時間：2023-02-21 01:47:05
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一．培訓內容
這次培訓班的課程充實緊湊，涉及到辦公室工作的各大方，
面，具體講授了以下專題：
財政部辦公廳秘書處邱玲處長講授的《認真執行國務
院公文處理辦法進一步提高財政公文質量》。內容包括：
（）年月了《國家行政機關公文處理辦
法》，相較于舊的《辦法》，作了重要的修改并新增了不少內容。（具體內容見材料）
（）公文辦理中需要注意的問題和常見差錯。其中，主
要講解了“函”這一文體?！昂闭f白了就是非文件，是一個大類。相較于正式的“文件”，函的形式更靈活、運作的過程更簡便。
府辦公廳秘書處馮宏梅處長講授《關于國家行政機關
公文格式的若干問題》。對公文的格式作了具體而詳盡的總結。
（）介紹了公文的種類。分為①文件式（紅頭文件）；②信函式、命令式；③會議紀錄、電報；
（）介紹了文件式的格式，文件式是公文中最常用的
文體，包括版頭（眉首）、主體、版記三部分，每一部分都有具體而詳盡的規定；
（）介紹了信函式、命令式的格式；
（）介紹了會議紀要的格式；
（）介紹了省政府辦公廳的動作。即收文、分辦、辦
理、呈送、核稿、審批、發文（對外發文）、督辦、返譴、歸檔的全套模式。
廣東省檔案局石大泱處長講授《加強機關檔案工作、提高檔案水平》。內容涉及以下三個方面：
（）《檔案法》對機關檔案工作的規定。重點指出行政部門形成的檔案是國家檔案的重要組組成部分。受國家重點保護；要求行政部門檔案要集中統一管理，要維護檔案完整。
（）檔案工作與機關工作的聯系。石處長指出檔案工作是各項業務工作的一個基礎，機關工作的過程、結果都客觀地記在檔案中。同時，檔案材料也是加強機關管理的基礎材料、是機關領導決策的重要參考、是開展機關各項研究工作的重要材料、是編史修志的第一手材料。
因此，機關部門應對檔案工作給予高度的重視。
政府辦公廳信息處羅展懷處長講授《政務信息工作理
論與實踐》。主要內容包括：
（）怎樣看待信息工作。首先認識信息工作的特點：對
現實情況反映快、涉及社會經濟的范圍廣、形式靈活。其次是了解信息工作的作用：是領導了解各方面工作的渠道，可以讓領導掌握社會動態；是向領導同志匯報工作、擴大影響的經常性渠道；是反映問題和解決問題的一個途徑；可以成為推動政府轉變職能、轉變工作作風的有力手段。
（）信息工作的具體內容。作為政務信息，包含了三個
層面：為上級領導服務；為本級領導服務；為下級領導服務。
二、培訓心得
各級領導在培訓班上的發言、授課，對辦公室作為一切工作運轉中心的重要地位給予了高度肯定，對今后更好地開展辦公室各項工作提出了新的建議：
邱玲處長在如何提高財政公文質量的問題上提出在辦公室的具體工作中，首先要深入學習年的新《辦法》，嚴格按照新《辦法》的各項規定進行公文寫作，務求格式規范、內容嚴謹；
其次是要深入了解新《辦法》中提出的“函”這一形式，相較于文件，“函”的靈活和運轉的簡便有助于減輕繁雜的辦公室事務。一些重要性、緊急性低的內容應多用“函”的形式發出，以簡便流程、減輕辦公室的工作量。
馮宏梅處長在公文格式的問題上提出各級機關部門應嚴格把住公文的格式關，將格式上的錯誤降到最低點。
同時，馮處長也介紹了省政府辦公廳的運作過程以供各級機關部門參考：①收文，由秘書處資料科收文，包括上級、同級、下級各方面的來文，分為閱卷和辦卷來進行登記，分送承辦的科室；②辦理，由省政府辦公廳綜合一二處辦理，收文后每人簽收，按規定處理，將不符合要求的文退回，將不屬于本處職權范圍內的文再分送；③承送，報送領導審批；④核稿，是正式文件的核稿，領導審批完付印前由辦公廳主任最后審核，再由秘書處審核一次，有原則性改動的重新審批，沒有原則性改動的可付??；⑤發文，由發行科發文，電報則由省委機要局發出；⑥督辦，對已發文進行事后監督，包括電話催辦、領導上門等方式；⑦返譴，用領導批示回報表，復印領導批示，送達先閱先批者處；⑧歸檔，書面存檔，方便以后查閱，將所涉及所有材料羅列。
此外，馮處長建議各級機關制作政務動態通報，將一天內重要領導批示，上訪情況等整理制文，第二天放至領導處，以全領導全面掌握情況。
石大泱處長對檔案工作提出了新的要求：首先是要對《檔案法》進行深入學習，將《檔案法》里的各項規定落實到各項具體的工作中；其次是認識到檔案工作與機關工作的密切聯系，在，具體工作中加大對檔案工作的重視；再次是提出辦公室作為檔案工作的領導，應如何在具體工作中加強它的領導作用。
羅展懷處長提出了做好信息上報工作的具體內容：首先，要保持良好的溝通交流渠道，其中又以人的溝通為主為重；其次是要把握上報住處的最基本的內容，這些內容包括重大的經濟社會動態、突發事件、重要的工作部署、領導決策落實的情況、需要上級幫助解決的困難、上級要求上報的內容、領導批示的反饋等等；再次是要提高上報信息的針對性。這主要是指內容的針對性：考慮內容的重要性、綜合性；介紹的經驗是否先進和可借鑒性；反映的問題是否需要上級關注和幫助解決、提出的建議是否針對上級提出來的。
社會的不斷發展推動推動檔案管理工作的不斷改革。在新的歷史背景下，檔案管理工作也呈現出新的特點。在市場機制的框架下，如何把握機遇，強化和提高檔案管理工作人員的綜合素質，適應市場需要，是擺在我們面前的一個難題。希望本文的分析論述能對市場機制下的檔案管理工作提供一些思考和啟示。
一、市場機制下的檔案管理培訓工作
（一）加大師資隊伍建設力度
市場競爭越來越激烈，對檔案管理工作人員的要求越來越高，更加需要專業素質優秀的檔案管理人才，因此，檔案管理培訓教育十分重要。
首先，從事檔案管理培訓教育的老師應該是既懂得檔案管理和教學規律又具備領導素質能深入實踐的綜合型人才。老師不僅要能解答檔案管理中的各種問題，還要有一定的科研能力，有科研成果。在市場機制的促進下，我們需要的老師還要能利用多媒體教學，懂得現代教學規律和教學手段。所以，在加強師資隊伍的建設方面有以下幾點要求：一是從國外或國內某些單位引進優秀教師，同時注意自己培養教學人才，使二者多溝通；二是把老師送到專業部門或學校去進修；三是經驗豐富的老教師帶動有想法有力量的年輕教師；四是既要注重老師的教學能力，同時也要使老師緊跟時展的步伐，不斷更新知識結構；最后一點要求是科研能力的提高不能影響教學能力的進步，二者要雙管齊下，不能顧此失彼。
（二）加強教學資料的建設
教材教參資料的建設是提高檔案管理工作效率的重要步驟之一也是檔案管理培訓過程中亟待解決的問題。本文對此有以下幾點建議：教參教學資料要由國家專業部門人員進行編制，并負責教材經費的規劃和籌措；地方檔案培訓機構負責對知識的補充和完善；由政府和社會合作，建立檔案管理培訓教材專項基金，專門用于教材的編輯出版印刷；適應市場的發展和信息的更新，及時更換陳舊的教學內容，補充新的知識點。
（三）進行教學改革
檔案管理工作具有很強的操作性和實踐性，所以教學內容也要注重實踐操作，教學方法與課程設置既要突出重難點，又要聯系實際，體現針對性和實用性。充分發揮學生的主體性，積極組織各種實踐活動。把過去的單向灌輸式教育推向多元互動式教育，講求學以致用，使學生在實踐中受到鍛煉。
（四）完善教育管理制度
在市場機制的要求下，一定要完善教育管理制度，約束培訓人員的行為。此外，還要注意建立科學的評估體系，考核培訓人員的專業知識和工作能力；形成鼓勵機制，注重良好導向的建立，激發培訓人員的活力。
二、在實踐中強化檔案管理
（一）統一集中的管理原則
市場調節機制下的檔案管理工作要求做到集中統一。相關部門一定要統籌規劃，加強監督，做好相關記錄工作。學習《檔案法》，統一思想，集中管理。
（二）完善相關制度
市場變幻莫測，必須健全檔案管理工作制度，才能適應市場機制。要建立嚴格的檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化。明確各單位各部門的職責，按照規定手續進行檔案借閱，按照一定順序和范圍記錄檔案，歸納整理，嚴格執行保密措施，保證檔案管理的順利進行。此外，要組織檔案管理人員學習相關制度規范，明確自己的責任，認真完成檔案管理任務。
（三）提高業務能力
若想提高檔案管理工作水平，一定要提高檔案管理工作人員的素質。加強對檔案管理人員思想道德素質和職業水平的教育培訓，鼓勵工作人員積極參加檔案管理培訓，同時設置現代管理和計算機自動化等課程，實現現代化的檔案管理工作，培養高素質高技能的檔案管理人員，科技推動檔案管理事業的進步。
（四）加強服務
市場競爭愈發激烈，檔案管理工作要強化服務意識。一方面要做好文件材料的收集，確保檔案完整有效；另一方面要及時查詢，按時對文件材料進行歸檔。在檔案管理過程中，要嚴格按照規定行事，以飽滿的熱情和積極的態度投入工作，改善服務態度以確保服務質量。同時，利用計算機多媒體技術對檔案進行科學管理，完善檔案的檢索功能，使檔案得到有效的開發利用。整理具有較高價值和特色的文件材料，不斷提高綜合服務能力，應用科學化的管理方法，建立高效的管理機構，實行標準化的管理工作，使檔案的質量得到提高，價值得到體現，檔案信息材料能更好的為人們服務，檔案管理工作能更好的適應市場。
近年來，隨著社會科技及信息化的發展，企業檔案規范化管理的要求也越來越高。2009年，國家檔案局頒布了檔案行業標準《企業檔案工作規范》（DA/T42），對企業檔案業務工作、檔案信息化建設和檔案工作設施設備配備等方面提出了方法和技術指南。為更好地貫徹《企業檔案工作規范》，2010年9月福建省檔案局在全省范圍內開展企業檔案規范化管理評估工作，進一步推動企業檔案工作規范化、科學化建設。同時，隨著供電企業信息化建設步伐的加快，辦公自動化系統和檔案管理信息化系統等技術手段在供電企業得到廣泛應用。如何有效提升檔案工作人員的業務技能和素質，適應企業信息化發展和檔案工作規范化的要求，成為企業檔案工作人員需要深入思考和認真面對的問題。
1 加強縣級供電企業檔案專業培訓的必要性
為有效發揮企業檔案信息資源在服務信息化企業建設中的作用，龍巖電業局在檔案“國家一級”標準基礎上，對照《福建省企業檔案規范化管理評估指標體系》要求，緊緊圍繞檔案工作組織與制度、檔案業務、檔案信息化建設、檔案工作設施設備四大基礎工作，率先在全省供電系統內開展企業檔案規范化管理評估工作，通過專業垂管帶領縣級供電企業開展檔案規范化評估工作。如何更好的開展企業檔案規范化管理工作，檔案管理工作如何以新理論、新知識、新技術、新方法為主要內容，緊密結合企業技術創新、技術改造、技術進步和產業升級，從組織建設、制度建設、培訓手段、硬件設施等方面全面開展檔案管理工作，這些都對縣級供電企業檔案管理工作人員的業務能力和專業培訓提出了更高的要求。
面對高標準、嚴要求的企業檔案工作規范，只有高素質的檔案管理從業人員才能夠滿足崗位需求，《企業檔案工作規范》對企業檔案工作人員提出了具體的要求，其中檔案人員應定期接受檔案業務培訓是要求之一。因此，供電企業檔案管理專業培訓要充分考慮現有檔案工作人員結構特點基礎上，注重加強檔案業務培訓教育的針對性和實用性，加強信息技術和網絡技術運用，不斷提高檔案工作人員的業務能力，適應企業信息化發展要求。
2 現階段縣級供電企業檔案管理專業存在的問題
檔案管理專業培訓是企業在職繼續教育的重要內容之一，是把企業相關專業人員培養成為管理專家的一項重要手段，也是加速企業技術創新、技術進步的重要途徑。目前大部分縣級供電企業已認識到企業檔案管理的重要性，客觀上受縣級供電企業檔案管理人員業務技能水平的限制，縣級供電企業檔案管理規范化和標準化建設步伐已遠遠落后于地市公司，也成為影響信息化企業建設的短板之一。
由于縣級供電企業管理較為粗放，以及結構性缺員問題的影響，縣級供電企業的檔案管理存在著諸多問題，主要有：相對于安全生產、電網建設等專業，檔案管理專業并非供電企業的主營業務，在人員配置、培訓安排等方面存在明顯的弱勢；且絕大多數縣公司檔案管理人員身兼數職，檔案管理專業知識掌握不深不透；檔案管理人員素質參差不齊，部分人員年紀較大，學習的積極性和主動性不夠；除上崗取證培訓外，檔案管理人員培訓力度遠遠低于其他專業培訓，造成檔案管理人員很難跟上企業信息技術快速發展需求。面對這些問題，筆者從縣級供電企業檔案管理人員現狀出發，結合多年檔案管理的經驗，提出針對縣級供電企業開展檔案管理培訓的有效途徑。
3 縣級供電企業檔案管理專業培訓的有效途徑
在企業培訓工作總體要求下，檔案管理培訓應結合縣級供電企業檔案管理人員現狀及工作特點，采取靈活的培訓方式，開展實用性、針對性強的培訓，在實踐基礎上學習培訓，使檔案工作人員能克服工學矛盾，有效提供業務技能水平。
3.1 開展專業集中培訓
結合七個縣（市）公司檔案管理工作實際情況，在全省供電系統率先開展檔案專業技術幫帶，采取集中培訓的方式，通過每年定期舉辦檔案管理培訓班，學習和強化各類載體檔案的收集、整理、分類、期限劃分等基礎理論知識，掌握數字檔案的操作與運用，各專職檔案管理人員通過理論培訓與現場實踐相結合的方式，現場學習取長補短互為所用，提高各檔案管理人員業務素質。開展集中培訓，可以合理集中利用人力物力財力資源，一次性將大量人員集中起來統一培訓，在學習培訓的基礎上相互溝通、探討，增強檔案工作人員學習的系統性、專業性。
3.2 采取個別針對輔導
結合集中培訓人員的學習成果情況和新任職檔案管理人員業務盲點的情況，采取一對一的個別指導的培訓方式，組織業務能力強的教師給集中培訓結束后有疑問的檔案管理人員進行單獨答疑和指導，并在后期工作中做好經驗總結。各縣級供電企業新任職檔案管理人員到供電公司綜合檔案室進行跟班培訓，學習國網公司、省公司有關檔案管理標準和各類檔案整編規則，做到手把手的傳幫帶，培訓各類載體的收集、整理、分類、組卷、編目及數字檔案館系統的實踐操作。引導新任職檔案管理人員獨立完成文書、單項基建工程、全宗卷等檔案整編工作。根據整編結果進行點評，匯總存在的問題及改進工作的對策和方法，短而快的提高新任職檔案管理人員的理論和實際操能力。
集中針對全體檔案管理人員進行短期綜合培訓，輻射面廣，但是卻不能兼顧到每一位檔案管理人員，此時，個別指導的培訓方式就顯得尤為重要。同時，當有極少數新任職檔案管理人員參加到工作中時，個別指導比組建業務學習班級來得更高效和更經濟。所以個別指導也是檔案管理專業培訓的一個重要手段。
3.3 實時在線及時答疑
電腦和網絡技術的發展，對檔案管理是一個新的機遇和挑戰。合理利用數字化檔案管理系統來培訓檔案管理人員，是當今檔案管理培訓的必要手段。根據全省供電系統統一采用《國家電網檔案館信息系統》的信息平臺優勢，開展定期和不定期的在線數字檔案檢查、指導和督促，及時解決、梳理縣級供電企業在日常檔案工作存在的難點、疑點、定期通報各公司檔案工作完成情況，在線指導各公司專職檔案管理人員在數檔系統中完成文檔、科檔、會計、照片、實物檔案的整理與歸檔，提高歸檔率、準確率和完整率。
3.4 以查代培整體提升
每年定期組織各縣公司專職檔案管理人員開展檔案互查工作，各專職檔案管理人員檢查兄弟單位各載體檔案年度歸檔整理情況及歸檔及時率，部門立卷制度和檔案月度績效考核執行情況等。通過互查平臺，了解各縣公司檔案管理現狀，協助做好診斷分析，有針對性地開展業務對接指導，發揮基礎較好的縣公司的輻射示范作用，以先進帶落后的方式開展縣公司之間的幫扶，帶動管理基礎較弱的縣公司快速提升檔案規范化管理水平。在檢查基礎上，為檔案管理人員提供溝通交流機會，形成比學趕超、取長補短互為所用的良好氛圍，真正達到以查代培整體提升的效果。
3.5 上下協同夯實基礎
充分利用外部資源，采取“走出去”的培訓方式，組織檔案工作人員參加國家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級單位舉辦的檔案業務培訓，通過培訓使檔案工作人員及時了解檔案工作新動態、新方向，掌握檔案規章、標準和規范等，為檔案專業工作奠定堅實的基礎。
在我們這次海關檔案培訓工作過程中，我們很榮幸的邀請到國家檔案局及海關學院領導專家給我們進行授課，通過這次培訓，我們主要學習了專業的檔案管理知識、檔案管理的綜合知識、基礎的檔案管理實踐操作，同時還參加了一些海關檔案庫房關及相關互動活動。
在為期兩周的培訓工作中，我們全體參訓人員深入的學習了檔案管理的專業的知識，提高了我們自身的管理水平，這些有利于提升我們海關檔案管理的科學性。接下來我就本期培訓工作做一個簡短的總結。
一、專業檔案管理知識的培訓
本次的檔案管理培訓的時間很短暫，但是培訓的內容很豐富，在每次的培訓之后，學員們都在積極的消化學習內容，以此來提升自己的檔案管理理論水平和專業技能。
（一）增強了檔案管理的法制意識
在培訓中，國家檔案局的專家給我們講解了我國目前海關檔案管理的基礎檔案法律法規的制定情況，并且詳細的學習了海關檔案管理的檔案違法行為，讓我們參訓人員了解到哪些是屬于檔案違法行為，這些違法行為有什么樣的特點，違法了這些檔案法有什么樣的法律后果，以及當事人或責任人會受到什么樣的法律制裁等等，通過對這些知識的全面而系統的了解之后，增加了我們海關檔案管理人員的法律意識，以及提升了檔案的規范化管理水平。
（二）檔案管理的專業知識和業務能力的提升
在培訓中，專家詳細的講解了檔案的管理知識，提升了我們海關檔案管理人員對于檔案管理知識的水平。
在檔案管理培訓中，了解了檔案業務的規范化管理的各個環節及步驟，還掌握了不同類型、不同載體檔案資料的整理管理辦法，夯實了檔案管理的理論基礎。
通過對檔案管理的理論學習，強化了自身對檔案工作的要求，更加全面的掌握了管理的基礎知識，提升了我們海關在檔案管理方面的工作技能及業務水平。
（三）提升了檔案管理科學化
從這次的培訓中，我們充分認識到檔案管理工作必須從平時做起，要養成自覺的習慣。
在平時的檔案管理工作中，就要做好檔資料的收集、整理及管理工作。平時工作中要做到主動的收集檔案資料并及時的存檔；按時歸檔、并要定期整理檔案資料和經常檢查檔案資料的完整性；對于不同的檔案要做到整理有序，科學化的管理，把不同的類型的資料進行分類分柜的存放，以方便今后查閱。
（四）有利于完善檔案管理制度
通過這次培訓，讓我們認識到檔案管理制度的重要性，規范化的管理制度是提升我海關檔案管理水平的基礎。
這就要求我們的檔案管理人員在平時的工作中，認真總結在管理中所遇到的新問題、新情況，及時做好匯總，同時負責人要做好記載，以此來作為完善檔案管理制度的基本材料，通過對我們的檔案管理制度的完善，促進了海關檔案管理的規范化建設進程。
二、提升了我們的綜合知識的水平
今年我國就正式進入“十二五”時期，這是我國的經濟、社會發展向著更高的層次和水平跨越的關鍵時期，科學發展速度在不斷加快，推動了我國社會經濟的快速協調發展。但是此時我國仍然處在重要的戰略機遇期，所要面臨的機遇和挑戰都是前所未有的。
（一）社會發展面臨眾多的挑戰
我國是一個多民族、多人口的發展中國家，整個人均資源占有率想對不足，因此我國目前正在積極實施計劃生育，不斷控制人口數量。從而提升我國公民的基本素質，優化我國人口結構，促進了我國人口、資源環境與我國社會經濟的協調快速發展。
目前我國正處在一個社會的轉型時期。由于社會各階層的利益分布不均衡，社會政策的調整等等因素導致社會利益格局多元化發展趨勢加劇，各種社會矛盾突出，恐有加劇之勢。如果這些矛盾處理不好，很容易會誘發社會穩定問題。
（二）科學技術發展的提高
改革開發幾十年來，我國的科學技術有了質的飛躍。我國的科學技術的進步為我國經濟社會發展的貢獻正在不斷加強，科學技術推動了我國經濟社會發展的快速發展。尤其是在我國的現代化建設中，提高我國自主的創新能力，建設創新性國家做出巨大的貢獻。
（三）進一步學習保密法
為了進一步貫穿落實新的《保密法》，切實做好海關工作的保密工作，因此在培訓中，專家給我們詳細的講解了新的《保密法》的各項規則，并結合我們海關的工作實際特點和性質，從新《保密法》的保密范圍、重點以及如何提高保密技能和水平以及一些法律責任等內容，我希望我們的同志學習之后，要高度重視工作中的保密性，自覺的提升的安全意識，為我們的海關的工作做出新的貢獻。
三、拓展我們檔案管理的思路和眼界
在此次培訓中，為了打破我們傳統的思維方式，拓展我們的視野，特別安排了專家為我們講解其他先進的管理經驗，創新發展思維，開闊管理視野，提升工作水平。
通過這次培訓情，各位專家詳細的講解了國際先進的工作經驗，讓我們開拓了眼界，打開了思路。盡管時間很短暫，但整個學習過程給我留下了深刻印象，深受啟發。在學習中，結合自身實際和檔案管理工作的實際情況，著重了解和學習了檔案管理建設方面的一些情況，獲益匪淺。
四、培訓考核
在培訓學習完成之后，我處結合培訓內容，對參與培訓的工作人員進行了培訓考試，主要涵蓋檔案管理的專業理論知識、實際操作技能，國家發展規劃及科學發展前沿的基本知識理論等相關知識，因此來檢驗我們學習的成果。
在這次的培訓中，除了要感謝為我們的教授專業知識的各位專家教授，還要感謝海關檔案庫房方面工作人員的大力支持。
1.1提升檔案管理效能
目前,傳統的人管檔案已經難以適應時展大的新要求,需要引入信息技術推動檔案管理工作日益規范化、現代化。積極運用信息技術,建立檔案數據庫及其鏈接,不僅能夠使單位內部人員根據關鍵詞或者代號快速找到所需檔案,還能實現單位之間檔案共享,及時快捷的實現單位間檔案互調,從而提高檔案工作效率。信息技術除快捷外,最重要的是能及時更新,這不僅可以促進工作人員及時警醒自身,還能使領導更清晰的掌握工作人員日常工作狀態,極大推動檔案管理工作及各項工作良性協調,提升檔案管理效能。
1.2促進檔案數據整合和優化
檔案本身較為繁雜,尤其是人事檔案涉及人的基本情況、家庭狀況、學校表現、獎懲情況等,僅靠傳統的人管檔案很容易導致檔案分類混叉甚至是丟失。惟有運用信息技術將檔案輸入計算機,而后進行融合與分析,實施規范化管理,分析原有的工作人員檔案,及時輸入其新的檔案,并將二者進行對比,刪去已淘汰檔案、剔除重復檔案、增加新的內容,總結檔案管理規律,促使檔案管理工作適應時展要求,提高工作效能。隨著科技的發展,基本可以實現數據庫的自動整合與更新,既節省勞動力又方便快捷,大大提高了檔案管理工作效率,實現檔案的及時整合與優化。
2著力推進事業單位檔案管理信息化的對策建議
2.1著力加強檔案管理的“硬件”建設
強化“硬件”建設,是著力推進事業單位檔案管理信息化的保證。要繼續加大對硬件設施的投入力度,如計算機、數據庫、存儲設備等,為建立信息化的檔案管理提供物質基礎。選擇性能較好的硬盤等存儲設備,確保檔案資料能夠有效存儲。充分考慮到事業單位檔案具有連續性的特征,堅決避免檔案順序顛倒,做好舊檔案的整理工作,實現檔案的合理歸檔,促進檔案資料庫不斷完善,為推進檔案信息化建設打下堅實的基礎。著力創新檔案管理方法,積極應用新技術,在確保紙質檔案安全高效的前提下,擴大電子檔案的應用范圍,充分發揮電子檔案的作用。
2.2加快推進文檔一體化建設
建立一體化文檔,是著力推進事業單位檔案管理信息化的關鍵。針對當前事業單位存在文檔分離的現象,要大力推行文檔一體化,徹底杜絕工作重復的現象,切實把日常文化和檔案統一起來,做好文件管理的事前控制,從源頭上提高檔案的質量,促進檔案功能得到有效發揮。繼續抓好信息源頭的梳理的控制工作,徹底改變文檔分離的難題,應用現代信息技術實現文檔一體化。選擇優質的文檔一體化軟件,確保在文件形成之初就有檔案工作的介入,有效避免檔案文件丟失所帶來的損害。組織相關人員研究檔案一體化管理,有效化解電子檔案帶來的新情況和新問題。
關鍵詞：住院醫師;規范化培訓;檔案管理;現狀;實踐
2011年10月14日，浙江省衛生廳網上了關于浙江省住院醫師規范化臨床培訓基地（第一批）名單，確定全省116家住院醫師規范化臨床培訓基地，我院名列其中。我院是浙江省首批住院醫師規范化培訓基地，同時也是首批國家全科醫生規范化培訓示范基地，浙江省中醫住院醫師規范化培訓基地后備基地。這三年多來，我們經過積極探索，形成較為完善并具有我院特色的培訓檔案，對促進培訓工作有一定的幫助，但同時也存在一些問題?，F總結培訓檔案管理現狀及介紹我院培訓檔案管理實踐工作。
一、培訓檔案管理的現狀
（一）培訓檔案管理制度尚不明確
目前住院醫師規范化培訓沒有一個明確的培訓檔案管理制度，各培訓單位主要根據省廳基地評審和年度考核指標為參考，自定義歸檔范圍和歸檔內容，致使一些很有價值的資料未能及時整理歸檔，檔案的完整性和規范性有待商榷。
（二）檔案管理的方式和手段相對落后
管理培訓檔案普遍固守舊模式，未能走出慣性思維和傳統理念。管理硬件各單位參差不齊，以傳統紙質檔案收集為主，各類數據庫錄入為輔。檔案管理的數據庫結構不合理、種類不齊全，因輸入工作量大、預處理工作繁雜等原因未能及時進行電腦輸入，使大量信息資源閑置并浪費，約束了住院醫師培訓檔案管理工作的開展。
（三）培訓檔案管理隊伍力量相對薄弱
培訓單位對培訓檔案管理缺乏內需動力，思想上不重視。一般沒有設專門的培訓檔案管理人員，而是由培訓管理人員、教學秘書或醫教干事監管。監管人員不但檔案意識不足，而且缺乏檔案管理專業基礎知識，在日常歸檔工作中存在缺項漏項、重點不突出、文字資料和圖表資料不符等現象。
（四）檔案經費投入和工具配備不足
由于新模式住院醫師規范化培訓處于摸索階段，各培訓單位的工作重心主要在培訓管理和質量改進上，未能充分認識到培訓檔案管理的重要性，對檔案管理工作的經費投入不足，缺乏專門的工具配備和專業的管理人員，導致培訓檔案歸檔不全。
（五）培訓檔案利用率較低
培訓單位的大部分檔案管理僅僅是把住院醫師的檔案加以保存，并未進一步進行開發和利用，造成檔案資源的浪費。
二、我院培訓檔案管理實踐
（一）?？顚Ｓ?，加強硬軟件設施建設
住院醫師規范化培訓基地建成以來，我院設立專門賬戶，培訓經費的使用按?？顚Ｓ梅绞竭M行專項管理，主要用于基地建設、培訓費用、培訓對象的工資福利待遇或生活補貼等。醫院領導重視培訓檔案管理工作，推進培訓過程中計算機的應用，建立考試專用電教室，引進了醫學學習與考試系統、學習簽到與學分管理系統、帶教老師與學生匿名互評系統等，減輕了檔案管理人員的工作量，提高培訓檔案管理效率。
（二）定期培訓，加強檔案管理隊伍建設
為了規范我院住院醫師規范化培訓基地建設，加強培訓檔案管理，提高培訓質量和實效，我院特設住院醫師規范化培訓辦公室，由兩名專職人員負責住院醫師規范化培訓的管理和考核工作，其中一名工作人員為助理檔案館員。13個培訓學科的學科秘書及各科室的科主任秘書負責培訓原始資料的收集和整理工作，定期交住院醫師規范化培訓辦公室審核與歸檔。定期召開科主任秘書會議，對科主任秘書進行檔案相關知識培訓，建立秘書QQ群、微信群等網上交流平臺，讓科主任秘書分享檔案收集和歸檔的方法，以便取長補短，提高檔案管理水平。
（三）合理分類，加強培訓檔案完整性
主要可概括為住院醫師規范化培訓基地檔案、住院醫師規范化培訓基地師資培養檔案、住院醫師培訓對象檔案。基地檔案包括：基地簡介、培訓學科、制度建設、設備情況、經費管理等。師資培養檔案包括：師資隊伍花名冊、進修計劃、關于規培帶教和管理的師資培訓、學術活動記錄、學員對帶教老師的評價等。培訓對象檔案包括：學員個人基本信息資料、輪轉計劃、考勤、出科考試理論和技能成績、參加學術活動情況、帶教老師對學員的評價、獎懲等。
（四）深入研究，加強培訓檔案的利用
我院通過對培訓檔案的研究與對比，如對帶教老師評估表、培訓對象出科成績等的研究和對比，分析帶教老師教學水平和培訓對象對培訓內容的接受能力等，從而采取措施改進培訓方法，提高教學質量和教學水平。培訓對象檔案翔實、客觀地體現了培訓對象在培訓中培訓效果的動態變化，有利于對其開展針對性、個性化的培訓，提高培訓質量。同時，培訓對象檔案記錄了培訓對象的平時表現、培訓效果，為選送單位提供客觀數據，讓選送單位了解培訓對象取得的培訓成績、培訓接受能力和獲獎情況等，便于共同加強對培訓對象的管理，促進規范化培訓管理工作的順利開展。
嘉興市第二醫院推行的新模式住院醫師規范化培訓檔案管理實踐時間不長，還需要不斷探索。本著在“實踐中優化，在優化中提升”的理念，不斷加強住院醫師規范化培訓檔案管理工作，從而促進住院醫師規范化培訓質量的持續改進。
參考文獻：
[1] 涂師平.住院醫師規范化培訓檔案管理與利用[J].繼續醫學教育，2013，27（3）：4-6.
目前初級中學檔案管理工作存在的問題
1.管理手段落后
信息化的時代，各項事業飛速發展，給檔案管理帶來諸多機遇與挑戰。目前，很多初中學校都在進行信息化的教育教學改革，多媒體技術、電子平板、樂教樂學等信息技術已經引入了多種學科的課堂，走進了學生和老師的學習世界。學校目前的檔案管理總體上說，還不夠現代化、信息化、科學化，許多應該用現代信息技術加以完善細致科學有效的管理。比如教師的基本信息管理和年度工作管理還沒有完全到位。一些學校還使用老舊的檔案袋子進行各種材料的管理，既浪費了紙張又擠占了空間。查找利用都不方便，還有一些檔案甚至出現丟失、損毀的情況，嚴重影響了學校檔案的安全管理。
2.檔案資料歸檔不及時
平時的教育教學中，很多教師課堂教學使用的教案和學案，學校各個學期的各種計劃與總結，開展的一些大型的教研活動的照片與實物資料、學校開展的規模較大的文藝體育等課外活動等等，缺少專門的分類整理。有人拍照了，記錄了，但是，卻沒有專人對此上升到檔案的層次進行整理歸類，沒有認識到這些實物與照片是學校一個時期歷史發展的見證。隨著時間的流逝，等到認識到了它們的價值，已經殘缺不全或者散失掉了。
3.學校“志史”編寫缺失
一所學校從誕生到今天的發展，期間經歷了很多的波瀾，既有輝煌的成績，也有很多經驗總結；既有沉淀的文化內涵，又有厚重的精神傳承；既有豐富多彩的歷史遺跡，又有內容詳實的各種文獻資料。從不同時期的辦學理念到辦學規模，從師資隊伍的培訓與建設，到各個年代學生的成長變化，從學校硬件建設到軟件的開發，教科研的成果到學校班子成員的變化，從名師成長到學校取得的各項成績，從點點滴滴的教師自身成長的回顧，到學校發展歷程的歲月影像，等等，都值得抒寫與分類整理成“志史”的。這也是一種綜合性的檔案整理，更有價值與意義。目前初級中學的檔案管理大多還沒有開展這項工作。
4.檔案管理觀念落后
一些學校沒有認識到檔案管理的歷史意義與現實意義，管理手段和管理措施與當前電子檔案信息化管理嚴重脫節。沒有認識到檔案管理事關學校的發展與未來，以史為鑒可以知興衰，一個單位的歷史遺存都丟失了，文化的傳承，精神的接力何在？如果不改變這樣的觀念，必然跟不上時展的腳步。
初級中學檔案管理工作對策
1.加強初級中學教師檔案理念的培養
初級中學的檔案管理要以各項合理有效、科學易行的檔案管理規章制度與方法作為基礎，不可動搖。學校應該在每一年的學期初工作會議上將檔案管理納入到學校的各種工作安排之中去，上升到學校各項管理的基礎工作之中來認識。不斷對于教師進行檔案管理重要性的思想引導與科學培訓，以引起每一位教師的重視。通過檔案工作布置。使全體教師，在平時的工作中注重收集整理教育教學等各種檔案，還要重視并實施對于檔案人的管理培訓，可以采用請進來或者走出去的方法，去實行檔案管理優秀的學校進行參觀取經，切實解決存在的各種問題。學校還應該將檔案管理納入到年度考核當中，作為一種項目實施，這樣就可以從根本上扭轉檔案管理落后的被動局面了。學校要重視并實施電子信息化管理，引進檔案管理系統與設備，對相關教師與檔案管理人員進行業務培訓，教師在平時的工作中，養成良好的信息檔案管理的意識與行為，及時整理以電子文本或者圖片等形式的檔案并且定期分類上交，還要在每一年度進行總結表彰，發揮檔案管理先進個人的引領與輻射作用。
2.加強初級中學校志編寫工作
關于校志的編寫，可以組織單位具有檔案管理業務特長的專門人員或者聘任校外人員，以年度形式撰寫，對于學校以前的歷史發展過程，可以組織老教師與老領導召開專門的會議，做好口述與書面形式的回憶，并認真撰寫相關文字材料，有照片和其他實物的，給予征用落實或者借用拍攝留存。查找學校現存的各種檔案文件，進行年度或者內容上的分類編寫。
3.將檔案管理作為一種文化
20__年，xx公司在集團人力資源部的正確領導下，依據公司全年工作思路和計劃，有序的開展了各項人事工作，現將xx公司上半年人事工作及下半年主要工作計劃匯報如下：
一、上半年工作情況
1、積極做好培訓基礎工作，今年，xx公司按照集團公司培訓工作的整體要求，結合目前xx公司實際，制定出20__年公司年度培訓計劃，并在今年上半年工作中逐步進行開展實施：
一是規范入職培訓工作，xx公司運營4年以來，員工培訓是比較弱的環節，沒有系統的培訓體系和規范的培訓計劃和培訓資料，20__年，公司從入職培訓著手，規范入職培訓流程，設置了公司簡介、公司制度、養護基本知識、機電系統運營和禮儀禮節課程，固定授課教師，書面化培訓資料，借此打開培訓體系設置工作。
二是強化崗位業務培訓，今年，xx公司為進一步提高一線人員的業務知識和技能水平，結合實際工作需要，組織了財會知識、技術評定、電工業務等多項業務的培訓。
2、加強檔案管理
經過4年多的運營管理，人員更替之后，xx公司的檔案管理顯得比較混亂，特別是電子檔案的管理，由于部分人員是從其他公司調入，沒有在xx公司預留相關資料，造成在工作中的不便，20__年4月，xx公司人力資源部對現有人員檔案進行了梳理和規整，并依照市面常用人事檔案管理軟件的要求，對電子檔案進行了修改和細化，方便今后引入軟件進行檔案管理。
3、嚴格加班管理
20__年，國家實行新的休假制度，上半年共有5個月涉及到法定假日的加班，依據集團公司人力資源部的要求，xx公司設定了加班申報表及明細表，對因工作需要加班的情況申報明細到人，嚴格加班管理申報程序，逐級審批，做到先申請后加班，經批準后加班，不是法定假日不計入加班。并對日?？记诠芾砑右砸幏?，同時做好檢查工作。
4、簽訂勞動合同
20__年恰逢新《勞動合同法》開始實施，新法的條款和內容社會各界理解不一，而xx公司原有合同在20__年12月31日全部到期，在這種不利情況下，xx公司依據集團公司的指導和支持，避開現有新法條款上有異議條目，與所有員工及時簽訂了勞動合同，既保障了員工和公司的利益，也為公司的正常運營做好基礎工作。
二、下半年工作計劃：
1、實行軟件化管理員工檔案，以便各類數據的及時更新，查詢，提醒。
xx公司現在職工總數維持在300人左右，人員資料多而雜，各種檔案具體情況均依賴人事工作人員的人工記憶，各種表格交錯互立，現雖將各類資料匯總，但信息更新慢，錯漏多，沒有各種資料如合同到期、員工生日、職稱資料等的提醒，各種數據的統計也依賴于手工，給日常工作帶來不小的困難，引入檔案軟件進行管理，可以讓人事工作人員快速準確掌握各類信息，同時便于各類資料的及時更新。
2、進一步加強考勤管理，對各類請假、加班的審批程序及手續進行檢查規范。
3、xx公司現行績效工資各收費站自行測算的模式已經進行一年，下半年將對各收費站的績效工資基礎數據進行抽查，盡可能杜絕錯漏現象。
1 中職衛校教學檔案的作用
一般情況下，中職衛校教學檔案的內容主要有：上級教育部門下達的相關規定、政策等；由教學計劃、教學進程、試題庫和參考資料等組成的師生教材；由教學規劃、總結等組成的教學材料；由教研計劃、教研成果和教研刊物等組成的教學研究資料；由學生檔案、教師評價資料和學生成績等組成的學籍資料；以及與教學教材、教學實踐、教學設備等相關的材料，貫穿整個中職衛校的教育過程，在中職衛校的長遠發展中占據著重要地位。
由此可知，中職衛校教學檔案的作用有如下幾點：
1.1 促進教學秩序規范化發展
在中職衛校的日常管理中，教學檔案根據不同情況將各種資料歸類，使教師教學計劃更加全面，可以對學校整體運行情況進行有效分析，對學生的學習情況進行詳細跟蹤，促進教學質量不斷提高，給中職衛校長遠發展提高可靠保障。中職衛校教學檔案的有效管理，為中職衛校領導層作重要決策提供了可靠依據，使教學程序得到優化，促進教學秩序規范化發展，有利于中職衛校教學水平不斷提高。
1.2 促進教學水平不斷提高
中職衛校教學檔案的整理、歸類，有利于教師總結教學經驗，及時發現教學過程中存在的問題，并制定相應的解決方案，對于提高教學質量，促進中職衛校學生全面發展具有重要作用。在不斷的總結和創新中，教師的綜合素質可以得到提高，教師的工作熱情得到不斷增強，使教師在教學改革中變得更加積極和主動，促進中職衛校教學水平不斷提高。
1.3 促進中職衛?？沙掷m發展
隨著經濟迅速發展，中職衛校面臨著巨大的社會壓力，教學檔案的有效管理，是提高中職衛校教學質量的可靠保障，對于促進中職衛?？沙掷m發展起著重要推動作用?，F代化建設中，國家對中職衛校教學改革給予了高度重視，制定了相關考核標準，因此，在實踐教學過程中，加強中職衛校教學檔案管理，對于提高中職衛校教學水平具有重要意義。
2 中職衛校教學檔案的特點
根據中職衛校的發展情況來看，中職衛校教學檔案具有的特點有以下幾個方面：
2.1 專業性
在中職衛校的教學過程中，教學檔案的整理和管理是根據各個專業來進行分類的，不同的檔案內容需要按照實際專業情況進行歸納，由于專業較多，教學方法、教學模式等都不一樣，因此，中職衛校教學檔案具有較強的專業性，以對教學檔案進行有效管理，維持中職衛校的正常教學秩序。
2.2 時間性
在進行中職衛校教學檔案的管理時，要根據檔案的實踐進行合理的排序，便于對不同時期的教學情況進行分析和總結。只有根據各個專業進行不同時期的教學檔案分類整理，才能在短時間內對教學計劃、教案材料和學生成績等進行快速查閱，提高教師的工作效率，使整個中職衛校的教學檔案更加完整、有效。
2.3 憑證性
中職衛校從成立開始到現在的發展期間，代表學校實力的憑證、教學水平的憑證和管理質量的憑證等，都在中職衛校教學檔案的范圍內，因此，中職衛校教學檔案具有憑證性，是中職衛校整個發展過程的有利鑒證。其中，具有較高價值的資料包括教師長期的教學經驗、學校辦學方針政策等，是衡量中職衛校教學水平的重要憑證。
2.4 多樣性
在中職衛校的教學檔案管理中，教學檔案的內容較多，包括的方面比較全面，檔案分類的形式較多，檔案的載體包括電子、實物等幾種，因此，中職衛校教學檔案具有多樣性。在實際管理中，需要根據不同的時間、不同的作用和價值的高低等來進行不同形式整理和儲存，以保證中職衛校教學檔案的時效性。
3 加強中職衛校教學檔案管理的有效策略
3.1 增強意識，完善檔案管理機制
我國現代化建設中，中職衛校必須提高對教學檔案管理重要性的認識，增強教學檔案管理意識，促進檔案管理工作有效性不斷提高，與此同時，不斷完善教學檔案管理機制，制定教學檔案管理管理制度和考核標準，在日常管理工作過中，嚴格按照規范標準執行。在實踐過程中，快速提升檔案管理工作人員服務意識和專業水平，確保中職衛校教學檔案信息的準確性、可靠性和完整性，促進中職衛校教學質量不斷提高。
例如：在中職衛校的日常管理中，教學檔案管理的有效性直接關系著教學檔案信息的安全，與中職衛校未來的長遠發展有著密切聯系，因此，學校管理人員必須加強對教學檔案管理工作的監督，制定責任制，增強教學檔案管理工作人員的責任感，促進中職衛校教學檔案管理水平不斷提升。
3.2 加強培訓，注重專業人才培養
在中職衛校的教學檔案管理中，工作人員的工作技能和專業水平都有待提升，因此，中職衛校領導層必須加強檔案管理人員的專業培訓，招聘懂檔案管理知識的工作人員，吸收優秀信息網絡技術人才，以提高中職衛校教學檔案管理的有效性，防止檔案盜竊事件發生，確保檔案信息的完整性。例如，在檔案管理培訓的過程中，組織檔案管理工作人員參加技能比拼大賽，有利于提高檔案管理工作人員的自我提升意識和競爭意識，促進中職衛校教學檔案管理有效性不斷提高。
3.3 加強管理，促進管理信息化發展
在不斷加強教學檔案管理的同時，中職衛校要注重全體檔案管理工作人員綜合素質能力的提升，在實踐過程中，運用先進信息技術，促進中職衛校教學檔案管理的自動化、信息化和現代化。隨著信息網絡技術的推廣和運用，在進行中職衛校教學檔案的管理時，要特別注意電子檔案信息的管理，以保障中職衛校教學檔案電子信息在網絡上的安全。
