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經濟社會的不斷發展，對交通部門檔案管理提出了更高的要求，需要相關的管理者及時地改變傳統的思維模式，采取有效的方式優化管理方式，增強檔案管理的工作質量。在當前形勢影響下，交通部門檔案管理在具體的工作開展中依然存在較多的問題，影響著相關部門的工作效率。因此，為了改變這種不利的發展現狀，使用者應該從根本上意識到檔案管理的重要性，從而對相關問題產生的原因進行有效的分析，為交通部門服務功能的更好發揮提供可靠地保障。據此，對交通部門的檔案管理進行深入地探討。
關鍵詞：交通部門；檔案管理；思維模式；管理方式
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
doi：10.19311/ki.16723198.2016.12.032
為了適應時代的發展要求，提高交通部門整體的工作效率，需要采取有效的方式提升部門內部整體的管理水平，增強檔案管理工作質量。做好檔案管理工作，可以有效地記錄交通事件的基本信息，加快這些部門可持續發展的步伐，提高處理交通突發事件的工作效率。
1檔案管理的相關內容
1.1檔案管理的內涵
為了增強決策者戰略部署的有效性，需要最大限度地提高檔案管理資源的利用效率。所謂的檔案主要是指能夠記錄保存一些重要文字、圖表、影像資料等具有重大參考價值資源的組織管理方式。科學的檔案管理方式，可以為使用者查閱相關的資料提供可靠的參考依據，增強相關信息的傳遞效率。檔案管理方式實際的作用效果有所差異，具體的保存方法也存在著較大的區別。開展檔案管理工作時，必須遵循一定的原則，對檔案的形成、整理、保存方法等有著充分地了解，增強具體管理方式的適用性。
1.2檔案管理原則
常見的檔案管理可分為紙質檔案和電子檔案。二者的保存方式差異性顯著，使用壽命區別很大。為了更好地管理檔案，保證檔案資料的完整性，管理者在具體的工作開展中應該遵循相關的原則。這些原則主要包括：（1）標準化原則。這種原則主要強調的是檔案在具體的管理過程中信息資源的集成和共享需要滿足相關參考標準的要求。這樣做的主要目的在于可以促使檔案的分類歸檔更加合理，可以及時地糾正其中存在的相關問題。（2）數字化原則。現階段電子檔案的應用范圍較廣，對于相關行業發展產生的積極影響顯而易見。為了更好地體現出檔案的參考價值，應該利用數字化的方式對檔案進行合理地保存。完成這樣的操作，提高了檔案管理的工作效率，方便了信息的快速檢索。（3）雙套化原則。社會不同行業在長期發展的過程中，檔案管理方式選擇應該根據實際的工作需要，同時使用紙質檔案管理和電子檔案管理兩種方式，滿足不同行業檔案管理的多樣化需求。完成這樣的發展目標，主要依賴于可靠的雙套機制。（4）信息化原則。檔案管理工作效率和工作質量的高低，直接關系著相關部門工作部署的順利開展。信息化技術的不斷發展，豐富了檔案管理方式。為了更好地保存檔案，避免檔案損毀丟失現象的出現。利用可靠的信息化技術，可以增強檔案管理能力，延長檔案的使用壽命。
2交通部門檔案管理的基本內容
結合現階段交通部門檔案管理的發展現狀，可知它的主要內容包括：（1）收集檔案。由于交通部門日常的工作量非常大，工作內容豐富，需要收集某些重要的檔案材料，為后續的工作提供重要的參考依據。檔案收集工作的順利完成，促使交通部門整體的檔案管理水平有了較大的提升，增強了檔案材料的完整性和安全性。（2）檔案的整理。交通部門的檔案管理內容形式多樣，各種復雜的材料混合在一起，為交通部門帶來了一定的工作壓力。為了改變這種不利的發展現狀，需要對檔案進行有效地管理，提高交通部門整體的工作效率。檔案管理的工作中要求專業的管理者遵循一定的管理原則，最大限度地保證管理措施的適用性。（3）檔案的鑒定。為了滿足使用者的多樣化需求，有效地應對各種突發的事件，需要充分地發揮不同類型檔案的作用。檔案的收集。整理等，為交通部門檔案分類奠定了堅實的基礎。作為檔案管理中的重要組成部分，檔案鑒定工作的順利開展，保證了檔案管理的高效性，實現了交通部門檔案管理的科學化、系統化的發展目標。（4）檔案的保存。檔案的保管及保質，主要依賴與交通部門檔案的有效保存。由于某些檔案的價值非常大，保密性程度非常高，體現著交通部門檔案管理的綜合能力。因此，采取有效的方式保存檔案，對于交通部門長期穩定的發展具有重要的戰略意義。同時，當交通部門的檔案管理保存達到預期的效果時，可以提高檔案的利用率，增強了檔案的完整性和真實性。這些不同方面的內容，客觀地體現了檔案管理內容的豐富性，決定了交通部門做好檔案管理工作的必要性。
3現階段增強交通部門檔案管理工作質量的有效措施
3.1采用集中管理的方式增強檔案管理質量
現階段交通部門檔案管理涉及的內容非常多，需要采取集中管理的方式，來實現檔案管理的制度化、標準化和規范化。當檔案材料過于分散時，交通部門很難在較短的時間內獲取有效的檔案管理信息，降低了檔案的利用效率。交通部門應該在相關的制度約束和指導下，對檔案材料進行統一的管理，將某些交通事故的檔案納入重要的管理內容中，增強檔案管理質量。實現這樣的發展目標，需要交通部門做到：（1）在相關的理論體系指導下，細化檔案管理內容，明確檔案管理人員的職責范圍，健全檔案管理機制；（2）結合交通部門實際的發展概括及工作要求，將檔案的分散管理及集中管理有效地統一起來，規范檔案管理行為，為使用者查閱當前提供可靠地保障。
3.2提高檔案管理工作者的綜合素質
現階段交通部門內部某些檔案管理工作者在實際的工作開展，缺乏必要的管理意識，管理方式不合理，影響了檔案管理質量，降低了檔案管理的工作質量。在此形勢影響下，交通部門采取有效的方式提高檔案管理人員的綜合素質，加強他們對于檔案管理的重要性認識，顯得尤為重要。為了更好地實現這樣的工作目標，交通部門應該定期開展培訓活動，提高檔案管理人員的專業素質，培養他們良好的職業道德，從根本上減少檔案管理中不必要的工作失誤。同時，檔案管理工作者也應該充實自己的專業知識，增強解決實際問題的綜合能力。
3.3完善檔案管理中相關的硬件設備
信息化技術的不斷發展，對于交通部門檔案管理產生了積極的影響，為管理部門拓寬檔案管理思路帶來了可靠的參考依據。為了豐富檔案管理手段，提高管理工作效率，交通部門應該完善檔案管理中相關的硬件設備。當檔案管理系統的硬件資源配置發揮出良好的作用效果時，可以縮短交通事故的處理時間，增強檔案管理人員處理實際問題的工作效率。由于交通檔案管理系統的復雜性，對于硬件設備工作的可靠性及安全性要求非常高，需要技術人員對于檔案管理工作中存在的問題進行深入地分析，增強相關技術手段后期運用的適用性。當交通部門檔案管理中的硬件設備性能增強后，系統的運行效率將會得到很大地提高，減少了檔案管理工作開展中系統資源的消耗量，加快了現代化檔案管理系統構建的步伐。
4結束語
深入理解檔案管理的內涵，采取有效的方式對交通部門檔案管理的具體內容進行詳細地分析，有利于優化交通部門檔案管理工作方式，構建出可靠的檔案管理系統，提升我國道路交通的服務水平。文中通過對交通部門檔案管理內容的分析，為增強檔案管理質量措施的制定和實施提供了重要的參考依據。
參考文獻
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一、交通運輸檔案管理存在的問題
檔案在新常態時代背景下具有較為重要的作用。由于傳統觀念認為交通運輸企業的主要工作任務是追求效益，從而導致交通運輸企?I并未充分認識到檔案管理的重要性，導致交通運輸檔案材料存在著各種各樣的問題，例如保存不科學、處理隨意等，造成我國交通運輸企業管理中檔案內容管理不規范和部分企業不注重交通運輸過程中檔案材料有效保存的問題頻頻發生。另外，企業檔案管理員在一般情況下均處在身兼數職的狀態且缺乏專業的工作素養，導致管理松散以及無法做到專人負責，很多企業甚至會出現極少使用交通運輸檔案的情況，導致了檔案信息閉塞以及對檔案資源的最大化利用造成嚴重影響。
交通運輸企業的檔案管理水平較差與匹配不上時代經濟發展需求存在一定的相關性，無法有效匹配飛速發展的互聯網時代以及現代信息化要求，導致檔案管理服務較差以及檔案安全保障體系形同虛設，無法達到國家要求，不能有效地促進交通運輸企業檔案管理科學化、規范化發展。
二、加強交通運輸檔案管理的對策和建議
（一）對支持保障機制進行進一步強化。企業真正認識到了交通運輸檔案管理的重要性是有效提高交通運輸檔案管理水平的關鍵性因素，因此，從實際出發并構建一個強有力的檔案管理支持保障機制是非常有必要的，不僅可以確保檔案管理工作可以真正發揮到為行業服務的作用，同時還可以對管理責任進行進一步明確，以確保制定出較為符合實際的檔案管理系列制度、規范，從投入和支持兩方面對企業現有檔案管理的基礎建設進行進一步加強，對企業檔案管理職能進行進一步完善，并促使企業內部形成良好的工作氛圍，使得全員上下共同推進交通運輸檔案管理的快速發展。
（二）對數字信息化發展進行進一步推進。交通運輸檔案管理的信息智能化發展離不開云計算以及大數據的興起，可行性增加促使交通運輸檔案管理工作在新常態下的發展勢在必行，具體措施是：1.嘗試為交通運輸企業搭建檔案信息管理數據平臺并充分利用大數據，促使交通運輸材料信息化和規范化，對顯著改善現有檔案的查閱、歸檔和利用均起到積極促進作用。通過對現有數據實施分析和整理得出交通運輸行業的綜合信息，對發展趨勢進行有效反饋。2.對交通運輸電子檔案進行規范整理并依照檔案信息化管理標準進行統一規定，對檔案管理水平進行進一步優化。3.從安全和監管兩方面對交通運輸檔案管理信息化發展的重點工作進行新常態引領，促進交通運輸檔案管理工作水平提升可以真正實現檔案信息的安全保障。
（三）對考核激勵制度進行進一步完善。提升交通運輸檔案管理水平的關鍵所在是高素質的檔案管理工作，在新常態下需根據交通運輸部印發的文件精神來促使各單位、各企業著力打造一支精干和專業、高效的交通運輸檔案管理工作隊伍。要想檔案管理工作人員的工作熱情進一步提升，工作效率顯著改善，則應該在明確工作人員責任的基礎上采取多種形式管理以確保檔案管理制度落到實處，同時，將管理成效納入到考核檔案管理工作人員以及考核交通運輸企業、考核職能部門的主要內容上，以期徹底改變交通運輸檔案管理流于形式的基本現狀，并促進交通運輸檔案管理規范化和科學化的進一步發展。
（四）對開發利用效率進行進一步提升。交通運輸檔案閑置可造成檔案資源浪費以及影響覆蓋人民群眾的檔案體系的有效構建，交通運輸檔案管理在新常態中需要對開發利用效率進行進一步提升，具體措施如下：1.在有關單位與企業間，收集、整理、存檔交通運輸檔案過程中均需要對收集方式進行進一步規范并促使信息資源的配套性和完整性進一步完善。2.給予企業現有交通運輸檔案材料綜合分析研究，在此基礎上，將企業自身發展特色的相關性內容實施有效提煉并將其作為對內凝聚企業向心力以及對外宣傳企業知名度的切入點進行規范化交通運輸檔案管理，實現檔案材料的合理開發和有效利用。3.運用信息化手段給予交通運輸檔案數據研發并形成具有普遍意義的咨詢和相關性信息，為企業快速發展提供強有力的數據指導以及促進交通運輸檔案管理工作進一步完善。
關鍵詞：交通檔案管理問題建議
在開展交通部門檔案管理過程中，其工作水平的高低直接影響到交通事業的穩定發展。為此，檔案人員需要不斷加強交通檔案管理力度，提升檔案管理的工作效率，確保交通管理工作正常、有序開展，以及時緩解交通行業檔案管理中存在的不足，提高交通行業的經濟效益和社會效益。下面結合筆者的工作經驗，著重就交通檔案管理中常見問題及解決措施進行了研究。
1、交通檔案管理的必要性
目前，隨著我國交通行業的不斷發展，從而給檔案管理工作帶來了一些改革與創新。交通檔案管理是社會生活中不可缺少的部分，對確保交通管理工作的正常開展和維護社會的穩定進行起到關鍵性的作用。在交通檔案管理當中，我們要遵循國家“統一管理、分級負責的”統一管理原則，在國家檔案行政管理部門的組織協調，統一監督和指導下，我們不僅要執行交通行業檔案管理的制度，又要接受當地檔案行政管理部門的監督與管理。交通行業開展檔案管理工作具有以下幾個方面的意義：（1）確保交通檔案管理的順利開展，對交通部門的相關工作起到協調的作用。交通檔案管理工作順利完成后，能夠在相一時間內完成更多的工作量，這樣可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行業的經濟效益。（2）交通檔案管理的有序開展，能夠提高人們的就業率，促進交通行業的持續發展。總之，伴隨著交通檔案管理工作的不斷發展和進步，企業對專業人員提出了更高的要求，這樣有利于促進檔案管理工作的改革與創新，以滿足時展的需求，以培養出更多專業檔案管理人才，促進社會更好、更快發展。
2、交通檔案管理中常見問題分析
隨著人們的生活質量的提高，人們對于車輛的需求量不斷增加。車輛的增加和缺乏經驗的駕駛人員數量的遞增，引起了許多交通堵塞問題，進而產生了較多的交通檔案，這大大增加了交通檔案管理的力度。因此，為了解決以上問題，我們應采用科學合理的管理措施。目前來說，在我國交通檔案管理過程中，仍然存在著以下幾個方面的問題：
2.1人員信息銜接性不足，紙質檔案工作量大。
隨著交通事業的迅速發展，交通部門的網絡設備仍然較為落后，從而造成大量陳舊紙質檔案的出現，由于存放的時間過長，檔案記錄的信息大部分已經變得模糊了，且由于過去沒有詳細地記錄好檔案空間的有限記錄，且都是通過將紙質檔案轉錄到電腦中方式進行電子文檔的儲存，這樣的工作將會消耗大量人力和時間，從而給電子檔案的完善與發展帶來了較大的阻礙。
2.2檔案管理人員的整體素質較差。
在交通檔案管理工作中，有些檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要性，總是認為自己是一個小小的資料保管員而已，不重視檔案管理工作，這種錯誤的觀念導致他們在實際的工作當中缺乏一定的嚴謹性，進而造成一些檔案信息丟失事件的出現。
2.3檔案管理不夠規范，實際檢索效果差。
目前來說，在大部分交通檔案管理工作中，仍然存在管理不規范的現象，同時檔案管理部門沒有建立完善的檔案管理制度和標準，從而導致檔案管理人員沒有按照相關的規范要求進行檔案的保存和記錄，加上一些檢索工具缺乏一定的精度，檢索效果達不到要求。例如，在檔案中明明顯示了個人的檔案信息，但是利用檢索工具進行檢索時即顯示不出來，這樣不方便人們對檔案的使用，同時，還存在搜索方式設計不合理問題，需要到檔案存放的地方才能查找到檔案值，這樣將會浪費了大量的人力和時間，大大地降低了檔案管理工作的質量，難以滿足公眾的需求。
2.4電子檔案存放系統設備差，更新緩慢。
近年來，隨著我國網絡信息技術的迅速發展與進步，網絡技術出現了更新換代的局面，在交通行業檔案管理工作中，經濟出現管理系統使用幾年后就難以滿足新的發展要求。如交通檔案管理系統經過幾年的使用后，存在著軟件和硬件配套設施差，打印、掃描效率低，系統軟件不能及時得到升級等漏洞，從而造成檔案在使用的過程中不難直接錄入和上網，大大降低了檔案管理工作的效率。
3、做好交通檔案管理工作的建議
根據以上交通檔案管理中常見問題分析，這些問題將大大降低了檔案管理工作效率，因此，我們有必要采取一些針對性的解決措施，以提升檔案管理的工作效率，以滿足人們的使用需求。具體的措施如下：
3.1建立完善、規范的檔案管理體系。
古人說：“無規矩不成方圓”，任何一種管理活動都不能隨意開展，一般是在完善的計劃方案的指導下進行的，交通檔案的管理也不例外。在交通檔案管理的過程中，我們需要建立完善、規范的管理體系。在檔案管理工作中，要建立一個統一的管理系統，對交通各層部門進行自上而下的監管，如對交通部門的領導和工作人員進行管理，使他們充分認識到檔案的管理的標準和要求，掌握好系統的檔案管理內容和管理行為的規范性
3.2要不斷提高檔案管理人員綜合素質。
在交通檔案管理時，我們應加強對檔案管理工作人員的專業培訓，同時引進一些先進的管理技術，提高管理人員的水平。同時通過專業技能考核方法，提高檔案管理人員的工作積極性，使他們長期保持一種積極工作的狀態。
3.3加強交通檔案的信息化管理。
在檔案管理過程中，交通部門應引進先進的計算機技術，將檔案信息全部錄入到計算機系統當中，通過計算機網絡系統實施檔案管理，使得檢索設備及時、迅速地檢測出檔案信息，實現檔案管理由查詢業務向信息化管理的轉變。促進人機的完美結合，實現交通檔案自動化管理目標，提高檔案管理工作的效率，促進交通事業的穩步發展。
3.4完善交通行業配套設施。
隨著我國交通事業也隨之得到了迅速發展，檔案數量不斷增多，人們對檔案管理提出了更高的要求。然而，我國交通行業在配套設施方面仍存在許多問題。
4、結語
總之，隨著我國交通事業的持續發展，給交通部門的工作帶來一些機遇和挑戰，同時對檔案管理的工作人員的要求越來越高。因此，我們有必要做好交通檔案管理工作，善于總結和研究檔案管理工作中存在的難題，不斷完善檔案的管理工作，促進交通行業的長久發展。
參考文獻
1.1檔案管理的意識比較淡薄。在交通運輸業中，進行檔案管理工作時很容易忽視收集和整理資料，甚至也沒有把這項工作列入到各部門的工作中，而把收集和整理檔案資料看做是浪費精力和時間的事。這樣下去，就容易丟失檔案，從而使檔案變質也失去應有的作用。
1.2檔案管理人員專業的業務技能偏低。在交通運輸業進行的檔案管理工作，個別單位并沒有聘用專業人員，通常是由一些非專業人員來管理的。由于這些人員并沒有經過專門的知識業務培訓，也缺乏一定的檔案管理工作，在工作時也是依照模板進行管理，以自己的主觀看法和借鑒他人的管理經驗來管理檔案。因此，就會形成檔案案卷有很大的個人主觀性，從而使檔案缺乏一定的通用性，使得檔案管理沒有較高的質量，也不能保證檔案的安全性和完整性，這樣就讓檔案在流通、使用以及保存中沒有應有的價值。
1.3對檔案的管理工作不規范、不完善。要想保證交通運輸業檔案管理的質量，就需要完善交通運輸業的檔案管理機構，而這樣也可以促進檔案工作的有效進行。但實際中，檔案管理工作卻沒有明確的分工，甚至檔案管理中會不斷更換人員，也沒有設立起專門的檔案管理機構。在這種情況下就容易導致在進行核算、創收、開支以及分配時沒有統一的管理，而且在管理中依照的制度也不一樣，沒有協調性，就會導致檔案工作沒有規范完善性。
2、對交通運輸業的檔案管理工作的強化措施
2.1提高對檔案管理工作的認識水平。要想完善交通運輸業的檔案管理工作，首先就需要提高對檔案管理的認識水平。在實際工作中可以采取由一個主要領導專門負責的檔案管理工作，而其他部門領導全力配合的原則，而且在對檔案管理的具體工作環節中，還需要明確各環節的專門負責人，切實落實工作的職責。檔案管理人員還要從思想上樹立起檔案管理的意識，重視起對資料的收集和整理工作，根據檔案管理工作的原則來做好管理工作。
2.2提高檔案管理人員的專業技能和水平。由于經濟在不斷地發展，交通運輸業要想使自身的檔案管理工作和經濟發展的形勢保持一致，就需要提高檔案管理人員的專業技能與知識水平。而在選擇檔案管理人員時，首先要選擇那些有文化底蘊、愛崗敬業和工作能力強的人員，而檔案管理人員還需要具備儉、廉、公、勤、能、德的素質；另外，檔案管理人員還需要熟悉國家的政策方針以及各項法規，在進行管理工作中遵守這些政策法規，同時也要注意掌握好時事政策以及電腦操作的相關知識；最后，交通運輸業還需要根據相應的法律法規來建立起自身的檔案管理制度，并對各種資料進行統一的整理歸檔，完善檔案的管理制度，為交通運輸業的持續穩定發展打下良好的基礎。
2.3要加強檔案管理的信息化建設逐漸提高檔案管理的水平。隨著經濟和科技的不斷發展，交通運輸業進行檔案管理工作也要根據科技建立起管理的信息化。由于現在的檔案管理工作和社會信息化的速度加快。因此，交通運輸業在進行檔案管理工作中就需要把重心轉移到檔案工作的信息化建設，并且也把信息化建設統一到檔案管理之中，不斷提高檔案管理在實際中的信息化水平，促進檔案管理工作質的提升。所以在交通運輸業中就需要改善工作的硬件設施和軟件設施，保證檔案管理工作可以進行信息化建設；另外，在交通運輸業中進行檔案管理工作的信息化建設還可以使工作專業化、透明化、滲透化，讓工作可以有序的進行，而且，還對檔案資料進行的保存和流通工作也能起到一定的積極作用。
3、結語
關鍵詞：交通運輸 檔案管理 信息化 開發利用 職業素養
交通運輸是現代化經濟活動的重要支撐。是服務于國家戰略、促進社會經濟發展的重要推手。交通運輸檔案管理，無論對行業的未來發展，還是保障撾壞哪誆抗芾恚均具有十分重要的意義。
一、制度規范化
制度，是一切工作得以平穩、順利、高效開展的基礎保障。交通運輸檔案管理需要建立完善的制度規則，以規范工作行為和提升工作效率。交通運輸檔案管理工作的核心是提升檔案管理的“實效性”。使檔案管理切實與單位發展相關聯，為行業經濟助力。因此，制度建設應重視以下兩方面：其一，支持保障機制。具體來說，就是明確組織領導，落實管理責任制。領導要重視檔案管理的重要意義，在檔案部門基礎建設，乃至發展過程中給予有力支持，形成由內而外、從上到下的合力態勢。其二，考核激勵制度。人才是最為寶貴的資源，是檔案管理工作的重中之重。人具有社會屬性，遵循社會環境發展。同理，人才的引進、成長、壯大，離不開周圍環境的契合程度。為此，為了吸引人才、發展人才、壯大人才隊伍，就必須制定出合理的考核制度。例如，考核方式應具有多維度，從專業、社交、態度等多個方面給予員工客觀的考核。又如，在考核時間上，可采取定期、不定期混合進行，避免考核流于形式。
二、信息化建設
推動交通運輸檔案管理的信息化建設。是改進檔案管理工作的重要途徑，以全面、深入、細致的信息化設備及處理手段，代替原有的管理辦法及工作方式，不僅能極大提升檔案工作的效率，還能提升檔案管理的規范性、科學性及安全性。其一，應健全網絡系統。檔案管理的網絡系統指的是計算機數字化操作的綜合應用系統。具體包括服務器網、社會服務網等組合的網絡系統。系統建設中，要增加其他配套的輔助設備，完善硬件基礎，為信息數據的交換、共享創造條件。其二，電子文件系統。隨著信息技術的發展，單一存檔的電子文件方式將逐漸消失，取而代之的是幾個部門相互協作、共同管理的電子文件，由于依附于信息管理網絡，因而其穩定性很高，且能揚長避短、各取所需。其三，檔案安全機制。對于交通運輸檔案管理而言，信息化手段的收集、整理、存檔固然方便，然而網絡安全卻不得不防。為此，需要建立檔案安全機制，提高網絡安全性，從而規避泄露的風險。
三、開發利用
交通運輸檔案管理工作應高度重視檔案的開發利用。深入挖掘檔案的內在價值，積極促進單位的發展壯大。事實上。從國家檔案資源管理的角度考量。閑置在館內的檔案資源不僅是一種極大的浪費。還不利于構建覆蓋全民的檔案體系。反之，積極開發利用交通運輸檔案資源，對企業或單位的發展計劃、工作安排、重點決策等方面，均有切實的促進作用。具體工作中，如何對檔案資源進行開發利用？其一，規范性收集。浩如煙海、汗牛充棟的檔案資源，不可能進行滴水不漏、面面俱到的開發利用。因此，相關單位在收集、整理、存檔交通運輸檔案時，應重視收集過程的規范性。也只有遵循科學合理的收集程序，才能確保檔案資源的完整性與配套性。保障所收集的檔案具備開發價值。其二，信息化手段。在當今信息大爆炸的時代，社會經濟的快速發展。科學技術的日新月異。無一不在影響著人們的工作方式和生活習慣。應善于運用新興技術手段，在基礎檔案數據之上，建立資訊與信息檢索系統，為交通事業的發展提供數據支撐。
四、提高職業素養
提高管理者的職業道德，需要加強思想教育工作。在日常工作中，要重視檔案管理者思想上的溝通與交流。提高他們的思想認識，確保能嚴謹、認真地對待本職工作。思想教育工作不能“嚴防死守”，要重視交流的平臺、語氣、角度等因素，務求落實平等、尊重的原則。只要激發出檔案管理者的熱情。自然能將被動的工作轉變為積極的探索。另外，加強業務學習。交通運輸檔案管理工作需要具備良好的專業處理能力及綜合素質。為了更好地投身于檔案管理工作，管理人員需要摒棄傳統守舊的認知觀念，要以孜孜不倦的學習態度、勇于創新的實踐精神積極參與培訓活動。培訓活動或外出學習、交流，并沒有固定的方式方法。管理者可結合本部門的實際情況，靈活作出安排。例如，為提高工作人員檔案鑒別、整理、裝訂等方面的能力，可組織參與市交通運輸局、市檔案局等部門組織的培訓活動。又如，為了提升管理人員的法律意識，可制定年度學習計劃，定期開展關于檔案管理的法律講座等。
關鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理
一、會計檔案管理的內容
根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。
四、關于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
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關鍵詞：工程檔案檔案管理奧林匹克公園中心區
近些年來，為節約土地資源，實現布局緊湊合理的規劃理念，開發城市核心區道路地下空間，建設聯系城市干道與核心區各地下車庫的交通通道，解決核心區地面交通擁堵問題，大大減少因此而發生的對城市主要道路的交通影響，地下交通聯系通道成為實現此功能的首選。北京金融街地下交通聯系通道建成于2004年，北京中關村地下交通聯系通道于2007年建成，北京奧林匹克公園中心區地下聯系通道也于2008北京奧運之前建成。本文從奧運中心區地下交通聯系通道工程檔案管理經驗入手，論述此類工程檔案的管理方法。
一、科學管理這些檔案的重要意義
（一）工程檔案是保證地下交通聯系通道開通運行的重要依據
地下交通聯系通道工程建設耗資巨大，但利用率卻極低，奧運中心區地下交通聯系通道自2008年建設完成至今尚未向社會開放使用，施工單位已經撤離，如果一旦開通，工程檔案將成為保證其正常開通運行的重要依據性文件。
（二）工程檔案為管理、利用、維護、保養等提供重要參考
地下交通聯系通道中通風、電力、消防是保證其正常運行的重要設備設施，工程檔案中保存了這些設備設施的完整參數，這些參數數據是提供管理、使用及維護、保養的重要參考數據。
二、地下交通聯系通道工程的特點及對檔案管理提出的要求
地下交通聯系通道工程建設具有其自身的特點，對檔案管理提出了不同的要求。
（一）地下交通聯系通道工程施工技術要求高
城市地下交通聯系通道的構造特點使其通風系統設計較常規公路隧道更為復雜，需要計算不同區段正常通風工況和火災工況下的需風量，考慮火災排煙的有效性等，在通道頂部回填工程中采用了氣泡混合輕質土換填的減荷設計，因此地下交通聯系通道工程較一般道路工程、隧道工程施工難度大，技術要求更高。
（二）地下交通聯系通道工程分部分項劃分無統一標準
地下交通聯系通道工程根據服務區域的不同、功能的不同，形成獨具特色的建筑風格，它兼具房屋建筑工程、市政工程、隧涵工程、道路工程特點，單獨采用任何一個專業的規范、規程和技術標準都不能滿足該工程施工技術管理和施工質量控制的需要，造成施工現場同一工程不同標段的分部分項劃分完全不同。
（三）交叉施工現象嚴重
地下交通聯系通道是以解決區域擁堵問題，增加各建筑物之間聯系為目的，因此其與周圍交叉施工現象非常嚴重，為配合工程建設，地下交通聯系通道本身工程必須分段、分倉間斷施工且與其他工程交叉施工特點十分明顯。
（四）對檔案管理提出新的要求
地下交通聯系通道在綜合利用土地資源方面發揮了無可比擬的優勢，但是，地下交通聯系通道工程檔案的管理卻沒有相關統一管理規范，筆者查閱大量資料，大都是關于地下管線檔案管理規范、規定，而沒發現關于針對地下交通聯系通道工程檔案管理的規范。地下交通聯系通道工程是市政工程、建設工程的統一體，工程建設復雜，因此向檔案管理提出了新的要求。
1.如何應用檔案管理資料規程
此類工程涉及房建、市政等多種建設，沒有明確規程可以始終如一地執行，各施工單位依據各自的管理優勢，常規化運作方式，運用不同的管理方法，有的使用《建筑資料規程》，有的使用《市政資料規程》，還有一些參與過地鐵建設的單位使用《地鐵檔案管理企業標準》，表現為現場工程資料的整理十分混亂。如何應用檔案管理資料規程是此類工程檔案管理中提出的新要求。
2.分部分項劃分不一致給單項工程檔案管理的統一性帶來一定的難度
地下交通聯系通道工程多為多標段施工的單項工程，由于沒有統一規定，各標段各施工單位劃分的分部分項完全不同，使得施工文件整理不統一，分項、分部驗收不統一，給單項工程檔案的統一管理帶來困難。
3.交叉施工現象向資料整理的完整性提出新要求
交叉施工使工程不能按照施工計劃進行，導致進場物資與試驗報告上物資資料對應不上，例如，鋼材實驗報告上的鋼材與進場鋼材數量規格對應不上，無法保證文件的完整性。
交叉施工使各施工單位對工程檔案的編號產生很大疑問，若按時間順序編號，則不能反映各部位工程建設情況，若按工程部位編號則時間全部混亂，施工現場的資料編號混亂現象十分嚴重。
三、科學管理地下交通聯系通道工程檔案的經驗及做法
結合工程特點及檔案管理中出現的問題，新奧集團在多年實踐的基礎上，逐漸摸索出了一條針對地下交通聯系通道工程檔案管理的途徑，形成一套行之有效的管理方法。
（一）全面了解工程建設情況，進行工程檔案前端管理
1.了解立項、規劃情況：了解立項規劃情況，有助于檔案人員了解工程屬性，工程概況，有利于檔案管理人員對整個工程檔案的管理形成全局觀念，前期基建文件、施工文件、監理文件如何形成，使用何種規程，與哪個監督站建立聯系，與城建檔案館哪個部門進行對接都在此階段形成。
2.了解工程施工組織設計：檔案管理人員應參加由建設方組織的第一次進場協調會，全面了解工程施工組織設計方案，對施工方對工程施工安排全面了解，為制定檔案編制方案做好充分準備，了解工程施工進度，做到檔案整理與施工進度同步進行。
3.開展工程檔案前端管理工作，制定檔案整理規劃方案。
監督施工單位制定檔案編制方案，此方案不僅涉及總包的結構工程，還應包括水、電、設備、消防等專業工程檔案整理方案。 （二）與項目總工、技術管理人員密切合作，制定分部分項劃分基本原則
1.分部分項劃分的重要意義：分部分項劃分是工程檔案整理的綱領性文件，分部分項劃分準確，工程檔案的制作才能做到有依據。分部分項劃分不準確，將給建設工程資料收集、檢驗、分項、分部工程驗收等工程帶來一系列問題，會出現檔案因此收集不完整的漏洞。
2.制定分部分項劃分文本：建設單位作為工程建設的管理單位，統一各標段分部分項劃分標準。在施工單位進場召開第一次現場協調會時，檔案部門就應將分部分項的基本原則告之各施工單位、監理單位，讓其根據建設單位要求，制定符合該工程特點的工程分部分項劃分。依靠建設單位工程項目管理部、施工總包總工、技術負責人、監理單位總監，現場資料員共同制定分部分項劃分文本。
3.編制有針對性的工程檔案收集范圍表：地下交通聯系通道工程雖然施工內容相近，但因其是周邊建筑物、市政的配套設施，因此每一個地下交通聯系通道都會因地理位置的不同，地況情況不同、施工工藝不同而有所區別，我們根據施工內容、專業劃分情況編制適合本工程需要的工程檔案收集范圍表，在實踐應用中獲益匪淺。
4.統一規程規范要求
（1）以工程建設規劃許可證為依據，統一規程規范要求。規劃許可證批準為市政工程的，我們即以市政資料管理規程為主要依據，以其他工程資料管理規程輔助，共同形成該工程的完整檔案；規劃許可證為建筑工程的，我們就以建筑資料管理規程為主要依據，以市政規程進行輔助整理。
（2）各規程的融會貫通，解決檔案編號問題
在使用不同的規程過程中，檔案人員在編制檔案號時出現不知按哪個規程進行編號的問題，因為兩個規程中分部不同，代字代號也不相同，針對這種情況，我們執行了用哪個規程即用哪個規程進行編號，與城建檔案館的編號原則一致，很好地解決了該問題。
5.落實監督檢查
（1）監督監理工作：加大對監理工作的管理力度，敦促監理發揮現場監督檢查的作用。
（2）定期檢查現場工程資料整理情況：實行定期現場檢查工作制度，隨時關注工程檔案整理情況。
（3）發現問題及時整改：針對檢查中發現的問題，制定整改落實方案，及時進行整改。
（4）配合結構長城杯驗收等工作進一步促進工程檔案的整理工作。
總之地下交通聯系通道工程檔案管理難度大，綜合性程度高，要求檔案管理人員深入實際，了解全局，加強對各專業檔案的掌控能力，這對檔案管理人員提出了更高要求。
參考資料：
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一、信息化在交通檔案管理建設中的含義
信息化建設在交通檔案管理中的應用指得是根據計算機網絡的使用，管理交通系統中的資料以及檔案，達到方便使用者使用檔案或者查找檔案，并且能夠把檔案的作用及其目地充分的發揮出來。普遍利用交通檔案，實現管理檔案的科學化、標準化以及規范化，這也是現代管理交通檔案的重要工作內容之一。通常，在信息化建設交通檔案的主要內容中，有電子檔案的收集、硬件建設（基礎設施的建設）、紙質資源電子化（信息資源的建設）、軟件建設（信息平臺的建設）、人才隊伍的建設、檔案的標準建設以及規范建設等。
二、信息化建設在交通檔案管理的現狀及信息化建設的必要性
伴隨著科學技術的不斷進步，我國交通檔案管理有了明顯的進步和發展，機讀文件隨之出現。但在很多基層的交通檔案管理部門，在信息化管理過程當中，相對來說較為落后，檔案的標準化以及規范化不足，有些地方檔案部門依舊重視紙質的檔案，交通檔案的信息化、電子化意識缺乏。管理檔案信息人員的素質還有待提高。（一）信息化在交通檔案管理建設中，收集信息時較為方便。首先，信息化在交通檔案管理的建設中，在進行收集信息的時候，極其的方便。因為在信息化的過程當中，存儲檔案以及收集檔案的時候是根據手工輸入、OCR識別以及圖像掃描等手段來實現的。所以，檔案中的資料都是根據數字化的信息加以存儲，這樣進一步減少了資料時間相對滯后以及資料丟失等現象的出現。（二）處理及使用交通檔案信息較為便利。一是處理交通檔案信息較為便利。信息化建設在交通檔案的管理及其處理的時候，極其方便。以往的檔案管理工作大多以實物及紙質資料為主，這就造成在處理信息的時候，由人工編制為核心，并且容易破損等問題出現。保存的時候也要有特定的環境。通過信息化的管理交通檔案，這樣不但有效地節約了儲存空間，而且還方便了信息的處理和編制。其次，信息化在交通檔案管理的建設中，其儲存的時候極其方便。以往的紙質的、實物的檔案資料通常儲存很久之后，一旦儲存條件變化或不佳的情況下，這些檔案資料非常容易有破損的現象出現。而由信息化建設的交通檔案管理，在大容量光盤以及硬盤更新之后，使交通檔案在存儲的時候非常方便，既有效地節約了空間，又消除了儲存環境對資料保存的影響。二是使用交通信息檔案較為方便。信息化建設在交通檔案管理中，其使用的時候顯得極其方便。以往的檔案材料在進行使用和檢索的時候很復雜，這就造成在應用檔案材料的時候，檢索速度不高，工作效率也隨之較低。建設交通檔案管理信息化之后，使用者能夠快速地在很多資料中立刻定位到自身想要查找的檔案資料，在短短的幾秒鐘內，便可以輕松地完成查找檔案資料的工作。所以，信息化在交通檔案管理的建設中，優勢最為突出的便是可以很好地便于用戶使用。三是建設管理交通檔案的信息化，在傳輸時極為方便。如今，互聯網以及計算機技術的快速發展，在進行檔案資料的存貯利用以及檢查的時候，已不再單單局限在單位內部使用。檔案資料能夠由網絡來滿足檔案資料的傳輸以及檢索，達到全球資源共享，并且用戶可以在得到授權的前提之下，實現異地檔案資料的提取以及檢索工作。
三、交通檔案管理中信息化的應用
為提升高速公路檔案管理工作的效率及其質量，關鍵利用科學且先進的計算機通信技術以及現代化網絡技術來對已有的文件信息加以管理，從而解決項目管理工作當中所存在的相關問題。進而轉變以往的檔案管理工作方式，盡量避免檔案管理工作的弊端。從而實現檔案管理信息化建設的進程。具體表現在以下幾個層面。（一）信息化在檔案管理中的應用應以交通特征為依據。信息化在檔案管理工作中，要以交通建設工程的特點為依據，對交通建設項目管理進行系統化的研究和開發，把專業化的管理軟件運用到檔案管理工作當中，形成集成的項目管理機制，對承包商、設計單位以及項目法人之間的業務進行疏通，并且利用信息化在檔案管理中的應用，達到檔案信息的高效共享，這也是檔案信息化的核心所在。（二）交通管理系統化的實施要滿通部門的相關要求。交通管理系統化的實施要滿足于交通部門的相關特點和要求，同時要與國家建設工程中的有關內容相互協調。并且按照工程建設的標準水平，滿足建設資料的科學性和規范性。由此可見，在今后的交通施工建設當中，檔案管理工作不斷朝著管理信息化的方向發展。因交通建設工作中的信息及資料具有一定的傳統性，同時也需要具備一定的法律效力。所以，對系統的安全性提出較高的要求。同時也對于檔案管理的內容有較高的要求。特別是在網絡設計的工作當中，要采取較先進的管理方式以及管理軟件，使用戶的操作權限得到保障，同時，保證網絡管理的真實性及高效性，只有這樣才可以為檔案管理信息化的進程創造出更好的發展環境。（三）項目管理單位應設專人進行系統的管理、更新和維護。根據檔案管理中的不同要求，建立健全與信息化管理系統相互適應的工程建設文件資料管理機制，分階段性地在系統中對監理資料以及施工進行檢查并確認，及時掌握資料的全面性、真實性和完整性。
四、加快推進交通行業檔案管理的信息化建設措施
一、當前信息技術在城市軌道交通工程檔案管理運用中存在的問題
（一）檔案數據兼容性問題。
當前大多城市軌道交通工程的檔案是先經過市檔案館掃描后，再統一納入辦公網檔案管理系統。這個系統也是檔案查閱使用的途徑。但是當前城市軌道交通工程的檔案數字化建設的指標未健全、檔案統一管理的軟件缺乏，因而當前使用多種檔案管理系統，從而在管理時出現數據無法兼容性的問題，造成檔案數據無法進行數據掛接、批量處理，嚴重影響檔案管理的工作效率。
（二）工程竣工圖數字化問題。
在城市軌道交通工程檔案管理中，當前主要通過掃描紙質版的竣工圖方式對竣工圖進行信息技術數字化的處理，在這個環節中，需要掃描的竣工圖數量多，且在掃描到電腦后，還需要對每張電子圖進行后續處理，因而工作量繁重，并且其專業性要求非常高。此外，在掃描過程中因受到操作人員不當、紙張質量等因素的影響，其圖像的掃描結果也不一樣，有的因為操作失誤，導致竣工圖在數字化處理后無法使用了。
（三）信息化工程檔案安全性問題。
工程檔案通過信息技術轉化為數字信息的形式，而數字信息化具有不穩定性、流動性的特征，因而容易出現數字信息丟失、遺漏、受損、被更改的問題，從而引起城市軌道交通工程檔案安全問題。
二、提高城市軌道交通工程檔案管理中信息技術的運用
（一）完善檔案數字化建設的規范性和標準性。
完善檔案數字化建設的規范性和標準性，首先從政策和制度上去規范。因此要建立一套統一的、全面的城市軌道交通工程數字化檔案管理的制度以及移交標準。這套制度和標準中包含的內容有：對工程項目的數字化建設有一個明確的范圍；對檔案資料有一個統一的的數據格式、掃描軟件格式、著錄標準格式；要結合城市軌道交通工程的檔案特點，使用統一的檔案管理軟件進行計算機程序編制，從而確保檔案在移交的過程中，能夠對相關的信息數據進行批量的處理及快速的掛接。
（二）通過信息技術探索竣工圖數字化處理措施。
當前，在城市軌道交通工程檔案信息化的管理中，很多施工單位對竣工圖管理一般是將DWG格式的設計圖直接轉換成竣工圖。這種方式雖然簡單方便操作，但是此類型的竣工圖缺失竣工相關負責人簽字及竣工圖章，因此這類竣工圖是不符合要求的。但是對竣工圖采用圖紙掃描的方式進行數字化處理的方式花費的時間長，物力大。因此結合兩種方式的優點，采取以下措施：依舊將DWG格式的設計圖，對于缺失竣工相關負責人簽字及竣工圖章的問題，通過掃描技術處理。先把圖像放入可以用于竣工圖的CAD電子圖中，再把DWG格式的圖形文件轉變為PDF格式的圖像文件，從而解決此類問題。
（三）提高檔案管理人員的素質。
要實現信息技術的有效利用和信息安全，需要提高檔案管理人員的素質。具體措施是：對全市的城市軌道交通工程檔案管理人進行信息技術數字化管理方面的培訓，培訓的主要內容為信息技術的使用和網絡安全。通過培訓，使相關檔案管理人員掌握并加強檔案數字化處理的方法、檔案管理軟件的應用、網絡安全的技術性手段。此外，還需開展城市軌道工程基礎性知識的培訓，讓檔案管理人員能夠儲備一定的軌道交通工程專業知識，從而對一些專業性很強的軌道交通工程檔案能夠準確地把握，提高管理的專業性。
三、總結
