時間：2022-09-08 01:40:31
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇采購部工作建議范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
1、 倉庫補倉物品的采購工作流程：
倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規格;
(2)平均每月消耗量;
(3)庫存數量;
(4)最近一次訂貨單價;
(5)最近一次訂貨數量;
(6)提供本次訂貨數量建議。
經何董事簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況，要向主管領導匯報。
2、 部門新增物品的采購工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經董事會審批后,連同 “采購申請單”一并送交采購部，采購部經理初審同意后，按 “采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施.
3、 部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：
如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規格;
(2)最近一次訂貨單價;
【關鍵詞】采購 供應商 成本
【中圖分類號】F274
【文獻標識碼】A
【文章編號】1672-5158（2012）12-0121-01
引言：在傳統的企業管理模式中，采購部門按時完成采購任務，但隨著市場全球化的不斷深入，成本、進度、質量已經成為企業競爭的關鍵，因此采購部門的職責已經不僅僅是保證企業充足的材料供應這么簡單了，而是需要從單純企業保障的角色中脫離出來，從研發開始，利用自身的優勢，在產品成本、庫房管理、生產管理乃至利潤創造中起到舉足輕重的作用。
正文
1、采購部門需參與到設計研發過程中。
1.1 傳統的采購流程不能滿足研發的要求。
采購部門需要從根本上實現轉換，不能停留在過去的傳統思維中，即認為采購部門是生產的保障部門；認為采購部門的工作永遠是從設計研發結束后開始的。這種完全被動的工作流程限制了采購業務的發展，它的缺點是：
1）延長了采購周期長。采購過程要在所有的設計、工藝準備完成后才能夠開始；
2）撒網式的采購，沒有側重點。采購活動僅僅局限在采購部門內部，與生產、工藝人員溝通很少，甚至沒有溝通，采購沒有先后順序，有時采購了90%以上的材料卻因為首道工序需要的關鍵材料沒有采購到影響產品的整個生產周期；
3）采購人員只負責按照采購計劃進行采購，對材料的特性、是否有代用材料等工程信息并不關心。
由此看來，當今的一個合格的采購人員應該將他的工作意識提前，將業務范圍延伸到產品設計開始的環節，利用自身的業務知識，幫助加快產品的開發速度、降低產品的開發成本等等。
1.2 采購部門參與研發設計有利于縮短研發周期。
與設計部門、工藝部門相比，采購部門的更了解材料市場的變化、材料的采購周期。要求采購部門在項目研發階段加入項目，有利于：
1）經濟采購。設計過程中，在幾種材料可以相互代用的情況下，采購人員可以給出哪種材料采購周期最短、哪種材料價格具有優勢等設計人員不熟悉的信息，而這些信息可以幫助設計人員在設計過程中選擇最經濟的材料。
2）材料牌號統一。根據采購人員提供的相關信息，設計人員可以更集中的選擇材料，降低采購材料的品種，也能夠大大降低采購的周期以及采購部門的工作量。
3）縮短試驗件、研制件的制造周期。研發過程中有采購人員的加入，采購人員可以在第一時間了解材料的采購要求、數量、緊急程度，從而更好的配合生產，起到事半功倍的效果。
4）先行采購。采購人員可以根據項目設計的進展情況做出預先判斷，對于采購周期長，使用頻次較高的材料，可以先行采購一定量材料存放在庫房中，這樣生產隨時需要隨時使用。
2、采購部門需加強與供應商的聯系
2.1 加強與供應商的聯系有利于建立良好的供應鏈。
采購部門和銷售部門是企業中的兩個連接外部的“橋梁”部門，采購部門為企業生產提供原材料等器材的保障工作，是企業運轉的上游。因此采購部門有責任與供應商建立良好的合作關系，為企業建立一個良性的產業供應鏈，這是因為：
1）與供應商建立良好的關系可以保證企業隨時采購到所需要的材料，特別是生產急需，需要緊急采購的材料。
2）與供應商建立良好的關系可以在供應商處取得一個很高的影響分。在同樣數量的采購訂單情況下，能夠比其他客戶拿到更多的優惠政策，更低的折扣等等；在同時發出訂單的情況下，能夠比其它競爭者提前拿到貨物。
3）與供應商建立良好的關系可以最短時間掌握供應商內部的變化，比如供應商領導層的變化，或者通過供應商的材料銷售情況對市場的變化進行了解。企業越早掌握了這些信息越能快速的對供應商的內部變化對企業經營可能發生的影響做出判斷，從而降低企業經營的風險。
2.2 加強與供應商的聯系有利于了解和掌握市場的變化。
采購人員從事采購工作多年，一般具有敏銳的“嗅覺”，卓越的判斷能力，對供應市場的變化能夠作出自己判斷。但所謂隔行如隔山，即使再優秀的采購人員，也很難準確的掌握到再上一層供應市場的變化情況。而作為采購部門的上游——供應商來講，這些信息就很容易被他們了解和掌握。任何供應商都希望有一大批有實力、能夠長期合作的客戶群，這樣可以保證企業的良性發展要求，因此采購人員在日常工作中加強與供應商的聯系，建立起良好的合作伙伴關系，供應商為保持雙方良好的合作關系，保證供應商已經獲得的利益，供應商會主動向采購人員介紹供應市場的變化晴況。
2.3 加強與供應商的聯系有利于了解和掌控采購周期，確定風險庫存。
目前制造行業中最前端的庫房管理模式為“零庫存”管理，企業降低了庫房的壓力和采購資金的壓力，這一管理模式在汽車行業以及家電行業得到了充分的驗證。但飛機制造業，由于涉及的領域廣，工藝復雜，加上飛機產品的特殊性以及被社會的關注度，所以飛機制造業很難像汽車或家電工業那樣，將供應商集中到自己企業的周邊，實行零庫存管理，大型的航空項目，甚至需要全球采購。但無論什么樣的管理模式都需要滿足一個要求，就是企業在什么時間需要采購？每次采購的數量是多少？采購量不足，將會影響生產的正常進行；采購量過多，會占用企業大量的資源。因此建立企業的風險庫存管理系統是非常重要的。采購部門作為連接供應商和企業的紐帶，對外，可以從供應商處準確的掌握產品的采購周期；對內，可以從生產銷售部門了解到產品生產交付晴況，將這些信息進行整理、分析，建立起有效的庫存管理系統，從而既能夠使采購資金占用率最小，又能保證生產的順利進行。
3、采購部門需在企業降低成本中發揮作用
生產過程中的成本挖潛其實是有限的，材料采購過程中的潛力大得多，而且由于市場是不斷變化的，因此材料采購過程中的挖潛可以說是無止境的。
3.1 采購部門參與研發設計有利于降低產品開發成本。
采購部門可以通過建議設計人員盡可能的采用統一的材料，在降低材料的品種，增加了單項材料的單機數量的同時，在采購數量上形成優勢，從而可以要求供應商給出一個較為合理的價格。
采購人員還可以根據現有庫存中的材料使用情況向設計人員提出建議，將庫存中的呆料（所謂的呆料是指那些在貨倉中一段時期內不進也不出的物料）信息提供給設計人員，提醒設計人員在新的設計、更改中有效的利用這些材料，從而減少呆料對資金、庫房的占用，增加效益。
3.2 采購部門參與生產過程有利于降低批量產品成本。
關鍵詞：醫院 物資采購 現狀 管理建議
一、目前醫院物資采購管理的現狀
（一）物資采購目標
醫院物資采購目標明確，主要包括兩大目標：管理目標，從需求計劃、采購計劃、存儲計劃、供貨及時、采購成本合理、質量可靠等方面管理，最終保證醫院工作正常運營；財務目標，從核算規范，計價真實、準確、完整，采購資金占用合理，資金及時到位，付款控制嚴格方面加以管理。
（二）制度管理
制度管理一般是以管理制度的形式實行，即由醫院及各部門根據國家及主管部門規定，制定一系列規章制度，各個部門按各自制定的規章制度執行。
（三）流程管理
藥品采購流程（表一）
[采購、保管人員制定采購計劃科主任審核網上采購或書面訂貨
1、與計劃相符庫管人員驗收辦理入庫科主任審核
2、與計劃不符申請替代科主任審核進入采購程序
3、中藥飲片制定采購計劃科主任審核進入采購程序庫管人員驗收辦理入庫科主任審核＼&]
衛生材料、低值易耗品、其他物資采購流程（表二）
二、醫院物資采購存在的問題
（一）未設立獨立的物資采購部門
現在，我國醫院物資采購的過程其實是由各科室相同完成的，主要是物資材料供應科（包含庫房）、設備科、藥劑科等。比如說，醫院的藥劑科，藥品的采購是需要藥品每月計劃表、供應商交談、藥品出入庫表格、藥品款項支付以及藥品每月盤點等項目，主要是由同一個科室的藥劑科來進行。但是，這種現象是極其容易產生不合理的藥品庫存占用量比較大的漏洞資金或者是非正常的藥品消耗。
（二）未設立招標采購委員會和監督委員會
因為物資材料供應科、設備科、藥劑科各自來完成物資采購的，那么也就是說醫院還沒有一套完善的招標采購程序以及監督程序，因此，醫院沒有對計劃審批、采購方式、辦理入庫、付款審批等環節作出明確的規定。嚴重影響了醫院的經濟效益。
（三）物資采購程序不規范
醫院的科室比較多，因此，醫院內物品用途不相同、物資品種多且價格差距比較大，還有很多貴重、分量多的物資沒有被政府采購部門納入范圍內，又加之物資采購程序不規范等現象，導致了醫院物資不能正常得到供應，還容易出現的現象發生。
三、管理的建議
為了保證物資采購的順利進行，醫院應該建立內部控制制度，因為只有這樣才能充分的保證醫院資金的充分使用與管理，同時也是醫院內部采購部門以及各崗位人員重要的行為導向。財政部于2012年11月正式了《行政事業單位內部控制規范（試行）》的通知，要求行政事業單位從2014年1月1日起施行，各單位要以內控規范為指導制定本單位財務會計內部控制制度。
設立獨立的物資采購部門。采購職能是醫院所共有的職能，因此，在醫院物資采購這一環節，醫患要有一個明確的計劃、庫房和財務付款以及其他部門。為了規范醫院物資采購的行為以及實現醫院物資讓醫院采購部門統一采購，需要建立物資采購部門，將每一個分散的科室進行采購權限的集中的行為。
對招標工作進行加強管理。醫院內部應該建立一套完善的采購制度以及招標委員會制度。在招標采購文件中要明確職權、明確職責，明確招標委員會的主要成員，并對采購進行監督管理。物資采購應該運用公開招標的方式進行，采購管理模式可采用“內+外+內”，指整個物資采購管理全過程劃分為事前、事中、事后三個階段。其核心是外部機構招標前，物資價格是物資采購環節中的重要部門，因此，院內組織相關人員應該對價格進行摸底；院外組織相關人員在招標的過程中應該將匯總表家作為物資的參考價格，也可以作為物資最高價格的限制；外部招標機構招標后，醫院內的組織人員對中標的單位進行商談，最后對成交的價格進行敲定。進行多家、多輪洽談競爭的方法，并遵循相同檔次，價位低廉者單位優先以及尊重意見和建議的不確定性因素來確定為醫院的供貨單位，此方式是競爭性談判方式的物資采購。
建立完善物資管理制度和崗位責任制。明確崗位職責、權限，明確控制醫院計劃編制、審批、獲得、驗收入庫、資金付款、倉儲保管、領用與處置環節，確保請購與審批、招標文件準備與復核、合同簽訂與驗收、驗收與保管等不相容職務相分離。對合理設置崗位，加強制約和監督，確保采購全過程得到有效控制。
參考文獻：
采購部主要職責
1、審核采購需求
2、決定合適的采購方式
3、分配、選擇和維護潛在供應資源
4、負責供應商的調查和實地勘察，評估供應商的生產能力
5、采購合約與訂單的起草，簽發以及管理
6、根據采購需要采取相應的應急行動或進行后續跟蹤
7、解決與供應商在合約上產生的分歧以及支付貨款問題
采購經理的工作重點：
1、制定采購談判的策略和方案并加以實施
2、處理質量問題，以及退貨方案的實施
3、同公司內部其它各功能部門建立并維持良好的關系
4、對公司采購管理的政策和程序進行有益的宣傳并提出建設性的改良建議
5、運用一些戰術性的方法如供應商伙伴關系;供應鏈管理等建立良好的供應商關系
6、處理供應商的問訊，異議及要求
7、實施對新供應商的開發和扶植工程
8、此外，采購經理的工作常常能夠體現出采購部門對整個公司所起到的關鍵作用和真正價值所在
9、配合財務在整體上用的付款策略
一、材料采購工作情況
8份生產形勢有所好轉，采購的工作量有所增加，加上采購部人員的調整，以及電鍍廠家的緊張，按單采購，對于有些材料的及時上有些影響。
8月份最頭痛的事就是電鍍了，價格提高了，還要自己接送，好話說了一大堆，還不能及時鍍出來。
對于生產上的采購材料，除了客觀原因(如資金延遲，采購任務下得急，供應商來不及交貨等)之外，基本都能即使到位。
二、值得肯定的地方
(1)采購的各項工作，包括各項計劃、方案，一直與生產部門緊密聯系，切實滿足訂單的生產需求。
(2)與部分供應商建立了良好關系，能夠進行有效的溝通洽商，努力為公司爭取了優惠條件，有效減少采購成本。
(3)在資金緊張的狀況下，與供應商協商，支持公司生產，并有效的建立了幾家良好的合作關系。
三、工作中出現的問題
(1)材料在采購回來后，跟財務部門溝通比較不及時，未能迅速后清晰的報帳，致使財務部工作量加大，減慢其部門工作效率。
(2)在付款方面還沒有做到更好的協調方式，導致了個別供應商不滿的情緒。
四、解決的辦法
(1)對支付采購費用的情況做好記錄。讓采購部各項支付情況清晰明了并有據可尋。
(2)庫存問題的處理，需要與物控部一起協調好。主動咨詢，可一起完成采購成本與庫存成本的權衡分析等，更加緊密聯系兩個部門。
(3)對于有計劃外的交易出現，預算數額與實際操作的數額相差較大，則需要與物控部、銷售部、生產部溝通好，盡可能完善采購計劃及采購預算。
五、本部門的工作思路
和采購員密切溝通，隨時應付緊急采購任務，改進采購工作中的相關問題，沉著應對各種計劃外情況，更有效的對采購工作進行管理規劃，與各個部門聯系更加緊密，更好滿足訂單的需求，努力做到采購的最優，為公司節省采購成本。
關鍵詞：房地產；采購；流程
中圖分類號：F293.3 文獻標識碼：A 文章編號：1008-4428（2013）10-37 -02
房地產是一個對土地生產加工出售的行業，與其他企業生產銷售一樣，整個流程中需要生產、包裝、銷售。在這樣的整個過程中同樣也需要采購原料，與普通企業不同的是房地產的原料是水泥、鋼筋、瓷磚、水暖材料、植物等。
地產行業的原料與普通生產企業的材料有很大的不同，第一，獨占性，因為每次房地產開發的項目都有嚴格的審批，開發的面積都有嚴格的規定。除此之外房屋窗戶等都是按照規格生產，所以某種材料一旦超出需求，多出的材料面臨著浪費或者當廢品出售。第二，時效性，綠化植物栽種有特定的季節，發出采購訂單后延期或早到，耽誤栽種季節或停放在外無法種植極大可能枯死造成損失。第三，種類繁多，難以管理。眾所周知開發建設房地產需要的材料及其繁多，從水泥黃沙鋼筋之類的土建，到水電安裝過程中的各類管道接口，到后期鋪路，路燈，門窗，每個過程中需要的材料都是復雜多樣的，很難做到一次準備齊全。每個步驟稍有延誤造成的損失都是十萬百萬計。
公司采購的一般流程是公司發出采購需要，財務部門核實庫存確認采購需求，采購部門尋找供應商，公司核價，簽訂合同，付款，收驗貨，付尾款，一套流程結束。但是在實際情況中由于采購項目復雜多樣，經常會出現下列問題，1、簽訂訂購合同，但是由于對要求不明確造成浪費，如某房產公司外墻磚僅從外觀角度出發，選擇了外表漂亮有圖案的外墻磚。結果簽訂訂購合同后被質監局全部沒收，因為不符合規定的防水要求，會造成墻壁滲水；2、采購物品到位，由于數目巨大，容易遺失，甚至監守自盜。一般地產公司運送物資都是按噸計算，需要極大的儲存面積。為了節省開支都是安排員工或者附近居民幫助管理。到了夜里經常會有貪小便宜的居民過來偷偷運點到自己家里。更壞的情況就是由于安排管理的員工素質較差與收購商合伙變賣換錢，由于總數巨大，損失一小部分是無法看出來的；3、輸送物資到位后沒有及時反饋到采購部門結果造成重復購買。特別是現在供貨商為了促進銷售，使盡百般手段，采購部門礙于人情一松口，大批物資就出現在工地上。造成了積壓庫存；4、采購部門發現漏洞，與供應商合伙開具虛假合同虛假發票，騙取工程款。檢查的時候可以說材料已經使用，無法檢查。如某工程需要水泥600噸，黃沙800噸，結果采購部與供應商，施工隊聯合起來制作虛假供應單，實際訂購水泥400噸，黃沙1000噸。當公司財務部檢查時表示因為情況緊急水泥黃沙已經進入工地施工而無法查驗，從而伙同騙取公司資金10萬元。
要根本解決采購部的情況可以從下列措施開展：
一、從工作流程上加以完善
（一）制度流程
建立嚴格的采購流程制度：申請人提出申請部門經理批準財務核實周轉資金總經理批準采購部詢價財務部核價采購部簽約將物資交給申請人。
這樣的制度將采購部的權利做出剝離，在沒有人申請的情況下制止采購部隨意購買任何物資，但為了防止流程過于復雜，特別是總經理太忙難以及時批準而影響施工進度可以將采購部的部分流程加以簡化，如在緊急情況下公司可授權給部門經理，如3000元以下采購事項部門經理可直接通知采購部購買，1萬元以下采購事項可以不經過總經理批準，在財務部核價后可立即實施。但是也要做到以下幾方面：1、在無緊急情況下盡量不采用緊急流程。2、盡量做到使所有采購的物品有合同可尋，有記錄可查。3、采購主管做到具有前瞻性，與各部門經理提前做好采購計劃表，做好采購計劃流程表提前履行財務部核對與總經理批準的流程，部門經理一旦發起采購流程，采購部可迅速實施。
（二）供應商管理
對供應商的管理應該建立一整套文件資料，包括供應商的營業執照，組織機構代碼證，稅務登記證，營業地址，聯系電話，開戶行，參與的一些項目內容。對于重要供應商如工程需要考察過去承建項目，住戶的評價，施工價格，選用的材料等等。對于普通小型供應商可簡化流程，做好嚴格的進度監管即可。大型工程選擇供應商可通過招標的方式，每次供應內容不得少于3家，在沒有明顯的價格優勢的情況下，甲方決定供應商時可優先選擇與己方曾經有過多次合作關系并且誠信履約的供應商，其次選擇曾經參與過類似工程的供應商。對于與己方有過合作關系但是造成惡劣影響的供應商無論價格多么低廉都一定要拉入黑名單，絕不再用。并且公司需定時派其他部門對供應商暗中考核資質與資金狀況，與本部門有無其他瓜葛。
（三）訂購合同管理
與供應商約定供貨后要履行合同簽約手續，合同內要準確備注合同內容、明細、造價、質保期，生產廠家等內容。合同需要歸檔保存留查。所有1000元以上物品的采購均需要履行合同簽約手續留檔備查。同時合同可明確如果物資供應過多收貨、退貨業務的處理，可以記錄有關收到產品的數量、單價、成本及與標準成本的差異建立收貨單、退貨單、裝箱單、貨運單等數據并對這些單據進行處理。
（四）倉庫管理與運輸管理
倉庫管理的作業包括組織貨物的入庫、保管、發放和維護。具體包括出入庫貨物的驗收及核實、倉庫資源的合理利用、做好保管貨物的安全工作、降低倉庫費用開支。在運輸這一環節上要求在促進貨物流通、充分利用各種運輸方式的條件下選擇最合理經濟的運輸路線、運輸方式和運輸工具，準時、安全地完成運輸工作。合理的運輸能減少貨物待運和在途的時間能縮短貨物運輸的里程，使待運和在途貨物占用的資金下降提高企業的經濟效益。為了堵住合伙欺騙的漏洞，倉庫管理最好由公司除采購部門以外的部門接管，并且信息化操作登記，隨時備查。
二、對流程系統的深度改造
上述內容都是從程序上、手段上對房地產行業的采購內容加以完善。再好的制度都有漏洞，從深層根本說最準時、最準確，供應的產品最物美價廉才是整個采購業的根本目標，所以對地產采購流程的深度改造絕不僅僅是從制度規范上能夠實現的。
（一）目標導向
采購的服務者是房地產開發商，開發商是采購部的上級也是客戶。所以整個采購部的綜合目標是圍繞房地產開發的整個周期來完成。整個采購部的領導應當創造并保持使員工能充分參與實現整個組織目標的內部環境，而不是產生房地產只需要開發與銷售的念頭而使采購部獨立于其他部門之外，領導者首先應該重視采購工作指導人員的配備、制度的制定和流程的優化。明確公司本部和項目部的責任和義務。采購部在公司體系中的位置、負責對象，行政流程都應確定。
（二）參與到工程建設中
一個好的采購部門需要對所有的物品資料非常精通，而精通絕不是對產品參數、供應商背景、產品樣式爛熟于心，而是應該從整個工程立場出發，需要什么樣子的材料是最符合開發建設的需要。一個好的廚師總會買到最對的食材而不是最貴的食材。采購部最終目的就是使采購的所有商品都正好符合房地產開發的需求，不僅僅是提供物美價廉的產品為目標，而是提供最適合項目需求的產品。所以整個采購部都應該融入到整個開發項目中，深深地了解整個項目。所以采購部需要懂工程，要懂自己開發的工程。
（三）注重信息化使用
現在整個中國的信息化建設已經完善，一個廣泛的電子市場即將形成。它不僅包括供應商、生產廠、銷售商和顧客甚至還包括協作者和競爭對手，從而形成一個多對多的系統。加入WTO后必須使用電子貿易、無紙貿易不使用者將被排除在貿易之外。供應商的選擇絕不僅僅在本地，本省完成后而應該擴展至全球。哪里提供的產品好通過完善的物流選擇哪里的產品。如訂購小禮品應該選擇中國浙江，而訂購室內庭院家具應該優先選擇廣東，施工隊伍優先選擇江蘇南通，通過高度的信息化使原本昂貴的產品工程成本降至最低。對采購隊伍的硬件配套建設要完善，注重信息化投入的比重。
（四）遵循價格便宜，質量優秀的原則
原則包括：貨比三家的質量保證原則，3家以上合格供應商報價競標的原則，報價后物資價格審核及物資信息跟蹤原則，訂貨公平、公正、公開的全過程監督原則，成本責任人審批合同原則。做到同類產品比質量，同質產品比價格，達到控制采購成本，降低工程造價，提高經濟效益的目的。
（五）注重合同文本
上文所述采購部需要對工程非常精通，則采購經理或主管則應該對合同文本非常精通，簽訂采購協議時，要重視有關項目細節方面的規定，明確知曉國家法律法規對材料的要求，及將來的驗收標準、驗收程序、驗收責任、爭議解決辦法、檢驗費用負擔原則等條款，為項目竣工驗收工作打下良好基礎。公司提供的律師只能從合同條款上發現有無漏洞，但是對于工程中隱藏的問題卻無法知曉。而這一點采購部對合同條款的審核非常重要。
（六）注意產品驗收及退換貨方式
在采購合同簽訂時，要重視有關項目驗收方面的規定，明確驗收標準、驗收程序、驗收責任、爭議解決辦法、檢驗費用負擔原則等條款，為項目驗收工作打下良好基礎。需要委托專業監理和質量監督的，要委托專業監理和質量監督部門進行工程質量監理和質量監督。要做好工程變更管理，嚴格簽證程序，工程結算要委托具有工程造價咨詢單位資質的單位進行審核。精心準備，準備工作是否充分對驗收工作質量具有重要影響。實際工作中，很多項目因為準備不充分，驗收工作流于形式，草率收場。要成立驗收小組，確定參與驗收人員。驗收小組人員必須由多方面人員參與，形成相互制約的局面，根據采購與驗收分離的原則，經辦采購的人員不能擔任驗收小組的主要負責人。驗收小組所有成員都要熟悉采購文件、采購合同、國家有關驗收標準等資料。制定驗收實施方案，增加整個驗收工作的計劃性。加強驗收工作的建議建立健全法規體系，規范采購項目驗收行為。國際上實施采購制度的國家和地區，都建立有非常嚴格的采購合同監督管理制度，設有專門的章節或實施細則，明確驗收主體、驗收標準、驗收程序等內容，以規范采購合同的驗收行為。目前，我們在采購項目驗收方面缺乏操作細則，導致采購項目驗收工作不規范。應建立健全采購項目驗收的相關法律、法規及操作細則，明確采購項目驗收主體、驗收內容、驗收程序、驗收責任等內容，規范采購項目驗收行為。采購機構要加大對項目驗收工作的力度。對于超標供應的材料一定要嚴格執行退貨程序避免給公司造成損失。
房地產采購必須建立規范化的采購計劃、采購方式與采購程序，同時建立清晰明了的供應商體系，確定詢價和談判，招投標策略，對于采購的成本控制及招標投標方案和采購合同管理都有清晰明確的規范性文件。同時建立監督管理流程，退換貨流程，注重信息化建設。以企業目標核心為主導，實現采購業健康持續流轉。
一、個人工作總結
(一)主要工作職責：作為采購部主管，我主要負責采購行政及采購管理業務范圍內的管理和領導工作。以及面國內外市場的原材料采購，設備采購等具體業務。 并制定了一系列的采購管理制度，制定采購計劃，要求員工嚴格遵守采購程序，有效地進行采購。及時做好原材料、設備供給市場形勢分析，同時不斷探索開辟建立新的物資供應渠道，尋找物美價廉并及時的物資和服務。
(二)與“京華科技”建立長期良好的合作伙伴關系。在供應商的競爭性投標中，提高供貨和服務質量，減少采購費用、節省開支，降低成本，獲得充分的物資供應，努力滿足生產實際需要和成本效益要求。采購部大部分時間都是與供應商聯系合作，通過個人和部門的努力，與供應商“京華科技”達成良好的共識，建立起了長期良好的合作伙伴關系。95%的采購都是由京華科技提供的，該公司經常給優惠我公司，例如原材料價格的優惠，運費上的優惠等等。順利地完成了三年的經營業務，為公司財務部節省了不少開支。
(三)認真按時做好采購部相關單據，及時提交給財務部和物流部。任職期間，本人嚴格履行本崗位職責，廉潔自律，做好采購部全體工作人員的表率。定期向公司匯報本部月、季、年統計工作，并提出好的建議。積極按期索取使用部門的年、月、季的采購計劃，并積極組織落實跟蹤。提高工作效率、縮短采購周期，提高經濟效益。
(四)積極配合各部門，認真地完成采購部年度相關報表和報告。我部門每年度要完成的報告有：年度采購計劃與總結、年度采購決策方案與執行情況分析報告、年度采購預算與預算執行情況分析總結、年度采購訂單分析報告、采購成本計算表、采購業務分析報告、供應商評估等。嚴格按照實際情況完成以上報告，為公司下一年度的經營創造更大價值。
二、存在的問題
雖然我公司和采購部取得了可喜的成績，但仍然存在一些問題，需要我們在工作中注意的，也算是整個實習之后得到的經驗教訓。
首先，采購部主管對我而言是一個新的崗位，許多工作我都是邊干邊摸索，以致工作起來不能游刃有余，工作效率有待進一步提高;
其次，由于在公司磨合過程中出現了些問題，有些工作還不夠過細，一些工作協調的不是十分到位;部門與部門之間溝通方面未達到最理想的效果。例如與物流部的聯系，沒有很好地交代清楚每次采購單價、采購運費，造成物流部人員工作的滯后。
最后，經過這段時間的學習和摸索我覺得自己的理論水平還不太適應公司工作的要求。必須加強學習，拓寬知識面。開始由于對工作的不熟悉，很多地方不懂，出現了許多錯誤。例如經濟批量的計算、付款方式的選擇等等，因為這些都涉及到公司財務，減少公司財務負擔是我的職責。通過于財務部人員的溝通和協調，最終較好地完成了采購工作。
三、工作總結與體會
眾所周知采購部是公司業務的龍頭老大，是關系到公司整個銷售利益的最重要環節，所以我很感謝公司和各成員對我的信任，將我調到如此重要的崗位上，給我一個學習的機會，讓我從原來對采購的一無所知到認識了更多的人和事，接觸了更多新鮮的事物，學到一些新的知識，增長了更多見識!
Abstract： This paper analyzes the characteristics of procurement activities and procurement quality assurance under the multi project general contracting and the problems and causes of QA engineers in the work. Based on these， this paper discusses the how to improve the effectiveness and efficiency of the work from four aspects of "goal"， "contribution"， "initiative"， "information" and the procurement quality assurance of the whole procurement activities and puts forward some suggestions.
關鍵詞： 核電采購；質量保證；有效性；效率
Key words： nuclear power purchase；quality assurance；availability；efficiency
中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）07-0051-03
0 引言
采購是由買方或買方指定的代表為得到物項或服務所進行的各種活動，它從提出規定要求開始，到買方驗收該物項或服務為止[1]。采購控制的目標是確保所采購的物項和服務滿足已制定的要求并按要求發揮作用，確保選定的供方在履行其采購合同時不斷地提供可接受的物和服務。不言而喻，采購物項的質量對核電廠的安全有重大影響。如何保證核電采購質量保證工作的有效性和效率，筆者進行了深入探討。
1 采購質保現狀
工程公司承擔多個核電項目EPC總承包，采購活動以及采購質量保證（以下簡稱質保）工作的特點是：①幾個核電總包項目采購活動同時進行，采購進度計劃交錯實施；②根據采購物項、服務或過程對核安全的重要性，在整個供應鏈中采取分級管理；③首次承擔核電廠建造這一巨復雜工程的采購工作，工程技術背景深厚，但沒有成熟的采購管理隊伍和供應鏈信息庫；④在積極發展核電的政策下，國內各集團有“爭奪”核電供應商的態勢；⑤管理、執行和評定采購工作的采購管理體系初步形成，有些尚未程序化，有些程序有待根據采購特點進行完善；⑥整個采購活動的QA、QC由質保人員、監造人員、采購人員等分工實施。
設備采購質保工程師（以下簡稱QA工程師）在工作中時常遇到以下經歷和困惑：供應商少有按合同規定時間提交大綱及程序文件；供應商的質保大綱經過數次修改仍難以達到審查要求；供應商不知道哪些分供方必須經我公司審查認可，以至未經認可便與分供方簽訂了合同；設備已開始制造，或已制造完成、準備驗收、運至現場，項目質保大綱仍然沒有被認可；在質保等級高的設備與質保等級低的設備上投入精力沒有區別，甚至有的因后者編寫大綱能力弱，花費的時間比前者反而多得多。
以上現象，分析直接原因不外乎：①供應商對合同質量保證要求不了解；②供應商與QA工程師對質量保證要求的理解和對工程公司的監控要求未達成共識；③供應商特別是非核級設備供應商不知道大綱概述應寫哪些內容才可以滿足審查要求；④QA工程師文件審查工作繁重且有進度壓力，無暇將更多精力專注于重要、關鍵設備及制造過程中的重要活動，無暇將更多精力專注于出現了問題或可能出現問題的設備。
在“指責”供應商未能執行合同要求的同時，我們不妨反思在管理工作中的內部原因，從如何提高工作實效和效率的角度尋找解決的辦法，避免出現惡性循環。
2 提高采購質保工作有效性和效率的途徑
如果用效果來定義“使活動達到預定的目標”，用效率來定義“給定的輸入、更多的輸出（或較少的輸入、同樣的輸出）”，那么，在資源有限的情況下，質保作為一項管理活動，效果和效率兩者都十分重要。下面從“目標”、“貢獻”、“主動權”、“信息”四個方面，探討在總承包項目采購質保實際工作中如何能更有效和高效，如何避免無效率和無效果或者通過以犧牲效率來取得效果。
2.1 以目標為中心，注重成果
管理是追求和取得成果的活動，采購質保工作的策劃、工作的改進以及評價所做工作是否有成果，都應從目標出發。衡量所做的工作的標準除了是否完成了任務外，更重要的是是否達到了既定目標。比如，供方評價的目標是對供方能力進行鑒定；合同談判中技術澄清的目標是雙方達成共識等。從以上目標出發，為取得實效，本文對采購質保有關工作的策劃有以下建議：
①一直以來，擬采購設備的潛在供方評價的商務評價由公司商務部負責。但實際評價工作效果證明，建安服務分包商由商務部評價比較合適，但設備供應商由整個設備采購活動都不參與的商務部來評價，無論對于商務部還是對于評價組，其評價可能成為“雞肋”。潛在供方評價是供方管理的開始，由采購部代替商務部來負責對設備供應商的資質、以往履約能力和信譽、售后服務的評價，能夠事半功倍，更為有效。原因是，由于設備采購招投標的組織、合同商務談判、技術談判等完全是由采購部執行，采購部比商務部更加了解或者說更需要了解擬采購設備的分級、對供應商設計、制造或銷售方面的資質要求、監管要求、行業資質要求、報關政策，更需要了解供應商規模、以往業績、客戶滿意程度、售后服務能力等等。這樣做更有利于供方評價和選擇的目標的達成。
②在采購活動中常有以下情況，有些設浯憂┒┎曬漢賢到設備交貨只有2、3個月的時間，有的設備供應商任務飽滿、排產緊，有的供應商初次與中核集團合作或初次進入核電產品領域。在這些情況下，在簽約前，應標、澄清、談判過程中應讓供應商充分理解各項條款內容，在采購要求、我方監控和評價供方績效的意圖方面與其達成共識，這其中包括質量保證要求。通過共識達到供需雙方相互配合，從而避免合同執行過程中雙方對條款產生分歧，避免供應商提交文件不完整、不及時，使供應商在進度緊的情況下提前做好管理方面的準備和策劃。推而廣之，如盡力使每項設備采購包都能通過簽約前加上簽約后對要求的不斷強化，對采購QA工程師是有益的。
建議的方法是，在技術澄清會的議題內容給以很好的安排，掌握主動，引導實現滿足上述我方的關注點。
③關于采購質保中對供應商的監查的時機，HAD003/05核電廠質量保證監查[2]的4.1.1中指導了6種情況下必須安排監查，其中第4種情況“對質量保證大綱的職能范圍做了重大變更（重大的機構改組或程序的重大變更）時”、第5種情況“懷疑因質量保證大綱的要求或執行方面的缺陷已危及了物項或服務的質量時”，在監查工作安排的時間和內容上應聽取QA工程師的建議，鼓勵QA工程師有意識地主動提出監查建議，而其中第4和第5種情況，不妨也鼓勵采購項目負責人、監造人員提供信息和建議供質保監查策劃者和QA工程師考慮。畢竟，QA工程師和采購項目負責人對采購項目進展情況更加了解。在主監查員、監查員資源有限的情況下，聽取他們的意見可以使監查工作安排更有針對性，使監查工作效率更高。
2.2 把握整體，重視對外界的貢獻
把握整體，重視對外界的貢獻是把質保工作做得更有成效的根基。這里的“外界”指的不是從事質保工作以外的人員或部門，而是指本文中提到的采購控制的目標。衡量采購質保工作的標準有以下三點：①所做工作對采購控制過程的貢獻；②對識別采購活動中妨礙采購控制目標的問題的貢獻；③對問題的解決和預防的貢獻。而不僅僅是“程序規定了，我按程序做了”。采購質保工作貫穿于采購活動全過程，這些過程包括編制采購要求、評價潛在供方、評標、簽約、建立雙方對技術規格書、供貨范圍和質量保證要求的共識、審查和批準供方的文件和計劃、監控、評價和驗證采購過程、不符合項控制、收貨檢查、控制質量記錄等。從整體角度來講，QA工程師也是從事采購活動的人，而采購部各采購項目團隊中的人（采購項目負責人、監造人員等）也是從事采購質保的人。
如果各級采購質保工作人員能夠著眼于如何運用質保知識、能力和經驗為達到采購控制整體目標做出貢獻，采購質保工作重心將可以更多放在幫助提高采購過程的有效性和效率上，以達到“確保所采購的物項和服務滿足已制定的要求并按要求發揮作用，確保供方在履行其采購合同時不斷地提供可接受的物項和服務”這一目標。從是否看重貢獻，可以看出對“管理”和“實效”理解程度的深淺。
基于以上觀點，QA工程師應更多參與重要、關鍵設備的開工檢查、驗收和重要的見證點。建議可在各核電總包項目上細化，列出應參與開工先決條件檢查、最終驗收、停工待檢點見證、重大質量問題處理的設備清單，并匯同采購部門和技術部門的建議，同時考慮動態加入出現問題需關注的供應商所提供的設備。
應更多關注不符合項以及對不符合項的管理。不符項控制的目的是防止誤用或誤安裝不滿足要求的物項。在采購階段，如果對供方的不符合項的控制不當，就可能存在未經同意使用了不符合的物項，記錄不完整，難以通過最終驗收等方面風險。IAEA 50-C/SG-Q（96）[3]中建議“管理者應分派職責，使不符合項的處理，從識別不符合項起，到糾正措施完成、得到驗證為止，都得到監控”。我公司核電項目質保大綱程序“不符合項控制”中，授予質保部門“對部門不符合項管理情況進行監督”，“對供方不符合項管理情況進行監督”的職責。這兩個“監督”的有效開展的前提是：①熟悉管理程序；②及時了解供方在制造過程中發生的每個需買方審批、驗證的不符合項。如果不符合項處理完畢后，再提出修改或整改要求，將很難執行或延長處理時間。因此，要動態跟蹤。QA工程師的審查和監督工作，對供方不符合項的控制貢獻如下：①防止供方或我公司組織不當，應開啟而未開啟不符合項，目前，這樣的情況在設備驗收、現場開箱檢查中是存在的；②防止供應商錯誤分類，應向我公司報批而未報批；③防止供應商的處理過程沒有經授權有資格的人員審查、批準，處理方案技術分析不充分，對安全的影響和對接口的影響分析不充分；④防止處置過程中沒有按要求對返工、返修或被更換的物項的檢查和試驗，沒有得以檢驗就關閉進入下一道工序，或再檢驗的記錄不完整；⑤防止供應商沒有識別或錯誤識別其產生的原因，未能采取防止因同樣原因而可能再次發生的措施。以上五點也是審查不符合項報告和監督不符合項管理的要點。
對供方不符合項的控制中，除外部的供應商相關部門外，工程公司內部的監造人員、采購項目負責人和QA工程師都賦有“監督”這一職責。其中QA工程師應更多顯示出在采購活動中對供方不符合項控制的貢獻。
2.3 突出針對性，掌握主動權
本文開始提到的設備采購QA工程師在供方質保大綱審查、分供方審查工作中遇到的困惑及其原因，可以從增加招標文件內容、區分不同類型供方質保大綱內容等方面入手尋找解決辦法，突出針對性，發揮招標方的主動權，以達到期望的效果。
2.3.1 可在設備采購招標技術文件“質量保證”這一部分中，增加投標響應要求
通常的投標響應要求包括5項：①投標企業質保體系和認證情況；②提供質量手冊及主要質量管理程序清單；③目前投標方質量保證組織人員情況介紹；④其它核電項目質保管理情況；⑤對于本采購包將采取的質保措施。其中前3項是必要的，第4項和第5項響應要求針對性不強，可在招標響應要求中增加“提供投標方建議的本項目質量保證大綱”，同時，在招標文件中對核級設備、非核級設備和部分指定的設備的項目質保大綱內容提出更具體的要求。
采取這種作法，可以耐侗杲錐偽憧始，一直到合同技術談判，甚至到簽訂合同后的初期，不斷強化供應商對合同質量保證要求的了解；有可能縮短合同生效后供應商編制和提交質保大綱的時間；使供應商質保大綱內容更貼近我方要求，避免大綱多次修改無法通過審查；避免質保大綱與實際執行脫節的形式主義傾向。這樣，可以使我方的質保人員掌握主動權，提高質保大綱審查工作的效率。
2.3.2 在設備采購招標技術文件“分包商”這一部分中，通常包括“分包商清單”、“材料、主要零部件明細表”、“對進度、質量有影響的外購件及零部件清單”這樣的應標要求，建議在合同談判階段，根據這幾個清單內容，由采購部門協調技術部門，與供應商就其中哪些物項的分包商將作為重要分供方必須由工程公司審查認可，并在合同中約定，從而解決一直存在的分供方審查范圍的問題。使分供方審查工作抓住重點，更有針對性。
2.3.3 關于商的質保大綱
通過商采購設備，商在合同中的責任、商與生產商的關系有多種情況（不同合同各有不同）。以某項目壓縮空氣生產系統設備為例，該設備商與生產商同屬瑞典某集團，生產商在該集團質量管理體系內，商為貿易公司，對生產商沒有管理能力。這種情況下，合同的簽訂應盡可能由我方與商、生產商三方簽署，并明確在項目執行中商和生產商的責任、義務。質保大綱應由商和生產商分別編制。商質保大綱的內容可參照法規的要求，結合合同責任義務適當補充或刪減。如果合同為我方與商兩方簽署，還應提交接口管理、采購控制、售后服務管理程序。生產商質保大綱根據設備分級，選用核級或非核級設備質保大綱的內容要求，并根據需要提供其實施的質量管理手冊備案。
以上要求均應在合同澄清過程中與潛在供方達成共識，并在合同的質量保證要求中明確，以避免在合同執行中產生分歧，并因此給文件審查工作帶來困難。
2.4 保持信息暢通并充分利用
為使已獲取的信息被相關環節所利用，應保持信息的暢通和及時流動。比如，在多項目采購活動同時實施、交錯進行的特點下，對已交貨的供應商進行的績效評價應及時開展，并將結果作為后續新項目的供方選擇以及合格潛在供方資格到期延續的一個很好的參考。
另外，要防止出現信息孤島。目前，網上信息交流平臺已經發展成熟，工作效率較高，但是公司間、部門間由于保密和抵制競爭對手等原因，某些方面的信息交流還可能出現“孤島”現象[4]。足夠的信息，對QA工程師做好核電采購質保工作是非常重要的。
總之，全方面、多層次了解和利用信息是高效率開展采購質保工作的關鍵。
3 結束語
在積極穩妥推進核電建設發展的政策下，工程公司成為核電站建造階段中各核電業主矚目的焦點。采購是項目實施階段的關鍵環節和主要內容之一，占項目總支付額相當大的比重。采購過程質保工作的有效和高效，很大程度影響建造質量，進而影響核安全。為此，應在深入理解采購質保工作的目標和貢獻的基礎上，結合項目需求，精心策劃，采取措施，不斷地提高采購質保工作的有效性和效率。
參考文獻：
[1]HAD003/03（1986）《核電廠物項和服務采購中的質量保證》.
[2]HAD003/05（1988）核電廠質量保證監查.
關鍵詞：物資采購 管控 制度建設 競爭機制
中圖分類號：22d6 文獻標識碼：A
物資管理，是指企業在生產過程中，對本企業所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制。可見，物資管理工作是一項綜合性工作，不僅僅是一種簡單的買賣行為，管理控制更是物資管理工作的重點。為保證安全生產、適應企業經濟發展，努力降低生產成本，企業必須嚴格物資采購過程控制，全力降低采購成本，夯實管理基礎，增強企業的競爭實力。
一、梳理工作流程，加強制度建設，積極組織實施“陽光采購”
物資管理工作是企業經營過程中的重大交易事項，涉及企業經濟利益和生存根本，因此必須得到領導的高度重視，同時要求公司各有關部門通力配合，物資采購部門根據采購工作實際，認真梳理工作流程，注重加強物資采購的管理，及時制定和完善一系列規章制度，進一步規范比質比價采購工作流程，優化采購工作程序。
在組織實施的過程中嚴格實施透明化采購，全面推行“陽光采購”工程。即公開透明的按采購制度和采購程序辦事，在采購前、采購中、采購后的各個環節中主動接受公司其他部門監督。
要形成管理制度和長期模式，以固定頻次和規模定期組織召開全公司的比質比價會議，審核物資采購比質比價選擇建議，不論大小，都在會議中接受公司領導審查和各相關部門的質詢監督，特別是職能部門和使用單位的監督，并將采購信息公開，主動接受各方面對采購工作的監督。
二、強化市場分析，引入競爭機制，堅持質優、價廉采購
物資采購部門應當定期召開市場分析會，重點對產品、原材料的市場情況進行分析判斷，確定基本價格，商議進（出）貨量。尤其要對相關產品和原材料的上下游市場有一個清醒的認識和了解，并提出相關的工作思路或操作建議，找準近一個時期最低的采購價格和最適合公司使用的原材料（物資），形成采購建議，并會同相關領導和職能部門進行討論，共同審核予以確定。
引入競爭機制，通過招標選商、市場準入、信用等級評定、建立進出機制等方式，堅持比質量，比信譽，比實力，比價格，貨比多家，擇優選用，堅持推行比價采購、質優價宜的原則，在物資采購過程中，對供應商的資信狀況進行嚴格審查，積極組織招標比價，對于合作效果不理想的采購項目要及時終止，并取消合作機會，以保證企業的資金安全和采購效率。
三、推行計劃管理，合理庫存運行，不斷降低采購成本和存貨占用
近年來，隨著國際原油價格的大幅波動，不僅給油氣生產企業帶來了生產危機，同時也影響了物資采購部門的采購政策。為了切實降低采購成本，根據公司精細化管理要求，在大宗原材料采購過程中，我們應當積極推行計劃管理，合理庫存公司原材料。設立看板，每周收集整理市場數據及公司原材料消耗數據，科學分析，準確把握市場信息，分析判斷價格走勢，做到低價位集中采購、高價位低庫存運行，在保障公司正常生產的前提下，最大限度地發揮有限采購資金的使用率。
為了準確地把握住市場信息，充分利用有限資金進行合理、高效操作，在采購工作中，采購部門應當密切關注市場經濟走勢，對于長期大規模采購物品，通過比質比價，利用有限的采購資金，對市場物資的漲落行情，通過多方資料收集，進行科學預測，通過低價大量買進，加大低位庫存等采購方式，保障公司生產的正常運轉。
四、嚴格供方管理，把好了采購物資質量關
（一）選擇供應商：經過對供應商進行評價分析合格，再經過公司各有關部門審查通過后，才能成為公司合格供應商；（二）熱情接待每一位來訪的供應商，從而進一步擴大市場信息的來源，并為供應商提供良好的合作環境，使供應商能真正用心為公司服務；（三）對供應商進行定期考核，優勝劣汰。
五、不斷完善，規范管理，不斷降低成本
積極與供應商溝通，實施送貨服務，降低公司采購成本。通過與供應商協商，一是通過合理計劃，集中供貨，公司減少自提次數的方式來節約運費，降低成本。在不影響公司正常生產情況下，將階段性的采購物資集中采購并運回公司。二是供應商在某一段時間內供應物資較多，通過與供應商溝通，由供應商送貨來降低費用。嚴格過程控制和流程操作，減少中間環節的浪費。針對物資管理過程中審批控制不嚴，致使生產物資在一定程度的流失和浪費的情況，為了解決采購物資的質量問題，規范物資采購計劃、采購和領用管理，進一步提高精細化管理水平，我們應當進一步細分物資管理流程，規范物資領取、發放、使用、回收、報廢等職責，實行計劃審批、統一采購、定點集中領用的方式來組織采購和供應。加強質量信息反饋工作，不斷完善供應鏈管理。企業在物資管理過程中，應當定期對采購物資的質量和適用性等方面進行跟蹤考查，不斷加強質量信息反饋工作，確保供貨物資與時俱進，最適合公司需要。
[關鍵詞]石化企業 招標采購 生產保供
中圖分類號：F426.72 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）13-0339-01
招標采購是采購方式的一種，它區別于其它采購方式的地方是招標采購受到法律的保護，尤其是在國家頒布了《招投標法》后，招標采購模式逐漸在各行各業的商務活動中確立了它的主體地位，作為連續性生產的石油石化企業也不例外，在實際采購操作過程中，招標采購同其它采購方式一樣，都是一個商務的采購過程，需要在招標采購工作啟動之前完成所有的技術交流。
石化企業作為長周期、連續生產運行的行業，對于生產保供過程中的需求物資的專業性，以及現場需求時間來說要求非常嚴格，作為石化企業的物資采購部門來說，在采購過程中既要符合招標采購的法定程序，又要滿足石化企業連續生產運行的專業要求和時間需求，這就要求石化企業的物資采購部門在兩方面之間做好平衡工作。在招標采購中要轉變觀念，做到以我為主，不等不靠，主動將采購工作重心前移，做好物資采購前期的準備工作，確保招標采購工作的順利開展。
石化企業的物資采購部門在采購工作中，要摒棄陳舊的采購理念，不能等到采購計劃下達到物資采購部門后，才認為可以啟動采購程序，物資采購部門要識大體、顧大局，把保障企業的生產平穩運行放到工作第一位，和物資需求、計劃審批等部門一起，把石化企業的生產平穩運行作為本部門工作的最終目標。
石化企業的物資采購部門是代表企業處理對外采購事宜的下屬單位，采購部門在采購過程中發生采購行為所產生的法律效應，在法律上屬于石化企業行為，一切法律后果仍需要石化企業承擔。在對外采購工作中，物資采購部門要做好自我定位，在采購進程中要急企業所急，想企業所想，發揮好本部門在采購方面的專業優勢，和石化企業各個專業部門之間密切配合，相互協作，共同完成好石化企業的物資采購工作。
國家在頒布《招投標法》后，在推動招標采購的過程中，對于石化行業的企業來說，在物資采購中受制約最大的還是采購與保供的矛盾處理問題。由于我國的市場化程度不高，企業的信用體系尚不完善，導致在招標采購中出現的問題較多，如：投標企業生產水平參差不齊；獲取招標書后不能如約投標，導致流標的現象較多；未能按照合同履約后的懲治體系不強等，這些現象也都或多或少地影響著石化企業的物資保供工作。如何才能在招標采購過程中減少和杜絕異常現象的發生，保質保量的完成好石化企業的生產保供任務呢？我認為，石化企業的物資采購部門要做到提前介入，重點關注好采購立項、計劃提報、市場調研、技術交流、合同簽訂等各個環節，扎扎實實地做好以下幾方面工作：
1 采購立項階段
采購立項在石化企業中，一般是企業啟動一些重要物資采購活動的條件和依據，無論是項目建設還是檢維修項目，在石化企業確立了項目后，使用部門首先要根據項目自身特點和要求確定需要的設備和材料等物資。在這個階段，是企業物資采購部門提前介入的最好時機，物資采購部門可以根據本部門專業優勢所獲取的市場信息和商業資料，向使用部門提出有利于后期招標采購和市場談判的合理建議，使用部門在完成符合項目需要的技術評估后，選擇最有利于石化企業的采購立項。物資采購部門在同使用部門的接觸中，可以充分了解項目所需要物資的第一手資料，為后期的物資采購工作奠定堅實的基礎。
2 計劃提報階段
在確定了采購立項后，使用部門需要向石化企業有關部門提報物資需求計劃，物資采購部門在這一階段的工作就是做好協調配合工作，跟蹤計劃提報的進度，防止出現各種主觀原因造成的計劃審批遲滯，影響后期招標采購工作的正常開展，為招標采購工作預留出符合法律規定的時間。
3 市場調研階段
在計劃提報過程的同時，物資采購部門要做好市場調研工作，針對所提報計劃的需求物資，了解市場供應廠家的地域分布情況、生產技術力量、工作量的飽和程度、商業信譽等等，并根據采購物資的特征和招投標法的規定，依法選擇好招標采購方式。如果是普通物資的采購，要選擇公開招標的采購方式，以利于充分的市場競爭，為石化企業獲得最大的經濟利益；對于招投標法中規定的符合邀請招標的特殊物資，需按照法律規定地程序審批后，選擇邀請招標的采購方式，保證所采購物資的質量，達到保供降本的目的。
4 技術交流階段
無論選擇招標采購的哪一種方式，對使用部門提報的物資需求計劃，都要做好招標前的技術準備或技術交流工作，確保參與投標的供應商對所投標物資技術要求的充分了解和認知，防止在進入投標進程中出現較大的技術偏離而影響評標結果，甚至發生流標或廢標的現象。在這一階段，對于技術復雜的物資，物資采購部門和使用部門密切配合，通過與供應商進行充分的技術交流，達成技術交流書面文件，保證招標采購的物資符合項目建設或檢維修項目的技術要求和質量合格。
5 合同簽訂階段
