時間：2022-08-27 09:57:28
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1.1信息化建設滯后
信息化建設滯后這一問題主要體現在兩個方面，一方面，在我國醫院檔案管理信息化建設中，存在發展不均衡的問題，部分醫院還沒有開展較好的信息化建設，缺乏相關投入。例如在一些偏遠地區的醫院檔案管理中，由于缺乏較好的資金支持，很多醫院檔案管理依然是傳統的工作模式，沒有采購相關計算機設備。另一方面信息化建設滯后問題還體現在相關信息系統不完善等方面，雖然近年來我國大多數醫院都對檔案管理工作模式進行了改革，加強了信息化建設。然而從實際應用情況來看，在檔案信息管理系統應用中，存在功能單一、系統老化、安全措施不完備等問題。部分醫院的檔案管理由于缺乏較好的安全保障措施，使得其檔案管理中存在著很大的安全隱患，可能會造成檔案信息的丟失。并且在檔案信息管理中，也缺乏較好的網絡化應用。
1.2缺乏較好的管理機制
隨著計算機技術和信息技術在醫院檔案管理中的應用，改變了傳統的檔案管理模式，這也要求在檔案管理機制方面進行相應的調整，以適應檔案管理模式的改變。當前很多醫院的檔案管理機制所針對的還是傳統的檔案管理模式，并沒有針對當前檔案管理工作的特點進行改變，從而使得這種傳統的檔案管理機制很難適應當前的檔案管理工作需求。例如在檔案保管方面，現代檔案管理中檔案信息主要儲存在計算機設備中，為了保證檔案管理的信息安全，就需要在檔案管理機制中體現出這一特點。如果在檔案管理機制中缺失了相關的信息安全保護內容，就會造成一定的信息安全隱患。另一方面，在檔案管理機制中，如果不對傳統的檔案管理機制進行改變，也會影響檔案管理的工作效率，無法充分體現出新的檔案管理模式對于工作效率提高方面的顯著作用。
1.3缺乏高素質的檔案管理人才
在檔案管理創新中，做好相關的人才保障也是非常重要的一個方面，特別是隨著計算機技術、信息技術等在醫院檔案管理中的應用，人才的重要性開始進一步凸顯。事實上，隨著近年來醫院信息化建設速度的加快，越來越多的醫院已經開設了專門的信息技術管理部門，組成了專業的信息技術團隊對各種信息技術的應用提供技術支持。對于醫院檔案管理來說，也是如此，由于缺乏高素質的相關人才，沒有充分利用檔案管理信息系統的各種功能。同時，很多醫院檔案管理人員并不具備熟練的計算機操作能力，極大限制了檔案管理信息技術的應用。對于檔案管理創新來說，人才是創新的基礎，由于缺乏相關的高素質人才，無法較好的針對醫院檔案管理情況進行有效的創新，當前這一人才缺乏問題主要是由于信息技術在醫院檔案管理中的應用造成的。
2醫院檔案管理創新策略
2.1構建高效的信息管理系統
在醫院檔案管理創新中，創新應當構建更加高效的檔案信息管理系統，隨著醫院檔案管理信息化建設的推進，應當對于現有的檔案信息管理系統進行優化。醫院應當針對自身檔案管理工作的特點，在信息管理系統功能方面進行相應的調整，豐富檔案管理系統的功能，在滿足主要功能需求方面應當增加一些輔助，例如在檔案管理信息檢索方面進行優化。簡化檔案信息管理系統的步驟環節，提高檔案管理工作效率，充分發揮信息技術在檔案管理方面的優勢。同時，還應當提高檔案信息管理系統的安全性，配備完善的安全設備，如防火墻、數據信息備份設備等等，提高檔案信息的安全性保障。在構建高效信息管理系統中，還應當充分融入網絡技術，在保證信息安全的基礎上，實現資源共享、信息共享，這對于提高檔案管理的工作效率也有著重要意義。
2.2完善檔案管理機制
針對當前檔案管理工作的特點，應當建立起更加完善的檔案管理機制，例如在檔案管理信息化建設方面，由于檔案管理的工作方式發生了改變，因而在檔案管理機制中也應當進行相應的調整。從檔案管理制度、人員配置、責任機制等方面都應當進行調整，使之能夠適應新檔案管理模式的特點。制定完善的檔案信息安全管理制度，由于檔案信息都存儲在計算機設備中，如果發生計算機安全事故，可能會造成檔案信息的損害。因而在檔案管理中為了提高檔案信息的安全性，應當建立相關的安全制度，制定完善的操作規范，建立數據信息備份制度，規定操作人員定期進行數據信息備份，并且做好保存工作。同時，在檔案信息查詢方面也應當完善相關制度，設置嚴密的訪問權限，禁止沒有權限的人訪問檔案信息數據庫，完善相關責任制度，提高檔案管理人員的責任感和使命感。
2.3做好人才保障
1.對每份檔案文件進行編號；2.按規范對文件進行順序排列；3.編寫卷內目錄：序號、文件號、責任人、文件標題、日期、頁碼和備注。做完以上工作后，查閱檔案只需按類型瀏覽目錄，比如查詢某臺醫療設備的卷內目錄，就可了解該設備的檔案具體明細表，為查閱者提供極大方便。當然，隨著計算機管理信息系統的普遍應用，紙質檔案轉化為電子檔案，醫院檔案整理的方法需要管理人員去不斷創新，平穩從容地度過由紙質資料轉化為電子資料的這一特殊時期。
二、檔案管理科學化創新
（一）設備科學化。先進的設備是檔案管理必不可少的輔助工具?，F代社會的快速發展要求檔案管理須改變以往的模式，實現紙質檔案模式向電子檔案模式的轉變，充分利用計算機網絡資源的自身優勢，進行醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定等工作，促進檔案管理工作的現代化、精確化和高效化。另外，構建網絡電子檔案服務平臺，并組建醫院檔案查詢系統，促進檔案信息資源的數據化和網絡化，為醫學研究者提供更可靠、真實的資料，從而促進現代醫學事業的發展進步。
（二）人員分配科學化。檔案管理人員的分配是一個系統的工作，需要考慮不同崗位各個環節的情況。科學的檔案管理需要合適的人員，只有崗位要求和素質特征有效匹配，才能保障檔案工作的有序順利開展，從而為醫院檔案事業的發展提供人才支撐。專業知識和技能是檔案管理人員完成任務必須具備的任職資格。此外，要掌握檔案收集、保管、統計、檢索等工作必須的方法與技巧，為檔案管理的有效高效實施提供工作方法上的支持。還有，做好檔案管理工作得具備自然學科和社會科學的知識，并了解各種物理化學因素及環境變化對檔案管理工作的影響，以最大程度地降低因非人為因素而給檔案管理帶來的損失。現代檔案管理一個最顯著的特征是計算機網絡技術的廣泛使用。因此，對檔案管理人員來說，掌握好計算機網絡應用技術，對做好檔案管理工作意義重大。只有熟識計算機網絡知識技巧的專業人員才能防止檔案的丟失、破壞和篡改。高素質的員工隊伍是做好檔案管理的一個必須的條件。因此組織專門針對檔案管理人員的培訓，旨在提高檔案管理人員的素質與技能，讓其掌握科學管理檔案的相關知識與方法，從根本上保障科學的檔案管理目標的實現。
三、服務手段創新
隨著社會的進步與發展，教育越來越受到重視。高校數量在近幾年呈現出迅速增長趨勢，學生和教職員工的數量也成倍增長，這為高校檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。高校檔案除了具有原始記錄性、信息性以及價值性等所有檔案的共同點外，還有著成套性和專業性等獨有特點。一般說來，高校檔案管理隸屬于學校的一個服務性質科室，其主要職責是為學校服務、配合學校工作，而無決策職能。目前高校檔案管理存在資源不足和浪費現象，由于盲目追求全面收藏而忽略應用性所造成的被動服務局面、以及嚴重缺乏溝通的工作過程，對檔案文獻等都造成了極大的浪費。盡管檔案管理科室收藏有學校大部分的文獻資源，但依然無法將全部文獻資源收藏齊全，導致使用者在使用過程中感到館藏資源缺乏。由此可見，封閉的自我收集式檔案管理工作方式很難滿足用戶的信息需求。另外，目前的高校檔案管理評價體系相對松散，其嚴謹程度有待提高，并且通過對管理水平的評價就能夠判定檔案管理工作質量。結合時展需求，對檔案館管理水平的評價已不僅僅局限于場所、設備及館藏因素，而應該著重衡量檔案科室對資源的開發利用程度以及其服務效果。檔案管理隊伍中嚴重缺乏專業人才也是高校檔案管理工作的現狀之一，目前高校的在職檔案工作團隊多由非專業人員組成，這就難以打造一支政治過強、業務精銳、作風端正、工作踏實且紀律嚴明的專業隊伍，并且高校對檔案干部終身教育體系建設的忽視使現職檔案人員在文化和專業素養上的提高也十分緩慢。
2高校檔案管理中存在的問題分析
檔案管理工作是保證檔案記錄真實性、連續性和完整性的可靠保證。隨著檔案管理現代化進程的加速，其管理理念、控制手段以及技術設備等方面都發生了很大變革，但是高校在硬件設施和檔案人員素質方面，與檔案現代化管理的要求還有一定差距。
2.1檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，歸檔質量低
在現實檔案建立過程中，由于檔案員的檔案管理意識較差而使檔案存在許多問題。首先，歸檔文件的內容質量低，其真實性有待商榷，許多材料也不符合歸檔要求；其次是文件歸檔材料、紙張大小不統一，甚至所填寫的字跡不規范、不夠清晰等；再者，檔案部門的自我要求不高，未能及時有效地向檔案管理人員進行工作約束，造成一些檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，存在“重成效，輕檔案”的思想；最后，由于未及時移交資料而造成的資料不完整現象，也對檔案歸檔質量具有一定的影響。
2.2由于缺乏有效管理機制而造成管理偏差
高校建設中，一些項目通常樣要經過漫實施過程才能完成，所以導致項目文件資料形成具有涉及單位多、周期長且專業技術性強的特點，這就極大地增加了檔案資料搜集和整理難度。由于資料從產生到歸檔經歷了相當長的時間和環節，其中每一環節的差錯都會直接影響檔案的齊全、完整、準確性，而現實中缺乏有效的管理機制，使高校檔案管理工作具有一定的偏差。
3加強高校檔案管理工作的重要意義
3.1高校檔案管理工作對培養學生起到重要作用
教書育人，為國家培養人才是各高校的根本任務，是一切高校工作的終極目標，檔案管理工作也服務于此。高校檔案在高校從事招生、教學、科研以及管理等活動中直接形成，它反映了高校的歷史發展，是高校優秀文化的積淀，更是寶貴的思想財富和智慧源泉。檔案中蘊藏著教學、科研、管理等重要文獻，記載著學生各方面的成長過程，由此可見，檔案工作能促進學生學習積極性并有效提高其綜合素質。
3.2學生檔案能夠將學生推向市場，起到證明作用
通過將高校學生的專業知識水平、社會實踐以及其他優秀綜合素質納入學生檔案范疇，并結合社會單位的用人特點來及時調整檔案存放形式與內容，實現檔案收集與人才培養模式改革，并與就業市場需求及時進行對接。此外，針對學生就業過程中的一些負面現象，招聘單位往往通過對應聘者提出資料證明文件要求，來建立彼此間的信任。這時，檔案就能繼畢業證、學籍卡等證件之外來幫助畢業生順利就業。
3.3良好的檔案工作能夠在宣傳學校的同時提高學生就業機會
高校檔案通常以學習優勢與特色等為依托，協助其他部門做好宣傳工作，并通過可靠的事實與準確的數據來協助對外宣傳工作，以提高學校社會地位。
4高校檔案管理創新方法研究
鑒于檔案工作的基礎性與服務性作用，應從以下方面來進行管理與改進，從而使高校檔案工作能夠提升到新高度。
4.1加強檔案創新管理意識，提高對檔案工作重要性的認識
由于長久以來多數的高校領導對高校檔案管理工作重要性認識較淺，而未樹立明確的檔案意識。隨著信息化發展，檔案作為重要信息資源在高校的發展中起著重要作用，這就要求檔案管理人員要著眼于圖書、檔案、各種計劃總結和報表等顯性知識。因此，在提高認識的基礎上，通過切實轉變觀念并強化信息意識，來促進高校檔案整體工作的實施。
4.2引進人本管理理念并加強檔案管理人員的專業素養
加強人本管理，調動檔案管理人員的主觀能動性能夠推動其改革與創新。強化校內宣傳，將高校檔案工作推向一個新臺階，優化組合館藏資料、提高檔案利用率、強化信息技術利用以及運用檔案管理軟件來加強信息資源建設并開展資源整合。另外，實行全員聘任競爭上崗制度，區別崗位工資待遇來調動檔案管理者的主觀能動性與積極性，以期能夠提升整體人員的專業素養。對在職檔案管理者進行定期的在職培訓與繼續教育，保證其專業知識及時更新與擴充，同時還應鼓勵管理人員進行相關專業的學習深造，最終使高校檔案管理水平得到關鍵性提高。
4.3加強高校檔案系統管理，注重檔案設備配置
高校檔案管理應采取集中存放、統一管理數據的方式，以達到共享信息安全要求。在數據管理安全方面，錄入數據要進行有效性檢驗，建立完善的數據備份和歸檔制度、系統管理員責任制度、關鍵程序的管理制度和服務器機房的管理制度；系統管理安全則通過對信息服務器的網絡安全、操作系統安全、數據庫安全和應用程序安全等多層安全機制來保證。另外還需注重檔案設備配置的更新力度，這能在極大程度上確保檔案創新管理工作的質量與效率。
4.4加強高校檔案管理的安全意識
新形勢下，隨著數字化信息化社會進程的不斷加速，事業單位檔案管理數字化信息化水平不斷提升，有效的發揮了數字化信息化事業單位檔案管理特點：一方面，數字化信息化事業單位檔案管理不但可以有效的促進檔案管理工作成本費用的降低，而且對于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數字化信息化事業單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業單位檔案管理工作質量與效率。事業單位檔案管理信息化指的是在事業單位檔案管理中，在建立信息技術與現代網絡技術平臺基礎上，實現對事業單位檔案虛擬化、數字化及信息化處理，從而促進其服務職能的履行更加深入高效。事業單位檔案管理信息化建立與發展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯網、云計算等為典型代表的現代數字化信息化技術的不斷完善與優化，其被廣泛的應用于各個行業領域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業單位檔案管理信息化是順應時代社會技術發展的必然要求。其次，當前，事業單位體制改革正處于關鍵時期，其中一個改革關鍵點即為現代事業單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺與系統的創建，這為事業單位檔案管理數字化信息化建設創造了有利條件。因此，事業單位檔案管理信息化是順應事業單位改革的必然選擇；第三，傳統檔案管理存在著程序復雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業單位檔案管理信息化建設，可有效的解決這一問題。因此，事業單位檔案管理信息化是檔案管理工作發展趨勢需要。
二、事業單位檔案管理信息化改革內容
事業單位檔案管理工作應遵循一定的制度建設原則，即明確職責、強化靈活化與規范化建設、注重動態與靜態相結合等。而事業單位檔案管理信息化改革內容則主要包括以下幾方面，具體有：
（一）數字化檔案管理模式的建設。當前，具有較為典型的數字化技術包含數字加密技術、數據庫技術、掃描技術、身份認證技術等，而檔案信息資料經由數字化技術轉換為數字化檔案信息可以有效的實現信息資料的更新、整合及補充等。作為事業單位的一個重要無形資產，檔案數字化建設可以有效的為單位社會效益的實現創造有利條件。
（二）自動化檔案管理模式的建設。檔案管理工作的自動化實現是事業單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。典型的自動化技術代表包含數碼掃描識別、電子標簽以及OCR識別等。以自動化技術為基礎，檔案管理自動化包含信息數據的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。
（三）體系化檔案管理模式的建設。事業單位檔案管理信息化建設是一個體系化過程，較傳統檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內部流程一體化等。以數據集成技術、數據庫機械、數據融合技術等為基礎，有效的增強了信息數據的通用性和兼容性。
（四）互動化檔案管理模式的建設。傳統檔案管理中，各個檔案信息僅對應一份信息，缺乏互動性。而事業單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，對于提升服務質量和增強系統優化等具有積極作用。
三、事業單位檔案管理創新與服務模式的改革措施
面對當前信息化社會發展需求與事業單位檔案管理現狀問題，應加強事業單位檔案管理創新與服務模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：
（一）加強檔案管理人員業務素質能力培訓，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識。檔案管理人員業務素質能力關系到檔案管理工作質量與效率，對檔案管理工作開展具有重要基礎性作用。檔案管理人員對檔案管理工作責任意識的提升，對檔案工作科學化、規范化發展具有積極作用。
（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業單位發展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務水平，增強服務意識和樹立檔案創新管理，從而提升檔案管理質量與效率。
（三）通過對事業單位檔案管理業務流程進行優化和業務標準進行制度化。實現事業單位檔案管理業務流程的重構；通過不斷的拓展事業單位檔案管理服務功能范圍和服務內容形式等，實現事業單位檔案管理服務能力的拓展；通過不斷加強事業單位檔案管理軟硬件建設和各類信息資源的整合，實現事業單位檔案管理信息化平臺的建設；通過強化事業單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進性和活力的新生力量，促進事業單位檔案管理組織架構的重組。此外，針對事業單位流動人員檔案管理，應針對指定信息統計，進行適應性創新。一方面加大優秀流動性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡化單位流動人員管理模式，制定與單位相適應流動人員檔案管理方案，以促進流動人員檔案管理質量與效率。
四、小結
創新是檔案事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。
1檔案工作創新，要解決好四個關系問題
1.1創新與基礎的關系
工作創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創新必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經半個世紀的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。
1.2創新與現實的關系
工作創新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發展階段，在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。
1.3創新與學習、借鑒的關系
學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。
1.4創新與實踐的關系
創新是事業發展的動力，但創新絕不能是虛無飄渺的創新，理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗，凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。
2服務手段創新
2.1建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
2.2建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
2.3電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。
2.4開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
2.5開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。3拓展服務領域
3.1信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
3.2興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。
3.3加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。
建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。
1.1硬件設施尚不完善
從我國檔案管理的發展來看，檔案管理的硬件環境、設施尚不完善，存在各個部門檔案室規格不一，檔案出現霉變、蟲蛀等嚴重問題。檔案管理中的檢索、查閱等常常受到手工檢索的限制，從而影響了檔案管理服務的進度，也嚴重影響了檔案管理現代化的建設。
1.2人員素質與工作要求不符
檔案管理的創新服務需要有高素質的專業人才作為支撐。從我國目前檔案管理的發展來看，檔案管理科班出身的人才匱乏，導致現代化的檔案管理無法發揮應有的作用。時代的進步對檔案管理提出了更高的要求。檔案管理的專業人員不僅需要掌握專業的檔案管理知識，還需要有跨領域學習的能力和專業素養，需要具有不同的知識體系相結合的能力。隨著網絡化和數字化的普及，檔案管理中的電子信息形式和紙質形式可以實現共存，這就要求檔案管理的專業人才還需要具備計算機專業知識支撐檔案管理工作，進行專業計算機操作，能夠在最短的時間內查詢到用戶所需要的第一手檔案信息資料，提高檔案管理的綜合利用率。
1.2檔案管理方式單一
目前，我國檔案管理的方式還是以手工操作為主。如果以人工為主進行檔案的整理、查詢、檢索和歸檔，不僅浪費了過多的人力、物力和財力，還無法滿足即時查閱的需求，更嚴重阻礙了新形勢下檔案管理工作的創新服務，與現代化的發展不相適應。
2檔案管理的創新服務
2.1樹立全局的思想意識
新形勢下，檔案管理人員應該樹立全局的思想意識，順應時展的潮流，最大限度地發揮檔案管理工作本身的價值。加強檔案管理的信息共享，提高及時溝通、高速運轉的能力，科學、有效地實現資源共享，改善落后、封閉的檔案管理模式，不斷擴大檔案管理工作的影響力。在組織內部，積極宣傳檔案管理工作的重要性，強化工作模式，建立科學、有效的檔案管理新機制，實現檔案管理的良性循環。
2.2建立健全檔案管理體制
建立健全檔案管理的相關體制和機制，借鑒現代化的管理模式，引導專業的檔案管理人員創新檔案管理的工作和服務，擴大檔案管理的覆蓋面，規范化地進行檔案管理工作的操作，實現檔案管理的高效運作。強化檔案管理人員的專業知識和現代化的服務意識，將檔案管理的重心變成集檔案資源、社會信息、社會誠信度于一體的綜合檔案管理體系，更好地實現檔案管理的規范化發展，推進檔案管理工作的進度。
2.3提高檔案管理工作的專業化水平
要想使我國檔案管理工作得到更好的創新，必須有一支專業的人才隊伍作為支撐。這支專業的人才隊伍不僅需要有專業的知識儲備、過硬的專業技能，還需要有較高的綜合素質和計算機操作水平。通過運用計算機技術和數字化技術，不斷提高檔案管理的創新服務能力，多形式、多渠道地對專業人員開展定期技能培訓，提高檔案管理人員的職業技能，盡可能地引進國外的先進技術或設施設備，加快我國檔案管理創新工作的發展。
2.4創新檔案管理的服務手段
創新檔案管理的服務手段，實現數字化的管理模式，建立電子數據的信息管理中心，改變傳統的以紙質檔案進行管理的舊模式，改為以電子信息的形式為主，利用網絡化的專業特性，滿足客戶的專業需求；開放在線檔案信息查詢平臺，解決用戶的難題，擴大檔案網絡服務的覆蓋面，這既符合時展的新要求，又創新了檔案管理模式，更加注重檔案管理工作的即時性、服務性、便捷性。
3結論
【摘要】檔案信息化實質就是數字化、網絡化,是利用電子計算機技術,將大量的檔案信息用數字來表達、存貯,再通過網絡來傳輸交流,實現檔案資源高度共享的時代。檔案信息網絡化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求。
【關鍵詞】檔案信息網絡化
一、檔案信息網絡化的必要性
作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息、網絡技術,對檔案信息資源進行處置、管理、開發和提供利用服務的過程。據報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現代網絡技術進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內檔案事業發展的戰略重點之一。
二十一世紀,是一個網絡的時代。但隨著科學技術的迅猛發展,檔案工作始終還處于從屬的地位。究其原因,主要有如下三方面:一是檔案信息形式多樣、年代跨越大、內容寬廣,很難把握,同時從事檔案工作的人員少、事情雜、整天忙于簡單的瑣碎的工作之中。而對所藏檔案價值也不完全了解,更不可能去研究,所以就無法超前地為社會開發提供服務,利用率就不高;二是檔案面對的利用者,是一群要求各異又是及其復雜的需求者。檔案人員很難預見利用者的利用意圖,顯然就不能按需主動提前編輯提供利用,也就只能是被動的要什么找什么的服務方式。就主動而言,也只是簡化查閱手續、熟練查閱工具的一種初級形式,而不能象計算機網絡那樣真正實現檔案查閱快捷、準確、高效化;三是檔案傳統利用方式決定了檔案的從屬性。檔案的價值是早已在經濟效益和社會效益中體現出來,但是不被人們所重視,故而人們在檔案發展上投入不足,造成人為的制約檔案工作的發展。
信息網絡時代能夠改變這一現狀。打開計算機,網上瀏覽一圈,就知天下事。這是信息網絡時代的突出特點。人們在小小的電腦前,可以快捷、準確、高效,遠距離地實現自己的愿望,真是方便又明了。這就是信息網絡時代對檔案利用者帶來的優越,也是檔案工作的一種變革,更是一種挑戰。隨著科學技術的迅猛發展,信息網絡的連通,檔案工作者只有隨時代的發展而提高自己,實現網上辦公、網上用檔,才能準確、高效地為利用者服務,才能讓檔案信息體現出真正的有效價值。
二、檔案信息網絡化的必備條件
隨著網上政府工程的完善,電子文件的運作將成為辦公的主體,作為政府直屬的部門來說也不例外,也要積極地響應政府的號召,努力實現檔案信息化和辦公自動化,把檔案信息和網絡化融為一體。2001年,重慶市政府已開始利用政府辦公網并向區、縣政府、市各委局發電子文件,要求上傳的文件等均須以電子文件的形式上報。2002年,我區政府也實行了網上辦公。實現檔案信息網絡是一項復雜的系統工程,必須具備一定的條件才能實現。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質檔案轉換成數字檔案并傳輸上網的硬件設備;二要有檔案信息上網、利用、組織等系統的法律、法規和規章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術人才?，F在就對這三個條件分析如下:
1.檔案信息網絡基礎設施的配置。檔案信息上網,一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質文件轉換成數字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現計算機的普及,互聯網的開通,從大環境上講,這些條件容易實現。但對于檔案界這個小環境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。
2.制定統一的檔案信息網絡化管理規范。第一,檔案信息是一個內容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網上查檔,就必須在全國范圍內統一上網目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規劃、管理方法以及質量要求,對重要的、保密的程序和數據要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統運行安全管理和電子文件管理制度,規范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規則,制定保護政策、管理規劃、管理方法以及質量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規則。因此檔案信息的編輯、保管、轉載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網站。國家制定統一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統而詳細的規定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。
3.建立一支會計算機編輯、會操作計算機網絡的高技術管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。
三、實現檔案信息網絡化的對策
隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。
1.加強網上用檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。
2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置。現階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入?？傊?要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。
3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在人才。網絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才,爭做網絡檔案信息管理人才,爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。
4.加強網上用檔的法律、制度的制定。必須加強風上用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規范:(1)加強網上用檔的立法規定,對那些非授權訪問,冒充合法用戶破壞數據完整性、干擾系統正常運行、利用網絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規定;(3)嚴格進行權限管理,包括授予完成工作所需最小特權、回收特權的規定。(4)網上查閱檔案信息目錄的規定。(5)定期進行安全評估,不斷改進、優化系統的規定。
關鍵詞：文書檔案；管理工作；創新
對檔案工作而言，文書檔案管理工作是其重要的組成部分，而且文書檔案管理工作開展的好壞對企業單位而言具有至關重要的影響，因為文書檔案通常在企業單位面臨的問題與需要作出的決策中扮演著極為重要的參考和指導作用。文書檔案管理工作如果不能跟上形勢發展的需要就很容易導致問題無法解決，甚至做出錯誤的決策。因此，在當前時代背景下，文書檔案管理工作優化創新顯得非常重要，我們需要創新性的開展當前的文書檔案管理工作，從而為企業單位發展保駕護航。
1.新時期開展文書檔案管理工作創新的必要性與緊迫性
隨著改革開放的深入推進，我國的社會經濟不向前發展，市場化程度也越來越高，而對企業單位而言，人們對檔案工作的要求也變得更高，傳統落后的檔案管理形勢顯然已經無法滿足時代的需求，而文書檔案管理工作同樣需要不斷創新才能跟得上時代的發展腳步，在新時期，如果文書檔案管理工作跟不上時代的步伐，不能創新，一味守舊，只能埋沒于歷史的塵埃。因此，我們說新時期開展文書檔案管理工作創新不僅很重要而且極為緊迫。
2.當前文書檔案管理工作面臨的問題
2.1 管理機制不健全，不能與時俱進
新形勢下，文書檔案管理工作面臨的問題主要表現在缺乏制度創新，從而無法適應普遍提出的檔案科學化管理，而且當前時代背景下，大部分的政府、國企、事業單位都非常注重體制改革和制度創新，通常大的創新都有專門負責的領導干部，而細分到檔案管理層面，則幾乎無人問津。更為值得注意的是，目前很多檔案管理從業者都為兼職，同時在單位還身兼其它職位，檔案管理工作處于從屬地位，這種形勢下，創新工作幾乎無從談起，這不僅與追求高效的時代旋律不協調，而且也極大的阻礙了檔案管理工作的與時俱進。
2.2 管理方式落后，工作效率低下
當前社會經濟的迅速發展，使得文書檔案的數量較之以往有了天壤之別。當前瞬息萬變的信息社會，對企業單位的應急反應能力提出了全新的要求，而目前的企業單位在文書檔案管理工作方面還依賴于陳舊落后的檔案管理手段，最終導致工作效率地下。在當前時代背景下，文化檔案和信息的整理收集工作比以往任何一個時候都顯得更為迫切和重要，這也必須要求檔案部門和檔案從業者肩負起時代的使命，真正以創新精神服務于文書檔案工作，開創文書檔案管理新局面。
2.3 管理人員整體素養亟待提升
現代化文書檔案管理工作需要一大批專業技能過硬和工作創新意識強的人才，而縱觀當前檔案管理人員，很大一部分人都非科班出身，技能水平參差不齊，對計算機互聯網的知識了解甚少。還有很多企業單位的文書檔案管理人員均為兼職，主要職業不是檔案管理，最終使得整個企業的檔案管理工作趨于混亂局面，管理人員整體素養亟待提升。
3.創新文書檔案管理工作的建議
3.1 推進制度創新，確保執行力度
要想創新文書檔案管理工作，首先需要從制度上著力推進，在遵循公司各項規章制度的前提下，依據自身單位檔案工作的實際情況，對檔案工作相關制度進行修訂完善，淘汰與時展不相適應的舊規則，健全新的的檔案工作管理制度，同時要設定專門的人員負責監督制度創新的執行力度，制定出本單位文書電子檔案管理規劃，最終形成全面可行的制度創新體制機制。
3.2 注重技術創新，實現文書檔案管理信息化
傳統的文書檔案管理方式已經無法跟得上信息時代的高節奏，隨著計算機和互聯網技術的發展，這種不適應現象會越來越明顯。因此，文書檔案管理工作必須要主動求變，注重創新，積極擁抱現代信息技術，加快實現文書檔案管理信息化進程，這樣不僅可以節省大量的精力和時間，也能確保在調閱查找檔案的時候更為輕松靈活，從而確保高效的開展文書檔案管理工作，促進整個企業單位工作效率闊步提升。
3.3 加強人才隊伍建設，提升檔案從業者綜合素養
我們上文談及的文書檔案管理方式與方法陳舊落后，還有另外一個方面的原因，即文書檔案從業者綜合素養不夠，受制于自身的專業化水平，無法更為高效和創新的開展文書檔案管理工作，比如一個多年的手工檔案管理者，要想短時間通過計算機互聯網實現檔案管理工作的轉型升級，幾乎是一件不可能完成的事。因此，必須要加強檔案管理隊伍的綜合素養培訓和應用現代化技術的能力，不斷提升文書檔案管理從業者對工作的認識，從自身單位實際出發，有計劃、有重點地充電學習，調整專業知識，提高綜合素養。同時，企業單位自身也可以需要重視檔案從業者的培養，必要的時候可以開展分支機構和部門之間的檔案管理技術交流，推行檔案工作崗位亂換，構建起優勝劣汰的檔案工作用人機制，從而增強檔案人員的工作實力和職業風險意識，最終調動檔案從業者的積極性和創造性，實現企業檔案工作邁上新臺階。
4.結語
綜上所述，對企業單位而言，文書檔案管理工作并非一個可有可無的工作項目，而是關系到企業的長期健康可持續發展直接決定了一個企業的辦公水平及效率。而針對當前文書檔案管理工作陳舊落后的局面，我們必須要積極大膽革新意識，推進文書檔案管理工作的創新，只有不斷創新才能跟得上時展的步伐，才能更好的為企業管理和發展提供參考借鑒材料，幫助企業更好的做出科學決策，實現企業運轉有序，讓企業在時代的車輪下闊步前行。
參考文獻
[1] 梁軍萍. 如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業技術學院學報，2010.
我國對于人事檔案管理的研究起步較晚，所以，在很多因素的影響下，人事檔案所面臨的主要問題就是很多檔案找不到主人，就是我們稱之為的“棄檔”現象，這種現行嚴重的影響了人事檔案管理的工作，根據不完全的統計，全國有將近65萬的人事檔案至今無人問津，這還不包含遠離家鄉外出打工的學生族。從這些“棄檔”的現象中，我們不難發現我國傳統人事檔案管理所具有的弊端，在傳統人事檔案管理中，檔案是要跟隨人員的調動而轉走的，就是所謂的“人檔不分離”，這種管理模式嚴重的與如今信息化社會相互矛盾，同時，在傳統人事檔案中，提供個人思想教育、家庭背景以及社會關系方面的內容較多，而對于工作的能力、經驗以及特長等方面內容涉及的很少，總的來說，傳統人事檔案管理中，重學歷、資歷，輕能力、業績；重歷史，輕現實；重抽象，輕具體。因此，要想適合我國干部人事制度的改革以及市場經濟的發展，就必須要創新人事檔案管理制度與模式。
二、創新制度人事檔案管理制度應遵循的原則
1.人事檔案在職能上，要以確立服務機制為主要原則，人事檔案的記錄內容要以單位管理為出發點，不僅要具備個人的自然信息，也要具備相關的工作信息，這就要求人事檔案的管理要符合市場流動人才的使用、管理和流動。
2.人事檔案的內容要具備一定的完整性，檔案記錄的內容一定要做到詳實和準確，因此，新型的人事檔案記錄的內容，一定要完整、全面和豐富，能夠真實的反應一個人真實的精神面貌，從而，為社會提供一個準確的檔案存檔。
3.人事檔案管理一定要實現通用的原則，實現通用的人事檔案，首先，就是要確保人事檔案的標準化，這種標準化要根據國家的相關法律法規以及地方人事檔案的編制規則進行。其次，就是要實現人事檔案的規范化，就是要保證檔案的內容要實行統一規范，最后，就是要求人事檔案的制定還要符合網絡化的要求，從而便于人事檔案的流通。
三、變革人事檔案管理的模式
1.美國人事檔案管理的制度與模式。在人事檔案管理模式和制度中，不同的國家，由于人事管理制度的不同，其檔案管理模式也存在著不同，本文以美國人事檔案管理的特色進行分析，以此探究符合我國的管理模式。在美國人事檔案管理系統大體分為兩種，一種是公立系統，一種是私立系統，在公立系統中，人事檔案的管理是由人事部門和檔案管理機構相互配合進行的，這種緊密的聯系，在很大程度上便于人事的調動和流動。在私利系統中，其管理的特點是進行“人檔分離”，這種管理將就職人員與退休離職人員的檔案進行分開管理，就職人員的檔案有就職單位和有關部門進行保管，離職和退休人員的檔案則由另例的其他部門進行統一的管理。此外，在美國檔案管理機構中，還存在著一個較為權威的機構，就是社會保障署所建立的社會保險號和人事檔案記錄表。這些保險號和檔案記錄表成為了美國公民的另一種身份的象征，通過保險號，很容易查看人員是否存在一些違法和違紀的行為，因此，這種檔案形式，成為了很多企業用人審核的標準和依據。
2.建立社會化、開放式的人事檔案管理的新模式。由于我國人事檔案管理方面的不足，本文建議借鑒國外一些先進的檔案管理模式，建立一個社會化、開放式的人事檔案管理新模式。實現我國人事檔案管理的社會化，就是要強化建立具有社會性質的檔案管理機構，從而解決一些人員檔案無法保管的問題，在原來很多企業和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業者和退休人員的檔案無人保管，建立社會檔案管理機構，在很大程度上會解決這種矛盾。同時，實現我國人事檔案管理的開放性，就必須要采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，同時，在保障安全的情況下，實現人事檔案的網絡化共享，積極的促進人事檔案網絡管理的形成，這樣可以從傳統單一的人事檔案管理手段中，解脫出來，實現一個開放式的管理模式。
四、結語
