時間：2022-06-29 20:24:09
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1.1保證人事檔案的真實性、完整性
個人檔案內(nèi)容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內(nèi)容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。
1.2實現(xiàn)人事檔案管理的目的
實現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現(xiàn)質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。
1.2.1按程序歸檔
檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經(jīng)驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業(yè)務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業(yè)績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。
1.2.2檔案規(guī)范化整理
檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關規(guī)定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規(guī)定進行處理。
1.2.3建立符合標準的設施
檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。
2增強檔案信息化管理水平
提高檔案的管理水平及能力是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態(tài)跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內(nèi)容準確可靠。
3增強檔案管理人員整體素質
1.管理理念滯后。管理觀念落后，導致管理制度無法創(chuàng)新。普遍存在著部分領導對檔案管理工作認識不夠，沒有將管理工作列入工作日程。存在重視管理、疏于利用的現(xiàn)象。使人事檔案平時不受重視，關鍵時刻方顯其重要的現(xiàn)象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依據(jù)，有些仍然沿襲過去的管理制度。制約了檔案管理工作的正常運行，檔案管理制度喪失了創(chuàng)新性。
2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來，企業(yè)內(nèi)部分領導對人事檔案管理工作的認識存在一定錯誤，最重要的就是對于人事檔案管理工作認識不全面。認為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調(diào)、查檔時能夠應付過去就行了。更有甚者，認為管理檔案只是一些檔案部門應該管理的事務，完全沒有將檔案工作放在心上，從不過問檔案管理工作的情況，沒有意識去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進行改革后，當利用人事檔案時，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現(xiàn)象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動性增強，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經(jīng)歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續(xù)性。在畢業(yè)后的實習單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現(xiàn)象。第二類，企業(yè)引進人才后，很少查看人事檔案，上級領導也是根據(jù)個人的實際工作業(yè)績對員工進行考核。在人才市場找工作時，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導致檔案斷檔。第三類，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，尤其是在對人才進行市場化之后，人才流動性越來越強。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才，導致人檔分離的現(xiàn)象越來越嚴重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業(yè)對檔案不做要求，更加惡化了這種現(xiàn)象。
4.管理質量不高。管理質量低，導致無法有效使用人事檔案。受傳統(tǒng)觀念中偏重政治、輕視業(yè)務的影響，許多企業(yè)的人事檔案缺乏個人色彩，有相當大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統(tǒng)信息。比如我們經(jīng)常看到的政治面貌、受過何等獎勵或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術專長的透析。缺乏對個人特征的具體描述，存檔內(nèi)容不夠實用，難于創(chuàng)新；沒有及時對人事檔案的收集和補充，缺乏主動性，沒有一定的制度約束。或者在收集和鑒定時沒有充分落實到位，降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導致人力資源的浪費。5.信息化程度不高。科學技術不斷進步，計算機科學的飛速發(fā)展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。但關于信息化管理仍有很多技術方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進行管理的時候還沒有大規(guī)模使用計算機技術，這些都會導致管理效率的下降，并且還會浪費一定的資源。
二、改進檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實地反映一個人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調(diào)配情況、職務評聘、培訓、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進行綜合考察，不斷地對檔案的內(nèi)容進行充實。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經(jīng)過仔細鑒別，通過多種渠道核對，記錄進人事檔案的信息應該準確并且真實，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時所記錄的對象必須明確，有很完備的手續(xù)，具有很高的保存價值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進行歸檔處理，需要經(jīng)過鑒別確認、討論后根據(jù)相應情況進行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴格進行整理和分類并按照一定的規(guī)律編號、入柜。同時應該對人事檔案建立科學合理的統(tǒng)計和登記制度，對不同類的檔案建立相應的檔案名冊。固定時間對檔案進行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，如果問題較嚴重，還可以制定相應的政策防止此類問題再次發(fā)生。并且要嚴格落實保密制度，確保個人檔案的安全和準確，不得因個人原因泄露他人資料，危害他人權益。當整理校驗相關人事檔案材料時，如果發(fā)現(xiàn)不需要歸檔的材料，必須填寫關于檔案材料管理的清單，并向相關部門領導報告，請求審查和批準。在銷毀時必須由專人負責銷毀，并需有專人監(jiān)督。
3.改進人事信息管理質量。只有將信息管理的質量進行提高，才能給各個高校的教職工人員提供好的服務，事實上人事檔案的管理工作是一個對專業(yè)性要求很強的工作，并且目前各個高校的信息技術在不斷快速的發(fā)展，及時提高人事信息管理的質量對于整個高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個高校的人事管理部門就應針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項重要任務。除此，還要特別重視對人事檔案進行開拓收集，因為開拓性質的收集能夠使得整個人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時在對人事檔案進行科學的保管及規(guī)范的整理的基礎上，還要對于人事檔案的信息資源進行積極開發(fā)，可通過局域網(wǎng)機建立的方式，在信息和網(wǎng)絡的平臺上面，為人們提供更好的服務，并且為高校在教學的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質。隨著科學技術的不斷進步，技術不斷更新，人事檔案管理信息化已經(jīng)得到了大家的普遍認可。計算機水平也在飛速發(fā)展，人事檔案管理由人工化向數(shù)字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質較高，最好選擇作風優(yōu)良、有責任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應的管理部門應該定期或不定期對相關人員組織業(yè)務培訓，不僅僅讓他們學習先進的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養(yǎng)他們的責任感，讓他們在未來的工作中發(fā)光發(fā)熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數(shù)集團公司的公司規(guī)模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現(xiàn)象帶來的后果，對個人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規(guī)定：一旦發(fā)現(xiàn)不具有保存價值或者按規(guī)定屬于銷毀處理的檔案材料時，必須經(jīng)由相關領導的確認批準，才能對人事檔案材料進行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進行15年保管。如果在15年后無人領取，可報請集團相關領導，得到審核同意后才可進行銷毀。對企業(yè)、對國家、省有過特殊貢獻及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時或銷毀工作沒有完成得當，就會影響企業(yè)的檔案管理工作，同時還給相關人員造成很大的負擔，也會成為人事檔案管理工作進入現(xiàn)代化的阻礙。
三、結語
1.人事檔案管理對單位的作用
對博物館來說，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位提供依據(jù)。人事檔案是一個工作人員歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解職工的工作軌跡，為領導決策提供重要參考和依據(jù)。領導為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面準確地了解職工，通常會將考察現(xiàn)狀和查閱人事檔案中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質、歷史情況等材料有機結合，而在工作過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會歸入個人檔案，作為考核依據(jù)。因此，在職工考核時，經(jīng)常會查閱人事檔案，考察其德、能勤、績等方面的情況，從而準確地了解每個人的情況，為單位正確配置人員起到了重要參考作用。
2.人事檔案管理對職工的作用
對每個職工來說，在人事檔案諸多作用中，主要是人事檔案憑證作用，它表現(xiàn)在兩個方面：①它是每個職工成長軌跡的真實記載。博物館人事檔案，記載著每個職工的身份、黨團組織關系、學歷、職稱、經(jīng)歷、政審情況等，具有重要的憑證價值和參考價值。個人轉正、定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險、退休等，都需要人事檔案“說話”，它的作用不可被替代，如果沒有人事檔案，個人的權益無從得以保障，甚至可以說它決定每個職工的命運。②它是每個職工工作表現(xiàn)材料的綜合。博物館人事檔案管理工作，是按照國家政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、工作表現(xiàn)、工作實績、工作待遇等內(nèi)容的文件材料。因此，它是職工個人履歷、專業(yè)技術水平等基本情況真實反映，它能為職工的評價、考察、任免、調(diào)動、晉升等提供可靠的第一手材料，是博物館人力資源管理和開發(fā)利用的重要依據(jù)。
二、博物館人事檔案管理存在的主要問題
1.對人事檔案管理的作用認識不夠。
沒有真正發(fā)揮其作用，人們對人事檔案管理工作的認識存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管工作，只要不丟失、不泄密，能應付查檔就行了。不能做到有效利用人事檔案資源，既便是利用，也僅限于人員的簡歷、職稱等范圍，這種現(xiàn)象的持續(xù)，會使得人事檔案的利用率降低，其服務于博物館工作的作用就不能真正發(fā)揮。
2.對人事檔案管理的內(nèi)容缺乏特性。
博物館人事檔案的內(nèi)容仍然使用比較傳統(tǒng)的記載方式，存在單一的現(xiàn)象，不能很好的反映出職工各方面的才能和特長等特點，實際上博物館職工大都是受過專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個性。傳統(tǒng)的人事檔案記載方式會模糊了這種個性特征，從人事檔案中很難清楚地了解到每位職工全面的實際情況。
3.對人事檔案管理的硬件投入不夠，信息化程度比較低。
隨著博物館工作的發(fā)展和科技的不斷進步。人事檔案管理應該逐漸信息化。但博物館仍然采用傳統(tǒng)手工的記錄方法對人事檔案進行管理。沒有充分利用先進的技術手段和措施，既使引入了微機操作，但是仍舊無法達到無紙化辦公程度，信息化程度不高，不僅影響了人事檔案管理，同時也降低了博物館工作效率。
三、加強博物館人事檔案管理工作的主要措施
1.領導重視
領導應增強檔案意識，充分認識人事檔案管理工作在博物館管理工作中的重要作用。真正重視人事檔案管理工作。要將人事檔案工作列入工作計劃，擺在重要議事議程，定期提出任務要求和聽取工作匯報，完善檔案管理人員的工作職責。切實解決人事檔案工作中的實際問題，對人事檔案工作做到有部署、有檢查、有落實。
2.完善制度
根據(jù)博物館人事檔案工作的實際情況，不斷完善博物館人事檔案管理的制度建設，為使人事檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規(guī)范整理，應建立完善人事檔案收集、鑒別、歸檔、整理、查找、檢查、核對、傳遞等各項制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。在此基礎上，更要關注貫徹落實情況，要按照制度的要求及時將收集的人事檔案材料，從手續(xù)是否完備、表述是否準確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓，客觀真實的反映事實，保證人事檔案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技術
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化必由之路。因此，人事檔案管理要不斷學習掌握現(xiàn)代化檔案管理理論和新技術的運用、開發(fā)新手段。及時快速將人事檔案信息以影象、數(shù)字化等形式予以保留。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，利用電腦、掃描儀、傳真機等現(xiàn)代化設備和先進技術，將檔案資料整理、錄入。通過處理后，原來的文字圖片甚至聲像資料轉變成數(shù)據(jù)資料，一旦檔案發(fā)生變化時，可以隨時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。
四、小結
基于當前的信息技術水平，人事檔案信息化建設工作針對負責人的整體素質水平提出了更高的要求。由整體層面來講，我國從事檔案工作的人員文化素質、專業(yè)技能以及實踐操作能力存在較大差距，而整體素質以及管理水平較為有限，且人員團隊穩(wěn)定性不強。另外，一些企事業(yè)單位欠缺對檔案管理專業(yè)人才的有效教育培訓，尤其是既掌握專業(yè)知識又精通網(wǎng)絡通信能力的人才更是極為欠缺，無法符合新時期人事檔案工作信息化建設快速發(fā)展的綜合需求。從主觀層面來講，信息安全工作并沒能引起各界人員的全面重視，導致工作人員欠缺良好的檔案安全以及信息保密工作意識。針對歸檔以及出來的信息欠缺細致的審核管理，導致實際操作并不規(guī)范，信息備份無法及時到位。同傳統(tǒng)紙質人事檔案數(shù)據(jù)信息比對，采用現(xiàn)代化、信息化的人事檔案管理模式可更加便于數(shù)據(jù)的移動、更新、復制以及再次編輯，且對于檔案工作的規(guī)范性操作提出了更高的要求。再者，由于網(wǎng)絡系統(tǒng)的開放性導致病毒傳播更加便利，而黑客們也為了謀取私利對信息系統(tǒng)展開惡意的攻擊。加之電子存儲設施或多或少包含技術缺陷，因此對人事檔案數(shù)據(jù)庫信息的安全保密性形成了不良威脅。
2人事檔案管理信息化工作策略
2.1創(chuàng)建完善的人事檔案管理信息化工作機制
持續(xù)優(yōu)化并合理規(guī)范的人事檔案工作機制以及工作流程，令其同信息化工作的具體需求合理適應。為此，應繼續(xù)創(chuàng)建優(yōu)質的內(nèi)控體制以及責任追究管理制度，做好嚴格管控，進而確保檔案收集、歸檔管理的高效性以及全面完整性。并可在查閱的階段中，提升檔案資料應用的可靠安全性。針對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)存在的問題，可履行問責管理機制，保證人事檔案管理工作的可靠有序性。再者，伴隨檔案信息技術的快速發(fā)展，應有效的更新當前管理工作方式以及具體的機制，進而提升人事檔案工作的人性化服務水平以及綜合控制力。
2.2做好人事檔案信息化工作數(shù)據(jù)庫建設
為提升信息化工作水平，應進一步加強數(shù)據(jù)庫建設，以人事機構為信息樞紐，借助安全可靠的計算機系統(tǒng)、掃描裝置、縮微技術、多媒體系統(tǒng)，全面發(fā)揮技術引導以及職能作用。可借助網(wǎng)絡系統(tǒng)的綜合優(yōu)勢進行高效的信息錄入、合理的檔案歸檔、安全的保管存儲、快速的信息搜索、精準的查閱、可靠的備份、及時的維護以及銷毀，實現(xiàn)全過程的信息化。實踐工作中，各單位應積極創(chuàng)建技術一流、功效明顯、便捷人性化的信息化服務網(wǎng)絡系統(tǒng)，確保人事檔案資源的進一步深入開發(fā)應用，以符合不同階層、不同機構人員應用信息進行統(tǒng)計查詢的綜合需要，真正提升實踐工作效率。
2.3提升人事檔案信息化建設可靠安全性，創(chuàng)建完善的人才管理機制
優(yōu)質的人事檔案信息化工作，需要創(chuàng)建合理可靠的安全規(guī)定，細化各項執(zhí)行標準，進一步創(chuàng)建健全的安全保障系統(tǒng)。例如，針對檔案信息數(shù)據(jù)制定合理、操作性強的信息備份以及恢復制度，確保信息儲存以及應用的可靠安全性。另外，應做好相關工作人員的安全教育培訓，提升他們的信息保密以及安全責任意識。另外，應優(yōu)先選擇操作可靠、通用性較強且可靠穩(wěn)定，具有良好安全保障機制的人事檔案操作系統(tǒng)，選擇正版殺毒工具，定期做好系統(tǒng)的備份以及病毒查殺，及時快速的更新軟件補丁，營造安全有序的人事檔案信息化工作環(huán)境。人才始終是信息化建設工作的核心要素。人事檔案信息化工作為持續(xù)優(yōu)化、不斷完善的過程，因此，應創(chuàng)建完善的人才管理機制，做好相關工作人員的培訓教育，使他們形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，擁有扎實的理論功底，掌握豐富的科技知識，并形成不斷開拓創(chuàng)新的精神，真正激發(fā)核心潛能，為人事檔案工作的信息化建設貢獻應有力量。
3結論
一、引言
人事檔案是個人身份，工作、學歷、人事關系等最真、最直接的記載，是社會和用人單位了解人、使用人的重要載體和依據(jù)，直接關系到人事安全和人才利益。流動人員人事檔案是人事檔案的一個重要的組成部分，在過去的20年里，流動人員人事檔案管理對人才合理的配置和有序的流動做出得很大的貢獻，但傳統(tǒng)的流動人員人事檔案的管理模式已無法適應新的形勢，而基于網(wǎng)格的流動人員檔案管理是一個很好的選擇。
二、網(wǎng)格的相關理論
（一）網(wǎng)格的含義
網(wǎng)格（grid）是科學家針對當今的一些科學難題于20世紀90年代初提出的新概念，目前尚無精確定義，但大多數(shù)學者認為網(wǎng)格是一個一致、開放、標準的計算環(huán)境的信息基礎設施，它作為虛擬的整體而使在地理上分散的異構計算資源以達到資源共享，協(xié)同工作等目的。
（二）網(wǎng)格的特征
1、集成性與異構性。網(wǎng)格把地理位置上分布的各種資源集中在一起構成一個有機整體，協(xié)調(diào)分散在不同地理位置的資源使用者。
2、共享性和協(xié)商性。網(wǎng)格中的任何資源都能夠被共享協(xié)商使用，資源請求者和提供者通過協(xié)商可以得到不同的服務，滿足不同的需要。
3、自治性與統(tǒng)一性。網(wǎng)格資源的擁有者對該資源具有最高管理權限，網(wǎng)格允許資源擁有者對它的資源有自主的管理能力，同時它又需要接受網(wǎng)格統(tǒng)一管理。
（三）網(wǎng)格的系統(tǒng)結構
常見的網(wǎng)格體系結構主要有五種，但目前較為重要的是五層沙漏結構和在五層沙漏的基礎上結合WebService提出的開放網(wǎng)格服務結構。五層沙漏體系結構是一種以“協(xié)議”為中心的結構，它從底層開始分別為構造層、連接層、資源層、匯聚層和應用層。開放網(wǎng)格服務結構與五層沙漏體系結構一致，但是它符合標準的WebService框架，是強調(diào)以服務為中心的“服務結構”。
三、網(wǎng)格在流動人員人事檔案管理中的應用探討
（一）網(wǎng)格技術在流動人員人事檔案管理中的可行性分析
1、技術上的可行性。網(wǎng)格技術的研究始于20世紀90年代中期，如今已經(jīng)成為當今信息技術研究的一大熱點，國際上涌現(xiàn)了大批網(wǎng)格研究項目，許多IT企業(yè)也積極行動參與相關的技術研究，推出相關支持網(wǎng)格的軟、硬件產(chǎn)品。網(wǎng)格標準、網(wǎng)格瀏覽器、服務器、數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)格操作平臺的出現(xiàn)證明網(wǎng)格的應用在技術上已經(jīng)成為可能。
2、實踐上的可行性。網(wǎng)格計算在全球有了許多應用的案例，尤其是企業(yè)網(wǎng)格近年來取得了一定的進展。在我國網(wǎng)格技術也已經(jīng)在生物醫(yī)藥、鐵路運輸、電子政務、資源勘探以及農(nóng)、林、水利、航空、金融等行業(yè)得到應用。另外，目前我國的人才機構大部分已經(jīng)擁有了信息化建設的基本設施，其原有的內(nèi)部技術為網(wǎng)格的應用提供了實踐上的可能。
3、經(jīng)濟效應上的可行性。目前，我國各地的人才機構雖都已經(jīng)開始了信息化建設，但由于沒有統(tǒng)一的規(guī)劃與標準，造成重復建設嚴重，許多資源無法合理的運用，而網(wǎng)格技術能把已有資源進行整合充分發(fā)揮它們的作用，在不增加投資的情況下，有效、高效地使用現(xiàn)有資源，提高服務性能，這在經(jīng)濟效益上為網(wǎng)格技術的應用提供了可行性。
（二）網(wǎng)格技術在流動人員人事檔案管理中的必要性分析
1、管理中存在的問題需要網(wǎng)格技術。在過去的20年里，我國流動人員人事檔案管理雖然取得了不俗的成績，但是也存在不少的問題，缺乏統(tǒng)一的戰(zhàn)略規(guī)劃，各個部門的應用軟件系統(tǒng)在平臺、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡、接口等各方面千差萬別，相對孤立的應用軟件體系無法適應需整體協(xié)作的管理運作體系，隔離的檔案網(wǎng)絡形成了檔案資源流通的障礙，造成個管理部門檔案資源開發(fā)分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現(xiàn)象嚴重，而網(wǎng)格技術能很好地解決這些問題。
2、新的管理模式與發(fā)展趨勢需要網(wǎng)格技術。傳統(tǒng)人事檔案制度是計劃經(jīng)濟體制下的產(chǎn)物，其本質所體現(xiàn)的是個人對國家機關、企業(yè)單位的依賴關系，而目前在市場經(jīng)濟條件下，人才正逐步由“單位人”轉為“社會人”，社會化、信息化和標準化是流動人員人事檔案的管理未來的發(fā)展方向，個人誠信體系的建立也將是大勢所趨，而相對的人事檔案需要整合的資源、服務的種類和需要處理的數(shù)據(jù)也會急劇增加，由于各機構地理分布廣泛，管理域不同，管理策略和安全需求的不同，這就需要一種技術能很好的協(xié)調(diào)和解決這些問題而網(wǎng)格技術是其最好的選擇，它能夠很好地適應這種趨勢的發(fā)展，并為其提供技術基礎和標準平臺。
（三）網(wǎng)格技術對流動人員人事檔案管理的作用
1、引發(fā)人事檔案管理模式更深層次的變革。傳統(tǒng)經(jīng)濟的人事檔案是以手工與紙介質管理為主的，檔案的更新、傳遞、查閱都很不方便，而網(wǎng)格環(huán)境下檔案管理是協(xié)作的、開放的，能夠方便單位、個人對檔案進行及時更新、查閱、適用流動人員的發(fā)展趨勢，而這必將引發(fā)管理模式更深層次地變革。
2、有利于檔案資源共享，實現(xiàn)“一點受理，多點服務”。目前由于管理政策不統(tǒng)一、平臺系統(tǒng)不統(tǒng)一和數(shù)據(jù)庫結構不統(tǒng)一等造成檔案資源難以共享，而網(wǎng)格的共享性、異構性能很好地解決這些問題，實現(xiàn)流動人員的檔案委托中心或工作站保管，并可以就近地在任何分中心或工作站開展相關檔案的后續(xù)服務。
3、有利于管理部門、單位、個人的協(xié)作互動、促進人事檔案的更新。動態(tài)的業(yè)績更新是人事檔案的一項重要內(nèi)容，是提高檔案價值的所在，網(wǎng)格技術能夠使地理位置不同區(qū)域的管理部門、單位、個人擁有不同的權限通過不同的入口對檔案進行查閱、及時更新等。
4、有利于檔案的利用和開發(fā)及個人誠信體系的建立。利用網(wǎng)格技術可實現(xiàn)流動人才的人事服務的跟蹤和輻射，拓展檔案部門與社會其他部門（如公安、銀行等）的信息交換，實現(xiàn)個人誠信檔案的建立與更新
四、基于網(wǎng)格的流動人員人事檔案管理的實現(xiàn)
（一）流動人員人事檔案管理信息網(wǎng)格的整體模式
流動人員人事檔案信息網(wǎng)格就是利用計算機網(wǎng)絡把地理上廣泛分布的、各級流動人員人事檔案管理機構擁有的計算資源、存儲資源、網(wǎng)絡資源、軟件資源、信息資源等連成一個邏輯整體，然后像一臺超級計算機一樣為用戶提供一體化的人事檔案信息應用服務。
流動人員人事檔案信息網(wǎng)格的建設可以與流動人員區(qū)域性人事檔案建設的結構相同，如圖1所示。
可以分為不同的層次，以行政區(qū)域為主，輔以地理區(qū)域相結合。但從整體上看，它存在一種層級遞進的關系，縣級聯(lián)入市級，市級聯(lián)入省級，最后構成國家級。各級之間以及各隸屬關系之間的資源是共享的，其結構如圖2所示。
因此，流動人員人事檔案信息網(wǎng)格建設可以采取“總體規(guī)劃、分步實施、循序漸進”的方法，通過試點示范工作逐漸鋪開。
通過建立流動人員人事檔案信息網(wǎng)格，人事檔案管理部門可以充分利用現(xiàn)有的工作基礎，整合和管理分散在各個部門的信息資源，建立一個靈活的、富有彈性的人事檔案管理信息基礎設施，最大限度地減少信息化建設方面的重復投資。
（二）分層的一體化網(wǎng)格信息平臺結構
流動人員人事檔案信息網(wǎng)格建設是一個廣域、長時的動態(tài)建設過程，它需要將不同地域、形式各異的資源進行整合，需要兼容各種產(chǎn)品的更新?lián)Q代。流動人員人事檔案管理信息平臺是這一建設中最基礎的部分，為了最大限度地實現(xiàn)人事檔案各部門間的資源共享、協(xié)同操作，實現(xiàn)任何操作系統(tǒng)平臺上的數(shù)據(jù)交換和程序連接，進而集成各種新技術和新產(chǎn)品，這種基于網(wǎng)格技術的分層一體化信息平臺體系結構由六個部分組成：
1、數(shù)據(jù)網(wǎng)格與計算網(wǎng)格。它是流動人員人事檔案信息平臺的基礎組成部分。數(shù)據(jù)網(wǎng)格集成多種異構、分布的數(shù)據(jù)源，進而為海量數(shù)據(jù)的存儲、傳輸、處理與融合提供基礎框架。計算網(wǎng)格由多個服務器集群構成，通過集群技術將各企業(yè)的服務器融合成為一臺透明的、強大的高性能計算機，用于提供高性能計算服務。
2、信息資源網(wǎng)格。該層基于數(shù)據(jù)網(wǎng)格和計算網(wǎng)格構建，對來自數(shù)據(jù)網(wǎng)格和計算網(wǎng)格的數(shù)據(jù)與結果進行處理形成信息資源并將信息資源提供給服務網(wǎng)格層。
3、服務網(wǎng)格。提供流動人員人事檔案管理系統(tǒng)所支持的各種服務，同時對于各人才機構的應用系統(tǒng)提供支持，這種服務支持包括信息服務、計算服務和智能信息服務等。
4、系統(tǒng)建模與應用模板。根據(jù)來自應用系統(tǒng)和個性化服務訪問接口的不同要求，相應地生成專有的系統(tǒng)模型和應用模板。服務網(wǎng)格根據(jù)其生成的系統(tǒng)模型和應用模板，向應用系統(tǒng)或用戶提供符合要求的服務。
5、個性化服務訪問接口。針對各企業(yè)和個人的不同應用要求，人事檔案各個應用系統(tǒng)通過該接口可以很好地與人事檔案信息平臺進行交互，進而獲取量體裁衣的個性化服務，是信息平臺通用性、交互性、實用性的重要表現(xiàn)部分。
6、開發(fā)規(guī)范與控制平臺。它是信息服務平臺的中央控制中單元，通過該平臺的集中統(tǒng)一控制，使得新建的服務網(wǎng)格、信息資源網(wǎng)格、數(shù)據(jù)網(wǎng)格和計算網(wǎng)格等各個子系統(tǒng)符合統(tǒng)一規(guī)范。利用實現(xiàn)系統(tǒng)的互通、互聯(lián)相互操作，進而在管理控制平臺的統(tǒng)一控制、協(xié)調(diào)下發(fā)揮流動人員人事檔案管理信息平臺的最大優(yōu)勢。超級秘書網(wǎng)
五、結束語
流動人員人事檔案管理正逐步走向標準化、信息化、社會化，網(wǎng)格技術作為一新興的研究領域也正在逐步走向成熟化、開放化、標準化，并逐步進入實際生產(chǎn)應用階段。將網(wǎng)格技術應用到檔案管理，它不但能彌補由因特網(wǎng)的不足而帶來的人事檔案管理中存在的問題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門間的互動，為流動人員人事檔案管理改革和發(fā)展提供新的環(huán)境和廣闊的前景，為其信息化建設帶來新的契機，對促成新的管理模式起著不可估量的作用。
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(一)檔案分類不明確，查閱受限
高校中的人事檔案非常繁多，且存在很多種類，只有進行合理的分類管理，才能夠使管理工作更為到位，更方便與查閱和調(diào)用。然而，我國許多高校在進行檔案管理工作時，由于受到各種條件的限制，未能進行及時地分門別類，即使分類其種類也較為稀少，并且分類不合理，造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現(xiàn)狀，就會導致高校人員在需求查閱檔案信息時，就要耗費大量的精力去查找，檔案的調(diào)用更是困難。嚴重地影響了高校人事檔案的查閱、調(diào)用效率。
(二)人事檔案管理人員缺乏專業(yè)技能
高素質的專業(yè)人才是保證一項工作順利進行的最基礎保障。我國高校認識檔案管理工作人員普遍存在非專業(yè)性，大多數(shù)的管理人員學歷都不高，并且不具備檔案管理的專業(yè)技能，甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任，并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業(yè)道德素質，工作中消極應付。這就降低了高校認識檔案管理隊伍的整體水平，降低了高校人事檔案管理的質量。高校人事檔案管理是一項極為重要的工作，從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴格，管理人員缺乏專業(yè)的素質，就難以按照檔案管理標準進行工作，普遍地存在操作不夠規(guī)范，工作效率低下的問題。
(三)人事檔案的信息來源和資源共享受限
現(xiàn)如今，我國許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項一項進行，甚至檔案的填寫要依靠手寫來進行，這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來源，導致了信息收集不全面，查閱費時費力。另外，由于人事檔案的建檔、復制速度慢，就很大程度上限制了人事檔案信息共享，當高校中多個部門或多個工作人員同時需要某些檔案資料時，就會造成檔案資料短缺，無法實現(xiàn)同時共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。
二、高校人事檔案管理的有效對策
(一)強化高校人事檔案管理的意識
高校人事檔案是保障高校教育工作順利開展的重要保證，也是我國檔案資料中最寶貴的財富。高校應當通過有效的宣傳、教育手段，向高校領導、教職工普及人事檔案管理的重要性，增強高校全體人員的檔案管理意識。從而使高校領導對人事檔案管理工作重視起來，通過為人事檔案管理工作制定有力的管理制度，來保障管理工作在正常進行;人事檔案管理人員應當認識到自身工作的重要性，從內(nèi)心深處熱愛檔案管理工作，積極地奉獻出自己的力量;高校其他各部門、工作人員積極地配合人事檔案管理工作，從而在高校中形成良好的人事檔案環(huán)境，實現(xiàn)人事檔案管理的全面優(yōu)化。
(二)確立高校人事檔案管理目標
高校人事檔案管理工作應當有合理的發(fā)展目標，才能夠不斷地進步。制定切實可行的人事檔案管理目標，不僅能夠為人事檔案管理工作人員分配具體的工作內(nèi)容，使其在檔案管理中通過完成自己的工作為高校管理作出貢獻，避免無效、偏離高校教育發(fā)展的工作，還能夠將高校人事檔案管理工作進行簡化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外，還能夠提高高校人事檔案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系，為查閱、調(diào)用高校檔案提供便利，增強人事檔案的服務職能。
(三)完善高校人事檔案管理制度
高校人事檔案管理工作是一項較為復雜的工作，需要有一套完善的管理制度進行規(guī)范。在合理有效的檔案管理制度之下，管理人員才能夠按照合理的管理程序來收集信息、整理資料，將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學化的道路，一方面可以將檔案管理工作責任落實到具體的人員身上，使每一位管理人員擔負起自己應有的責任，另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過程中不會遺漏重要信息，保障檔案信息的完整性和真實性。合理科學的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開展。
(四)建設專業(yè)的高校人事檔案管理人才隊伍
在高校人事檔案管理工作中，管理人員是主體，因此，檔案管理人員的素質是關系到人事檔案管理質量的最重要因素。高校必須通過一定的手段來強化人事檔案管理人才隊伍。一是高校應當聘用一定數(shù)量的專業(yè)人事檔案管理工作人員，同時保證在不同檔案類型、檔案結構等方面人才分配均勻;二是要通過一定的手段來增強檔案管理人員的職業(yè)道德，形成良好的職業(yè)操守;三是高校要為檔案管理人員進行定期的培訓，增強其檔案管理技能，學習先進的科學技術，提高檔案管理工作效率。
(五)強化高校人事檔案管理的保密性
農(nóng)業(yè)科研單位進行對工作人員的管理也要集中在提升工作人員的生產(chǎn)效率和生產(chǎn)技術。然而，進入新世紀以來，隨著科學技術的不斷發(fā)展和人才思想意識的轉變，以往的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機制已經(jīng)不能夠滿足人才越來越多樣化的需求。雖然建立一套良好的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機制對于農(nóng)業(yè)科研單位來說擁有著巨大的好處，但是截至目前，很多農(nóng)業(yè)科研單位并沒有意識到農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機制對農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的巨大作用，并沒有設立出一套完善的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機制。目前，為了制定一套行之有效的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度，各個農(nóng)業(yè)科研單位和相關的專家學者都付出了很多艱苦的努力工作。在這個過程之中，也誕生了很多適合某一個農(nóng)業(yè)科研單位或者是適合某一種行業(yè)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理和檔案管理方案，促進了農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展，發(fā)揮了很有效的作用。但是，這些農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理方案并不能形成一種放之四海而皆準的全行業(yè)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理準則，這就需要對農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理制度進行進一步的探討和研究，尋找出一套切實可行的方案來進行對農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機制的研究，切實有效地提升整個農(nóng)業(yè)科研單位的競爭能力。
二、農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
1.農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革要遵循
的主要原則為了保證整個農(nóng)業(yè)科研單位的正常秩序，保證農(nóng)業(yè)科研單位的市場競爭能力，必須要遵循一些基本的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度原則，并在整個過程之中，受到這些基本原則的約束。因此，在進行農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度設計的時候，要遵循以下幾個方面的設計原則。第一個要考慮的原則是對農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的物質性人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在基本職位相差無幾的情況下，所獲得的基本工資數(shù)目也是相差無幾的，那么農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度所能夠提供給的工作效率高的工作人員的額外金錢就成為了農(nóng)業(yè)科研單位工作人員追逐的方向，是可以極大促進農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的工作效率的。因此，要進行考慮的首要原則是農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的物質性人事管理原則。第二個要考慮的是對農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在獲得職位的晉升之后，不僅僅可以獲得更加多的物質性收益，還可以收獲來自各方的尊敬，這也是促進農(nóng)業(yè)科研單位工作人員積極工作的源動力之一。但是，由于農(nóng)業(yè)科研單位的管理職位畢竟有限，沒有物質性的人事管理的使用廣泛。因此，其次考慮的是原則是農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理原則。第三個要考慮的是對農(nóng)業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理和檔案管理原則。農(nóng)業(yè)科研單位工作人員在農(nóng)業(yè)科研單位之中，因為種種原因，總是難以得到自己應有的人事管理。除此之外，在競爭之中，農(nóng)業(yè)科研單位工作人員也難以避免拉客等惡意競爭行為的出現(xiàn)。例如在家族性農(nóng)業(yè)科研單位之中，就很少有工作人員能夠真正地晉升到管理層之中去，這就極大地限制了農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機制的運行，農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理機制也難以激發(fā)出農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的積極性。因此，在進行農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度設計的時候，要注重對農(nóng)業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理原則。
2.農(nóng)業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
進入新世紀，在信息化的時代下，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理機制已經(jīng)不能夠滿足人才的切實需要。針對這樣的情況，在農(nóng)業(yè)科研單位推行人事管理機制的時候，一定不能夠僅僅考慮到農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的經(jīng)濟方面的人事管理，還要注重對農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的全方位人事管理。例如，可以在農(nóng)業(yè)科研單位工作人員做出了對農(nóng)業(yè)科研單位巨大的經(jīng)濟貢獻的時候，可以考慮為農(nóng)業(yè)科研單位工作人員設立相應的職位，滿足農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的未來發(fā)展。也可以為工作人員去報一些專業(yè)技能知識培訓班，提升工作人員的綜合素質水平，為農(nóng)業(yè)科研單位工作人員以后的發(fā)展提供保證。在進行整個農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理與人事檔案管理制度的評判過程之中，可以隨時進行變化，并使用相關的檔案管理手段將這些變化記錄下來，并根據(jù)這些變化改變變量（例如農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的性別情況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的年齡狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的學歷狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的婚姻狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的工作時間狀況、農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的職位狀況等變量），就可以得出最合理的模型。通過對這些基本的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度的基本變量的研究，可以得出各個變量改變之后，農(nóng)業(yè)科研單位工作人員所接收到的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理制度的回報，以及農(nóng)業(yè)科研單位工作人員具體的滿意程度，制定出符合農(nóng)業(yè)科研單位長遠利益、有利于農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的農(nóng)業(yè)科研單位人事管理基本制度，等等，這樣就可以拉近農(nóng)業(yè)科研單位和農(nóng)業(yè)科研單位工作人員之間的距離，促進農(nóng)業(yè)科研單位持續(xù)健康快速發(fā)展。
關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業(yè)學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業(yè)務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經(jīng)經(jīng)過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規(guī)模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規(guī)章制度建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網(wǎng)絡，充分發(fā)揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡化，要能實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統(tǒng)計算機信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術和網(wǎng)絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現(xiàn)對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規(guī)定配備適當數(shù)量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調(diào)部分政治素質高、原則性強的同志協(xié)助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
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公路干部檔案記載一個干部在單位工作、學習、活動等方面的真實情況，為公路干部以后提拔、任用、考核提供了重要依據(jù)。而在個別干部檔案中，存在更改出生日期、更改參加工作時間或連續(xù)工齡的。這不僅有悖于誠信檔案管理，而且也不利于干部的公平競爭，更有失于公民基本道德要求和做人之本。檔案管理不夠規(guī)范。個別干部檔案中，對一些大小不一的紙張，未進行技術加工或處理，對一些過窄或破損紙張未進行加邊或裱糊，統(tǒng)一紙張規(guī)格，按照檔案管理及整理規(guī)則要求，打印檔案各類材料目錄，規(guī)范散頁材料，打孔裝訂，統(tǒng)一樣式，統(tǒng)一卷盒等，這不但影響了檔案整體美觀，還對日后檔案保護和方便利用帶來很大不便。
二、加強公路檔案管理人員繼續(xù)教育途徑
檔案對公路養(yǎng)護和管理的基礎保障作用日益突顯，公路干部人事檔案管理規(guī)范化、制度化和信息化建設，迫切需要通過繼續(xù)教育培養(yǎng)一支業(yè)務素質高、管理能力強、服務意識好的復合型檔案人才隊伍。
1.建立健全培訓管理機構和規(guī)章制度。加強繼續(xù)教育組織領導。領導重視是做好繼續(xù)教育的前提和基礎。單位領導應高度重視此項工作，將其納入議事日程，要建立繼續(xù)教育領導小組，定期對教育培訓進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理解決。健全繼續(xù)教育相關制度，進一步規(guī)范繼續(xù)教育管理。從繼續(xù)教育內(nèi)容、組織、安排及要求上都要制定嚴格的制度，保證繼續(xù)教育工作在制度化軌道上順利開展；其次為了避免繼續(xù)教育走形式、走過場，必須建立健全繼續(xù)教育工作目標管理考核制度；對繼續(xù)教育管理中出現(xiàn)問題，實行責任追究，保證繼續(xù)教育管理規(guī)范有序。
2.拓展繼續(xù)教育和培訓渠道。各單位要采取多種有效方式，對檔案人員進行教育培訓，進一步增強培訓效果。除堅持自學制度以外，采取集中面授、專題講座、座談討論、技術交流、問卷調(diào)查等方式；還可以通過參加培訓班、研修班或者進修班，到教學、科研、生產(chǎn)單位進行相關繼續(xù)教育實踐活動；參加學術會議、學術講座、學術訪問等方式接受繼續(xù)教育。今后要逐步推行網(wǎng)絡教學和遠程教育，通過教育培訓，使檔案人員在一定期限內(nèi)（二年內(nèi)）完成檔案的基礎知識、檔案信息化建設、檔案整理實務等相關理論知識、業(yè)務技術、專業(yè)水平等學習教育，全面提升公路檔案人員綜合素質和專業(yè)能力，努力建設人員專業(yè)化、行為規(guī)范化、管理科學化的檔案管理隊伍。
