時間：2022-05-23 06:41:49
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年初，市志辦召開辦公會議，認真研究、精心組織制訂全年切實可行的工作計劃和保障措施，嚴格制定《*市地方志辦公室人員崗位職責》，把工作目標責任一一落實到位。每季度、半年均認真向市政府報送工作總結。
1.《*年鑒》（20*年卷）按時按質出版發行。嚴格按照市政府辦公室關于《*年鑒》（20*年卷）的組稿通知要求，對《*年鑒》（20*年卷）催稿、編輯、審稿、校對進行任務分解，責任落實到人，按照市政府分管領導對《*年鑒》的出版、發行時限作出明確規定的要求，已連續4年在當年8月底前出版發行，不但處于全省州市的前列，而且編輯出版的質量逐年不斷提高。
2．第二輪《*市志》編修進展順利。在去年完成初纂稿的基礎上，20*年市志進入緊張而繁重的總纂階段，既要圓滿完成年鑒的編輯出版，又要按時按質完成《*市志》的總纂。為順利完成這一工作目標，辦公室通過合理妥善安排人員（集中5人進行市志總纂），全辦上下齊心協力，領導高度重視，職工恪盡職守，做到兩不誤兩促進。年底180余萬字的第二輪《*市志》總纂稿告竣，現已開始印制送審稿。
3．圓滿完成上級業務部門和市委、市政府交辦的其他工作。年內圓滿完成省志辦《云南小康年鑒》、省政府政策研究室《云南年鑒》編輯部要求提供的材料、稿件，走在全省州市的前列，均受到省志辦、省政府政策研究室的好評。同時起到推介*、宣傳*良好作用，對*進一步擴大對外宣傳，展現*改革開放和經濟發展成就，介紹*投資環境和發展前景，為國內外各界朋友到*投資興業、旅游觀光提供依據。為到*任職的市級領導及時提供有關*地方志等地情資料。
4．有力推動全市地方志工作的發展。按照《地方志工作條例》規定的地方志工作機構5項職責：⑴組織、指導、督促和檢查地方志工作；⑵擬定地方志工作規劃和編纂方案；⑶組織編纂地方志書、地方綜合年鑒；⑷搜集、保存地方志文獻和資料，組織整理舊志，推動方志理論研究；⑸組織開發利用地方志資源。根據這一職責要求，針對各縣區第二輪地方志編修工作進展參差不齊的實際，在市政府組織督促檢查的基礎上，市志辦加強跟蹤問效力度。年內，各縣區地方志機構實現機構、人員、領導、經費到位，絕大部分縣區志書編修都進入收集資料、進行資料匯編和分纂階段，走在前列的少數縣區已經完成初稿；有10縣區編輯出版地方年鑒，使全市年鑒這一具有資料權威、反映及時、連續出版、功能齊全的特點，系統匯輯上一年度各行政區劃各個方面情況的重要文獻信息、逐年編輯的資料性工具書的編輯出版工作全面開展。它不僅為領導決策提供了科學參考，也為科研、產業開發、教學提供信息資料，更是經濟建設方面重要的情報源、數據庫，同時還是人們日常生活的向導與顧問，在衣食住行、旅游購物、就學擇業等方面都能為使用者提供便利，并且為下一輪地方志編修的資料積累做好有益準備。
5．全力做好綜治維穩和工作。市志辦認真管好自己的人、看好自己的門，辦好自己的事，單位干部職工團結干事，全年全辦職工家庭亦尚無矛盾糾紛反映到單位的情況。針對全省州市地方志機構批準參照公務員管理，對少部分職工因職稱反映的問題積極向有關領導部門作了解決問題的書面請示。
6．認真做好單位掛鉤幫扶工作。市志辦每年均在春耕大忙季節和春節前由部門領導帶隊深入掛鉤幫扶的魯甸縣梭山鄉密所村幫助搞好春耕生產和慰問貧困農戶。力所能及地為掛鉤村解決生產生活、基礎設施等方面爭取資金和項目，按照“百千萬幫扶工程”要求做好繳納扶貧基金的同時，領導干部職工結對幫扶13戶貧困戶，承擔貧困戶子女完成義務教育階段所必須的費用。
7．認真落實市政府節能減排要求。市志辦狠抓節能減排措施的貫徹落實，車輛出行、辦公用紙、電腦和空調使用、用水用電等均嚴格按照要求進行。辦公室在節水節電方面達到昭政辦發〔2007〕89好文件要求，做到比上年節約。
8．市志辦工作職責、工作任務、修志編鑒進展均在政府網上公開。
二、四項制度執行情況
1．市志辦按要求成立貫徹落實行政問責、服務承諾制、首問責任制、限時辦結制（四項制度）領導小組，組長王文福、副組長聶順榮、成員為3名中層干部，貫徹落實四項制度的具體工作由秘書科負責。制訂有《*市地方志辦公室貫徹落實行政問責等四項制度實施細則》。
2．認真履行8項工作承諾，精致裝裱并在辦公室走廊的明顯位置懸掛有8項工作承諾。全年全體職工均按8項工作承諾認真做好各項工作，未出現任何部門和個人對地方志辦公室和職工有任何違反8項工作承諾的反映。
3．認真擬定部門承諾事項。由于地方志辦公室工作性質特殊單一，編修出版的地方志書和地方綜合年鑒，主要服務的對象是黨政機關和社會賢達人士，新編地方志正努力拓展擁有更加廣泛的群眾對象。以此，市志辦承諾任何單位和個人需要查詢*地方志資料（包括《*舊志匯編》6冊、《*地區志》上中下3卷、《*年卷》1986～20*年卷及各縣區出版發行的志書和年鑒）的，可全部在*市圖書館查到（因市志辦受辦公條件所限，沒有查閱地方，全部完整資料均無償提供給*市圖書館）。
4．市志辦領導和中層干部均設置有要素齊全的公示牌證，并且統一要求擺放在醒目位置，做到讓來辦事的人員一目了然。
三、強化管理情況
1．建立健全市地方志辦公室內部管理規章制度。全年全辦認真貫徹執行《*市人民政府地方志辦公室工作規則》，并用發展的眼光，修訂完善《工作規則》，共制訂16個規章制度崗位責任規則、會議規則、審稿原則、財務管理規則；黨風廉政建設和作風建設、精神文明建設規劃；學習、考勤、科學民主決策、領導干部聯系群眾、公開承諾、首問首辦、責任追究、車輛管理、接待等制度制度。
2．各項管理目標量化到人。單位在修志編鑒的任務分配中，每位工作人員承擔多少章節、聯系哪幾個單位、完成時限等都作了明確界定，實現了管理目標責任量化到科室和個人。
3．市志辦內部檔案管理制度健全，設施齊備，檔案管理規范。20*年市志辦機關檔案管理已達四星級標準。
四、學習調研情況
1.市志辦長年堅持每兩周至少集中學習半天的制度，主要學習中央、國務院和省市委、省市政府的各項重大方針政策，重要領導講話及有關地方志工作的條例規章或研究部署部門工作業務，解決存在困難和問題。每次集中學習時均安排有專人記錄。
2．由于地方志部門工作特殊單一，是公認的生活清苦、工作辛苦、條件艱苦的“三苦”弱勢部門。職工主要圍繞修志編鑒業務，積極鉆研地方志理論，全年撰寫理論文章和論文在《中國地方志》、《*日報》和《云南史志》等發表5篇。
3．10月份，由主任王文福親自撰寫調研文章為市委、市政府在《云南小康年鑒》（20*年卷）宣傳介紹*經濟和社會發展現狀；為下一輪修志打好基礎，積累史料，市志辦安排人員向市委撰寫“怎樣做好年鑒資料與志書資料有效結合”內容的調研文章。
4．由市委領導、市政府主持、市地方志編纂委員會辦公室編纂的《*市志》（1978～2005年）送審稿已開始印刷分送市級領導、市志編委會成員單位，這是一部集中反映改革開放以來，*發生翻天覆地變化的輝煌史實，涵蓋*這一時期的自然、政治、經濟、文化和社會的方方面面，是一部珍貴的史情、地情資料著述。
五、扣分設置情況
1．按照《地方志工作條例》規定的職責權利范圍及有關程序辦理公務。組織、指導、督促和檢查全市地方志工作。
2．嚴格遵守上級規定的政治、組織、財經和各項工作紀律，做到警鐘長鳴，防患于未然。全年全辦無違反上級規定的政治、組織、財經和各項工作紀律，全辦上下團結干事，地方志工作有新發展。
3．全年市志辦單位和領導干部均未出現被市委、市政府通報批評；均未出現被上級主管部門通報批評；部門領導未出現被行政問責，職工亦未出現被行政問責。
4．市志辦全體職工均未出現違反人口與計劃生育規定。
5．市志辦全體職工均未出現違紀違法行為受到紀檢監察機關或司法機關的查處。
6．市志辦辦公區全年未發生任何安全事故。
一、精心組織，做好宣傳動員工作。
一是及時成立了工作機構。根據要求及時成立了以蔣燕為組長、其他人員為成員的發展提升年活動領導小組及領導小組辦公室，并建立了相應的工作制度，明確各項工作的責責任人，形成了主要領導親自抓，全辦干部人人參與的局面。二是及時制定了實施方案。根據《縣直單位發展提升年活動績效考核方案》的總體要求，結合我辦工作實際，及時制定了縣志辦《關于開展發展提升年活動實施方案》和《開展發展提升年活動具體措施和要求》，并按照各階段工作步驟，細化活動目標任務和具體要求。三是全面動員營造氛圍。縣委、縣政府發展提升年活動動員大會會議召開后，我辦及時召開了開展發展提升年活動動員會，全面部署了發展提升年的相關工作，迅速掀起了開展發展提升年活動的，營造了開展發展提升年活動的濃厚氛圍。
二、全力以赴，積極做好各項工作。
1、縣志發行有新成效。
為加大《縣志》發行力度，使縣志工作更好地服務我縣“三個文明”建設。今年我辦“多管”齊下，不斷創新縣志發行方式，縣志發行工作取得了較好成效。一是高位推動。積極爭取鄉鎮和部門領導支持。對續志的發行工作進行了一次全面統計，對末完成發行任務的部門和鄉鎮進行督促，為全面完成發行任務奠定了基礎；二是突出發行重點。將縣志發行重點由鄉鎮調整為縣直單位、中小學校、企業、個人（獲得副高以上職稱者）、社會團體；三是強化考核。召開辦公室會議，研究制訂了縣志發行目標考評方案，把發行任務完成情況與年終考核和評先評優掛鉤。通過加大發行力度、突出發行重點、擴大發行范圍，縣志發行取得較好成效，一年來累計發行縣志300余冊。
2、部門志編修有新突破。
《縣軍事志》的編纂工作結束后，我辦積極爭取縣政協領導的支持，于去年9月份正式啟動了《縣政協志》的編纂工作，經過全體編纂人員10月的艱苦工作，于今年六月份完成該志書初稿。初稿經再三修改后于9月份裝訂成冊送縣政協審定。今年8月份，我辦又爭取縣交警大隊領導支持，啟動《縣交通警察志》的編纂工作，目前已完成交警大隊自成立以來所有檔案的查找工作，正在進行相關資料的搜集。有的篇章正在試寫，預計明年2月份可形成初稿。與此同時，我辦還協助縣人大做好《縣人大志》的續修前期工作，明年3月份正式啟動《縣人大志》的編纂工作。
3、地情資料收集有新舉措。
今年，我辦結合《年鑒》和《年鑒》的供稿工作，在收集整理地情資料方面做到多跑腿、勤動腦，變被動收集為主動收集，改坐等收集為上門收集，不斷創新收集方法。將縣情資料分為政府綜合口、工交口、農口、科教文衛口、財商貿口等幾大塊，實行分口收集、分類整理、專人負責、電子存檔的辦法，使縣情資料收集工作常態化、規范化，為今后年鑒和續志的編修打下堅實的基礎。
4、地方志資源開發利用有新進展。
結合我縣招商引資的重點，我辦充分發揮地方志書的綜合資料文獻作用，積極協助縣招商局、大汾鎮政府等有關單位，從我辦所保存的資料中查找縣內礦產分布情況、種類屬性等，為招商引資服務。此外，廣東、廣西、云南、湖南及省內其它地方人員詢根認宗，或印證有關歷史事件，來信來電來函要求我辦提供相關資料，我辦均以最快的速度、最好的質量為其提供服務。對縣內人員來我辦咨詢，要求提供相關資料的，我辦均做到熱情接待，高效優質地提供服務，讓群眾高興而來，滿意而歸。今年，共接到縣內外來信來訪50多人次。
5、《年鑒》和《年鑒》專稿任務圓滿完成。
《年鑒》和《年鑒》供稿任務下達后，我辦及時與縣委辦、縣政府辦匯報和溝通，確定我縣2010年年度工作亮點。為保證供稿質量，我辦先后選派2位同志參加省、市主辦的年鑒編輯業務培訓班。編輯人員深入相關部門和鄉鎮搜集、整理一年來我縣在城鎮建設、公路建設、新農村建設、工業園區建設、民生工程建設、社會事業建設等方面取得的成效，認真整理編纂文字和圖片資料，及時上報《年鑒》和《年鑒》編輯部。為宣傳，推介，擴大我縣對外知名度，花費2萬元在《年鑒》彩頁專版中認刊了兩個彩頁專版，集中宣傳展示我縣近年來在城市化建設、工業園區建設，新農村建設等方面取得的顯著成效。
三、統籌兼顧，各項中心工作有序開展。
1、扎實開展“發展提升年”活動。
今年我辦以“全面發展、跨越提升”為主題，以推進招商引資和項目建設為重點，以縣志發行、部門志編修和地情資料收集為抓手，以深化機關效能建設為動力，力求不斷創優發展環境，全面提升發展質量，為實現經濟社會進位趕超、跨越發展提供堅強保障。
按照縣委的統一安排部署，我辦于2月25日制定下發了《關于開展“發展提升年”活動實施方案》，及時成立了以辦公室主任為組長的“發展提升年”活動工作領導小組，認真開展了學習動員、組織實施、總結考評三個階段的工作。對照“發展提升年”活動各階段的要求，我辦認真組織實施，結合本辦工作實際制定措施：圍繞《縣志》發行，提升縣志工作更好地服務我縣“三個文明”建設水平；圍繞部門志編修、地情資料收集、提升本辦人員素質；圍繞創建最優發展環境提升辦事效能和服務水平。全體干部職工的思想認識進一步提高，工作作風進一步轉變，責任意識和服務意識進一步增強，有效地激發了工作的自覺性、主動性和創造性。
2、精心組織創先爭優活動。
按照縣委《關于在全縣黨的基層組織和黨員中深入開展創先爭優活動實施方案》等文件的要求，我辦積極響應省地方志辦主任劉斌同志提出的“創先推動方志事業新發展，爭優促進方志事業上水平”為主題的創先爭優活動。一是按照“五好”要求建設領導班子。（即學習好、團結好、作風好、紀律好、政績好）。二是堅持民主集中制原則。堅持集體領導下的分工負責制，充分發揮領導班子成員的積極性和創造性，不斷增強公仆意識和服務水平。三是切實抓好黨風廉政建設。牢固豎立廉政意識，搞好警示教育，嚴格執行各級關于廉潔自律的有關規定，認真落實黨風廉政建設責任制。四是強化內部管理約束機制。扎實推進機關思想作風建設，以制度管人，以制度管事，確保政令暢通，使辦公室各項工作走上科學化、規范化、制度化軌道。
3、周密部署“思想大解放、作風大轉變、服務大提升”主題教育活動。
根據縣委《關于在全縣機關黨員干部中開展“思想大解放、作風大轉變、服務大提升”主題教育活動實施方案》的要求，我辦成立了活動領導小組，制定了具體實施方案。組織黨員干部認真學習省市第十三次黨代會，市第三次黨代會，市委三屆一次全會和王萍書記在全市領導干部大會上的講話及縣第十三次黨代會的精神。組織觀看了楊善洲先進事跡。黨員干部深入調研，走訪群眾，開展談心活動，查擺問題。著力治“慢”，強化實效觀念，克服和改變“慢”的思維和行為方式，做到快捷、規范、高效；著力治“散”，構建按制度辦事、靠制度管人的長效機制，解決少數干部工作作風散漫、紀律渙散等問題；著力治“浮”，把辦公室的各項工作真正落實到實處，注重深入基層，服務群眾，明確每名干部的責任和職能，激化全辦干部的工作熱情，切實提高工作的主動性和自覺性。
4、傾心做好掛村幫扶工作。
隨著社會經濟和信息技術的發展,尤其是文化產業的興起,地方性特色文獻數據庫需求迅速增長,因而構建地方性特色數據庫,促使地方文獻信息資源得到充分開發利用勢在必行。目前,大規模、標準化、開放型的高校圖書館地方性特色文獻數據庫較少或缺乏系統性,滯后于其它文獻數據庫的建設,嚴重制約著社會經濟的發展和文化產業的發展,已引起高校圖書情報界的重視。
1 地方性特色文獻數據庫的含義及意義
地方性特色文獻數據庫是通過計算機實現對本校地方性特色文獻信息資源的收集整理、標引著錄、檢索輸出的自動化檢索系統。高校圖書館建設地方性特色文獻數據庫對于開發地方文獻資源有著十分重要的意義:可以保護地方文化遺產,為中華民族文化資源實現可持續發展和利用奠定基礎。地方文化表現當地的社會歷史發展的軌跡,是一個地方社會發展進程的具體體現。了解地方文化將會使各級各部門制定工作計劃、方針措施能更加有的放矢、因地制宜,也為外來投資商提供了令人信服、明了的政治和人文環境資料,這對加速一個地方的經濟建設、文化教育、科學研究無疑會起到推動作用。例如,咸陽是中國歷史上周、秦、漢、唐等13個王朝的建都之地,文物薈萃,形成了罕見的人文景觀,咸陽也因之成為國家甲級對外開放城市。因此開發咸陽的文物旅游資源,研究咸陽城市歷史,對于擴大咸陽對外開放,振興咸陽經濟,推動咸陽社會的全面進步無疑具有重大意義。咸陽師范學院咸陽地方史課程的開設,以及圍繞這個中心舉行的系列研究,近年來取得許多階段性成果,諸如《咸陽地方史》教材的編寫、專題教學片《秦都咸陽》的攝制、參與咸陽歷史文化名城、咸陽火車站秦漢雄風壁畫論證、塔爾坡秦人墓地考古成果論證等,這些歷史研究文獻成果緊緊與當地經濟、文化研究緊密結合,使歷史研究的功能在市場經濟建設中發揮了重要作用。咸陽地方史的研究還將以旅游業作為突破口,深入研究咸陽古代交通、環境保護、綠化美化、人文活動等,為咸陽的經濟建設和配合西部開發提供更具體可行的模式和依據。]
咸陽僅是其中之一例,全國各地自有各自的特色文獻,如果各地都能建立各自的特色文獻,將分散于各學科中,分布于各種載體上,包含于其他文獻內,出現于網上文獻信息資源系統中的分散的地方性文獻通過建庫得以集中,將會為地方文化研究工作者提供很大的方便,為加速地方經濟建設做出貢獻。
2 高校圖書館具備創建地方性文獻數據庫的條件
2.1 具有充分的數據源 高校圖書館文獻資源豐富,在其發展過程中,留下了豐富的地方特色文獻資源。高校學報就是其中之一部分,這一部分文獻資源數量大、質量高、地方特色突出,深受讀者歡迎。很多高校學報欄目辦的極富特色,其研究成果很有意義和價值,如《咸陽師范學院學報》的秦漢史欄目、《殷都學刊》的殷墟文化研究欄目、《寶雞文理學院學報》的西部大開發欄目、《唐都學刊》的唐史研究欄目、《紹興文理學院學報》的魯迅研究欄目、《九江師專學報》的陶淵明研究欄目、岳陽師院《云夢學刊》的屈原研究欄目等均突出了地方人文特色。目前,高校學報已多達2000多種,其核心期刊就約占1/4,各高校圖書館很注重大學學報的訂購工作,一般核心期刊全部訂購,非核心期刊則視其地域、欄目特色等也有數量不等的訂購。除了訂購的以外,高校圖書館的交換資料中也有大批學報,合計起來,數目可觀。另外,高校圖書館一般都收藏“地方志”,這些地方志從省到市到縣逐級都能從中可以挑選出一定數量的有關當地的史志文獻。除了學報、地方志外,高校圖書館的幾十萬、甚至上百萬圖書中,還有不少地方文獻專著,報刊雜志中也有很多散見的地方文獻篇章,收集起來,數量絕對不少,這就為建立地方文獻數據庫提供了數據源。
隨著高校圖書館現代化建設的不斷深入,各具特色的文獻信息量迅速增長,豐富的源源不斷的文獻信息將會以各種形式提供給高校圖書館,高校圖書館地方性特色文獻類型也會隨之多樣化。按不同標準可將特色文獻劃分為不同類型,諸如:印刷型、視聽型和網絡型;圖書、報刊和論文資料;公開出版物、內部交流資料和密級文獻等等。特色文獻多種類型并存,為建庫提供了豐富的數據內容,尤其是重要的灰色文獻給高校圖書館文獻數據庫增添了特色。
2.2 高校圖書館具有信息處理的專業人才及設備 相對于公共圖書館或其他信息部門來說,高校圖書館一般都擁有一批高質量的專業人才,具有信息服務的豐富經驗,具有對信息的收集整理、分析加工的能力。所以,高校圖書館在文獻信息的搜集、文獻的加工整理、文獻檢索、信息研究、信息傳遞等方面都是比系統的、先進的、科學的。
目前,各高校在圖書館現代化建設方面投入較多,硬件設施較為齊全,軟件選擇也較為科學,且高校圖書館數據源充足、有建庫專業人員、擁有先進設備、能多渠道籌集資金等等有利條件。加之高校大都有一批高素質的熱衷于地方文化研究的專業教師,可以借助他們知識豐富且又多彩的頭腦來解決文鑒定等一些科學性強的、復雜的難題。如咸陽師范學院歷史雷依群教授就是這方面的專家學者,他在咸陽地下、地面出文物、文獻鑒定方面成績斐然。
3 圖書館創建地方性文獻數據庫的方法及措施
3.1 做好現有館藏的整理、清點、歸類工作 高校圖書館然文獻收集系統、全面,但是對建一個專門的地方文獻數據來說,要從浩繁的書山刊海中提取特定性質的數據,并非易事因為,地方文獻及特色文獻分布廣泛,內容龐雜,這就要求高圖書館首先要對其館藏進行全面的整理、理順,然后個別歸類例如,我館在計劃構建地方文獻數據庫時,首先制定了咸陽范學院地方文獻數據庫的數據收集原則,其原則如下:
a.確定文獻收錄范圍,收集從古至今的有關咸陽的政治、軍事、歷史、經濟、教育、文化等方面的文獻。
b.建立確定文獻收錄范圍的程序,其程序應是首先組織館內學有專長、知識水平較高的人員,對現有館藏進行分析、研究和篩選;其次對篩選出來的符合地方文獻數據庫建庫要求的文獻,請有關專家學者進行鑒定,最終確定收錄文獻。
c.確定分類標準,按照《中國圖書分類法》第四版進行分類,精確到三級。
d.確定標引準則。嚴格按照《中國分類主題詞表》進行標引,并配備圖書情報專業人員,專門負責標引這項工作。
e.確定著錄標準。數據的標準化、規范化、一致性是數據庫質量的關鍵,我們嚴格按照《中國機讀規范格式》進行數據著錄。
3.2 做好相關文獻的搜集、整理工作 要建好地方文獻數據庫,僅從館藏文獻中提取是遠遠不夠的,地方文獻主要靠在地方有關部門和地方人士中搜集。有了前面細致的整理、清點、歸類、核對及數據錄入的工作基礎,就確定了文獻搜集的方向和范圍,其具體的搜集辦法有:
a.派人現購。現購有兩種途徑,其一是采購人員多跑書店、古舊書市;其二是請教師、科研人員尤其是歷史系、中文系、地理系及那些學有專長的教學科研人員代購。
b.和有關部門聯系。地方院校圖書館應密切和地方的有關部門加強聯系,溝通互補。如和當地的公共圖書館,各地、縣方志辦、文化館、檔案館聯系,經常到這些部門去互通有無,這些部門一般都收集著很多反映地方文化、社會生活、風土人情、旅游等方面的文獻。
c.拜訪地方名人和高校的專家學者。這些人大都收藏有大量的珍貴的文獻資料,其中不乏有關當地的、獨具特色的文獻資料。對這些難以買到的文獻資料,我們可以征得主人的同意,進行復制。
d.分配科研閱覽室(前教師閱覽室)工作人員做好有關期刊文獻的搜集工作。
e.做好網上搜尋工作。派專門工作人員定期在網上搜尋相關文獻,其期限應為一周最好,這樣就能及時、沒有遺漏地做好搜集工作。
f.和當地政府聯手,多方爭取資金,開發和搶救民間的未被重視、未被開發的處于有可能會流失、毀滅的古籍文獻。
g.做好數據錄入前的工作,避免數據重復,占據庫容,影響用戶使用。
3.3 做好數據錄入工作 在選好軟件的前提下,首先要制定明確的標引規則。數據錄入要嚴格按照標引細則進行標引,搞好標引質量。這就要求數據錄入人員必須掌握標引的基本知識,熟悉主題詞表,能夠靈活運用相適應的標引方法和規則。數據錄入工作是一項長久的、艱苦細致的、繁雜、費時費力且十分枯燥的工作,所以必須配有專人負責,所配備人員不僅要具備專業的圖書情報知識和認真負責、兢兢業業的工作態度,而且還必須會熟練操作計算機、掃描儀等現代化辦公工具。
3.4 做好文獻的梳理工作 數據錄入后,依據相關內涵類別,創建機內數據梳理設置。其設置可按:
a.按照學科門類進行梳理。例如,對所收集的有關咸陽的地方文獻,嚴格按照《中國圖書分類法》第四版進行類目劃分。如此,梳理后的學科類目如表1所示。需要哪一類的文獻,直接點擊即可。
表1 地方文獻數據庫學科類目表
類別 名
稱 數據 紀錄備注
G 文化、科學、教育 668 當前收錄數據
J 藝術 229 當前收錄數據
K 歷史、地理、考古、文物 1000 當前收錄數據
b.按照地域屬性進行梳理。對所收集文獻依據所轄行政區劃進行梳理,將有關某一縣區的政治、歷史、人、事、風俗等文獻全部歸入,例如,只要點擊某縣,就可查到這一縣的一切。
關鍵詞：地方文獻；采訪工作；方法策略
中圖分類號：G251 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）26-0172-02
地方文獻是內容上具有地方特征的區域性文獻，是反映某一地區政治沿革、經濟發展、自然環境、風俗民情等各種類型的文獻資料的總和。它能為人們研究和探索特定區域的歷史和未來提供翔實的信息，對本地科學研究、經濟建設和社會發展有舉足輕重的作用。公共圖書館作為本地的中心圖書館，應該擔負起征集并開發利用地方文獻的社會義務。因此，提高對地方文獻的認識，掌握地方文獻征集方法，是非常必要的。本文將以天津圖書館為例，通過多年從事地方文獻采訪工作的實踐經歷，結合相關案例，探討地方文獻采訪工作的方法與策略。
一、掌握出版信息，靈活運用采集方式
地方文獻征集是一項煩瑣細致的工作，涉及面很廣。搞好這項工作的前提是要充分掌握征集的線索，即掌握信息，主動征集，開辟多種多樣的征集渠道，采用靈活多變的收集方式。天津圖書館的具體做法是：一方面對重點單位進行上門采訪，由專職人員到市志辦公室、政協委員會、文聯、新聞出版等職能部門進行上門征集，并且長期與他們保持密切聯系，及時了解本市有關地方志和專業志編寫出版信息與動態。另一方面通過瀏覽本地有關報紙，一旦發現地方文獻出版信息，積極與采編部門核實是否已經訂購，并且做好地方文獻采訪目錄進行征集。同時，專職人員還密切關注全市重大會議的動態，進行追蹤搜集。
天津圖書館對天津歷史照片的靈活采集可以作為一個成功的范例。1939年8月發生的罕見水災，淹沒天津整個市區，許多地方水深約2米。當時中國攝影公司派人在天津各重要街區進行拍攝，并制成印刷版照片，數量達130余張。這些照片不僅充分反映了水災的真實情況，同時也反映了現已大部分消失的重要歷史建筑景觀。無論從建筑學、天津地方史，還是氣象災害史的角度來說，其文獻價值不言而喻。但這些資料流落民間，很難探尋。直到2000年前后，這些珍貴的照片出現在天津沈陽道舊貨市場上，由一位書商持有。天津圖書館歷史文獻部民國文獻研究史的同志得知此信息后，經主管領導同意后，與書商多次商談，最終使資料收藏于天津圖書館，這為今后研究天津的歷史保存了一套完整的資料。
地方文獻在采訪過程中，會遇到各種不同于采訪一般文獻的情況。主要反映在：一是采訪民間收藏；二是定價問題；三是手續問題。
首先，對于采訪民間收藏，采訪人員應主動走出館門，通過各種渠道探詢地方文獻下落。經書市、拍賣會、舊書市場等活動場所，掌握地方文獻交流市場的行情，做到大致了解本地區的地方文獻分布、流落情況、及時收集流落在民間的地方文獻。
其次，定價問題。有許多內部資料，特別是民間私人手中的歷史文獻（家譜、老照片）等，它們不像現今出版物有明碼標價。即使有的有標價，但因文獻印數少，史料價值高，以及時代因素，其開價已遠遠超過一般標價。目前，全國收購這類文獻又無統一的規定，一般以現行市場時價為準。因此，在采訪的具體交涉中，采訪人員應認真鑒別文獻質量，確認文獻無誤后，再與出售人員商談價格。收購文獻價格一般應低于市場時價為宜。如果死搬教條，堅持按文獻標價收購，就很可能錯過收購機會。因此在定價問題上應靈活把握，確為珍品的，高價收入也值得，盡可能使民間散落的珍貴地方文獻歸公所用。
再次，手續問題。圖書館購入圖書資料，書店等必須出示正式發票，才能入賬。但民間及社會團體收藏的地方文獻很難提供正式發票，給入賬造成困難。在這一問題上既要慎重遵守制度，又要靈活、變通。可向有關主管部門及財務管理部門上交專題報告說明情況，請他們批準實行專用憑據作為購入文獻的依據。
二、建立成員館共享方式，實現數字化管理
文獻的資源共享是圖書館工作的一項重要內容，地方文獻資源建設應著眼于全地區。公共圖書館要利用區、縣圖書館的協作關系，建立“公共圖書館地方文獻共享協作網”，進行聯合征集、互相征集、各館確立各自專題的地方特藏，分配文獻資源復本，既防止資源重復建設，又達到資源合作共享的目的。
天津圖書館采編中心積極與各高校和科研機構圖書館、天津市檔案館、史志辦、歷史博物館等單位合作，在全市開展地方文獻資源的調查、核實、編目等工作。利用UACN軟件編制“采編中心”成員館的聯合目錄，將天津80余家地方成員館納入資源共享的范圍中。該中心通過建立天津地方文獻書目聯合檢索數據庫，根據與“國家圖書館聯合編目中心”的協議，為各成員館提供館藏文獻的書目信息資源，實現本地區書目數據資源的共建共享，有效擴大了信息的覆蓋范圍和共享空間，起到了區域聯合編目中心的作用。
2002年，在天津市新聞出版局的支持下，天津圖書館又加入“全國圖書館聯合編目中心”。后又參與發起建立“深圳地方版文獻聯合采編協作網”。通過與天津市13家出版社簽訂合作協議，為其最新出版的文獻編制原始書目數據，并上傳至“全國圖書館聯合編目中心”和“深圳地方版文獻聯合采編協作網”，實現津版出版物書目數據資源的全國共享。此外，天津圖書館還建立了本館回溯書目數據庫和音像電子出版物數據庫，并利用該數據庫協助成員館完成回溯和音像電子出版物的建庫工作，為成員館提供數據資源，實現資源共享。
在采訪過程中，我們還發現很多文獻已嚴重自然老化，裝訂已散或紙質脆化是普遍現象，甚至有些民國文獻孤本，輕輕觸摸紙張就會有碎屑掉落。對于這類文獻，搶救保護是當務之急。其中，進行數字化搶救管理是有效手段之一。通過現代的掃描手段，可以對文獻資源進行數字化處理。掃描前可先將圖書和期刊進行了分類，針對孤本的書籍做無邊距掃描，即不拆開、折疊書脊，每次只掃描一頁內容；針對有多本的書籍選擇其中一本拆開做分頁掃描，掃描后再重新裝訂，用黃表紙把書脊貼好。通過這一手段，使瀕危文獻轉化為電子讀物，既可以減少翻閱的次數從而得到有效保護，又可以實現文獻共享的初衷。
通過天津圖書館的案例可見網絡對于地方文獻資源的共享有著功不可沒的作用。現代的科技手段也已完全有能力實現地方文獻的保護和共享。因此，我們必須努力建立和發展完善網絡資源，充分發揮現代科技的巨大能量。
三、爭取政府支持，建立地方呈繳制度
國家頒布的省、市、自治區圖書館工作條例曾規定地方出版物的征集和保存是地方圖書館的重要職能之一。爭取政府和行政主管部門的支持，依靠行政手段，實行“呈繳”制度一直是地方文獻征集的一種重要保障。
早在1979年國家出版局就以193號文件的形式規范了各出版單位的樣本繳送工作。這份題為《關于征集圖書、雜志、報紙樣本辦法的通知》，明確規定出版社、雜志社要向國家及地方省（市）圖書館繳送樣本。但在市場經濟條件下，各出版單位繳送樣本工作的積極性由于這項工作的無償性質而一直不高。面對這種情況，天津圖書館適時地調整制定了征集地方出版物的方案。1989年，天津圖書館起草了“關于征集天津地方出版物的通知”，其內容包括征集地方文獻的宗旨、意義、呈繳與接收的辦法等。該“通知”取得了天津市文化局、天津市新聞出版局的支持。依靠主管部分下發的正式文件和新聞出版局提供的天津出版單位名稱，僅1989年一年，天津圖書館就與市120家雜志社及百花、教育、科技等7家正式出版單位建立了繳送樣本的關系，取得了可喜成效。此方案實際上從過去計劃經濟條件下一廂情愿的征集方式，變為市場經濟條件下可操作的做法，對于提高征集的數量和質量都起到了促進的作用。通過總結，我們得出了以下經驗。
一是爭取得到相關部門的支持，地方文獻采訪工作帶有一定的政府行為色彩，更有利于文獻的征集工作的廣泛開展；二是改無償呈繳為有償征集，經與新聞出版管理業務部門及出版社商議，各出版社愿以很低的優惠價格向圖書館提供樣書，結算時間及方式尊重出版社的意見，這樣有效調動了各出版單位的繳送積極性；三是本著互利互惠的精神，天津圖書館采編中心編制的天津地方出版物計算機數據無償地向出版社提供，為出版社在計算機網絡環境下編發銷售目錄、新書推廣宣傳品提供方便，實現雙贏。
四、建立圖書館內部地方文獻的制度保障
由于地方文獻的形式多樣，在實際采訪工作中，勢必會和圖書館原有的采訪工作發生交叉現象。漏采和重采都是不允許的，所以必須建立相應的規章制度來解決這些問題。
例如：2002年10月，經天津圖書館藏書建設委員會討論通過，館長辦公會審核批準實施了《天津圖書館文獻資源采集條例》。
在該條例中，除了提出了實用性、系統性原則外，還特別提出了地方性原則。對反映本市歷史和現實發展，具有天津地方特色的文獻資源應全面采集；對經過歷史積淀形成的館藏特色地方文獻資源，要努力補充、完善和發展；要努力建設具有一定地方特色的文獻資源體系。天津圖書館文獻資源采集方針的制定及工作計劃與管理由天津圖書館藏書建設委員會全面負責。文獻資源采集的日常工作依照職能分工由相關業務部門組織實施。文獻采集的專門經費由藏書建設委員會提出年度使用安排計劃草案，經館長辦公會審核批準后實施。此《條例》是搞好館藏文獻資源建設的重要依據，也是建立圖書館內制度的重要保障。
綜上所述，地方文獻工作是地方公共圖書館工作的組成部分之一，通過天津圖書館在此項工作的實例分析，我們可以得出一些具有參考價值的經驗：靈活的采集方式，全面的資源共享、數字化手段的應用、堅實的制度保障，再加上政府部門的大力支持，是搞好地方文獻征集工作的基本方法與策略。
參考文獻：
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