶，而另一方面卻也形成了其在規(guī)范企業(yè)行為、治理市場活動方面的專業(yè)優(yōu)勢。
1.3.2 影響范圍廣。從企業(yè)信用檔案在其利用過程中所服務(wù)的對象看，工商部門企業(yè)信用檔案具有廣泛的影響力。工商部門企業(yè)信用檔案與社會的每一方面都息息相關(guān)，影響著處在市場經(jīng)濟中的每一個活動主體。
1.3.3 資源共享的同時能夠保護工商企業(yè)的商業(yè)機密。從企業(yè)信用檔案的利用方式來看，在利用企業(yè)信用檔案的過程中具有共享性和保護性的特征。一方面，社會上任何組織或個人都能獲取企業(yè)的基本信息，在法定的規(guī)范程序下還可獲得相關(guān)的信用信息，并以此作出信用決策，可有效防范信用風(fēng)險；另一方面，企業(yè)信用檔案中的某些內(nèi)容又涉及商業(yè)秘密和個人隱私，如企業(yè)資產(chǎn)狀況、企業(yè)的交易活動、法人的個人資料等，具有一定的機密性，不宜對外公布利用。[2]
2 工商企業(yè)信用檔案的基本內(nèi)容
企業(yè)信用檔案從形成渠道看，可分為直接信息與間接信息。直接信息是指企業(yè)自身活動中形成的信用材料，如企業(yè)基本情況、資產(chǎn)狀況、借還貸記錄、納稅記錄、會計報表等；間接信息是與企業(yè)相關(guān)的單位形成的反映企業(yè)信用狀況的材料，如工商、稅務(wù)、金融、質(zhì)量認(rèn)證等部門關(guān)于企業(yè)經(jīng)營、納稅、貸款產(chǎn)品質(zhì)量等記錄以及來自客戶或消費者的評價。
從具體內(nèi)涵看，主要包括企業(yè)資本信用檔案、商業(yè)信用檔案、管理信用檔案等三個方面的內(nèi)容。第一，企業(yè)資本信用檔案，主要指企業(yè)按照公司章程的規(guī)定繳納投資款，按期歸還各種借款本息，按公司章程向投資者分配股利；企業(yè)的貸款記錄，貸款方式、作用，還款情況；擔(dān)保單位、金額、期限等情況記錄等。第二，商業(yè)信用檔案，主要指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中不生產(chǎn)銷售假冒偽劣產(chǎn)品，不進行商業(yè)欺詐，按時向購貨方供貨，以及產(chǎn)品質(zhì)量記錄，產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、狀況等。第三，管理信用檔案，主要指企業(yè)向外提供真實合法的財務(wù)會計報告，嚴(yán)格執(zhí)行各項合同、協(xié)議，按期交稅等記錄。[3]
3 工商企業(yè)信用檔案管理體系建設(shè)的具體舉措
3.1 加大宣傳力度，重視工商企業(yè)信用檔案的建設(shè)。工商企業(yè)作為經(jīng)濟實體，應(yīng)該更加重視信用問題。只有充分在思想上重視，轉(zhuǎn)變單純追求經(jīng)濟利益、無視信用的落后觀念，才能在目前的市場競爭中占據(jù)有利地位，形成規(guī)范的企業(yè)信用檔案體系，達到國家強調(diào)的可持續(xù)發(fā)展要求。企業(yè)信用檔案體系建設(shè)既是一項長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，又是一項當(dāng)前亟待加強的重要工作。各企業(yè)要高度重視企業(yè)信用檔案的建立工作，切實加強組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專門的職能部門和人員負(fù)責(zé)此項工作，做到科學(xué)籌劃，精心組織，以推動企業(yè)信用體系建設(shè)的規(guī)范有序進行?，F(xiàn)階段，我國企業(yè)的信用檔案意識淡薄，不利于企業(yè)發(fā)展，所以，我們要通過企業(yè)報刊、宣傳欄、各種會議和培訓(xùn)，加強宣傳，營造重信用、講信用、守信用的輿論氛圍。努力增強職工的“信用檔案”意識，促使企業(yè)珍惜自己的信用記錄，這也是建立企業(yè)信用檔案的基礎(chǔ)和切入點。[4]
3.2 工商企業(yè)信用檔案可與業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一管理，做到及時更新和完善。收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。由于信用檔案的來源廣泛，它不完全由企業(yè)自主產(chǎn)生，因而一定要把好“收集關(guān)”，收集時要注意以下幾個方面：1.注意內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，使來自政府管理機關(guān)、銀行、稅務(wù)、審計等外部生成的信用檔案不至于流失；2.注意集中收集和隨時收集相結(jié)合，強調(diào)隨時收集；3.注意專職檔案員和兼職檔案員相結(jié)合，特別注意發(fā)揮企業(yè)兼職檔案員的作用。
3.3 完善規(guī)章制度，建立工商企業(yè)信用檔案管理制度。建立工商企業(yè)信用檔案，首先要建立企業(yè)信用檔案的管理制度，以此促進企業(yè)信用檔案有序管理和依法移交。制度制定要在國家有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對信用檔案管理原則、信用檔案的形成和歸檔、信用檔案的開發(fā)、信用檔案的利用等作出規(guī)定。培育良好市場信用體系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罰的制約機制，確保契約主體權(quán)利不受侵害。各有關(guān)企業(yè)要按照建立企業(yè)信用檔案的要求，建立和完善相關(guān)的規(guī)章制度，為企業(yè)信用檔案建設(shè)提供制度保障。
3.4 工商企業(yè)信用檔案的安全維護。工商企業(yè)信用檔案中，有些內(nèi)容涉及商業(yè)秘密和國家安全法保護范疇，因此在提供信用檔案利用時，注意保護好商業(yè)秘密和國家安全利益。只有經(jīng)過授權(quán)的機構(gòu)，才可以利用信用檔案，同時，根據(jù)各個授權(quán)機構(gòu)的不同權(quán)限和特定需求，提供不同內(nèi)容層次的信用檔案。要在保護好隱私權(quán)的前提下，開發(fā)利用好企業(yè)信用檔案信息。企業(yè)信用檔案建立后就要依照法律的各項規(guī)定合理公開。當(dāng)前，企業(yè)信用檔案的利用過程中公眾最主要的疑問聚集在企業(yè)信用檔案利用是否會侵犯隱私權(quán)。企業(yè)信用檔案中披露的信息主要是針對企業(yè)的財務(wù)收入信息和名譽內(nèi)容，記錄企業(yè)的優(yōu)良行為和不良行為，而這些信息通常被人們視為隱私不愿意公開，我們有必要弄清楚隱私權(quán)的法律規(guī)定，根據(jù)法律規(guī)定合理披露企業(yè)信用檔案，在保護好隱私權(quán)的前提下，最大限度地發(fā)揮企業(yè)信用檔案應(yīng)有的作用。 [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一專業(yè)檔案管理論文，歡迎光臨dYLW.neT]
參考文獻：
[1]夏鳳娟，白爽.對加強民營企業(yè)信用檔案管理工作的思考[J].黑龍江史志，2008（2）.
[2]趙惠，尚珊.論工商行政管理部門企業(yè)信用檔案的利用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2014（6）.
中小企業(yè)是社會經(jīng)濟活動的重要組成部分，在國民經(jīng)濟中起著越來越重要的作用。但由于各種原因，中小企業(yè)的企業(yè)信用信息異常缺失，成為中小企業(yè)進一步發(fā)展的瓶頸。因此，在當(dāng)今信用社會、網(wǎng)絡(luò)社會的時代背景下，完善中小企業(yè)信用信息檔案化管理，成為促進中小企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機遇。
企業(yè)信用信息與企業(yè)信用信息檔案化管理
企業(yè)信用是指一個企業(yè)履行自身承諾的意愿與能力，它的基本載體應(yīng)該是企業(yè)履行承諾的歷史記錄。具體而言，企業(yè)信用涉及到企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與政府主管或者相關(guān)部門之間、企業(yè)與銀行之間以及企業(yè)與消費者和內(nèi)部職工之間的相互信用行為?，F(xiàn)代企業(yè)信用應(yīng)該是指企業(yè)能夠履行與客戶、員工、消費者以及社會約定的職責(zé)而取得的信任。企業(yè)信用不僅僅包括狹義的借貸信用，應(yīng)更廣泛地包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營質(zhì)量信用、服務(wù)道德信用、貿(mào)易合同信用、內(nèi)部管理信用等諸方面。而所謂企業(yè)信用信息檔案化管理是指先形成企業(yè)信用信息檔案，然后再進行日常動態(tài)管理。企業(yè)信用檔案是指對企業(yè)信用信息通過運用檔案學(xué)的原理、方法對其在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各種信用信息，包括產(chǎn)品質(zhì)量信用信息、服務(wù)道德信用信息、貿(mào)易合同信用信息、內(nèi)部管理信用信息等各種信用，按一定原則進行收集、整理并儲存形成該企業(yè)相應(yīng)的包括文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體在內(nèi)的文件匯總。企業(yè)信用檔案動態(tài)管理是指通過對企業(yè)信用檔案進行動態(tài)更新，即建立以企業(yè)信用的舉報核銷機制為中心的動態(tài)管理模式，確保企業(yè)信用信息的時效性、真實性、準(zhǔn)確性、可靠性和合法性，達到社會認(rèn)可并最終實現(xiàn)信息共享，產(chǎn)生良好的經(jīng)濟效益和社會效益。
著名經(jīng)濟學(xué)家厲無畏曾經(jīng)指出：建立社會信用體系，首先要建立一個完整的信用檔案，全過程地記錄市場經(jīng)濟主體的交易行為，并實行信息聯(lián)網(wǎng)。企業(yè)作為市場經(jīng)濟主體，在其經(jīng)營活動的各個階段和各個方面都會留下其特定的信息記錄，是社會信用體系建設(shè)的重要基石。因此，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，加強企業(yè)信用的檔案化管理刻不容緩。大企業(yè)由于影響大，受到社會方方面面的關(guān)注，因而大企業(yè)信用信息的征集、運用比較方便。而中小企業(yè)由于知名度不大，不太受社會關(guān)注，可能相應(yīng)的信用信息難于征集、運用。但中小企業(yè)是社會經(jīng)濟活動的重要組成部分，在擴大就業(yè)、活躍市場、增加收入、穩(wěn)定社會以及形成合理的國民經(jīng)濟結(jié)構(gòu)方面起著難以替代的作用。因此，在企業(yè)信用管理中要尤其重視對中小企業(yè)信用信用的檔案化管理工作。
中小企業(yè)信用信息檔案化管理的必要性
對中小企業(yè)信用信息進行專門的檔案化管理，可以將中小企業(yè)完全置于社會各界的監(jiān)督之下，對促進中小企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生具有極大的推動作用。
1、信用信息檔案化管理有利于政府加強對中小企業(yè)的市場監(jiān)管
企業(yè)信用檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，在企業(yè)改制上市、申報馳名商標(biāo)、開拓市場以及在政府管理部門及其他有關(guān)部門對企業(yè)信用的評估和監(jiān)督中都發(fā)揮著重要的作用。相關(guān)政府部門通過對中小企業(yè)信用信息檔案的調(diào)閱、公示、使用，能更好地對企業(yè)進行市場監(jiān)管。如上海啟動的企業(yè)信用警示系統(tǒng)，其重要功能之一就是將關(guān)于企業(yè)信用的不良信息(包括法人代表)記錄在案，鎖進“黑名單”，使失信者付出沉重的代價；而出現(xiàn)在“紅名單”里的優(yōu)良信息，表明該企業(yè)具有良好的信譽，是值得依賴的優(yōu)質(zhì)企業(yè)，從而使該企業(yè)得到更好的發(fā)展。
2、信用信息檔案化管理有利于維護廣大消費者的切身利益
目前，由于中小企業(yè)信用信息檔案管理不完善，某些中小企業(yè)為了暫時的利益，不惜以假亂真、以劣充優(yōu)，嚴(yán)重地?fù)p害了廣大消費者的利益。以至于“瘦肉精”事件、“三聚氰胺”事件、“仿瓷餐具”諸如此類的惡性事件頻發(fā)。如果有了一個完善健全的具有權(quán)威的中小企業(yè)信用信息檔案的超然存在，凡是這些損害消費者利益的事件發(fā)生，都會在該企業(yè)檔案內(nèi)記下不光彩的一筆，從而影響該企業(yè)的聲譽，這樣將形成極大的震攝力，無須司法介入，就能對企業(yè)形成強有力的約束。
3、信用信息檔案化管理有利于加大金融機構(gòu)對中小企業(yè)的融資支持
目前，金融機構(gòu)對中小企業(yè)發(fā)放貸款時，十分重視中小企業(yè)信用信息的調(diào)閱、使用，并以此作為是否對中小企業(yè)發(fā)放貸款的依據(jù)。而中小企業(yè)信用信息的異常缺失，往往造成中小企業(yè)融資困難。因而，借助于完善的中小企業(yè)信用檔案，金融機構(gòu)可以大大簡化在貸款審核、審批環(huán)節(jié)的程序，從而加大金融機構(gòu)對中小企業(yè)的融資支持力度。
4、信用信息檔案化管理有利于中小企業(yè)提高信用自律意識
當(dāng)今社會是開放性社會，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異常發(fā)達，只要中小企業(yè)信用信息檔案管理完善、具有權(quán)威性，那么只要有企業(yè)敢涉及坑蒙拐騙事件，那么利用強大的網(wǎng)絡(luò)，定會讓該企業(yè)在市場競爭中黯然退場。為了在市場競爭中贏得客戶信任和提高企業(yè)自身的美譽度，中小企業(yè)就會強化自我約束，提高信用自律意識。
中小企業(yè)信用信息缺失及其成因
當(dāng)前，制約中小企業(yè)信用信息檔案化管理的突出問題是中小企業(yè)信用信息異常缺失，對一個中小企業(yè)，相關(guān)政府機關(guān)、金融機構(gòu)或客戶很難系統(tǒng)地得到其詳細(xì)的信用信息。信用信息缺失的原因包括：
1、信息的完整性與準(zhǔn)確性有待提高
中小企業(yè)的信用信息包括企業(yè)概況、注冊資本、對外投資、高管人員情況、主要財務(wù)指標(biāo)、企業(yè)經(jīng)營以及其他重要信息等lOO多項指標(biāo)。這些指標(biāo)在目前征信體系下很難如實地體現(xiàn)在信用記錄中去。
2、中小企業(yè)重視程度不夠
企業(yè)缺乏積累信用的意識是中小企業(yè)信用體系建設(shè)的最大障礙，盡管采取多種措施開展宣傳教育，但是中小企業(yè)相關(guān)人員對建立信用信息檔案的認(rèn)識不高，參與和配合中小企業(yè)信用檔案建設(shè)的積極性較低。
3、行政規(guī)章，法律不健全
由于目前相關(guān)配套的法律法規(guī)尚未建立，中小企業(yè)并沒有向金融機構(gòu)、消費者等提供信用信息的義務(wù)，而僅僅依靠宣傳和上門說服來推動中小企業(yè)信用體系建設(shè)，一時很難達到預(yù)期目標(biāo)。
中小企業(yè)信用信息檔案化管理的對策
強化立法建設(shè)，充分保證社會各界對中小企業(yè)的失信行為的舉報權(quán)，同時也應(yīng)保證受舉報企業(yè)對失信行為進行補救糾錯后的核銷權(quán)。目前在我國中小企業(yè)信用信息的相關(guān)行政規(guī)章、法律尚未健全的情況下，在盡陜制定《信用信息征集法》、《信用公示法》的基礎(chǔ)上，要尤其注意要制定《企業(yè)信用舉報核銷法》，社會各界對企業(yè)(包括中小企業(yè))應(yīng)對其不信守承諾的不誠信行為有舉報權(quán)，中小企業(yè)信用信息管理機構(gòu)在基本事實清晰、證據(jù)確鑿的情況下就應(yīng)把這些信息記錄下來。當(dāng)然，對于被舉報企業(yè)只要在規(guī)定的時限內(nèi)進行了相應(yīng)的整改，應(yīng)有相應(yīng)的申請把其不良記錄進行核銷的權(quán)利。這樣，動態(tài)進行中小企業(yè)信用檔案管理就做到了有法可依。
合理整合機構(gòu)，組建高效的能滿足社會需求的中小企業(yè)信用信息管理機構(gòu)。凡是涉及到企業(yè)信用信息的包括工商、海關(guān)、稅務(wù)、銀行、質(zhì)檢、統(tǒng)計、環(huán)保、勞動等諸多相關(guān)政府部門應(yīng)相互配合，為中小企業(yè)信用信息檔案化管理工作群策群力。根據(jù)我國實際，結(jié)合國際經(jīng)驗，可以考慮建立專門負(fù)責(zé)中小企業(yè)信用信息的國家級主管部門――中小企業(yè)信用管理局。該機構(gòu)由中國人民銀行、國家工商行政管理總局、國家稅務(wù)總局等部門相關(guān)負(fù)責(zé)人組成，它直接隸屬于國務(wù)院，全面負(fù)責(zé)中小企業(yè)信用信息檔案化管理工作。
一、燃?xì)馄髽I(yè)深化檔案管理信息平臺建設(shè)的必要性
在燃?xì)馄髽I(yè)深化檔案管理信息平臺建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在三個方面。首先，檔案管理信息平臺能夠切實的保證企業(yè)檔案信息管理的真實性、實效性、完整性以及可用性，與傳統(tǒng)的檔案管理手段相比，檔案管理信息平臺的建設(shè)能夠更好地實現(xiàn)檔案管理的這四種功能，這對提高企業(yè)檔案管理工作效率和效能具有十分積極的意義。其次，檔案管理信息平臺強化了檔案的實用性，通過信息管理平臺，檔案使用者能夠快速的查找和檢索到自己需要的檔案信息，能夠在企業(yè)海量的檔案資料中迅速的定位自身的需要，而且還能夠檢索出其他相關(guān)的資料，與傳統(tǒng)手工檢索相比，定位更精確、迅速，內(nèi)容也更加豐富。最后，作為一個一體化的綜合信息管理平臺，能夠促使企業(yè)檔案信息在縱向上實現(xiàn)貫通，橫向上實現(xiàn)信息集成，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高度的信息共享，企業(yè)建立檔案管理信息平臺之后，能夠通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息傳輸、檔案管理自動化，實現(xiàn)檔案信息利用在線化，這在一定程度上來說擴寬了檔案信息的使用時間和空間，能夠為企業(yè)戰(zhàn)略決策、企業(yè)管理提供更加及時的服務(wù)和參考。
二、檔案管理信息平臺在燃?xì)馄髽I(yè)中的建設(shè)探究和分析
1.確立檔案管理信息平臺建設(shè)目標(biāo)
燃?xì)馄髽I(yè)建立檔案管理信息平臺的建設(shè)目標(biāo)是為企業(yè)檔案管理提供一個管理科學(xué)、功能齊全和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)平臺。根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作的實際，檔案管理信息平臺建設(shè)的具體目標(biāo)可以分為三個主要方面。首先，要在企業(yè)內(nèi)部建立一個綜合檔案綜合管理平臺，開展燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作，并且能夠在橫向和縱向上為檔案管理工作提供服務(wù)，另外，還要建立一個對外統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，能夠燃?xì)馄髽I(yè)管理中常用的OA辦公系統(tǒng)、GIS系統(tǒng)等數(shù)據(jù)輕松導(dǎo)入到檔案信息管理平臺上。其次，要根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)的業(yè)務(wù)范圍和規(guī)模等建立檔案信息數(shù)據(jù)查詢中心，一般情況下，要包括檔案信息管理中心和現(xiàn)行文件查閱中心兩個主要的數(shù)據(jù)查詢中心，這樣能夠方面各個部門通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)方式進行檔案目錄管理和相關(guān)文件查詢。另外，為了確保檔案管理信息平臺的正常運轉(zhuǎn)，還要在燃?xì)馄髽I(yè)公司內(nèi)部建立一支專業(yè)化的檔案信息業(yè)務(wù)管理隊伍，對檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)的計算機性能培訓(xùn)，為檔案管理信息平臺的建設(shè)提供有力的人力資源支持。
2.燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺建設(shè)的方案和實施
在確定了檔案管理信息平臺建設(shè)的目標(biāo)之后，要針對燃?xì)馄髽I(yè)的實際建設(shè)檔案管理信息平臺的實施方案。為了更好地將檔案信息管理工作與企業(yè)其他經(jīng)營活動緊密地結(jié)合在一起，可以采用以O(shè)A辦公平臺為基礎(chǔ)，分兩期建設(shè)的實施方案。其中，一期建設(shè)的內(nèi)容是實現(xiàn)檔案管理信息平臺與OA辦公平臺的數(shù)據(jù)鏈接，二期平臺建設(shè)的內(nèi)容是實現(xiàn)檔案管理信息平臺與GIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)鏈接，通過兩期建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺數(shù)據(jù)收集的網(wǎng)絡(luò)化和全面化、檔案業(yè)務(wù)管理的高效性、管理工作的規(guī)范性以及查詢檢索的共享性。在人員建設(shè)方面，需要建立以企業(yè)內(nèi)部檔案管理辦公室為核心的，以各相關(guān)辦公室組成專、兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)隊伍。在組織實施的過程中，要注意以下幾個方面的問題。首先，要明確企業(yè)統(tǒng)一組織、統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一實施的工作方式，要對企業(yè)內(nèi)部各個單位和部門的檔案管理理念和經(jīng)驗進行總結(jié)和分析，統(tǒng)一檔案管理信息平臺的建設(shè)規(guī)范、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及后期的檔案管理信息平臺操作標(biāo)準(zhǔn)。其次，要成立一個專門的工作小組來負(fù)責(zé)檔案管理信息平臺的建設(shè)工作，負(fù)責(zé)整個建設(shè)過程的組織協(xié)調(diào)和項目建設(shè)情況，并且要配備相關(guān)的業(yè)務(wù)小組和技術(shù)小組，明確各個小組的工作任務(wù)，其中業(yè)務(wù)小組的主要任務(wù)是編制檔案管理信息平臺需求說明書，為檔案管理信息平臺建設(shè)提供方向和內(nèi)容指導(dǎo)，而技術(shù)小組的主要任務(wù)是完成檔案管理信息平臺的總體設(shè)計方案，對其提供技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督，確保平臺建設(shè)工作的人力支持。
三、燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺的技術(shù)優(yōu)勢分析
1.管理信息平臺實現(xiàn)了檔案電子文件的前段控制
所謂的前段控制就是將企業(yè)檔案管理工作中的某些環(huán)節(jié)能夠提到文件管理階段來進行，這樣能夠提高檔案管理工作的效率。在平臺建設(shè)的過程中，可以將綜合的檔案管理做法和經(jīng)驗融入到管理系統(tǒng)中，在檔案文件材料的形成過程、流轉(zhuǎn)過程中就考慮到檔案的歸檔和保存要求，這樣能夠在電子檔案文件的源頭對電子文件進行控制，在歸檔過程中能夠保證電子檔案的各個屬性得到妥善和準(zhǔn)確的保存，確保歸檔工作質(zhì)量，通過檔案管理信息平臺能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的一次性采集和終身使用功能。
2.管理信息平臺實現(xiàn)了檔案電子文件的集成管理
所謂的集成管理就是將檔案管理的各個環(huán)節(jié)如著錄、堅定、錄入、保存和管理等與電子檔案文件的形成、流轉(zhuǎn)、整理、簽發(fā)、歸檔和保存各個使用功能緊密地結(jié)合起來，例如在電子文件流轉(zhuǎn)的過程中就對預(yù)歸檔文件進行歸檔標(biāo)記，這樣在檔案管理人員進行文檔鑒定的時候，就能夠做到有的放矢，既保證了文檔堅定質(zhì)量，又提高了檔案鑒定工作效率。電子檔案的集成管理能夠極大地減少人為因素對檔案管理工作的干擾，降低檔案接收和保管的復(fù)雜性，規(guī)范了檔案歸檔的過程和程序，確保了檔案管理的安全性，對提高企業(yè)檔案管理工作效能具有十分積極的意義。
四、燃?xì)夤こ讨袡n案管理信息平臺的實際應(yīng)用
燃?xì)夤こ涛募牧显跈n案管理信息平臺一期工程中可以得到更好的控制，檔案管理信息平臺可以對燃?xì)夤こ添椖渴┕ぶ械牧㈨棇徟?、環(huán)評工作、安全性評估、設(shè)計和工程管理、設(shè)備采購等環(huán)節(jié)的信息全部實施管理，并構(gòu)建完善的燃?xì)夤こ痰臋n案管理目錄，通過檔案管理平臺可以對詳細(xì)信息進行查詢。檔案管理信息平臺二期工程能夠和GIS聯(lián)系，因此GIS數(shù)據(jù)可以和檔案目錄信息進行一一對應(yīng)，對于燃?xì)夤艿赖膶傩再Y料可以方便快捷的在檔案管理信息平臺中進行查詢，可以使人員物力大大減少，提升工作的效率，為燃?xì)夤こ添椖渴┕ぬ岣呔唧w的信息。
五、結(jié)語
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)信息化；建設(shè)
檔案是企業(yè)、政府機關(guān)單位、事業(yè)單位等多個組織機構(gòu)的重要歷史記錄，其主要以圖表、數(shù)據(jù)、文獻等多種形式作為載體。而網(wǎng)絡(luò)信息化下的檔案主要是一種信息資源，即能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，并以信息和多種載體形式一同呈現(xiàn)出來，即這種檔案信息包括與檔案載體有關(guān)的信息資源，能夠使檔案內(nèi)容更加真實完整及可靠。而隨著我國社會形態(tài)，經(jīng)濟與科技的迅猛發(fā)展，檔案管理模式逐步走向了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等的多種檔案管理形態(tài)，使得檔案資源能夠充分開發(fā)，便于企業(yè)等多種組織機構(gòu)辦公作業(yè)。
一、檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的現(xiàn)實意義與重要價值體現(xiàn)
檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化必須要以信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)作為主要媒介，通過計算機、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺等多種設(shè)備或渠道體現(xiàn)出來。簡單來說，它最為重要的現(xiàn)實意義與價值就是使得檔案管理由紙質(zhì)管理走向了信息化形態(tài)下的整合管理模式，使其實用性與可靠程度大有提高。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）工作效率大幅度提升
檔案管理由紙質(zhì)管理時代過渡為微機網(wǎng)絡(luò)化形式后，能夠輕松的將過去以立卷形式為主的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r文件歸檔管理形式。這樣不僅使得以往的工作量大幅度降低，同時還能隨時查缺補漏，將遺漏之處或整合管理不足之處加以彌補，如可以隨時插入辦公所需的其他信息文件，從而能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理辦公所需，提高工作效率與質(zhì)量。同時，網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下的檢索功能的體現(xiàn)也能夠使得辦公作業(yè)更加方便與實用。
（二）檔案能夠?qū)崿F(xiàn)可靠與完整
網(wǎng)絡(luò)信息化下的檔案管理能夠利用現(xiàn)代辦公作業(yè)自動化所需的掃描儀與數(shù)碼影像等設(shè)備進行掃描，掃描后的圖片還能與原檔案進行對比，從而起到了完善檔案文件內(nèi)容這一目的，而不會向傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時那樣繁縟，即整理不好或工作疏漏時造成檔案文件腐爛與丟失等。
（三）調(diào)用檔案文件更加實用與方便
以往在使用辦公所需的檔案文件時，要先查閱檔案記錄簿以找出檔案文件所在區(qū)間，從而才能調(diào)出檔案。而網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下的檔案調(diào)用，可以利用模糊搜索、結(jié)果查找、以及高級檢索等功能去篩選檔案信息。這樣不僅使得檔案使用更加實用與方便，還利于異地查閱相關(guān)檔案文件，即實現(xiàn)了檔案遠(yuǎn)程管理與調(diào)用，能夠更為充分地體現(xiàn)檔案的使用價值。
（四）分級管理與權(quán)限設(shè)置能夠保障檔案保密程度
網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下的檔案查閱可以設(shè)置登陸查閱權(quán)限。這種權(quán)限設(shè)置，一是明確了使用者自身可查閱文獻資料的權(quán)限級別，二是能夠?qū)⑹褂谜叩牡顷懬闆r與調(diào)取文獻資源情況進行在案。也就是說，使用者通過查閱權(quán)限等級的設(shè)定，能夠保障文獻資源的保密性及完整性，在其使用文獻資源的基礎(chǔ)上，將使用情況及時反饋給檔案庫相關(guān)工作人員，以便利于掌握檔案工作的執(zhí)行情況。
二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)進程中存在的主要問題
網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下，檔案文件的相關(guān)數(shù)據(jù)與信息資源等能夠存儲于光盤、磁盤、優(yōu)盤等多種媒介中；即以數(shù)字化代碼形式載體依賴于存儲媒介、計算機軟件、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺等，從而真正體現(xiàn)其重要價值。所以，檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化有著它實用方便的特性的同時，還存在著自然因素與人為因素影響著它的操作安全程度。另外，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)下的檔案信息資源或電子數(shù)據(jù)等，對操作設(shè)備與操作環(huán)境的依賴程度較高，所以在檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理形態(tài)下的檔案安全為之重要。相比檔案紙質(zhì)管理時，檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實現(xiàn)更加方便實用，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時可能會出現(xiàn)自然耗損與人為管理不當(dāng)造成的檔案資料、重要文獻的損失與破壞。由此看來，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理更加看重于信息資源的絕對安全。尤其是在當(dāng)前信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的年代，網(wǎng)絡(luò)黑客也應(yīng)運而生，他們的破壞手段無所不在，可以利用電腦病毒、木馬程度等實現(xiàn)遠(yuǎn)程攻擊計算機系統(tǒng)，從而有很大可能會導(dǎo)致檔案重要文獻、電子文件的災(zāi)難性后果發(fā)生。除此之外，檔案管理辦公人員的操作不當(dāng)或相關(guān)計算機應(yīng)用體系知識欠佳，也會造成重要文件資源的損壞，即安全性或者說是檔案可靠程度難以保證。
三、檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的必要實行舉措
（一）提高檔案信息安全程度
檔案信息安全程度必須得以保證，以此才能實現(xiàn)檔案使用階段的充分價值，且使得網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)進程的開發(fā)效率與質(zhì)量更進一步。所以，檔案管理工作必須要做好殺毒軟件的安裝以及防火墻的安全設(shè)置與維護。利用殺毒軟件和防火墻定期對電腦進行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對于數(shù)據(jù)載體的物理故障和設(shè)備的技術(shù)故障，就必須要管理人員在管理的過程中定期對數(shù)據(jù)載體和設(shè)備進行檢查，從而避免發(fā)生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，還應(yīng)該加強檔案數(shù)據(jù)資源與重要文獻信息等的保密工作；在管理時應(yīng)該制定管理制度，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)工作進程能夠有章可循；為了防止人為的破壞，可以采用進入系統(tǒng)時輸入密碼的方式對網(wǎng)絡(luò)進行管理，讓登陸系統(tǒng)的人都進行身份驗證，預(yù)防了一些蓄意破壞資料的人入侵系統(tǒng)。
（二）開發(fā)自身單位所需的檔案管理軟、硬件設(shè)施
要加快檔案信息化的建設(shè)，就要配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件調(diào)教，從而使企業(yè)檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。企業(yè)等組織機構(gòu)要開發(fā)適合本部門、本行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件。企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理的主要軟、硬件設(shè)施包括計算機軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境和各類輔助設(shè)施，如信息高速公路和寬帶網(wǎng)，各種通信子網(wǎng)，內(nèi)部局域網(wǎng)及與之配套的軟硬件設(shè)備如交換器、路由器、大容量儲存設(shè)備、高性能服務(wù)器，以及操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。
（三）打造一支技術(shù)團隊
任何行業(yè)都需要人才作為先進技術(shù)生產(chǎn)力，尤其是當(dāng)前競爭異常激烈的知識經(jīng)濟時代。同樣，檔案管理由以往紙質(zhì)時代過渡為信息網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用進程時代，檔案管理工作的技術(shù)含量也大幅度提升
。另外，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的人才也很金貴，人力資源稀缺程度較高。這是因為檔案信息化管理需要大量的信息處理、技術(shù)研發(fā)、計算機語言編程人員、數(shù)據(jù)維護人員等多種崗位工作人員，并且需求這幫人才的專業(yè)知識儲備程度夠強，能夠滿足現(xiàn)代化檔案工作所需。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)打造一支專業(yè)技術(shù)與自身素質(zhì)水準(zhǔn)較高的工作團隊。要求其能夠熟練操作計算機信息管理系統(tǒng)與做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上，樹立起責(zé)任意識及保持好健康工作心態(tài)，以此才能滿足網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理工作所需的各項要求。
結(jié) 語：
總之，檔案信息管理的工作任務(wù)在現(xiàn)代企業(yè)管理角度看來十分艱巨，并且責(zé)任重大。這是因為當(dāng)前信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行，企業(yè)必須在滿足市場需求的前提下，還要兼具滿足自身所處發(fā)展環(huán)境下的各項建設(shè)作業(yè)進程的開發(fā)技術(shù)需求，以此才能實現(xiàn)穩(wěn)定經(jīng)營與健康發(fā)展。
參考文獻：
[1] 王瑤. 檔案信息自動化系統(tǒng)管理問題的思考[J]. 黑龍江科技信息, 2007,(21) .
[2] 郭志敏. 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J]. 山東檔案, 2008,(05) .
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案信息 開發(fā) 利用
中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（b）-0156-02
當(dāng)前，人類社會已經(jīng)進入信息時代，信息管理對于人類社會化生產(chǎn)、生活活動開展質(zhì)量和效率的影響無法估計。作為信息的重要載體，各種檔案文件受到人們越來越多的關(guān)注?，F(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)活動繁雜，日常經(jīng)營生產(chǎn)活動中會產(chǎn)生大量檔案信息，這些檔案是企業(yè)生產(chǎn)活動的具體反映和記錄。對企業(yè)檔案進行科學(xué)、規(guī)范、高效的管理和運用，是現(xiàn)代企業(yè)日常管理的重要課題之一，也是企業(yè)信息化建設(shè)中不可或缺的一個重要組成部分?，F(xiàn)代企業(yè)要實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展，自身檔案信息建設(shè)必不可少。實際工作中，少數(shù)企業(yè)忙于生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)，對檔案管理缺乏足夠的重視，結(jié)果在需要的情況下沒有充分的檔案支持，造成經(jīng)濟上的嚴(yán)重?fù)p失，這些都是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理人員應(yīng)引以為戒的。
1 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的基本原則
我國改革開放以來，市場逐漸取代政府，承擔(dān)起資源配置的重要職責(zé)。在社會主義市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)獲得了空前發(fā)展，同時，市場競爭激烈程度與日俱增。面對嚴(yán)酷的市場競爭形勢，企業(yè)必須想方設(shè)法、千方百計謀求對策?，F(xiàn)代企業(yè)間的競爭是多方面的，但大體而言，信息管理方面的競爭是最主要的一個領(lǐng)域，企業(yè)規(guī)模越大、面對的局勢越激烈，對于信息的需求也就越大。哪個企業(yè)能夠搶先一步取得重要信息，往往就能在后續(xù)競爭中立于主動地位。檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案信息的開發(fā)利用，在企業(yè)運營體系中的地位日益凸顯。作為一個現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理人員，必須重視企業(yè)檔案信息開發(fā)利用工作。那么，面對紛繁復(fù)雜的企業(yè)檔案管理工作，要如何著手，予以有效的開發(fā)利用呢？筆者結(jié)合多年工作實踐，認(rèn)為企業(yè)檔案信息開發(fā)利用工作需要遵循以下幾項基本原則。
1.1 要做好企業(yè)檔案信息開發(fā)利用工作，就必須充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地開展工作
長期以來，我國企業(yè)檔案管理工作停留在檔案收集、存放階段。檔案管理部門只有在其他部門提出需求時才給予配合，工作處于被動狀態(tài)。現(xiàn)代社會，工作頻率加快，檔案管理工作必須主動出擊，積極探索信息開發(fā)利用的方式、方法，創(chuàng)新檔案信息管理模式，變被動為主動，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供更好的服務(wù)。
1.2 過硬的檔案管理人員素質(zhì)是做好企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的關(guān)鍵
檔案管理開發(fā)利用工作質(zhì)量、效率與工作人員的業(yè)務(wù)水平及精神狀態(tài)有著直接且重要的關(guān)系。檔案工作人員不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)本身，更要對企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動的各個環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)有著全面的了解和把握，只有這樣，才能在面對海量的企業(yè)信息時，針對性地開展工作，做好重點信息開發(fā)，兼顧常規(guī)信息管理，盡可能提高有限的信息管理資源效能。
2 開發(fā)、利用檔案信息資源，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實例
筆者所在公司檔案管理人員特別重視檔案資料的利用，每年的檔案利用率都很高。尤其檔案管理實現(xiàn)數(shù)化管理后也更加方便、快捷。公司領(lǐng)導(dǎo)的離任審計、財務(wù)監(jiān)察審計、職工的職稱晉級、晉升，工資的查詢、公司評審四好班子、優(yōu)秀工程公司等各類榮譽等都需要查閱利用檔案資料，每次借閱檔案的人員都先按照檔案借閱辦法的要求，填寫檔案借閱審批登記表，原始檔案資料出庫時必須有檔案對口的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可借閱。檔案管理人員都會充分利用檔案管理系統(tǒng)先進行查閱，需原始紙質(zhì)資料時再進行實時查取。業(yè)務(wù)熟練，查閱方便。近3年來，檔案的利用率也越來越高，每年都至少有四五個檔案實例，特別是會計檔案查閱利用率。例如：2015年5月20日，由于江西中鐵利達公司欠該公司工程履約保證金480萬一直不給，該公司清欠辦的同志到檔案室查2001年會計憑證，復(fù)印當(dāng)時的付款帳單，向法院提交了大量的證據(jù)，為該公司挽回了經(jīng)濟損失。再有2006年3月，該公司承建了山西省省道臺運線運城至稷山段一級公路路基工程第四合同段的施工，2007年6月該工程完工。完工后，業(yè)主（運城市鑫佰融交通建設(shè)有限公司）以各種理由拖欠該公司工程尾款。2013年9月，經(jīng)雙方對賬確認(rèn)剩余工程款為1 883 607.13元。在此期間，該公司派清欠人員多次催要未果，于2012年12月一紙訴狀將運城市鑫佰融交通建設(shè)有限公司告上法庭，要求其支付剩余工程款及利息損失。在該案的過程中，公司檔案室協(xié)助公司法務(wù)人員查閱復(fù)印了相關(guān)的會計檔案及工程資料。2013年5月，該公司訴運城市鑫佰融交通建設(shè)有限公司拖欠工程款糾紛一案，經(jīng)山西省運城市中級人民法院開庭審理，現(xiàn)已調(diào)解結(jié)案，為公司挽回經(jīng)濟損失200余萬元。
3 做好現(xiàn)代企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用的意見和建議
現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)是個全方位的工程，作為其中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案信息開發(fā)利用也是非常復(fù)雜和繁瑣的。從當(dāng)前實際情況出發(fā)，筆者認(rèn)為，需要從以下幾個方面著手開展企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用工作。
3.1 轉(zhuǎn)變思想，提高對企業(yè)檔案信息管理工作的重視
企業(yè)開展檔案信息管理和開發(fā)，根本目的在于利用檔案信息為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展、實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)提供服務(wù)。也就是說，檔案信息的利用是企業(yè)檔案信息管理工作的核心所在。企業(yè)管理人員要充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用工作的重要意義，明確檔案管理工作的目的和原則，規(guī)范企業(yè)信息管理流程，養(yǎng)成經(jīng)營決策前需求企業(yè)檔案信息支持的良好習(xí)慣。
3.2 提高企業(yè)架構(gòu)中檔案部門的地位
由于企業(yè)缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，負(fù)責(zé)檔案管理工作的責(zé)任部門也得不到應(yīng)有的重視，處于邊緣化的位置，由此導(dǎo)致在資源配置、工作人員的精神狀態(tài)、工作效率和質(zhì)量等方面，檔案管理部門都落后于其他部門，這進一步限制了檔案信息開發(fā)利用事業(yè)的發(fā)展。檔案開發(fā)利用工作沒有發(fā)揮應(yīng)有作用，受到外界輕視，從而陷入負(fù)面循環(huán)。為了避免這個問題，企業(yè)管理者必須要突出檔案管理部門在企業(yè)架構(gòu)中的重要地位，賦予其應(yīng)有的職能、權(quán)限，給予必要的資源支持，讓企業(yè)檔案管理和企業(yè)發(fā)展相同步，協(xié)調(diào)發(fā)展，互相促進。
3.3 健全企業(yè)檔案信息管理工作
企業(yè)檔案信息管理要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。納入企業(yè)檔案信息管理范疇的信息，必須保證是真實、可靠的，并在條件允許范圍內(nèi)，盡量提高信息的精度。由于企業(yè)信息量十分龐大，責(zé)任部門必須對企業(yè)檔案進行規(guī)范化管理，根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行分類歸檔。特別是要注意使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高企業(yè)檔案信息管理、儲存和使用的效率。同時，企業(yè)要構(gòu)建企業(yè)檔案管理安全體系，確保檔案原件存放安全。只有在企業(yè)需要時提供充分的支持，檔案信息管理工作的意義才能得以體現(xiàn)。
4 結(jié)語
現(xiàn)階段，我國正處于經(jīng)濟高速發(fā)展時期，特別是全球市場一體化趨勢的不斷加強，更是給企業(yè)帶來了巨大的發(fā)展空間和前所未有的競爭壓力。面對國外企業(yè)迅猛入侵，我國企業(yè)必須從各個方面強化實力，提高市場競爭力。在這個過程中，企業(yè)檔案信息所發(fā)揮的作用無疑是十分巨大的。企業(yè)要切實做好檔案信息管理開發(fā)利用工作，汲取企業(yè)檔案信息中的積極因素，推動企業(yè)健康有序發(fā)展。
⒖嘉南
論文摘要：信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會的發(fā)展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當(dāng)于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認(rèn)識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發(fā)與利用，可以達到事半功倍的效果。
檔案，可以說是人類文化與知識的結(jié)晶，對其進行合理的開發(fā)、利用，實現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，可謂一舉多得。
1對檔案信息進行合理的開發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障
我們所說檔案的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發(fā)與利用檔案信息是企業(yè)求生存、求發(fā)展的需要。在市場經(jīng)濟的法則下，適者才能得到生存，與時俱進的強者才能得到發(fā)展，這就好比逆水行舟，不進則退。所以，高明的智者或聰慧的企業(yè)家都能做到與時俱進，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。
1.1檔案信息的生命力源于開發(fā)與利用
首先，要重視推廣交流以及服務(wù)環(huán)節(jié)的緊密連接。為適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律，企業(yè)就要重視檔案信息的開發(fā)與利用，這是保障企業(yè)與時俱進的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術(shù)推廣與應(yīng)用等各方面的信息持有，并從中進行科學(xué)地整理、分類歸檔以及動用網(wǎng)絡(luò)平臺進行錄入，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠性、科學(xué)性和前瞻性的信息。
其次，在信息的開發(fā)與利用的時候，要注意用科學(xué)的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發(fā)與利用功能得以釋放，進而提高信息開發(fā)與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現(xiàn)實性強、參考價值大，就必然會引起領(lǐng)導(dǎo)者的注意和研究，這也是信息開發(fā)利用重要性的一個方面。
1.2 提供的檔案信息要及時準(zhǔn)確
信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應(yīng)以獵人般的敏銳嗅覺、科學(xué)工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)進行收集。為了確保信息的及時與準(zhǔn)確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓(xùn)班，著力宣講檔案信息開發(fā)與利用的重要性、信息收集及時準(zhǔn)確的必要性、檔案信息申報標(biāo)準(zhǔn)及要求。以此來提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提供的質(zhì)量高、可信度強，從而保證信息提供的時效性。
2 建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性
2.1 建立信息網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)發(fā)展提供信息共享平臺
建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是適應(yīng)市場經(jīng)濟高速發(fā)展、新科學(xué)、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。因為任何一個企業(yè)不能做到與時俱進，就有可能被時展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應(yīng)時展的步伐，才能積淀發(fā)展的實力。為什么有的企業(yè)發(fā)展到一定程度就停滯不前了，而有的企業(yè)可以發(fā)展到跨國公司的高度？其中一個重要問題就在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者重視信息開發(fā)利用的程度。運用網(wǎng)絡(luò)平臺資源共享，其效能是顯而易見的。
2.2 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，做到信息共享，共同開發(fā)與利用
企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時體現(xiàn)其科學(xué)性，可行性，就必須發(fā)揮檔案信息開發(fā)與利用的功能作用。檔案信息系統(tǒng)在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機管理就能使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，因為隨著社會經(jīng)濟、科技、文化的發(fā)展，檔案信息的總量也出現(xiàn)了驚人的增長速度。所以運用計算機的管理功能，就能使檔案信息達到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注。同時也體現(xiàn)出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調(diào)用與參考及時的顯著優(yōu)勢。
轉(zhuǎn)貼于
2.3 建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺強化檔案管理功能的需要
作為檔案管理部門有著得天獨厚的條件與優(yōu)勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當(dāng)多的信息。因此，要把信息的開發(fā)與利用納入現(xiàn)代化管理工作之中，并不斷強化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質(zhì)量。企業(yè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，就為企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用提供一個平臺。檔案管理者利用網(wǎng)絡(luò)獲得大量信息，對信息及時進行分類開發(fā)編著。把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與檔案管理信息系統(tǒng)建立相關(guān)公開信息的鏈接就可以共享資源，在節(jié)約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開發(fā)利用。企業(yè)各職能部門就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息進行有效的利用與開發(fā)，從此提高其工作效率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮職能部門的作用，為企業(yè)增創(chuàng)效益。檔案管理部門要精心地做好檔案的收集工作，依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)特點，切實搞好跟蹤服務(wù)。對企業(yè)的基建、技改措施、科研等項工作。需要檔案管理部門主動上門服務(wù)，以保障檔案收集信息齊全，這樣才能保證及時了解需求，提供必要的資料。例如：一個大型基建項目，從項目立項開始，檔案管理人員就要事先編制歸檔工作計劃、標(biāo)準(zhǔn)及要求，事中進行跟蹤管理，參與計劃與鑒定，事后進行歸檔資料的審查與驗收。凡是對企業(yè)有價值的信息都應(yīng)為檔案收集的內(nèi)容，以保證館藏質(zhì)量。以此享有豐富的信息量，開發(fā)才會有豐富可采用的信息，利用才滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的要求。檔案管理工作職能的加強，就在于把檔案開發(fā)利用的價值植于生產(chǎn)，科研的建設(shè)之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，從而獲得新的效益。
3著力提高檔案工作者的素質(zhì)及信息開發(fā)與利用的能力
檔案的管理部門在認(rèn)清企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用的重要性同時，也理應(yīng)加強對檔案管理的科學(xué)性，信息開發(fā)與利用的價值性和獨特性進入深入研究，在保管好大量信息的前提下，應(yīng)及時地進行分類、鑒別及收錄，為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)有價值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身素質(zhì)與能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。為此，要強化五種意識：
3.1 強化學(xué)習(xí)與運用現(xiàn)代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力
檔案工作者有別于其他專業(yè)，不僅專業(yè)性強，也要求其涉獵現(xiàn)代化管理知識，科學(xué)技術(shù)知識以及與檔案管理相關(guān)的法律知識等。應(yīng)當(dāng)提供檔案管理工作人員進修提高的機會，以不斷提高自身素養(yǎng)。其作用是活用檔案信息開發(fā)與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發(fā)與利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。同時也要在電子檔案管理上有所創(chuàng)新。
3.2 強化超前意識，豐富檔案信息
檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程，掌握企業(yè)基本的生產(chǎn)屬性，了解企業(yè)產(chǎn)品更新與發(fā)展的動態(tài)，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅持做到三優(yōu)化：第一，優(yōu)化檔案材料的征集范圍，制定詳實的工作標(biāo)準(zhǔn)。第二，要優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優(yōu)化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細(xì)化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業(yè)相關(guān)部門，為理順企業(yè)管理服務(wù)。
3.3 強化精通業(yè)務(wù)意識，不斷吸納新的管理工作標(biāo)準(zhǔn)與要求
業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要融會貫通，善于捕捉新的相關(guān)知識并適時地補充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息的開發(fā)與利用工作。
4總之，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提高管理質(zhì)量。因為這是檔案管理現(xiàn)代化的一個顯著標(biāo)志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個基準(zhǔn)點，審時度勢地進行檔案信息開發(fā)與利用，以此推動企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益得到顯著的提高。
參考文獻
[1]聶云霞. 信息公開環(huán)境中信息服務(wù)之對策思考[J]. 檔案學(xué)通訊，2007（6）：37-39.
[2]李金峰.檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討[J]. 檔案學(xué)通訊，2007（3）：27-29.
[3]周毅. 檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略[J]. 檔案學(xué)研究 ，2004（1）：54-56.
論文摘要：信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會的發(fā)展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當(dāng)于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認(rèn)識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發(fā)與利用，可以達到事半功倍的效果。
檔案，可以說是人類文化與知識的結(jié)晶，對其進行合理的開發(fā)、利用，實現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，可謂一舉多得。
1對檔案信息進行合理的開發(fā)和利用，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要保障
我們所說檔案的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發(fā)與利用檔案信息是企業(yè)求生存、求發(fā)展的需要。在市場經(jīng)濟的法則下，適者才能得到生存，與時俱進的強者才能得到發(fā)展，這就好比逆水行舟，不進則退。所以，高明的智者或聰慧的企業(yè)家都能做到與時俱進，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展提供決策依據(jù)。
1.1檔案信息的生命力源于開發(fā)與利用
首先，要重視推廣交流以及服務(wù)環(huán)節(jié)的緊密連接。為適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律，企業(yè)就要重視檔案信息的開發(fā)與利用，這是保障企業(yè)與時俱進的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術(shù)推廣與應(yīng)用等各方面的信息持有，并從中進行科學(xué)地整理、分類歸檔以及動用網(wǎng)絡(luò)平臺進行錄入，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠性、科學(xué)性和前瞻性的信息。
其次，在信息的開發(fā)與利用的時候，要注意用科學(xué)的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發(fā)與利用功能得以釋放，進而提高信息開發(fā)與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現(xiàn)實性強、參考價值大，就必然會引起領(lǐng)導(dǎo)者的注意和研究，這也是信息開發(fā)利用重要性的一個方面。
1.2 提供的檔案信息要及時準(zhǔn)確
信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應(yīng)以獵人般的敏銳嗅覺、科學(xué)工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)進行收集。為了確保信息的及時與準(zhǔn)確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓(xùn)班，著力宣講檔案信息開發(fā)與利用的重要性、信息收集及時準(zhǔn)確的必要性、檔案信息申報標(biāo)準(zhǔn)及要求。以此來提高信息提供者的素質(zhì)，力求信息提供的質(zhì)量高、可信度強，從而保證信息提供的時效性。
2 建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性
2.1 建立信息網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)發(fā)展提供信息共享平臺
建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是適應(yīng)市場經(jīng)濟高速發(fā)展、新科學(xué)、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)的需要。因為任何一個企業(yè)不能做到與時俱進，就有可能被時展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應(yīng)時展的步伐，才能積淀發(fā)展的實力。為什么有的企業(yè)發(fā)展到一定程度就停滯不前了，而有的企業(yè)可以發(fā)展到跨國公司的高度？其中一個重要問題就在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者重視信息開發(fā)利用的程度。運用網(wǎng)絡(luò)平臺資源共享，其效能是顯而易見的。
2.2 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，做到信息共享，共同開發(fā)與利用
企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時體現(xiàn)其科學(xué)性，可行性，就必須發(fā)揮檔案信息開發(fā)與利用的功能作用。檔案信息系統(tǒng)在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機管理就能使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，因為隨著社會經(jīng)濟、科技、文化的發(fā)展，檔案信息的總量也出現(xiàn)了驚人的增長速度。所以運用計算機的管理功能，就能使檔案信息達到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注。同時也體現(xiàn)出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調(diào)用與參考及時的顯著優(yōu)勢。
2.3 建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺強化檔案管理功能的需要
作為檔案管理部門有著得天獨厚的條件與優(yōu)勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當(dāng)多的信息。因此，要把信息的開發(fā)與利用納入現(xiàn)代化管理工作之中，并不斷強化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質(zhì)量。企業(yè)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，就為企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用提供一個平臺。檔案管理者利用網(wǎng)絡(luò)獲得大量信息，對信息及時進行分類開發(fā)編著。把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與檔案管理信息系統(tǒng)建立相關(guān)公開信息的鏈接就可以共享資源，在節(jié)約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開發(fā)利用。企業(yè)各職能部門就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息進行有效的利用與開發(fā)，從此提高其工作效率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮職能部門的作用，為企業(yè)增創(chuàng)效益。檔案管理部門要精心地做好檔案的收集工作，依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)特點，切實搞好跟蹤服務(wù)。對企業(yè)的基建、技改措施、科研等項工作。需要檔案管理部門主動上門服務(wù)，以保障檔案收集信息齊全，這樣才能保證及時了解需求，提供必要的資料。例如：一個大型基建項目，從項目立項開始，檔案管理人員就要事先編制歸檔工作計劃、標(biāo)準(zhǔn)及要求，事中進行跟蹤管理，參與計劃與鑒定，事后進行歸檔資料的審查與驗收。凡是對企業(yè)有價值的信息都應(yīng)為檔案收集的內(nèi)容，以保證館藏質(zhì)量。以此享有豐富的信息量，開發(fā)才會有豐富可采用的信息，利用才滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的要求。檔案管理工作職能的加強，就在于把檔案開發(fā)利用的價值植于生產(chǎn)，科研的建設(shè)之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，從而獲得新的效益。
3著力提高檔案工作者的素質(zhì)及信息開發(fā)與利用的能力
檔案的管理部門在認(rèn)清企業(yè)檔案信息管理開發(fā)利用的重要性同時，也理應(yīng)加強對檔案管理的科學(xué)性，信息開發(fā)與利用的價值性和獨特性進入深入研究，在保管好大量信息的前提下，應(yīng)及時地進行分類、鑒別及收錄，為企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)有價值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身素質(zhì)與能力，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。為此，要強化五種意識：
3.1 強化學(xué)習(xí)與運用現(xiàn)代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力
檔案工作者有別于其他專業(yè)，不僅專業(yè)性強，也要求其涉獵現(xiàn)代化管理知識，科學(xué)技術(shù)知識以及與檔案管理相關(guān)的法律知識等。應(yīng)當(dāng)提供檔案管理工作人員進修提高的機會，以不斷提高自身素養(yǎng)。其作用是活用檔案信息開發(fā)與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發(fā)與利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。同時也要在電子檔案管理上有所創(chuàng)新。
3.2 強化超前意識，豐富檔案信息
檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程，掌握企業(yè)基本的生產(chǎn)屬性，了解企業(yè)產(chǎn)品更新與發(fā)展的動態(tài)，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅持做到三優(yōu)化：第一，優(yōu)化檔案材料的征集范圍，制定詳實的工作標(biāo)準(zhǔn)。第二，要優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優(yōu)化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細(xì)化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業(yè)相關(guān)部門，為理順企業(yè)管理服務(wù)。
3.3 強化精通業(yè)務(wù)意識，不斷吸納新的管理工作標(biāo)準(zhǔn)與要求
業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要融會貫通，善于捕捉新的相關(guān)知識并適時地補充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息的開發(fā)與利用工作。
4總之，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提高管理質(zhì)量。因為這是檔案管理現(xiàn)代化的一個顯著標(biāo)志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認(rèn)真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個基準(zhǔn)點，審時度勢地進行檔案信息開發(fā)與利用，以此推動企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益得到顯著的提高。
參考文獻
[1]聶云霞. 信息公開環(huán)境中信息服務(wù)之對策思考[j]. 檔案學(xué)通訊，2007（6）：37-39.
[2]李金峰.檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討[j]. 檔案學(xué)通訊，2007（3）：27-29.
[3]周毅. 檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略[j]. 檔案學(xué)研究 ，2004（1）：54-56.
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)企業(yè)管理人事檔案
中圖分類號：TP311 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）34-7936-03
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。是企業(yè)選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業(yè)人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業(yè)人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的重要任務(wù)。
1 企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對人事檔案信息資源進行管理，因此企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個方面：
1）實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化
人事檔案信息的數(shù)字化是整個人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。人事檔案數(shù)字化管理是人事檔案的管理由傳統(tǒng)介質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化人事檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)首先要做好室藏檔案的數(shù)字化進程，把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描、拍照等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，以便通過計算機直接利用。
2）實現(xiàn)檔案查借閱的網(wǎng)絡(luò)化
人事檔案服務(wù)由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯(lián)系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
3）實現(xiàn)信息檢索的自動化
計算機檢索速度快，效率高，可實現(xiàn)多角度檢索的特點，是傳統(tǒng)檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，傳統(tǒng)檢索工具的檢索效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計算機檢索。同時，計算機檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
2 人事檔案管理信息化設(shè)計
人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，必須考慮到人事管理的實際問題。根據(jù)問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。
2.1 功能設(shè)計
人事檔案管理系統(tǒng)從工作要求上要求具有人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、人員信息管理、組織機構(gòu)管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計查詢管理等功能。
2.1.1人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理
包括基礎(chǔ)設(shè)施名稱、數(shù)量等。以便于對照標(biāo)準(zhǔn)核對及上級檢查工作
2.1.2人員信息管理
這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態(tài)（在職、退休、死亡）等。
2.1.3組織機構(gòu)管理
組織機構(gòu)管理根據(jù)企業(yè)具體情況設(shè)定。對于較大型企業(yè)尤其是具有二級甚至多級管理的企業(yè)，需要對組織機構(gòu)進行分級別管理。對于一般的企業(yè)僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統(tǒng)一致。
2.1.4人事檔案目錄管理
目錄管理是人事檔案管理的主要內(nèi)容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等。這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來。
2.1.5人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理
轉(zhuǎn)遞管理應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等。
2.1.6人事檔案的查（借）閱管理
查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、歸還日期。系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄。零散材料轉(zhuǎn)遞應(yīng)具有專門記錄。
2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理
人事檔案應(yīng)定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應(yīng)當(dāng)包括整理時間、整理人。同時應(yīng)按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集。
2.1.9相關(guān)統(tǒng)計查詢管理
查詢功能包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計功能包括檔案統(tǒng)計、人員數(shù)量和各類材料統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱統(tǒng)計等功能。
2.1.10數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理
包括建立系統(tǒng)初期數(shù)據(jù)的遷移功能，日常維護的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)。
2.2 系統(tǒng)設(shè)計要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標(biāo)示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業(yè)培訓(xùn)費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數(shù)，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數(shù)據(jù)維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務(wù)只需點一下鼠標(biāo)即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數(shù)據(jù)的匯總的速度。
2.2.2兼容性要強、資源能共享
當(dāng)前大部分企業(yè)建立了企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP），人事檔案管理系統(tǒng)要和前期開發(fā)的企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP）功能兼容。企業(yè)的組織機構(gòu)和人員信息等關(guān)鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機構(gòu)同步”成為可能，匯表工具導(dǎo)出的數(shù)據(jù)以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統(tǒng)軟件兼容。同時，人事檔案在系統(tǒng)內(nèi)部轉(zhuǎn)遞時，通過秘鑰文件，只有系統(tǒng)能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉(zhuǎn)入單位，避免了信息的重復(fù)錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據(jù)。
2.2.3克服工作矛盾，增強工作連續(xù)性
人事檔案管理系統(tǒng)的建立，使企業(yè)人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統(tǒng)在實施過程中并不是一帆風(fēng)順的，也存在著許多困難和矛盾，如國有企業(yè)遺留的許多問題并不是人事檔案管理系統(tǒng)在短時間內(nèi)能夠解決的，有些電子操作流程和實際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發(fā)展趨勢，結(jié)合現(xiàn)代計算機技術(shù)，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發(fā)展，人事檔案管理一定會在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮重要作用。
3 企業(yè)檔案管理信息化必須解決的幾個問題
3.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動
領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設(shè)的根本，領(lǐng)導(dǎo)的意識水平直接決定了是否會進行信息化以及信息化的深度和廣度。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度?，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計劃和考核范圍。主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項工作，了解檔案工作人事檔案管理現(xiàn)狀，提出人事檔案管理要求，指導(dǎo)人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。
3.2 檔案管理人員的培訓(xùn)教育
人事檔案人員素質(zhì)的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的基礎(chǔ)。作為應(yīng)用性很強的人事檔案管理工作，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能。計算機技術(shù)的應(yīng)用是人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，人事檔案管理者必須學(xué)會利用計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作
3.3 確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變
任何管理方是的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會存在一個長期的過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉(zhuǎn)，不能出現(xiàn)因為過渡影響檔案的保存和利用的問題，在一段時間內(nèi)，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的方式能正常運行。
3.4 安全問題
檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統(tǒng)軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過程中信息的安全。前一種問題主要需要通過技術(shù)手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度。通過技術(shù)手段的提高和規(guī)章制度的建設(shè)，并把兩者結(jié)合在一起，防止不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免機密信息的泄漏。
參考文獻：
[1] 楊公之.檔案信息化建設(shè)實務(wù)[M].北京：中國檔案出版社，2003.
[2] 劉家真.電子文件管理導(dǎo)論[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1999.
關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理
一、企業(yè)干部人事檔案管理的現(xiàn)狀
目前，大部分企業(yè)都能夠按照《干部檔案工作條例》，加強企業(yè)干部檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護和利用檔案。特別是2014年《干部人事檔案專項審核工作實施方案》文件下發(fā)后，對干部“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等信息進行審核，注重審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范，通過這項工作的開展，企業(yè)的干部人事檔案規(guī)范化、制度化等方面均得到了進一步加強，有效地對原有干部檔案管理松懈、人事年齡信息不準(zhǔn)確、檔案涂改等亂像進行了整改和治理。個別單位以干部人事檔案信息數(shù)據(jù)化平臺為基礎(chǔ)，建設(shè)了檔案編碼管理系統(tǒng)，實現(xiàn)干部人事檔案信息化、規(guī)范化、動態(tài)化管理，集制度查詢、編碼信息、統(tǒng)計分析、預(yù)報提醒、查借閱管理等工作內(nèi)容和服務(wù)功能為一體的全新系統(tǒng)，減少了查找時間和檔案原件的使用率，為干部工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，保護檔案原件、提升工作效率。
二、檔案管理信息化平臺建設(shè)的必要性
（一）檔案管理信息平臺是綜合平臺，能夠使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
（二）面對檔案工作的新形勢，企業(yè)干部人事檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化，在新時期，要適應(yīng)檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，檔案管理信息化平臺建設(shè)可以促進傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。
（三）企業(yè)干部人事檔案管理信息化是提高工作效率，節(jié)約資源的必然要求。傳統(tǒng)檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節(jié)約型社會的建設(shè)。
三、制約檔案管理信息化平臺建設(shè)的主要因素分析
（一）檔案的本質(zhì)屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上。在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。
（二）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，法律法規(guī)不完善。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
（三）在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
四、檔案管理信息化建設(shè)的幾點對策
檔案信息化平臺建設(shè)需要制定企業(yè)干部人事檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案管理應(yīng)用軟件；做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，具體講，檔案管理信息化建設(shè)的主要對策有以下幾點：
（一）組織人員研究建設(shè)企業(yè)干部人事檔案信息化統(tǒng)一平臺，規(guī)范企業(yè)各單位在硬件設(shè)施的投入和建設(shè)、做到硬件配套、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出格式統(tǒng)一，內(nèi)容上要包括發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)內(nèi)容，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。
（二）建立電子文件管理的圖文記錄系統(tǒng)，保證檔案的真實性可靠性。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以進行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化手稿進行管理，以磁盤、光盤存貯量，已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，在新建檔案或整理原始檔案的過程中，要注意圖文掃描收集，通過密鑰、口令等手段控制圖文修改權(quán)限，做到收集、掃描、存檔三同時，做到紙制材料與圖片資料的一致，保證檔案的真實性可靠性。
